RECEPCION 6

ZEUS
AUDITORIA
Manual de usuario
COMPUSISCA S.A.
Centro Cial. Bocagrande Local 203
PBX: 6655011 Fax 6653693
Cartagena de Indias Colombia



INTRODUCCIÓN

¿ Que es Auditoria?
Todas los procesos y transacciones realizadas en un hotel durante el día convergen, al final de este, en otra serie de procesos que tienen como finalidad realizar una revisión exhaustiva que permita corregir los posibles errores o inconsistencias que se hallan podido presentar. Para estas labores de revisión ZEUS cuenta con el módulo de Auditoría, el cual cuenta con las herramientas necesarias para una revisión rápida y precisa de los datos.
Otra función de este módulo, pero no menos importante, es la generación de los cargos correspondientes al desglose de los planes de los huéspedes y su posterior aplicación a cada habitación de forma automática.
La generación de estadísticas también corresponde a este módulo el cual cuenta además con un número amplio de reportes para su consulta.

1 . ENTRANDO A AUDITORÍA
Después de seleccionar el icono de Auditoría, ya sea desde le menú Inicio de Windows (Start en la versión en ingles) o desde un acceso directo el escritorio de Windows, aparece la ventana de Inicio de sesión.

Figura 1 Inicio de sesión
Después de indicar Usuario y Password, se despliega la ventana principal.

Figura 2 Ventana principal de AUDITORIA
A continuación detallaremos los menús y cada una de sus opciones.
2 . MENÚ AUDITORÍA
La primera de las tareas de una auditoría, es la revisión del estado actual del hotel. En este menú encontramos un grupo de opciones con las que podemos efectuar dicha labor.

Figura 3 Menú Auditoría

2.1 . Pinter Setup
Permite indicar con que impresora, de las conectadas al sistema, deseamos imprimir los reportes del sistema.


Figura 4 Printer Setup (Configuración de Impresora)
Otra forma de indicar la impresora que desea usar, es al momento de imprimir los reportes como veremos mas adelante.

2.2 . Huéspedes Que No Salieron
Lista los huéspedes de debieron salir hoy y no han hecho checkout.

Para emitir el reporte presione el botón Aceptar.

2.3 . Reservas Utilizadas Parcialmente
Detalla los números de las reservas, y sus características, que no se utilizaron en su totalidad, es decir, aquellas reservas donde el total de habitaciones reservadas no están checkin.

Figura 5 Reservas Utilizadas Parcialmente
2.4 . Inconsistencias
Dentro de las diferentes labores y procedimientos realizados por los usuarios de ZEUS en los módulos de Recepción y Reserva, es normal encontrar que estos usuarios ingresan información errada o incompleta y que en otras ocasiones ejecutan procesos considerado delicados. A este tipo de información ZEUS les llama inconsistencias.
Una vez seleccionada esta opción el sistema realiza una búsqueda, al final de la cual despliega los datos de las inconsistencias encontradas. Estas inconsistencias se dividen en dos grandes grupos:
 Avisos o advertencias: Representados por la letra “W” Indica que se ha ejecutado un proceso que es importante auditar. No detiene el proceso de generación y aplicación de cargos.
 Errores: Representados por la letra “E” Indica que existen datos errados o incompletos. La generación y aplicación de cargos no podrá culminar hasta que no se corrija el error.


 Avisos o advertencias (W)
Inconsistencia Motivo
# DE PERSONAS CHECKIN NO COINCIDEN CON CLASE DE HAB Se presenta cuando el número de huéspedes registrados en una habitación es diferente a la clase de habitación seleccionada. Por ejemplo, registrar dos personas en una habitación triple o bien tres personas en una habitación doble.
Recomendación: Diríjase a la opción registro de huéspedes del módulo recepción y seleccione la clase de habitación correcta.
# DE PERS CHECK-IN <> AMA DE LLAVES Desde el módulo de Ama de llaves se ha reportado un número de personas diferentes a las que se encuentran registradas.
Recomendación: Verifique que la información suministrada por Ama de llaves sea correcta. En caso afirmativo, tome los correctivos del caso.(dar checkout a las personas mal chequeadas o hacer checkin a quines faltan por ser registradas.)
UPGRADE DE HABITACIONES Se ha asignado un tipo de habitación mayor a la reservada.
Recomendación: tome atenta nota de la tarifa que se le esta cobrando a la habitación



 Errores (E)

Inconsistencia Motivo
NO HAY TIPO DE CAMBIO No se ha definido la tasa de cambio del dólar para la fecha actual.
Solución: desde el módulo parámetros ingrese la tasa de cambio del día.
# DE PERSONAS CHECKIN NO COINCIDEN CON ACOMPAÑANTES El número de adultos, niños y adicionales indicados en el registro de huéspedes es diferente a las personas checkin.
Solución: dependiendo de la situación podría:
1. Corregir, desde el registro de huéspedes, los valores indicados para Adultos, Niños y Adicionales.
2. Eliminar o agregar los acompañantes que sobren o falten en el registro.
PROLONGACION ESTADIA CON HAB BLOQUEADA La estadía de la habitación no se puede alargar puesto que existe un bloqueo programado para la habitación.
Solución: De acuerdo a la situación podría:
1. Desbloquear la habitación los días necesarios.
2. No prolongar la estadía y hacer checkout a la habitación.
3. Cambiar los huéspedes a una habitación no bloqueada.
PLAN SIN PAQUETE DEFINIDO Se le hizo checkin a la habitación con un plan si desglose.
Solución: Desde el módulo de recepción, cambiar el plan de la habitación o bien, desde el módulo de parámetros, ingresarle el paquete el plan.
TARIFAS CON CAMBIO TEMPORADA Existen habitaciones que se les hizo Checkin con un plan que exige cambio de tarifa cuando se pasa de una temporada a otra.
Solución: Seleccione la opción Cambio Tarifas Temporadas del menú Auditoría y haga los cambios pertinentes.
CUENTAS ABIERTAS EN POS En alguno(s) de los puntos de venta existe una o varias cuentas que no han sido canceladas.
Solución: cancelar o eliminar las cuentas.
FOLIO CERRADO CON SALDO Existe un folio descuadrado.
Solución: verifique el folio indicado y realice la(s) transacción (es) del caso, para cuadrar la cuenta.

En el módulo de recepción también se encuentra la opción Inconsistencias, permitiendo así que cada recepcionista pueda dejar su turno libre de errores y con las aclaraciones pertinentes en los casos de procesos especiales realizados por este.

2.5 . Reservas No Shows
Despliega un listado con las reservas No Shows del día. De este listado se pueden derivar diferentes decisiones tal y como veremos a continuación.

Figura 6 Reservas No Shows
Las tres últimas columnas del listado permiten indicar cual será la acción a tomar con las reservas:
 La primera columna indica que se debe cancelar la línea de la reserva que se encuentra noshow, para seleccionarla presione clic.
 La segunda columna se selecciona si desea actualizar la fecha de entrada de la reserva, la cual pasará a ser igual a la fecha de llegada actual mas uno.
 La tercera columna se debe seleccionar para indicar que se cobre el día. En este proceso el sistema realiza un cargo a la reserva por el valor de la habitación y aplica el deposito.
Para marcar cualquiera de las columnas debe hacer clic sobre la deseada, mientras que para quitar la marca debe presionar la tecla Suprimir. Es importante tener en cuanta que puede seleccionar mas de una opción, es decir, puede indicar al sistema de la reserva se cancela y se cobra o bien que se actualiza y se cobra. Después de seleccionar las respectivas opciones debe presionar el botón guardar de la barra de herramientas para hacer efectivos los cambios.

2.6 . Actualización Estadía Y/O Tarifa
La ventana desplegada por esta opción brinda la posibilidad de realizar cambios a la estadía (alargue o acorte) o a la tarifa de la habitación. Además despliega información general de la habitación tal como sus cargos y el log de transacciones.

Figura 7 Actualización de Estadía o Tarifa
2.6.1 . Actualizar Estadía Habitación
Permite cambiar la fecha de salida de una habitación.
1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía.
2. Seleccione el Tab Actualizar Estadía Habitación
3. En el campo Nueva Fecha de Salida digite el nuevo valor.
4. Presione el botón Aceptar.

2.6.2 . Actualizar Estadía por Huésped
Utilice esta opción para cambiar la fecha de salida de un huésped en particular. Téngase en cuenta que ningún huésped puede tener una fecha de salida mayor que la del titular y además que al cambiar la fecha al titular la esta cambiando a la habitación.
1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía.
2. Seleccione el Tab Actualizar Estadía por Huésped, nótese que se activa el Tab Acompañantes automáticamente.
3. Presione doble clic sobre el huésped al que desea cambiar la estadía. Sus datos se muestran en el Tab Actualizar Estadía por huésped.
4. En el campo Nueva Fecha de Salida digite el nuevo valor.
5. Presione el botón Aceptar.

2.6.3 . Cambio de Tarifa
Utilice esta opción cuando necesite cambiar el valor de la tarifa de la habitación al igual que la de los niños y/o los adicionales.
1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía.
2. Seleccione el Tab Actualizar Tarifa.
3. Haga los cambios de tarifa deseados.
4. Presione el botón Aceptar.

2.7 . Consulta De Habitaciones Y/O Folios
Brinda la mas completa información sobre un folio o habitación. Esta consulta despliega tanto información general de la habitación o folio seleccionado, como información detallada sobre acompañantes, cargos, llamadas, log y vouchers.
Para que los datos del folio o la habitación sean desplegados basta con digitar el número alguno de ellos en el campo correspondiente. Si no conoce el número del folio o habitación, puede utilizar el botón ayuda de la barra de herramientas; para ello haga clic sobre el campo del que desea ayuda y luego presione el botón ayuda. Para mas información acerca de cómo utilizar la ayuda de ZEUS consulte la sección XXXXXXX de este manual.

Figura 8 Consulta de Habitaciones y Folios
Para cambiar de un Tab a otro basta con hacer clic sobre el deseado, por ejemplo si desea pasar de acompañantes a Llamadas presione clic sobre este último. Si desea imprimir la información del Tab actual presione el botón Imprimir.

2.8 . Consulta De Registros
Despliega una ventana con información del registro indicado.

Figura 9 Consulta de Registros de Habitación
Para obtener la información del registro, basta con indicar el número en el campo indicado. Si no conoce el número del registro puede utilizar el botón ayuda para localizarlo.

2.9 . Huéspedes Genéricos
Emite un listado con los huéspedes que se encuentran registrados con cédulas genéricas. Este listado puede ser emitido mostrando todos o solo aquellos huéspedes que se encuentran check-in.

Figura 10 Huéspedes Genéricos
Para emitir el listado seleccione la opción deseada y presione el botón Aceptar. Luego indique la forma de salida.
2.10 . Cambiar Tarifas De Registros
Mediante esta opción puede realizar un cambio de tarifa a las habitaciones ingresadas bajo un mismo número de registro.

Figura 11 Tarifas de Registros
Para cambiar la tarifa del registro
1. Ingrese el número del registro
2. En la lista de habitaciones mostrada, ubíquese en la columna Valor y digite la nueva tarifa de la habitación. Repita este paso para cada habitación
3. Presione el botón Guardar.

2.11 . Cambio Tarifas / Temporada
ZEUS brinda la posibilidad de definir diferentes temporadas en el año, de igual manera permite indicar a los planes y a las reservas si al cambiar de temporada debe cambiar el valor de la tarifa de habitación.
Cuando una temporada llega a su fin, es decir, se pasa a una nueva temporada, las habitaciones que han sido chequeadas con planes o reservas que tienen la característica Cambio Tarifa x Temporada chequeada se listan en esta opción, donde se les debe indicar el nuevo valor de tarifa de habitación.



Figura 12 Cambio de Tarifa por Cambio de Temporada
Para actualizar las tarifas
1. Haga clic en el campo Marca para indicar que se cambiara la tarifa.
2. En la columna Nueva Tfa digite los nuevos valores para cada habitación
3. Presione el botón Guardar.

2.12 . Cambio de Plan
Debe tener en cuenta que el nuevo plan aplica del día en que se cambia en adelante y que los vouchers generados con el plan anterior se deshabilitan, quedando solo los vouchers del nuevo plan.
Por otra parte, si desea cambiar el plan de una habitación que hace parte de un grupo, deberá cambiar el plan a todo el grupo.
Los planes que generan voucher piden al hacer el registro del huésped un número de voucher, el cambio de plan exige que se indique un nuevo número de voucher para poder realizar el cambio de plan a la habitación indicada.

Figura 13 Cambio de Plan de Habitaciones

Para hacer el cambio de plan
1. Digite el número de la habitación o localícela con el botón ayuda.
2. En el área Nuevos Datos, digite el código del nuevo plan o localícelo con el botón ayuda.
3. Indique el número de voucher. (Si aplica)
4. Presione el botón Aceptar.

2.13 . Auditoria de Folios
Muestra en una ventana toda la información de los cargos realizados a un folio desde diferentes ángulos. Aquí podrá observar los cargos en general, separados los débitos de los créditos, totalizados por fecha o totalizados por cargo.

Figura 14 Auditoría de Folios
También podrá decidir que tipo de cuenta quiere ver (Ambas, Extra, Maestra), además el estado de los Ivas, tanto del acumulado del cargo de IVA como el valor de las sumas de los Ivas cargo a cargo.
3 . MENÚ CARGOS
En este menú se encuentra las opciones principales del proceso de auditoría. Consisten en herramientas que permiten manipular los cargos, entre las cuales están la Generación de Cargos General, la Generación de Cargos por Habitación y la Aplicación General de Cargos.


3.1 . Cargo a Folios
Cargar consumos o cualquier tipo de gasto o abono que haga un huésped es una labor que se debe realizar mediante esta opción, además podemos ver el estado de cuenta o emitir una factura.

Figura 15 Cargo a Folios Check-in

Para ingresar un nuevo cargo
1. Indique el número de la habitación o folio.
2. Presione el botón Nuevo.
3. En el campo Código de Cargo digite el cargo o bien utilice el botón ayuda para buscar el código y presione la tecla TAB.
4. Digite el número de la comanda (opcional) y presione TAB.
5. Digite el valor a cargar.
6. Indique si será un cargo Debito o Crédito.
7. Seleccione a que cuenta (Maestra / Extra) se va a realizar el cargo.
8. Presione el botón Grabar.

Para consultar los cargos realizados al folio
Presione el botón lista de cargos

Figura 16 Lista de Cargos

Para borrar un cargo
1. Presione el botón Lista de cargos
2. Haga clic sobre la línea del cargo que desea borrar
3. Presione el botón Borrar.
4. En el área inferior de la pantalla se pide la autorización para el borrado.

5. Digite los datos para cada campo:
a. Autoriza: usuario que autoriza el borrado.
b. Clave: pasabordo del usuario.
c. Formula: número de autorización del día.
d. Observaciones: motivo del borrado / comentarios.
6. Al terminar de digitar la observación y presionar la tecla TAB ZEUS le pedirá la confirmación del borrado, al confirmar, el cargo desaparece del listado.
Importante: tenga en cuenta que solo puede borrar cargos el mismo día en que estos se realizan, si desea eliminar un cargo de días anteriores tendrá que realizar el mismo cargo con igual valor pero de naturaleza contraria, es decir, si el día 19 de Julio realizamos un cargo de Teléfono por $ 10.000.oo, Debito a la cuenta Maestra y el día siguiente lo queremos borrar, debemos realizar el mismo cargo de Teléfono por $ 10.000.oo, pero con naturaleza Crédito a la cuenta Maestra. Si no realiza este procedimiento no podrá borrar el cargo.


Para consultar los cargos sin importar su estado
Presione el botón Lista de Cargos Total. Se muestra la lista de cargos indicando, además de los cargos activos, cuales han sido borrados (Estado = B) o transferidos (Estado = T).

Estados de cuenta
Si no quiere asignar número de factura debe seleccionar estado de cuenta, el cual le despliega un reporte con los cargos del folio seleccionado.

Factura
Genera una factura al folio indicado, puede identificar el tipo de factura que tiene generada en este momento, gracias al campo factura, el cual puede mostrar tres posibles valores: N para indicar que no se ha generado factura, A para indicar que se genero factura Ambas y M/E que indica que se genero factura Maestra Extra.
Cuando se presiona el botón Factura el sistema pregunta si desea cambiar el nombre o NIT que saldrá en la factura. En caso de responder No se emite la factura, mientras que de ser afirmativa su respuesta ZEUS ubica el cursor el campo Nombre (Folio/Factura), donde se debe indicar el nuevo nombre para la factura, igualmente podemos cambiar el campo Nº Id. (Folio/Factura) indicando una nueva identificación.

3.2 . GENERACIÓN DE CARGOS GENERAL
Tomando como base los planes de cada uno de los huéspedes, la generación de cargos general elabora la lista de cargos que se deben aplicar a cada una de las habitaciones. Esta generación se puede realizar tantas veces como el auditor necesite, hasta que llegue al resultado esperado.
Además de permitir generar los cargos, también puede imprimirlos en caso de que hallan sido generados y solo necesite realizar una impresión.

Una vez seleccionada la opción deseada, ya sea generar o imprimir, se debe indicar el complejo y presionar el botón Imprimir.

Figura 17 Impresión de los Cargos Generados

3.3 . Generación de Cargos X Habitación
Utilice esta opción si desea generar los cargos de una habitación especifica en lugar de todas las habitaciones.
La generación de cargos por habitación realiza el mismo proceso que la generación general de cargos, con la diferencia de que por ser solo a una habitación el proceso es más rápido.

Figura 18 Generación de Cargos a una Habitación
Para generar los cargos
1. Digite el número de la habitación
2. Presione el botón Generar de la barra de herramientas.

3.4 . Aplicación General de Cargos
El paso a seguir después de haber generados los cargos, es la aplicación de los mismos. Este proceso es totalmente automático y consiste en 4 pasos: Aplicación de Cargos, Rotación de Saldos, Acumulación de Estadísticas y Cambio de Fecha.

Figura 19 Aplicación de los Cargos Generados
Para iniciar la aplicación de cargos presione el botón Guardar. En ese momento ZEUS iniciará la aplicación e irá mostrando el avance colocando marcas a cada uno de los pasos.


Figura 20 Ventana después de Aplicar los Cargos
Una vez terminada la aplicación, todos los usuarios de los diferentes módulos de ZEUS Hoteles debe salir del sistema e ingresar nuevamente para así tomar los datos del nuevo día.

3.5 . Transferencia Entre Folios
Eventualmente se puede presentar la necesidad de trasladar cargos de un folio a otro, la opción transferencia entre folios nos brinda esta versatilidad, permitiéndonos realizar tantos traslados como sean necesarios.
Se puede trasladar cualquiera de los cargos o su totalidad utilizando los botones de traslado. También es posible filtrar un cargo específico para hacer más fácil la transferencia. Para ello debe indicar el cargo a filtrar en el campo Cargo y presionar la tecla Tabulador.
El proceso de transferencias puede realizarse en doble vía, gracias a los botones de traslado y con la cantidad ítem deseados según la selección que se haga, por ello a continuación se explica y las funciones de cada uno de los botones de traslado y la forma de hacer las selecciones.


Figura 21 Transferencia entre Folios

Funciones de los botones de traslado
Traslada todos los cargos desde el folio superior al inferior.
Traslada los cargos seleccionados desde el folio superior al inferior.
Traslada todos los cargos desde el folio inferior al superior.
Traslada los cargos seleccionados desde el folio inferior al superior

Como seleccionar ítem específicos
Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos seleccionados, primero se deben seleccionar presionando Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean trasladar.
De igual forma para quitar la selección a un cargo se debe presionar nuevamente clic sobre él. Nótese que al presionar doble clic cambia de color; cuando esta en blanco significa que no esta seleccionado.

Para trasladar todos los cargos de un folio a otro
1. Indique los folios entre los que desea realizar el traslado.
2. Presione uno de los botones de traslado de todos los cargos, según la dirección en que desee trasladar
3. Presione el botón Guardar.

Para trasladar un grupo específico de cargos
1. Indique los folios entre los que desea realizar el traslado
2. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos que desea trasladar
3. Presione el botón de traslado de cargo seleccionados que aplique.
4. Presione el botón Guardar.

3.6 . Transferencia Entre Cuentas M/E
Primero que todo recordemos que todo folio se encuentra subdividido en dos cuentas, una Maestra y una Extra, y que a cada una de esas cuentas le podemos hacer cargos y emitir una factura independiente.
Con Transferencia Entre Cuentas M/E, tenemos la posibilidad de transferir cargos entre estas cuentas, ya sea de la Maestra a la Extra o viceversa.

Figura 22 Transferencia entre las cuentas Maestra y Extra de un Folio
El proceso de transferencias puede realizarse en doble vía, gracias a los botones de traslado, además se puede trasladar la cantidad ítem deseados según la selección que se realice.
Es posible Filtrar un cargo específico colocando en el campo Cargo el código del cargo que se desea filtrar. Este filtro se vera aplicado tanto para la cuenta Maestra como para la Extra.

A continuación se explica y las funciones de cada uno de los botones de traslado y la forma de hacer las selecciones.

Funciones de los botones de traslado
Traslada todos los cargos desde la cuenta Maestra a la Extra.
Traslada los cargos seleccionados desde la Maestra a la Extra.
Traslada todos los cargos desde la Extra a la Maestra.
Traslada los cargos seleccionados desde la Extra a la Maestra.


Como seleccionar ítem específicos
Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos seleccionados, primero se deben seleccionar presionando Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean trasladar.

Para trasladar todos los cargos de un folio a otro
1. Indique el folio en el que desea realizar el traslado.
2. Presione un de los botones de traslado de todos los cargos, según la dirección en que desee trasladar
3. Presione el botón Guardar.
Para trasladar un grupo específico de cargos
1. Indique el folio en el que desea realizar el traslado
2. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos que desea trasladar
3. Presione el botón de traslado de cargo seleccionados que aplique.
4. Presione el botón Guardar.

3.7 . Aplicación de Bonos
Antes de entrar en detalles acerca del proceso de aplicación de bonos es necesario conocer el concepto de bonos y las características que maneja.
3.7.1 . Concepto de Bonos y sus Características
Cuando un huésped elige un plan que incluye, además de la estadía, alimentación y otros servicios (por ejemplo hora feliz y frutas), cancela un valor específico por dicho plan, aunque posiblemente no logre consumir todo por lo que pago. Generalmente esos consumos no realizados son una ganancia adicional para el hotel.

Figura 23 Aplicación de Bonos
Los bonos se generan a partir de esos consumos no realizados por los huéspedes, y son almacenados pos el sistema para su posterior utilización, mas específicamente para ser anulados o bien aplicados como un abono a un huésped, ya sea por su valor total o parcialmente.
La opción aplicación de bonos permite tomar un bono y aplicarlo como un deposito a una reserva o como un abono a un folio.

Para aplicar un bono a un folio o reserva
1. En el campo Cliente digite la identificación del huésped a la que se genero el bono, recuerde que puede utilizar el botón ayuda para realizar una búsqueda en caso de no recordar la identificación.
2. Seleccione el Tab Por Aplicar, donde aparecerán los bonos del cliente seleccionado.
3. Presione clic en la columna Sel en cada bono que quiera aplicar y, si en necesario, en la columna Vlr a Aplicar modifique el valor que desea aplicar para cada bono. El total del bono se muestra e En el campo Total a Aplicar
4. Seleccione el Tab Folio o Reserva según aplique.
5. Digite el número del folio o reserva
6. Presione el botón Guardar.

Para consultar los bonos aplicados
1. En el campo Cliente digite la identificación del huésped al que se generó el bono, recuerde que puede utilizar el botón ayuda para realizar una búsqueda en caso de no recordar la identificación.
2. Seleccione el Tab Aplicados.


Figura 24 Consulta de Bonos Aplicados

3.8 . Anulación De Bonos
Los bonos generados, además de poder ser aplicados a un folio o reserva, pueden anularse según requerimientos del hotel. La anulación de un bono lo inhabilita para ser aplicado.

Figura 25 Anulación de Bonos Generados
Para anular un bono
1. En el campo Cliente, digite la identificación del huésped al que se genero el bono.
2. De la lista de bonos listados en el área cuadriculada, seleccione los que desea anular, haciendo clic en la columna titulada como Sel en cada uno de ellos.
3. Presione el botón Guardar.

3.9 . Check-In Después de Aplicar Cargos
La aplicación de cargos realizada en la auditoría nocturna, carga el desglose del plan a todas las habitaciones check-in en ese momento, de acuerdo al plan con que se registro. Si se realiza el registro de una nueva habitación después de la aplicación y se quiere que los cargos de la noche ala que se acaba de hacer aplicación se extienda a la habitación que hizo check-in, se deben generar los cargos de la nueva habitación y realizar una nueva aplicación. Este proceso se realiza mediante la opción Check-in Después de Aplicar Cargos, la cual detalla las habitaciones que fueron chequeadas después de la aplicación de cargos y permite realizar una generación de cargos y una aplicación de los mismos.

Tan pronto se ingresa a esta ventana, se muestra la lista de habitaciones check-in después de la aplicación.
Para generar y aplicar cargos
1. En la lista de habitaciones, haga clic sobre la columna Sel en la fila correspondiente a la habitación que quiere generarle los cargos.
2. Presione el botón Guardar para aplicar los cargos.


3.10 . Upgrades de Habitaciones
Lista las habitaciones que se han hecho check-in como upgrades, el reporte muestra el tipo y valor de la habitación cobrada al igual que de la asignada.

Figura 26 Informe de Habitaciones con Upgrades
Apariencia del reporte

3.11 . Listado General de Cargos
Lista los cargos generados, por el proceso de generación de cargos de auditoría, en el rango de fecha indicado. Puede digitar un cargo especifico y elegir el complejo.

Figura 27 Listado de Cargos Generados
Apariencia del listado


3.12 . Transferencias
Genera un reporte con los cargos que han sido transferidos en el rango de fechas indicado.

El reporte puede ser emitido de todos los cargos o de un cargo específico, e inclusive de un folio.
Si no indica un cargo el sistema asume que se listaran todos los cargos, de igual manera aplica para el folio, mientras que si indica un cargo y un folio, solo se mostraran el cargo y el folio especificado.

Apariencia del reporte


3.13 . Ajustes Realizados
Al crear un cargo desde el módulo de Parámetros se le puede indicar varias características que lo definen. Dentro de dichas características existen dos que dan origen al reporte emitido por esta opción; una es el campo Ajuste y la otra el campo Naturaleza (Débito o Crédito).

Figura 28 Informe de Cargos de Ajustes
El reporte emitido desde esta ventana muestra los cargos realizados a un folio y que tienen el campo Ajuste seleccionado o bien aquellos cargos que se han hecho por una naturaleza diferente a la definida en la ventana de cargos.

Para emitir el reporte
1. Indique el rango de fechas
2. Presione el botón imprimir

3.14 . Depósitos Vigentes
Lista los depósitos de reservas no aplicados y los aplicados parcialmente. Adicionalmente si selecciona la casilla Todos, se listan todos los depósitos que se han realizado en el sistema, sin tener en cuenta el rango de fechas.

Figura 29 Informe de Depósitos Vigentes

Para emitir el reporte
1. Indique el rango de fechas
2. Presione el botón Imprimir.

Apariencia del reporte



3.15 . Habitaciones Sin Depósito Aplicado
Emite un reporte con las habitaciones check-in que llegaron con una reserva con deposito y aún no ha sido aplicado al folio de la habitación.

Figura 30 Habitaciones Sin Depósitos Aplicado

3.16 . Saldo Huéspedes en Casa
Detalla los folios que presentan saldo, ya sea en la cuenta maestra o en la extra. De igual forma se puede listar los que presentan saldo cuando se toma la cuenta maestra y la extra como una sola cuenta, combinación conocida como Ambas, al listar Ambas se obtiene el saldo final del folio.

Figura 31 Informe de Huéspedes con Saldo
El proceso de auditoría nocturna, mas exactamente la aplicación general de cargos, realiza entre otras tareas la rotación de los saldos de los folios. Tarea que coloca los movimientos débitos y créditos en cero para el inicio del nuevo día. Por este motivo la ventana de Saldo Huéspedes en Casa, brinda la posibilidad de emitir el listado antes de la rotación y en una fecha específica.

3.17 . Saldo de Folios
Lista los folios que presentan saldo en sus cuentas, ya sea Maestra, Extra o Ambas.

Figura 32 Saldo de Folios
3.18 . Control de Limites de Crédito
Al registrar un huésped en recepción es posible indicar si este maneja crédito o no e igualmente que tope de crédito se le dará. Esta opción lista los huéspedes cuyo saldo es mayor que el tope que se la ha asignado.

Figura 33 Informe de Control de Límites de Créditos
Para listar solo presione el botón Imprimir.

3.19 . Log de Transacciones
Existen una serie de operaciones especiales que se realizan con las habitaciones, de las que ZEUS mantiene un registro debido a su delicadeza. Entre otra tenemos: cambio de tarifa o estadía, cambio de plan, cambios de habitación, borrado de acompañantes, upgrades de habitación.

Figura 34 Informe del Log de Transacciones
Desde esta opción se listan las operaciones de este tipo que se han realizado en un rango de fechas. También se puede indicar una habitación específica. Para emitir el reporte indique el rango de fecha y, si lo desea, un número de habitación.
3.20 . Llamadas Por Tipo de Extensión
ZEUS cuenta con un módulo adicional de tarificación telefónica que le permite mantener un control automático de las llamadas realizadas en el hotel. Si se cuenta con este módulo se puede emitir un listado de las llamadas en un rango de fechas e inclusive por tipo de extensión.

Figura 35 Llamadas por Tipo de Extensión
Para emitir el listado indique el rango de fechas y, si lo desea, un número de habitación específico.

3.21 . Llamadas Por Rango de Fecha
Lista las llamadas realizadas en el rango de fecha definido. Pede indicar una extensión en particular o ninguna para mostrar todas las extensiones.

Figura 36 Llamadas en un Rango de Fechas
Para emitir el reporte, digite los datos de las fechas y, si lo considera necesario, un número de extensión y presione le botón Imprimir.

3.22 . Comprobante Contable
Todas las operaciones realizadas durante el día, pueden ser condensadas en un movimiento contable. ZEUS cuenta con un módulo de contabilidad que interfasa con ZEUS hoteles y permite llevar control de esos movimientos.
Las cuentas contables afectadas dependen de los parámetros dados a la aplicación. Recordemos que al momento de definir cargos desde le módulo de Parámetros, podemos indicar que cuentas contables afecta.
Una vez generada la contabilización y mediante el botón Generar Archivos podemos convertir el movimiento contable en archivos, los que el módulo ZEUS Contabilidad toma y automáticamente registra. De esta manera se mantienen actualizados los registros contables del proceso hotelero.

Figura 37 Generación e Impresión del Comprobante Contable

Para generar movimiento contable
1. Ingrese el rango de fechas a generar.
2. Presione el botón Generar Movimiento Contable.

Para generar archivos con movimientos
1. Genere el movimiento contable
2. Digite los nombres de los archivos de la cabecera y las transacciones
3. Indique la ruta del archivo Maecont de ZEUS Contabilidad
4. Presione el botón Generar Archivos.

Los archivos se generan en el directorio donde esta instalado ZEUS Hoteles.

3.23 . Informe Contable / Cuenta
Emite un reporte con los movimientos de la cuenta contable indicada en un rango de fechas.

Figura 38 Impresión de Movimiento Contable

Para imprimir el listado
1. Indique el rango de fechas
2. Digite la cuenta contable
3. Presione el botón Imprimir

3.24 . Ocupación Por Tipos de Habitación
Detalla el número de habitaciones ocupadas, por cada uno de los tipos creados, en un rango de fechas.

Figura 39 Informe de Ocupación por Tipo de Habitación

Para emitir el listado, especifique el rango de fechas y presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
3.25 . Precuentas
Emite las precuentas o estados de cuentas para los huéspedes con una fecha de salida especifica o bien para todos los huéspedes check-in.


Figura 40 Precuentas de Habitaciones

Para imprimir las precuentas
1. Seleccione el complejo que desea.
2. Indique la fecha de salida si quiere emitir las precuentas de los huéspedes a salir. Si lo que desea son las precuentas de todos los huéspedes del hotel, seleccione la casilla Todos los huéspedes checkin.
3. Presione el botón imprimir.

3.26 . Cuadre de Caja
Esta opción de menú permite generar el listado de todos las transacciones realizadas por una caja en particular y para una fecha especifica. Si no indica una caja el sistema emitirá el cuadre de todas las cajas.
Como datos necesarios, debe proveerse la fecha del listado de cuadre de caja, y la caja a la que se desea generar el listado al igual que la cuenta y el complejo deseado.


Figura 41 Cuadre de Caja

Se recomienda que esta opción no debe estar disponible para la persona que maneja la caja directamente.
La activación o desactivación de esta opción debe ser efectuada por el administrador del sistema en el módulo de seguridad.

Para emitir el listado
1. Indique las opciones deseadas.
2. Presione el botón Imprimir.
3. Seleccione la forma de salida.

3.27 . Consulta de Folios
Despliega información general acerca del folio indicado. Los datos generales visualizados en esta ventana, pueden ser impresos mediante el botón Imprimir de la barra de herramientas.
Otra de las tareas que se pueden realizar desde esta opción, es la impresión del estado de cuenta. Para emitir este informe debe presionar el botón Estado de Cuenta de la barra de herramienta.

Figura 42 Consulta de Folios


3.28 . Reporte de Vouchers
Permite emitir un informe con el listado de los vouchers generados en un rango de fechas. El listado puede emitirse eligiendo un estado específico e igualmente se puede indicar una habitación o un número de voucher en particular.

Figura 43 Reporte de Vouchers
Los estados de los vouchers tienen unos códigos estándar asociados: Sin utilizar (31), Checkouts(32), Utilizados(35), Cancelados(39), Cambio de Plan(38), Cambio de Estadía(37).
Para emitir el informe, seleccione las opciones deseadas y presione el botón imprimir.
3.29 . Vouchers (Detalle)
Detalla, por cada habitación, los vouchers No Utilizados, Utilizados y Utilizados de Fechas posteriores, generando totales para cada uno de ellos.

Figura 44 Listado de Vouchers Detallado
Para emitir el listado, presione el botón imprimir de la barra de herramientas.

3.30 . Vouchers Habitaciones Checkin
Lista el total de los vouchers de desayuno y menú generados y utilizados para cada una de las habitaciones que se encuentran checkin

Figura 45 Informe Acumulado de Vouchers de Dsayuno y Cena
Para emitir el listado, presione el botón imprimir de la barra de herramientas.

3.31 . Vouchers Generados Manualmente
Lista los vouchers generados de forma manual desde la opción Cargar Vouchers Adicionales del menú Recepción (Sub Menú Vouchers) del módulo Recepción.
El listado se emite con base al rango de fechas indicado.


Figura 46 Informe de Vouchers Generados Manualmente
Para emitir el listado, indique el rango de fechas presione el botón imprimir de la barra de herramientas.

3.32 . Movimiento de Depósitos
Despliega un informe con los datos de los depósitos que se movieron en una fecha específica.

Figura 47 Movimiento de Depósitos por Fecha
El listado separa en dos secciones, cada una de ellas totalizadas, los depósitos y las aplicaciones o distribuciones realizadas.
Para emitir el listado, presione el botón imprimir de la barra de herramientas.

3.33 . Listado de Bonos
Iniciemos por recordar que los bonos se generan a aquellos planes que así lo indiquen y que corresponden a la suma de los vouchers no consumidos de las habitaciones registradas bajo dichos planes.
Esta opción del menú Listados, emite un informe con el estado de los bonos en un rango de fecha. Para el caso del estado del bono, se puede seleccionar uno específico o la opción Todos que lista los bonos sin importar su estado.


Figura 48 Informe de Bonos Según Estado
Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botón imprimir de la barra de herramientas.

3.34 . Listado de Facturas
Lista las facturas generadas en un rango de fechas específico. Dado que estas facturas pueden haber sido emitidas de cualquiera de la cuentas de los folios, es posible indicar si se quiere listar las facturas emitidas para las cuentas Maestras, Extras o Ambas, o en su defecto todas las clases.

Figura 49 Listado de Facturas Generadas
Por otra parte es posible indicar cual de los estados se quiere listar o si se desean todas las facturas sin importar su estado.
Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
3.35 . Consumos de Plan no Gravados
Emite un listado con la información de los consumos realizados del plan o planes especificados, que no se encuentran gravados por impuestos.

Figura 50 Consumos de Planes no Gravados
Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botón imprimir de la barra de herramientas.

3.36 . Listado de Abonos
Despliega un informa con los datos de los abonos realizados en un rango de fechas. El listado se puede emitir para un complejo específico o para todos los complejos.

Figura 51 Listado de Abonos Realizados
Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botón imprimir de la barra de herramientas.

3.37 . Listado de Pagos por Forma de Pago
Esta opción del menú listados, muestra un informe con los pagos recibidos en un rango de fechas. Estos pagos se pueden filtrar según una forma de pago específica, e igualmente es posible indicar un complejo o todos.

Figura 52 Listado de Pagos por Forma de Pago
Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botón imprimir de la barra de herramientas.

3.38 . Comprobante de Informe Diario
Despliega un informe, que indica el rango de las facturas emitidas en la fecha indicada, así como su valor total y el impuesto generado; especificando además el valor de los pagos recibidos por cada forma de pago.

Figura 53 Listado Comprobante de Informe Diario
Para emitir el listado, seleccione la fecha deseada y presione el botón imprimir de la barra de herramientas.

3.39 . Listado de Cargos en Clase Contraria
Cuando se definen los cargos en el módulo de parámetros, se le indica cual es la cuenta en la que cargará por defecto (Maestra o Extra). Este listado detalla los cargos realizados en una clase contraria a la definida en un rango de fechas.

Figura 54 Listados de Cargos en Clase Contraría
Para emitir el listado, seleccione la fecha deseada y presione el botón imprimir de la barra de herramientas.