RECEPCION 4

ZEUS
Ama de Llaves
Manual de usuario
COMPUSISCA S.A.
Centro Cial. Bocagrande Local 203
PBX: 6655011 Fax 6653693
Cartagena de Indias Colombia




















INTRODUCCIÓN

¿ Que es Ama de Llaves?
Es el módulo de ZEUS que proporciona las herramientas para el control y seguimiento del estado de las habitaciones en lo que concierne a su limpieza y aseo.
ZEUS Ama de llaves permite programar las camareras con que cuenta el hotel, organizando y distribuyendo a cada una de ellas en las habitaciones, según esquemas creados con anterioridad. Además de la programación, permite mantener actualizado el estado de las habitaciones (Sucia, En Limpieza, Limpia) y mantiene información referente al desempeño de las camareras.
Una de las principales características de ZEUS, es la de permitir actualizar los estados de las habitaciones utilizando las extensiones telefónicas de estas; cabe aclarar que esta funcionalidad depende de el tipo de planta telefónica con que cuente el hotel y de que halla adquirido el módulo ZEUS TELEFONOS.


1 . ENTRANDO A AMA DE LLAVES
Después de seleccionar el icono de AMA DE LLAVES, ya sea desde le menú Inicio de Windows (Start en la versión en ingles) o desde un acceso directo el escritorio de Windows, aparece la ventana de Inicio de sesión.

Figura 1 Inicio de sesión
Después de indicar Usuario y Password, y en caso de haber ingresado con un usuario válido al sistema, se despliega la ventana principal.

Figura 2 Ventana principal de AMA DE LLAVES
A continuación detallaremos los menús y cada una de sus opciones.

2 . MENÚ AMA DE LLAVES
Contiene las principales opciones de este módulo, las cuales permiten realizar las asignaciones y programaciones de las camareras como también actualizar el estado de las habitaciones.

Figura 3 Menú Ama de Llaves

2.1 . Pinter Setup
Permite indicar con que impresora, de las conectadas al sistema, deseamos imprimir los reportes del sistema.

Figura 4 Printer Setup (Configuración de Impresora)
Otra forma de indicar la impresora que desea usar, es al momento de imprimir los reportes como veremos mas adelante.

2.2 . La barra de herramientas estándar de ZEUS
Permite realizar diferentes tareas tal como detallamos a continuación.

2.3 . CAMARERAS
El primer proceso que se debe iniciar es el de la creación de las camareras, sin ellas no sería posible dar uso a este módulo. Esta opción permite crear, editar y borrar camareras.

Figura 5 Camareras
Para crear una camarera
1. Presione el botón Nuevo.
2. Digite el código que desea asignar a la camarera en el campo Código.
3. Presione la tecla Tab(). (Si el código indicado existe, se muestra el nombre asociado al código y queda disponible para su modificación).
4. Digite el nombre de la camarera.
5. Presione el botón Grabar.


Para localizar una camarera
1. Presione el botón Localizar.
2. Digite el nombre de la camarera.

Figura 6 Ventana de búsqueda
3. Presione el botón Buscar.
ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s).
4. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de la camarera
1. Localice la camarera a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación o el botón localizar.
2. Presione el botón Editar.
3. Realice los cambios.
4. Presione el botón Grabar.

Para borrar una camarera
1. Localice la camarera a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación o el botón localizar.
2. Presione el botón Borrar.
3. Confirme el borrado.
2.4 . ASIGNACIÓN BÁSICA DE HABITACIONES
En un hotel existe un número X de camareras a las cuales se asignan las habitaciones que les corresponde limpiar para cada día, a su vez cada uno de esos días, de acuerdo al nivel de ocupación, pueden variar en cuanto al número de camareras programas para la limpieza.
Pensando en las variaciones que presentan los hoteles para cada temporada, ZEUS maneja un concepto llamado ESQUEMAS, este concepto permite definir diferentes distribuciones de las habitaciones de acuerdo al número de camareras disponibles. La ventaja de los esquemas es la utilización de camareras virtuales, de tal forma que un esquema puede ser utilizado N veces con solo asociar las camareras al esquema correspondiente.

Figura 7 Creación de Esquemas.
Se puede crear el número de esquemas que sean necesario, cada uno de ellos identificados con un código el cual asignaremos libremente. Una recomendación acerca del código del esquema es que tenga algún tipo de relación con el número de camareras, así por ejemplo el esquema codificado como 04 le corresponden 4 camareras.
Digamos entonces que durante el próximo mes vamos a trabajar con un nuevo esquema para la limpieza de las habitaciones, el hotel había estado trabajando con cuatro camareras pero se a contratado una mas por lo que necesitamos un nuevo esquema. El código del esquema será 05 y repartiremos las 100 habitaciones con que cuenta el hotel entre ellas.
Para crear un nuevo esquema
1. En el campo Esquema Nº digite el código del esquema. (Por Eje 05)
2. En el campo Número de Camareras indique la cantidad de camareras del esquema (por ejemplo 5) y presione la tecla TAB.
En este instante todas las habitaciones disponibles quedan listadas en el cuadro habitaciones.

3. El siguiente paso consiste en asignar a cada camarera las habitaciones que le corresponde, para ello primero debemos indicar el número de la camarera deseada en el campo Camarera, para nuestro ejemplo podemos indicar un valor entre 1 y 5, seleccionemos la dos(2).
4. Ahora debemos seleccionar las habitaciones para la camarera en cuestión. Las selecciones pueden realizarse de varias formas, podría elegir las habitaciones una a una o por bloques. Cualquiera de las selecciones se realiza con el mouse o ratón; en caso de querer seleccionar una habitación basta con hacer clic sobre ella, la selección por bloques tienen dos variaciones:
Bloques continuos: si se desea, por ejemplo, seleccionar las cinco primeras habitaciones de la lista, presione clic en la primera habitación luego, mientras mantiene presionada la tecla SHIFT(), presione clic en la última.

Bloques no continuos: para este tipo de selección debe utilizar la tecla Control y el ratón, solo debe presionar clic sobre cada habitación mientras mantiene presionada la tecla Control.

5. Después de seleccionar las habitaciones se deben trasladar al cuadro de la derecha (Habitaciones Asignadas) utilizando los botones de traslado.

6. Traslade las habitaciones deseadas y confirme la asignación presionando el botón Grabar.
Hasta ahora hemos creado un nuevo esquema con el código 05 que maneja 5 camareras, de esas 5 camareras seleccionamos la camarera número 2 y asignamos un grupo de habitaciones. Utilizando este procedimiento se asignan las habitaciones de las camareras restantes, hasta asignar todas la existentes o las que se quiera asignar.

Para reasignar una habitación
Después de haber asignado todas las habitaciones es posible reasignar algunas de ellas, para ello se cuenta con dos procedimientos. Tomemos de nuevo como ejemplo el esquema 05, supóngase que a la camarera número 1 se le asignaron las habitaciones de la 0001 – 0018 y a la 2 de la 0021 – 0040, y que desea trasladar las habitaciones 0021,0022 y 0023 de la camarera 2 a la 1.
Reasignación mediante los botones de traslado: en este procedimiento se utiliza la selección de bloques y los botones de traslado antes vistos.
1. Digite el código del esquema.
2. En el campo Camarera seleccione la camarera número 2.
3. En la lista de habitaciones asignadas (cuadro de la derecha) seleccione las habitaciones 0021,0022 y 0023.
4. Presione el botón para desasignar habitaciones seleccionadas de la barra de botones de traslado.
5. Presione el botón Grabar.

Hasta este momento se ha desasignado las habitaciones a la camarera número 2.
6. Seleccione la camarera número 1.
7. Selecciones las habitaciones 0021,0022 y 0023 del cuadro de la derecha y con los botones de traslado asígnelas a la camarera número 1.
8. Presione el botón Grabar.
Ahora la camarera número 1 tiene en su lista de habitaciones las nuevas asignaciones.
Reasignación mediante el botón trasladar: Utilizando el mismo ejemplo del esquema 05 y el botón Trasladar reasignemos las habitaciones 0021,0022 y 0023 de la camarera número 1 a la camarera número 2.
1. Seleccione la camarera número 1.
2. Seleccione una de las habitaciones a trasladar, por ejemplo la 0021.
3. En el campo A camarera digite 2, o sea el número de la camarera a la que se va a reasignar la habitación.
4. Presione el botón Trasladar.



En este momento la habitación se ha trasladado a la otra camarera, se debe repetir el procedimiento para cada una de las habitaciones que quiera reasignar.
Una vez asignadas las habitaciones podemos mirar una impresión del esquema final, para ello basta con presionar el botón Ver Esquema de la ventana de asignación y puede ser consultada por pantalla, archivo o impresora.

2.5 . PROGRAMACIÓN DIARIA
Antes de iniciar esta sección debe tener claros los conceptos detallados en el punto 2.4 . ASIGNACIÓN BÁSICA DE HABITACIONES, ya que nos basaremos en mucho de ellos en esta sección.

Figura 8 Programación de Camareras
Después de crear los esquemas con sus correspondientes camareras virtuales, se procede a realizar la programación diaria para la limpieza de las habitaciones. Recordemos que cuando creamos los esquemas, en la opción asignación básica de habitaciones, designamos las camareras virtuales por un número(1,2,3...), en esta opción relacionamos las camareras del hotel con cada uno de esos números, logrando así que estas hereden la programación de habitaciones designadas a las camareras virtuales solo para la fecha en cuestión. La ventaja es que utilizando el mismo esquema podemos programar diferentes camareras para cada día, es decir, nos evitamos tener que hacer asignaciones de habitación todos los días.
Ahora supongamos que necesitamos realizar la programación del 15 de Diciembre del 2000 y que por la ocupación que presentará el hotel para esa fecha se ha decidido utilizar 5 camareras. Para este caso utilizaremos de nuevo el esquema 05 que esta compuesto precisamente por 5 cameras.
Para realizar la programación del día
1. Indique la fecha que desea programar, para nuestro ejemplo 2000/12/15
2. Digite el esquema en el que se basará para realizar la programación, para el ejemplo 05.
En este momento el sistema muestra el número de camareras del esquema y selecciona la camarera número 1 en el campo Camarera, relacionando debajo de ella las habitaciones que tiene asignadas.
3. Ahora es el momento de indicar cual de las camareras disponibles tomara el rol de la camarera número 1.Para ello basta con presionar doble clic sobre la deseada la cual pasará automáticamente a Camareras para Programación, además el número del campo Camarera que estaba en 1 pasa a 2.

4. Continué el procedimiento hasta haber seleccionado todas las camareras.


Para cambiar una camarera de Camareras para Programación
1. Presione doble clic sobre la camarera que desea quitar de Camareras para Programación.
2. En el campo Camareras seleccione el número de la camarera que quito de Camareras para Programación.
3. Presione doble clic sobre la nueva camarera que asumirá el rol eliminado.
Para imprimir la programación final
Solo presione el botón imprimir de la barra de herramientas y seleccione la forma de salida.

El reporte muestra la programación para cada camarera relacionando las habitaciones su estado y quien la ocupa.

Para transferir habitaciones entre camareras
A pesar de que los esquemas ya están definidos y por lo tanto cada camarera tiene sus habitaciones designadas, en algunos casos es necesario redistribuir las asignaciones, para ello existe el área Transferencia entre Camareras de la ventana Programación Diaria de Camareras.
Pero, porque transferir aquí y no directamente desde los esquemas?
La ventaja de realizar la transferencia desde esta ventana es que no se modifican los esquemas bases, es decir, solo aplica para el día que se está programando. En caso que desee realizar un cambio permanente de la asignación básica debe utilizar la opción Asignación Básica de Habitaciones.
Para transferir habitaciones entre camareras
1. En las casillas desplegables elija las camareras entre las que desea realizar la transferencia.
2. Seleccione las habitaciones a transferir.
3. Con los botones de traslado realice la transferencia.
4. Presione el botón Guardar.







2.6 . ACTUALIZACIÓN ESTADOS DE HABITACIÓN
Las habitaciones pueden tener varios estados los cuales a su vez se agrupan en dos bloques: estado según recepción y estado según ama de llaves. Observemos gráficamente los diferentes estados que puede tener una habitación


Esta opción del menú nos brinda las herramientas para actualizar el estado según ama de llaves, todo mediante el plano del hotel.
El plano esta distribuido en dos niveles, el primero muestra una vista global del hotel, el cual detalla para cada bloque o piso el número de habitaciones sucias del total disponible. Este par de números aparecen junto al bloque o piso que se ha definido.
Ejemplo de un plano global.

Para tener una vista detallada de cualquiera de los bloques o pisos basta con hacer clic sobre el que desea consultar.

El segundo nivel del plano detalla el estado de cada habitación y permite actualizar los estados de las mismas, tomando como ejemplo el plano global anterior suponga que se seleccionó el piso dos (2) del edificio.
Observe que cada habitación presenta los indicadores de los estados de habitación según recepción y ama de llaves, mediante cuadros de colores en la parte superior en inferior de cada habitación.
Para realizar los estados de las habitaciones utilizamos los botones presentados a la derecha del plano, cada uno brinda una función tal y como veremos a continuación.
Para colocar una habitación sucia
Tomemos como ejemplo la habitación 204 del plano del piso 2 que se encuentra limpia y desocupada.
1. Seleccione el botón Habitación Sucia.
2. Presione clic sobre la habitación 204
El color del estado según ama de llaves pasa de verde a rojo indicando que la habitación queda sucia.

Para colocar una habitación en aseo
Tomemos de nuevo la habitación 204 como ejemplo.
1. Seleccione el botón Habitación en Aseo.
2. Presione clic sobre la habitación. Se muestra la siguiente ventana.

3. En la ventana desplegada indique la camarera que esta realizando el aseo y presione el botón guardar.

La habitación cambia el color del indicador a amarrillo.


Para indicar que la habitación esta limpia
Continuemos con el ejemplo de la habitación 204.
1. Seleccione el botón Habitación Limpia.
2. Presione clic sobre la habitación
3. En la ventana desplegada rellene los datos de la camarera encargada.


El color del indicador de estado según ama de llaves de la habitación pasa a verde.


Para bloquear una habitación
1. Seleccione el botón Bloquear una Habitación.
2. Haga clic sobre la habitación.
3. En la ventana desplegada realice los siguientes pasos.


A. Indique el motivo del bloqueo.
B. Defina la fecha que durará el bloqueo.
C. Realice las observaciones del caso.
D. Presione el botón Agregar.
E. Presione el botón Grabar.

El color del indicador de estado de habitación pasa a color azul.




Para reportar un daño en una habitación
1. Seleccione el botón Daño.
2. Presione clic sobre la habitación.
3. Detalle el daño en la ventana desplegada y presione el botón Grabar.


Para reportar la ocupación de una habitación
1. Seleccione el botón Reporte de Ocupación.
2. Presione clic sobre la habitación.
3. En la ventana desplegada digite los datos de la camarera, adultos y niños de la habitación y presione el botón Grabar.




2.7 . ACTUALIZAR OCUPACIÓN DE HABS
Permite colocar un estado a las habitaciones según una convención que define el ama de llaves según su criterio e indicar el número de adultos y niños que la camarera observo en la habitación, además unas observaciones.


Un ejemplo para la definición de estas convenciones puede ser: la letra V para vacantes, O para ocupadas, etc.

Para cambiar los datos de la habitación
1. Haga clic sobre la habitación que desea actualizar y presione la tecla TAB.
2. Indique los valores de Clave, Adultos, Niños y las observaciones deseadas.
3. Presione el botón Grabar.

2.8 . EXCLUSIONES AL CAMBIO DE ESTADO
Una característica parametrizable de ZEUS es el cambio de estado de las habitaciones. Diariamente en el proceso nocturno de auditaría ZEUS, si no se indica lo contrario, cambia todas las habitaciones a SUCIA; utilizando esta opción podemos indicar cuales habitaciones cambian y cuales no con solo quitar la selección a las que queremos que permanezcan como están
.
La columna Estado tiene marcadas las habitaciones que cambiaran de estado.
2.9 . CARGOS A FOLIOS
En muchas ocasiones el ama de llave necesita realizar cargos a las habitaciones, por ejemplo por lavandería. Esta opción es la herramienta indicada para este proceso y otras transacciones que se aplican a los folios.

Para ingresar un nuevo cargo
1. Indique el número de la habitación o folio.
2. Presione el botón Nuevo.
3. En el campo Código de Cargo digite el cargo o bien utilice el botón ayuda para buscar el código y presione la tecla TAB.
4. Digite el número de la comanda (opcional) y presione TAB.
5. Digite el valor a cargar.
6. Indique si será un cargo Debito o Crédito.
7. Seleccione a que cuenta (Maestra / Extra) se va a realizar el cargo.
8. Presione el botón Grabar.

Para consultar los cargos realizados al folio
Presione el botón lista de cargos

Para borrar un cargo
1. Presione el botón Lista de cargos
2. Haga clic sobre la línea del cargo que desea borrar
3. Presione el botón Borrar.
4. En el área inferior de la pantalla se pide la autorización para el borrado.

5. Digite los datos para cada campo:
a. Autoriza: usuario que autoriza el borrado.
b. Clave: pasabordo del usuario.
c. Formula: número de autorización del día.
d. Observaciones: motivo del borrado / comentarios.
6. Al terminar de digitar la observación y presionar la tecla TAB ZEUS le pedirá la confirmación del borrado, al confirmar, el cargo desaparece del listado.
Importante: tenga en cuenta que solo puede borrar cargos el mismo día en que estos se realizan, si desea eliminar un cargo de días anteriores tendrá que realizar el mismo cargo con igual valor pero de naturaleza contraria, es decir, si el día 19 de Julio realizamos un cargo de Teléfono por $ 10.000.oo, Debito a la cuenta Maestra y el día siguiente lo queremos borrar, debemos realizar el mismo cargo de Teléfono por $ 10.000.oo, pero con naturaleza Crédito a la cuenta Maestra. Si no realiza este procedimiento no podrá borrar el cargo.
Para mas información de la ventana de cargos consulte el manual del módulo de Recepción de ZEUS.
3 . MENÚ LISTADOS
Consta de una serie de opciones que permiten consultar, entre otros, el estado de las habitaciones, los rendimientos de las camareras y el estado de sus labores.


3.1 . EJECUCIÓN PROGRAMACIÓN
Muestra un listado que detalla una a una las habitaciones, la hora de inicio y finalización del aseo así como el reporte de ocupación.

Para emitir el listado
1. Indique el rango de fechas.
2. Presione el botón imprimir.
3. Seleccione la forma de salida.


Apariencia del reporte


3.2 . MOVIMIENTO
Muestra un listado con la información de las habitaciones que una camarera específica atendió en un rango de fechas.


Para emitir el listado
1. Seleccione la camarera.
2. Indique el rango de fechas.
3. Presione el botón imprimir.
4. Seleccione la forma de salida.

Apariencia del reporte


3.3 . RENDIMIENTO
El listado desplegado por esta opción detalla día a día, dentro del rango de fechas indicado, un análisis del rendimiento por cada camarera.

Para emitir el listado
1. Indique el rango de fechas.
2. Presione el botón imprimir.
3. Seleccione la forma de salida.

Apariencia del reporte



3.4 . HABITACIONES SIN HACER
Lista las habitaciones pendientes de limpieza en la fecha indicada.

Para emitir el listado digite la fecha y presione el botón imprimir.

3.5 . HABITACIONES SEGÚN ESTADO
Muestra un listado con las habitaciones que cumplan las características seleccionadas, estas son una combinación entre los estados de ama de llaves y recepción.

Para emitir el listado seleccione el estado según ama de llaves y el estado según recepción que desea consultar y presione el botón imprimir.
Como ejemplo en la grafica se muestran las habitaciones Sucias – Ocupadas.

Apariencia del reporte

3.6 . DISCREPANCIAS RECEPCIÓN VS AMA DE LLAVES
Recordemos que ZEUS le brinda al ama de llaves la posibilidad de reportar la ocupación de las habitaciones. Esta opción hace una comparación entre los datos del checkin realizado por recepción y los reportados por ama de llaves, mostrando aquellos donde la cantidad de adultos y niños no concuerdan.

Para mostrar el listado presione el botón Aceptar.
Para imprimir el listado presione el botón Imprimir.

3.7 . REPORTE DE DAÑOS
Lista los daños reportados por las camareras

Para imprimir el reporte presione el botón Imprimir.
3.8 . VIP-GRUPOS-SOCIOS EN CASA
Permite consultar los huéspedes especiales que están en el hotel.

Para mostrar el listado
1. Seleccione el tipo de huésped que desea listar.
2. Presione el botón imprimir.
3. Seleccione la forma de salida.

Apariencia del reporte

Tabla de Contenido

1 . ENTRANDO A AMA DE LLAVES 4
2 . MENÚ AMA DE LLAVES 5
2.1 . Pinter Setup 6
2.2 . CAMARERAS 6
2.3 . ASIGNACIÓN BÁSICA DE HABITACIONES 8
2.4 . PROGRAMACIÓN DIARIA 13
2.5 . ACTUALIZACIÓN ESTADOS DE HABITACIÓN 16
2.6 . ACTUALIZAR OCUPACIÓN DE HABS 16
2.7 . EXCLUSIONES AL CAMBIO DE ESTADO 16
2.8 . CARGOS A FOLIOS 16
3 . MENÚ LISTADOS 16
3.1 . EJECUCIÓN PROGRAMACIÓN 16
3.2 . MOVIMIENTO 16
3.3 . RENDIMIENTO 16
3.4 . HABITACIONES SIN HACER 16
3.5 . HABITACIONES SEGÚN ESTADO 16
3.6 . DISCREPANCIAS RECEPCIÓN VS AMA DE LLAVES 16
3.7 . REPORTE DE DAÑOS 16
3.8 . VIP-GRUPOS-SOCIOS EN CASA 16