CLASIFICACION DE HOTELES-RESTAURANTES

Cl a s i f i c a c i ó n d e l p r o d u c t o h o t e l e r o :

En el sector hotelero se distinguen dos grupos
1. hoteles
2. pensiones

Los HOTELES son aquellos establecimientos que facilitan alojamiento con o sin servicios complementarios, distintos de los correspondientes a cualquiera de las otras modalidades.
Diferentes segmentos de hoteles:

Un segmento es una porción de una industria que se distingue por tener un conjunto de
características comunes. Los segmentos de la industria hotelera se caracterizan por precio,lujo y servicio de la siguiente manera:

Hoteles económicos: Proporciona habitaciones privadas con baño, funcionales e
higiénicas, algunas cuentan en sus habitaciones con televisor y teléfono. La decoración y el mobiliario son aceptables para la mayoría de los viajeros, se ubican en inmuebles baratos y se construyen a un costo relativamente bajo. (se consideran pensiones)

Hoteles de mediana categoría: Además de tener alojamientos cómodos el hotel
tradicional de mediana categoría ofrece en sus instalaciones servicio de alimentos y
bebidas y botones, la decoración está diseñada profesionalmente, el alojamiento puede
tener una vista pintoresca y una ubicación conveniente.
Hoteles de suites: Ofrece áreas separadas para dormir y estar, junto con otros
beneficios tales como cocineta y minibar ofrecidos en un hotel de mediana categoría. Una variante del hotel de suites es el hotel condominio que es un complejo de departamentos equipados que rentan alojamiento por temporadas mínimas de 1 semana.
Hoteles de lujo: Se caracterizan por su pulcritud y funcionalidad, especialización del personal, competencia y cortesía, diversidad y calidad en el servicio de alimentos y bebidas, tiene por lo menos 10% de su espacio destinado a suites de lujo y dos o mas comedores, casi todos los alojamientos tienen vista, ubicación o ambientessobresalientes.

Hoteles-apartamentos: El apart hotel le ofrece al cliente una suite con dos habitaciones junto Con una pequeña cocina. Un atractivo adicional es un almuerzo americano (buffet)en el establecimiento.

Moteles: son aquellos establecimientos situados en las proximidades de carreteras que
facilitan alojamiento en habitaciones con garaje y entrada independiente para estancias de corta duración.

Tipos de establecimientos hoteleros

1. Hoteles tradicionales: Se ofrecen habitaciones privadas con baño, servicios de
recepción, de botones y de alimentos y bebidas en las mismas instalaciones.

2. Moteles: Se caracterizan por tener acceso conveniente a una carretera principal y
lugares amplios de estacionamiento para los huéspedes.

3. Resorts: Se caracterizan por tener además de los servicios de un hotel de lujo,
canchas de tenis, golf, albercas, gimnasio y clubes de salud.

4. Hoteles SPA: Está orientado para personas que buscan acondicionamiento físico,
para mejorar su salud (centros de estética integral)

5. Hoteles de convenciones o conferencias: son similares a los establecimientos de
suites, con salones para conferencias en muchos o todos los alojamientos. El hotel
para conferencias común puede ofrecer servicios secretariales y equipo de apoyo
para la realización de las reuniones como computadoras con servicio de internet, fax,
infocus, etc.

6. Hoteles residenciales: Diseñados para estancias prolongadas. Casi todos ofrecen
tarifas reducidas, de renta semanal, mensual o por temporada.

7. Bed and Breakfast Inns: Se originó como una residencia privada que ofrecía cuartos
para estancias temporales en una atmósfera hogareña e incluía una comida sin costo
adicional. Generalmente se sitúan en áreas pintorescas, en residencias históricas y
aún en faros. La mayoría de ellos no tiene autorización para servir bebidas
alcohólicas.

8. Hoteles bonitos de ciudad: ubicados en algunas de las ciudades más grandes. Algunos de hoteles más importantes para el mundo del diseño y de la arquitectura destacan por encima del resto, por su peculiar decoración. Están orientados para el publico más exigente y suelen ocuparse para cortas temporadas. Cuidan al milímetro el cuidado y el servicio al huesped. http://escuelagastonomicadelatlantico.blogspot.com/ E l s e c t o r d e l a emp r e s a d e r e s t a u r a n t e

Los restaurantes, los patios de comida, las cantinas, los comedores universitarios, solicitan cocineros con formación académica en gastronomía, capaces de administrar las cocinas en forma eficiente y racional.


Ca r a c t e r í s t i c a s d e l a emp r e s a d e r e s t a u r a n t e

Son las mismas que las de la empresa hotelera.

E l r e s t a u r a n t e como p r o d u c t o
Al servicio de comidas y bebidas en establecimientos hoteleros debemos considerarlo como un producto. Las características y peculiaridades del mismo, tanto las tangibles, y que podemos percibir, como aquellas otras inmateriales, que también de algunas forma incitan, nos llevan a asegurar que el cliente tiene una identificación personal con el restaurante del hotel, el restaurantede moda o la casa de comidas familiar cuando se encuentra allí como consumidor. Si imaginamos
en toda su amplitud la restauración de cualquier establecimiento como producto concreto,podemos decir que en la actualidad llegamos a definir los siguientes:
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Restaurantes Gourmet
O de comida continental o de comida internacional. Es aquel que desarrolla un menú con platos ¡exquisitos, elaborados con materia prima de excelente calidad, en un ambiente de muy buen gusto, excelente decoración y servicio minucioso.
Dentro de esta clasificación se encuentran también los restaurantes "Étnicos". Se denominan así a aquellos restaurantes que se ocupan del desarrollo de recetas de una cocina representativa de ¡una región o de una cultura. Ejemplo, restaurantes chinos, italianos, franceses, japoneses, etc.
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Neo-Restaurantes
O restaurantes de comida rápida. Son aquellos restaurantes de menú limitado, con recetas bien claras y definidas, y que pueden atender a una gran cantidad de gente por la rapidez del servicio. Mac Donald, Kentucky Fried Chicken, Jack in the Box, Burger King, etc. En nuestro medio tenemos a Mr. Pizza, Barrabar, Biggest, Burger King, Space, Pizza Hut, El Palacio de los Pollos,

Restaurantes Colectivos
Son los que se ocupan de la alimentación masiva de personas, en escuelas, colegios, hospitales, universidades, fábricas, centros de convenciones, etc. Restaurantes de menú limitado, que ofrecen a sus clientes, excelente comida a buen precio, con buen servicio.
A su vez, cada uno de estos restaurantes puede ser sub-clasificado por características y criterios particulares, a saber:
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Restaurantes de prestigio
Cuando un cliente va a un restaurante de esta clase, está consumiendo un "producto de prestigio"reconocido por todos. Ir a La Tour d'Argent ó a Bocuse supone, en Francia, sobre todo reputación. En Paraguay, en Asunción ocurre lo mismo con "La Pergola Jardín" o "El Talleyrand", Peter Stenger, "Mburicao" “Sky”, o “Los Manantiales” u otros restaurantes que se destacan por su servicio excelente, menú singular, jefes de Cocina de reputación, etc.
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Restaurantes de "Status"
Existen establecimiento muy visitados por la clase política, otros por la intelectual, los que en momento dado se ponen de moda y hay que visitarlo "para que nos vean", etc.. Muchas veces, los
de "prestigio y status " se confunden.

_ Restaurantes "Gourmand"
Donde cliente va a saciar su "gula", incitado por unos buenos mariscos, unos steaks excelentes o un buen chuletón. Aquí, la cantidad es primordial.

_ Restaurantes "Gourmet"
Restaurantes relacionados con el prestigio y la buena cocina, donde acuden el sibarita y conocedor de la buena cocina. No siempre son establecimientos de 5 tenedores. Algunos modestos han conseguido convertirse en "lugar sagrados" para este tipo de cliente.
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Restaurantes "Funcionales"
Restaurantes que contienen una utilidad definida, tal es el caso de los miles de establecimientos que dan de comer al mediodía a oficinistas, funcionarios, obreros, profesionales, ejecutivo medios, etc. El objetivo es claro y concreto: satisfacer la necesidad de comer.
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Restaurantes de clientela "Cautiva"
Se conoce con este nombre la que realizan aquellos consumidores que no tienen otra opción y deben, irremisiblemente realizarla allí. Las instituciones, colegios, hospitales, comedores de empresa, parques nacionales, estadios, cuarteles, etc., son ejemplos de este tipo de restauración.
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Restauración "Informal"
En los últimos tiempos ha surgido una nueva restauración donde la funcionalidad, la sencillez y una oferta de comida muy especifica conforman un tipo de establecimientos que se han puesto de
moda. Como ejemplo más claro tenemos las Pizzerías, Créperies, Boutiques, Comidas
nacionales.
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Restaurantes de "Precio"
En estos Establecimiento los clientes tienen "muy claro lo que van a pagar los podríamos llamar "una oferta sin sorpresa". Aquí entran los fast-food, los familiares, los chinos, cafeterías, mesones,

APORTE 1. DE LA Revista gerencia de Hoteles

Fuente de Revista Gerencia de Hoteles
UN HUESPED TECNOLOGICO
Recientemente me enteré sobre un particular ranking publicado en un periódico mexicano en el que se destacan los 10 hoteles más tecnológicos en el mundo y me llamó la atención que dentro de ese privilegiado número no se encontrara ningún establecimiento de América Latina.

En la lista se mencionan cinco hoteles de Estados Unidos, tres representan el continente asiático y los dos restantes están ubicados en tierras europeas.

Los servicios adicionales que ofrecen este tipo de hoteles van desde videojuegos de última generación, reproductores musicales inteligentes, LCD de grandes tamaños y smartphones, hasta otros elementos tecnológicos beneficiosos para el hotel como los paneles solares e iluminación para el ahorro de energía.

Pero qué pasa con nuestra región. ¿Acaso estamos aún muy retrasados al respecto? ¿Todavía nuestra cultura e infraestructura no nos permite ofrecer un servicio como éste? O ¿simplemente los inversionistas no se arriesgan a invertir en este tipo de servicios? Tal vez existe un temor a que el consumidor latino no se atreva a realizar un gran gasto por estas comodidades. Son éstas las interrogantes que el mismo huésped podría responder a medida que va conociendo ofertas de esta clase.

Tengamos en cuenta que el huésped actual es un consumidor de tecnología y que necesita estar constantemente conectado con el mundo virtual. El celular se convirtió en su mejor amigo, la laptop es su mano derecha y los reproductores musicales son el complemento ideal durante una larga estadía fuera de casa.

Invito a que los hoteleros reflexionen sobre la conveniencia de incluir estos servicios dentro de sus planes tecnológicos, ya que muchos establecimientos ni siquiera ofrecen Internet gratis o no cuentan con una infraestructura para instalarlo.
FUENTE: Revista gerencia de Hoteles
Gestión de ingresos hoteleros

Dado que la gestión de ingresos sigue siendo una práctica relativamente nueva para muchos huéspedes, dos investigadores de la Escuela de Administración Hotelera de Cornell analizaron los factores que hacen parecer justas las políticas de cambio de tarifas entre los huéspedes.

Los profesores Sheryl Kimes y Wayne Taylor —quien actualmente es analista de mercadeo para el Venetian Resort Hotel Casino en Las Vegas— sometieron a prueba los siguientes tres factores: familiarización con la práctica, suministro de información sobre la misma y la escala de mercado de la marca hotelera. De éstos, sólo el primer factor hizo parecer justas las prácticas de cambio de precios.

El estudio, “Cómo perciben los huéspedes de hotel la equidad en la fijación de tarifas diferenciales por habitaciones”, puede descargarse sin costo alguno del sitio del Centro Cornell para la Investigación sobre la Hospitalidad, chr.cornell.edu.

Lo que hace tan importante la equidad en la fijación de tarifas es que es un factor clave en la satisfacción del huésped, sin olvidar los muchos factores que también entran en juego. Kimes y Taylor argumentan que los huéspedes que pensaban que un hotel es justo en sus prácticas de fijación de tarifas tenían más probabilidades de regresar a dicha propiedad.

Estudios anteriores han mostrado que las personas no demoran en reconocer cuándo una práctica es injusta, pero no siempre están en capacidad de decir cuándo alguien se comporta de manera equitativa. Quienes se hospedan en hoteles con mayor frecuencia son bien conscientes de que las tarifas cambian de vez en cuando, pero no pueden entender porqué ocurren dichos cambios. Cuando los huéspedes no entienden los cambios, éstos pueden parecer injustos... e insatisfactorios.

Dado que los huéspedes podrían usar diferentes criterios para juzgar la equidad y la inequidad, Kimes y Taylor trataron de medir ambos juicios en las prácticas de establecimiento de tarifas hoteleras. Lo hicieron mostrando uno de ocho casos de fijación de tarifas a 815 personas. Se hicieron varias preguntas a los encuestados con relación a que si pensaban que el hotel seguía una política equitativa y también si el hotel se había aprovechado del huésped.

De esta manera desarrollaron un índice de equidad y uno de inequidad. Basándose en esas dos medidas, concluyeron que la familiarización con las prácticas de fijación de tarifas tiene el mayor efecto en las percepciones de equidad o inequidad, mientras que la escala de la marca del hotel y el propósito del viaje del huésped tuvieron un efecto mucho menor.

La equidad tenía su peso para estos encuestados. Dijeron que tenían más probabilidades de regresar a un hotel cuando pensaban que sus políticas de fijación de tarifas eran equitativas. En este caso, la familiarización con dichas prácticas tenía el mayor efecto en las percepciones sobre la equidad, y el suministro de información contribuía también a lo mismo.

Dicho esto, Kimes y Taylor reconocen que los hoteles no van a revelar la base de sus decisiones de gestión de ingresos. En lugar de ello, recomiendan que los establecimientos permitan a los huéspedes comprender cómo funciona el programa de determinación de precios en términos generales. Por ejemplo, los empleados de la recepción o los sitios web podrían explicar las condiciones asociadas con una o más tarifas, de modo que los huéspedes podrían sentir que se les cobra de manera justa. Esto se aplica especialmente a las promociones, para que los huéspedes puedan ver cómo puede funciona la promoción para ellos.

Kimes y Taylor ven su estudio como un primer paso en la comprensión de la dinámica de cómo perciben los clientes la equidad, en la medida en que los hoteles amplían sus programas de gestión de ingresos. Sin duda, estos investigadores se dan cuenta de que solo porque los clientes dicen que harán algo (como en el presente estudio), no hay garantía de que así lo harán llegado el momento. Sin embargo, el estudio muestra la importancia de evitar la posibilidad de parecer arbitrarios (e injustos) en los programas de establecimiento de las tarifas hoteleras.

* Glenn Withiam es director de publicaciones para el Centro Cornell de Investigación sobre la Hospitalidad.

APORTE DE LA Revista gerencia de Hoteles

Fuente desde : Revista Gerencia de Hoteles.

CRM en la industria hotelera

Hace unos meses participé en una charla sobre mercadeo en los hoteles, particularmente referida a una de las más grandes y exclusivas cadenas del planeta. Hubo algo que mencionó el conferencista que me llamó la atención, y era el hecho de que la propiedad de la marca en París tenía una completa segmentación de los clientes, los tenía casi que personalizados y conocía sus gustos y preferencias, algo que la mantenía visitada por huéspedes de gran renombre mundial.

Tal información me lleva a hacerle una pregunta. ¿Cuénta su hotel con un sistema de administración de la clientela (CRM)? ¿Conoce usted el tipo de huéspedes que recibe y las preferencias de estos? Si su hotel es del tipo boutique, con una clientela más exclusiva, ¿no cree que sería más fácil iniciar un proceso de segmentación y clasificación de huéspedes?

No olvide que los clientes no son iguales y el hecho de ofrecerles elementos que los hagan sentirse como únicos es algo que más temprano que tarde traerá sus réditos. Personalmente, cuando voy a un hotel en el que, cuando llego a la habitación, encuentro algo que me indica que el hotel se ha “preocupado” por saber quien soy: una tarjeta de bienvenida firmada por el gerente, un sistema audiovisual que me recuerda quién soy o el mismo teléfono IP del cuarto con mi nombre en su pantalla.

Es cierto que al menos dos de las cosas que mencioné por lo general están presentes en las propiedades con altos presupuestos, pero junto con las tarjetas de bienvenida y los chocolates sobre la almohada dejados luego de cada limpieza de cuarto, debe haber muchas otras posibilidades para hacer sentir al huésped un poco más en su casa.

Una de las cosas que he aprendido en el mercadeo es que el servicio al cliente es una poderosa herramienta que, si se sabe usar, puede traer muchos beneficios. Ya hemos pasado casi dos décadas desde que las empresas entraron en la onda del servicio al cliente, así que no hay una excusa válida para que usted no implemente alguna acción para diferenciarse de sus competidores utilizando a su huésped como pretexto. Éste al final se lo agradecerá.

CONTROL DE ALIMENTOS Y BEBIDAS :LAS COMPRAS

LAS COMPRAS


GENERALIDADES

Siempre que sea necesario el establecimiento debe replantear su política de compras, cuando sea necesario ya que las inversiones son muy altas y se necesita efectividad en la operación.
El proceso se inicia en la operación cuando se solicita un artículo en el almacén y este existe; entonces se origina un control de entrega.
La alternativa que sigue es cuando un artículo no existe; se origina la solicitud de compra.

La solicitud de compra se origina:

a. no existencia del producto
b. por ser artículo nuevo
c. por agotamiento de stock.

Debemos definir en este paso la calidad, elección del proveedor, contacto del proveedor.


LA CALIDAD

Este es el factor primordial a la hora de elegir a un proveedor, pero esto no quiere decir que necesariamente tengamos que buscar siempre la mejor calidad, pues pueden interesarnos tipos intermedios o superiores, según los casos y para lo que se vayan a utilizar. No obstante, aclaramos que la imagen de nuestros proveedores esta cifrada en la calidad de sus artículos y, recíprocamente, nuestra imagen comercial puede depender, en gran parte de la calidad de los mismos.
En el campo de las mercancías consumibles y perecederas, la comparación es muy problemática y los criterios difieren. Por eso se hace necesario implantar normas de calidad, al alcance de todos los involucrados, apareciendo la especificación de compra estándar, donde un grupo de personas como el gerente de alimentos y bebidas, el chef de cocina, maitre, barman, almacenista, se reúnen con la jefatura de compras y digan como, cuando quieren su producto.


EL PROVEEDOR

En sentido general, un proveedor es la persona que tiene a su cargo proveer o abastecer de todo lo necesario. Según esta definición, como podemos suponer, cuando hablamos del proveedor de un restaurante nos referimos a la persona o grupo a quien se le compra todo lo que sean productos alimenticios, por lo que será un elemento de referencia imprescindible en el tema de las compras.
Es necesario tener en cuenta que un proveedor puede ser muy eficiente en un principio, pero con el tiempo podría cambiar sus condiciones o la calidad de los productos que entrega. En ese caso sería conveniente desestimarlo.




TIPOS DE PROVEEDORES

Hay varios tipos de proveedores que denominaremos de forma distinta en función de sus diversas características.

ELEGIDOS OBLIGADOS DESETIMADOS -- FABRICANTES

-- HABITUALES -- PRODUCTORES

-- OCASIONALES -- GANADEROS

-- POTENCIALES -- MAYORISTAS

-- DETALLISTAS

-- COOPERATIVISTA




ELECCION DEL PROVEEDOR

Los proveedores deben ser escogidos después de haber analizado el mercado y en consonancia con la política de compras que haya planificado la empresa de restauración. Cabe la posibilidad de que en empresas que trabajan en cadena, “la central” suele establecer cuales son los proveedores que se deben contratar y de que productos deben ser suministradores; si bien existe la posibilidad de aplicar una descentralización según los artículos o servicios a realizar.











CONTACTO DEL PROVEEDOR

En el momento de solicitar una información se debe tener a mano la información necesaria.
La efectividad de la operación es conocer cual es el canal que vamos a utilizar:

 revistas
 folletos
 impresos de proveedores
 lista de precios
 registro de proveedores




TECNICAS DE COMPRAS

Para adquirir los productos de manera eficaz, hay varias formas de comprar, cada una con unos rasgos diferentes. La elección de un método u otra está en función de los siguientes puntos:

 las características del establecimiento
 las peculiaridades de los productos
 los tipos de proveedores

Deberá escoger el método que más le convenga en función de las características de su establecimiento. No es lo mismo un restaurante de carretera que un restaurante vegetariano emplazado en una ciudad. También se puede emplear a la hora de comprar varios métodos a la vez, puesto que es posible que cada tipo de producto tenga un método más adecuado. Por ejemplo, la relación de compra que se establece para el suministrador de pescado fresco no puede ser, lógicamente, la misma que la que se establece para el distribuidor del agua embotellada.
Antes de la compra debe tenerse en cuenta:

 la necesidad de la empresa
 conocer las posibilidades de almacenamiento
 conocer el mercado






NECESIDAD DE LA EMPRESA

En un gran establecimiento diversos servicios deberán trasmitir el pedido a una oficina central que reagrupará los pedidos, siendo prioritario la fecha de necesidad para que se puede buscar al proveedor idóneo, y la calidad esperada.
En este proceso es importante la asesoria de los especialistas en la materia para lograr la eficiencia.
La ley de parettó. Clasifica prioridades y tipos de productos:

Productos clase A: Productos de alto valor y bajo volumen de rotación: representa 10 a 15% de la venta.

Productos clase B: productos de regular rotación precio promedio valor: representa 25% de la venta.

Producto clase C: productos de bajo valor y alto volumen de consumo: representa 50% de venta.


Clase A define tipo de negocio podremos negociar con el proveedor los
Contratos por volúmenes y entregas parciales siendo conservadas en la bodega del propio proveedor.

Clase B regula el precio de artículo.

Clase C sirve de complemento.






LA POSIBILIDAD DE ALMACENAMIENTO

La gestión de compra esta ligada estrechamente a la gestión de stock y disponibilidad de capital.
Se trabaja con los stocks máximo y mínimo, sobre la rotación de los mismos, sobre el momento en que se debe realizar el pedido y la cantidad a pedir. Los locales actuales fueron hechos en su momento baja un criterio, no los podemos ni agrandar, ni achicar, se dice si el funcionario tiene un local demasiado grande, tendrá tendencia a almacenar grandes cantidades de mercancía ya que ignora el costo total del capital invertido. También manutención, alquiler, deterioro, obscelencia etc.
Se debe escoger productos que escapen a la tendencia de la moda, ya que será muy difícil su consecución en un futuro.
Al momento de comprar se debe de pensar en almacenamiento, método de conservación y la duración optima de estos.

CONOCER EL MERCADO

Significa conocer donde podemos encontrar la calidad, cantidad y precio de los elementos necesarios para nuestra operación.
A pesar de los diversos ofrecimientos de los proveedores, sus continuas promociones, descuentos debemos elaborar minuciosamente nuestros cálculos de cuanto cuesta nuestra futura compra.


METODO DE COMPRAS


SOLICITUD DE COMPRAS

Ante la necesidad de uno o varios productos es necesario empezar con una solicitud de compras, elaborada por el jefe se sección o jefe de almacén según la situación expuesta en la operación. Esta documento es interno y su flujo esta entre el solicitante, jefe de compras, y la gerencia que determina y autoriza la cantidad aprobada.
Cuando se elabora una solicitud de compra es necesario conocer la fecha de la ultiman compra, precio, proveedor, tiempo que duro la compra y cual fue su rentabilidad, su existencia, cantidad y fecha requerida, unidad, cantidad descripción del articulo y uso.
Esta solicitud es firmada por el jefe de sección, jefe de almacén y V.B de la gerencia consta de un original, se queda en la sección que solicito y una copia a oficina de compras.
Una vez aprobada por la gerencia, el departamento de compra se apresta a elaborar tres cotizaciones por producto, solicitando información sobre: valor unitario, descuento, impoventas, transporte, y condiciones de pago.
Después de efectuar la cotización y aprobada las condiciones y garantías por parte del proveedor el departamento de compras debe realizar inmediatamente la orden de compras o de servicio. Teniendo en cuenta toda la información obtenida en las cotizaciones.
La orden de compra se envía autorizada al proveedor.

 Original al proveedor
 Copia a recibo de mercancía
 Copia contabilidad a cuentas por pagar
 Copia sección que solicito el servicio
 Copia consecutiva.

La orden de compra tiene flujo con el exterior y origina un sistema de cobro; ya sea que la mercancía llegue con nota de remisión o factura.







TIPOS DE COMPRA



COMPRAS AUTORIZADAS

Usadas para mercancías de stock, su monto es alto y necesitan estudio para su ejecución debe almacenarse.

COMPRAS NO AUTORIZADAS

Usadas para mercancías perecederas, de fácil descomposición y de uso inmediato.
Las cantidades que se compren todos los días se deben de planear cuidadosamente según la estimación de la venta y no con el fin de mantener lleno el almacén del establecimiento. El inventario debe revisarse cuidadosamente para asegurarse de no bajar al mínimo, por ejemplo la leche, huevos, queso, yogur etc.

COMPRAS CENTRALIZADAS

Son aquellas ejecutadas por una oficina que se relacionan con todas las dependencia de la empresa que se contacta con los proveedores para llevar a cabo una misión logística.
El objetivo del departamento de compras es asegurar la calidad y suministrar los alimentos en fechas necesarias, teniendo en cuenta el precio aceptable con las garantías posibles.

VENTAJAS


MEJOR APROVECHAMIENTO DE DINERO

Con la concentración de fondos destinados a funciones de compras, se coloca al establecimiento en una buena posición para negociar teniendo en cuenta cantidades, perdió de consumo, ganancias en descuento. Promociones de descontado, descuento financiero por pronto pago.


MEJOR CONTROL

Para la administración de cualquier establecimiento es fácil la situación en un cuadro generadle compras, incluyendo los métodos y procedimientos de compras, teniendo en cuenta el comparativo con meses anteriores.





MEJOR APROVECHAMIENTO DEL PERSONAL

La centralización de las compras lidera a todo el personal del establecimiento a concentrarse en sus labores específicas. As el departamento de compras adquiere conocimiento más a fondo de sus operaciones, haciéndolos eficaces en la consecución de condiciones mas favorables de adprovisonamiento.

RELACIONES CON EL PROVEEDOR

Un proveedor digno de confianza es digno de gran ventaja para el establecimiento, obtener su lealtad es gran ventaja, agilizando el prosediento de compras con calidad.

EL TRANSPORTE Y LA ENTREGA

Como ya hemos visto, una buena selección del proveedor o proveedores es necesaria para obtener la mejor calidad al mejor precio y con el mejor servicio.
Para ello, hay saber evaluar la calidad de los productos alimenticios comprados, lo que significa que la persona responsable de las compras debe conocer el origen de los productos y visitar, a ser posibles, las instalaciones donde se manipulan, los medios de fabricación y los almacenes. Así mismo, para que la evaluación sea efectiva se han de controlar las condiciones de transporte y entrega de las mercancías, y cuyos requisitos explicaremos a continuación.

CONDICIONES DE TRANSPORTE

En el transporte de los alimentos hasta el establecimiento los productos, a veces sufren alteraciones por diversas causas. Las más importantes de ellas:

 El mal estado de limpieza del medio de transporte.
 La falta de limpieza corporal de las personas que transporta la mercancía.
 Los materiales o recipientes sucios que contienen los productos.
 Los productos colocados directamente en el suelo, expuesto a al suciedad.
 Los productos amontonados.
 Las temperaturas no respetadas.
 Las puertas abiertas demasiado a menudo, los malos ajustes o un funcionamiento poco satisfactorio.
 Los productos mal embalados.
 La adquisición de productos congelados al principio de la compra expuestos durante un tiempo más o menos largo a temperatura ambiente, por lo que se empiezan a descongelar.
 Los productos perecederos que esperan en un vehiculo estacionado al sol o a temperatura ambiente. La duración del transportes de estos eructos debe vigilarse mucho: reducir las paradas inútiles y escoger el recorrido más breve posible.

En ocasiones, el transporte lo efectúa el mismo restaurador o una persona encargada para este fin. Esto suele ocurrir cuando el peso neto total es normalmente inferior a 200 kg. En estos casos se puede utilizar varios tipos de vehículos, pero siempre con la condición de mantener las temperaturas exigidas y el estado higiénico de los productos para conservar la calidad de los mismos.
Los tipos tipo furgoneta minimamente acondicionados sirven para el transporte de los productos alimenticios. Actualmente algunos están aislados térmicamente y en cualquier caso es necesario lo siguiente:

 Que el material de su interior sea lavable, especialmente si el vehiculo se utiliza para otros transportes.
 Que haya una separación entre los productos de pesca y carnes, con contenedores, cajas o recipientes herméticos y, por tanto, provistos de una tapa. Estas precauciones evitan la transmisión de olores y el cruce de contaminaciones.
 Que se mantengan las temperaturas exigidas para los productos mas frágiles con las ayudas de cajas isotérmicas (que no dejan pasar el frió ni el calor), manteniendo así la temperatura constante.

Si se emplean los vehículos personales, el portaequipaje debe estar correctamente dispuesto y todas las condiciones precedentes deben respetarse. No olvidemos que los clientes que pasan por el establecimiento cuando se descarga pueden hacerse una idea bastante precisa de las condiciones de higiene que reúne el local.

Tanto si los productos se adquieren directamente como si son entregados en el establecimiento hay que fijarse bien en la indicación de la fecha de caducidad, que debe ser precisa y clara.

De todas formas, hay una serie de productos alimenticios en los que no es obligado indica la fecha de caducidad. Son las siguientes:

 Frutos y legumbres frescas y patatas que no hayan sido peladas.
 Bebidas con más de un 10% de alcohol.
 Productos de panadería y de pastelería que, por su naturaleza, se consume en el plazo de 24 horas después de su fabricación.
 Vinagres.
 Sal de cocina.
 Azúcares en estado sólido.
 Quesos fermentados destinados a madurar total ó parcialmente en su embalaje.
 Ostras, moluscos y otros mariscos vivos destinados a ser consumidos crudos.

Las conservas, productos congelados, helados, cremas heladas y sorbetes deben llevar, además de la fecha de caducidad, la inscripción del lote de fabricación.


ESPECIFICACION DE COMPRA ESTANDAR

Para cumplir cabalmente con el control de compras el encargado de la sección debe disponer de la siguiente información:

 Control de proveedores por artículos
 Especificación estándar de cada articulo

Se referencia a la elaboración de un manual de compras de alimentos y bebidas donde se describen las especificaciones de cada articulo, su uso, su presentación, su dosificación, temporada, medida, peso, volumen, acompañado de su calidad.
Generalmente se aplica en los grupos con que se trabaja:

 Alimentos
 Bebidas
 Cigarrillos
 Víveres
 Enlatados, etc.

Esta labor se lleva acabo en un comité de mejoramiento: con ayuda del chef de cocina, maître, barman, mesero, jefe de compras, gerencia de alimentos y bebidas.
Generalmente, se solicita productos de temporada, frescos y en base a la receta estándar, es muy usual utilizar la lista de mercado colocando las características.

PRINCIPIOS GENERALES DE COMPRA

 Conocimiento relacionado con la necesidad de la empresa
 Conocimiento de la especificación estándar
 Conocimiento de los proveedores
 Conseguir convenios sobre pagos
 Coordinación correcta entre los diferentes pasos de la compra, su recibo.
 Disponer de toda la información básica.
 Buenas relaciones con los proveedores.
 Manejar éticamente los procesos.
 Ser leal al proveedor “hotel”.











RESPONSABILIDAD DE LA PERSONA ENCARGADA DE COMPRA

Es recibir solicitudes de compras para luego poner a funcionar toda la logística con objetivo de conseguir los productos de buena calidad, cantidad con un precio competitivo del mercado donde se desarrolle su actividad.
Deben tener todas las alternativas para suplir emergencias en caso de no contar con transporte ó sencillamente un pedido de emergencia conocer donde conseguirlo en el tiempo exacto con efectividad y eficacia,

 Deberá recibir las solicitudes de compra/ lista de mercado
 Deberá elaborar las cotizaciones.
 Deberá elaborar las órdenes de compra.
 Escogerá los proveedores.
 Negociará con los proveedores.
 Entrevistará a los proveedores.
 Analizará las ofertas y comparará precios competitivos.
 Conseguirá toda clase de licencias e importaciones.
 Llevará el seguimiento a las órdenes de compra.
 Dispondrá de sistema de transporte cuando amerite.
 Asegurarse de la necesidad de los productos solicitados.
 Tener toda la información necesaria sobre catálogos revistas, etc.







ALMACENAMIENTO

Su objetivo principal es controlar, inspeccionar, conservar y despachar todo elemento depositado en el almacén.
Para realizar el control necesitamos los siguientes datos:
1. Tarjeta de Kardex: es un sistema de inventario permanente, implantado como un procedimiento para controlar el movimiento de las mercancías. Esta tarjeta permite controlar las cantidades de costo de las entradas y salidas de un artículo y dar la existencia de este sin hacer un inventario físico.
La tarjeta consta de las siguientes partes:
- Encabezamiento: razón social, nombre de la cuenta principal, nombre de 31 artículos con la referencia y el código.
- Fecha, mes, día y año en que se efectúa la transacción por registrar.
- Detalle: descripción del movimiento, compra, venta o devolución en compra y venta.
- Comprobante diario de contabilidad.
- Entradas: se registran compras y devoluciones de compra de mercancías, registrando el costo y el total de artículos comprados con los datos de las facturas de compras liquidadas al costo, al final de el periodo esta columna informa el valor total de las mercancías almacenadas durante el periodo:
Inventario inicial + compras- devoluciones de compras.
- Salidas
- Saldos
- Costo unitario
- Localización
- Proveedor
2. Bin- Card: registra el movimiento de entrada y salida, en la columna de balance, y se utiliza para el control e inventario de granos, enlatados, envasados, lácteos, vinos, licores y cigarrillos.
- Nombre del artículo
- Grupo al cual pertenece
- Presentación del producto
- Número que se le adjudica al producto
- Cantidad consumida del producto entre pedidos
- Cantidad de que se cumple el producto mientras se acaba el ciclo del programa.
- En que se hace el movimiento ya sea para entrada o salida.
- Registro de las entradas.
- Resultado del inventario.
3. Meat –Tag (tarjeta de carnes): a través de este se ejerce un control de inventario para las carnes y salsamentaría, pescados y mariscos, aves y carnes. La elaboración de este concierne a recibo, ya que la mercancía debe entrar al almacén. Esta relaciona el contenido de dichos paquetes especificando el número de unidades y el costo unitario; que corresponda al comprobante de recibo de mercancía.
- Grupo de inventario
- Clase de carne de acuerdo al grupo: res, ternera, cerdo.
- Nombre del corte.
- Peso total
- Numero de porciones
- Costo por libra
- Nombre del proveedor.

ESPECIFICACIONES DEL ALMACEN EN GENERAL

El almacenista debe ser competente a la conservación de las mercancías, siendo parte de ellos la organización de los diferentes puestos que integran el almacén de un hotel o club: los alimentos requieren de un lugar según su temperatura y ambiente.
Los alimentos por su cuidado se subdividen así:
1. Carnes y pescados
2. Comestibles
3. Productos de granja
4. Frutas y verduras

a. Cuartos fríos para carnes: su temperatura esta más cerca posible de 0 grados a -10 grados.
b. Cuartos fríos para pescado: su temperatura deberá ser de de 0 grados a -20 grados. Estos no pueden estar juntos a la carne debido al olor que el despide.
c. Deposito de comestibles: su temperatura debe ser seca ya que se guardan aquí productos enlatados, condimentos y harinas.
d. Cuartos fríos de productos lácteos: la temperatura debe ser de 4 grados y humedad requerida para la leche, crema y queso.
e. Cuarto para frutas y verduras: su temperatura debe ser de 4 a 7 grados. Este varía de acuerdo al tipo de fruta o vegetales.
f. Bebidas: el estante de los licores debe tener buena ventilación, las botellas de vino deben estar en forma vertical que el líquido tenga contacto con el corcho y no sufra resequedad.

CLASIFICACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS PARA DILIGENCIAR EL ALMACENAMIENTO

De acuerdo a la clase de alimento se aplicará un proceso de gestión de almacenaje diferente que altera la utilización del sistema de información.
La clasificación se debe identificar así:
Carne y salsamentaría
Pescados y mariscos
Aves y caza
Lácteos, huevos, pan frutas y verduras
Enlatados y envasados
Granos
Se puede decir que la mayor parte de alimentos pueden ser almacenados satisfactoriamente durante un año bajo condiciones adecuadas sin tener en cuenta la perdida de valores.
La temperatura de refrigeración de cuartos fríos deben estar controlados por termómetros y es necesario que cada uno tenga su propia tablilla.

RECOMENDACIONES ESPECIALES PARA EL ALMACENAMIENTO

1. Temperatura adecuada. La alta temperatura produce mohos y bacterias durante periodos prolongados.
2. Los enlatados a temperaturas excesivas acelera la descomposición de alimentos y produce perforaciones en las latas.
3. La humedad elevada produce bacterias y mohos.
4. La limpieza es un buen factor que elimina polvo y otras impurezas.
5. La duración de la carne dependerá de:
- Calidad original
- Manejo del matadero hasta el procesador
- Si es fresca congelada, salada, ahumada o cocida
- Si viene empacada y envuelta o no
- Tamaño y forma de los cortes





COMPROBANTE DE COMPRA

He recibido en la fecha la suma de:____________________________

En letras: _________________________________________________________________

Por concepto de la compra de los artículos detallados a continuación:


UNIDAD
CANTIDAD
ARTICULO
PRECIO UNITARIO
PRECIO TOTAL










TOTAL
Recibí

Nombre:_________________________________ Firma:_______________________
NIT o CC No._________________
Elaborado por: ____________________________







LAS COMPRAS


GENERALIDADES

Siempre que sea necesario el establecimiento debe replantear su política de compras, cuando sea necesario ya que las inversiones son muy altas y se necesita efectividad en la operación.
El proceso se inicia en la operación cuando se solicita un artículo en el almacén y este existe; entonces se origina un control de entrega.
La alternativa que sigue es cuando un artículo no existe; se origina la solicitud de compra.

La solicitud de compra se origina:

a. no existencia del producto
b. por ser artículo nuevo
c. por agotamiento de stock.

Debemos definir en este paso la calidad, elección del proveedor, contacto del proveedor.


LA CALIDAD

Este es el factor primordial a la hora de elegir a un proveedor, pero esto no quiere decir que necesariamente tengamos que buscar siempre la mejor calidad, pues pueden interesarnos tipos intermedios o superiores, según los casos y para lo que se vayan a utilizar. No obstante, aclaramos que la imagen de nuestros proveedores esta cifrada en la calidad de sus artículos y, recíprocamente, nuestra imagen comercial puede depender, en gran parte de la calidad de los mismos.
En el campo de las mercancías consumibles y perecederas, la comparación es muy problemática y los criterios difieren. Por eso se hace necesario implantar normas de calidad, al alcance de todos los involucrados, apareciendo la especificación de compra estándar, donde un grupo de personas como el gerente de alimentos y bebidas, el chef de cocina, maitre, barman, almacenista, se reúnen con la jefatura de compras y digan como, cuando quieren su producto.


EL PROVEEDOR

En sentido general, un proveedor es la persona que tiene a su cargo proveer o abastecer de todo lo necesario. Según esta definición, como podemos suponer, cuando hablamos del proveedor de un restaurante nos referimos a la persona o grupo a quien se le compra todo lo que sean productos alimenticios, por lo que será un elemento de referencia imprescindible en el tema de las compras.
Es necesario tener en cuenta que un proveedor puede ser muy eficiente en un principio, pero con el tiempo podría cambiar sus condiciones o la calidad de los productos que entrega. En ese caso sería conveniente desestimarlo.




TIPOS DE PROVEEDORES

Hay varios tipos de proveedores que denominaremos de forma distinta en función de sus diversas características.

ELEGIDOS OBLIGADOS DESETIMADOS -- FABRICANTES

-- HABITUALES -- PRODUCTORES

-- OCASIONALES -- GANADEROS

-- POTENCIALES -- MAYORISTAS

-- DETALLISTAS

-- COOPERATIVISTA




ELECCION DEL PROVEEDOR

Los proveedores deben ser escogidos después de haber analizado el mercado y en consonancia con la política de compras que haya planificado la empresa de restauración. Cabe la posibilidad de que en empresas que trabajan en cadena, “la central” suele establecer cuales son los proveedores que se deben contratar y de que productos deben ser suministradores; si bien existe la posibilidad de aplicar una descentralización según los artículos o servicios a realizar.











CONTACTO DEL PROVEEDOR

En el momento de solicitar una información se debe tener a mano la información necesaria.
La efectividad de la operación es conocer cual es el canal que vamos a utilizar:

 revistas
 folletos
 impresos de proveedores
 lista de precios
 registro de proveedores




TECNICAS DE COMPRAS

Para adquirir los productos de manera eficaz, hay varias formas de comprar, cada una con unos rasgos diferentes. La elección de un método u otra está en función de los siguientes puntos:

 las características del establecimiento
 las peculiaridades de los productos
 los tipos de proveedores

Deberá escoger el método que más le convenga en función de las características de su establecimiento. No es lo mismo un restaurante de carretera que un restaurante vegetariano emplazado en una ciudad. También se puede emplear a la hora de comprar varios métodos a la vez, puesto que es posible que cada tipo de producto tenga un método más adecuado. Por ejemplo, la relación de compra que se establece para el suministrador de pescado fresco no puede ser, lógicamente, la misma que la que se establece para el distribuidor del agua embotellada.
Antes de la compra debe tenerse en cuenta:

 la necesidad de la empresa
 conocer las posibilidades de almacenamiento
 conocer el mercado






NECESIDAD DE LA EMPRESA

En un gran establecimiento diversos servicios deberán trasmitir el pedido a una oficina central que reagrupará los pedidos, siendo prioritario la fecha de necesidad para que se puede buscar al proveedor idóneo, y la calidad esperada.
En este proceso es importante la asesoria de los especialistas en la materia para lograr la eficiencia.
La ley de parettó. Clasifica prioridades y tipos de productos:

Productos clase A: Productos de alto valor y bajo volumen de rotación: representa 10 a 15% de la venta.

Productos clase B: productos de regular rotación precio promedio valor: representa 25% de la venta.

Producto clase C: productos de bajo valor y alto volumen de consumo: representa 50% de venta.


Clase A define tipo de negocio podremos negociar con el proveedor los
Contratos por volúmenes y entregas parciales siendo conservadas en la bodega del propio proveedor.

Clase B regula el precio de artículo.

Clase C sirve de complemento.






LA POSIBILIDAD DE ALMACENAMIENTO

La gestión de compra esta ligada estrechamente a la gestión de stock y disponibilidad de capital.
Se trabaja con los stocks máximo y mínimo, sobre la rotación de los mismos, sobre el momento en que se debe realizar el pedido y la cantidad a pedir. Los locales actuales fueron hechos en su momento baja un criterio, no los podemos ni agrandar, ni achicar, se dice si el funcionario tiene un local demasiado grande, tendrá tendencia a almacenar grandes cantidades de mercancía ya que ignora el costo total del capital invertido. También manutención, alquiler, deterioro, obscelencia etc.
Se debe escoger productos que escapen a la tendencia de la moda, ya que será muy difícil su consecución en un futuro.
Al momento de comprar se debe de pensar en almacenamiento, método de conservación y la duración optima de estos.

CONOCER EL MERCADO

Significa conocer donde podemos encontrar la calidad, cantidad y precio de los elementos necesarios para nuestra operación.
A pesar de los diversos ofrecimientos de los proveedores, sus continuas promociones, descuentos debemos elaborar minuciosamente nuestros cálculos de cuanto cuesta nuestra futura compra.


METODO DE COMPRAS


SOLICITUD DE COMPRAS

Ante la necesidad de uno o varios productos es necesario empezar con una solicitud de compras, elaborada por el jefe se sección o jefe de almacén según la situación expuesta en la operación. Esta documento es interno y su flujo esta entre el solicitante, jefe de compras, y la gerencia que determina y autoriza la cantidad aprobada.
Cuando se elabora una solicitud de compra es necesario conocer la fecha de la ultiman compra, precio, proveedor, tiempo que duro la compra y cual fue su rentabilidad, su existencia, cantidad y fecha requerida, unidad, cantidad descripción del articulo y uso.
Esta solicitud es firmada por el jefe de sección, jefe de almacén y V.B de la gerencia consta de un original, se queda en la sección que solicito y una copia a oficina de compras.
Una vez aprobada por la gerencia, el departamento de compra se apresta a elaborar tres cotizaciones por producto, solicitando información sobre: valor unitario, descuento, impoventas, transporte, y condiciones de pago.
Después de efectuar la cotización y aprobada las condiciones y garantías por parte del proveedor el departamento de compras debe realizar inmediatamente la orden de compras o de servicio. Teniendo en cuenta toda la información obtenida en las cotizaciones.
La orden de compra se envía autorizada al proveedor.

 Original al proveedor
 Copia a recibo de mercancía
 Copia contabilidad a cuentas por pagar
 Copia sección que solicito el servicio
 Copia consecutiva.

La orden de compra tiene flujo con el exterior y origina un sistema de cobro; ya sea que la mercancía llegue con nota de remisión o factura.







TIPOS DE COMPRA



COMPRAS AUTORIZADAS

Usadas para mercancías de stock, su monto es alto y necesitan estudio para su ejecución debe almacenarse.

COMPRAS NO AUTORIZADAS

Usadas para mercancías perecederas, de fácil descomposición y de uso inmediato.
Las cantidades que se compren todos los días se deben de planear cuidadosamente según la estimación de la venta y no con el fin de mantener lleno el almacén del establecimiento. El inventario debe revisarse cuidadosamente para asegurarse de no bajar al mínimo, por ejemplo la leche, huevos, queso, yogur etc.

COMPRAS CENTRALIZADAS

Son aquellas ejecutadas por una oficina que se relacionan con todas las dependencia de la empresa que se contacta con los proveedores para llevar a cabo una misión logística.
El objetivo del departamento de compras es asegurar la calidad y suministrar los alimentos en fechas necesarias, teniendo en cuenta el precio aceptable con las garantías posibles.

VENTAJAS


MEJOR APROVECHAMIENTO DE DINERO

Con la concentración de fondos destinados a funciones de compras, se coloca al establecimiento en una buena posición para negociar teniendo en cuenta cantidades, perdió de consumo, ganancias en descuento. Promociones de descontado, descuento financiero por pronto pago.


MEJOR CONTROL

Para la administración de cualquier establecimiento es fácil la situación en un cuadro generadle compras, incluyendo los métodos y procedimientos de compras, teniendo en cuenta el comparativo con meses anteriores.





MEJOR APROVECHAMIENTO DEL PERSONAL

La centralización de las compras lidera a todo el personal del establecimiento a concentrarse en sus labores específicas. As el departamento de compras adquiere conocimiento más a fondo de sus operaciones, haciéndolos eficaces en la consecución de condiciones mas favorables de adprovisonamiento.

RELACIONES CON EL PROVEEDOR

Un proveedor digno de confianza es digno de gran ventaja para el establecimiento, obtener su lealtad es gran ventaja, agilizando el prosediento de compras con calidad.

EL TRANSPORTE Y LA ENTREGA

Como ya hemos visto, una buena selección del proveedor o proveedores es necesaria para obtener la mejor calidad al mejor precio y con el mejor servicio.
Para ello, hay saber evaluar la calidad de los productos alimenticios comprados, lo que significa que la persona responsable de las compras debe conocer el origen de los productos y visitar, a ser posibles, las instalaciones donde se manipulan, los medios de fabricación y los almacenes. Así mismo, para que la evaluación sea efectiva se han de controlar las condiciones de transporte y entrega de las mercancías, y cuyos requisitos explicaremos a continuación.

CONDICIONES DE TRANSPORTE

En el transporte de los alimentos hasta el establecimiento los productos, a veces sufren alteraciones por diversas causas. Las más importantes de ellas:

 El mal estado de limpieza del medio de transporte.
 La falta de limpieza corporal de las personas que transporta la mercancía.
 Los materiales o recipientes sucios que contienen los productos.
 Los productos colocados directamente en el suelo, expuesto a al suciedad.
 Los productos amontonados.
 Las temperaturas no respetadas.
 Las puertas abiertas demasiado a menudo, los malos ajustes o un funcionamiento poco satisfactorio.
 Los productos mal embalados.
 La adquisición de productos congelados al principio de la compra expuestos durante un tiempo más o menos largo a temperatura ambiente, por lo que se empiezan a descongelar.
 Los productos perecederos que esperan en un vehiculo estacionado al sol o a temperatura ambiente. La duración del transportes de estos eructos debe vigilarse mucho: reducir las paradas inútiles y escoger el recorrido más breve posible.

En ocasiones, el transporte lo efectúa el mismo restaurador o una persona encargada para este fin. Esto suele ocurrir cuando el peso neto total es normalmente inferior a 200 kg. En estos casos se puede utilizar varios tipos de vehículos, pero siempre con la condición de mantener las temperaturas exigidas y el estado higiénico de los productos para conservar la calidad de los mismos.
Los tipos tipo furgoneta minimamente acondicionados sirven para el transporte de los productos alimenticios. Actualmente algunos están aislados térmicamente y en cualquier caso es necesario lo siguiente:

 Que el material de su interior sea lavable, especialmente si el vehiculo se utiliza para otros transportes.
 Que haya una separación entre los productos de pesca y carnes, con contenedores, cajas o recipientes herméticos y, por tanto, provistos de una tapa. Estas precauciones evitan la transmisión de olores y el cruce de contaminaciones.
 Que se mantengan las temperaturas exigidas para los productos mas frágiles con las ayudas de cajas isotérmicas (que no dejan pasar el frió ni el calor), manteniendo así la temperatura constante.

Si se emplean los vehículos personales, el portaequipaje debe estar correctamente dispuesto y todas las condiciones precedentes deben respetarse. No olvidemos que los clientes que pasan por el establecimiento cuando se descarga pueden hacerse una idea bastante precisa de las condiciones de higiene que reúne el local.

Tanto si los productos se adquieren directamente como si son entregados en el establecimiento hay que fijarse bien en la indicación de la fecha de caducidad, que debe ser precisa y clara.

De todas formas, hay una serie de productos alimenticios en los que no es obligado indica la fecha de caducidad. Son las siguientes:

 Frutos y legumbres frescas y patatas que no hayan sido peladas.
 Bebidas con más de un 10% de alcohol.
 Productos de panadería y de pastelería que, por su naturaleza, se consume en el plazo de 24 horas después de su fabricación.
 Vinagres.
 Sal de cocina.
 Azúcares en estado sólido.
 Quesos fermentados destinados a madurar total ó parcialmente en su embalaje.
 Ostras, moluscos y otros mariscos vivos destinados a ser consumidos crudos.

Las conservas, productos congelados, helados, cremas heladas y sorbetes deben llevar, además de la fecha de caducidad, la inscripción del lote de fabricación.


ESPECIFICACION DE COMPRA ESTANDAR

Para cumplir cabalmente con el control de compras el encargado de la sección debe disponer de la siguiente información:

 Control de proveedores por artículos
 Especificación estándar de cada articulo

Se referencia a la elaboración de un manual de compras de alimentos y bebidas donde se describen las especificaciones de cada articulo, su uso, su presentación, su dosificación, temporada, medida, peso, volumen, acompañado de su calidad.
Generalmente se aplica en los grupos con que se trabaja:

 Alimentos
 Bebidas
 Cigarrillos
 Víveres
 Enlatados, etc.

Esta labor se lleva acabo en un comité de mejoramiento: con ayuda del chef de cocina, maître, barman, mesero, jefe de compras, gerencia de alimentos y bebidas.
Generalmente, se solicita productos de temporada, frescos y en base a la receta estándar, es muy usual utilizar la lista de mercado colocando las características.

PRINCIPIOS GENERALES DE COMPRA

 Conocimiento relacionado con la necesidad de la empresa
 Conocimiento de la especificación estándar
 Conocimiento de los proveedores
 Conseguir convenios sobre pagos
 Coordinación correcta entre los diferentes pasos de la compra, su recibo.
 Disponer de toda la información básica.
 Buenas relaciones con los proveedores.
 Manejar éticamente los procesos.
 Ser leal al proveedor “hotel”.











RESPONSABILIDAD DE LA PERSONA ENCARGADA DE COMPRA

Es recibir solicitudes de compras para luego poner a funcionar toda la logística con objetivo de conseguir los productos de buena calidad, cantidad con un precio competitivo del mercado donde se desarrolle su actividad.
Deben tener todas las alternativas para suplir emergencias en caso de no contar con transporte ó sencillamente un pedido de emergencia conocer donde conseguirlo en el tiempo exacto con efectividad y eficacia,

 Deberá recibir las solicitudes de compra/ lista de mercado
 Deberá elaborar las cotizaciones.
 Deberá elaborar las órdenes de compra.
 Escogerá los proveedores.
 Negociará con los proveedores.
 Entrevistará a los proveedores.
 Analizará las ofertas y comparará precios competitivos.
 Conseguirá toda clase de licencias e importaciones.
 Llevará el seguimiento a las órdenes de compra.
 Dispondrá de sistema de transporte cuando amerite.
 Asegurarse de la necesidad de los productos solicitados.
 Tener toda la información necesaria sobre catálogos revistas, etc.







ALMACENAMIENTO

Su objetivo principal es controlar, inspeccionar, conservar y despachar todo elemento depositado en el almacén.
Para realizar el control necesitamos los siguientes datos:
1. Tarjeta de Kardex: es un sistema de inventario permanente, implantado como un procedimiento para controlar el movimiento de las mercancías. Esta tarjeta permite controlar las cantidades de costo de las entradas y salidas de un artículo y dar la existencia de este sin hacer un inventario físico.
La tarjeta consta de las siguientes partes:
- Encabezamiento: razón social, nombre de la cuenta principal, nombre de 31 artículos con la referencia y el código.
- Fecha, mes, día y año en que se efectúa la transacción por registrar.
- Detalle: descripción del movimiento, compra, venta o devolución en compra y venta.
- Comprobante diario de contabilidad.
- Entradas: se registran compras y devoluciones de compra de mercancías, registrando el costo y el total de artículos comprados con los datos de las facturas de compras liquidadas al costo, al final de el periodo esta columna informa el valor total de las mercancías almacenadas durante el periodo:
Inventario inicial + compras- devoluciones de compras.
- Salidas
- Saldos
- Costo unitario
- Localización
- Proveedor
2. Bin- Card: registra el movimiento de entrada y salida, en la columna de balance, y se utiliza para el control e inventario de granos, enlatados, envasados, lácteos, vinos, licores y cigarrillos.
- Nombre del artículo
- Grupo al cual pertenece
- Presentación del producto
- Número que se le adjudica al producto
- Cantidad consumida del producto entre pedidos
- Cantidad de que se cumple el producto mientras se acaba el ciclo del programa.
- En que se hace el movimiento ya sea para entrada o salida.
- Registro de las entradas.
- Resultado del inventario.
3. Meat –Tag (tarjeta de carnes): a través de este se ejerce un control de inventario para las carnes y salsamentaría, pescados y mariscos, aves y carnes. La elaboración de este concierne a recibo, ya que la mercancía debe entrar al almacén. Esta relaciona el contenido de dichos paquetes especificando el número de unidades y el costo unitario; que corresponda al comprobante de recibo de mercancía.
- Grupo de inventario
- Clase de carne de acuerdo al grupo: res, ternera, cerdo.
- Nombre del corte.
- Peso total
- Numero de porciones
- Costo por libra
- Nombre del proveedor.

ESPECIFICACIONES DEL ALMACEN EN GENERAL

El almacenista debe ser competente a la conservación de las mercancías, siendo parte de ellos la organización de los diferentes puestos que integran el almacén de un hotel o club: los alimentos requieren de un lugar según su temperatura y ambiente.
Los alimentos por su cuidado se subdividen así:
1. Carnes y pescados
2. Comestibles
3. Productos de granja
4. Frutas y verduras

a. Cuartos fríos para carnes: su temperatura esta más cerca posible de 0 grados a -10 grados.
b. Cuartos fríos para pescado: su temperatura deberá ser de de 0 grados a -20 grados. Estos no pueden estar juntos a la carne debido al olor que el despide.
c. Deposito de comestibles: su temperatura debe ser seca ya que se guardan aquí productos enlatados, condimentos y harinas.
d. Cuartos fríos de productos lácteos: la temperatura debe ser de 4 grados y humedad requerida para la leche, crema y queso.
e. Cuarto para frutas y verduras: su temperatura debe ser de 4 a 7 grados. Este varía de acuerdo al tipo de fruta o vegetales.
f. Bebidas: el estante de los licores debe tener buena ventilación, las botellas de vino deben estar en forma vertical que el líquido tenga contacto con el corcho y no sufra resequedad.

CLASIFICACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS PARA DILIGENCIAR EL ALMACENAMIENTO

De acuerdo a la clase de alimento se aplicará un proceso de gestión de almacenaje diferente que altera la utilización del sistema de información.
La clasificación se debe identificar así:
Carne y salsamentaría
Pescados y mariscos
Aves y caza
Lácteos, huevos, pan frutas y verduras
Enlatados y envasados
Granos
Se puede decir que la mayor parte de alimentos pueden ser almacenados satisfactoriamente durante un año bajo condiciones adecuadas sin tener en cuenta la perdida de valores.
La temperatura de refrigeración de cuartos fríos deben estar controlados por termómetros y es necesario que cada uno tenga su propia tablilla.

RECOMENDACIONES ESPECIALES PARA EL ALMACENAMIENTO

1. Temperatura adecuada. La alta temperatura produce mohos y bacterias durante periodos prolongados.
2. Los enlatados a temperaturas excesivas acelera la descomposición de alimentos y produce perforaciones en las latas.
3. La humedad elevada produce bacterias y mohos.
4. La limpieza es un buen factor que elimina polvo y otras impurezas.
5. La duración de la carne dependerá de:
- Calidad original
- Manejo del matadero hasta el procesador
- Si es fresca congelada, salada, ahumada o cocida
- Si viene empacada y envuelta o no
- Tamaño y forma de los cortes





COMPROBANTE DE COMPRA

He recibido en la fecha la suma de:____________________________

En letras: _________________________________________________________________

Por concepto de la compra de los artículos detallados a continuación:


UNIDAD
CANTIDAD
ARTICULO
PRECIO UNITARIO
PRECIO TOTAL










TOTAL
Recibí

Nombre:_________________________________ Firma:_______________________
NIT o CC No._________________
Elaborado por: ____________________________








LAS COMPRAS


GENERALIDADES

Siempre que sea necesario el establecimiento debe replantear su política de compras, cuando sea necesario ya que las inversiones son muy altas y se necesita efectividad en la operación.
El proceso se inicia en la operación cuando se solicita un artículo en el almacén y este existe; entonces se origina un control de entrega.
La alternativa que sigue es cuando un artículo no existe; se origina la solicitud de compra.

La solicitud de compra se origina:

a. no existencia del producto
b. por ser artículo nuevo
c. por agotamiento de stock.

Debemos definir en este paso la calidad, elección del proveedor, contacto del proveedor.


LA CALIDAD

Este es el factor primordial a la hora de elegir a un proveedor, pero esto no quiere decir que necesariamente tengamos que buscar siempre la mejor calidad, pues pueden interesarnos tipos intermedios o superiores, según los casos y para lo que se vayan a utilizar. No obstante, aclaramos que la imagen de nuestros proveedores esta cifrada en la calidad de sus artículos y, recíprocamente, nuestra imagen comercial puede depender, en gran parte de la calidad de los mismos.
En el campo de las mercancías consumibles y perecederas, la comparación es muy problemática y los criterios difieren. Por eso se hace necesario implantar normas de calidad, al alcance de todos los involucrados, apareciendo la especificación de compra estándar, donde un grupo de personas como el gerente de alimentos y bebidas, el chef de cocina, maitre, barman, almacenista, se reúnen con la jefatura de compras y digan como, cuando quieren su producto.


EL PROVEEDOR

En sentido general, un proveedor es la persona que tiene a su cargo proveer o abastecer de todo lo necesario. Según esta definición, como podemos suponer, cuando hablamos del proveedor de un restaurante nos referimos a la persona o grupo a quien se le compra todo lo que sean productos alimenticios, por lo que será un elemento de referencia imprescindible en el tema de las compras.
Es necesario tener en cuenta que un proveedor puede ser muy eficiente en un principio, pero con el tiempo podría cambiar sus condiciones o la calidad de los productos que entrega. En ese caso sería conveniente desestimarlo.




TIPOS DE PROVEEDORES

Hay varios tipos de proveedores que denominaremos de forma distinta en función de sus diversas características.

ELEGIDOS OBLIGADOS DESETIMADOS -- FABRICANTES

-- HABITUALES -- PRODUCTORES

-- OCASIONALES -- GANADEROS

-- POTENCIALES -- MAYORISTAS

-- DETALLISTAS

-- COOPERATIVISTA




ELECCION DEL PROVEEDOR

Los proveedores deben ser escogidos después de haber analizado el mercado y en consonancia con la política de compras que haya planificado la empresa de restauración. Cabe la posibilidad de que en empresas que trabajan en cadena, “la central” suele establecer cuales son los proveedores que se deben contratar y de que productos deben ser suministradores; si bien existe la posibilidad de aplicar una descentralización según los artículos o servicios a realizar.











CONTACTO DEL PROVEEDOR

En el momento de solicitar una información se debe tener a mano la información necesaria.
La efectividad de la operación es conocer cual es el canal que vamos a utilizar:

 revistas
 folletos
 impresos de proveedores
 lista de precios
 registro de proveedores




TECNICAS DE COMPRAS

Para adquirir los productos de manera eficaz, hay varias formas de comprar, cada una con unos rasgos diferentes. La elección de un método u otra está en función de los siguientes puntos:

 las características del establecimiento
 las peculiaridades de los productos
 los tipos de proveedores

Deberá escoger el método que más le convenga en función de las características de su establecimiento. No es lo mismo un restaurante de carretera que un restaurante vegetariano emplazado en una ciudad. También se puede emplear a la hora de comprar varios métodos a la vez, puesto que es posible que cada tipo de producto tenga un método más adecuado. Por ejemplo, la relación de compra que se establece para el suministrador de pescado fresco no puede ser, lógicamente, la misma que la que se establece para el distribuidor del agua embotellada.
Antes de la compra debe tenerse en cuenta:

 la necesidad de la empresa
 conocer las posibilidades de almacenamiento
 conocer el mercado






NECESIDAD DE LA EMPRESA

En un gran establecimiento diversos servicios deberán trasmitir el pedido a una oficina central que reagrupará los pedidos, siendo prioritario la fecha de necesidad para que se puede buscar al proveedor idóneo, y la calidad esperada.
En este proceso es importante la asesoria de los especialistas en la materia para lograr la eficiencia.
La ley de parettó. Clasifica prioridades y tipos de productos:

Productos clase A: Productos de alto valor y bajo volumen de rotación: representa 10 a 15% de la venta.

Productos clase B: productos de regular rotación precio promedio valor: representa 25% de la venta.

Producto clase C: productos de bajo valor y alto volumen de consumo: representa 50% de venta.


Clase A define tipo de negocio podremos negociar con el proveedor los
Contratos por volúmenes y entregas parciales siendo conservadas en la bodega del propio proveedor.

Clase B regula el precio de artículo.

Clase C sirve de complemento.






LA POSIBILIDAD DE ALMACENAMIENTO

La gestión de compra esta ligada estrechamente a la gestión de stock y disponibilidad de capital.
Se trabaja con los stocks máximo y mínimo, sobre la rotación de los mismos, sobre el momento en que se debe realizar el pedido y la cantidad a pedir. Los locales actuales fueron hechos en su momento baja un criterio, no los podemos ni agrandar, ni achicar, se dice si el funcionario tiene un local demasiado grande, tendrá tendencia a almacenar grandes cantidades de mercancía ya que ignora el costo total del capital invertido. También manutención, alquiler, deterioro, obscelencia etc.
Se debe escoger productos que escapen a la tendencia de la moda, ya que será muy difícil su consecución en un futuro.
Al momento de comprar se debe de pensar en almacenamiento, método de conservación y la duración optima de estos.

CONOCER EL MERCADO

Significa conocer donde podemos encontrar la calidad, cantidad y precio de los elementos necesarios para nuestra operación.
A pesar de los diversos ofrecimientos de los proveedores, sus continuas promociones, descuentos debemos elaborar minuciosamente nuestros cálculos de cuanto cuesta nuestra futura compra.


METODO DE COMPRAS


SOLICITUD DE COMPRAS

Ante la necesidad de uno o varios productos es necesario empezar con una solicitud de compras, elaborada por el jefe se sección o jefe de almacén según la situación expuesta en la operación. Esta documento es interno y su flujo esta entre el solicitante, jefe de compras, y la gerencia que determina y autoriza la cantidad aprobada.
Cuando se elabora una solicitud de compra es necesario conocer la fecha de la ultiman compra, precio, proveedor, tiempo que duro la compra y cual fue su rentabilidad, su existencia, cantidad y fecha requerida, unidad, cantidad descripción del articulo y uso.
Esta solicitud es firmada por el jefe de sección, jefe de almacén y V.B de la gerencia consta de un original, se queda en la sección que solicito y una copia a oficina de compras.
Una vez aprobada por la gerencia, el departamento de compra se apresta a elaborar tres cotizaciones por producto, solicitando información sobre: valor unitario, descuento, impoventas, transporte, y condiciones de pago.
Después de efectuar la cotización y aprobada las condiciones y garantías por parte del proveedor el departamento de compras debe realizar inmediatamente la orden de compras o de servicio. Teniendo en cuenta toda la información obtenida en las cotizaciones.
La orden de compra se envía autorizada al proveedor.

 Original al proveedor
 Copia a recibo de mercancía
 Copia contabilidad a cuentas por pagar
 Copia sección que solicito el servicio
 Copia consecutiva.

La orden de compra tiene flujo con el exterior y origina un sistema de cobro; ya sea que la mercancía llegue con nota de remisión o factura.







TIPOS DE COMPRA



COMPRAS AUTORIZADAS

Usadas para mercancías de stock, su monto es alto y necesitan estudio para su ejecución debe almacenarse.

COMPRAS NO AUTORIZADAS

Usadas para mercancías perecederas, de fácil descomposición y de uso inmediato.
Las cantidades que se compren todos los días se deben de planear cuidadosamente según la estimación de la venta y no con el fin de mantener lleno el almacén del establecimiento. El inventario debe revisarse cuidadosamente para asegurarse de no bajar al mínimo, por ejemplo la leche, huevos, queso, yogur etc.

COMPRAS CENTRALIZADAS

Son aquellas ejecutadas por una oficina que se relacionan con todas las dependencia de la empresa que se contacta con los proveedores para llevar a cabo una misión logística.
El objetivo del departamento de compras es asegurar la calidad y suministrar los alimentos en fechas necesarias, teniendo en cuenta el precio aceptable con las garantías posibles.

VENTAJAS


MEJOR APROVECHAMIENTO DE DINERO

Con la concentración de fondos destinados a funciones de compras, se coloca al establecimiento en una buena posición para negociar teniendo en cuenta cantidades, perdió de consumo, ganancias en descuento. Promociones de descontado, descuento financiero por pronto pago.


MEJOR CONTROL

Para la administración de cualquier establecimiento es fácil la situación en un cuadro generadle compras, incluyendo los métodos y procedimientos de compras, teniendo en cuenta el comparativo con meses anteriores.





MEJOR APROVECHAMIENTO DEL PERSONAL

La centralización de las compras lidera a todo el personal del establecimiento a concentrarse en sus labores específicas. As el departamento de compras adquiere conocimiento más a fondo de sus operaciones, haciéndolos eficaces en la consecución de condiciones mas favorables de adprovisonamiento.

RELACIONES CON EL PROVEEDOR

Un proveedor digno de confianza es digno de gran ventaja para el establecimiento, obtener su lealtad es gran ventaja, agilizando el prosediento de compras con calidad.

EL TRANSPORTE Y LA ENTREGA

Como ya hemos visto, una buena selección del proveedor o proveedores es necesaria para obtener la mejor calidad al mejor precio y con el mejor servicio.
Para ello, hay saber evaluar la calidad de los productos alimenticios comprados, lo que significa que la persona responsable de las compras debe conocer el origen de los productos y visitar, a ser posibles, las instalaciones donde se manipulan, los medios de fabricación y los almacenes. Así mismo, para que la evaluación sea efectiva se han de controlar las condiciones de transporte y entrega de las mercancías, y cuyos requisitos explicaremos a continuación.

CONDICIONES DE TRANSPORTE

En el transporte de los alimentos hasta el establecimiento los productos, a veces sufren alteraciones por diversas causas. Las más importantes de ellas:

 El mal estado de limpieza del medio de transporte.
 La falta de limpieza corporal de las personas que transporta la mercancía.
 Los materiales o recipientes sucios que contienen los productos.
 Los productos colocados directamente en el suelo, expuesto a al suciedad.
 Los productos amontonados.
 Las temperaturas no respetadas.
 Las puertas abiertas demasiado a menudo, los malos ajustes o un funcionamiento poco satisfactorio.
 Los productos mal embalados.
 La adquisición de productos congelados al principio de la compra expuestos durante un tiempo más o menos largo a temperatura ambiente, por lo que se empiezan a descongelar.
 Los productos perecederos que esperan en un vehiculo estacionado al sol o a temperatura ambiente. La duración del transportes de estos eructos debe vigilarse mucho: reducir las paradas inútiles y escoger el recorrido más breve posible.

En ocasiones, el transporte lo efectúa el mismo restaurador o una persona encargada para este fin. Esto suele ocurrir cuando el peso neto total es normalmente inferior a 200 kg. En estos casos se puede utilizar varios tipos de vehículos, pero siempre con la condición de mantener las temperaturas exigidas y el estado higiénico de los productos para conservar la calidad de los mismos.
Los tipos tipo furgoneta minimamente acondicionados sirven para el transporte de los productos alimenticios. Actualmente algunos están aislados térmicamente y en cualquier caso es necesario lo siguiente:

 Que el material de su interior sea lavable, especialmente si el vehiculo se utiliza para otros transportes.
 Que haya una separación entre los productos de pesca y carnes, con contenedores, cajas o recipientes herméticos y, por tanto, provistos de una tapa. Estas precauciones evitan la transmisión de olores y el cruce de contaminaciones.
 Que se mantengan las temperaturas exigidas para los productos mas frágiles con las ayudas de cajas isotérmicas (que no dejan pasar el frió ni el calor), manteniendo así la temperatura constante.

Si se emplean los vehículos personales, el portaequipaje debe estar correctamente dispuesto y todas las condiciones precedentes deben respetarse. No olvidemos que los clientes que pasan por el establecimiento cuando se descarga pueden hacerse una idea bastante precisa de las condiciones de higiene que reúne el local.

Tanto si los productos se adquieren directamente como si son entregados en el establecimiento hay que fijarse bien en la indicación de la fecha de caducidad, que debe ser precisa y clara.

De todas formas, hay una serie de productos alimenticios en los que no es obligado indica la fecha de caducidad. Son las siguientes:

 Frutos y legumbres frescas y patatas que no hayan sido peladas.
 Bebidas con más de un 10% de alcohol.
 Productos de panadería y de pastelería que, por su naturaleza, se consume en el plazo de 24 horas después de su fabricación.
 Vinagres.
 Sal de cocina.
 Azúcares en estado sólido.
 Quesos fermentados destinados a madurar total ó parcialmente en su embalaje.
 Ostras, moluscos y otros mariscos vivos destinados a ser consumidos crudos.

Las conservas, productos congelados, helados, cremas heladas y sorbetes deben llevar, además de la fecha de caducidad, la inscripción del lote de fabricación.


ESPECIFICACION DE COMPRA ESTANDAR

Para cumplir cabalmente con el control de compras el encargado de la sección debe disponer de la siguiente información:

 Control de proveedores por artículos
 Especificación estándar de cada articulo

Se referencia a la elaboración de un manual de compras de alimentos y bebidas donde se describen las especificaciones de cada articulo, su uso, su presentación, su dosificación, temporada, medida, peso, volumen, acompañado de su calidad.
Generalmente se aplica en los grupos con que se trabaja:

 Alimentos
 Bebidas
 Cigarrillos
 Víveres
 Enlatados, etc.

Esta labor se lleva acabo en un comité de mejoramiento: con ayuda del chef de cocina, maître, barman, mesero, jefe de compras, gerencia de alimentos y bebidas.
Generalmente, se solicita productos de temporada, frescos y en base a la receta estándar, es muy usual utilizar la lista de mercado colocando las características.

PRINCIPIOS GENERALES DE COMPRA

 Conocimiento relacionado con la necesidad de la empresa
 Conocimiento de la especificación estándar
 Conocimiento de los proveedores
 Conseguir convenios sobre pagos
 Coordinación correcta entre los diferentes pasos de la compra, su recibo.
 Disponer de toda la información básica.
 Buenas relaciones con los proveedores.
 Manejar éticamente los procesos.
 Ser leal al proveedor “hotel”.











RESPONSABILIDAD DE LA PERSONA ENCARGADA DE COMPRA

Es recibir solicitudes de compras para luego poner a funcionar toda la logística con objetivo de conseguir los productos de buena calidad, cantidad con un precio competitivo del mercado donde se desarrolle su actividad.
Deben tener todas las alternativas para suplir emergencias en caso de no contar con transporte ó sencillamente un pedido de emergencia conocer donde conseguirlo en el tiempo exacto con efectividad y eficacia,

 Deberá recibir las solicitudes de compra/ lista de mercado
 Deberá elaborar las cotizaciones.
 Deberá elaborar las órdenes de compra.
 Escogerá los proveedores.
 Negociará con los proveedores.
 Entrevistará a los proveedores.
 Analizará las ofertas y comparará precios competitivos.
 Conseguirá toda clase de licencias e importaciones.
 Llevará el seguimiento a las órdenes de compra.
 Dispondrá de sistema de transporte cuando amerite.
 Asegurarse de la necesidad de los productos solicitados.
 Tener toda la información necesaria sobre catálogos revistas, etc.







ALMACENAMIENTO

Su objetivo principal es controlar, inspeccionar, conservar y despachar todo elemento depositado en el almacén.
Para realizar el control necesitamos los siguientes datos:
1. Tarjeta de Kardex: es un sistema de inventario permanente, implantado como un procedimiento para controlar el movimiento de las mercancías. Esta tarjeta permite controlar las cantidades de costo de las entradas y salidas de un artículo y dar la existencia de este sin hacer un inventario físico.
La tarjeta consta de las siguientes partes:
- Encabezamiento: razón social, nombre de la cuenta principal, nombre de 31 artículos con la referencia y el código.
- Fecha, mes, día y año en que se efectúa la transacción por registrar.
- Detalle: descripción del movimiento, compra, venta o devolución en compra y venta.
- Comprobante diario de contabilidad.
- Entradas: se registran compras y devoluciones de compra de mercancías, registrando el costo y el total de artículos comprados con los datos de las facturas de compras liquidadas al costo, al final de el periodo esta columna informa el valor total de las mercancías almacenadas durante el periodo:
Inventario inicial + compras- devoluciones de compras.
- Salidas
- Saldos
- Costo unitario
- Localización
- Proveedor
2. Bin- Card: registra el movimiento de entrada y salida, en la columna de balance, y se utiliza para el control e inventario de granos, enlatados, envasados, lácteos, vinos, licores y cigarrillos.
- Nombre del artículo
- Grupo al cual pertenece
- Presentación del producto
- Número que se le adjudica al producto
- Cantidad consumida del producto entre pedidos
- Cantidad de que se cumple el producto mientras se acaba el ciclo del programa.
- En que se hace el movimiento ya sea para entrada o salida.
- Registro de las entradas.
- Resultado del inventario.
3. Meat –Tag (tarjeta de carnes): a través de este se ejerce un control de inventario para las carnes y salsamentaría, pescados y mariscos, aves y carnes. La elaboración de este concierne a recibo, ya que la mercancía debe entrar al almacén. Esta relaciona el contenido de dichos paquetes especificando el número de unidades y el costo unitario; que corresponda al comprobante de recibo de mercancía.
- Grupo de inventario
- Clase de carne de acuerdo al grupo: res, ternera, cerdo.
- Nombre del corte.
- Peso total
- Numero de porciones
- Costo por libra
- Nombre del proveedor.

ESPECIFICACIONES DEL ALMACEN EN GENERAL

El almacenista debe ser competente a la conservación de las mercancías, siendo parte de ellos la organización de los diferentes puestos que integran el almacén de un hotel o club: los alimentos requieren de un lugar según su temperatura y ambiente.
Los alimentos por su cuidado se subdividen así:
1. Carnes y pescados
2. Comestibles
3. Productos de granja
4. Frutas y verduras

a. Cuartos fríos para carnes: su temperatura esta más cerca posible de 0 grados a -10 grados.
b. Cuartos fríos para pescado: su temperatura deberá ser de de 0 grados a -20 grados. Estos no pueden estar juntos a la carne debido al olor que el despide.
c. Deposito de comestibles: su temperatura debe ser seca ya que se guardan aquí productos enlatados, condimentos y harinas.
d. Cuartos fríos de productos lácteos: la temperatura debe ser de 4 grados y humedad requerida para la leche, crema y queso.
e. Cuarto para frutas y verduras: su temperatura debe ser de 4 a 7 grados. Este varía de acuerdo al tipo de fruta o vegetales.
f. Bebidas: el estante de los licores debe tener buena ventilación, las botellas de vino deben estar en forma vertical que el líquido tenga contacto con el corcho y no sufra resequedad.

CLASIFICACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS PARA DILIGENCIAR EL ALMACENAMIENTO

De acuerdo a la clase de alimento se aplicará un proceso de gestión de almacenaje diferente que altera la utilización del sistema de información.
La clasificación se debe identificar así:
Carne y salsamentaría
Pescados y mariscos
Aves y caza
Lácteos, huevos, pan frutas y verduras
Enlatados y envasados
Granos
Se puede decir que la mayor parte de alimentos pueden ser almacenados satisfactoriamente durante un año bajo condiciones adecuadas sin tener en cuenta la perdida de valores.
La temperatura de refrigeración de cuartos fríos deben estar controlados por termómetros y es necesario que cada uno tenga su propia tablilla.

RECOMENDACIONES ESPECIALES PARA EL ALMACENAMIENTO

1. Temperatura adecuada. La alta temperatura produce mohos y bacterias durante periodos prolongados.
2. Los enlatados a temperaturas excesivas acelera la descomposición de alimentos y produce perforaciones en las latas.
3. La humedad elevada produce bacterias y mohos.
4. La limpieza es un buen factor que elimina polvo y otras impurezas.
5. La duración de la carne dependerá de:
- Calidad original
- Manejo del matadero hasta el procesador
- Si es fresca congelada, salada, ahumada o cocida
- Si viene empacada y envuelta o no
- Tamaño y forma de los cortes





COMPROBANTE DE COMPRA

He recibido en la fecha la suma de:____________________________

En letras: _________________________________________________________________

Por concepto de la compra de los artículos detallados a continuación:


UNIDAD
CANTIDAD
ARTICULO
PRECIO UNITARIO
PRECIO TOTAL










TOTAL
Recibí

Nombre:_________________________________ Firma:_______________________
NIT o CC No._________________
Elaborado por: ____________________________








LAS COMPRAS


GENERALIDADES

Siempre que sea necesario el establecimiento debe replantear su política de compras, cuando sea necesario ya que las inversiones son muy altas y se necesita efectividad en la operación.
El proceso se inicia en la operación cuando se solicita un artículo en el almacén y este existe; entonces se origina un control de entrega.
La alternativa que sigue es cuando un artículo no existe; se origina la solicitud de compra.

La solicitud de compra se origina:

a. no existencia del producto
b. por ser artículo nuevo
c. por agotamiento de stock.

Debemos definir en este paso la calidad, elección del proveedor, contacto del proveedor.


LA CALIDAD

Este es el factor primordial a la hora de elegir a un proveedor, pero esto no quiere decir que necesariamente tengamos que buscar siempre la mejor calidad, pues pueden interesarnos tipos intermedios o superiores, según los casos y para lo que se vayan a utilizar. No obstante, aclaramos que la imagen de nuestros proveedores esta cifrada en la calidad de sus artículos y, recíprocamente, nuestra imagen comercial puede depender, en gran parte de la calidad de los mismos.
En el campo de las mercancías consumibles y perecederas, la comparación es muy problemática y los criterios difieren. Por eso se hace necesario implantar normas de calidad, al alcance de todos los involucrados, apareciendo la especificación de compra estándar, donde un grupo de personas como el gerente de alimentos y bebidas, el chef de cocina, maitre, barman, almacenista, se reúnen con la jefatura de compras y digan como, cuando quieren su producto.


EL PROVEEDOR

En sentido general, un proveedor es la persona que tiene a su cargo proveer o abastecer de todo lo necesario. Según esta definición, como podemos suponer, cuando hablamos del proveedor de un restaurante nos referimos a la persona o grupo a quien se le compra todo lo que sean productos alimenticios, por lo que será un elemento de referencia imprescindible en el tema de las compras.
Es necesario tener en cuenta que un proveedor puede ser muy eficiente en un principio, pero con el tiempo podría cambiar sus condiciones o la calidad de los productos que entrega. En ese caso sería conveniente desestimarlo.




TIPOS DE PROVEEDORES

Hay varios tipos de proveedores que denominaremos de forma distinta en función de sus diversas características.

ELEGIDOS OBLIGADOS DESETIMADOS -- FABRICANTES

-- HABITUALES -- PRODUCTORES

-- OCASIONALES -- GANADEROS

-- POTENCIALES -- MAYORISTAS

-- DETALLISTAS

-- COOPERATIVISTA




ELECCION DEL PROVEEDOR

Los proveedores deben ser escogidos después de haber analizado el mercado y en consonancia con la política de compras que haya planificado la empresa de restauración. Cabe la posibilidad de que en empresas que trabajan en cadena, “la central” suele establecer cuales son los proveedores que se deben contratar y de que productos deben ser suministradores; si bien existe la posibilidad de aplicar una descentralización según los artículos o servicios a realizar.











CONTACTO DEL PROVEEDOR

En el momento de solicitar una información se debe tener a mano la información necesaria.
La efectividad de la operación es conocer cual es el canal que vamos a utilizar:

 revistas
 folletos
 impresos de proveedores
 lista de precios
 registro de proveedores




TECNICAS DE COMPRAS

Para adquirir los productos de manera eficaz, hay varias formas de comprar, cada una con unos rasgos diferentes. La elección de un método u otra está en función de los siguientes puntos:

 las características del establecimiento
 las peculiaridades de los productos
 los tipos de proveedores

Deberá escoger el método que más le convenga en función de las características de su establecimiento. No es lo mismo un restaurante de carretera que un restaurante vegetariano emplazado en una ciudad. También se puede emplear a la hora de comprar varios métodos a la vez, puesto que es posible que cada tipo de producto tenga un método más adecuado. Por ejemplo, la relación de compra que se establece para el suministrador de pescado fresco no puede ser, lógicamente, la misma que la que se establece para el distribuidor del agua embotellada.
Antes de la compra debe tenerse en cuenta:

 la necesidad de la empresa
 conocer las posibilidades de almacenamiento
 conocer el mercado






NECESIDAD DE LA EMPRESA

En un gran establecimiento diversos servicios deberán trasmitir el pedido a una oficina central que reagrupará los pedidos, siendo prioritario la fecha de necesidad para que se puede buscar al proveedor idóneo, y la calidad esperada.
En este proceso es importante la asesoria de los especialistas en la materia para lograr la eficiencia.
La ley de parettó. Clasifica prioridades y tipos de productos:

Productos clase A: Productos de alto valor y bajo volumen de rotación: representa 10 a 15% de la venta.

Productos clase B: productos de regular rotación precio promedio valor: representa 25% de la venta.

Producto clase C: productos de bajo valor y alto volumen de consumo: representa 50% de venta.


Clase A define tipo de negocio podremos negociar con el proveedor los
Contratos por volúmenes y entregas parciales siendo conservadas en la bodega del propio proveedor.

Clase B regula el precio de artículo.

Clase C sirve de complemento.






LA POSIBILIDAD DE ALMACENAMIENTO

La gestión de compra esta ligada estrechamente a la gestión de stock y disponibilidad de capital.
Se trabaja con los stocks máximo y mínimo, sobre la rotación de los mismos, sobre el momento en que se debe realizar el pedido y la cantidad a pedir. Los locales actuales fueron hechos en su momento baja un criterio, no los podemos ni agrandar, ni achicar, se dice si el funcionario tiene un local demasiado grande, tendrá tendencia a almacenar grandes cantidades de mercancía ya que ignora el costo total del capital invertido. También manutención, alquiler, deterioro, obscelencia etc.
Se debe escoger productos que escapen a la tendencia de la moda, ya que será muy difícil su consecución en un futuro.
Al momento de comprar se debe de pensar en almacenamiento, método de conservación y la duración optima de estos.

CONOCER EL MERCADO

Significa conocer donde podemos encontrar la calidad, cantidad y precio de los elementos necesarios para nuestra operación.
A pesar de los diversos ofrecimientos de los proveedores, sus continuas promociones, descuentos debemos elaborar minuciosamente nuestros cálculos de cuanto cuesta nuestra futura compra.


METODO DE COMPRAS


SOLICITUD DE COMPRAS

Ante la necesidad de uno o varios productos es necesario empezar con una solicitud de compras, elaborada por el jefe se sección o jefe de almacén según la situación expuesta en la operación. Esta documento es interno y su flujo esta entre el solicitante, jefe de compras, y la gerencia que determina y autoriza la cantidad aprobada.
Cuando se elabora una solicitud de compra es necesario conocer la fecha de la ultiman compra, precio, proveedor, tiempo que duro la compra y cual fue su rentabilidad, su existencia, cantidad y fecha requerida, unidad, cantidad descripción del articulo y uso.
Esta solicitud es firmada por el jefe de sección, jefe de almacén y V.B de la gerencia consta de un original, se queda en la sección que solicito y una copia a oficina de compras.
Una vez aprobada por la gerencia, el departamento de compra se apresta a elaborar tres cotizaciones por producto, solicitando información sobre: valor unitario, descuento, impoventas, transporte, y condiciones de pago.
Después de efectuar la cotización y aprobada las condiciones y garantías por parte del proveedor el departamento de compras debe realizar inmediatamente la orden de compras o de servicio. Teniendo en cuenta toda la información obtenida en las cotizaciones.
La orden de compra se envía autorizada al proveedor.

 Original al proveedor
 Copia a recibo de mercancía
 Copia contabilidad a cuentas por pagar
 Copia sección que solicito el servicio
 Copia consecutiva.

La orden de compra tiene flujo con el exterior y origina un sistema de cobro; ya sea que la mercancía llegue con nota de remisión o factura.







TIPOS DE COMPRA



COMPRAS AUTORIZADAS

Usadas para mercancías de stock, su monto es alto y necesitan estudio para su ejecución debe almacenarse.

COMPRAS NO AUTORIZADAS

Usadas para mercancías perecederas, de fácil descomposición y de uso inmediato.
Las cantidades que se compren todos los días se deben de planear cuidadosamente según la estimación de la venta y no con el fin de mantener lleno el almacén del establecimiento. El inventario debe revisarse cuidadosamente para asegurarse de no bajar al mínimo, por ejemplo la leche, huevos, queso, yogur etc.

COMPRAS CENTRALIZADAS

Son aquellas ejecutadas por una oficina que se relacionan con todas las dependencia de la empresa que se contacta con los proveedores para llevar a cabo una misión logística.
El objetivo del departamento de compras es asegurar la calidad y suministrar los alimentos en fechas necesarias, teniendo en cuenta el precio aceptable con las garantías posibles.

VENTAJAS


MEJOR APROVECHAMIENTO DE DINERO

Con la concentración de fondos destinados a funciones de compras, se coloca al establecimiento en una buena posición para negociar teniendo en cuenta cantidades, perdió de consumo, ganancias en descuento. Promociones de descontado, descuento financiero por pronto pago.


MEJOR CONTROL

Para la administración de cualquier establecimiento es fácil la situación en un cuadro generadle compras, incluyendo los métodos y procedimientos de compras, teniendo en cuenta el comparativo con meses anteriores.





MEJOR APROVECHAMIENTO DEL PERSONAL

La centralización de las compras lidera a todo el personal del establecimiento a concentrarse en sus labores específicas. As el departamento de compras adquiere conocimiento más a fondo de sus operaciones, haciéndolos eficaces en la consecución de condiciones mas favorables de adprovisonamiento.

RELACIONES CON EL PROVEEDOR

Un proveedor digno de confianza es digno de gran ventaja para el establecimiento, obtener su lealtad es gran ventaja, agilizando el prosediento de compras con calidad.

EL TRANSPORTE Y LA ENTREGA

Como ya hemos visto, una buena selección del proveedor o proveedores es necesaria para obtener la mejor calidad al mejor precio y con el mejor servicio.
Para ello, hay saber evaluar la calidad de los productos alimenticios comprados, lo que significa que la persona responsable de las compras debe conocer el origen de los productos y visitar, a ser posibles, las instalaciones donde se manipulan, los medios de fabricación y los almacenes. Así mismo, para que la evaluación sea efectiva se han de controlar las condiciones de transporte y entrega de las mercancías, y cuyos requisitos explicaremos a continuación.

CONDICIONES DE TRANSPORTE

En el transporte de los alimentos hasta el establecimiento los productos, a veces sufren alteraciones por diversas causas. Las más importantes de ellas:

 El mal estado de limpieza del medio de transporte.
 La falta de limpieza corporal de las personas que transporta la mercancía.
 Los materiales o recipientes sucios que contienen los productos.
 Los productos colocados directamente en el suelo, expuesto a al suciedad.
 Los productos amontonados.
 Las temperaturas no respetadas.
 Las puertas abiertas demasiado a menudo, los malos ajustes o un funcionamiento poco satisfactorio.
 Los productos mal embalados.
 La adquisición de productos congelados al principio de la compra expuestos durante un tiempo más o menos largo a temperatura ambiente, por lo que se empiezan a descongelar.
 Los productos perecederos que esperan en un vehiculo estacionado al sol o a temperatura ambiente. La duración del transportes de estos eructos debe vigilarse mucho: reducir las paradas inútiles y escoger el recorrido más breve posible.

En ocasiones, el transporte lo efectúa el mismo restaurador o una persona encargada para este fin. Esto suele ocurrir cuando el peso neto total es normalmente inferior a 200 kg. En estos casos se puede utilizar varios tipos de vehículos, pero siempre con la condición de mantener las temperaturas exigidas y el estado higiénico de los productos para conservar la calidad de los mismos.
Los tipos tipo furgoneta minimamente acondicionados sirven para el transporte de los productos alimenticios. Actualmente algunos están aislados térmicamente y en cualquier caso es necesario lo siguiente:

 Que el material de su interior sea lavable, especialmente si el vehiculo se utiliza para otros transportes.
 Que haya una separación entre los productos de pesca y carnes, con contenedores, cajas o recipientes herméticos y, por tanto, provistos de una tapa. Estas precauciones evitan la transmisión de olores y el cruce de contaminaciones.
 Que se mantengan las temperaturas exigidas para los productos mas frágiles con las ayudas de cajas isotérmicas (que no dejan pasar el frió ni el calor), manteniendo así la temperatura constante.

Si se emplean los vehículos personales, el portaequipaje debe estar correctamente dispuesto y todas las condiciones precedentes deben respetarse. No olvidemos que los clientes que pasan por el establecimiento cuando se descarga pueden hacerse una idea bastante precisa de las condiciones de higiene que reúne el local.

Tanto si los productos se adquieren directamente como si son entregados en el establecimiento hay que fijarse bien en la indicación de la fecha de caducidad, que debe ser precisa y clara.

De todas formas, hay una serie de productos alimenticios en los que no es obligado indica la fecha de caducidad. Son las siguientes:

 Frutos y legumbres frescas y patatas que no hayan sido peladas.
 Bebidas con más de un 10% de alcohol.
 Productos de panadería y de pastelería que, por su naturaleza, se consume en el plazo de 24 horas después de su fabricación.
 Vinagres.
 Sal de cocina.
 Azúcares en estado sólido.
 Quesos fermentados destinados a madurar total ó parcialmente en su embalaje.
 Ostras, moluscos y otros mariscos vivos destinados a ser consumidos crudos.

Las conservas, productos congelados, helados, cremas heladas y sorbetes deben llevar, además de la fecha de caducidad, la inscripción del lote de fabricación.


ESPECIFICACION DE COMPRA ESTANDAR

Para cumplir cabalmente con el control de compras el encargado de la sección debe disponer de la siguiente información:

 Control de proveedores por artículos
 Especificación estándar de cada articulo

Se referencia a la elaboración de un manual de compras de alimentos y bebidas donde se describen las especificaciones de cada articulo, su uso, su presentación, su dosificación, temporada, medida, peso, volumen, acompañado de su calidad.
Generalmente se aplica en los grupos con que se trabaja:

 Alimentos
 Bebidas
 Cigarrillos
 Víveres
 Enlatados, etc.

Esta labor se lleva acabo en un comité de mejoramiento: con ayuda del chef de cocina, maître, barman, mesero, jefe de compras, gerencia de alimentos y bebidas.
Generalmente, se solicita productos de temporada, frescos y en base a la receta estándar, es muy usual utilizar la lista de mercado colocando las características.

PRINCIPIOS GENERALES DE COMPRA

 Conocimiento relacionado con la necesidad de la empresa
 Conocimiento de la especificación estándar
 Conocimiento de los proveedores
 Conseguir convenios sobre pagos
 Coordinación correcta entre los diferentes pasos de la compra, su recibo.
 Disponer de toda la información básica.
 Buenas relaciones con los proveedores.
 Manejar éticamente los procesos.
 Ser leal al proveedor “hotel”.











RESPONSABILIDAD DE LA PERSONA ENCARGADA DE COMPRA

Es recibir solicitudes de compras para luego poner a funcionar toda la logística con objetivo de conseguir los productos de buena calidad, cantidad con un precio competitivo del mercado donde se desarrolle su actividad.
Deben tener todas las alternativas para suplir emergencias en caso de no contar con transporte ó sencillamente un pedido de emergencia conocer donde conseguirlo en el tiempo exacto con efectividad y eficacia,

 Deberá recibir las solicitudes de compra/ lista de mercado
 Deberá elaborar las cotizaciones.
 Deberá elaborar las órdenes de compra.
 Escogerá los proveedores.
 Negociará con los proveedores.
 Entrevistará a los proveedores.
 Analizará las ofertas y comparará precios competitivos.
 Conseguirá toda clase de licencias e importaciones.
 Llevará el seguimiento a las órdenes de compra.
 Dispondrá de sistema de transporte cuando amerite.
 Asegurarse de la necesidad de los productos solicitados.
 Tener toda la información necesaria sobre catálogos revistas, etc.







ALMACENAMIENTO

Su objetivo principal es controlar, inspeccionar, conservar y despachar todo elemento depositado en el almacén.
Para realizar el control necesitamos los siguientes datos:
1. Tarjeta de Kardex: es un sistema de inventario permanente, implantado como un procedimiento para controlar el movimiento de las mercancías. Esta tarjeta permite controlar las cantidades de costo de las entradas y salidas de un artículo y dar la existencia de este sin hacer un inventario físico.
La tarjeta consta de las siguientes partes:
- Encabezamiento: razón social, nombre de la cuenta principal, nombre de 31 artículos con la referencia y el código.
- Fecha, mes, día y año en que se efectúa la transacción por registrar.
- Detalle: descripción del movimiento, compra, venta o devolución en compra y venta.
- Comprobante diario de contabilidad.
- Entradas: se registran compras y devoluciones de compra de mercancías, registrando el costo y el total de artículos comprados con los datos de las facturas de compras liquidadas al costo, al final de el periodo esta columna informa el valor total de las mercancías almacenadas durante el periodo:
Inventario inicial + compras- devoluciones de compras.
- Salidas
- Saldos
- Costo unitario
- Localización
- Proveedor
2. Bin- Card: registra el movimiento de entrada y salida, en la columna de balance, y se utiliza para el control e inventario de granos, enlatados, envasados, lácteos, vinos, licores y cigarrillos.
- Nombre del artículo
- Grupo al cual pertenece
- Presentación del producto
- Número que se le adjudica al producto
- Cantidad consumida del producto entre pedidos
- Cantidad de que se cumple el producto mientras se acaba el ciclo del programa.
- En que se hace el movimiento ya sea para entrada o salida.
- Registro de las entradas.
- Resultado del inventario.
3. Meat –Tag (tarjeta de carnes): a través de este se ejerce un control de inventario para las carnes y salsamentaría, pescados y mariscos, aves y carnes. La elaboración de este concierne a recibo, ya que la mercancía debe entrar al almacén. Esta relaciona el contenido de dichos paquetes especificando el número de unidades y el costo unitario; que corresponda al comprobante de recibo de mercancía.
- Grupo de inventario
- Clase de carne de acuerdo al grupo: res, ternera, cerdo.
- Nombre del corte.
- Peso total
- Numero de porciones
- Costo por libra
- Nombre del proveedor.

ESPECIFICACIONES DEL ALMACEN EN GENERAL

El almacenista debe ser competente a la conservación de las mercancías, siendo parte de ellos la organización de los diferentes puestos que integran el almacén de un hotel o club: los alimentos requieren de un lugar según su temperatura y ambiente.
Los alimentos por su cuidado se subdividen así:
1. Carnes y pescados
2. Comestibles
3. Productos de granja
4. Frutas y verduras

a. Cuartos fríos para carnes: su temperatura esta más cerca posible de 0 grados a -10 grados.
b. Cuartos fríos para pescado: su temperatura deberá ser de de 0 grados a -20 grados. Estos no pueden estar juntos a la carne debido al olor que el despide.
c. Deposito de comestibles: su temperatura debe ser seca ya que se guardan aquí productos enlatados, condimentos y harinas.
d. Cuartos fríos de productos lácteos: la temperatura debe ser de 4 grados y humedad requerida para la leche, crema y queso.
e. Cuarto para frutas y verduras: su temperatura debe ser de 4 a 7 grados. Este varía de acuerdo al tipo de fruta o vegetales.
f. Bebidas: el estante de los licores debe tener buena ventilación, las botellas de vino deben estar en forma vertical que el líquido tenga contacto con el corcho y no sufra resequedad.

CLASIFICACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS PARA DILIGENCIAR EL ALMACENAMIENTO

De acuerdo a la clase de alimento se aplicará un proceso de gestión de almacenaje diferente que altera la utilización del sistema de información.
La clasificación se debe identificar así:
Carne y salsamentaría
Pescados y mariscos
Aves y caza
Lácteos, huevos, pan frutas y verduras
Enlatados y envasados
Granos
Se puede decir que la mayor parte de alimentos pueden ser almacenados satisfactoriamente durante un año bajo condiciones adecuadas sin tener en cuenta la perdida de valores.
La temperatura de refrigeración de cuartos fríos deben estar controlados por termómetros y es necesario que cada uno tenga su propia tablilla.

RECOMENDACIONES ESPECIALES PARA EL ALMACENAMIENTO

1. Temperatura adecuada. La alta temperatura produce mohos y bacterias durante periodos prolongados.
2. Los enlatados a temperaturas excesivas acelera la descomposición de alimentos y produce perforaciones en las latas.
3. La humedad elevada produce bacterias y mohos.
4. La limpieza es un buen factor que elimina polvo y otras impurezas.
5. La duración de la carne dependerá de:
- Calidad original
- Manejo del matadero hasta el procesador
- Si es fresca congelada, salada, ahumada o cocida
- Si viene empacada y envuelta o no
- Tamaño y forma de los cortes





COMPROBANTE DE COMPRA

He recibido en la fecha la suma de:____________________________

En letras: _________________________________________________________________

Por concepto de la compra de los artículos detallados a continuación:


UNIDAD
CANTIDAD
ARTICULO
PRECIO UNITARIO
PRECIO TOTAL










TOTAL
Recibí

Nombre:_________________________________ Firma:_______________________
NIT o CC No._________________
Elaborado por: ____________________________
















LAS COMPRAS


GENERALIDADES

Siempre que sea necesario el establecimiento debe replantear su política de compras, cuando sea necesario ya que las inversiones son muy altas y se necesita efectividad en la operación.
El proceso se inicia en la operación cuando se solicita un artículo en el almacén y este existe; entonces se origina un control de entrega.
La alternativa que sigue es cuando un artículo no existe; se origina la solicitud de compra.

La solicitud de compra se origina:

a. no existencia del producto
b. por ser artículo nuevo
c. por agotamiento de stock.

Debemos definir en este paso la calidad, elección del proveedor, contacto del proveedor.


LA CALIDAD

Este es el factor primordial a la hora de elegir a un proveedor, pero esto no quiere decir que necesariamente tengamos que buscar siempre la mejor calidad, pues pueden interesarnos tipos intermedios o superiores, según los casos y para lo que se vayan a utilizar. No obstante, aclaramos que la imagen de nuestros proveedores esta cifrada en la calidad de sus artículos y, recíprocamente, nuestra imagen comercial puede depender, en gran parte de la calidad de los mismos.
En el campo de las mercancías consumibles y perecederas, la comparación es muy problemática y los criterios difieren. Por eso se hace necesario implantar normas de calidad, al alcance de todos los involucrados, apareciendo la especificación de compra estándar, donde un grupo de personas como el gerente de alimentos y bebidas, el chef de cocina, maitre, barman, almacenista, se reúnen con la jefatura de compras y digan como, cuando quieren su producto.


EL PROVEEDOR

En sentido general, un proveedor es la persona que tiene a su cargo proveer o abastecer de todo lo necesario. Según esta definición, como podemos suponer, cuando hablamos del proveedor de un restaurante nos referimos a la persona o grupo a quien se le compra todo lo que sean productos alimenticios, por lo que será un elemento de referencia imprescindible en el tema de las compras.
Es necesario tener en cuenta que un proveedor puede ser muy eficiente en un principio, pero con el tiempo podría cambiar sus condiciones o la calidad de los productos que entrega. En ese caso sería conveniente desestimarlo.




TIPOS DE PROVEEDORES

Hay varios tipos de proveedores que denominaremos de forma distinta en función de sus diversas características.

ELEGIDOS OBLIGADOS DESETIMADOS -- FABRICANTES

-- HABITUALES -- PRODUCTORES

-- OCASIONALES -- GANADEROS

-- POTENCIALES -- MAYORISTAS

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ELECCION DEL PROVEEDOR

Los proveedores deben ser escogidos después de haber analizado el mercado y en consonancia con la política de compras que haya planificado la empresa de restauración. Cabe la posibilidad de que en empresas que trabajan en cadena, “la central” suele establecer cuales son los proveedores que se deben contratar y de que productos deben ser suministradores; si bien existe la posibilidad de aplicar una descentralización según los artículos o servicios a realizar.











CONTACTO DEL PROVEEDOR

En el momento de solicitar una información se debe tener a mano la información necesaria.
La efectividad de la operación es conocer cual es el canal que vamos a utilizar:

 revistas
 folletos
 impresos de proveedores
 lista de precios
 registro de proveedores




TECNICAS DE COMPRAS

Para adquirir los productos de manera eficaz, hay varias formas de comprar, cada una con unos rasgos diferentes. La elección de un método u otra está en función de los siguientes puntos:

 las características del establecimiento
 las peculiaridades de los productos
 los tipos de proveedores

Deberá escoger el método que más le convenga en función de las características de su establecimiento. No es lo mismo un restaurante de carretera que un restaurante vegetariano emplazado en una ciudad. También se puede emplear a la hora de comprar varios métodos a la vez, puesto que es posible que cada tipo de producto tenga un método más adecuado. Por ejemplo, la relación de compra que se establece para el suministrador de pescado fresco no puede ser, lógicamente, la misma que la que se establece para el distribuidor del agua embotellada.
Antes de la compra debe tenerse en cuenta:

 la necesidad de la empresa
 conocer las posibilidades de almacenamiento
 conocer el mercado






NECESIDAD DE LA EMPRESA

En un gran establecimiento diversos servicios deberán trasmitir el pedido a una oficina central que reagrupará los pedidos, siendo prioritario la fecha de necesidad para que se puede buscar al proveedor idóneo, y la calidad esperada.
En este proceso es importante la asesoria de los especialistas en la materia para lograr la eficiencia.
La ley de parettó. Clasifica prioridades y tipos de productos:

Productos clase A: Productos de alto valor y bajo volumen de rotación: representa 10 a 15% de la venta.

Productos clase B: productos de regular rotación precio promedio valor: representa 25% de la venta.

Producto clase C: productos de bajo valor y alto volumen de consumo: representa 50% de venta.


Clase A define tipo de negocio podremos negociar con el proveedor los
Contratos por volúmenes y entregas parciales siendo conservadas en la bodega del propio proveedor.

Clase B regula el precio de artículo.

Clase C sirve de complemento.






LA POSIBILIDAD DE ALMACENAMIENTO

La gestión de compra esta ligada estrechamente a la gestión de stock y disponibilidad de capital.
Se trabaja con los stocks máximo y mínimo, sobre la rotación de los mismos, sobre el momento en que se debe realizar el pedido y la cantidad a pedir. Los locales actuales fueron hechos en su momento baja un criterio, no los podemos ni agrandar, ni achicar, se dice si el funcionario tiene un local demasiado grande, tendrá tendencia a almacenar grandes cantidades de mercancía ya que ignora el costo total del capital invertido. También manutención, alquiler, deterioro, obscelencia etc.
Se debe escoger productos que escapen a la tendencia de la moda, ya que será muy difícil su consecución en un futuro.
Al momento de comprar se debe de pensar en almacenamiento, método de conservación y la duración optima de estos.

CONOCER EL MERCADO

Significa conocer donde podemos encontrar la calidad, cantidad y precio de los elementos necesarios para nuestra operación.
A pesar de los diversos ofrecimientos de los proveedores, sus continuas promociones, descuentos debemos elaborar minuciosamente nuestros cálculos de cuanto cuesta nuestra futura compra.


METODO DE COMPRAS


SOLICITUD DE COMPRAS

Ante la necesidad de uno o varios productos es necesario empezar con una solicitud de compras, elaborada por el jefe se sección o jefe de almacén según la situación expuesta en la operación. Esta documento es interno y su flujo esta entre el solicitante, jefe de compras, y la gerencia que determina y autoriza la cantidad aprobada.
Cuando se elabora una solicitud de compra es necesario conocer la fecha de la ultiman compra, precio, proveedor, tiempo que duro la compra y cual fue su rentabilidad, su existencia, cantidad y fecha requerida, unidad, cantidad descripción del articulo y uso.
Esta solicitud es firmada por el jefe de sección, jefe de almacén y V.B de la gerencia consta de un original, se queda en la sección que solicito y una copia a oficina de compras.
Una vez aprobada por la gerencia, el departamento de compra se apresta a elaborar tres cotizaciones por producto, solicitando información sobre: valor unitario, descuento, impoventas, transporte, y condiciones de pago.
Después de efectuar la cotización y aprobada las condiciones y garantías por parte del proveedor el departamento de compras debe realizar inmediatamente la orden de compras o de servicio. Teniendo en cuenta toda la información obtenida en las cotizaciones.
La orden de compra se envía autorizada al proveedor.

 Original al proveedor
 Copia a recibo de mercancía
 Copia contabilidad a cuentas por pagar
 Copia sección que solicito el servicio
 Copia consecutiva.

La orden de compra tiene flujo con el exterior y origina un sistema de cobro; ya sea que la mercancía llegue con nota de remisión o factura.







TIPOS DE COMPRA



COMPRAS AUTORIZADAS

Usadas para mercancías de stock, su monto es alto y necesitan estudio para su ejecución debe almacenarse.

COMPRAS NO AUTORIZADAS

Usadas para mercancías perecederas, de fácil descomposición y de uso inmediato.
Las cantidades que se compren todos los días se deben de planear cuidadosamente según la estimación de la venta y no con el fin de mantener lleno el almacén del establecimiento. El inventario debe revisarse cuidadosamente para asegurarse de no bajar al mínimo, por ejemplo la leche, huevos, queso, yogur etc.

COMPRAS CENTRALIZADAS

Son aquellas ejecutadas por una oficina que se relacionan con todas las dependencia de la empresa que se contacta con los proveedores para llevar a cabo una misión logística.
El objetivo del departamento de compras es asegurar la calidad y suministrar los alimentos en fechas necesarias, teniendo en cuenta el precio aceptable con las garantías posibles.

VENTAJAS


MEJOR APROVECHAMIENTO DE DINERO

Con la concentración de fondos destinados a funciones de compras, se coloca al establecimiento en una buena posición para negociar teniendo en cuenta cantidades, perdió de consumo, ganancias en descuento. Promociones de descontado, descuento financiero por pronto pago.


MEJOR CONTROL

Para la administración de cualquier establecimiento es fácil la situación en un cuadro generadle compras, incluyendo los métodos y procedimientos de compras, teniendo en cuenta el comparativo con meses anteriores.





MEJOR APROVECHAMIENTO DEL PERSONAL

La centralización de las compras lidera a todo el personal del establecimiento a concentrarse en sus labores específicas. As el departamento de compras adquiere conocimiento más a fondo de sus operaciones, haciéndolos eficaces en la consecución de condiciones mas favorables de adprovisonamiento.

RELACIONES CON EL PROVEEDOR

Un proveedor digno de confianza es digno de gran ventaja para el establecimiento, obtener su lealtad es gran ventaja, agilizando el prosediento de compras con calidad.

EL TRANSPORTE Y LA ENTREGA

Como ya hemos visto, una buena selección del proveedor o proveedores es necesaria para obtener la mejor calidad al mejor precio y con el mejor servicio.
Para ello, hay saber evaluar la calidad de los productos alimenticios comprados, lo que significa que la persona responsable de las compras debe conocer el origen de los productos y visitar, a ser posibles, las instalaciones donde se manipulan, los medios de fabricación y los almacenes. Así mismo, para que la evaluación sea efectiva se han de controlar las condiciones de transporte y entrega de las mercancías, y cuyos requisitos explicaremos a continuación.

CONDICIONES DE TRANSPORTE

En el transporte de los alimentos hasta el establecimiento los productos, a veces sufren alteraciones por diversas causas. Las más importantes de ellas:

 El mal estado de limpieza del medio de transporte.
 La falta de limpieza corporal de las personas que transporta la mercancía.
 Los materiales o recipientes sucios que contienen los productos.
 Los productos colocados directamente en el suelo, expuesto a al suciedad.
 Los productos amontonados.
 Las temperaturas no respetadas.
 Las puertas abiertas demasiado a menudo, los malos ajustes o un funcionamiento poco satisfactorio.
 Los productos mal embalados.
 La adquisición de productos congelados al principio de la compra expuestos durante un tiempo más o menos largo a temperatura ambiente, por lo que se empiezan a descongelar.
 Los productos perecederos que esperan en un vehiculo estacionado al sol o a temperatura ambiente. La duración del transportes de estos eructos debe vigilarse mucho: reducir las paradas inútiles y escoger el recorrido más breve posible.

En ocasiones, el transporte lo efectúa el mismo restaurador o una persona encargada para este fin. Esto suele ocurrir cuando el peso neto total es normalmente inferior a 200 kg. En estos casos se puede utilizar varios tipos de vehículos, pero siempre con la condición de mantener las temperaturas exigidas y el estado higiénico de los productos para conservar la calidad de los mismos.
Los tipos tipo furgoneta minimamente acondicionados sirven para el transporte de los productos alimenticios. Actualmente algunos están aislados térmicamente y en cualquier caso es necesario lo siguiente:

 Que el material de su interior sea lavable, especialmente si el vehiculo se utiliza para otros transportes.
 Que haya una separación entre los productos de pesca y carnes, con contenedores, cajas o recipientes herméticos y, por tanto, provistos de una tapa. Estas precauciones evitan la transmisión de olores y el cruce de contaminaciones.
 Que se mantengan las temperaturas exigidas para los productos mas frágiles con las ayudas de cajas isotérmicas (que no dejan pasar el frió ni el calor), manteniendo así la temperatura constante.

Si se emplean los vehículos personales, el portaequipaje debe estar correctamente dispuesto y todas las condiciones precedentes deben respetarse. No olvidemos que los clientes que pasan por el establecimiento cuando se descarga pueden hacerse una idea bastante precisa de las condiciones de higiene que reúne el local.

Tanto si los productos se adquieren directamente como si son entregados en el establecimiento hay que fijarse bien en la indicación de la fecha de caducidad, que debe ser precisa y clara.

De todas formas, hay una serie de productos alimenticios en los que no es obligado indica la fecha de caducidad. Son las siguientes:

 Frutos y legumbres frescas y patatas que no hayan sido peladas.
 Bebidas con más de un 10% de alcohol.
 Productos de panadería y de pastelería que, por su naturaleza, se consume en el plazo de 24 horas después de su fabricación.
 Vinagres.
 Sal de cocina.
 Azúcares en estado sólido.
 Quesos fermentados destinados a madurar total ó parcialmente en su embalaje.
 Ostras, moluscos y otros mariscos vivos destinados a ser consumidos crudos.

Las conservas, productos congelados, helados, cremas heladas y sorbetes deben llevar, además de la fecha de caducidad, la inscripción del lote de fabricación.


ESPECIFICACION DE COMPRA ESTANDAR

Para cumplir cabalmente con el control de compras el encargado de la sección debe disponer de la siguiente información:

 Control de proveedores por artículos
 Especificación estándar de cada articulo

Se referencia a la elaboración de un manual de compras de alimentos y bebidas donde se describen las especificaciones de cada articulo, su uso, su presentación, su dosificación, temporada, medida, peso, volumen, acompañado de su calidad.
Generalmente se aplica en los grupos con que se trabaja:

 Alimentos
 Bebidas
 Cigarrillos
 Víveres
 Enlatados, etc.

Esta labor se lleva acabo en un comité de mejoramiento: con ayuda del chef de cocina, maître, barman, mesero, jefe de compras, gerencia de alimentos y bebidas.
Generalmente, se solicita productos de temporada, frescos y en base a la receta estándar, es muy usual utilizar la lista de mercado colocando las características.

PRINCIPIOS GENERALES DE COMPRA

 Conocimiento relacionado con la necesidad de la empresa
 Conocimiento de la especificación estándar
 Conocimiento de los proveedores
 Conseguir convenios sobre pagos
 Coordinación correcta entre los diferentes pasos de la compra, su recibo.
 Disponer de toda la información básica.
 Buenas relaciones con los proveedores.
 Manejar éticamente los procesos.
 Ser leal al proveedor “hotel”.











RESPONSABILIDAD DE LA PERSONA ENCARGADA DE COMPRA

Es recibir solicitudes de compras para luego poner a funcionar toda la logística con objetivo de conseguir los productos de buena calidad, cantidad con un precio competitivo del mercado donde se desarrolle su actividad.
Deben tener todas las alternativas para suplir emergencias en caso de no contar con transporte ó sencillamente un pedido de emergencia conocer donde conseguirlo en el tiempo exacto con efectividad y eficacia,

 Deberá recibir las solicitudes de compra/ lista de mercado
 Deberá elaborar las cotizaciones.
 Deberá elaborar las órdenes de compra.
 Escogerá los proveedores.
 Negociará con los proveedores.
 Entrevistará a los proveedores.
 Analizará las ofertas y comparará precios competitivos.
 Conseguirá toda clase de licencias e importaciones.
 Llevará el seguimiento a las órdenes de compra.
 Dispondrá de sistema de transporte cuando amerite.
 Asegurarse de la necesidad de los productos solicitados.
 Tener toda la información necesaria sobre catálogos revistas, etc.







ALMACENAMIENTO

Su objetivo principal es controlar, inspeccionar, conservar y despachar todo elemento depositado en el almacén.
Para realizar el control necesitamos los siguientes datos:
1. Tarjeta de Kardex: es un sistema de inventario permanente, implantado como un procedimiento para controlar el movimiento de las mercancías. Esta tarjeta permite controlar las cantidades de costo de las entradas y salidas de un artículo y dar la existencia de este sin hacer un inventario físico.
La tarjeta consta de las siguientes partes:
- Encabezamiento: razón social, nombre de la cuenta principal, nombre de 31 artículos con la referencia y el código.
- Fecha, mes, día y año en que se efectúa la transacción por registrar.
- Detalle: descripción del movimiento, compra, venta o devolución en compra y venta.
- Comprobante diario de contabilidad.
- Entradas: se registran compras y devoluciones de compra de mercancías, registrando el costo y el total de artículos comprados con los datos de las facturas de compras liquidadas al costo, al final de el periodo esta columna informa el valor total de las mercancías almacenadas durante el periodo:
Inventario inicial + compras- devoluciones de compras.
- Salidas
- Saldos
- Costo unitario
- Localización
- Proveedor
2. Bin- Card: registra el movimiento de entrada y salida, en la columna de balance, y se utiliza para el control e inventario de granos, enlatados, envasados, lácteos, vinos, licores y cigarrillos.
- Nombre del artículo
- Grupo al cual pertenece
- Presentación del producto
- Número que se le adjudica al producto
- Cantidad consumida del producto entre pedidos
- Cantidad de que se cumple el producto mientras se acaba el ciclo del programa.
- En que se hace el movimiento ya sea para entrada o salida.
- Registro de las entradas.
- Resultado del inventario.
3. Meat –Tag (tarjeta de carnes): a través de este se ejerce un control de inventario para las carnes y salsamentaría, pescados y mariscos, aves y carnes. La elaboración de este concierne a recibo, ya que la mercancía debe entrar al almacén. Esta relaciona el contenido de dichos paquetes especificando el número de unidades y el costo unitario; que corresponda al comprobante de recibo de mercancía.
- Grupo de inventario
- Clase de carne de acuerdo al grupo: res, ternera, cerdo.
- Nombre del corte.
- Peso total
- Numero de porciones
- Costo por libra
- Nombre del proveedor.

ESPECIFICACIONES DEL ALMACEN EN GENERAL

El almacenista debe ser competente a la conservación de las mercancías, siendo parte de ellos la organización de los diferentes puestos que integran el almacén de un hotel o club: los alimentos requieren de un lugar según su temperatura y ambiente.
Los alimentos por su cuidado se subdividen así:
1. Carnes y pescados
2. Comestibles
3. Productos de granja
4. Frutas y verduras

a. Cuartos fríos para carnes: su temperatura esta más cerca posible de 0 grados a -10 grados.
b. Cuartos fríos para pescado: su temperatura deberá ser de de 0 grados a -20 grados. Estos no pueden estar juntos a la carne debido al olor que el despide.
c. Deposito de comestibles: su temperatura debe ser seca ya que se guardan aquí productos enlatados, condimentos y harinas.
d. Cuartos fríos de productos lácteos: la temperatura debe ser de 4 grados y humedad requerida para la leche, crema y queso.
e. Cuarto para frutas y verduras: su temperatura debe ser de 4 a 7 grados. Este varía de acuerdo al tipo de fruta o vegetales.
f. Bebidas: el estante de los licores debe tener buena ventilación, las botellas de vino deben estar en forma vertical que el líquido tenga contacto con el corcho y no sufra resequedad.

CLASIFICACIÓN DE ALIMENTOS Y BEBIDAS PARA DILIGENCIAR EL ALMACENAMIENTO

De acuerdo a la clase de alimento se aplicará un proceso de gestión de almacenaje diferente que altera la utilización del sistema de información.
La clasificación se debe identificar así:
Carne y salsamentaría
Pescados y mariscos
Aves y caza
Lácteos, huevos, pan frutas y verduras
Enlatados y envasados
Granos
Se puede decir que la mayor parte de alimentos pueden ser almacenados satisfactoriamente durante un año bajo condiciones adecuadas sin tener en cuenta la perdida de valores.
La temperatura de refrigeración de cuartos fríos deben estar controlados por termómetros y es necesario que cada uno tenga su propia tablilla.

RECOMENDACIONES ESPECIALES PARA EL ALMACENAMIENTO

1. Temperatura adecuada. La alta temperatura produce mohos y bacterias durante periodos prolongados.
2. Los enlatados a temperaturas excesivas acelera la descomposición de alimentos y produce perforaciones en las latas.
3. La humedad elevada produce bacterias y mohos.
4. La limpieza es un buen factor que elimina polvo y otras impurezas.
5. La duración de la carne dependerá de:
- Calidad original
- Manejo del matadero hasta el procesador
- Si es fresca congelada, salada, ahumada o cocida
- Si viene empacada y envuelta o no
- Tamaño y forma de los cortes





COMPROBANTE DE COMPRA

He recibido en la fecha la suma de:____________________________

En letras: _________________________________________________________________

Por concepto de la compra de los artículos detallados a continuación:


UNIDAD
CANTIDAD
ARTICULO
PRECIO UNITARIO
PRECIO TOTAL










TOTAL
Recibí

Nombre:_________________________________ Firma:_______________________
NIT o CC No._________________
Elaborado por: ____________________________