Organigrama
1. Introducción
2. Clasificación de los organigrama
3. Técnicas para la elaboración de los organigramas
4. Importancia de los organigramas
INTRODUCCIÓN
Es la representación gráfica de la estructura organizativa. El Organigrama es un modelo obstracto y sintématico, que permite obtener una idea uniforme acerca de un organización. Si no lo hace con toda fidelidad, distorsionaría la visión general y el análisis particular, pudiendo provocar decisiones erróneas a que lo utiliza como instrumento de precisión. El Organigrama tiene doble finalidad: *Desempeña un papel informativo, al permite que los integrante de la organización y de las personas vinculadas a ella conozcan, a nivel global, sus características generales. * de instrumentos parc análisis estructural al poner de relieve, con la eficacia propia de las representaciones gráficas, las particularidades esenciales de la organización representada.
CLASIFICACIÓN DE LOS ORGRANIGRAMA
La clasificación que se hará tiene , más que todo, una finalidad pedagógica. La-clasificación del organigrama se hace tomco en cuenta una se" de-criterios y factores En consecuencia, procedemos a estableces ‘as bases pára posteriormente caracterizar cada tipo en particular. SegUn la forma como muestran la estructura son;
• Analítico
• . Generales
• Suplementarios
ANALÍTICOS Son los organigramas específicos, los cuales suministran una información detallada; incluso se complementan con informaciones anexas y por escrito, símbolos convencionales de referencia con datos circunstanciales destinan al uso de los directores, expertos y personal del estado mayor.
GENE Este tipo de organigrama facilita una visión muy sucinto de la organización: se limita a las unidades de mayor importancia. Se le denomino generales por ser las más comunes.
SUPLEMENTARIOS Estos organigrama se utilizan para mostrar une unidad de la estructura en forma analítica o más detallada, tales unidades pueden ser una dirección, una división, un departamento, una gerencia, etc.. son complemento de los analíticos
Según la forma y disposición geométrica de los Organigramas, éstos pueden ser:
, Verticales. Tipo clásico
, Horizontales.be izquierda a derecha
.Escalares.
, Circulares o concéntricos
,- ORGANIGRAMAS VERTICALES. Este tipo de Organigrama es el de uso más frecuente y al cual están acostumbrada la mayoría de las personas. Este Organigrama representa con toda fidelidad una pirámide jerárquica, ya que las unidades se desplazan según su Jerarquía de arriba abajo en una gradación jerárquica descendente. La figura (1) muestra este tipo de organigrama para una empresa. Los organigrama vert!c o Clásicos, tiene una modalidad para disposicion de sus unidades y consiste en lo siguiente a partir del nivel técnico (departamentos, dir gerencia, etc.) ,.la unidades subsÍgutentes de los distintos niveles no se desplazan horizontalmente (de izquierda a’ derecha o viceversa), srno en estricto sentido vertical esta modalidad o variante se utiliza economizar espacio. La figura (2) representa el organigrama de la figura (1) , pero con la forma variante. Lidmanos la anteción para sei que los cinco tipo de organigrama que en lo delante ilustraremos tiene como modelo al de la figura (1) Cuando se utiliza la variedad de organigrama de la figura (2) , no se sigue las normas de espacio jerárquicos que privan al organigrama para el organigrama tradicional .(fig.1),.. sino que las unidades subalternas están determinadas jerárquicamente por las líneas que las unen a su unidad superior y por la forma de éstas. Por ejemplo, el departamento de tesorería (.fig.2) tienes dos unidades dé las misma jerarquía: son las unidades distinguida con los números (1) y (2).Esta unidades subdividen en otra unidad subalternas. La unidad (1) se subdivide en las unidades (3), (4) y (5). La (2) en la unidad (6) y (7). En consecuencia, la unidades (3), (4)Á5),(6) y (7) tienen la misma jerarquía a pesar de las unidades (3),(4) y (5) están encimas de las unidades (6) y (7).Como se observa la jerarquía no esta determinada por los .posiciones arriba o abajo. El razonamiento anterior es valido para el caso de las unidades (),(2),(3) y (4) del departamento de administración, que aunque están colocadas en el mismo nivel no tiene igual jerarquía porque la de esta ultimas es mayor que las de aquella. Sin embargo, cuando las unidades de un organigrama vertical del tipo çlásico, tienen sus unidades colocadas en un mismo nivel, la que están así situadas poseen la misma jerarquía.
, ORGANIGRAMA5. HORIZONTALE5 Son una modalidad del organigrama vertical, porque representan a la estructura sin mayores alteraciones, pero con una disposición, en el espacio, de izquierda a derecha y no de arriba hdcia abajo. Este tipo de organigrama tiene algunas variaciones con respecto al vertical, las cuales consisten en que los nombres de las figuras tienden a ser colocados, en el dibujo, sin recuadros o figuras geométricas (rectángulos o cuadrados). No pueden ser colocados los nombres en recuadros. También es usual describir las funciones de las unidades más importantes en forma escrita y en el mismo dibujo que muestra la estructura , tal como lo ilustra la figura (3) -
- ORGANIGRAMA CON VARIANTE pero con el nombre de las unidades colocado en recuadros y con la adaptación de la variante del organigrama vertical de la figura (2). Se ilustra con los departamentos de ventas, de tesorería , producción y administración.
4v ORGANIGRAMA E5CALAR Este modelo de organigrama es muy utilizado en los EE.UU. pero entre nosotros es poco conocido. Las características principales del mismo son, entre otras que no utiliza lo recuadros para los nombres de las unidades de la estructura, sino líneas de las ÜaÍe,i ío rio Además, en un pueden colocar organigramas suplementarios de cada una de las unidades principales, si se desea. Por ejemplo la figura 5 nos ilustra esto t en el departamento de admón.
> OI CIV O CONCÉNTRICO: En este organigrama, los niveles jerárquicos se muestran mediante círculos concéntricos en una disposición de dentro a fuera y en orden de importancia. Tal con’ lo il fi9ura (5J. También se uti!izan los or9anigrama funcionales. aquellos que muestra nada más que las relaciones de este tipo. La técnica de elaboración de estos organigrama consiste en colocar en círculos concéntricos las unidades de igual jerarquía. Se puede adoptar dos normas para identificar las unidades, que son: se ponen los nombres de las unidades en los recuadros y se colocan éstos encima de cada círculo concéntricos; o bien, se le pone un numero de referencia a cada cuadro y luego se identifica el nombre con el número; esos nombres se mencionan aparte en una hoja adicional, o en la misma del dibujo. Este tipo de organigrama, como el lineal y el escalar es poco conocido, y menos aún usados entre nosotros. El organigrama circular; es recomendado por la practica de la relaciones humanas, para disipar la imagen de subordinación que traducen los organigrama verticales y tradicionales con esa forma de disposición de las unidades, las cuales están colocada unas arribas y atra a bajos Pensamos que este tipo e orgcríigrama requerirá de mucho tiempo para que pueda ser aceptado entre nosotros, porque de él no se deriva ninguna, práctica; lejos de esto, se presta a confusiones e interpretaciones torcidas. Los organigramas se clasifican también con base en la rama o actividad de la empresa a la que representa su estructura.
SIÁIBOLOS Y REFEREN CON VENCINALES OE
MA YOR (/50 PARA ELABORAR ORGAZ6RA/
Los signos y símbolos de mayor uso son las siguientes:
1. Sobre las líneas llenas:
A) Líneas llenas sin interrupciones , indican la autoridad formal, relációri de línea o mando , comunicación y la vía jerárquica. (ver anexo 6) B) Líneas llenas verticales indican autoridad sobre. Las horizontales se?íalan especialización y correlación (ver anexo 7) 2. Líneas de puntos o discontinuas indican relaciones de coordinación, y algunos las utilizan para se?íalar las relaciones funcionales. (ver anexo 8) 3. Cuando la línea llena cae sobre la parte media y encima del recuadro o figura geométrica (cuadrado , rectángulo y a veces círculos ) indica mando ,autoridad. (ver anexo 9) 4. Cuando la línea llena cae o se coloca los lados de la figura geométrica o recuadros, indica relación de apoyo. Unidad de apoyo es aquella a la cual sele coloca la línea al lado y la que ha salido de las unidades de la línea de la estructura principal. (ver anexo 10) - 5. Se recomienda línea gruesa y llena para los niveles superiores, y trazos finos para las unidades de menor jerarquía. El grosor de las líneas debe ir en disminución a que descendemos en la jerarquía. (ver anéxo u) --: - 6. Las líneas geométricas de latinidades deben guardar relaciones con la jerarquía, en lo que a su tamaño respecta; a mayor jerarquía de laS unidades, mayor será el tamaño relativo. (ver anexo 12) 7. La figura geométrica con un recuadro, significa condición especial o autónoma. Hay que se esto en el sitio de i del dibujo. (ver anexo 13) 8. Si se desea destacar una unidad, se utiliza medió recuadro, bastante coloreado para cada unidad que se vaya a resaltar, tal como aquí se indica. Este detalle se utiliza para llamar la atención sobre las unidades que se quiere poner de relieve. (ver anexo 14) 9. Línea con inflexión en su trayectoria, indica que no existe relación en ella y la línea con la cual se cruza; donde el departamento de tesorería sólo tiene relación especial con la sucursal de ciudad Bolívar, en materia particular. (ver anexo 15) 10. Líneas con zigzagueos al final y una flecha en el remate se continuación de la estructura. También tienen el mismo significado una flecha sola (sin zigzagueos) en el remate. La etcétera se usa en ocasiones, para indicar lo misnio.(ver anexo 16) 11. Líneas con zigzagueos al final y cuando ya a caer sobre una unidad o recuadro, indica relaciones esp y especia. También podría indicar discontinuidad a que la estructura mayor y esta ubicada en el trayecto de la línea llena (ver anexo 17 y 12. Círculos colocados en espacios especiales del organigrama y que tienen un números en su interior; el cual esta colocado en otro recuadros o unidades de la estructura, indica un comité en el que participo todas las unidades seí con el mismo número. Se recomienda colocar el circulo en el espacio reservado al nivel que corresponda a la unidad de mayor jerarquía entre todas las participantes - - Tod unidades que tiene el número (1) por refere participan en el comité señalado con el círculo. En esta forma se evitan tas múltiples líneas para indicar la coordinación entre esas unidades. (ver anexo 19).
Técnicas para la elaboración de los organiQramas
1. El organigrama es el resultado de la creación de una organización, la cual hay que representar. Son dos posibilidades que dan base para la elaboración de un organigrama:
í Cuando se crea una nueva organización.
" Cuando esta existe pero no tiene organigrama, y silo tiene, hay que organizar y reajustar.
2. Ningún organigrama debe tener el carócter de final, puesto que su valor verdadero depende de que se le mantengo al día y en conson con los cambios que va experimentando la estructura.
3. El tipo de organigrama que ve a regir para la organización se selecciono de mutuo acuerdo con la dirección, tomado como guía fundamental la adopción del que resulte de mayor utilidad y provecho para la empresa, y no aquel destinado a satisfacer el capricho de alguien.
4. En el sector publico hay irrtencián de reorganizar sus estructuras organizativas, y aun mas, su organización en general. La Comisión de Administración Publica de Venezuela ha puesto mucho empeño. Este es un organismo asesor de la presidencia de la republica.. Por este condicionamiento a que esta sujeta, su labor no ha podido ser mas efectiva.
5 Ei Venezuela el sector privado no tiene muy arr la practica de usar organigramas para sus estructuras de la orgaruzacion, pero ello obedece, én parte, a la condición en que se enc la industria y porque el tama?ío de la mayoría de las empresas es relativamente pequeíio y por lo tanto no tiene gran necesidad de poseer esos elementos. Algunas de esas empresas, que han adquirido cierto tamafio, han adoptado por elaborar su organigrama, por ejemplo, la Electricidad de Caracas y algunas de las empresas llamadas "venezolanas", que no son mas que unidades descentralizadas de las casas ‘matrices de EE.UU., Holanda y Gran Breta
Importancia de los organigramas
Como instrumento de análisis: / Detectar fallas estructurales, ya que representa gráficamente las unidades y relaciones y estas se pueden observar en cualquier unidad o relación que corresponda con el tipo de actividad, función o autoridad que desempeiia la unidad en sí y’ Detecto fallo de control evisór la departe mentalización. A través de análisis periódicos de los organigramas actualizados se pueden detectar cuando el espacio de control de una unidad excede a su capacidad o nivel y en cualquier de estos casos recomendar la modificación de la estructura en sentido vertical u horizontal. Relación de dependencia confusa. A veces se crean unidades sin estudiar primero su ubicación y en el momento de actualizar los organigramas se descubren dobles líneas de mando.
RECEPCION 6
ZEUS
AUDITORIA
Manual de usuario
COMPUSISCA S.A.
Centro Cial. Bocagrande Local 203
PBX: 6655011 Fax 6653693
Cartagena de Indias Colombia
INTRODUCCIÓN
¿ Que es Auditoria?
Todas los procesos y transacciones realizadas en un hotel durante el día convergen, al final de este, en otra serie de procesos que tienen como finalidad realizar una revisión exhaustiva que permita corregir los posibles errores o inconsistencias que se hallan podido presentar. Para estas labores de revisión ZEUS cuenta con el módulo de Auditoría, el cual cuenta con las herramientas necesarias para una revisión rápida y precisa de los datos.
Otra función de este módulo, pero no menos importante, es la generación de los cargos correspondientes al desglose de los planes de los huéspedes y su posterior aplicación a cada habitación de forma automática.
La generación de estadísticas también corresponde a este módulo el cual cuenta además con un número amplio de reportes para su consulta.
1 . ENTRANDO A AUDITORÍA
Después de seleccionar el icono de Auditoría, ya sea desde le menú Inicio de Windows (Start en la versión en ingles) o desde un acceso directo el escritorio de Windows, aparece la ventana de Inicio de sesión.
Figura 1 Inicio de sesión
Después de indicar Usuario y Password, se despliega la ventana principal.
Figura 2 Ventana principal de AUDITORIA
A continuación detallaremos los menús y cada una de sus opciones.
2 . MENÚ AUDITORÍA
La primera de las tareas de una auditoría, es la revisión del estado actual del hotel. En este menú encontramos un grupo de opciones con las que podemos efectuar dicha labor.
Figura 3 Menú Auditoría
2.1 . Pinter Setup
Permite indicar con que impresora, de las conectadas al sistema, deseamos imprimir los reportes del sistema.
Figura 4 Printer Setup (Configuración de Impresora)
Otra forma de indicar la impresora que desea usar, es al momento de imprimir los reportes como veremos mas adelante.
2.2 . Huéspedes Que No Salieron
Lista los huéspedes de debieron salir hoy y no han hecho checkout.
Para emitir el reporte presione el botón Aceptar.
2.3 . Reservas Utilizadas Parcialmente
Detalla los números de las reservas, y sus características, que no se utilizaron en su totalidad, es decir, aquellas reservas donde el total de habitaciones reservadas no están checkin.
Figura 5 Reservas Utilizadas Parcialmente
2.4 . Inconsistencias
Dentro de las diferentes labores y procedimientos realizados por los usuarios de ZEUS en los módulos de Recepción y Reserva, es normal encontrar que estos usuarios ingresan información errada o incompleta y que en otras ocasiones ejecutan procesos considerado delicados. A este tipo de información ZEUS les llama inconsistencias.
Una vez seleccionada esta opción el sistema realiza una búsqueda, al final de la cual despliega los datos de las inconsistencias encontradas. Estas inconsistencias se dividen en dos grandes grupos:
Avisos o advertencias: Representados por la letra “W” Indica que se ha ejecutado un proceso que es importante auditar. No detiene el proceso de generación y aplicación de cargos.
Errores: Representados por la letra “E” Indica que existen datos errados o incompletos. La generación y aplicación de cargos no podrá culminar hasta que no se corrija el error.
Avisos o advertencias (W)
Inconsistencia Motivo
# DE PERSONAS CHECKIN NO COINCIDEN CON CLASE DE HAB Se presenta cuando el número de huéspedes registrados en una habitación es diferente a la clase de habitación seleccionada. Por ejemplo, registrar dos personas en una habitación triple o bien tres personas en una habitación doble.
Recomendación: Diríjase a la opción registro de huéspedes del módulo recepción y seleccione la clase de habitación correcta.
# DE PERS CHECK-IN <> AMA DE LLAVES Desde el módulo de Ama de llaves se ha reportado un número de personas diferentes a las que se encuentran registradas.
Recomendación: Verifique que la información suministrada por Ama de llaves sea correcta. En caso afirmativo, tome los correctivos del caso.(dar checkout a las personas mal chequeadas o hacer checkin a quines faltan por ser registradas.)
UPGRADE DE HABITACIONES Se ha asignado un tipo de habitación mayor a la reservada.
Recomendación: tome atenta nota de la tarifa que se le esta cobrando a la habitación
Errores (E)
Inconsistencia Motivo
NO HAY TIPO DE CAMBIO No se ha definido la tasa de cambio del dólar para la fecha actual.
Solución: desde el módulo parámetros ingrese la tasa de cambio del día.
# DE PERSONAS CHECKIN NO COINCIDEN CON ACOMPAÑANTES El número de adultos, niños y adicionales indicados en el registro de huéspedes es diferente a las personas checkin.
Solución: dependiendo de la situación podría:
1. Corregir, desde el registro de huéspedes, los valores indicados para Adultos, Niños y Adicionales.
2. Eliminar o agregar los acompañantes que sobren o falten en el registro.
PROLONGACION ESTADIA CON HAB BLOQUEADA La estadía de la habitación no se puede alargar puesto que existe un bloqueo programado para la habitación.
Solución: De acuerdo a la situación podría:
1. Desbloquear la habitación los días necesarios.
2. No prolongar la estadía y hacer checkout a la habitación.
3. Cambiar los huéspedes a una habitación no bloqueada.
PLAN SIN PAQUETE DEFINIDO Se le hizo checkin a la habitación con un plan si desglose.
Solución: Desde el módulo de recepción, cambiar el plan de la habitación o bien, desde el módulo de parámetros, ingresarle el paquete el plan.
TARIFAS CON CAMBIO TEMPORADA Existen habitaciones que se les hizo Checkin con un plan que exige cambio de tarifa cuando se pasa de una temporada a otra.
Solución: Seleccione la opción Cambio Tarifas Temporadas del menú Auditoría y haga los cambios pertinentes.
CUENTAS ABIERTAS EN POS En alguno(s) de los puntos de venta existe una o varias cuentas que no han sido canceladas.
Solución: cancelar o eliminar las cuentas.
FOLIO CERRADO CON SALDO Existe un folio descuadrado.
Solución: verifique el folio indicado y realice la(s) transacción (es) del caso, para cuadrar la cuenta.
En el módulo de recepción también se encuentra la opción Inconsistencias, permitiendo así que cada recepcionista pueda dejar su turno libre de errores y con las aclaraciones pertinentes en los casos de procesos especiales realizados por este.
2.5 . Reservas No Shows
Despliega un listado con las reservas No Shows del día. De este listado se pueden derivar diferentes decisiones tal y como veremos a continuación.
Figura 6 Reservas No Shows
Las tres últimas columnas del listado permiten indicar cual será la acción a tomar con las reservas:
La primera columna indica que se debe cancelar la línea de la reserva que se encuentra noshow, para seleccionarla presione clic.
La segunda columna se selecciona si desea actualizar la fecha de entrada de la reserva, la cual pasará a ser igual a la fecha de llegada actual mas uno.
La tercera columna se debe seleccionar para indicar que se cobre el día. En este proceso el sistema realiza un cargo a la reserva por el valor de la habitación y aplica el deposito.
Para marcar cualquiera de las columnas debe hacer clic sobre la deseada, mientras que para quitar la marca debe presionar la tecla Suprimir. Es importante tener en cuanta que puede seleccionar mas de una opción, es decir, puede indicar al sistema de la reserva se cancela y se cobra o bien que se actualiza y se cobra. Después de seleccionar las respectivas opciones debe presionar el botón guardar de la barra de herramientas para hacer efectivos los cambios.
2.6 . Actualización Estadía Y/O Tarifa
La ventana desplegada por esta opción brinda la posibilidad de realizar cambios a la estadía (alargue o acorte) o a la tarifa de la habitación. Además despliega información general de la habitación tal como sus cargos y el log de transacciones.
Figura 7 Actualización de Estadía o Tarifa
2.6.1 . Actualizar Estadía Habitación
Permite cambiar la fecha de salida de una habitación.
1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía.
2. Seleccione el Tab Actualizar Estadía Habitación
3. En el campo Nueva Fecha de Salida digite el nuevo valor.
4. Presione el botón Aceptar.
2.6.2 . Actualizar Estadía por Huésped
Utilice esta opción para cambiar la fecha de salida de un huésped en particular. Téngase en cuenta que ningún huésped puede tener una fecha de salida mayor que la del titular y además que al cambiar la fecha al titular la esta cambiando a la habitación.
1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía.
2. Seleccione el Tab Actualizar Estadía por Huésped, nótese que se activa el Tab Acompañantes automáticamente.
3. Presione doble clic sobre el huésped al que desea cambiar la estadía. Sus datos se muestran en el Tab Actualizar Estadía por huésped.
4. En el campo Nueva Fecha de Salida digite el nuevo valor.
5. Presione el botón Aceptar.
2.6.3 . Cambio de Tarifa
Utilice esta opción cuando necesite cambiar el valor de la tarifa de la habitación al igual que la de los niños y/o los adicionales.
1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía.
2. Seleccione el Tab Actualizar Tarifa.
3. Haga los cambios de tarifa deseados.
4. Presione el botón Aceptar.
2.7 . Consulta De Habitaciones Y/O Folios
Brinda la mas completa información sobre un folio o habitación. Esta consulta despliega tanto información general de la habitación o folio seleccionado, como información detallada sobre acompañantes, cargos, llamadas, log y vouchers.
Para que los datos del folio o la habitación sean desplegados basta con digitar el número alguno de ellos en el campo correspondiente. Si no conoce el número del folio o habitación, puede utilizar el botón ayuda de la barra de herramientas; para ello haga clic sobre el campo del que desea ayuda y luego presione el botón ayuda. Para mas información acerca de cómo utilizar la ayuda de ZEUS consulte la sección XXXXXXX de este manual.
Figura 8 Consulta de Habitaciones y Folios
Para cambiar de un Tab a otro basta con hacer clic sobre el deseado, por ejemplo si desea pasar de acompañantes a Llamadas presione clic sobre este último. Si desea imprimir la información del Tab actual presione el botón Imprimir.
2.8 . Consulta De Registros
Despliega una ventana con información del registro indicado.
Figura 9 Consulta de Registros de Habitación
Para obtener la información del registro, basta con indicar el número en el campo indicado. Si no conoce el número del registro puede utilizar el botón ayuda para localizarlo.
2.9 . Huéspedes Genéricos
Emite un listado con los huéspedes que se encuentran registrados con cédulas genéricas. Este listado puede ser emitido mostrando todos o solo aquellos huéspedes que se encuentran check-in.
Figura 10 Huéspedes Genéricos
Para emitir el listado seleccione la opción deseada y presione el botón Aceptar. Luego indique la forma de salida.
2.10 . Cambiar Tarifas De Registros
Mediante esta opción puede realizar un cambio de tarifa a las habitaciones ingresadas bajo un mismo número de registro.
Figura 11 Tarifas de Registros
Para cambiar la tarifa del registro
1. Ingrese el número del registro
2. En la lista de habitaciones mostrada, ubíquese en la columna Valor y digite la nueva tarifa de la habitación. Repita este paso para cada habitación
3. Presione el botón Guardar.
2.11 . Cambio Tarifas / Temporada
ZEUS brinda la posibilidad de definir diferentes temporadas en el año, de igual manera permite indicar a los planes y a las reservas si al cambiar de temporada debe cambiar el valor de la tarifa de habitación.
Cuando una temporada llega a su fin, es decir, se pasa a una nueva temporada, las habitaciones que han sido chequeadas con planes o reservas que tienen la característica Cambio Tarifa x Temporada chequeada se listan en esta opción, donde se les debe indicar el nuevo valor de tarifa de habitación.
Figura 12 Cambio de Tarifa por Cambio de Temporada
Para actualizar las tarifas
1. Haga clic en el campo Marca para indicar que se cambiara la tarifa.
2. En la columna Nueva Tfa digite los nuevos valores para cada habitación
3. Presione el botón Guardar.
2.12 . Cambio de Plan
Debe tener en cuenta que el nuevo plan aplica del día en que se cambia en adelante y que los vouchers generados con el plan anterior se deshabilitan, quedando solo los vouchers del nuevo plan.
Por otra parte, si desea cambiar el plan de una habitación que hace parte de un grupo, deberá cambiar el plan a todo el grupo.
Los planes que generan voucher piden al hacer el registro del huésped un número de voucher, el cambio de plan exige que se indique un nuevo número de voucher para poder realizar el cambio de plan a la habitación indicada.
Figura 13 Cambio de Plan de Habitaciones
Para hacer el cambio de plan
1. Digite el número de la habitación o localícela con el botón ayuda.
2. En el área Nuevos Datos, digite el código del nuevo plan o localícelo con el botón ayuda.
3. Indique el número de voucher. (Si aplica)
4. Presione el botón Aceptar.
2.13 . Auditoria de Folios
Muestra en una ventana toda la información de los cargos realizados a un folio desde diferentes ángulos. Aquí podrá observar los cargos en general, separados los débitos de los créditos, totalizados por fecha o totalizados por cargo.
Figura 14 Auditoría de Folios
También podrá decidir que tipo de cuenta quiere ver (Ambas, Extra, Maestra), además el estado de los Ivas, tanto del acumulado del cargo de IVA como el valor de las sumas de los Ivas cargo a cargo.
3 . MENÚ CARGOS
En este menú se encuentra las opciones principales del proceso de auditoría. Consisten en herramientas que permiten manipular los cargos, entre las cuales están la Generación de Cargos General, la Generación de Cargos por Habitación y la Aplicación General de Cargos.
3.1 . Cargo a Folios
Cargar consumos o cualquier tipo de gasto o abono que haga un huésped es una labor que se debe realizar mediante esta opción, además podemos ver el estado de cuenta o emitir una factura.
Figura 15 Cargo a Folios Check-in
Para ingresar un nuevo cargo
1. Indique el número de la habitación o folio.
2. Presione el botón Nuevo.
3. En el campo Código de Cargo digite el cargo o bien utilice el botón ayuda para buscar el código y presione la tecla TAB.
4. Digite el número de la comanda (opcional) y presione TAB.
5. Digite el valor a cargar.
6. Indique si será un cargo Debito o Crédito.
7. Seleccione a que cuenta (Maestra / Extra) se va a realizar el cargo.
8. Presione el botón Grabar.
Para consultar los cargos realizados al folio
Presione el botón lista de cargos
Figura 16 Lista de Cargos
Para borrar un cargo
1. Presione el botón Lista de cargos
2. Haga clic sobre la línea del cargo que desea borrar
3. Presione el botón Borrar.
4. En el área inferior de la pantalla se pide la autorización para el borrado.
5. Digite los datos para cada campo:
a. Autoriza: usuario que autoriza el borrado.
b. Clave: pasabordo del usuario.
c. Formula: número de autorización del día.
d. Observaciones: motivo del borrado / comentarios.
6. Al terminar de digitar la observación y presionar la tecla TAB ZEUS le pedirá la confirmación del borrado, al confirmar, el cargo desaparece del listado.
Importante: tenga en cuenta que solo puede borrar cargos el mismo día en que estos se realizan, si desea eliminar un cargo de días anteriores tendrá que realizar el mismo cargo con igual valor pero de naturaleza contraria, es decir, si el día 19 de Julio realizamos un cargo de Teléfono por $ 10.000.oo, Debito a la cuenta Maestra y el día siguiente lo queremos borrar, debemos realizar el mismo cargo de Teléfono por $ 10.000.oo, pero con naturaleza Crédito a la cuenta Maestra. Si no realiza este procedimiento no podrá borrar el cargo.
Para consultar los cargos sin importar su estado
Presione el botón Lista de Cargos Total. Se muestra la lista de cargos indicando, además de los cargos activos, cuales han sido borrados (Estado = B) o transferidos (Estado = T).
Estados de cuenta
Si no quiere asignar número de factura debe seleccionar estado de cuenta, el cual le despliega un reporte con los cargos del folio seleccionado.
Factura
Genera una factura al folio indicado, puede identificar el tipo de factura que tiene generada en este momento, gracias al campo factura, el cual puede mostrar tres posibles valores: N para indicar que no se ha generado factura, A para indicar que se genero factura Ambas y M/E que indica que se genero factura Maestra Extra.
Cuando se presiona el botón Factura el sistema pregunta si desea cambiar el nombre o NIT que saldrá en la factura. En caso de responder No se emite la factura, mientras que de ser afirmativa su respuesta ZEUS ubica el cursor el campo Nombre (Folio/Factura), donde se debe indicar el nuevo nombre para la factura, igualmente podemos cambiar el campo Nº Id. (Folio/Factura) indicando una nueva identificación.
3.2 . GENERACIÓN DE CARGOS GENERAL
Tomando como base los planes de cada uno de los huéspedes, la generación de cargos general elabora la lista de cargos que se deben aplicar a cada una de las habitaciones. Esta generación se puede realizar tantas veces como el auditor necesite, hasta que llegue al resultado esperado.
Además de permitir generar los cargos, también puede imprimirlos en caso de que hallan sido generados y solo necesite realizar una impresión.
Una vez seleccionada la opción deseada, ya sea generar o imprimir, se debe indicar el complejo y presionar el botón Imprimir.
Figura 17 Impresión de los Cargos Generados
3.3 . Generación de Cargos X Habitación
Utilice esta opción si desea generar los cargos de una habitación especifica en lugar de todas las habitaciones.
La generación de cargos por habitación realiza el mismo proceso que la generación general de cargos, con la diferencia de que por ser solo a una habitación el proceso es más rápido.
Figura 18 Generación de Cargos a una Habitación
Para generar los cargos
1. Digite el número de la habitación
2. Presione el botón Generar de la barra de herramientas.
3.4 . Aplicación General de Cargos
El paso a seguir después de haber generados los cargos, es la aplicación de los mismos. Este proceso es totalmente automático y consiste en 4 pasos: Aplicación de Cargos, Rotación de Saldos, Acumulación de Estadísticas y Cambio de Fecha.
Figura 19 Aplicación de los Cargos Generados
Para iniciar la aplicación de cargos presione el botón Guardar. En ese momento ZEUS iniciará la aplicación e irá mostrando el avance colocando marcas a cada uno de los pasos.
Figura 20 Ventana después de Aplicar los Cargos
Una vez terminada la aplicación, todos los usuarios de los diferentes módulos de ZEUS Hoteles debe salir del sistema e ingresar nuevamente para así tomar los datos del nuevo día.
3.5 . Transferencia Entre Folios
Eventualmente se puede presentar la necesidad de trasladar cargos de un folio a otro, la opción transferencia entre folios nos brinda esta versatilidad, permitiéndonos realizar tantos traslados como sean necesarios.
Se puede trasladar cualquiera de los cargos o su totalidad utilizando los botones de traslado. También es posible filtrar un cargo específico para hacer más fácil la transferencia. Para ello debe indicar el cargo a filtrar en el campo Cargo y presionar la tecla Tabulador.
El proceso de transferencias puede realizarse en doble vía, gracias a los botones de traslado y con la cantidad ítem deseados según la selección que se haga, por ello a continuación se explica y las funciones de cada uno de los botones de traslado y la forma de hacer las selecciones.
Figura 21 Transferencia entre Folios
Funciones de los botones de traslado
Traslada todos los cargos desde el folio superior al inferior.
Traslada los cargos seleccionados desde el folio superior al inferior.
Traslada todos los cargos desde el folio inferior al superior.
Traslada los cargos seleccionados desde el folio inferior al superior
Como seleccionar ítem específicos
Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos seleccionados, primero se deben seleccionar presionando Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean trasladar.
De igual forma para quitar la selección a un cargo se debe presionar nuevamente clic sobre él. Nótese que al presionar doble clic cambia de color; cuando esta en blanco significa que no esta seleccionado.
Para trasladar todos los cargos de un folio a otro
1. Indique los folios entre los que desea realizar el traslado.
2. Presione uno de los botones de traslado de todos los cargos, según la dirección en que desee trasladar
3. Presione el botón Guardar.
Para trasladar un grupo específico de cargos
1. Indique los folios entre los que desea realizar el traslado
2. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos que desea trasladar
3. Presione el botón de traslado de cargo seleccionados que aplique.
4. Presione el botón Guardar.
3.6 . Transferencia Entre Cuentas M/E
Primero que todo recordemos que todo folio se encuentra subdividido en dos cuentas, una Maestra y una Extra, y que a cada una de esas cuentas le podemos hacer cargos y emitir una factura independiente.
Con Transferencia Entre Cuentas M/E, tenemos la posibilidad de transferir cargos entre estas cuentas, ya sea de la Maestra a la Extra o viceversa.
Figura 22 Transferencia entre las cuentas Maestra y Extra de un Folio
El proceso de transferencias puede realizarse en doble vía, gracias a los botones de traslado, además se puede trasladar la cantidad ítem deseados según la selección que se realice.
Es posible Filtrar un cargo específico colocando en el campo Cargo el código del cargo que se desea filtrar. Este filtro se vera aplicado tanto para la cuenta Maestra como para la Extra.
A continuación se explica y las funciones de cada uno de los botones de traslado y la forma de hacer las selecciones.
Funciones de los botones de traslado
Traslada todos los cargos desde la cuenta Maestra a la Extra.
Traslada los cargos seleccionados desde la Maestra a la Extra.
Traslada todos los cargos desde la Extra a la Maestra.
Traslada los cargos seleccionados desde la Extra a la Maestra.
Como seleccionar ítem específicos
Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos seleccionados, primero se deben seleccionar presionando Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean trasladar.
Para trasladar todos los cargos de un folio a otro
1. Indique el folio en el que desea realizar el traslado.
2. Presione un de los botones de traslado de todos los cargos, según la dirección en que desee trasladar
3. Presione el botón Guardar.
Para trasladar un grupo específico de cargos
1. Indique el folio en el que desea realizar el traslado
2. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos que desea trasladar
3. Presione el botón de traslado de cargo seleccionados que aplique.
4. Presione el botón Guardar.
3.7 . Aplicación de Bonos
Antes de entrar en detalles acerca del proceso de aplicación de bonos es necesario conocer el concepto de bonos y las características que maneja.
3.7.1 . Concepto de Bonos y sus Características
Cuando un huésped elige un plan que incluye, además de la estadía, alimentación y otros servicios (por ejemplo hora feliz y frutas), cancela un valor específico por dicho plan, aunque posiblemente no logre consumir todo por lo que pago. Generalmente esos consumos no realizados son una ganancia adicional para el hotel.
Figura 23 Aplicación de Bonos
Los bonos se generan a partir de esos consumos no realizados por los huéspedes, y son almacenados pos el sistema para su posterior utilización, mas específicamente para ser anulados o bien aplicados como un abono a un huésped, ya sea por su valor total o parcialmente.
La opción aplicación de bonos permite tomar un bono y aplicarlo como un deposito a una reserva o como un abono a un folio.
Para aplicar un bono a un folio o reserva
1. En el campo Cliente digite la identificación del huésped a la que se genero el bono, recuerde que puede utilizar el botón ayuda para realizar una búsqueda en caso de no recordar la identificación.
2. Seleccione el Tab Por Aplicar, donde aparecerán los bonos del cliente seleccionado.
3. Presione clic en la columna Sel en cada bono que quiera aplicar y, si en necesario, en la columna Vlr a Aplicar modifique el valor que desea aplicar para cada bono. El total del bono se muestra e En el campo Total a Aplicar
4. Seleccione el Tab Folio o Reserva según aplique.
5. Digite el número del folio o reserva
6. Presione el botón Guardar.
Para consultar los bonos aplicados
1. En el campo Cliente digite la identificación del huésped al que se generó el bono, recuerde que puede utilizar el botón ayuda para realizar una búsqueda en caso de no recordar la identificación.
2. Seleccione el Tab Aplicados.
Figura 24 Consulta de Bonos Aplicados
3.8 . Anulación De Bonos
Los bonos generados, además de poder ser aplicados a un folio o reserva, pueden anularse según requerimientos del hotel. La anulación de un bono lo inhabilita para ser aplicado.
Figura 25 Anulación de Bonos Generados
Para anular un bono
1. En el campo Cliente, digite la identificación del huésped al que se genero el bono.
2. De la lista de bonos listados en el área cuadriculada, seleccione los que desea anular, haciendo clic en la columna titulada como Sel en cada uno de ellos.
3. Presione el botón Guardar.
3.9 . Check-In Después de Aplicar Cargos
La aplicación de cargos realizada en la auditoría nocturna, carga el desglose del plan a todas las habitaciones check-in en ese momento, de acuerdo al plan con que se registro. Si se realiza el registro de una nueva habitación después de la aplicación y se quiere que los cargos de la noche ala que se acaba de hacer aplicación se extienda a la habitación que hizo check-in, se deben generar los cargos de la nueva habitación y realizar una nueva aplicación. Este proceso se realiza mediante la opción Check-in Después de Aplicar Cargos, la cual detalla las habitaciones que fueron chequeadas después de la aplicación de cargos y permite realizar una generación de cargos y una aplicación de los mismos.
Tan pronto se ingresa a esta ventana, se muestra la lista de habitaciones check-in después de la aplicación.
Para generar y aplicar cargos
1. En la lista de habitaciones, haga clic sobre la columna Sel en la fila correspondiente a la habitación que quiere generarle los cargos.
2. Presione el botón Guardar para aplicar los cargos.
3.10 . Upgrades de Habitaciones
Lista las habitaciones que se han hecho check-in como upgrades, el reporte muestra el tipo y valor de la habitación cobrada al igual que de la asignada.
Figura 26 Informe de Habitaciones con Upgrades
Apariencia del reporte
3.11 . Listado General de Cargos
Lista los cargos generados, por el proceso de generación de cargos de auditoría, en el rango de fecha indicado. Puede digitar un cargo especifico y elegir el complejo.
Figura 27 Listado de Cargos Generados
Apariencia del listado
3.12 . Transferencias
Genera un reporte con los cargos que han sido transferidos en el rango de fechas indicado.
El reporte puede ser emitido de todos los cargos o de un cargo específico, e inclusive de un folio.
Si no indica un cargo el sistema asume que se listaran todos los cargos, de igual manera aplica para el folio, mientras que si indica un cargo y un folio, solo se mostraran el cargo y el folio especificado.
Apariencia del reporte
3.13 . Ajustes Realizados
Al crear un cargo desde el módulo de Parámetros se le puede indicar varias características que lo definen. Dentro de dichas características existen dos que dan origen al reporte emitido por esta opción; una es el campo Ajuste y la otra el campo Naturaleza (Débito o Crédito).
Figura 28 Informe de Cargos de Ajustes
El reporte emitido desde esta ventana muestra los cargos realizados a un folio y que tienen el campo Ajuste seleccionado o bien aquellos cargos que se han hecho por una naturaleza diferente a la definida en la ventana de cargos.
Para emitir el reporte
1. Indique el rango de fechas
2. Presione el botón imprimir
3.14 . Depósitos Vigentes
Lista los depósitos de reservas no aplicados y los aplicados parcialmente. Adicionalmente si selecciona la casilla Todos, se listan todos los depósitos que se han realizado en el sistema, sin tener en cuenta el rango de fechas.
Figura 29 Informe de Depósitos Vigentes
Para emitir el reporte
1. Indique el rango de fechas
2. Presione el botón Imprimir.
Apariencia del reporte
3.15 . Habitaciones Sin Depósito Aplicado
Emite un reporte con las habitaciones check-in que llegaron con una reserva con deposito y aún no ha sido aplicado al folio de la habitación.
Figura 30 Habitaciones Sin Depósitos Aplicado
3.16 . Saldo Huéspedes en Casa
Detalla los folios que presentan saldo, ya sea en la cuenta maestra o en la extra. De igual forma se puede listar los que presentan saldo cuando se toma la cuenta maestra y la extra como una sola cuenta, combinación conocida como Ambas, al listar Ambas se obtiene el saldo final del folio.
Figura 31 Informe de Huéspedes con Saldo
El proceso de auditoría nocturna, mas exactamente la aplicación general de cargos, realiza entre otras tareas la rotación de los saldos de los folios. Tarea que coloca los movimientos débitos y créditos en cero para el inicio del nuevo día. Por este motivo la ventana de Saldo Huéspedes en Casa, brinda la posibilidad de emitir el listado antes de la rotación y en una fecha específica.
3.17 . Saldo de Folios
Lista los folios que presentan saldo en sus cuentas, ya sea Maestra, Extra o Ambas.
Figura 32 Saldo de Folios
3.18 . Control de Limites de Crédito
Al registrar un huésped en recepción es posible indicar si este maneja crédito o no e igualmente que tope de crédito se le dará. Esta opción lista los huéspedes cuyo saldo es mayor que el tope que se la ha asignado.
Figura 33 Informe de Control de Límites de Créditos
Para listar solo presione el botón Imprimir.
3.19 . Log de Transacciones
Existen una serie de operaciones especiales que se realizan con las habitaciones, de las que ZEUS mantiene un registro debido a su delicadeza. Entre otra tenemos: cambio de tarifa o estadía, cambio de plan, cambios de habitación, borrado de acompañantes, upgrades de habitación.
Figura 34 Informe del Log de Transacciones
Desde esta opción se listan las operaciones de este tipo que se han realizado en un rango de fechas. También se puede indicar una habitación específica. Para emitir el reporte indique el rango de fecha y, si lo desea, un número de habitación.
3.20 . Llamadas Por Tipo de Extensión
ZEUS cuenta con un módulo adicional de tarificación telefónica que le permite mantener un control automático de las llamadas realizadas en el hotel. Si se cuenta con este módulo se puede emitir un listado de las llamadas en un rango de fechas e inclusive por tipo de extensión.
Figura 35 Llamadas por Tipo de Extensión
Para emitir el listado indique el rango de fechas y, si lo desea, un número de habitación específico.
3.21 . Llamadas Por Rango de Fecha
Lista las llamadas realizadas en el rango de fecha definido. Pede indicar una extensión en particular o ninguna para mostrar todas las extensiones.
Figura 36 Llamadas en un Rango de Fechas
Para emitir el reporte, digite los datos de las fechas y, si lo considera necesario, un número de extensión y presione le botón Imprimir.
3.22 . Comprobante Contable
Todas las operaciones realizadas durante el día, pueden ser condensadas en un movimiento contable. ZEUS cuenta con un módulo de contabilidad que interfasa con ZEUS hoteles y permite llevar control de esos movimientos.
Las cuentas contables afectadas dependen de los parámetros dados a la aplicación. Recordemos que al momento de definir cargos desde le módulo de Parámetros, podemos indicar que cuentas contables afecta.
Una vez generada la contabilización y mediante el botón Generar Archivos podemos convertir el movimiento contable en archivos, los que el módulo ZEUS Contabilidad toma y automáticamente registra. De esta manera se mantienen actualizados los registros contables del proceso hotelero.
Figura 37 Generación e Impresión del Comprobante Contable
Para generar movimiento contable
1. Ingrese el rango de fechas a generar.
2. Presione el botón Generar Movimiento Contable.
Para generar archivos con movimientos
1. Genere el movimiento contable
2. Digite los nombres de los archivos de la cabecera y las transacciones
3. Indique la ruta del archivo Maecont de ZEUS Contabilidad
4. Presione el botón Generar Archivos.
Los archivos se generan en el directorio donde esta instalado ZEUS Hoteles.
3.23 . Informe Contable / Cuenta
Emite un reporte con los movimientos de la cuenta contable indicada en un rango de fechas.
Figura 38 Impresión de Movimiento Contable
Para imprimir el listado
1. Indique el rango de fechas
2. Digite la cuenta contable
3. Presione el botón Imprimir
3.24 . Ocupación Por Tipos de Habitación
Detalla el número de habitaciones ocupadas, por cada uno de los tipos creados, en un rango de fechas.
Figura 39 Informe de Ocupación por Tipo de Habitación
Para emitir el listado, especifique el rango de fechas y presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
3.25 . Precuentas
Emite las precuentas o estados de cuentas para los huéspedes con una fecha de salida especifica o bien para todos los huéspedes check-in.
Figura 40 Precuentas de Habitaciones
Para imprimir las precuentas
1. Seleccione el complejo que desea.
2. Indique la fecha de salida si quiere emitir las precuentas de los huéspedes a salir. Si lo que desea son las precuentas de todos los huéspedes del hotel, seleccione la casilla Todos los huéspedes checkin.
3. Presione el botón imprimir.
3.26 . Cuadre de Caja
Esta opción de menú permite generar el listado de todos las transacciones realizadas por una caja en particular y para una fecha especifica. Si no indica una caja el sistema emitirá el cuadre de todas las cajas.
Como datos necesarios, debe proveerse la fecha del listado de cuadre de caja, y la caja a la que se desea generar el listado al igual que la cuenta y el complejo deseado.
Figura 41 Cuadre de Caja
Se recomienda que esta opción no debe estar disponible para la persona que maneja la caja directamente.
La activación o desactivación de esta opción debe ser efectuada por el administrador del sistema en el módulo de seguridad.
Para emitir el listado
1. Indique las opciones deseadas.
2. Presione el botón Imprimir.
3. Seleccione la forma de salida.
3.27 . Consulta de Folios
Despliega información general acerca del folio indicado. Los datos generales visualizados en esta ventana, pueden ser impresos mediante el botón Imprimir de la barra de herramientas.
Otra de las tareas que se pueden realizar desde esta opción, es la impresión del estado de cuenta. Para emitir este informe debe presionar el botón Estado de Cuenta de la barra de herramienta.
Figura 42 Consulta de Folios
3.28 . Reporte de Vouchers
Permite emitir un informe con el listado de los vouchers generados en un rango de fechas. El listado puede emitirse eligiendo un estado específico e igualmente se puede indicar una habitación o un número de voucher en particular.
Figura 43 Reporte de Vouchers
Los estados de los vouchers tienen unos códigos estándar asociados: Sin utilizar (31), Checkouts(32), Utilizados(35), Cancelados(39), Cambio de Plan(38), Cambio de Estadía(37).
Para emitir el informe, seleccione las opciones deseadas y presione el botón imprimir.
3.29 . Vouchers (Detalle)
Detalla, por cada habitación, los vouchers No Utilizados, Utilizados y Utilizados de Fechas posteriores, generando totales para cada uno de ellos.
Figura 44 Listado de Vouchers Detallado
Para emitir el listado, presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
3.30 . Vouchers Habitaciones Checkin
Lista el total de los vouchers de desayuno y menú generados y utilizados para cada una de las habitaciones que se encuentran checkin
Figura 45 Informe Acumulado de Vouchers de Dsayuno y Cena
Para emitir el listado, presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
3.31 . Vouchers Generados Manualmente
Lista los vouchers generados de forma manual desde la opción Cargar Vouchers Adicionales del menú Recepción (Sub Menú Vouchers) del módulo Recepción.
El listado se emite con base al rango de fechas indicado.
Figura 46 Informe de Vouchers Generados Manualmente
Para emitir el listado, indique el rango de fechas presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
3.32 . Movimiento de Depósitos
Despliega un informe con los datos de los depósitos que se movieron en una fecha específica.
Figura 47 Movimiento de Depósitos por Fecha
El listado separa en dos secciones, cada una de ellas totalizadas, los depósitos y las aplicaciones o distribuciones realizadas.
Para emitir el listado, presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
3.33 . Listado de Bonos
Iniciemos por recordar que los bonos se generan a aquellos planes que así lo indiquen y que corresponden a la suma de los vouchers no consumidos de las habitaciones registradas bajo dichos planes.
Esta opción del menú Listados, emite un informe con el estado de los bonos en un rango de fecha. Para el caso del estado del bono, se puede seleccionar uno específico o la opción Todos que lista los bonos sin importar su estado.
Figura 48 Informe de Bonos Según Estado
Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
3.34 . Listado de Facturas
Lista las facturas generadas en un rango de fechas específico. Dado que estas facturas pueden haber sido emitidas de cualquiera de la cuentas de los folios, es posible indicar si se quiere listar las facturas emitidas para las cuentas Maestras, Extras o Ambas, o en su defecto todas las clases.
Figura 49 Listado de Facturas Generadas
Por otra parte es posible indicar cual de los estados se quiere listar o si se desean todas las facturas sin importar su estado.
Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
3.35 . Consumos de Plan no Gravados
Emite un listado con la información de los consumos realizados del plan o planes especificados, que no se encuentran gravados por impuestos.
Figura 50 Consumos de Planes no Gravados
Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
3.36 . Listado de Abonos
Despliega un informa con los datos de los abonos realizados en un rango de fechas. El listado se puede emitir para un complejo específico o para todos los complejos.
Figura 51 Listado de Abonos Realizados
Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
3.37 . Listado de Pagos por Forma de Pago
Esta opción del menú listados, muestra un informe con los pagos recibidos en un rango de fechas. Estos pagos se pueden filtrar según una forma de pago específica, e igualmente es posible indicar un complejo o todos.
Figura 52 Listado de Pagos por Forma de Pago
Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
3.38 . Comprobante de Informe Diario
Despliega un informe, que indica el rango de las facturas emitidas en la fecha indicada, así como su valor total y el impuesto generado; especificando además el valor de los pagos recibidos por cada forma de pago.
Figura 53 Listado Comprobante de Informe Diario
Para emitir el listado, seleccione la fecha deseada y presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
3.39 . Listado de Cargos en Clase Contraria
Cuando se definen los cargos en el módulo de parámetros, se le indica cual es la cuenta en la que cargará por defecto (Maestra o Extra). Este listado detalla los cargos realizados en una clase contraria a la definida en un rango de fechas.
Figura 54 Listados de Cargos en Clase Contraría
Para emitir el listado, seleccione la fecha deseada y presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
AUDITORIA
Manual de usuario
COMPUSISCA S.A.
Centro Cial. Bocagrande Local 203
PBX: 6655011 Fax 6653693
Cartagena de Indias Colombia
INTRODUCCIÓN
¿ Que es Auditoria?
Todas los procesos y transacciones realizadas en un hotel durante el día convergen, al final de este, en otra serie de procesos que tienen como finalidad realizar una revisión exhaustiva que permita corregir los posibles errores o inconsistencias que se hallan podido presentar. Para estas labores de revisión ZEUS cuenta con el módulo de Auditoría, el cual cuenta con las herramientas necesarias para una revisión rápida y precisa de los datos.
Otra función de este módulo, pero no menos importante, es la generación de los cargos correspondientes al desglose de los planes de los huéspedes y su posterior aplicación a cada habitación de forma automática.
La generación de estadísticas también corresponde a este módulo el cual cuenta además con un número amplio de reportes para su consulta.
1 . ENTRANDO A AUDITORÍA
Después de seleccionar el icono de Auditoría, ya sea desde le menú Inicio de Windows (Start en la versión en ingles) o desde un acceso directo el escritorio de Windows, aparece la ventana de Inicio de sesión.
Figura 1 Inicio de sesión
Después de indicar Usuario y Password, se despliega la ventana principal.
Figura 2 Ventana principal de AUDITORIA
A continuación detallaremos los menús y cada una de sus opciones.
2 . MENÚ AUDITORÍA
La primera de las tareas de una auditoría, es la revisión del estado actual del hotel. En este menú encontramos un grupo de opciones con las que podemos efectuar dicha labor.
Figura 3 Menú Auditoría
2.1 . Pinter Setup
Permite indicar con que impresora, de las conectadas al sistema, deseamos imprimir los reportes del sistema.
Figura 4 Printer Setup (Configuración de Impresora)
Otra forma de indicar la impresora que desea usar, es al momento de imprimir los reportes como veremos mas adelante.
2.2 . Huéspedes Que No Salieron
Lista los huéspedes de debieron salir hoy y no han hecho checkout.
Para emitir el reporte presione el botón Aceptar.
2.3 . Reservas Utilizadas Parcialmente
Detalla los números de las reservas, y sus características, que no se utilizaron en su totalidad, es decir, aquellas reservas donde el total de habitaciones reservadas no están checkin.
Figura 5 Reservas Utilizadas Parcialmente
2.4 . Inconsistencias
Dentro de las diferentes labores y procedimientos realizados por los usuarios de ZEUS en los módulos de Recepción y Reserva, es normal encontrar que estos usuarios ingresan información errada o incompleta y que en otras ocasiones ejecutan procesos considerado delicados. A este tipo de información ZEUS les llama inconsistencias.
Una vez seleccionada esta opción el sistema realiza una búsqueda, al final de la cual despliega los datos de las inconsistencias encontradas. Estas inconsistencias se dividen en dos grandes grupos:
Avisos o advertencias: Representados por la letra “W” Indica que se ha ejecutado un proceso que es importante auditar. No detiene el proceso de generación y aplicación de cargos.
Errores: Representados por la letra “E” Indica que existen datos errados o incompletos. La generación y aplicación de cargos no podrá culminar hasta que no se corrija el error.
Avisos o advertencias (W)
Inconsistencia Motivo
# DE PERSONAS CHECKIN NO COINCIDEN CON CLASE DE HAB Se presenta cuando el número de huéspedes registrados en una habitación es diferente a la clase de habitación seleccionada. Por ejemplo, registrar dos personas en una habitación triple o bien tres personas en una habitación doble.
Recomendación: Diríjase a la opción registro de huéspedes del módulo recepción y seleccione la clase de habitación correcta.
# DE PERS CHECK-IN <> AMA DE LLAVES Desde el módulo de Ama de llaves se ha reportado un número de personas diferentes a las que se encuentran registradas.
Recomendación: Verifique que la información suministrada por Ama de llaves sea correcta. En caso afirmativo, tome los correctivos del caso.(dar checkout a las personas mal chequeadas o hacer checkin a quines faltan por ser registradas.)
UPGRADE DE HABITACIONES Se ha asignado un tipo de habitación mayor a la reservada.
Recomendación: tome atenta nota de la tarifa que se le esta cobrando a la habitación
Errores (E)
Inconsistencia Motivo
NO HAY TIPO DE CAMBIO No se ha definido la tasa de cambio del dólar para la fecha actual.
Solución: desde el módulo parámetros ingrese la tasa de cambio del día.
# DE PERSONAS CHECKIN NO COINCIDEN CON ACOMPAÑANTES El número de adultos, niños y adicionales indicados en el registro de huéspedes es diferente a las personas checkin.
Solución: dependiendo de la situación podría:
1. Corregir, desde el registro de huéspedes, los valores indicados para Adultos, Niños y Adicionales.
2. Eliminar o agregar los acompañantes que sobren o falten en el registro.
PROLONGACION ESTADIA CON HAB BLOQUEADA La estadía de la habitación no se puede alargar puesto que existe un bloqueo programado para la habitación.
Solución: De acuerdo a la situación podría:
1. Desbloquear la habitación los días necesarios.
2. No prolongar la estadía y hacer checkout a la habitación.
3. Cambiar los huéspedes a una habitación no bloqueada.
PLAN SIN PAQUETE DEFINIDO Se le hizo checkin a la habitación con un plan si desglose.
Solución: Desde el módulo de recepción, cambiar el plan de la habitación o bien, desde el módulo de parámetros, ingresarle el paquete el plan.
TARIFAS CON CAMBIO TEMPORADA Existen habitaciones que se les hizo Checkin con un plan que exige cambio de tarifa cuando se pasa de una temporada a otra.
Solución: Seleccione la opción Cambio Tarifas Temporadas del menú Auditoría y haga los cambios pertinentes.
CUENTAS ABIERTAS EN POS En alguno(s) de los puntos de venta existe una o varias cuentas que no han sido canceladas.
Solución: cancelar o eliminar las cuentas.
FOLIO CERRADO CON SALDO Existe un folio descuadrado.
Solución: verifique el folio indicado y realice la(s) transacción (es) del caso, para cuadrar la cuenta.
En el módulo de recepción también se encuentra la opción Inconsistencias, permitiendo así que cada recepcionista pueda dejar su turno libre de errores y con las aclaraciones pertinentes en los casos de procesos especiales realizados por este.
2.5 . Reservas No Shows
Despliega un listado con las reservas No Shows del día. De este listado se pueden derivar diferentes decisiones tal y como veremos a continuación.
Figura 6 Reservas No Shows
Las tres últimas columnas del listado permiten indicar cual será la acción a tomar con las reservas:
La primera columna indica que se debe cancelar la línea de la reserva que se encuentra noshow, para seleccionarla presione clic.
La segunda columna se selecciona si desea actualizar la fecha de entrada de la reserva, la cual pasará a ser igual a la fecha de llegada actual mas uno.
La tercera columna se debe seleccionar para indicar que se cobre el día. En este proceso el sistema realiza un cargo a la reserva por el valor de la habitación y aplica el deposito.
Para marcar cualquiera de las columnas debe hacer clic sobre la deseada, mientras que para quitar la marca debe presionar la tecla Suprimir. Es importante tener en cuanta que puede seleccionar mas de una opción, es decir, puede indicar al sistema de la reserva se cancela y se cobra o bien que se actualiza y se cobra. Después de seleccionar las respectivas opciones debe presionar el botón guardar de la barra de herramientas para hacer efectivos los cambios.
2.6 . Actualización Estadía Y/O Tarifa
La ventana desplegada por esta opción brinda la posibilidad de realizar cambios a la estadía (alargue o acorte) o a la tarifa de la habitación. Además despliega información general de la habitación tal como sus cargos y el log de transacciones.
Figura 7 Actualización de Estadía o Tarifa
2.6.1 . Actualizar Estadía Habitación
Permite cambiar la fecha de salida de una habitación.
1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía.
2. Seleccione el Tab Actualizar Estadía Habitación
3. En el campo Nueva Fecha de Salida digite el nuevo valor.
4. Presione el botón Aceptar.
2.6.2 . Actualizar Estadía por Huésped
Utilice esta opción para cambiar la fecha de salida de un huésped en particular. Téngase en cuenta que ningún huésped puede tener una fecha de salida mayor que la del titular y además que al cambiar la fecha al titular la esta cambiando a la habitación.
1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía.
2. Seleccione el Tab Actualizar Estadía por Huésped, nótese que se activa el Tab Acompañantes automáticamente.
3. Presione doble clic sobre el huésped al que desea cambiar la estadía. Sus datos se muestran en el Tab Actualizar Estadía por huésped.
4. En el campo Nueva Fecha de Salida digite el nuevo valor.
5. Presione el botón Aceptar.
2.6.3 . Cambio de Tarifa
Utilice esta opción cuando necesite cambiar el valor de la tarifa de la habitación al igual que la de los niños y/o los adicionales.
1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía.
2. Seleccione el Tab Actualizar Tarifa.
3. Haga los cambios de tarifa deseados.
4. Presione el botón Aceptar.
2.7 . Consulta De Habitaciones Y/O Folios
Brinda la mas completa información sobre un folio o habitación. Esta consulta despliega tanto información general de la habitación o folio seleccionado, como información detallada sobre acompañantes, cargos, llamadas, log y vouchers.
Para que los datos del folio o la habitación sean desplegados basta con digitar el número alguno de ellos en el campo correspondiente. Si no conoce el número del folio o habitación, puede utilizar el botón ayuda de la barra de herramientas; para ello haga clic sobre el campo del que desea ayuda y luego presione el botón ayuda. Para mas información acerca de cómo utilizar la ayuda de ZEUS consulte la sección XXXXXXX de este manual.
Figura 8 Consulta de Habitaciones y Folios
Para cambiar de un Tab a otro basta con hacer clic sobre el deseado, por ejemplo si desea pasar de acompañantes a Llamadas presione clic sobre este último. Si desea imprimir la información del Tab actual presione el botón Imprimir.
2.8 . Consulta De Registros
Despliega una ventana con información del registro indicado.
Figura 9 Consulta de Registros de Habitación
Para obtener la información del registro, basta con indicar el número en el campo indicado. Si no conoce el número del registro puede utilizar el botón ayuda para localizarlo.
2.9 . Huéspedes Genéricos
Emite un listado con los huéspedes que se encuentran registrados con cédulas genéricas. Este listado puede ser emitido mostrando todos o solo aquellos huéspedes que se encuentran check-in.
Figura 10 Huéspedes Genéricos
Para emitir el listado seleccione la opción deseada y presione el botón Aceptar. Luego indique la forma de salida.
2.10 . Cambiar Tarifas De Registros
Mediante esta opción puede realizar un cambio de tarifa a las habitaciones ingresadas bajo un mismo número de registro.
Figura 11 Tarifas de Registros
Para cambiar la tarifa del registro
1. Ingrese el número del registro
2. En la lista de habitaciones mostrada, ubíquese en la columna Valor y digite la nueva tarifa de la habitación. Repita este paso para cada habitación
3. Presione el botón Guardar.
2.11 . Cambio Tarifas / Temporada
ZEUS brinda la posibilidad de definir diferentes temporadas en el año, de igual manera permite indicar a los planes y a las reservas si al cambiar de temporada debe cambiar el valor de la tarifa de habitación.
Cuando una temporada llega a su fin, es decir, se pasa a una nueva temporada, las habitaciones que han sido chequeadas con planes o reservas que tienen la característica Cambio Tarifa x Temporada chequeada se listan en esta opción, donde se les debe indicar el nuevo valor de tarifa de habitación.
Figura 12 Cambio de Tarifa por Cambio de Temporada
Para actualizar las tarifas
1. Haga clic en el campo Marca para indicar que se cambiara la tarifa.
2. En la columna Nueva Tfa digite los nuevos valores para cada habitación
3. Presione el botón Guardar.
2.12 . Cambio de Plan
Debe tener en cuenta que el nuevo plan aplica del día en que se cambia en adelante y que los vouchers generados con el plan anterior se deshabilitan, quedando solo los vouchers del nuevo plan.
Por otra parte, si desea cambiar el plan de una habitación que hace parte de un grupo, deberá cambiar el plan a todo el grupo.
Los planes que generan voucher piden al hacer el registro del huésped un número de voucher, el cambio de plan exige que se indique un nuevo número de voucher para poder realizar el cambio de plan a la habitación indicada.
Figura 13 Cambio de Plan de Habitaciones
Para hacer el cambio de plan
1. Digite el número de la habitación o localícela con el botón ayuda.
2. En el área Nuevos Datos, digite el código del nuevo plan o localícelo con el botón ayuda.
3. Indique el número de voucher. (Si aplica)
4. Presione el botón Aceptar.
2.13 . Auditoria de Folios
Muestra en una ventana toda la información de los cargos realizados a un folio desde diferentes ángulos. Aquí podrá observar los cargos en general, separados los débitos de los créditos, totalizados por fecha o totalizados por cargo.
Figura 14 Auditoría de Folios
También podrá decidir que tipo de cuenta quiere ver (Ambas, Extra, Maestra), además el estado de los Ivas, tanto del acumulado del cargo de IVA como el valor de las sumas de los Ivas cargo a cargo.
3 . MENÚ CARGOS
En este menú se encuentra las opciones principales del proceso de auditoría. Consisten en herramientas que permiten manipular los cargos, entre las cuales están la Generación de Cargos General, la Generación de Cargos por Habitación y la Aplicación General de Cargos.
3.1 . Cargo a Folios
Cargar consumos o cualquier tipo de gasto o abono que haga un huésped es una labor que se debe realizar mediante esta opción, además podemos ver el estado de cuenta o emitir una factura.
Figura 15 Cargo a Folios Check-in
Para ingresar un nuevo cargo
1. Indique el número de la habitación o folio.
2. Presione el botón Nuevo.
3. En el campo Código de Cargo digite el cargo o bien utilice el botón ayuda para buscar el código y presione la tecla TAB.
4. Digite el número de la comanda (opcional) y presione TAB.
5. Digite el valor a cargar.
6. Indique si será un cargo Debito o Crédito.
7. Seleccione a que cuenta (Maestra / Extra) se va a realizar el cargo.
8. Presione el botón Grabar.
Para consultar los cargos realizados al folio
Presione el botón lista de cargos
Figura 16 Lista de Cargos
Para borrar un cargo
1. Presione el botón Lista de cargos
2. Haga clic sobre la línea del cargo que desea borrar
3. Presione el botón Borrar.
4. En el área inferior de la pantalla se pide la autorización para el borrado.
5. Digite los datos para cada campo:
a. Autoriza: usuario que autoriza el borrado.
b. Clave: pasabordo del usuario.
c. Formula: número de autorización del día.
d. Observaciones: motivo del borrado / comentarios.
6. Al terminar de digitar la observación y presionar la tecla TAB ZEUS le pedirá la confirmación del borrado, al confirmar, el cargo desaparece del listado.
Importante: tenga en cuenta que solo puede borrar cargos el mismo día en que estos se realizan, si desea eliminar un cargo de días anteriores tendrá que realizar el mismo cargo con igual valor pero de naturaleza contraria, es decir, si el día 19 de Julio realizamos un cargo de Teléfono por $ 10.000.oo, Debito a la cuenta Maestra y el día siguiente lo queremos borrar, debemos realizar el mismo cargo de Teléfono por $ 10.000.oo, pero con naturaleza Crédito a la cuenta Maestra. Si no realiza este procedimiento no podrá borrar el cargo.
Para consultar los cargos sin importar su estado
Presione el botón Lista de Cargos Total. Se muestra la lista de cargos indicando, además de los cargos activos, cuales han sido borrados (Estado = B) o transferidos (Estado = T).
Estados de cuenta
Si no quiere asignar número de factura debe seleccionar estado de cuenta, el cual le despliega un reporte con los cargos del folio seleccionado.
Factura
Genera una factura al folio indicado, puede identificar el tipo de factura que tiene generada en este momento, gracias al campo factura, el cual puede mostrar tres posibles valores: N para indicar que no se ha generado factura, A para indicar que se genero factura Ambas y M/E que indica que se genero factura Maestra Extra.
Cuando se presiona el botón Factura el sistema pregunta si desea cambiar el nombre o NIT que saldrá en la factura. En caso de responder No se emite la factura, mientras que de ser afirmativa su respuesta ZEUS ubica el cursor el campo Nombre (Folio/Factura), donde se debe indicar el nuevo nombre para la factura, igualmente podemos cambiar el campo Nº Id. (Folio/Factura) indicando una nueva identificación.
3.2 . GENERACIÓN DE CARGOS GENERAL
Tomando como base los planes de cada uno de los huéspedes, la generación de cargos general elabora la lista de cargos que se deben aplicar a cada una de las habitaciones. Esta generación se puede realizar tantas veces como el auditor necesite, hasta que llegue al resultado esperado.
Además de permitir generar los cargos, también puede imprimirlos en caso de que hallan sido generados y solo necesite realizar una impresión.
Una vez seleccionada la opción deseada, ya sea generar o imprimir, se debe indicar el complejo y presionar el botón Imprimir.
Figura 17 Impresión de los Cargos Generados
3.3 . Generación de Cargos X Habitación
Utilice esta opción si desea generar los cargos de una habitación especifica en lugar de todas las habitaciones.
La generación de cargos por habitación realiza el mismo proceso que la generación general de cargos, con la diferencia de que por ser solo a una habitación el proceso es más rápido.
Figura 18 Generación de Cargos a una Habitación
Para generar los cargos
1. Digite el número de la habitación
2. Presione el botón Generar de la barra de herramientas.
3.4 . Aplicación General de Cargos
El paso a seguir después de haber generados los cargos, es la aplicación de los mismos. Este proceso es totalmente automático y consiste en 4 pasos: Aplicación de Cargos, Rotación de Saldos, Acumulación de Estadísticas y Cambio de Fecha.
Figura 19 Aplicación de los Cargos Generados
Para iniciar la aplicación de cargos presione el botón Guardar. En ese momento ZEUS iniciará la aplicación e irá mostrando el avance colocando marcas a cada uno de los pasos.
Figura 20 Ventana después de Aplicar los Cargos
Una vez terminada la aplicación, todos los usuarios de los diferentes módulos de ZEUS Hoteles debe salir del sistema e ingresar nuevamente para así tomar los datos del nuevo día.
3.5 . Transferencia Entre Folios
Eventualmente se puede presentar la necesidad de trasladar cargos de un folio a otro, la opción transferencia entre folios nos brinda esta versatilidad, permitiéndonos realizar tantos traslados como sean necesarios.
Se puede trasladar cualquiera de los cargos o su totalidad utilizando los botones de traslado. También es posible filtrar un cargo específico para hacer más fácil la transferencia. Para ello debe indicar el cargo a filtrar en el campo Cargo y presionar la tecla Tabulador.
El proceso de transferencias puede realizarse en doble vía, gracias a los botones de traslado y con la cantidad ítem deseados según la selección que se haga, por ello a continuación se explica y las funciones de cada uno de los botones de traslado y la forma de hacer las selecciones.
Figura 21 Transferencia entre Folios
Funciones de los botones de traslado
Traslada todos los cargos desde el folio superior al inferior.
Traslada los cargos seleccionados desde el folio superior al inferior.
Traslada todos los cargos desde el folio inferior al superior.
Traslada los cargos seleccionados desde el folio inferior al superior
Como seleccionar ítem específicos
Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos seleccionados, primero se deben seleccionar presionando Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean trasladar.
De igual forma para quitar la selección a un cargo se debe presionar nuevamente clic sobre él. Nótese que al presionar doble clic cambia de color; cuando esta en blanco significa que no esta seleccionado.
Para trasladar todos los cargos de un folio a otro
1. Indique los folios entre los que desea realizar el traslado.
2. Presione uno de los botones de traslado de todos los cargos, según la dirección en que desee trasladar
3. Presione el botón Guardar.
Para trasladar un grupo específico de cargos
1. Indique los folios entre los que desea realizar el traslado
2. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos que desea trasladar
3. Presione el botón de traslado de cargo seleccionados que aplique.
4. Presione el botón Guardar.
3.6 . Transferencia Entre Cuentas M/E
Primero que todo recordemos que todo folio se encuentra subdividido en dos cuentas, una Maestra y una Extra, y que a cada una de esas cuentas le podemos hacer cargos y emitir una factura independiente.
Con Transferencia Entre Cuentas M/E, tenemos la posibilidad de transferir cargos entre estas cuentas, ya sea de la Maestra a la Extra o viceversa.
Figura 22 Transferencia entre las cuentas Maestra y Extra de un Folio
El proceso de transferencias puede realizarse en doble vía, gracias a los botones de traslado, además se puede trasladar la cantidad ítem deseados según la selección que se realice.
Es posible Filtrar un cargo específico colocando en el campo Cargo el código del cargo que se desea filtrar. Este filtro se vera aplicado tanto para la cuenta Maestra como para la Extra.
A continuación se explica y las funciones de cada uno de los botones de traslado y la forma de hacer las selecciones.
Funciones de los botones de traslado
Traslada todos los cargos desde la cuenta Maestra a la Extra.
Traslada los cargos seleccionados desde la Maestra a la Extra.
Traslada todos los cargos desde la Extra a la Maestra.
Traslada los cargos seleccionados desde la Extra a la Maestra.
Como seleccionar ítem específicos
Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos seleccionados, primero se deben seleccionar presionando Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean trasladar.
Para trasladar todos los cargos de un folio a otro
1. Indique el folio en el que desea realizar el traslado.
2. Presione un de los botones de traslado de todos los cargos, según la dirección en que desee trasladar
3. Presione el botón Guardar.
Para trasladar un grupo específico de cargos
1. Indique el folio en el que desea realizar el traslado
2. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos que desea trasladar
3. Presione el botón de traslado de cargo seleccionados que aplique.
4. Presione el botón Guardar.
3.7 . Aplicación de Bonos
Antes de entrar en detalles acerca del proceso de aplicación de bonos es necesario conocer el concepto de bonos y las características que maneja.
3.7.1 . Concepto de Bonos y sus Características
Cuando un huésped elige un plan que incluye, además de la estadía, alimentación y otros servicios (por ejemplo hora feliz y frutas), cancela un valor específico por dicho plan, aunque posiblemente no logre consumir todo por lo que pago. Generalmente esos consumos no realizados son una ganancia adicional para el hotel.
Figura 23 Aplicación de Bonos
Los bonos se generan a partir de esos consumos no realizados por los huéspedes, y son almacenados pos el sistema para su posterior utilización, mas específicamente para ser anulados o bien aplicados como un abono a un huésped, ya sea por su valor total o parcialmente.
La opción aplicación de bonos permite tomar un bono y aplicarlo como un deposito a una reserva o como un abono a un folio.
Para aplicar un bono a un folio o reserva
1. En el campo Cliente digite la identificación del huésped a la que se genero el bono, recuerde que puede utilizar el botón ayuda para realizar una búsqueda en caso de no recordar la identificación.
2. Seleccione el Tab Por Aplicar, donde aparecerán los bonos del cliente seleccionado.
3. Presione clic en la columna Sel en cada bono que quiera aplicar y, si en necesario, en la columna Vlr a Aplicar modifique el valor que desea aplicar para cada bono. El total del bono se muestra e En el campo Total a Aplicar
4. Seleccione el Tab Folio o Reserva según aplique.
5. Digite el número del folio o reserva
6. Presione el botón Guardar.
Para consultar los bonos aplicados
1. En el campo Cliente digite la identificación del huésped al que se generó el bono, recuerde que puede utilizar el botón ayuda para realizar una búsqueda en caso de no recordar la identificación.
2. Seleccione el Tab Aplicados.
Figura 24 Consulta de Bonos Aplicados
3.8 . Anulación De Bonos
Los bonos generados, además de poder ser aplicados a un folio o reserva, pueden anularse según requerimientos del hotel. La anulación de un bono lo inhabilita para ser aplicado.
Figura 25 Anulación de Bonos Generados
Para anular un bono
1. En el campo Cliente, digite la identificación del huésped al que se genero el bono.
2. De la lista de bonos listados en el área cuadriculada, seleccione los que desea anular, haciendo clic en la columna titulada como Sel en cada uno de ellos.
3. Presione el botón Guardar.
3.9 . Check-In Después de Aplicar Cargos
La aplicación de cargos realizada en la auditoría nocturna, carga el desglose del plan a todas las habitaciones check-in en ese momento, de acuerdo al plan con que se registro. Si se realiza el registro de una nueva habitación después de la aplicación y se quiere que los cargos de la noche ala que se acaba de hacer aplicación se extienda a la habitación que hizo check-in, se deben generar los cargos de la nueva habitación y realizar una nueva aplicación. Este proceso se realiza mediante la opción Check-in Después de Aplicar Cargos, la cual detalla las habitaciones que fueron chequeadas después de la aplicación de cargos y permite realizar una generación de cargos y una aplicación de los mismos.
Tan pronto se ingresa a esta ventana, se muestra la lista de habitaciones check-in después de la aplicación.
Para generar y aplicar cargos
1. En la lista de habitaciones, haga clic sobre la columna Sel en la fila correspondiente a la habitación que quiere generarle los cargos.
2. Presione el botón Guardar para aplicar los cargos.
3.10 . Upgrades de Habitaciones
Lista las habitaciones que se han hecho check-in como upgrades, el reporte muestra el tipo y valor de la habitación cobrada al igual que de la asignada.
Figura 26 Informe de Habitaciones con Upgrades
Apariencia del reporte
3.11 . Listado General de Cargos
Lista los cargos generados, por el proceso de generación de cargos de auditoría, en el rango de fecha indicado. Puede digitar un cargo especifico y elegir el complejo.
Figura 27 Listado de Cargos Generados
Apariencia del listado
3.12 . Transferencias
Genera un reporte con los cargos que han sido transferidos en el rango de fechas indicado.
El reporte puede ser emitido de todos los cargos o de un cargo específico, e inclusive de un folio.
Si no indica un cargo el sistema asume que se listaran todos los cargos, de igual manera aplica para el folio, mientras que si indica un cargo y un folio, solo se mostraran el cargo y el folio especificado.
Apariencia del reporte
3.13 . Ajustes Realizados
Al crear un cargo desde el módulo de Parámetros se le puede indicar varias características que lo definen. Dentro de dichas características existen dos que dan origen al reporte emitido por esta opción; una es el campo Ajuste y la otra el campo Naturaleza (Débito o Crédito).
Figura 28 Informe de Cargos de Ajustes
El reporte emitido desde esta ventana muestra los cargos realizados a un folio y que tienen el campo Ajuste seleccionado o bien aquellos cargos que se han hecho por una naturaleza diferente a la definida en la ventana de cargos.
Para emitir el reporte
1. Indique el rango de fechas
2. Presione el botón imprimir
3.14 . Depósitos Vigentes
Lista los depósitos de reservas no aplicados y los aplicados parcialmente. Adicionalmente si selecciona la casilla Todos, se listan todos los depósitos que se han realizado en el sistema, sin tener en cuenta el rango de fechas.
Figura 29 Informe de Depósitos Vigentes
Para emitir el reporte
1. Indique el rango de fechas
2. Presione el botón Imprimir.
Apariencia del reporte
3.15 . Habitaciones Sin Depósito Aplicado
Emite un reporte con las habitaciones check-in que llegaron con una reserva con deposito y aún no ha sido aplicado al folio de la habitación.
Figura 30 Habitaciones Sin Depósitos Aplicado
3.16 . Saldo Huéspedes en Casa
Detalla los folios que presentan saldo, ya sea en la cuenta maestra o en la extra. De igual forma se puede listar los que presentan saldo cuando se toma la cuenta maestra y la extra como una sola cuenta, combinación conocida como Ambas, al listar Ambas se obtiene el saldo final del folio.
Figura 31 Informe de Huéspedes con Saldo
El proceso de auditoría nocturna, mas exactamente la aplicación general de cargos, realiza entre otras tareas la rotación de los saldos de los folios. Tarea que coloca los movimientos débitos y créditos en cero para el inicio del nuevo día. Por este motivo la ventana de Saldo Huéspedes en Casa, brinda la posibilidad de emitir el listado antes de la rotación y en una fecha específica.
3.17 . Saldo de Folios
Lista los folios que presentan saldo en sus cuentas, ya sea Maestra, Extra o Ambas.
Figura 32 Saldo de Folios
3.18 . Control de Limites de Crédito
Al registrar un huésped en recepción es posible indicar si este maneja crédito o no e igualmente que tope de crédito se le dará. Esta opción lista los huéspedes cuyo saldo es mayor que el tope que se la ha asignado.
Figura 33 Informe de Control de Límites de Créditos
Para listar solo presione el botón Imprimir.
3.19 . Log de Transacciones
Existen una serie de operaciones especiales que se realizan con las habitaciones, de las que ZEUS mantiene un registro debido a su delicadeza. Entre otra tenemos: cambio de tarifa o estadía, cambio de plan, cambios de habitación, borrado de acompañantes, upgrades de habitación.
Figura 34 Informe del Log de Transacciones
Desde esta opción se listan las operaciones de este tipo que se han realizado en un rango de fechas. También se puede indicar una habitación específica. Para emitir el reporte indique el rango de fecha y, si lo desea, un número de habitación.
3.20 . Llamadas Por Tipo de Extensión
ZEUS cuenta con un módulo adicional de tarificación telefónica que le permite mantener un control automático de las llamadas realizadas en el hotel. Si se cuenta con este módulo se puede emitir un listado de las llamadas en un rango de fechas e inclusive por tipo de extensión.
Figura 35 Llamadas por Tipo de Extensión
Para emitir el listado indique el rango de fechas y, si lo desea, un número de habitación específico.
3.21 . Llamadas Por Rango de Fecha
Lista las llamadas realizadas en el rango de fecha definido. Pede indicar una extensión en particular o ninguna para mostrar todas las extensiones.
Figura 36 Llamadas en un Rango de Fechas
Para emitir el reporte, digite los datos de las fechas y, si lo considera necesario, un número de extensión y presione le botón Imprimir.
3.22 . Comprobante Contable
Todas las operaciones realizadas durante el día, pueden ser condensadas en un movimiento contable. ZEUS cuenta con un módulo de contabilidad que interfasa con ZEUS hoteles y permite llevar control de esos movimientos.
Las cuentas contables afectadas dependen de los parámetros dados a la aplicación. Recordemos que al momento de definir cargos desde le módulo de Parámetros, podemos indicar que cuentas contables afecta.
Una vez generada la contabilización y mediante el botón Generar Archivos podemos convertir el movimiento contable en archivos, los que el módulo ZEUS Contabilidad toma y automáticamente registra. De esta manera se mantienen actualizados los registros contables del proceso hotelero.
Figura 37 Generación e Impresión del Comprobante Contable
Para generar movimiento contable
1. Ingrese el rango de fechas a generar.
2. Presione el botón Generar Movimiento Contable.
Para generar archivos con movimientos
1. Genere el movimiento contable
2. Digite los nombres de los archivos de la cabecera y las transacciones
3. Indique la ruta del archivo Maecont de ZEUS Contabilidad
4. Presione el botón Generar Archivos.
Los archivos se generan en el directorio donde esta instalado ZEUS Hoteles.
3.23 . Informe Contable / Cuenta
Emite un reporte con los movimientos de la cuenta contable indicada en un rango de fechas.
Figura 38 Impresión de Movimiento Contable
Para imprimir el listado
1. Indique el rango de fechas
2. Digite la cuenta contable
3. Presione el botón Imprimir
3.24 . Ocupación Por Tipos de Habitación
Detalla el número de habitaciones ocupadas, por cada uno de los tipos creados, en un rango de fechas.
Figura 39 Informe de Ocupación por Tipo de Habitación
Para emitir el listado, especifique el rango de fechas y presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
3.25 . Precuentas
Emite las precuentas o estados de cuentas para los huéspedes con una fecha de salida especifica o bien para todos los huéspedes check-in.
Figura 40 Precuentas de Habitaciones
Para imprimir las precuentas
1. Seleccione el complejo que desea.
2. Indique la fecha de salida si quiere emitir las precuentas de los huéspedes a salir. Si lo que desea son las precuentas de todos los huéspedes del hotel, seleccione la casilla Todos los huéspedes checkin.
3. Presione el botón imprimir.
3.26 . Cuadre de Caja
Esta opción de menú permite generar el listado de todos las transacciones realizadas por una caja en particular y para una fecha especifica. Si no indica una caja el sistema emitirá el cuadre de todas las cajas.
Como datos necesarios, debe proveerse la fecha del listado de cuadre de caja, y la caja a la que se desea generar el listado al igual que la cuenta y el complejo deseado.
Figura 41 Cuadre de Caja
Se recomienda que esta opción no debe estar disponible para la persona que maneja la caja directamente.
La activación o desactivación de esta opción debe ser efectuada por el administrador del sistema en el módulo de seguridad.
Para emitir el listado
1. Indique las opciones deseadas.
2. Presione el botón Imprimir.
3. Seleccione la forma de salida.
3.27 . Consulta de Folios
Despliega información general acerca del folio indicado. Los datos generales visualizados en esta ventana, pueden ser impresos mediante el botón Imprimir de la barra de herramientas.
Otra de las tareas que se pueden realizar desde esta opción, es la impresión del estado de cuenta. Para emitir este informe debe presionar el botón Estado de Cuenta de la barra de herramienta.
Figura 42 Consulta de Folios
3.28 . Reporte de Vouchers
Permite emitir un informe con el listado de los vouchers generados en un rango de fechas. El listado puede emitirse eligiendo un estado específico e igualmente se puede indicar una habitación o un número de voucher en particular.
Figura 43 Reporte de Vouchers
Los estados de los vouchers tienen unos códigos estándar asociados: Sin utilizar (31), Checkouts(32), Utilizados(35), Cancelados(39), Cambio de Plan(38), Cambio de Estadía(37).
Para emitir el informe, seleccione las opciones deseadas y presione el botón imprimir.
3.29 . Vouchers (Detalle)
Detalla, por cada habitación, los vouchers No Utilizados, Utilizados y Utilizados de Fechas posteriores, generando totales para cada uno de ellos.
Figura 44 Listado de Vouchers Detallado
Para emitir el listado, presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
3.30 . Vouchers Habitaciones Checkin
Lista el total de los vouchers de desayuno y menú generados y utilizados para cada una de las habitaciones que se encuentran checkin
Figura 45 Informe Acumulado de Vouchers de Dsayuno y Cena
Para emitir el listado, presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
3.31 . Vouchers Generados Manualmente
Lista los vouchers generados de forma manual desde la opción Cargar Vouchers Adicionales del menú Recepción (Sub Menú Vouchers) del módulo Recepción.
El listado se emite con base al rango de fechas indicado.
Figura 46 Informe de Vouchers Generados Manualmente
Para emitir el listado, indique el rango de fechas presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
3.32 . Movimiento de Depósitos
Despliega un informe con los datos de los depósitos que se movieron en una fecha específica.
Figura 47 Movimiento de Depósitos por Fecha
El listado separa en dos secciones, cada una de ellas totalizadas, los depósitos y las aplicaciones o distribuciones realizadas.
Para emitir el listado, presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
3.33 . Listado de Bonos
Iniciemos por recordar que los bonos se generan a aquellos planes que así lo indiquen y que corresponden a la suma de los vouchers no consumidos de las habitaciones registradas bajo dichos planes.
Esta opción del menú Listados, emite un informe con el estado de los bonos en un rango de fecha. Para el caso del estado del bono, se puede seleccionar uno específico o la opción Todos que lista los bonos sin importar su estado.
Figura 48 Informe de Bonos Según Estado
Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
3.34 . Listado de Facturas
Lista las facturas generadas en un rango de fechas específico. Dado que estas facturas pueden haber sido emitidas de cualquiera de la cuentas de los folios, es posible indicar si se quiere listar las facturas emitidas para las cuentas Maestras, Extras o Ambas, o en su defecto todas las clases.
Figura 49 Listado de Facturas Generadas
Por otra parte es posible indicar cual de los estados se quiere listar o si se desean todas las facturas sin importar su estado.
Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
3.35 . Consumos de Plan no Gravados
Emite un listado con la información de los consumos realizados del plan o planes especificados, que no se encuentran gravados por impuestos.
Figura 50 Consumos de Planes no Gravados
Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
3.36 . Listado de Abonos
Despliega un informa con los datos de los abonos realizados en un rango de fechas. El listado se puede emitir para un complejo específico o para todos los complejos.
Figura 51 Listado de Abonos Realizados
Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
3.37 . Listado de Pagos por Forma de Pago
Esta opción del menú listados, muestra un informe con los pagos recibidos en un rango de fechas. Estos pagos se pueden filtrar según una forma de pago específica, e igualmente es posible indicar un complejo o todos.
Figura 52 Listado de Pagos por Forma de Pago
Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
3.38 . Comprobante de Informe Diario
Despliega un informe, que indica el rango de las facturas emitidas en la fecha indicada, así como su valor total y el impuesto generado; especificando además el valor de los pagos recibidos por cada forma de pago.
Figura 53 Listado Comprobante de Informe Diario
Para emitir el listado, seleccione la fecha deseada y presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
3.39 . Listado de Cargos en Clase Contraria
Cuando se definen los cargos en el módulo de parámetros, se le indica cual es la cuenta en la que cargará por defecto (Maestra o Extra). Este listado detalla los cargos realizados en una clase contraria a la definida en un rango de fechas.
Figura 54 Listados de Cargos en Clase Contraría
Para emitir el listado, seleccione la fecha deseada y presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
RECEPCION 6
ZEUS
SEGURIDAD
Manual de usuario
COMPUSISCA S.A.
Centro Cial. Bocagrande Local 203
PBX: 6655011 Fax 6653693
Cartagena de Indias Colombia
INTRODUCCIÓN
¿ Que es Seguridad?
ZEUS esta desarrollado en una plataforma Cliente-Servidor que cuenta con un alto nivel de seguridad integrado. El motor de base de datos MS SQL Server ®, proporciona todas las herramientas para garantizar que no existan accesos no autorizados al sistema.
Pensando en lograr un control más estricto a los accesos se creo el módulo Seguridad de ZEUS; este complementa el nivel que brinda el motor, proporcionando una interfase que permite restringir los accesos por cada opción del menú, pudiendo incluso llegar a especificar por cada usuario a que opciones de los menús de los diferentes módulo de ZEUS tienen permisos y a cuales no.
A cada uno de estos niveles de acceso se les conoce como perfiles y se pueden definir tantos perfiles como se necesiten.
ENTRANDO A SEGURIDAD
Después de hacer clic en el icono de Seguridad, ya sea desde le menú Inicio de Windows (Start en la versión en ingles) o desde un acceso directo el escritorio de Windows, aparece la ventana de Inicio de sesión.
Figura 1 Inicio de sesión
Después de indicar Usuario y Password, y en caso de haber ingresado con un usuario válido al sistema, se despliega la ventana principal.
Figura 2 Ventana principal de SEGURIDAD
A continuación detallaremos los menús y cada una de sus opciones.
1 . MENÚ PARÁMETROS
Antes de entrara en detalle sobre las tareas que se pueden desarrollar desde este menú debemos aclarar los conceptos de usuario y grupos.
• Un usuario es aquella persona que con un código y una clave válida puede ingresar al sistema.
• Un Grupo es un conjunto de usuarios que comparten el los mismos accesos, es decir, que tienen derecho a las mismas opciones el los menús de ZEUS,
Desde el menú Parámetros del módulo Seguridad se crean los usuarios y grupos de ZEUS. Téngase en cuenta que se deben definir primero los grupos para poder crear los usuarios.
1.1 . CREACIÓN DE GRUPOS
La creación de un grupo es un proceso muy sencillo. Una vez elegida esta opción del menú se despliega la siguiente ventana.
Figura 3 Grupos
Para crear el grupo basta con escribir el nombre y presionar el botón guardar.
1.2 . CREACIÓN DE USUARIOS
Recordemos que toda persona que necesite ingresar al sistema debe ser creado inicialmente como usuario, estos requieren de varios datos tal y como se observa en la siguiente figura
Figura 4 Creación de Usuarios
USUARIO. Código alfanumérico que identifica al usuario y que es asignado de acuerdo al criterio del usuario.
NOMBRE. Nombre del usuario que se está creando.
DIRECCIÓN. Dirección del usuario
TELEFONO. Digite el teléfono del usuario que está creando.
CEDULA. Número de identificación del usuario
CAJA. Código de la caja que se le asigna al usuario. Para este campo se recomienda utilizar una caja para cada usuario creado, y solo asignar caja a los usuarios que se desempeñen como cajeros o que reciban depósitos en reservas.
OFICINA. Oficina en la que labora el usuario.
GRUPO. Grupo de trabajo al que pertenece el usuario.
PERFIL. El perfil define las opciones a las que el usuario tiene acceso en cada uno de los módulos.
CLAVE. Pasa bordo secreto del usuario.
Para ingresar un nuevo Usuario
1. Digite el Usuario y presione la tecla tabulador. Si este ya existe sus datos se muestran.
2. Especifique la información del usuario.
3. Presione el botón Grabar de la Barra de Herramientas.
2 . Perfiles
Un perfil define los accesos de un usuario a las diferentes opciones de los menús de cada módulo de ZEUS. Es posible definir tantos perfiles como sea necesario.
Un perfil puede ser asignado a uno o varios usuarios, pero un usuario no puede tener más de un perfil; tenemos entonces que al cambiar un perfil los permisos de todos los usuarios amarrados a ese perfil cambian.
Cuando se selecciona este Menú se despliega un grupo de opciones que corresponden a cada uno de los módulos de ZEUS, más específicamente a aquellos que cuentan con un menú: Parámetros, Reservas, Recepción Auditoría, Ama de Llaves, Caja, Mantenimiento, Pos Informes, Pos Zeus, Banquetes Y Eventos.
Como trabajan los perfiles
Cuando se selecciona cualquiera de las opciones del menú Perfiles, ZEUS despliega una ventana pidiendo el código del perfil que desea crear.
Figura 5 Código del Perfil a Crear
Digítelo y presione el botón Menú Accesos.
Note que después de presionar el botón Menú Accesos, el menú de Seguridad es cambiado por el menú de la opción escogida y el fondo de la pantalla se coloca de color Gris.
En este momento el sistema se encuentra a la espera de que se indique a que opciones del menú tendrá acceso el perfil indicado. Para ello haga clic sobre cada una de las opciones a la que el perfil tiene acceso; utilice el mismo procedimiento para quitar el acceso.
Las opciones a las que el usuario tiene acceso muestran un chuleados.
Una vez halla terminado de indicar los accesos, seleccione la opción Salir del menú, lo que lo llevará de nuevo a la pantalla principal de Seguridad.
Realice este proceso para todos los módulos a los que el perfil tendrá acceso.
3 . Autorizaciones
Zeus requiere autorizaciones para cargos creados como ajustes, cargos restringidos y cargos de naturaleza contraria. Al igual que para realizar las sobreventas den las reservas. La definición de estas autorizaciones debe hacerlas un usuario con cierto nivel.
La formula debe ser actualizada diariamente por lo que se le conoce como fórmula del día. Esta actualización se realiza asignando a la formula un valor constante o un valor variable.
Para la definición de un valor constante basta con escribir los dígitos que conformaran el número de autorización en el campo Formula, mientas que si se quiere una autorización variable puede utilizar las siguientes variables:
2 dígitos/izquierda del cargo
2 dígitos/derecha del cargo
Mes de la fecha del cargo
2 dígitos/Izquierda Comanda
2 dígitos/Derecha Comanda
2 dígitos/Derecha Habitación
Hora
2 dígitos/Izquierda Folio
2 dígitos/Derecha Folio
La manera de crear una formula es la siguiente:
Figura 6 Definición de Formulas de Autorización
FECHA. Debe digitar la fecha en formato Año-Mes-Día a la cual le va a crear la formula. Si el sistema encuentra ya una formula creada para este día la trae y se coloca en forma edición o modificación.
FORMULA DE SOBREVENTA. Seleccione esta casilla si va a generar la formula de autorización para las sobreventas (Reservas)
VARIABLES. Debe hacer doble-clic a la variable que desee escoger.
SIGNO. Debe escoger el signo dependiendo de la operación que desee efectuar en su formula.
CONSTANTE. Digite un valor si desea colocar una operación con un valor constante a su formula. En la parte inferior de la ventana le va mostrando como va quedando su fórmula. Si desea hacerlo directamente en esta línea puede escribir como desea su formula haciendo referencia a las variables por la letra que aparece del lado izquierdo (A, B, C, D, E, F, G, H, I, J).
La formula puede ser generada solo con variables, solo con constantes o bien con combinaciones de estas. En la Figura 6 se observa que la formula tiene el valor A24. Esto indica que la formula de autorización que debe de digitar el usuario es los dos dígitos de la izquierda del cargo y el número 24.
Para ingresar la formula del día
1. Digite la fecha y presione la Tabulador.
2. Indique la formula de acuerdo su necesidad.
3. Presione el botón Grabar
Para cambiar la formula de autorización de un día
1. Digite la fecha y presione la Tabulador.
2. Modifique la formula
3. Presione el botón Grabar
4 . Listados
Contiene opciones que permiten consultar grupos, usuarios y perfiles.
4.1 . Grupos
Lista los Grupos creados en el sistema. Para emitir el reporte, presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
4.2 . Usuarios
Lista los Usuarios creados en el sistema. Para emitir el reporte, presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
4.3 . Perfiles
Lista los Perfiles creados en el sistema. Para emitir el reporte, presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
SEGURIDAD
Manual de usuario
COMPUSISCA S.A.
Centro Cial. Bocagrande Local 203
PBX: 6655011 Fax 6653693
Cartagena de Indias Colombia
INTRODUCCIÓN
¿ Que es Seguridad?
ZEUS esta desarrollado en una plataforma Cliente-Servidor que cuenta con un alto nivel de seguridad integrado. El motor de base de datos MS SQL Server ®, proporciona todas las herramientas para garantizar que no existan accesos no autorizados al sistema.
Pensando en lograr un control más estricto a los accesos se creo el módulo Seguridad de ZEUS; este complementa el nivel que brinda el motor, proporcionando una interfase que permite restringir los accesos por cada opción del menú, pudiendo incluso llegar a especificar por cada usuario a que opciones de los menús de los diferentes módulo de ZEUS tienen permisos y a cuales no.
A cada uno de estos niveles de acceso se les conoce como perfiles y se pueden definir tantos perfiles como se necesiten.
ENTRANDO A SEGURIDAD
Después de hacer clic en el icono de Seguridad, ya sea desde le menú Inicio de Windows (Start en la versión en ingles) o desde un acceso directo el escritorio de Windows, aparece la ventana de Inicio de sesión.
Figura 1 Inicio de sesión
Después de indicar Usuario y Password, y en caso de haber ingresado con un usuario válido al sistema, se despliega la ventana principal.
Figura 2 Ventana principal de SEGURIDAD
A continuación detallaremos los menús y cada una de sus opciones.
1 . MENÚ PARÁMETROS
Antes de entrara en detalle sobre las tareas que se pueden desarrollar desde este menú debemos aclarar los conceptos de usuario y grupos.
• Un usuario es aquella persona que con un código y una clave válida puede ingresar al sistema.
• Un Grupo es un conjunto de usuarios que comparten el los mismos accesos, es decir, que tienen derecho a las mismas opciones el los menús de ZEUS,
Desde el menú Parámetros del módulo Seguridad se crean los usuarios y grupos de ZEUS. Téngase en cuenta que se deben definir primero los grupos para poder crear los usuarios.
1.1 . CREACIÓN DE GRUPOS
La creación de un grupo es un proceso muy sencillo. Una vez elegida esta opción del menú se despliega la siguiente ventana.
Figura 3 Grupos
Para crear el grupo basta con escribir el nombre y presionar el botón guardar.
1.2 . CREACIÓN DE USUARIOS
Recordemos que toda persona que necesite ingresar al sistema debe ser creado inicialmente como usuario, estos requieren de varios datos tal y como se observa en la siguiente figura
Figura 4 Creación de Usuarios
USUARIO. Código alfanumérico que identifica al usuario y que es asignado de acuerdo al criterio del usuario.
NOMBRE. Nombre del usuario que se está creando.
DIRECCIÓN. Dirección del usuario
TELEFONO. Digite el teléfono del usuario que está creando.
CEDULA. Número de identificación del usuario
CAJA. Código de la caja que se le asigna al usuario. Para este campo se recomienda utilizar una caja para cada usuario creado, y solo asignar caja a los usuarios que se desempeñen como cajeros o que reciban depósitos en reservas.
OFICINA. Oficina en la que labora el usuario.
GRUPO. Grupo de trabajo al que pertenece el usuario.
PERFIL. El perfil define las opciones a las que el usuario tiene acceso en cada uno de los módulos.
CLAVE. Pasa bordo secreto del usuario.
Para ingresar un nuevo Usuario
1. Digite el Usuario y presione la tecla tabulador. Si este ya existe sus datos se muestran.
2. Especifique la información del usuario.
3. Presione el botón Grabar de la Barra de Herramientas.
2 . Perfiles
Un perfil define los accesos de un usuario a las diferentes opciones de los menús de cada módulo de ZEUS. Es posible definir tantos perfiles como sea necesario.
Un perfil puede ser asignado a uno o varios usuarios, pero un usuario no puede tener más de un perfil; tenemos entonces que al cambiar un perfil los permisos de todos los usuarios amarrados a ese perfil cambian.
Cuando se selecciona este Menú se despliega un grupo de opciones que corresponden a cada uno de los módulos de ZEUS, más específicamente a aquellos que cuentan con un menú: Parámetros, Reservas, Recepción Auditoría, Ama de Llaves, Caja, Mantenimiento, Pos Informes, Pos Zeus, Banquetes Y Eventos.
Como trabajan los perfiles
Cuando se selecciona cualquiera de las opciones del menú Perfiles, ZEUS despliega una ventana pidiendo el código del perfil que desea crear.
Figura 5 Código del Perfil a Crear
Digítelo y presione el botón Menú Accesos.
Note que después de presionar el botón Menú Accesos, el menú de Seguridad es cambiado por el menú de la opción escogida y el fondo de la pantalla se coloca de color Gris.
En este momento el sistema se encuentra a la espera de que se indique a que opciones del menú tendrá acceso el perfil indicado. Para ello haga clic sobre cada una de las opciones a la que el perfil tiene acceso; utilice el mismo procedimiento para quitar el acceso.
Las opciones a las que el usuario tiene acceso muestran un chuleados.
Una vez halla terminado de indicar los accesos, seleccione la opción Salir del menú, lo que lo llevará de nuevo a la pantalla principal de Seguridad.
Realice este proceso para todos los módulos a los que el perfil tendrá acceso.
3 . Autorizaciones
Zeus requiere autorizaciones para cargos creados como ajustes, cargos restringidos y cargos de naturaleza contraria. Al igual que para realizar las sobreventas den las reservas. La definición de estas autorizaciones debe hacerlas un usuario con cierto nivel.
La formula debe ser actualizada diariamente por lo que se le conoce como fórmula del día. Esta actualización se realiza asignando a la formula un valor constante o un valor variable.
Para la definición de un valor constante basta con escribir los dígitos que conformaran el número de autorización en el campo Formula, mientas que si se quiere una autorización variable puede utilizar las siguientes variables:
2 dígitos/izquierda del cargo
2 dígitos/derecha del cargo
Mes de la fecha del cargo
2 dígitos/Izquierda Comanda
2 dígitos/Derecha Comanda
2 dígitos/Derecha Habitación
Hora
2 dígitos/Izquierda Folio
2 dígitos/Derecha Folio
La manera de crear una formula es la siguiente:
Figura 6 Definición de Formulas de Autorización
FECHA. Debe digitar la fecha en formato Año-Mes-Día a la cual le va a crear la formula. Si el sistema encuentra ya una formula creada para este día la trae y se coloca en forma edición o modificación.
FORMULA DE SOBREVENTA. Seleccione esta casilla si va a generar la formula de autorización para las sobreventas (Reservas)
VARIABLES. Debe hacer doble-clic a la variable que desee escoger.
SIGNO. Debe escoger el signo dependiendo de la operación que desee efectuar en su formula.
CONSTANTE. Digite un valor si desea colocar una operación con un valor constante a su formula. En la parte inferior de la ventana le va mostrando como va quedando su fórmula. Si desea hacerlo directamente en esta línea puede escribir como desea su formula haciendo referencia a las variables por la letra que aparece del lado izquierdo (A, B, C, D, E, F, G, H, I, J).
La formula puede ser generada solo con variables, solo con constantes o bien con combinaciones de estas. En la Figura 6 se observa que la formula tiene el valor A24. Esto indica que la formula de autorización que debe de digitar el usuario es los dos dígitos de la izquierda del cargo y el número 24.
Para ingresar la formula del día
1. Digite la fecha y presione la Tabulador.
2. Indique la formula de acuerdo su necesidad.
3. Presione el botón Grabar
Para cambiar la formula de autorización de un día
1. Digite la fecha y presione la Tabulador.
2. Modifique la formula
3. Presione el botón Grabar
4 . Listados
Contiene opciones que permiten consultar grupos, usuarios y perfiles.
4.1 . Grupos
Lista los Grupos creados en el sistema. Para emitir el reporte, presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
4.2 . Usuarios
Lista los Usuarios creados en el sistema. Para emitir el reporte, presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
4.3 . Perfiles
Lista los Perfiles creados en el sistema. Para emitir el reporte, presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
RECEPCION 5
ZEUS
MANTENIMIENTO
Manual de usuario
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INTRODUCCIÓN
¿ Que es Mantenimiento?
Otro de los módulos que componen ZEUS FRONT. Gracias a Mantenimiento podemos llevar un control de todos los elementos con que cuenta una habitación.
El usuario de Mantenimiento puede crear los elementos que considere y realizar una gran variedad de transacciones con ellos, por ejemplo: entradas, salidas y traslados entre otros.
Desde este módulo podemos realizar bloqueos de las habitaciones para mantenimiento por diferentes motivos definidos por el usuario.
Todos los elementos de las habitaciones, las transacciones realizadas con ellos así como los motivos de bloqueos pueden ser consultados utilizando los diferentes reportes disponibles en el sistema.
1 . ENTRANDO A Mantenimiento
Después de seleccionar el icono de MANTENIMIENTO, ya sea desde le menú Inicio de Windows (Start en la versión en ingles) o desde un acceso directo el escritorio de Windows, aparece la ventana de Inicio de sesión.
Figura 1 Inicio de sesión
Después de indicar Usuario y Password, y en caso de haber ingresado con un usuario válido al sistema, se despliega la ventana principal.
Figura 2 Ventana principal de MANTENIMIENTO
2 . MENÚ PARÁMETROS
Contiene opciones donde se llenan los parámetros básicos o iniciales del sistema.
2.1 . La Barra De Herramientas Estándar de ZEUS
Permite realizar diferentes tareas tal como detallamos a continuación.
2.2 . Elementos
Utilice esta opción para definir los diferentes tipos de artículos o elementos con que puede contar una habitación, por ejemplo cama, nevera, televisor, etc.
Figura 3 Elementos de una habitación
Para ingresar un nuevo elemento
1. Presione el botón Nuevo.
2. Ingrese el código del elemento. Si el código ya ha sido utilizado se muestran los datos del elemento.
3. Ingrese la información del Nombre, si maneja Serie, y sus Características.
4. Presione el botón Grabar
Para localizar un elemento
1. Presione el botón Localizar.
2. Digite el nombre del elemento.
Figura 4 Ventana de búsqueda
3. Presione el botón Buscar.
ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s).
4. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.
Para modificar los datos de un elemento
1. Localice la camarera a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Localizar o el botón Ayuda.
2. Presione el botón Editar.
3. Realice los cambios.
4. Presione el botón Grabar.
Para borrar un elemento
1. Localice la camarera a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Localizar o el botón Ayuda.
2. Presione el botón Borrar.
3. Confirme el borrado.
2.3 . MOTIVOS DE BLOQUEO
Cuando por algún motivo se necesite bloquear una habitación, ZEUS siempre exigirá que se le indique un motivo para tal efecto, dichos motivos se crean mediante esta opción.
Figura 5 Motivos de Bloqueo
Para ingresar un nuevo motivo
1. Presione el botón Nuevo.
2. Ingrese el código del motivo. Si el código ya ha sido utilizado se muestran los datos del elemento.
3. Ingrese la información descripción.
4. Presione el botón Grabar
Para localizar un motivo
1. Presione el botón Localizar.
2. Digite el nombre del motivo.
Figura 6 Ventana de búsqueda
3. Presione el botón Buscar.
ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s).
4. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.
Para modificar los datos de un motivo
1. Localice la camarera a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Localizar o el botón Ayuda.
2. Presione el botón Editar.
3. Realice los cambios.
4. Presione el botón Grabar.
Para borrar un motivo
1. Localice la camarera a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Localizar o el botón Ayuda.
2. Presione el botón Borrar.
3. Confirme el borrado.
3 . MENÚ TRANSACCIONES
Dispone de las opciones necesarias para control de los activos de cada habitación.
Figura 7 Menú Transacciones
3.1 . Movimientos
Permite mantener un control de cada uno de los artículos o elementos para cada habitación. Este control se lleva desde la entrada del elemento a la bodega, traslados entre las habitaciones, control de reparaciones hasta cuando que es dado de baja.
Figura 8 Registro de transacciones
Toda transacción debe iniciar por un número de documento el cual es generado automáticamente pos ZEUS.
3.1.1 . Entrada x Compra
Es el primer paso de todo artículo, es decir, todo artículo que entra por primera vez al sistema debe ingresar por esta opción.
Para ingresar un elemento por compra
1. Presione el botón Nuevo.
2. Digite el Concepto de la compra.
3. En el campo Elemento digite el código que desea ingresar.
4. En el campo Destino, ZEUS coloca por defecto BODEGA, que es el lugar donde están los elementos que aun no han sido trasladados a las habitaciones. Si desea que el artículo pase directamente a la habitación digite en este campo el número de esta, de lo contrario el artículo quedará en BODEGA.
5. El campo Cantidad puede estar o no disponible dependiendo de sí al elemento se le indico manejo de serie en su creación. Aquellos elementos que se les halla seleccionado SI en el campo serie no permitirán cambiar la cantidad, es decir, será necesario ingresarlos uno a uno. Los elementos no seriados se pueden ingresar en las cantidades necesarias.
6. Ingrese la información de Serie, Placa, Factura y Proveedor.
7. Presione el botón Grabar. En este momento se asigna el número del documento.
3.1.2 . Traslados
Mediante esta sección podemos realizar traslados entre habitaciones o entre las habitaciones y la bodega.
Figura 9 Ejemplo de un traslado entre la bodega y la habitación 0001
Para realizar un traslado
1. Presione el botón Nuevo.
2. Seleccione el Tab Traslados.
3. En el campo Elemento digite el código del artículo.
4. Especifique la habitación que traslada, si el elemento esta en bodega digite el texto “BODEGA” y presione TAB.
5. Indique la serie(si es seriado) y la cantidad.
6. Digite la habitación que recibe, si el elemento va para bodega digite el texto “BODEGA” y presione TAB.
7. Presione el botón Grabar.
3.1.3 . SALIDAS X BAJA
Cuando se necesita sacar un elemento de circulación se debe elegir esta sección e indicar el elemento.
Figura 10 Salidas x Baja de elementos
Para dar de baja
1. Presione el botón Nuevo.
2. Seleccione el Tab Salidas x Baja.
3. En el campo Elemento digite el código.
4. En el campo Habitación digite el número de la habitación o el texto “BODEGA” según aplique.
5. Especifique la información de la Serie, Cantidad y Placa.
6. Presione el botón Grabar.
3.1.4 . A Reparación
Permite registrar los elementos que han sido enviados por reparación.
Figura 11 Envíos de elementos a reparación
Para enviar un elemento a reparación
1. Presione el botón Nuevo.
2. Seleccione el Tab A Reparación.
3. En el campo Elemento digite el código.
4. En el campo Habitación digite el número de la habitación o el texto “BODEGA” según aplique.
5. Especifique los datos correspondientes a Serie, Cantidad, Orden, Reparar en y Placa.
6. Presione el botón Grabar.
3.1.5 . De Reparación
Ingrese por esta sección los elementos que se encontraban en reparación.
Figura 12 Reingreso de elementos reparados
Para reingresar los elementos reparados
1. Presione el botón Nuevo.
2. Seleccione el Tab De Reparación.
3. En el campo Elemento digite el código.
4. Seleccione la Serie, Placa y Cantidad.
5. Digite la habitación en la que quedará el producto o digite el texto “BODEGA” según aplique.
6. Presione el botón Grabar.
3.1.6 . Ver Transacc
Permite consultar las transacciones realizadas en un documento específico.
Figura 13 Ver transacciones
Para realizar la consulta
1. En el campo Documento Nº digite el número del documento a consultar.
2. Seleccione el Tab Ver Transacc.
Si desea imprimir el documento seleccione le botón Imprimir.
3.2 . BLOQUEOS DE HABITACIONES
Esta opción del menú nos brinda las herramientas para bloquear y desbloquear las habitaciones por mantenimiento, todo mediante el plano del hotel.
El plano esta distribuido en dos niveles, el primero muestra una vista global del hotel, el cual detalla para cada bloque o piso el número de habitaciones sucias del total disponible. Este par de números aparecen junto al bloque o piso que se ha definido.
Ejemplo de un plano global.
Para tener una vista detallada de cualquiera de los bloques o pisos basta con hacer clic sobre el que desea consultar.
El segundo nivel del plano detalla el estado de cada habitación y permite actualizar los estados de las mismas, tomando como ejemplo el plano global anterior suponga que se seleccionó el piso dos (2) del edificio.
Observe que cada habitación presenta los indicadores de los estados de habitación según recepción y ama de llaves, mediante cuadros de colores en la parte superior en inferior de cada habitación.
Para realizar los estados de las habitaciones utilizamos los botones presentados a la derecha del plano, cada uno brinda una función tal y como veremos a continuación.
Para bloquear una habitación
1. Seleccione el botón Bloquear una Habitación.
2. Haga clic sobre la habitación.
3. En la ventana desplegada realice los siguientes pasos.
A. Indique el motivo del bloqueo.
B. Defina la fecha que durará el bloqueo.
C. Realice las observaciones del caso.
D. Presione el botón Agregar.
E. Presione el botón Grabar.
El color del indicador de estado de habitación pasa a color azul.
Para desbloquear una habitación
1. Seleccione el botón Desbloqueo de Habitaciones.
2. Presione clic sobre la habitación, por ejemplo la 204.
3. Se despliega la ventana para desbloqueo.
4. Presione doble clic sobre motivo solucionado en la lista de bloqueos actuales.
5. En el campo solución escriba la solución aplicada.
6. Presione el botón Agregar. Repita los pasos 4,5 y 6 para todos los motivos que tengan solución
7. Presione el botón Grabar.
El color de indicador de bloque cambia el color azul.
4 . MENÚ CONSULTAS
Proporciona una serie de listados que permiten consultar los elementos y todos sus movimientos.
Figura 14 Menú Consultas
4.1 . ELEMENTOS DE LA HABITACIÓN
Permite consultar los elementos de una habitación indicada.
Para mostrar los elementos de una habitación basta con digitar el número de esta y presionar la tecla TAB.
5 . Mantenimiento de una Habitación
Muestra un listado con la información de todos los mantenimientos que ha recibido una habitación.
Para mostrar el listado de una habitación basta con digitar el número de esta y presionar la tecla TAB.
5.1 . DAÑOS REPORTADOS EN AMA DE LLAVES
Despliega una lista de todos los daños que han sido reportados por ama de llaves.
Para conocer los detalles del daño reportado, presione doble clic sobre el texto “MEMO” presentado a la derecha de cada habitación.
6 . Listado de Elementos
Muestra un listado con los elementos con que cuenta cada habitación
7 . LISTADO MOTIVOS BLOQUEOS
Muestra un listado con todo los motivos de bloqueos creados en el sistema.
8 . REPORTES DE TRANSACCIONES
Permite emitir un reporte de las transacciones realizadas a una habitación en un rango de fechas.
Figura 15 Reporte de transacciones
Para imprimir presione el botón Aceptar.
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INTRODUCCIÓN
¿ Que es Mantenimiento?
Otro de los módulos que componen ZEUS FRONT. Gracias a Mantenimiento podemos llevar un control de todos los elementos con que cuenta una habitación.
El usuario de Mantenimiento puede crear los elementos que considere y realizar una gran variedad de transacciones con ellos, por ejemplo: entradas, salidas y traslados entre otros.
Desde este módulo podemos realizar bloqueos de las habitaciones para mantenimiento por diferentes motivos definidos por el usuario.
Todos los elementos de las habitaciones, las transacciones realizadas con ellos así como los motivos de bloqueos pueden ser consultados utilizando los diferentes reportes disponibles en el sistema.
1 . ENTRANDO A Mantenimiento
Después de seleccionar el icono de MANTENIMIENTO, ya sea desde le menú Inicio de Windows (Start en la versión en ingles) o desde un acceso directo el escritorio de Windows, aparece la ventana de Inicio de sesión.
Figura 1 Inicio de sesión
Después de indicar Usuario y Password, y en caso de haber ingresado con un usuario válido al sistema, se despliega la ventana principal.
Figura 2 Ventana principal de MANTENIMIENTO
2 . MENÚ PARÁMETROS
Contiene opciones donde se llenan los parámetros básicos o iniciales del sistema.
2.1 . La Barra De Herramientas Estándar de ZEUS
Permite realizar diferentes tareas tal como detallamos a continuación.
2.2 . Elementos
Utilice esta opción para definir los diferentes tipos de artículos o elementos con que puede contar una habitación, por ejemplo cama, nevera, televisor, etc.
Figura 3 Elementos de una habitación
Para ingresar un nuevo elemento
1. Presione el botón Nuevo.
2. Ingrese el código del elemento. Si el código ya ha sido utilizado se muestran los datos del elemento.
3. Ingrese la información del Nombre, si maneja Serie, y sus Características.
4. Presione el botón Grabar
Para localizar un elemento
1. Presione el botón Localizar.
2. Digite el nombre del elemento.
Figura 4 Ventana de búsqueda
3. Presione el botón Buscar.
ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s).
4. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.
Para modificar los datos de un elemento
1. Localice la camarera a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Localizar o el botón Ayuda.
2. Presione el botón Editar.
3. Realice los cambios.
4. Presione el botón Grabar.
Para borrar un elemento
1. Localice la camarera a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Localizar o el botón Ayuda.
2. Presione el botón Borrar.
3. Confirme el borrado.
2.3 . MOTIVOS DE BLOQUEO
Cuando por algún motivo se necesite bloquear una habitación, ZEUS siempre exigirá que se le indique un motivo para tal efecto, dichos motivos se crean mediante esta opción.
Figura 5 Motivos de Bloqueo
Para ingresar un nuevo motivo
1. Presione el botón Nuevo.
2. Ingrese el código del motivo. Si el código ya ha sido utilizado se muestran los datos del elemento.
3. Ingrese la información descripción.
4. Presione el botón Grabar
Para localizar un motivo
1. Presione el botón Localizar.
2. Digite el nombre del motivo.
Figura 6 Ventana de búsqueda
3. Presione el botón Buscar.
ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s).
4. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.
Para modificar los datos de un motivo
1. Localice la camarera a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Localizar o el botón Ayuda.
2. Presione el botón Editar.
3. Realice los cambios.
4. Presione el botón Grabar.
Para borrar un motivo
1. Localice la camarera a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación, el botón Localizar o el botón Ayuda.
2. Presione el botón Borrar.
3. Confirme el borrado.
3 . MENÚ TRANSACCIONES
Dispone de las opciones necesarias para control de los activos de cada habitación.
Figura 7 Menú Transacciones
3.1 . Movimientos
Permite mantener un control de cada uno de los artículos o elementos para cada habitación. Este control se lleva desde la entrada del elemento a la bodega, traslados entre las habitaciones, control de reparaciones hasta cuando que es dado de baja.
Figura 8 Registro de transacciones
Toda transacción debe iniciar por un número de documento el cual es generado automáticamente pos ZEUS.
3.1.1 . Entrada x Compra
Es el primer paso de todo artículo, es decir, todo artículo que entra por primera vez al sistema debe ingresar por esta opción.
Para ingresar un elemento por compra
1. Presione el botón Nuevo.
2. Digite el Concepto de la compra.
3. En el campo Elemento digite el código que desea ingresar.
4. En el campo Destino, ZEUS coloca por defecto BODEGA, que es el lugar donde están los elementos que aun no han sido trasladados a las habitaciones. Si desea que el artículo pase directamente a la habitación digite en este campo el número de esta, de lo contrario el artículo quedará en BODEGA.
5. El campo Cantidad puede estar o no disponible dependiendo de sí al elemento se le indico manejo de serie en su creación. Aquellos elementos que se les halla seleccionado SI en el campo serie no permitirán cambiar la cantidad, es decir, será necesario ingresarlos uno a uno. Los elementos no seriados se pueden ingresar en las cantidades necesarias.
6. Ingrese la información de Serie, Placa, Factura y Proveedor.
7. Presione el botón Grabar. En este momento se asigna el número del documento.
3.1.2 . Traslados
Mediante esta sección podemos realizar traslados entre habitaciones o entre las habitaciones y la bodega.
Figura 9 Ejemplo de un traslado entre la bodega y la habitación 0001
Para realizar un traslado
1. Presione el botón Nuevo.
2. Seleccione el Tab Traslados.
3. En el campo Elemento digite el código del artículo.
4. Especifique la habitación que traslada, si el elemento esta en bodega digite el texto “BODEGA” y presione TAB.
5. Indique la serie(si es seriado) y la cantidad.
6. Digite la habitación que recibe, si el elemento va para bodega digite el texto “BODEGA” y presione TAB.
7. Presione el botón Grabar.
3.1.3 . SALIDAS X BAJA
Cuando se necesita sacar un elemento de circulación se debe elegir esta sección e indicar el elemento.
Figura 10 Salidas x Baja de elementos
Para dar de baja
1. Presione el botón Nuevo.
2. Seleccione el Tab Salidas x Baja.
3. En el campo Elemento digite el código.
4. En el campo Habitación digite el número de la habitación o el texto “BODEGA” según aplique.
5. Especifique la información de la Serie, Cantidad y Placa.
6. Presione el botón Grabar.
3.1.4 . A Reparación
Permite registrar los elementos que han sido enviados por reparación.
Figura 11 Envíos de elementos a reparación
Para enviar un elemento a reparación
1. Presione el botón Nuevo.
2. Seleccione el Tab A Reparación.
3. En el campo Elemento digite el código.
4. En el campo Habitación digite el número de la habitación o el texto “BODEGA” según aplique.
5. Especifique los datos correspondientes a Serie, Cantidad, Orden, Reparar en y Placa.
6. Presione el botón Grabar.
3.1.5 . De Reparación
Ingrese por esta sección los elementos que se encontraban en reparación.
Figura 12 Reingreso de elementos reparados
Para reingresar los elementos reparados
1. Presione el botón Nuevo.
2. Seleccione el Tab De Reparación.
3. En el campo Elemento digite el código.
4. Seleccione la Serie, Placa y Cantidad.
5. Digite la habitación en la que quedará el producto o digite el texto “BODEGA” según aplique.
6. Presione el botón Grabar.
3.1.6 . Ver Transacc
Permite consultar las transacciones realizadas en un documento específico.
Figura 13 Ver transacciones
Para realizar la consulta
1. En el campo Documento Nº digite el número del documento a consultar.
2. Seleccione el Tab Ver Transacc.
Si desea imprimir el documento seleccione le botón Imprimir.
3.2 . BLOQUEOS DE HABITACIONES
Esta opción del menú nos brinda las herramientas para bloquear y desbloquear las habitaciones por mantenimiento, todo mediante el plano del hotel.
El plano esta distribuido en dos niveles, el primero muestra una vista global del hotel, el cual detalla para cada bloque o piso el número de habitaciones sucias del total disponible. Este par de números aparecen junto al bloque o piso que se ha definido.
Ejemplo de un plano global.
Para tener una vista detallada de cualquiera de los bloques o pisos basta con hacer clic sobre el que desea consultar.
El segundo nivel del plano detalla el estado de cada habitación y permite actualizar los estados de las mismas, tomando como ejemplo el plano global anterior suponga que se seleccionó el piso dos (2) del edificio.
Observe que cada habitación presenta los indicadores de los estados de habitación según recepción y ama de llaves, mediante cuadros de colores en la parte superior en inferior de cada habitación.
Para realizar los estados de las habitaciones utilizamos los botones presentados a la derecha del plano, cada uno brinda una función tal y como veremos a continuación.
Para bloquear una habitación
1. Seleccione el botón Bloquear una Habitación.
2. Haga clic sobre la habitación.
3. En la ventana desplegada realice los siguientes pasos.
A. Indique el motivo del bloqueo.
B. Defina la fecha que durará el bloqueo.
C. Realice las observaciones del caso.
D. Presione el botón Agregar.
E. Presione el botón Grabar.
El color del indicador de estado de habitación pasa a color azul.
Para desbloquear una habitación
1. Seleccione el botón Desbloqueo de Habitaciones.
2. Presione clic sobre la habitación, por ejemplo la 204.
3. Se despliega la ventana para desbloqueo.
4. Presione doble clic sobre motivo solucionado en la lista de bloqueos actuales.
5. En el campo solución escriba la solución aplicada.
6. Presione el botón Agregar. Repita los pasos 4,5 y 6 para todos los motivos que tengan solución
7. Presione el botón Grabar.
El color de indicador de bloque cambia el color azul.
4 . MENÚ CONSULTAS
Proporciona una serie de listados que permiten consultar los elementos y todos sus movimientos.
Figura 14 Menú Consultas
4.1 . ELEMENTOS DE LA HABITACIÓN
Permite consultar los elementos de una habitación indicada.
Para mostrar los elementos de una habitación basta con digitar el número de esta y presionar la tecla TAB.
5 . Mantenimiento de una Habitación
Muestra un listado con la información de todos los mantenimientos que ha recibido una habitación.
Para mostrar el listado de una habitación basta con digitar el número de esta y presionar la tecla TAB.
5.1 . DAÑOS REPORTADOS EN AMA DE LLAVES
Despliega una lista de todos los daños que han sido reportados por ama de llaves.
Para conocer los detalles del daño reportado, presione doble clic sobre el texto “MEMO” presentado a la derecha de cada habitación.
6 . Listado de Elementos
Muestra un listado con los elementos con que cuenta cada habitación
7 . LISTADO MOTIVOS BLOQUEOS
Muestra un listado con todo los motivos de bloqueos creados en el sistema.
8 . REPORTES DE TRANSACCIONES
Permite emitir un reporte de las transacciones realizadas a una habitación en un rango de fechas.
Figura 15 Reporte de transacciones
Para imprimir presione el botón Aceptar.
RECEPCION 4
ZEUS
Ama de Llaves
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INTRODUCCIÓN
¿ Que es Ama de Llaves?
Es el módulo de ZEUS que proporciona las herramientas para el control y seguimiento del estado de las habitaciones en lo que concierne a su limpieza y aseo.
ZEUS Ama de llaves permite programar las camareras con que cuenta el hotel, organizando y distribuyendo a cada una de ellas en las habitaciones, según esquemas creados con anterioridad. Además de la programación, permite mantener actualizado el estado de las habitaciones (Sucia, En Limpieza, Limpia) y mantiene información referente al desempeño de las camareras.
Una de las principales características de ZEUS, es la de permitir actualizar los estados de las habitaciones utilizando las extensiones telefónicas de estas; cabe aclarar que esta funcionalidad depende de el tipo de planta telefónica con que cuente el hotel y de que halla adquirido el módulo ZEUS TELEFONOS.
1 . ENTRANDO A AMA DE LLAVES
Después de seleccionar el icono de AMA DE LLAVES, ya sea desde le menú Inicio de Windows (Start en la versión en ingles) o desde un acceso directo el escritorio de Windows, aparece la ventana de Inicio de sesión.
Figura 1 Inicio de sesión
Después de indicar Usuario y Password, y en caso de haber ingresado con un usuario válido al sistema, se despliega la ventana principal.
Figura 2 Ventana principal de AMA DE LLAVES
A continuación detallaremos los menús y cada una de sus opciones.
2 . MENÚ AMA DE LLAVES
Contiene las principales opciones de este módulo, las cuales permiten realizar las asignaciones y programaciones de las camareras como también actualizar el estado de las habitaciones.
Figura 3 Menú Ama de Llaves
2.1 . Pinter Setup
Permite indicar con que impresora, de las conectadas al sistema, deseamos imprimir los reportes del sistema.
Figura 4 Printer Setup (Configuración de Impresora)
Otra forma de indicar la impresora que desea usar, es al momento de imprimir los reportes como veremos mas adelante.
2.2 . La barra de herramientas estándar de ZEUS
Permite realizar diferentes tareas tal como detallamos a continuación.
2.3 . CAMARERAS
El primer proceso que se debe iniciar es el de la creación de las camareras, sin ellas no sería posible dar uso a este módulo. Esta opción permite crear, editar y borrar camareras.
Figura 5 Camareras
Para crear una camarera
1. Presione el botón Nuevo.
2. Digite el código que desea asignar a la camarera en el campo Código.
3. Presione la tecla Tab(). (Si el código indicado existe, se muestra el nombre asociado al código y queda disponible para su modificación).
4. Digite el nombre de la camarera.
5. Presione el botón Grabar.
Para localizar una camarera
1. Presione el botón Localizar.
2. Digite el nombre de la camarera.
Figura 6 Ventana de búsqueda
3. Presione el botón Buscar.
ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s).
4. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.
Para modificar los datos de la camarera
1. Localice la camarera a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación o el botón localizar.
2. Presione el botón Editar.
3. Realice los cambios.
4. Presione el botón Grabar.
Para borrar una camarera
1. Localice la camarera a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación o el botón localizar.
2. Presione el botón Borrar.
3. Confirme el borrado.
2.4 . ASIGNACIÓN BÁSICA DE HABITACIONES
En un hotel existe un número X de camareras a las cuales se asignan las habitaciones que les corresponde limpiar para cada día, a su vez cada uno de esos días, de acuerdo al nivel de ocupación, pueden variar en cuanto al número de camareras programas para la limpieza.
Pensando en las variaciones que presentan los hoteles para cada temporada, ZEUS maneja un concepto llamado ESQUEMAS, este concepto permite definir diferentes distribuciones de las habitaciones de acuerdo al número de camareras disponibles. La ventaja de los esquemas es la utilización de camareras virtuales, de tal forma que un esquema puede ser utilizado N veces con solo asociar las camareras al esquema correspondiente.
Figura 7 Creación de Esquemas.
Se puede crear el número de esquemas que sean necesario, cada uno de ellos identificados con un código el cual asignaremos libremente. Una recomendación acerca del código del esquema es que tenga algún tipo de relación con el número de camareras, así por ejemplo el esquema codificado como 04 le corresponden 4 camareras.
Digamos entonces que durante el próximo mes vamos a trabajar con un nuevo esquema para la limpieza de las habitaciones, el hotel había estado trabajando con cuatro camareras pero se a contratado una mas por lo que necesitamos un nuevo esquema. El código del esquema será 05 y repartiremos las 100 habitaciones con que cuenta el hotel entre ellas.
Para crear un nuevo esquema
1. En el campo Esquema Nº digite el código del esquema. (Por Eje 05)
2. En el campo Número de Camareras indique la cantidad de camareras del esquema (por ejemplo 5) y presione la tecla TAB.
En este instante todas las habitaciones disponibles quedan listadas en el cuadro habitaciones.
3. El siguiente paso consiste en asignar a cada camarera las habitaciones que le corresponde, para ello primero debemos indicar el número de la camarera deseada en el campo Camarera, para nuestro ejemplo podemos indicar un valor entre 1 y 5, seleccionemos la dos(2).
4. Ahora debemos seleccionar las habitaciones para la camarera en cuestión. Las selecciones pueden realizarse de varias formas, podría elegir las habitaciones una a una o por bloques. Cualquiera de las selecciones se realiza con el mouse o ratón; en caso de querer seleccionar una habitación basta con hacer clic sobre ella, la selección por bloques tienen dos variaciones:
Bloques continuos: si se desea, por ejemplo, seleccionar las cinco primeras habitaciones de la lista, presione clic en la primera habitación luego, mientras mantiene presionada la tecla SHIFT(), presione clic en la última.
Bloques no continuos: para este tipo de selección debe utilizar la tecla Control y el ratón, solo debe presionar clic sobre cada habitación mientras mantiene presionada la tecla Control.
5. Después de seleccionar las habitaciones se deben trasladar al cuadro de la derecha (Habitaciones Asignadas) utilizando los botones de traslado.
6. Traslade las habitaciones deseadas y confirme la asignación presionando el botón Grabar.
Hasta ahora hemos creado un nuevo esquema con el código 05 que maneja 5 camareras, de esas 5 camareras seleccionamos la camarera número 2 y asignamos un grupo de habitaciones. Utilizando este procedimiento se asignan las habitaciones de las camareras restantes, hasta asignar todas la existentes o las que se quiera asignar.
Para reasignar una habitación
Después de haber asignado todas las habitaciones es posible reasignar algunas de ellas, para ello se cuenta con dos procedimientos. Tomemos de nuevo como ejemplo el esquema 05, supóngase que a la camarera número 1 se le asignaron las habitaciones de la 0001 – 0018 y a la 2 de la 0021 – 0040, y que desea trasladar las habitaciones 0021,0022 y 0023 de la camarera 2 a la 1.
Reasignación mediante los botones de traslado: en este procedimiento se utiliza la selección de bloques y los botones de traslado antes vistos.
1. Digite el código del esquema.
2. En el campo Camarera seleccione la camarera número 2.
3. En la lista de habitaciones asignadas (cuadro de la derecha) seleccione las habitaciones 0021,0022 y 0023.
4. Presione el botón para desasignar habitaciones seleccionadas de la barra de botones de traslado.
5. Presione el botón Grabar.
Hasta este momento se ha desasignado las habitaciones a la camarera número 2.
6. Seleccione la camarera número 1.
7. Selecciones las habitaciones 0021,0022 y 0023 del cuadro de la derecha y con los botones de traslado asígnelas a la camarera número 1.
8. Presione el botón Grabar.
Ahora la camarera número 1 tiene en su lista de habitaciones las nuevas asignaciones.
Reasignación mediante el botón trasladar: Utilizando el mismo ejemplo del esquema 05 y el botón Trasladar reasignemos las habitaciones 0021,0022 y 0023 de la camarera número 1 a la camarera número 2.
1. Seleccione la camarera número 1.
2. Seleccione una de las habitaciones a trasladar, por ejemplo la 0021.
3. En el campo A camarera digite 2, o sea el número de la camarera a la que se va a reasignar la habitación.
4. Presione el botón Trasladar.
En este momento la habitación se ha trasladado a la otra camarera, se debe repetir el procedimiento para cada una de las habitaciones que quiera reasignar.
Una vez asignadas las habitaciones podemos mirar una impresión del esquema final, para ello basta con presionar el botón Ver Esquema de la ventana de asignación y puede ser consultada por pantalla, archivo o impresora.
2.5 . PROGRAMACIÓN DIARIA
Antes de iniciar esta sección debe tener claros los conceptos detallados en el punto 2.4 . ASIGNACIÓN BÁSICA DE HABITACIONES, ya que nos basaremos en mucho de ellos en esta sección.
Figura 8 Programación de Camareras
Después de crear los esquemas con sus correspondientes camareras virtuales, se procede a realizar la programación diaria para la limpieza de las habitaciones. Recordemos que cuando creamos los esquemas, en la opción asignación básica de habitaciones, designamos las camareras virtuales por un número(1,2,3...), en esta opción relacionamos las camareras del hotel con cada uno de esos números, logrando así que estas hereden la programación de habitaciones designadas a las camareras virtuales solo para la fecha en cuestión. La ventaja es que utilizando el mismo esquema podemos programar diferentes camareras para cada día, es decir, nos evitamos tener que hacer asignaciones de habitación todos los días.
Ahora supongamos que necesitamos realizar la programación del 15 de Diciembre del 2000 y que por la ocupación que presentará el hotel para esa fecha se ha decidido utilizar 5 camareras. Para este caso utilizaremos de nuevo el esquema 05 que esta compuesto precisamente por 5 cameras.
Para realizar la programación del día
1. Indique la fecha que desea programar, para nuestro ejemplo 2000/12/15
2. Digite el esquema en el que se basará para realizar la programación, para el ejemplo 05.
En este momento el sistema muestra el número de camareras del esquema y selecciona la camarera número 1 en el campo Camarera, relacionando debajo de ella las habitaciones que tiene asignadas.
3. Ahora es el momento de indicar cual de las camareras disponibles tomara el rol de la camarera número 1.Para ello basta con presionar doble clic sobre la deseada la cual pasará automáticamente a Camareras para Programación, además el número del campo Camarera que estaba en 1 pasa a 2.
4. Continué el procedimiento hasta haber seleccionado todas las camareras.
Para cambiar una camarera de Camareras para Programación
1. Presione doble clic sobre la camarera que desea quitar de Camareras para Programación.
2. En el campo Camareras seleccione el número de la camarera que quito de Camareras para Programación.
3. Presione doble clic sobre la nueva camarera que asumirá el rol eliminado.
Para imprimir la programación final
Solo presione el botón imprimir de la barra de herramientas y seleccione la forma de salida.
El reporte muestra la programación para cada camarera relacionando las habitaciones su estado y quien la ocupa.
Para transferir habitaciones entre camareras
A pesar de que los esquemas ya están definidos y por lo tanto cada camarera tiene sus habitaciones designadas, en algunos casos es necesario redistribuir las asignaciones, para ello existe el área Transferencia entre Camareras de la ventana Programación Diaria de Camareras.
Pero, porque transferir aquí y no directamente desde los esquemas?
La ventaja de realizar la transferencia desde esta ventana es que no se modifican los esquemas bases, es decir, solo aplica para el día que se está programando. En caso que desee realizar un cambio permanente de la asignación básica debe utilizar la opción Asignación Básica de Habitaciones.
Para transferir habitaciones entre camareras
1. En las casillas desplegables elija las camareras entre las que desea realizar la transferencia.
2. Seleccione las habitaciones a transferir.
3. Con los botones de traslado realice la transferencia.
4. Presione el botón Guardar.
2.6 . ACTUALIZACIÓN ESTADOS DE HABITACIÓN
Las habitaciones pueden tener varios estados los cuales a su vez se agrupan en dos bloques: estado según recepción y estado según ama de llaves. Observemos gráficamente los diferentes estados que puede tener una habitación
Esta opción del menú nos brinda las herramientas para actualizar el estado según ama de llaves, todo mediante el plano del hotel.
El plano esta distribuido en dos niveles, el primero muestra una vista global del hotel, el cual detalla para cada bloque o piso el número de habitaciones sucias del total disponible. Este par de números aparecen junto al bloque o piso que se ha definido.
Ejemplo de un plano global.
Para tener una vista detallada de cualquiera de los bloques o pisos basta con hacer clic sobre el que desea consultar.
El segundo nivel del plano detalla el estado de cada habitación y permite actualizar los estados de las mismas, tomando como ejemplo el plano global anterior suponga que se seleccionó el piso dos (2) del edificio.
Observe que cada habitación presenta los indicadores de los estados de habitación según recepción y ama de llaves, mediante cuadros de colores en la parte superior en inferior de cada habitación.
Para realizar los estados de las habitaciones utilizamos los botones presentados a la derecha del plano, cada uno brinda una función tal y como veremos a continuación.
Para colocar una habitación sucia
Tomemos como ejemplo la habitación 204 del plano del piso 2 que se encuentra limpia y desocupada.
1. Seleccione el botón Habitación Sucia.
2. Presione clic sobre la habitación 204
El color del estado según ama de llaves pasa de verde a rojo indicando que la habitación queda sucia.
Para colocar una habitación en aseo
Tomemos de nuevo la habitación 204 como ejemplo.
1. Seleccione el botón Habitación en Aseo.
2. Presione clic sobre la habitación. Se muestra la siguiente ventana.
3. En la ventana desplegada indique la camarera que esta realizando el aseo y presione el botón guardar.
La habitación cambia el color del indicador a amarrillo.
Para indicar que la habitación esta limpia
Continuemos con el ejemplo de la habitación 204.
1. Seleccione el botón Habitación Limpia.
2. Presione clic sobre la habitación
3. En la ventana desplegada rellene los datos de la camarera encargada.
El color del indicador de estado según ama de llaves de la habitación pasa a verde.
Para bloquear una habitación
1. Seleccione el botón Bloquear una Habitación.
2. Haga clic sobre la habitación.
3. En la ventana desplegada realice los siguientes pasos.
A. Indique el motivo del bloqueo.
B. Defina la fecha que durará el bloqueo.
C. Realice las observaciones del caso.
D. Presione el botón Agregar.
E. Presione el botón Grabar.
El color del indicador de estado de habitación pasa a color azul.
Para reportar un daño en una habitación
1. Seleccione el botón Daño.
2. Presione clic sobre la habitación.
3. Detalle el daño en la ventana desplegada y presione el botón Grabar.
Para reportar la ocupación de una habitación
1. Seleccione el botón Reporte de Ocupación.
2. Presione clic sobre la habitación.
3. En la ventana desplegada digite los datos de la camarera, adultos y niños de la habitación y presione el botón Grabar.
2.7 . ACTUALIZAR OCUPACIÓN DE HABS
Permite colocar un estado a las habitaciones según una convención que define el ama de llaves según su criterio e indicar el número de adultos y niños que la camarera observo en la habitación, además unas observaciones.
Un ejemplo para la definición de estas convenciones puede ser: la letra V para vacantes, O para ocupadas, etc.
Para cambiar los datos de la habitación
1. Haga clic sobre la habitación que desea actualizar y presione la tecla TAB.
2. Indique los valores de Clave, Adultos, Niños y las observaciones deseadas.
3. Presione el botón Grabar.
2.8 . EXCLUSIONES AL CAMBIO DE ESTADO
Una característica parametrizable de ZEUS es el cambio de estado de las habitaciones. Diariamente en el proceso nocturno de auditaría ZEUS, si no se indica lo contrario, cambia todas las habitaciones a SUCIA; utilizando esta opción podemos indicar cuales habitaciones cambian y cuales no con solo quitar la selección a las que queremos que permanezcan como están
.
La columna Estado tiene marcadas las habitaciones que cambiaran de estado.
2.9 . CARGOS A FOLIOS
En muchas ocasiones el ama de llave necesita realizar cargos a las habitaciones, por ejemplo por lavandería. Esta opción es la herramienta indicada para este proceso y otras transacciones que se aplican a los folios.
Para ingresar un nuevo cargo
1. Indique el número de la habitación o folio.
2. Presione el botón Nuevo.
3. En el campo Código de Cargo digite el cargo o bien utilice el botón ayuda para buscar el código y presione la tecla TAB.
4. Digite el número de la comanda (opcional) y presione TAB.
5. Digite el valor a cargar.
6. Indique si será un cargo Debito o Crédito.
7. Seleccione a que cuenta (Maestra / Extra) se va a realizar el cargo.
8. Presione el botón Grabar.
Para consultar los cargos realizados al folio
Presione el botón lista de cargos
Para borrar un cargo
1. Presione el botón Lista de cargos
2. Haga clic sobre la línea del cargo que desea borrar
3. Presione el botón Borrar.
4. En el área inferior de la pantalla se pide la autorización para el borrado.
5. Digite los datos para cada campo:
a. Autoriza: usuario que autoriza el borrado.
b. Clave: pasabordo del usuario.
c. Formula: número de autorización del día.
d. Observaciones: motivo del borrado / comentarios.
6. Al terminar de digitar la observación y presionar la tecla TAB ZEUS le pedirá la confirmación del borrado, al confirmar, el cargo desaparece del listado.
Importante: tenga en cuenta que solo puede borrar cargos el mismo día en que estos se realizan, si desea eliminar un cargo de días anteriores tendrá que realizar el mismo cargo con igual valor pero de naturaleza contraria, es decir, si el día 19 de Julio realizamos un cargo de Teléfono por $ 10.000.oo, Debito a la cuenta Maestra y el día siguiente lo queremos borrar, debemos realizar el mismo cargo de Teléfono por $ 10.000.oo, pero con naturaleza Crédito a la cuenta Maestra. Si no realiza este procedimiento no podrá borrar el cargo.
Para mas información de la ventana de cargos consulte el manual del módulo de Recepción de ZEUS.
3 . MENÚ LISTADOS
Consta de una serie de opciones que permiten consultar, entre otros, el estado de las habitaciones, los rendimientos de las camareras y el estado de sus labores.
3.1 . EJECUCIÓN PROGRAMACIÓN
Muestra un listado que detalla una a una las habitaciones, la hora de inicio y finalización del aseo así como el reporte de ocupación.
Para emitir el listado
1. Indique el rango de fechas.
2. Presione el botón imprimir.
3. Seleccione la forma de salida.
Apariencia del reporte
3.2 . MOVIMIENTO
Muestra un listado con la información de las habitaciones que una camarera específica atendió en un rango de fechas.
Para emitir el listado
1. Seleccione la camarera.
2. Indique el rango de fechas.
3. Presione el botón imprimir.
4. Seleccione la forma de salida.
Apariencia del reporte
3.3 . RENDIMIENTO
El listado desplegado por esta opción detalla día a día, dentro del rango de fechas indicado, un análisis del rendimiento por cada camarera.
Para emitir el listado
1. Indique el rango de fechas.
2. Presione el botón imprimir.
3. Seleccione la forma de salida.
Apariencia del reporte
3.4 . HABITACIONES SIN HACER
Lista las habitaciones pendientes de limpieza en la fecha indicada.
Para emitir el listado digite la fecha y presione el botón imprimir.
3.5 . HABITACIONES SEGÚN ESTADO
Muestra un listado con las habitaciones que cumplan las características seleccionadas, estas son una combinación entre los estados de ama de llaves y recepción.
Para emitir el listado seleccione el estado según ama de llaves y el estado según recepción que desea consultar y presione el botón imprimir.
Como ejemplo en la grafica se muestran las habitaciones Sucias – Ocupadas.
Apariencia del reporte
3.6 . DISCREPANCIAS RECEPCIÓN VS AMA DE LLAVES
Recordemos que ZEUS le brinda al ama de llaves la posibilidad de reportar la ocupación de las habitaciones. Esta opción hace una comparación entre los datos del checkin realizado por recepción y los reportados por ama de llaves, mostrando aquellos donde la cantidad de adultos y niños no concuerdan.
Para mostrar el listado presione el botón Aceptar.
Para imprimir el listado presione el botón Imprimir.
3.7 . REPORTE DE DAÑOS
Lista los daños reportados por las camareras
Para imprimir el reporte presione el botón Imprimir.
3.8 . VIP-GRUPOS-SOCIOS EN CASA
Permite consultar los huéspedes especiales que están en el hotel.
Para mostrar el listado
1. Seleccione el tipo de huésped que desea listar.
2. Presione el botón imprimir.
3. Seleccione la forma de salida.
Apariencia del reporte
Tabla de Contenido
1 . ENTRANDO A AMA DE LLAVES 4
2 . MENÚ AMA DE LLAVES 5
2.1 . Pinter Setup 6
2.2 . CAMARERAS 6
2.3 . ASIGNACIÓN BÁSICA DE HABITACIONES 8
2.4 . PROGRAMACIÓN DIARIA 13
2.5 . ACTUALIZACIÓN ESTADOS DE HABITACIÓN 16
2.6 . ACTUALIZAR OCUPACIÓN DE HABS 16
2.7 . EXCLUSIONES AL CAMBIO DE ESTADO 16
2.8 . CARGOS A FOLIOS 16
3 . MENÚ LISTADOS 16
3.1 . EJECUCIÓN PROGRAMACIÓN 16
3.2 . MOVIMIENTO 16
3.3 . RENDIMIENTO 16
3.4 . HABITACIONES SIN HACER 16
3.5 . HABITACIONES SEGÚN ESTADO 16
3.6 . DISCREPANCIAS RECEPCIÓN VS AMA DE LLAVES 16
3.7 . REPORTE DE DAÑOS 16
3.8 . VIP-GRUPOS-SOCIOS EN CASA 16
Ama de Llaves
Manual de usuario
COMPUSISCA S.A.
Centro Cial. Bocagrande Local 203
PBX: 6655011 Fax 6653693
Cartagena de Indias Colombia
INTRODUCCIÓN
¿ Que es Ama de Llaves?
Es el módulo de ZEUS que proporciona las herramientas para el control y seguimiento del estado de las habitaciones en lo que concierne a su limpieza y aseo.
ZEUS Ama de llaves permite programar las camareras con que cuenta el hotel, organizando y distribuyendo a cada una de ellas en las habitaciones, según esquemas creados con anterioridad. Además de la programación, permite mantener actualizado el estado de las habitaciones (Sucia, En Limpieza, Limpia) y mantiene información referente al desempeño de las camareras.
Una de las principales características de ZEUS, es la de permitir actualizar los estados de las habitaciones utilizando las extensiones telefónicas de estas; cabe aclarar que esta funcionalidad depende de el tipo de planta telefónica con que cuente el hotel y de que halla adquirido el módulo ZEUS TELEFONOS.
1 . ENTRANDO A AMA DE LLAVES
Después de seleccionar el icono de AMA DE LLAVES, ya sea desde le menú Inicio de Windows (Start en la versión en ingles) o desde un acceso directo el escritorio de Windows, aparece la ventana de Inicio de sesión.
Figura 1 Inicio de sesión
Después de indicar Usuario y Password, y en caso de haber ingresado con un usuario válido al sistema, se despliega la ventana principal.
Figura 2 Ventana principal de AMA DE LLAVES
A continuación detallaremos los menús y cada una de sus opciones.
2 . MENÚ AMA DE LLAVES
Contiene las principales opciones de este módulo, las cuales permiten realizar las asignaciones y programaciones de las camareras como también actualizar el estado de las habitaciones.
Figura 3 Menú Ama de Llaves
2.1 . Pinter Setup
Permite indicar con que impresora, de las conectadas al sistema, deseamos imprimir los reportes del sistema.
Figura 4 Printer Setup (Configuración de Impresora)
Otra forma de indicar la impresora que desea usar, es al momento de imprimir los reportes como veremos mas adelante.
2.2 . La barra de herramientas estándar de ZEUS
Permite realizar diferentes tareas tal como detallamos a continuación.
2.3 . CAMARERAS
El primer proceso que se debe iniciar es el de la creación de las camareras, sin ellas no sería posible dar uso a este módulo. Esta opción permite crear, editar y borrar camareras.
Figura 5 Camareras
Para crear una camarera
1. Presione el botón Nuevo.
2. Digite el código que desea asignar a la camarera en el campo Código.
3. Presione la tecla Tab(). (Si el código indicado existe, se muestra el nombre asociado al código y queda disponible para su modificación).
4. Digite el nombre de la camarera.
5. Presione el botón Grabar.
Para localizar una camarera
1. Presione el botón Localizar.
2. Digite el nombre de la camarera.
Figura 6 Ventana de búsqueda
3. Presione el botón Buscar.
ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s).
4. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.
Para modificar los datos de la camarera
1. Localice la camarera a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación o el botón localizar.
2. Presione el botón Editar.
3. Realice los cambios.
4. Presione el botón Grabar.
Para borrar una camarera
1. Localice la camarera a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación o el botón localizar.
2. Presione el botón Borrar.
3. Confirme el borrado.
2.4 . ASIGNACIÓN BÁSICA DE HABITACIONES
En un hotel existe un número X de camareras a las cuales se asignan las habitaciones que les corresponde limpiar para cada día, a su vez cada uno de esos días, de acuerdo al nivel de ocupación, pueden variar en cuanto al número de camareras programas para la limpieza.
Pensando en las variaciones que presentan los hoteles para cada temporada, ZEUS maneja un concepto llamado ESQUEMAS, este concepto permite definir diferentes distribuciones de las habitaciones de acuerdo al número de camareras disponibles. La ventaja de los esquemas es la utilización de camareras virtuales, de tal forma que un esquema puede ser utilizado N veces con solo asociar las camareras al esquema correspondiente.
Figura 7 Creación de Esquemas.
Se puede crear el número de esquemas que sean necesario, cada uno de ellos identificados con un código el cual asignaremos libremente. Una recomendación acerca del código del esquema es que tenga algún tipo de relación con el número de camareras, así por ejemplo el esquema codificado como 04 le corresponden 4 camareras.
Digamos entonces que durante el próximo mes vamos a trabajar con un nuevo esquema para la limpieza de las habitaciones, el hotel había estado trabajando con cuatro camareras pero se a contratado una mas por lo que necesitamos un nuevo esquema. El código del esquema será 05 y repartiremos las 100 habitaciones con que cuenta el hotel entre ellas.
Para crear un nuevo esquema
1. En el campo Esquema Nº digite el código del esquema. (Por Eje 05)
2. En el campo Número de Camareras indique la cantidad de camareras del esquema (por ejemplo 5) y presione la tecla TAB.
En este instante todas las habitaciones disponibles quedan listadas en el cuadro habitaciones.
3. El siguiente paso consiste en asignar a cada camarera las habitaciones que le corresponde, para ello primero debemos indicar el número de la camarera deseada en el campo Camarera, para nuestro ejemplo podemos indicar un valor entre 1 y 5, seleccionemos la dos(2).
4. Ahora debemos seleccionar las habitaciones para la camarera en cuestión. Las selecciones pueden realizarse de varias formas, podría elegir las habitaciones una a una o por bloques. Cualquiera de las selecciones se realiza con el mouse o ratón; en caso de querer seleccionar una habitación basta con hacer clic sobre ella, la selección por bloques tienen dos variaciones:
Bloques continuos: si se desea, por ejemplo, seleccionar las cinco primeras habitaciones de la lista, presione clic en la primera habitación luego, mientras mantiene presionada la tecla SHIFT(), presione clic en la última.
Bloques no continuos: para este tipo de selección debe utilizar la tecla Control y el ratón, solo debe presionar clic sobre cada habitación mientras mantiene presionada la tecla Control.
5. Después de seleccionar las habitaciones se deben trasladar al cuadro de la derecha (Habitaciones Asignadas) utilizando los botones de traslado.
6. Traslade las habitaciones deseadas y confirme la asignación presionando el botón Grabar.
Hasta ahora hemos creado un nuevo esquema con el código 05 que maneja 5 camareras, de esas 5 camareras seleccionamos la camarera número 2 y asignamos un grupo de habitaciones. Utilizando este procedimiento se asignan las habitaciones de las camareras restantes, hasta asignar todas la existentes o las que se quiera asignar.
Para reasignar una habitación
Después de haber asignado todas las habitaciones es posible reasignar algunas de ellas, para ello se cuenta con dos procedimientos. Tomemos de nuevo como ejemplo el esquema 05, supóngase que a la camarera número 1 se le asignaron las habitaciones de la 0001 – 0018 y a la 2 de la 0021 – 0040, y que desea trasladar las habitaciones 0021,0022 y 0023 de la camarera 2 a la 1.
Reasignación mediante los botones de traslado: en este procedimiento se utiliza la selección de bloques y los botones de traslado antes vistos.
1. Digite el código del esquema.
2. En el campo Camarera seleccione la camarera número 2.
3. En la lista de habitaciones asignadas (cuadro de la derecha) seleccione las habitaciones 0021,0022 y 0023.
4. Presione el botón para desasignar habitaciones seleccionadas de la barra de botones de traslado.
5. Presione el botón Grabar.
Hasta este momento se ha desasignado las habitaciones a la camarera número 2.
6. Seleccione la camarera número 1.
7. Selecciones las habitaciones 0021,0022 y 0023 del cuadro de la derecha y con los botones de traslado asígnelas a la camarera número 1.
8. Presione el botón Grabar.
Ahora la camarera número 1 tiene en su lista de habitaciones las nuevas asignaciones.
Reasignación mediante el botón trasladar: Utilizando el mismo ejemplo del esquema 05 y el botón Trasladar reasignemos las habitaciones 0021,0022 y 0023 de la camarera número 1 a la camarera número 2.
1. Seleccione la camarera número 1.
2. Seleccione una de las habitaciones a trasladar, por ejemplo la 0021.
3. En el campo A camarera digite 2, o sea el número de la camarera a la que se va a reasignar la habitación.
4. Presione el botón Trasladar.
En este momento la habitación se ha trasladado a la otra camarera, se debe repetir el procedimiento para cada una de las habitaciones que quiera reasignar.
Una vez asignadas las habitaciones podemos mirar una impresión del esquema final, para ello basta con presionar el botón Ver Esquema de la ventana de asignación y puede ser consultada por pantalla, archivo o impresora.
2.5 . PROGRAMACIÓN DIARIA
Antes de iniciar esta sección debe tener claros los conceptos detallados en el punto 2.4 . ASIGNACIÓN BÁSICA DE HABITACIONES, ya que nos basaremos en mucho de ellos en esta sección.
Figura 8 Programación de Camareras
Después de crear los esquemas con sus correspondientes camareras virtuales, se procede a realizar la programación diaria para la limpieza de las habitaciones. Recordemos que cuando creamos los esquemas, en la opción asignación básica de habitaciones, designamos las camareras virtuales por un número(1,2,3...), en esta opción relacionamos las camareras del hotel con cada uno de esos números, logrando así que estas hereden la programación de habitaciones designadas a las camareras virtuales solo para la fecha en cuestión. La ventaja es que utilizando el mismo esquema podemos programar diferentes camareras para cada día, es decir, nos evitamos tener que hacer asignaciones de habitación todos los días.
Ahora supongamos que necesitamos realizar la programación del 15 de Diciembre del 2000 y que por la ocupación que presentará el hotel para esa fecha se ha decidido utilizar 5 camareras. Para este caso utilizaremos de nuevo el esquema 05 que esta compuesto precisamente por 5 cameras.
Para realizar la programación del día
1. Indique la fecha que desea programar, para nuestro ejemplo 2000/12/15
2. Digite el esquema en el que se basará para realizar la programación, para el ejemplo 05.
En este momento el sistema muestra el número de camareras del esquema y selecciona la camarera número 1 en el campo Camarera, relacionando debajo de ella las habitaciones que tiene asignadas.
3. Ahora es el momento de indicar cual de las camareras disponibles tomara el rol de la camarera número 1.Para ello basta con presionar doble clic sobre la deseada la cual pasará automáticamente a Camareras para Programación, además el número del campo Camarera que estaba en 1 pasa a 2.
4. Continué el procedimiento hasta haber seleccionado todas las camareras.
Para cambiar una camarera de Camareras para Programación
1. Presione doble clic sobre la camarera que desea quitar de Camareras para Programación.
2. En el campo Camareras seleccione el número de la camarera que quito de Camareras para Programación.
3. Presione doble clic sobre la nueva camarera que asumirá el rol eliminado.
Para imprimir la programación final
Solo presione el botón imprimir de la barra de herramientas y seleccione la forma de salida.
El reporte muestra la programación para cada camarera relacionando las habitaciones su estado y quien la ocupa.
Para transferir habitaciones entre camareras
A pesar de que los esquemas ya están definidos y por lo tanto cada camarera tiene sus habitaciones designadas, en algunos casos es necesario redistribuir las asignaciones, para ello existe el área Transferencia entre Camareras de la ventana Programación Diaria de Camareras.
Pero, porque transferir aquí y no directamente desde los esquemas?
La ventaja de realizar la transferencia desde esta ventana es que no se modifican los esquemas bases, es decir, solo aplica para el día que se está programando. En caso que desee realizar un cambio permanente de la asignación básica debe utilizar la opción Asignación Básica de Habitaciones.
Para transferir habitaciones entre camareras
1. En las casillas desplegables elija las camareras entre las que desea realizar la transferencia.
2. Seleccione las habitaciones a transferir.
3. Con los botones de traslado realice la transferencia.
4. Presione el botón Guardar.
2.6 . ACTUALIZACIÓN ESTADOS DE HABITACIÓN
Las habitaciones pueden tener varios estados los cuales a su vez se agrupan en dos bloques: estado según recepción y estado según ama de llaves. Observemos gráficamente los diferentes estados que puede tener una habitación
Esta opción del menú nos brinda las herramientas para actualizar el estado según ama de llaves, todo mediante el plano del hotel.
El plano esta distribuido en dos niveles, el primero muestra una vista global del hotel, el cual detalla para cada bloque o piso el número de habitaciones sucias del total disponible. Este par de números aparecen junto al bloque o piso que se ha definido.
Ejemplo de un plano global.
Para tener una vista detallada de cualquiera de los bloques o pisos basta con hacer clic sobre el que desea consultar.
El segundo nivel del plano detalla el estado de cada habitación y permite actualizar los estados de las mismas, tomando como ejemplo el plano global anterior suponga que se seleccionó el piso dos (2) del edificio.
Observe que cada habitación presenta los indicadores de los estados de habitación según recepción y ama de llaves, mediante cuadros de colores en la parte superior en inferior de cada habitación.
Para realizar los estados de las habitaciones utilizamos los botones presentados a la derecha del plano, cada uno brinda una función tal y como veremos a continuación.
Para colocar una habitación sucia
Tomemos como ejemplo la habitación 204 del plano del piso 2 que se encuentra limpia y desocupada.
1. Seleccione el botón Habitación Sucia.
2. Presione clic sobre la habitación 204
El color del estado según ama de llaves pasa de verde a rojo indicando que la habitación queda sucia.
Para colocar una habitación en aseo
Tomemos de nuevo la habitación 204 como ejemplo.
1. Seleccione el botón Habitación en Aseo.
2. Presione clic sobre la habitación. Se muestra la siguiente ventana.
3. En la ventana desplegada indique la camarera que esta realizando el aseo y presione el botón guardar.
La habitación cambia el color del indicador a amarrillo.
Para indicar que la habitación esta limpia
Continuemos con el ejemplo de la habitación 204.
1. Seleccione el botón Habitación Limpia.
2. Presione clic sobre la habitación
3. En la ventana desplegada rellene los datos de la camarera encargada.
El color del indicador de estado según ama de llaves de la habitación pasa a verde.
Para bloquear una habitación
1. Seleccione el botón Bloquear una Habitación.
2. Haga clic sobre la habitación.
3. En la ventana desplegada realice los siguientes pasos.
A. Indique el motivo del bloqueo.
B. Defina la fecha que durará el bloqueo.
C. Realice las observaciones del caso.
D. Presione el botón Agregar.
E. Presione el botón Grabar.
El color del indicador de estado de habitación pasa a color azul.
Para reportar un daño en una habitación
1. Seleccione el botón Daño.
2. Presione clic sobre la habitación.
3. Detalle el daño en la ventana desplegada y presione el botón Grabar.
Para reportar la ocupación de una habitación
1. Seleccione el botón Reporte de Ocupación.
2. Presione clic sobre la habitación.
3. En la ventana desplegada digite los datos de la camarera, adultos y niños de la habitación y presione el botón Grabar.
2.7 . ACTUALIZAR OCUPACIÓN DE HABS
Permite colocar un estado a las habitaciones según una convención que define el ama de llaves según su criterio e indicar el número de adultos y niños que la camarera observo en la habitación, además unas observaciones.
Un ejemplo para la definición de estas convenciones puede ser: la letra V para vacantes, O para ocupadas, etc.
Para cambiar los datos de la habitación
1. Haga clic sobre la habitación que desea actualizar y presione la tecla TAB.
2. Indique los valores de Clave, Adultos, Niños y las observaciones deseadas.
3. Presione el botón Grabar.
2.8 . EXCLUSIONES AL CAMBIO DE ESTADO
Una característica parametrizable de ZEUS es el cambio de estado de las habitaciones. Diariamente en el proceso nocturno de auditaría ZEUS, si no se indica lo contrario, cambia todas las habitaciones a SUCIA; utilizando esta opción podemos indicar cuales habitaciones cambian y cuales no con solo quitar la selección a las que queremos que permanezcan como están
.
La columna Estado tiene marcadas las habitaciones que cambiaran de estado.
2.9 . CARGOS A FOLIOS
En muchas ocasiones el ama de llave necesita realizar cargos a las habitaciones, por ejemplo por lavandería. Esta opción es la herramienta indicada para este proceso y otras transacciones que se aplican a los folios.
Para ingresar un nuevo cargo
1. Indique el número de la habitación o folio.
2. Presione el botón Nuevo.
3. En el campo Código de Cargo digite el cargo o bien utilice el botón ayuda para buscar el código y presione la tecla TAB.
4. Digite el número de la comanda (opcional) y presione TAB.
5. Digite el valor a cargar.
6. Indique si será un cargo Debito o Crédito.
7. Seleccione a que cuenta (Maestra / Extra) se va a realizar el cargo.
8. Presione el botón Grabar.
Para consultar los cargos realizados al folio
Presione el botón lista de cargos
Para borrar un cargo
1. Presione el botón Lista de cargos
2. Haga clic sobre la línea del cargo que desea borrar
3. Presione el botón Borrar.
4. En el área inferior de la pantalla se pide la autorización para el borrado.
5. Digite los datos para cada campo:
a. Autoriza: usuario que autoriza el borrado.
b. Clave: pasabordo del usuario.
c. Formula: número de autorización del día.
d. Observaciones: motivo del borrado / comentarios.
6. Al terminar de digitar la observación y presionar la tecla TAB ZEUS le pedirá la confirmación del borrado, al confirmar, el cargo desaparece del listado.
Importante: tenga en cuenta que solo puede borrar cargos el mismo día en que estos se realizan, si desea eliminar un cargo de días anteriores tendrá que realizar el mismo cargo con igual valor pero de naturaleza contraria, es decir, si el día 19 de Julio realizamos un cargo de Teléfono por $ 10.000.oo, Debito a la cuenta Maestra y el día siguiente lo queremos borrar, debemos realizar el mismo cargo de Teléfono por $ 10.000.oo, pero con naturaleza Crédito a la cuenta Maestra. Si no realiza este procedimiento no podrá borrar el cargo.
Para mas información de la ventana de cargos consulte el manual del módulo de Recepción de ZEUS.
3 . MENÚ LISTADOS
Consta de una serie de opciones que permiten consultar, entre otros, el estado de las habitaciones, los rendimientos de las camareras y el estado de sus labores.
3.1 . EJECUCIÓN PROGRAMACIÓN
Muestra un listado que detalla una a una las habitaciones, la hora de inicio y finalización del aseo así como el reporte de ocupación.
Para emitir el listado
1. Indique el rango de fechas.
2. Presione el botón imprimir.
3. Seleccione la forma de salida.
Apariencia del reporte
3.2 . MOVIMIENTO
Muestra un listado con la información de las habitaciones que una camarera específica atendió en un rango de fechas.
Para emitir el listado
1. Seleccione la camarera.
2. Indique el rango de fechas.
3. Presione el botón imprimir.
4. Seleccione la forma de salida.
Apariencia del reporte
3.3 . RENDIMIENTO
El listado desplegado por esta opción detalla día a día, dentro del rango de fechas indicado, un análisis del rendimiento por cada camarera.
Para emitir el listado
1. Indique el rango de fechas.
2. Presione el botón imprimir.
3. Seleccione la forma de salida.
Apariencia del reporte
3.4 . HABITACIONES SIN HACER
Lista las habitaciones pendientes de limpieza en la fecha indicada.
Para emitir el listado digite la fecha y presione el botón imprimir.
3.5 . HABITACIONES SEGÚN ESTADO
Muestra un listado con las habitaciones que cumplan las características seleccionadas, estas son una combinación entre los estados de ama de llaves y recepción.
Para emitir el listado seleccione el estado según ama de llaves y el estado según recepción que desea consultar y presione el botón imprimir.
Como ejemplo en la grafica se muestran las habitaciones Sucias – Ocupadas.
Apariencia del reporte
3.6 . DISCREPANCIAS RECEPCIÓN VS AMA DE LLAVES
Recordemos que ZEUS le brinda al ama de llaves la posibilidad de reportar la ocupación de las habitaciones. Esta opción hace una comparación entre los datos del checkin realizado por recepción y los reportados por ama de llaves, mostrando aquellos donde la cantidad de adultos y niños no concuerdan.
Para mostrar el listado presione el botón Aceptar.
Para imprimir el listado presione el botón Imprimir.
3.7 . REPORTE DE DAÑOS
Lista los daños reportados por las camareras
Para imprimir el reporte presione el botón Imprimir.
3.8 . VIP-GRUPOS-SOCIOS EN CASA
Permite consultar los huéspedes especiales que están en el hotel.
Para mostrar el listado
1. Seleccione el tipo de huésped que desea listar.
2. Presione el botón imprimir.
3. Seleccione la forma de salida.
Apariencia del reporte
Tabla de Contenido
1 . ENTRANDO A AMA DE LLAVES 4
2 . MENÚ AMA DE LLAVES 5
2.1 . Pinter Setup 6
2.2 . CAMARERAS 6
2.3 . ASIGNACIÓN BÁSICA DE HABITACIONES 8
2.4 . PROGRAMACIÓN DIARIA 13
2.5 . ACTUALIZACIÓN ESTADOS DE HABITACIÓN 16
2.6 . ACTUALIZAR OCUPACIÓN DE HABS 16
2.7 . EXCLUSIONES AL CAMBIO DE ESTADO 16
2.8 . CARGOS A FOLIOS 16
3 . MENÚ LISTADOS 16
3.1 . EJECUCIÓN PROGRAMACIÓN 16
3.2 . MOVIMIENTO 16
3.3 . RENDIMIENTO 16
3.4 . HABITACIONES SIN HACER 16
3.5 . HABITACIONES SEGÚN ESTADO 16
3.6 . DISCREPANCIAS RECEPCIÓN VS AMA DE LLAVES 16
3.7 . REPORTE DE DAÑOS 16
3.8 . VIP-GRUPOS-SOCIOS EN CASA 16
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