RECEPCION 3

TABLA DE CONTENIDO
1 . ENTRANDO A RESERVAS 3
1.1 . La barra de herramientas estándar de ZEUS 4
2 . MENÚ PARÁMETROS 4
3 . MENÚ RESERVAS 5
3.1 . PLANES 6
4 . GRUPOS 6
4.1 . CREACIÓN DE UN GRUPO 11
4.1.1 . Como Generar una Reserva de Grupo 20
4.1.2 . Como Cancelar un Grupo 21
4.1.3 . Apertura del Folio Maestro del grupo 21
4.1.4 . Ver Tarifas 21
4.1.5 . Consultar el Allometment del Grupo 22
4.1.6 . Consulta de Habitaciones Bloqueadas 23
4.2 . Apertura del Folio Maestro del Grupo 23
4.3 . Preregistros de Grupos 24
4.4 . Preregistros Individuales 25
4.5 . Preparación de Grupos 25
4.6 . Reservas 28
4.6.1 . B. Habitaciones de la reserva 32
4.6.2 . % Agencias 35
4.6.3 . Preferencias 36
4.6.4 . Cancelar 37
4.6.5 . Activar Canceladas 38
4.6.6 . Confirmar 39
4.6.7 . Mov. Depósitos 39
4.6.8 . Contactos de Reservas 40
4.6.9 . Como Ingresar Acompañantes a una Reserva 42
4.6.10 . Móviles 44
4.6.11 . Tareas Programadas 45
4.6.12 . Rack Gráfico 47
4.6.13 . Room to Sell 49
4.6.14 . Preferencia de Habitaciones 49
4.6.15 . Habitaciones Bloqueadas 50
4.6.16 . Visitas de Huésped 51
4.6.17 . Ayuda del Plano 51
4.6.18 . Ayuda por Atributos 52
4.7 . Cancelación Automática de Reservas 53
4.8 . Ubicación Automática en Lista de Espera 54
4.9 . Depósitos 54
4.10 . Devolución de Depósitos 57
4.11 . Reversión de Depósitos 58
4.12 . Transferencia de Depósitos 60
4.13 . Recálculo de Tarifas Planes-Reservas 61
4.14 . Aplicación de Depósitos a Folios 61
4.15 . Liquidador de Plan 62
4.16 . Actualización de Cargos a Planes 65
4.17 . Excluir Impuesto 66
5 . INFORMES 67
5.1 . Grupos 67
5.2 . Planes 68
5.3 . Estados de Habitación 69
5.4 . Reservas por Fecha 63
5.5 . Reservas por Tipo de Habitación 64
5.6 . Reservas por Planes 65
5.7 . Reservas por Oficinas 66
5.8 . Depósitos por Fecha 67
5.9 . Depósitos Vigentes 67
5.10 . Recibos de Depósitos 68
5.11 . Forecast 68
5.11.1 . Forecast Valorizado 69
5.12 . Forecast Resumido 70
5.13 . Forecast por Complejo 71
5.14 . Huéspedes Genéricos 72
5.15 . Allotment por Planes 73
5.16 . Allotment de Grupos 73
5.17 . Room to Sell 74
5.18 . Log de Reservas 75
5.19 . Diario de Ocupación 75
5.20 . No Shows y Room Nights 76
5.21 . Visitas de Huéspedes 77
5.22 . Prerregistros Individuales por Fecha de Llegada 77
5.23 . Listado de Reservas por Contactos 78
5.24 . Reservas Por Móviles 79
ZEUS
RESERVAS
Manual de usuario
ZEUS TECNOLOGIA S.A.
Centro Cial. Bocagrande Local 203
PBX: 6555011
Cartagena de Indias - Colombia
___________________
Cra 13 # 82-49 Ofc. 201
Tele Fax: 6181248 – 6115192
Bogota - Colombia

INTRODUCCIÓN

¿Que es Reservas?
Es el módulo de ZEUS que brinda las herramientas necesarias para realizar las reservaciones de habitaciones, tanto a nivel individual como de grupos.
Además de disponer de las facilidades para la elaboración de reservas, este módulo permite realizar depósitos a las reservas así como los procesos de devoluciones, transferencias y aplicaciones de los mismos.
Una serie de listados complementan las herramientas. Los listados disponibles despliegan información sobre las reservas desde diferentes puntos de vista lo mismo que sobre los depósitos.

1 . ENTRANDO A RESERVAS
Después de seleccionar el icono de Reservas, ya sea desde le menú Inicio de Windows (Start en la versión en ingles) o desde un acceso directo el escritorio de Windows, aparece la ventana de Inicio de sesión.
En ella se ingresan los datos del usuario que desea ingresar al sistema, tales como Usuario y clave.


Figura 1 Inicio de sesión

Después de indicar Usuario y Password, y en caso de haber ingresado con un usuario válido al sistema, se despliega la ventana principal la cual conserva las características comunes que identifican todos los módulos de ZEUS.
En la Figura 2 Ventana principal de podemos observar las características de dicha ventana.

Figura 2 Ventana principal de RESERVAS
EL siguiente paso consiste en conocer cada una de las opciones del menú Reservas, sin embargo antes de entrar a detallar dichas opciones debemos conocer un estándar que manejan las ventanas de este módulo.
1.1 . La barra de herramientas estándar de ZEUS
Permite realizar diferentes tareas tal como detallamos a continuación.

2 . MENÚ PARÁMETROS
En este ítem del menú principal se encontramos todas las opciones necesarias para la creación, modificación y búsqueda de algunos de los parámetros generales. Estas opciones son las mismas encontradas en el módulo Parámetros y su funcionalidad es exactamente la misma. Su ubicación en el módulo Reservas busca brindar al personal de reservas un acceso rápido a las opciones más utilizadas por ellos. Consulte el manual del módulo parámetros para obtener información sobre estas opciones.

Figura 3 Menú Parámetros
3 . MENÚ RESERVAS
Contiene entre otras, las opciones necesarias para la elaboración de reservas individuales y de grupos, prerregistros, depósitos, etc.

Figura 4 Menú Reservas
3.1 . PLANES
Siempre que se registra un huésped en ZEUS o cuando se realiza una reserva es necesario especificar el plan con el que llega al hotel. Estos planes detallan a que tiene derecho el huésped, o sea, que cobija su estadía.
Para más información de los planes consulte el manual de Módulo Parámetros de ZEUS.

4 . GRUPOS
El manejo de los grupos en ZEUS es un proceso sencillo que da todas las ventajas necesarias para llegar a configurarlos fácilmente. Esta opción permite, además de definir todas las características del grupo, generar una reserva automática a partir de las habitaciones asignadas.
Las reservas de grupos, al igual que las individuales, requieren de un plan de detalle, el cual especifica que cargos incluye, sin embargo este puede ser modificado si alterar su configuración original tal y como veremos más adelante.

Figura 5 Configuración de Grupos


Botones y su descripción

Diario de Ocupación Emite un informe con datos del pronóstico de ocupación basado en el estado de las entradas y salidas en el preciso momento que se emite.

Rack Gráfico Permite emitir una consulta que muestra los estados de las habitaciones mediante colores.

Room to Sell Permite conocer las habitaciones disponibles por cada tipo de habitación para cada día.

Imprimir Reserva Brida la posibilidad de imprimir la reserva del grupo, por pantalla, a archivo o a impresora.

Ver Tarifas Permite consultar las tarifas creadas.

Allotment de Grupos Despliega la disponibilidad de habitaciones en un rango de fechas.

Habitaciones Bloqueadas Despliega, en un rango de fechas, las habitaciones bloqueadas.

Ayuda Brinda ayuda de acuerdo al campo donde se encuentre el cursor.

Calendario Disponibilidad Muestra una ventana con las habitaciones disponibles por día

Imprimir Cotización Emite un reporte con la cotización del grupo.

Reserva Automática Genera la reserva del grupo con base en las habitaciones asignadas.

Abrir Folio Maestro Genera el folio maestro del grupo en el cual se la harán los cargos al mismo.

Cancelar Grupo Cancela el grupo

Salir

Información Solicitada
OFICINA. En la parte superior derecha de la pantalla aparece una lista de las oficinas disponibles del hotel, se debe seleccionar una oficina de esta lista.
CÓDIGO. Contiene el código que se le asigna al grupo. Este puede ser creado automáticamente o especificado por el usuario. Si es especificado por el usuario debe ser alfanumérico mientras que el automático es numérico.
Si se desea consultar un grupo existente, debe especificarse el código del grupo o utilizar el botón Ayuda para localizarlo.
El sistema informará si el grupo ya tiene reserva, si se desea modificar algún dato debe confirmarse la respuesta y todas las modificaciones que se efectúen serán trasladadas inmediatamente a la reserva.
En el campo frente al código digite la descripción del grupo.
NIT. En este campo se debe especificar el NIT(número de documento) del grupo, si el grupo carece de identificación deberá colocar los datos del responsable, En el primer campo se debe ingresar el tipo de documento y en el siguiente el número.
DIRECCIÓN. En este campo se debe especificar la dirección principal del grupo.
TELÉFONO. Se debe digitar el teléfono de contacto con el grupo.
FAX. Se debe digitar el número de fax de contacto con el grupo.
CIUDAD. Especifique el código de la ciudad. Después de suplido este, aparecerá frente el nombre y el país correspondiente a la ciudad.
LLEGADA VÍA. Como llega el grupo, por vía terrestre (T), aérea (A), marítima (M).
CONTACTO. Digite el nombre de la persona encargada o contacto del grupo.
CARGO. Cargo de la persona encargada del grupo.
EMPRESA. Si el grupo viene por una empresa, indique el código de esta.
MEDIO. Medio por el que se realizó la reserva.
SEGMENTO. Datos del segmento al que pertenece el grupo.
F. COTIZACIÓN. Indique la fecha de cotización de la reserva. Aparecerá por defecto la fecha del sistema.
FECHA DE LLEGADA. Digite la fecha de llegada del grupo.
FECHA DE SALIDA. Digite la fecha de salida del grupo.
# NOCHES. Corresponde al número de noches de estadía en el hotel del grupo.
PLAN. Se debe digitar el código del plan que cobijará al grupo. Es importante anotar que una vez sea grabado el grupo, se genera un nuevo plan con el código del grupo al que se podrán hacer las modificaciones necesarias para ajustarlo a necesidades individuales sin variar el plan del cual este se generó.
GARANTÍA. Seleccione la garantía dada por el grupo.
DEPÓSITO. Indique la forma en que serán distribuidos los depósitos.
MOTIVO VIAJE. Aparece una lista de los Motivos de Viaje registrados, se debe seleccionar el motivo de viaje que corresponde al Grupo.
COMISIONABLE. Active esta casilla para indicar que la reserva tiene un porcentaje de comisión para la agencia
AGENCIA. Debe digitar el código de la Agencia que esta a cargo del Grupo. Si se desea consultar una Agencia existente, debe utilizar el botón Ayuda
TARIFA. Muestra la tarifa que esta cobijado el plan que se ha escogido.
TARIFA (pesos o dólares). El sistema mostrará el tipo de tarifa a regir ya sea en pesos o dólares.
STATUS. Se debe seleccionar el status del grupo como: Permanentes, Tentativo o Cancelado. Si se escoge el Status de Cancelado, el sistema cancelará la Reserva del grupo si la hay afectando así los pronósticos de Disponibilidad.
DSCTO. EN %. Especifica si el valor de la tarifa no es plena, sino un porcentaje de la misma.
CTA. CONTABLE. Se debe suplir el código correspondiente a cuentas x cobrar para efectos de la posterior contabilización. (Mantenido por compatibilidad)
COMPLEJO. Especifique que complejo esta realizando la Reserva.
RESERVA. Muestra el número de la reserva, si el grupo ya ha sido reservado.
FOLIO MAESTRO. Muestra el número del folio, si el grupo ya tiene grabado el folio maestro.
En la parte inferior de la pantalla de grupos aparecen cuatro páginas: Paquete, Habitaciones, Personas y Prerregistro.
 Paquete: muestra los cargos que incluye el paquete que se la ha preparado al grupo. Si es un grupo nuevo el sistema automáticamente trae los cargos del plan que han sido definidos en la cabecera o información general del grupo.

Figura 6 Desglose del paquete incluido en el Plan del grupo
Los datos que se muestran en esa lista son:

 Descripción del cargo
 Valor
 Aplicar noche adicional
 Periodicidad
 A partir de la noche número
 A partir de la noche adicional número
 Mandatorio por persona.

Para editar el paquete presione clic sobre el botón Cargos del Paquete a la derecha de esta lista.
 Habitaciones: Muestra las habitaciones que se han asignado al grupo, si estas aun no se han especificado la lista aparece en blanco.

Figura 7 Habitaciones asignadas al grupo
La lista muestra los siguientes campos:
 Línea
 Tipo de habitación
 Clase de habitación
 Cantidad
 Valor por habitaciones

 Personas: muestra las personas que se hayan especificado para este grupo, si estas aun no se han especificado la lista aparece en blanco

Figura 8 Personas especificadas para el grupo
La lista muestra los siguientes campos:

 Consecutivo
 Nombre
 Tipo
 Habitación
 Identificación
 Tipo de documento

Para modificar los datos de las personas presione el botón Lista de Personas a la derecha de la lista.


4.1 . CREACIÓN DE UN GRUPO
Para crear un grupo se deben seguir 4 pasos básicos, los cuales necesitan de toda la información del grupo, tal como sus datos generales, el desglose del plan, las habitaciones detalladas por tipo, clase y cantidad, y por último las personas del grupo con sus datos generales.
Los pasos a seguir son:
1. Llenar los datos generales del grupo.
2. Hacer las modificaciones necesarias al paquete.
3. Especificar las habitaciones
4. Suministrar la información de las personas del grupo.
5. Preparar el grupo
1. Datos generales del grupo. Se inicia por especificar el código del grupo, el cual puede ser asignado automáticamente o por el usuario. Para asignarlo automáticamente presione la tecla tabulador estando este campo vacío, notará que aparece la palabra “NUEVO”, la cual al momento de guardar será cambiada por el código asignado. Si desea asignar un código personalizado simplemente digítelo.
Una vez indicado el código, continúe llenando los datos generales del grupo, recuerde que en el campo plan debe digitar el plan en el que se basará para reservar, cotizar el grupo. Una vez se halla guardado el grupo, se creará automáticamente un nuevo plan con el mismo código del grupo y el desglose del plan original. Esto permitirá hacer cambios al plan del grupo sin modificar el original.
Después de llenar la información general del grupo presione el botón Grabar. En ese momento habrá terminado el primer paso para la creación del grupo, nótese que si eligió una asignación automática del código este aparecerá en el campo correspondiente.

2. Modificaciones del Paquete. Comience por presionar el botón Cargos del paquete ubicado a la derecha de la lista de cargos del paquete. Se despliega la ventana Paquete.

Figura 9 Paquete de Grupos
Como vimos anteriormente, el paquete muestra los cargos que incluye el plan del grupo. Si se necesita cambiar algunos valores o características al paquete, o bien agregar o eliminar cargos. Para detalles de cómo modificar el paquete de un plan consulte la sección Planes del manual del módulo parámetros
3. Especificación de las habitaciones. Para indicar las habitaciones del grupo se debe empezar por hacer clic en el Tab o Página Habitaciones en la parte inferior de la ventana de grupos. Esta sección muestra la lista, inicialmente vacía, de las habitaciones que se quieren asignar al grupo.
Para modificar las Habitaciones del grupo presione el botón Habitaciones ubicado a la derecha de la lista. Una vez presionado se muestra la ventana Habitaciones.

7Figura 10 Habitaciones del Grupo
LÍNEA. La línea es un identificador de cada una de las habitaciones, lo cual permite programar diferentes llegadas e incluso habitaciones del mismo tipo, etc.
FECHA DE LLEGADA. Aparecerá por defecto la fecha de llegada del grupo, esta puede variarse por cualquiera de los medios descritos anteriormente para los campos de fecha.
FECHA DE SALIDA. Aparecerá por defecto la fecha de salida del grupo, esta puede variarse por cualquiera de los medios descritos anteriormente para los campos de fecha.
PLAN. En caso de que algunas habitaciones del grupo lleguen en un plan diferente al general del grupo, especifique aquí el código de dicho plan, en caso contrario podrá dejarlo en blanco. Los múltiplanes por línea generan varios registros par el grupo al hacer el check-in, pero la información se mantendrá asociada al grupo.
TIPO DE HABITACIÓN. Se debe especificar el tipo de habitación requerida.
CLASE DE HABITACIÓN. Se debe especificar la clase de habitación requerida.
# HABITACIONES. Se debe especificar el número de habitaciones requeridas.
ADULTOS BÁSICOS. Muestra el número de personas máximo que por el tipo y clase da la Habitación esta estipulado. Debe especificar el número de personas para asignar a estas habitaciones ya que puede ser menor.
NIÑOS. Se debe especificar el número de niños.
ADICIONALES. Se debe especificar el número de personas adicionales.
HABITACIONES UTILIZADAS. Muestra el número de habitaciones correspondientes a esta Línea que ya han realizado el Check-In.
COSTO HABITACIÓN PESOS. Muestra el valor unitario de la habitación en pesos de acuerdo a la tarifa seleccionada para el grupo en las fechas de entrada y salida estipuladas.
US$. Muestra el valor unitario de la habitación en dólares de acuerdo a la tarifa seleccionada para el grupo en las fechas de entrada y salida estipuladas.
ADICIONAL. Muestra el valor que por persona adicional debe cobrarse de acuerdo al Tipo de Habitación.
TOTAL HABITACIÓN PESOS. Muestra el valor total del número de habitaciones en pesos.
US$. Muestra el valor total del número de habitaciones en dólares.
TOT. AD. Muestra el valor total que por persona adicional debe cobrarse de acuerdo al Tipo de Habitación.


Para ingresar una Habitación
1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas
2. Digite el consecutivo de la línea que desea asignar.
3. Ingrese la los datos de la Línea. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.
4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Línea
1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas.
2. En la ventana desplegada ingrese el número de la línea buscar.
3. Presione el botón Buscar.
4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s).
5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una línea
1. Localice la Línea modificar ya sea utilizando las teclas de navegación o el botón Buscar.
2. Una vez localizado, presione el botón Editar.
3. Realice los cambios deseados.
4. Presione el botón Grabar.

Para borrar una línea
1. Localice la Línea utilizando las teclas de navegación o el botón Buscar.
2. Presione el botón Borrar.
3. Confirme el borrado.

Una vez terminada las actualizaciones necesarias, debe presionar el botón Salir para regresar a la ventana de grupos. En caso de que ya haya generado una reserva para el grupo, ZEUS le pedirá una autorización para poder realizar la reserva.


Figura 11 Los grupos piden autorizaciones para las reservas.

Para autorizar debe de escribir la autorización. AL presionar la tecla tabulador ZEUS indicará se ha autorizado o no. Luego podrá escribir una observación o motivo de la sobreventa y finalmente debe presionar el botón Grabar.
Después de presionar el botón Grabar el sistema actualiza automáticamente la reserva (Se pedirá confirmación de Upgrade si es necesario).

4. Especificación de las personas del grupo. Cuando se han ingresado las habitaciones se podrán ingresar las personas que se hospedarán en ellas.
De estas personas se debe tener varios datos, tales como identificación, nombre, dirección, teléfono, etc. Una herramienta práctica que brinda ZEUS llamada cédulas genéricas ayuda en gran parte a cumplir con estas necesidades.
Dado que generalmente es difícil conocer con exactitud los números de identificación de cada una de las personas del grupo esta herramienta se convierte en la forma ideal de tener la mayor parte de los datos de las personas disponibles.

Figura 12 Personas del Grupo
CONSECUTIVO. Se debe proveer un número que identifica consecutivamente cada una de las personas.
IDENTIFICACIÓN. Se debe especificar el número del documento de identificación de la persona, si esta persona ha sido huésped del hotel anteriormente en los campos siguientes aparecerán sus datos, siendo posible actualizar estos, de lo contrario, se debe proveer la mayor cantidad de ellos para poseer así un claro récord de huéspedes.
TIPO DE DOCUMENTO. Se debe especificar el tipo de documento de identificación.
EXPEDIDO EN. Especifica el lugar de expedición del documento de identidad.
NOMBRE. Se debe proveer el nombre de la persona.
TELÉFONO. Se debe proveer el número de teléfono de la persona.
DIRECCIÓN. Se debe proveer la dirección completa de la persona.
TIPO DE HUÉSPED. Seleccione de la lista el ítem en el que clasifica este huésped
CIUDAD. Se debe especificar el código la ciudad donde reside el cliente.
NACIONALIDAD. Se debe especificar la nacionalidad o país del huésped.
PROFESIÓN U OFICIO. Se debe especificar la profesión u oficio desempeñado por el huésped.
TIPO. Indique si el huésped es niño o Adulto
EMPRESA. Especifique el código de la empresa donde labora el huésped.
SEXO. Se debe especificar el sexo de la persona entre masculino o femenino.
NACIMIENTO. Indique la fecha de nacimiento del huésped, importante para el listado de cumpleaños y para la definición de las categorías.
TIPO DE HABITACIÓN. Se debe especificar el tipo de habitación requerida para esta persona.
NRO. DE HABITACIÓN. Este campo es opcional ya que en este punto no se tiene determinado cual habitación puede ser asignada. Este campo puede ser dejado en blanco o digitarse AUTO para que el sistema asigne automáticamente.
PLAN. En caso de que la persona no tenga el mismo plan del grupo, indique aquí el plan con el que se regirá. Si por el contrario tiene el mismo plan del grupo se debe dejar en blanco.
CARGAR TARIFA. Permite indicar que el valor por concepto de habitación se cargará independientemente a este huésped. Normalmente se aplica para planes donde el cargo de habitación es mandatario por persona, sin embargo el sistema acepta que se haga la selección de este campo, haciendo la previa solicitud de confirmación, en caso de no ser mandatario.
SEGMENTO. Indique la segmentación a la que pertenece el huésped
PREFERENCIAS. Lista de los gustos, necesidades o exigencias pertenecientes al cliente o huésped que se esta ingresando. Para consultar como se ingresan las preferencias consulte la PARÁMETROS/ HUÉSPEDES/ HUESÈDES O CLIENTES del módulo Parámetros.
INFORMACION ADICIONAL. El botón de datos adicionales le permitirá ingresar información no solicitada en la ventana principal. Las opciones Registro Adicional e Información Adicional permiten ingresar los datos configurables y datos adicionales del huésped, respectivamente.
Para ingresar una Persona
1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas
2. Digite el consecutivo que se asigna a la persona.
3. Ingrese la sus datos. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.
4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Persona
1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas.
2. En la ventana desplegada ingrese el Nombre a buscar
3. Presione el botón Buscar.
4. ZEUS muestra una ventana con los registros encontrados.
5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de una Persona
1. Localice la Persona a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación o el botón Buscar.
2. Una vez localizado, presione el botón Editar.
3. Realice los cambios deseados.
4. Presione el botón Grabar.
Para borrar una Persona
1. Localice la Persona utilizando las teclas de navegación o el botón Buscar.
2. Presione el botón Borrar.
3. Confirme el borrado.
Con el registro de las personas se termina la creación del grupo. Téngase en cuenta que hasta ahora solo se ha creado un grupo para efectos de cotización o valoración y que aun no se ha generado su reserva. Esta última es automática y veremos mas adelante como se genera.
Para imprimir la cotización del grupo, presione el botón Imprimir Cotización de la barra de herramientas en la ventana de Grupos y seleccione la forma de salida.

4.1.1 . Como Generar una Reserva de Grupo
Las reservaciones de grupos se realizan automáticamente una vez dada la orden, para ello presione el botón Reserva Automática de la barra de herramientas de la ventana de Grupos.
Al presionar el botón antes mencionado, el sistema pedirá confirmación para upgrade y la autorización de sobreventa. En caso de no indicar la clave de sobreventa el sistema procederá a realizar la reserva, pero en caso de presentarse sobreventa en alguna de las líneas de la reserva del grupo el proceso será cancelado y la reserva no se realizará. Si por el contrario no se genera sobreventa el sistema procederá con la reserva.
Una vez suministradas estas, se genera la reserva; el número de la reservación se muestra en el campo Reserva de la ventana de Grupos. El número de la reserva generada se muestra en la ventana de grupos.

Después de reservado el grupo se debe proceder, con el Rooming List y la preparación del grupo. Para mas detalles consulte Preparación de Grupos.

4.1.2 . Como Cancelar un Grupo
Siempre que un grupo no este checkin se puede realizar una cancelación. Este pro
ceso cancela la reserva del grupo cambiando su estado a cancelado.
Para cancelar un grupo
1. Presione el botón Cancelar Grupos de la barra de herramientas.
2. Confirme la cancelación.
3. En la ventana desplegada ingrese el motivo de la cancelación.

4. Presione el botón Grabar de esta ventana.
El grupo queda cancelado y el número de la reserva desaparece de la ventana de grupos.

4.1.3 . Apertura del Folio Maestro del grupo
Cuando el grupo es confirmado, se debe abrir el folio en el cual se realizaran los cargos. Este folio se conoce como Folio Maestro del Grupo y es requisito para poder hacer check-in a las habitaciones del grupo.
Para abrir el folio maestro, presione el botón Abrir Folio Maestro de la barra de herramientas y posteriormente presione la tecla ENTER. El folio asignado se muestra en el campo Folio Maestro de la ventana de Grupos.

4.1.4 . Ver Tarifas
El botón Ver Tarifas de la barra de herramientas permite consultar y modificar los valores de las habitaciones de un tipo y una clase específica.

Figura 13 Modificar o Consultar Tarifas
Para realizar una consulta digite la Tarifa el Tipo y la Clase seguidos cada uno de la tecla Tabulador. Recuerde que para buscar el código del tipo y la clase de habitación puede utilizar el botón Ayuda de la barra de herramientas de esta ventana. Si desea modificar el valor, digite el nuevo valor en la columna VlrPesos y presione el botón Grabar.

4.1.5 . Consultar el Allometment del Grupo
Para ejecutar esta consulta, debe presionar el botón Allotment de grupos de la barra de herramientas. Se despliega la ventana correspondiente.

Figura 14 Consulta de Allotment de habitaciones
Luego debe indicar el rango de fechas para la consulta y presionar el botón Mostrar . Si desea imprimir el listado presione el botón imprimir de la barra de herramientas.

4.1.6 . Consulta de Habitaciones Bloqueadas
Utilizando el botón Habitaciones Bloqueadas de la barra de herramientas de la ventana de grupos, puede consultar las habitaciones que presentan bloqueo por mantenimiento o por una preferencia de una reserva.

Figura 15 Consulta de Habitaciones Bloqueadas
Las habitaciones bloqueadas por mantenimiento muestran la letra M en la columna tipo de la consulta, mientras que las bloqueadas por una reserva muestran las letras RS.
Para ejecutar la consulta indique el rango de fechas deseado y presione el botón Mostrar de la barra de herramientas. Si desea que se muestre una habitación en especial digítela en el campo Habitación (Recuerde que puede utilizar el botón Ayuda)

4.2 . Apertura del Folio Maestro del Grupo
Recordemos que el Folio Maestro es el lugar donde se realizarán todos los cargos que conciernen al grupo. El folio maestro puede abrirse directamente desde la ventana del grupo, sin embargo para tal efecto también existe esta opción en el menú.
Para abrir el folio maestro digite el código del grupo y presione la tecla ENTER para confirmar.


Figura 16 Apertura del Folio Maestro del Grupo
El número de folio asignado se muestra en el campo Folio Maestro después de presionar la tecla ENTER.

4.3 . Preregistros de Grupos
Previa generación de la reserva de grupo y la preparación del mismo se puede imprimir los prerregistros hoteleros.

Figura 17 Impresión de Preregistro Hoteleros
Para ello digite el código del grupo y presione el botón Imprimir Prerregistros. Tenga en cuenta que para poder imprimir prerregistros el grupo debe estar preparado.
Si desea imprimir un preregistro específico haga clic en el botón Imprimir un Preregistro, en la ventana desplegada digite el número del preregistro deseado y posteriormente el botón Imprimir.
4.4 . Preregistros Individuales
Mediante esta opción puede realizar la impresión de los preregistros hoteleros de una reserva individual.

Figura 18 Impresión de Preregistros Individuales
Para imprimir digite el número de la reserva y presione el botón Imprimir al lado de la lista e habitaciones.
Si desea imprimir un preregitro en blanco, presione el botón Preregistro en Blanco de la barra de herramientas.

4.5 . Preparación de Grupos
Cuando la reserva de un grupo esta generada se debe proceder a realizar su preparación. Esta preparación consiste en especificar la distribución de las personas en las diferentes habitaciones reservadas, es decir, se eligen cada una de los tipos de habitaciones reservadas y se indica que personas estarán en ellas.
El proceso de reservación y preparación de grupo se debe realizar los mas completo posible, de tal forma que facilite el checkin del grupo. Esto debido a que si los datos de las personas del grupo están completos y correctos, el recepcionista perderá mucho menos tiempo solicitando información adicional al huésped o reorganizando los acompañantes de una habitación, por lo tanto el checkin resulta un proceso rápido.

Figura 19 Preparación de Grupos
La ventana de preparación esta compuesta por tres secciones principales: Personas del Grupo, Líneas Reservadas y Personas Preparadas. Las cuales interactúan así:

Para preparar una habitación
1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas.
2. Presione doble clic sobre la línea de la habitación (1) que preparará en la sección Líneas Reservadas. Nótese que el número de la línea aparece en el campo Línea de la sección Personas Preparadas.
3. Presione doble clic sobre las personas que estarán en el tipo de habitación seleccionado (2). Nótese que se asigna un número de preregistro a la habitación.
Las personas seleccionadas se muestran en la sección Personas Preparadas (3), la primera como titular y las siguientes como acompañantes; característica que puede ser modificada.
También puede asignar el número de la habitación para esta línea, la cual se bloqueará por reserva. El número de la habitación puede ser digitado o localizado con el botón Ayuda o mediante el plano.
Una vez seleccionadas las personas, en la columna PreReg de la sección Personas del Grupo (1) se despliega el preregistro asignado, mientras que en la columna Prep (Habitaciones preparadas) de la sección Líneas Reservadas, se aumenta en 1 para la línea escogida.
4. Proceda de igual forma con las demás personas del grupo.

Para consultar las personas de un preregistro presione clic derecho sobre una de las personas con el número de preregistro deseado

Para desasignar personas de una habitación
1. En la sección Personas del Grupo (2), presione clic derecho sobre la persona que desea desasignar.
2. En la sección Personas Preparadas (3), presione doble clic sobre la(s) persona(s) que desea desasignar.
3. Confirme la desasignación


4.6 . Reservas
La creación de reservas individuales consiste básicamente en dos pasos principales: La especificación de los datos generales de la reserva y de las habitaciones a reservar.

Figura 20 Reservas Individuales
OFICINA. En la parte superior derecha de la pantalla junto al botón Salir aparece la lista de las oficinas disponibles del hotel, se debe seleccionar la oficina que efectúa la reserva. Es posible que esta opción aparezca deshabilita, situación que se presenta si el usuario con el que se ha ingresado a reservas, tiene restricción de oficina, en cuyo caso el sistema asigna automáticamente la oficina asignada al usuario.

NUMERO. Si se trata de una reserva nueva, se debe dejar este campo en blanco, presionando la tecla Tabulador (TAB), inmediatamente aparecerá la palabra 'NUEVO', la cual será remplazada con el número de reserva correspondiente al guardar la reserva. También puede generar una nueva reserva presionando el botón adicionar ubicado junto a este campo.
Si se trata de una reserva existente, debe especificar el código de esta. Si desconoce el número podrá utilizar el botón Ayuda.

FECHA DE LA RESERVA. Aparecerá por defecto la fecha del sistema.

FECHA DE LLEGADA. Aparecerá por defecto la fecha del sistema. Este valor puede ser modificado.

FECHA DE SALIDA. Aparecerá por defecto la fecha del sistema. Este valor puede ser modificado.

PLAN. Se debe especificar el código del plan que regirá a la reserva. El plan se puede localizar de dos formas, utilizando el botón ayuda de la barra de herramientas, en cuyo caso el sistema mostrara todos los planes disponibles o utilizando el botón de ayuda ubicado junto al campo, en cuyo caso el sistema permite localizar los planes por empresa. En este último caso el sistema verificará que la empresa asociada al cliente corresponda con la empresa asociada al plan.

ALLOTMENT. Se muestra el valor correspondiente al plan o cero para indicar que no hay restricción por allotment.

TARIFA. Código de la tarifa asociada al plan. Puede hacer clic sobre el link Tarifa para consultar los valores.

PLAN DE GRUPO. Se muestra seleccionado si el plan es de grupo.

PLAN DE COMPAÑÍA. Se muestra seleccionado si es de compañía.

GRUPO. Muestra el código del grupo si la reserva escogida es de grupo, es recomendable que las reservas para grupos se efectúan por medio de la opción de grupos que provee de todas las herramientas para el manejo del mismo.

CONTACTO. Se debe digitar el nombre de la persona que efectúo la reserva o quien será contactada para cualquier novedad.

TELÉFONO. Número de telefónico del contacto.

IDENTIFICACIÓN. Se debe proveer el número del documento de identificación de la persona. Si esta ha sido huésped del hotel anteriormente en los campos siguientes aparecerán sus datos, pudiéndose actualizar estos. De lo contrario se deben registrar la mayor cantidad de ellos para poseer así un claro récord de huéspedes. En caso de no contar con el número de identificación del huésped, es posible lograr que el sistema provea una identificación genérica, la cual podrá ser cambiada posteriormente. Para ello digite la palabra NUEVO para que al guardar el sistema genere el número de documento.

El sistema provee la posibilidad de generar cédulas genéricas en caso de no contar con el número de documento del cliente, para tal efecto escriba a palabra NUEVO. El sistema la momento de guardar la reserva generará el número de documento de forma automática.

TIPO DE DOCUMENTO. Se debe especificar el tipo de documento de identificación, puede utilizar la ayuda para localizar los documentos que han sido parametrizados.

NOMBRE. Se debe definir a nombre de quien quedara registrada esta Reserva. El color de fondo de este campo puede cambiar para indicar la clase de huésped

TIPO DE HUÉSPED. Seleccione la forma en que cataloga al Huésped, estos tipos son definidos en el módulo Parámetros.

MEDIO. Se refiere al medio por el que se hizo la reserva. Estos medios deben ser creados desde la opción Medios del módulo Parámetros de ZEUS

NACIMIENTO. Fecha de nacimiento del cliente, dato muy importante cuando se manejan tarifas por categorías. El color de fondo de este campo cambia para indicar la categoría del huésped.

NACIONALIDAD. Código del país al que esta asociada la nacionalidad del cliente.

OFICIO. Código correspondiente a la labor o profesión del cliente

EMPRESA. Código de la empresa para la cual labora o por la cual arriba el cliente, los datos de la empresa pueden definir la tarifa a cobrar si así se ha definido al crear la empresa. En la esquina superior derecha del nombre de la empresa, aparecerá un cuadro de color verde o rojo para indicar si la empresa tiene o no crédito.

CIUDAD Y PAIS ORIGEN. Se debe especificar la procedencia de los huéspedes que cubre esta reserva.

VISITAS. Si la persona ha venido más de una vez al hotel el sistema mostrará el número de visitas que ha realizado.

GARANTÍA. Se refiere al tipo de garantía ofrecida por el cliente, las cuales pueden ser:
 Ninguna
 Carta de Empresa
 Voucher
 Fax
 Depósito

Entre otros datos podrá obtener listado de reservas garantizadas y al realizar el check-in el recepcionista sabrá si se cuenta o no con una garantía.

DEPOSITO.
Se debe seleccionar la forma en que deben distribuirse los depósitos que se efectúen a esta reserva:
 A una habitación (Realizado automáticamente por el sistema)
 Equitativamente entre el número de habitaciones. (Automático)
 Manual (El sistema no realiza ningún proceso automático, debe hacerlo el usuario desde el módulo recepción)

VÍA. Se refiere a la vía utilizada por el huésped para llegar al hotel: Aérea (A), Marítima (M) o Terrestre (T).

AEROLÍNEA. Será solicitado si la vía de llegada del huésped es aérea y corresponde al código de la aerolínea por la que llega el huésped. Gracias a este dato podemos obtener informes de reservas por aerolíneas

VUELO. Será solicitado si la vía de llegada del huésped es aérea. Se debe especificar el número del vuelo en el que llegó el huésped. Se puede proceder a crear el vuelo utilizando el link Vuelo. Con este dato se puede conocer las llegadas de los huéspedes por vuelo.

EVENTO. En caso de estarse desarrollando un evento podrá indicar en este campo el código del evento al cual viene el huésped y obtener posteriormente informes de reservas por evento. Los eventos del hotel se crean en el módulo parámetros.

AGENCIA. Se debe proveer el código de la agencia por medio de la cual hace contacto el huésped. Recuerde que este dato es obligatorio y que siempre existe por lo menos una agencia-oficina la cual es utilizada para ingresar los huéspedes que llegan por reservas directas del hotel-

ALLOT. Valor del allotment asignado a la agencia, tendrá valor cero para indicar que no hay restricciones.

COMISIONABLE. Se debe hacer clic en este campo si la reserva es comisionable a una o varias agencias. La agencia y el respectivo porcentaje serán registrados automáticamente utilizando la página para tal fin, en la segunda posición de la parte inferior de la pantalla y rotulado como '% Agencias.

VOUCHER. Se puede proveer el número de Voucher correspondiente a la garantía dejada por el huésped.

GARANTIZAR. Fecha hasta la que se garantiza la reserva o hasta la que se ha indicado al huésped que se asegura la reserva.

COMPLEJO. Nombre del complejo al que corresponde la reserva.

DESCTO HABITACIÓN. Se debe especificar el porcentaje de descuento que será aplicado por concepto de habitación.

DESCUENTO CONSUMO. Se debe especificar el porcentaje de descuento que será aplicado por concepto de consumos.

TIPO DE TARIFA. Debe seleccionarse si la tarifa a aplicar para la reserva será la correspondiente a pesos (moneda local) o dólares.

Para crear una reserva nueva
A. Datos generales
1. Estando el campo Número vacío, presione la tecla Tabulador o presione el botón Adicionar Reserva junto al campo Número.
2. Ingrese los datos de la reserva según las especificaciones antes mocionadas sobre cada uno de los campos. Recuerde que campos como plan, identificación ciudad, agencia, empresa entre otros, cuenta con la opción de buscar ayuda utilizando el botón correspondiente en la barra de herramientas.
3. Presione el botón Grabar. Una vez guardada la reserva el sistema procederá a mostrar el número generado.
Hasta este momento se ha generado el número de la reservación, pero no se han indicado las habitaciones a reserva, es necesario entonces proceder con la siguiente fase en la que se reservarán las habitaciones.

4.6.1 . B. Habitaciones de la reserva
Después de grabar los datos generales de la reserva, se debe proceder a ingresar las(s) habitación(es) que se reservarán. Para ingresar las habitaciones se debe tener claro el concepto de línea.
Una línea es un consecutivo asignado libremente por el usuario que identifica habitaciones de iguales características. Gracias al manejo de las líneas es posible reservar varias habitaciones de diferentes tipos, clases, fechas, etc. bajo la misma reserva.
Por ejemplo si necesita reservar 3 habitaciones de igual tipo y clase con las mismas fechas de llegada y salida, lo podrá indicar en una sola línea; pero si las habitaciones difieren en alguna característica deberá utilizar otra línea para cada grupo de habitaciones.
Antes de observar el procedimiento para ingresar habitaciones detallemos la información que se requiere.

LÍNEA. La línea es un identificador de cada una de las habitaciones, lo que permite programar diferentes llegadas e incluso habitaciones del mismo tipo, etc. Lo recomendable es utilizar números consecutivos para identificarlas.

PLAN. Al crear una reserva el sistema por defecto coloca como plan para la línea el indicado en la cabecera de la reserva, en caso de existir más de una línea y querer aplicar un plan diferente para una de esas líneas, se debe indicar en este campo el plan con el que se regirá la línea de la reserva, si el plan no cambia se debe dejar este campo sin cambios.

TIPO HABITACIÓN. Se debe escoger el tipo de habitación requerida. El sistema traerá por defecto el tipo de habitación que se le haya definido en los parámetros.

CLASE. Se debe escoger la clase de habitación requerida. El sistema traerá por defecto la clase de habitación que se haya definido en los parámetros.

CAMBIA X TEMP. Se debe seleccionar si desea que al cambiar de temporada se le exija la actualización de la tarifa para las habitaciones que llegan por esta reserva.

UPGRADE. Se debe seleccionar para indicar que al hacer checkin se puede asignar una habitación mayor a la reservada.

FECHA DE LLEGADA. Aparecerá por defecto la fecha de llegada de la reserva, este valor puede modificarse.

FECHA DE SALIDA. Aparecerá por defecto la fecha de salida de la reserva, este valor puede variarse.

HABS. Se debe especificar el número de habitaciones requeridas por el huésped del tipo y clase que se indico anteriormente.

ADULTOS . Aparecerá el número de personas máximo que por el tipo y clase da la habitación esta estipulado. Se debe especificar el número de personas que llegaran a la habitación o habitaciones reservadas sin incluir niños y adicionales.

NIÑOS. Se debe especificar el número de niños, que llegaran en esta línea.

ADICIONAL. Se debe especificar el número de personas adicionales que llegaran en esta línea.

SEGMENTO. Segmento y Subsegmento de mercado al que pertenece la reserva. Anteriormente conocido como MOTIVACION

VALOR HAB $. Se muestra el valor unitario de la habitación en pesos de acuerdo a la tarifa que cobija el plan escogido para la reserva en las fechas de entrada y salida estipuladas ; y puede ser variado. Tenga en cuenta que si esta reservando en un Plan que maneja multitarifa este valor aparecerá siempre en cero, dado que el valor varía de acuerdo a la multitarifa. En caso de desear conocer los totales se debe liquidar, utilizando el liquidador de planes.

VLR HAB US$. Se muestra el valor unitario de la habitación en dólares de acuerdo a la tarifa que cobija el plan escogido para la reserva en las fechas de entrada y salida estipuladas; y puede ser variado.

ADICIONAL. Se muestra el valor que por persona adicional debe cobrarse de acuerdo al tipo de habitación; y puede ser variado.

HAB. RESERVADAS. Presenta el número de habitaciones que han sido efectivamente reservadas de acuerdo a la disponibilidad de habitaciones.

HAB. CHECK-IN. Presenta el número de habitaciones de esta línea a las cuales ya se les ha efectuado Check-In.

HAB. LISTA DE ESPERA. Presenta el número de habitaciones que se encuentran en lista de espera ya que no hay disponibilidad de las mismas.

ESTADO. Muestra el estado en el que se encuentra la línea de acuerdo a la disponibilidad de habitaciones existente en el hotel.


Los pasos a seguir son:

Para crear una línea nueva

1. Ingrese el número de la línea
2. Digite la información necesaria
3. Presione el botón Grabar Línea del Tab Habitación
Al guarda el sistema mostrará cuantas habitaciones fueron reservadas y cuantas quedaron en lista de espera. Este mensaje aparece en la parte superior de la ventana y desaparecerá al presionar una tecla o al hacer clic.

En caso de haber sobreventa y estar activa la solicitud de clave de sobreventa, el sistema solicitará la autorización de la sobreventa para que esta pueda realizarse, en caso de no proveer la autorización de sobreventa, la línea de reserva será cancelada de forma automática.



Para cambiar los datos de una línea

1. En la lista de habitaciones, presione doble clic sobre la línea que desea modificar
2. Realice los cambios deseados
3. Presione el botón Grabar Línea del Tab Habitación

De nuevo se mostrarán los resultados de la reserva en cuanto a valores reservados y en lista de espera. También se puede presentar sobreventa.


4.6.2 . % Agencias
Especifica los diferentes porcentajes de comisión que se deberán liquidar a las correspondientes agencias por concepto de esta Reserva.

Figura 21 Porcentajes de Comisión de las Agencias
Si al ingresar los datos de la reserva, la agencia asociada se le definió como comisionable, el sistema colocará automáticamente en esta sección la comisión correspondiente.

Para agregar una agencia
1. Digite el código de la agencia. Puede utilizar el botón Ayuda para buscar la agencia.
2. Indique el porcentaje de comisión
3. Presione el botón Grabar Comisión del Tab % Agencias.

Para Cambiar el Porcentaje asignado
1. Presione doble clic sobre la línea que desea modificar.
2. Cambie el porcentaje de Comisión
3. Presione el botón Grabar Comisión del Tab % Agencias.

Para Borrar una agencia de la lista de comisionables
1. Seleccione la línea que desea eliminar
2. Presione el botón Borrar Comisión del Tab % Agencias.
Es importante aclarar que estas comisiones son utilizadas para mostrarse en un informe de comisiones por agencia del módulo Recepción, pero no se utiliza para cálculos u operaciones adicionales

4.6.3 . Preferencias
Esta sección permite indicar dos tipos de preferencias: las del huésped y las preferencias generales. Las de huéspedes harán parte de su perfil, mientras que las generales que se especifiquen en esta sección pueden ser referente a preferencias de habitaciones, observaciones para el trato con el huésped, etc. Que aplican para esta estadía y serán mostradas en todos los eventos que relacionen esta reserva y su posterior check-in.

Figura 22 Especificación de preferencias para la reserva
Para especificar una preferencia haga clic sobre el campo y después de escribir el mensaje presione el botón Grabar del Tab Preferencias
Para borrarlo, borre el texto y presione el botón Grabar.
Para detalles de cómo ingresar preferencias de huéspedes consulte el manual del módulo Parámetros / Huéspedes y Clientes.
4.6.4 . Cancelar
Esta página se utiliza para cancelar una línea de la reserva que se encuentre en pantalla.

Figura 23 Cancelación de líneas de reserva
En la parte derecha aparece la lista de las líneas activas que conforman la reserva incluyendo la línea, fecha de llegada y salida, tipo de habitación. Se debe escoger la línea de la reserva colocando el cursor sobre ella y haciendo doble-clic.
Si no se escoge ninguna línea, el sistema pregunta al momento de grabar si desea cancelar toda la reserva.
LÍNEA A CANCELAR. Si se desea cancelar todas las líneas, se debe dejar este campo en blanco. En caso contrario, debe hacerse doble-clic sobre la misma en la lista presentada en la parte derecha.
CANCELADA POR. Se debe especificar el nombre de la persona que llama a cancelar la reserva.
CAUSA. Se debe especificar el código de la causa por la cual se hace la cancelación de la reserva. En la parte inferior aparecerá la descripción de la causa de cancelación. Puede utilizar el botón Ayuda para buscarlo.

Para cancelar una línea
1. Presione doble-clic sobre la línea.
2. Especifique quien cancela y el motivo
3. Presione el botón Grabar Cancelación del Tab Cancelar

4.6.5 . Activar Canceladas
Se debe utilizar esta página para activar una línea que ya ha sido cancelada.
En la parte derecha de la página aparece una lista con las líneas que han sido canceladas de esta reserva, se debe hacer doble-clic en la línea que se desea activar.

Figura 24 Activación de Líneas canceladas

LÍNEA A ACTIVAR. Este campo se llena automáticamente al hacer doble-clic en la línea que desea activar. Se debe dejar este campo en blanco si se desea activar toda la reserva.
UPGRADE. Se debe hacer clic en este campo si se desea que el sistema realice préstamos al tipo de habitación superior si no encuentra en el tipo especificado en la línea.

Para Activar una Línea Cancelada
1. Presione Doble-Clic sobre la línea que desea activar
2. Indique si se hace Upgrade o no marcando la casilla.
3. Presione el botón Grabar Activación.

4.6.6 . Confirmar
En esta página el sistema permite confirmar una reserva sin tener un respaldo o una garantía.

Figura 25 Confirmaciones sin garantía
Para hacer la confirmación digite el motivo por el que se confirma y presione el botón Grabar Confirmación.

4.6.7 . Mov. Depósitos
Esta página muestra los movimientos que han tenido los depósitos de esta reserva en caso tal los tuviese.

Figura 26 Depósitos realizados a la reserva
Los datos que muestra son:

1. Número del depósito
2. Fecha del depósito
3. Forma de pago
4. Tarjeta de crédito
5. Número del cheque
6. Banco
7. Plaza
8. Cuenta Corriente
9. Valor


Desde esta opción podrá cargar la ventana de depósitos para realizar depósitos adicionales. Esta opción esta restringida si el usuario con el cual esta haciendo la operación no tiene permisos para la opción depósitos o si no cuenta con una caja asignada.
4.6.8 . Contactos de Reservas
Una de las opciones que provee Zeus en la creación de Empresas y de Agencias, es la de asignar a cada una contactos. Cuando se realiza una reserva se puede definir por cual o cuales de esos contactos se genero la reserva. Para asignar o consultar un contacto de una reserva haga clic sobre el vínculo Contacto de la ventana de reservas.

Al hacer clic, el sistema preguntará el tipo de contacto que desea ingresar.

Luego se desplegará la siguiente ventana en la que podrá ingresar los contactos de la reserva. El sistema provee un informe con esta información

Figura 27 Contactos de Reservas
Estando ubicados en esta ventana podrá ingresar y borrar los contactos utilizando la barra de herramientas, la siguiente figura muestra el nombre de cada botón de esta barra:


Para Ingresar un Contacto a la Reserva
1. Presione el botón Adicionar Contacto.
2. En la parte inferior de la ventana el sistema solicitara el código del contacto a ingresar en el campo Contacto, digítelo o búsquelo utilizando el botón de ayuda.
3. Presione el botón Guardar. Notará que el contacto aparece en la cuadrícula.

Para Eliminar un Contacto de la Reserva
1. Presione sobre el contacto que desea eliminar.
2. Presione el botón Eliminar Contacto.
3. Confirme el borrado.

El botón Listado de Contactos muestra la lista de contactos activos de la reserva, estos son identificados con una letra A en la columna Estado de la cuadrícula.
El botón Listado de Contactos General muestra la lista de contactos activos y borrado de la reserva seleccionada, los primeros son identificados con una letra A en la columna Estado de la cuadrícula, mientras que los segundos se identifican con la letra B. También notará que muestra los contactos borrados con letras de color rojo.
Un contacto que ha sido borrado puede ser ingresado nuevamente, en cuyo caso quedarán dos registros del mismo contacto, uno con estado A y otro(s) con estado B.
En el menú informes encontrará una opción que permite listar los contactos asociados a las reservas.


4.6.9 . Como Ingresar Acompañantes a una Reserva
Siempre se debe recordar que en la medida en que sea más completa la reserva, es decir, entre mayor información se le ingrese más rápido será el registro del huésped. Basado en este principio ZEUS brinda la opción de ingresar desde la reserva los datos de los acompañantes para cada línea.

Figura 28 Ingreso de acompañantes a la reserva
Los acompañantes de la reserva deben ser ingresados por cada línea de reserva, cuando se selecciona la línea el sistema mostrará los acompañantes asociados a ella. Los datos de los acompañantes cumplen ciertas condiciones: si no tiene el número de documento puede dejar este campo en blanco y continuar pero tenga en cuenta que no será creado como un cliente en el sistema. El dato de la fecha debe ser ingresado en formato Año, Mes y Día, el Plan es necesario indicarlo solo si el huésped tendrá un plan diferente al plan de la reserva. Los datos de la segmentación (Motivación) puede mostrar datos por defecto si así se ha parametrizado el sistema. Si selecciona la casilla Cargar Tarifa esta indicando que el acompañante que esta ingresando será cobrado de forma independiente. Los datos de ciudad origen y destino son obligatorias y por último tenga en cuenta que las preferencias deben ser ingresadas después de guardar y solo aplica para clientes.
Los campos nombre y fecha de nacimiento pueden presentar diferentes colores de fondo los cuales representa la clase y categoría de huésped respectivamente, parámetros definidos por el usuario.
Cuando se indica que el huésped es un niño el sistema solicita su edad.

Para ingresar los acompañantes
1. Presione el botón Acompañantes de la barra de herramientas y presione la tecla tabulador en el campo reserva de la ventana desplegada.
2. En la ventana desplegada (Ver Figura 28) presione doble clic sobre la línea a la que se ingresarán los acompañantes.
3. Para ingresar los datos de un acompañante, presione el botón adicionar y proceda a ingresar sus datos iniciando por el número de documento.
4. Después de ingresar los datos presione el botón Pasar a la lista
5. Repita este procedimiento por cada acompañante de reserva y al finalizar presione el botón Guardar .

Para modificar datos de los acompañantes
1. Después de ingresar a la ventana de acompañantes presione doble clic sobre la línea que contiene los acompañantes.
2. En la lista de acompañantes presione doble clic sobre el que desea modificar
3. Después de ingresar los datos presione el botón Pasar a la lista
4. Repita este procedimiento por cada acompañante de reserva y al finalizar presione el botón Guardar .

Para Eliminar un acompañante
1. Después de ingresar a la ventana de acompañantes presione doble clic sobre la línea que contiene los acompañantes.
2. En la lista de acompañantes presione doble clic sobre el que desea borrar, presione el botón borrar y confirme el borrado
3. Repita este procedimiento por cada acompañante de reserva y al finalizar presione el botón Guardar .

En caso de que el titular de la reserva tenga personas relacionadas, podrá traer dichas personas como acompañantes, para ello presione el botón Personas Relacionadas , el cual mostrará una ventana con las personas relacionadas:

Figura 29 Personas Relacionadas
Puede tomar de la lista las personas que desee ingresar a la reserva como acompañantes seleccionando la casilla que aparece en la primera columna junto al número de documento y presionando el botón Guardar de esta ventana. Todos las personas seleccionadas serán ingresadas a la lista de acompañantes, podrá hacer modificaciones a esta y finalmente deberá presionar el botón Guardar de la ventana de acompañantes de reserva (6).
4.6.10 . Móviles
Esta herramienta es práctica para aquellos hoteles que brindan el servicio a los huéspedes de vehículos propios que recogen a sus huéspedes una vez han arribado a la ciudad. Su funcionalidad permite asignar a cada línea de reserva el vehículo que pasará por el huésped, asignando un número de asignación el cual el huésped puede usar como control para tener la seguridad del vehículo que le recoge.

Figura 30 Asignación de Móviles a Reservas
Para asignar un Móvil a una Reserva
1. En la ventana de reservas haga doble clic sobre la línea a la que desea asignar el móvil
2. Presione clic sobre el botón Móviles
3. En la ventana desplegada, haga clic a la línea
4. Ingrese la placa del vehiculo que asignará
5. Presione el botón Guardar
El sistema colocará el móvil en la cuadrícula Móviles Asignados, y asignará el identificador que podrá dar al huésped

Para borrar un Móvil a una Reserva
1. Presione doble clic sobre el móvil que desea borrar en la cuadrícula Móviles Asignados.
2. Indique el motivo de borrado
3. Presione el botón Eliminar

4.6.11 . Tareas Programadas
Brinda la posibilidad de programar tareas que serán ejecutadas durante la estadía del huésped. Inicialmente esta opción permite programar cambios de plan y en futuras versiones encontraremos nuevas tareas como el cambio de tarifa.
La programación de cambio de plan permite indicar desde la reserva que la habitación sufrirá un cambio de plan durante su estadía, proceso que será indicado por el sistema en la auditoria, en cuyo momento se procederá con la complementación de los datos faltantes y la ejecución de la misma.
Una vez se ha presionado clic sobre el botón de programación de tareas en la ventana de reservas y en la medida que la reserva este vigente y en fechas validas, el sistema despliega la ventana de programación asignando automáticamente el número de la reserva y la línea seleccionada.
Utilice el botón Refrescar para mostrar las tareas programadas por fecha.

Figura 31 Tareas Programadas. El campo Estado indica si esta Activa o Inactiva, mientras que el campo dEjecución revela si esta Por Ejecutar, Ejecutada Satisfactoriamente o Omitida por el Usuario
Para programar el cambio de Plan
1. Presione el Botón Nuevo
2. En el campo Tareas Programadas para el Día, indique la fecha en la que ocurrirá el cambio de plan
3. Indique el Código de Plan que desea asignar en el campo Plan. El número de la habitación no se llena pues solo al hacer check-in se definirá y entonces se asignara antes de ser ejecutada.
4. Presione el botón Grabar
Una vez ejecutados estos pasos el sistema incluirá en la cuadricula, el registro correspondiente al cambio de plan.

Para modificar el registro ingresado
1. Presione doble clic sobre el registro que desea modificar
2. Realice los cambios correspondientes. Por defecto las tareas se guardan con el estado Activa, pero pueden ser desactivadas para que no sean ejecutadas. Si no desea que la tarea se ejecute cambie el registro y en lugar de Activa seleccione Inactiva.
3. Presione el botón Guardar
4.6.12 . Rack Gráfico
El Rack gráfico permite realizar una consulta de las habitaciones, para conocer su estado en un rango de fechas. Los estados de las habitaciones se diferencian por el colore asociado a cada una de ellas.
Las tres primeras columnas de esta ventana muestran el número da la habitación, el estado según recepción (Ocupada o Desocupada) y el estado según ama de llaves (Sucia, Limpia) respectivamente. Las siguiente columnas tiene como título el mes / día de la consulta y aparecerán tantas como días se indiquen en el rango de fechas pedido.
Se debe tener en cuenta que la información de las reservas es mostrada cuando se ha hecho una preferencia de habitación a una reserva, sea de grupo o individual. Además que en cada celda asociada a un color aparece el nombre del huésped correspondiente, para ver el nombre completo, ubique el puntero del ratón en la división de los títulos de las columnas y arrastre.


Figura 32 Consulta de habitaciones mediante el Rack Gráfico
Para ejecutar la consulta debe especificar las fechas inicial y final y posteriormente presionar el botón Mostrar de la barra de herramientas.
El campo Filtrar permite aplicar diferentes filtros así:
• Habitaciones: filtrar por un número de habitación indicado, frente al campo Filtrar, aparecerá un campo para indicar el número de habitación a filtrar
• Tipo de Habitación: filtrar un tipo de habitación, frente al campo Filtrar, aparecerá un campo para indicar el tipo de habitación a filtrar
• Estados: filtrar de acuerdo a los estados de ama de llaves y recepción, frente al campo Filtrar, aparecerán dos campos para indicar los estados
• Habitaciones a Salir según Fecha: habitaciones que salen en el rango de fechas indicado
• Habitaciones a Salir Hoy: habitaciones que salen en el día actual
La ventana muestra una serie de cuadros de colores que además de ser una ayuda para indicar que significa cada color mostrado para las habitaciones en el rack, sirven como otra estructura de filtros, de tal forma que con solo hacer clic en uno de dichos cuadros el sistema aplicará un filtro, notará que el filtro esta aplicado porque sobre el cuadro se muestra una X de color blanco. Como en el siguiente ejemplo donde se selecciono el cuadro Ocupada.

Generalmente la columna tipo de habitación de la cuadricula muestra el código del tipo, puede seleccionar la columna Mostrar Descripción Tipo Habit. Para que en lugar de mostrar el código se muestre su descripción.
El campo Ampliar columna de inicio de bloqueo, permite que el nombre o descripción de la columna en la que inicia el bloqueo, se amplíe automáticamente.
La primera columna de la cuadrícula muestra el número de habitación, la columna Rcp, muestra el estado de la habitación según recepción, la columna All muestra el estado según ama de llaves, la columna Tipo muestra el tipo de la habitación correspondiente, mientras que las columnas siguientes encabezadas con los números correspondientes a el mes y el día del bloqueo, muestran los datos correspondientes a la habitación.
Presionando doble clic sobre cualquiera de los nombres mostrados en los diferentes colores, el sistema mostrará datos correspondientes a la habitación registrada, la reserva o el bloqueo.

4.6.13 . Room to Sell
Muestra una consulta que permite conocer el número de habitaciones disponibles, por cada uno de los tipos existentes, en un rango de treinta días a partir de una fecha inicial.

Figura 33 Consulta de habitaciones disponibles por tipo
Los valores que se observan negativos indican sobreventa en esos tipos de habitación mientras que las líneas desplegadas en color amarillo indican que hay reservas con fechas de llegada de días anteriores y que no han sido canceladas o cambiadas de fecha y que por lo tanto afectan la disponibilidad mostrando información no ajustada a la realidad. Para ver detalles presione doble clic sobre la línea que presenta color amarillo y podrá observar las reservas.
Para ejecutar la consulta basta con indicar la fecha a partir de la cual inicia la consulta y presionar el botón Mostrar . Para imprimir, después de haber presionado el botón Mostrar, presione el botón Imprimir.

4.6.14 . Preferencia de Habitaciones
Desde la ventana de reserva es posible asignar habitaciones a las líneas reservadas para que queden preferenciadas (bloquedas) y no puedan ser usadas en las fechas de la reserva.

Figura 34 Preferencia de habitaciones
Para asignar una habitación a una línea
1. Presione doble-clic sobre la línea a la que desea asignar la habitación
2. En el campo Habitación ingrese el número de la habitación o bien utilice el botón ayuda para localizarla.
3. Presione el botón Grabar. Las habitaciones asignadas aparecen en el campo Habitaciones Preferenciadas.
Si el tipo de habitación que desea referenciar es diferente al tipo de habitación reservado el sistema lo indicará, si al guardar confirma que desea asignar la habitación a pesar de ser diferente, el sistema hará el proceso.

Para desasignar una habitación
1. Presione doble-clic sobre la línea a la que desea quitar la preferencia.
2. Presione doble-clic sobre el número de la habitación que quiere desasignar en el campo Habitaciones Preferenciadas.
3. Confirme la desasignación


4.6.15 . Habitaciones Bloqueadas
Para información sobre esta opción consulte 4.1.6. Consulta de Habitaciones Bloqueadas
4.6.16 . Visitas de Huésped
Muestra una consulta resumiendo las diferentes visitas que ha hecho al hotel el huésped al que se esta haciendo la reserva.

Figura 35 Consulta de visitas de huéspedes
La lista de visitas muestra los datos de los consumos y la venta por habitación generada en cada estadía. Presionando doble clic sobre cualquiera de las visitas, podrá obtener detalles de los cargos generados.

4.6.17 . Ayuda del Plano
La consulta de habitaciones mediante el plano permite observar gráficamente el estado de las habitaciones a través de los planos del hotel.

Figura 36 Vista global del plano del hotel
En primera instancia se despliega un plano general del hotel, a través del cual se puede llegar a mirar detalladamente cada área o piso del mismo.
Al seleccionar el un área del plano se observa que cada habitación tiene do cuadros de colores que indica el estado de las habitaciones.

Figura 37 Plano detallado de las habitaciones y sus estados

4.6.18 . Ayuda por Atributos
Cuando se crean las habitaciones desde el módulo de Parámetros de ZEUS, es posible asignarle unos atributos especiales que le dan características especiales, por ejemplo: Vista al mar, Balcón, Terraza.

Figura 38 Búsqueda de habitaciones por atributos
Para realizar la búsqueda de las habitaciones, debe hacer clic sobre los atributos que busca y presionar el botón Buscar. Esto mostrará las habitaciones desocupadas; si desea buscar las ocupadas active el campo ocupadas y presione el botón Buscar.

4.7 . Cancelación Automática de Reservas
Mediante de esta opción el sistema cancelará automáticamente todas las reservas que no se hayan utilizado y cuyo plazo de espera se haya vencido.

Figura 39 Cancelación automática de reservas
El plazo de espera se indica en el parámetro general “Plazo de reserva en días” de los parámetros de hotel, aquellas reservas donde la diferencia entre la fecha de llegada y la fecha actual sea diferente al plazo serán canceladas.

4.8 . Ubicación Automática en Lista de Espera
Este proceso se utiliza para reubicar automáticamente las reservas que se encuentran en lista de espera en caso tal que el hotel ya tenga disponibilidad causada por la cancelación de algunas reservas.

Figura 40 Ubicación automática en lista de espera
En el menú de informes existe un listado que le permite saber cuales son las reservas que se encuentran en lista de espera y el sistema puede reubicar.

4.9 . Depósitos
Para ZEUS Hoteles un depósito es todo anticipo de dinero realizado a las reservas. Esta opción del menú Reservas, permite registrar los depósitos que realizan los huéspedes.
En esta ventana podemos observar los siguientes campos:
NRO. RESERVA. Se debe especificar el número de la reserva en la que se registrará el depósito. Al digitar el número de la reserva y presionar la tecla tabulador se mostrará el nombre, teléfono, documento de identidad y el tipo de documento.
HECHO POR. Se debe especificar el nombre del cliente que realizó el depósito.
RECIBO NRO. Muestra el número del recibo del depósito. Si está ingresando uno depósito se muestra el texto 'NUEVO', el cual será refrescado con el número correspondiente después de grabar el depósito.
CAJA.. El sistema muestra el número de caja correspondiente al usuario que efectúa el depósito. Al lado aparece la descripción de la caja.
FECHA. Aparecerá por defecto la fecha del sistema. (no se puede modificar).

Figura 41 Depósitos a reservas
En la parte inferior de esta ventana aparecen tres paginas con las diferentes formas de pago por las cuales se puede efectuar el depósito y cada una de ellas con la información que se debe proveer.
Si se selecciona como forma de pago tarjeta de crédito el sistema preguntará por lo siguiente:

NUMERO. Se debe proveer el número de la tarjeta de crédito.
AUTORIZACIÓN. Se debe introducir número de autorización que da la central de tarjetas.
VENCIMIENTO Se debe introducir la fecha de vencimiento de la tarjeta en formato Año-Mes-Día.
Si selecciona como forma de pago cheque el sistema preguntará por lo siguiente:

BANCO. Se refiere al código de compensación del banco del cual es emitido el cheque.
PLAZA. Se refiere a la plaza o ciudad del banco.
CUENTA CORRIENTE. Se refiere al número de cuenta corriente del girador.
La forma de pago Efectivo no pide información adicional
MONEDA. Se debe seleccionar la moneda en la cual se hace el depósito, si es una moneda diferente a pesos el tipo de cambio de la fecha debe existir.
VALOR DEPÓSITO. Se debe especificar el valor del depósito en la moneda seleccionada, el sistema se encargará de efectuar los respectivos asientos de cambio de moneda para caja.
El campo Total Estadía Reportada es una opción que brinda el sistema para que se indique el valor total que cancelará el huésped durante la estadía en el hotel, con el fin que el sistema pueda informar del saldo por pagar al restar el valor de los depósitos realizados. El valor de la estadía también puede ser calculada por el sistema haciendo la liquidación de la reserva al m omento de imprimir, en este caso el sistema calcula el valor total de la estadía con base en los datos ingresados en la reserva.
Para registrar un depósito
1. Ingrese el número de la reserva y presione la tecla Tabulador.
2. Indique el nombre del cliente que realizo el depósito.
3. Elija la forma de pago y digite la información que esta solicite.
4. Especifique el código de la moneda (si es necesario)
5. Ingrese el valor del depósito.
6. Presione el botón Grabar.
El nuevo depósito aparece en la lista de depósitos

Para imprimir el recibo de un depósito
1. Digite el número de la reserva (si aún no la digitado).
2. Presione clic, en la lista de depósitos, sobre la línea que quiere imprimir
3. Presione el botón Imprimir de la barra de herramienta.
4. Indique si quiere o no Liquidar la reserva para que el sistema muestre el saldo por pagar
5. Seleccione la forma de salida.

Para borrar un depósito
Utilice la opción reversión de depósitos del menú reserva.
4.10 . Devolución de Depósitos
Mediante esta opción se puede realizar devoluciones de los depósitos registrados a una reserva

Figura 42 Devolución de depósitos de reservas
Cuando digita el número de la reserva y se presiona la tecla tabulador, se muestra la lista de los depósitos de la reserva.
Para realizar la devolución de un depósito
1. Digite el número de la reserva y presione la tecla Tabulador.
2. Presione doble clic, en la lista de depósitos, sobre el depósito que desea devolver.
3. Presione el botón Grabar. Cuando el proceso haya terminado se muestra el número de cancelación.
Para realizar una devolución parcial del depósito, deberá seguir los pasos anteriores, teniendo en cuenta que antes de guardar deberá cambiar el valor a devolver.
Tenga en cuenta que una devolución no es más que un proceso de anulación total de depósito y generación de un nuevo depósito, pero realizado automáticamente por el sistema.
Para imprimir una devolución
1. Digite el número de la reserva o utilice el botón Ayuda para localizarlo.
2. Seleccione la opción Cancelados
3. En la lista de depósitos, presione doble clic sobre la línea que desea imprimir.
4. Presione el botón Imprimir.

4.11 . Reversión de Depósitos
Mediante esta opción se puede realizar reversiones de los depósitos registrados a reserva. Solo se pueden revertir depósitos el mismo día en que fueron realizados.

Figura 43 Reversión de depósitos de reservas
Cuando digita el número de la reserva y se presiona la tecla tabulador, se muestra la lista de los depósitos de la reserva.
Para realizar la reversión de un depósito
1. Digite el número de la reserva y presione la tecla Tabulador.
2. Presione doble clic, en la lista de depósitos, sobre el depósito que desea revertir.
3. Presione el botón Grabar. Cuando el proceso haya terminado se muestra el número de cancelación.
Para realizar una reversión parcial del depósito, deberá seguir los pasos anteriores, teniendo en cuenta que antes de guardar deberá cambiar el valor a devolver.
Para imprimir una reversión
1. Digite el número de la reserva o utilice el botón Ayuda para localizarlo.
2. Seleccione la opción Revertidos
3. En la lista de depósitos, presione doble clic sobre la línea que desea imprimir.
4. Presione el botón Imprimir.


4.12 . Transferencia de Depósitos
Utilizando esta opción, los depósitos registrados a una reserva pueden ser transferidos parcial o totalmente a otra reserva. Para ello se deben indicar las reservas y el monto a transferir.

Figura 44 Transferencia de depósitos entre reservas

Para realizar la transferencia
1. En el campo Reserva digite el número de la reserva que tiene el depósito a transferir.
2. En el campo Destino digite el número de la reserva que recibirá la transferencia.
3. En la lista de depósitos, presione doble clic sobre la línea que desea transferir.
4. En el campo A Transferir digite el valor que desea transferir.
5. Presione el botón Grabar.
El valor transferido se muestra en la lista de depósitos de la reserva destino.

4.13 . Recálculo de Tarifas Planes-Reservas
Esta opción permite recalcular la tarifa asignada a las reservas hechas para un plan existente, entre un rango de fechas determinado por una fecha inicial y una fecha final. El recálculo coloca los valores actuales que tiene las tarifas del plan a las reservas seleccionadas.

Figura 45 Recálculo de Tarifas
Inicialmente debe indicar el código del plan y el rango de fechas que deben tener las reservas que serán recalculadas (1), luego presione el botón Ejecutar (2) para que el sistema muestre las reservas que cumplen con el plan y las fechas seleccionadas.
Antes de iniciar el recálculo se debe seleccionar las reservas que serán recalculadas. Para ello debe hacer clic en la casilla a la izquierda de cada línea (3) (Columna Sel); si desea seleccionar todas las reservas presione el botón Seleccionar Todos y para quitar la selección el botón Quitar la selección a todos de la barra de herramientas. Después de seleccionar las reservas que se verán afectadas, presione el botón Guardar.
4.14 . Aplicación de Depósitos a Folios
Una aplicación de depósito consiste en abonar el valor del depósito a una cuenta (folio) de un huésped. Esta opción aplica el valor de un depósito de una reserva a un folio.
Las aplicaciones de los depósitos se pueden hacer automáticamente al momento de hacer checkin. En ese momento el sistema preguntara si desea hacer la aplicación; en caso afirmativo aplicará el depósito al folio del titular.

Figura 46 Aplicación de depósitos
Todos los depósitos de la reserva seleccionada serán aplicados al folio indicado, una vez aplicado no podrán hacerse otros movimientos con el depósito, tales como transferencias o devoluciones.

Para aplicar un depósito
1. Digite el número de la reserva que tiene el depósito.
2. Digite el número del folio al que aplicará el depósito.
3. Presione el botón Guardar.

4.15 . Liquidador de Plan
El liquidador de plan permite conocer el valor que deberá ser cancelado por un huésped a partir de datos ingresados manualmente o partir de un registro o reserva existente. Existen dos opciones de liquidación (Detallada y General), las cuales solo varían en cuanto a la forma como muestran los datos de la liquidación.
El liquidador toma los datos del plan asociado y muestra los valores detallados o generales de la estadía del huésped por día, proveyendo totales que permiten conocer los valores a cobrar al huésped durante su estadía.
La liquidación puede ser realizada a partir de una reserva, un registro (habitación check in) o manualmente. En los dos primeros casos el sistema trae los datos de plan, tipos de habitaciones, personas y fechas para calcular el valor diario que sería aplicado en el proceso de auditoria. Para el último caso los cálculos son similares, pero los datos de plan, tipos de habitaciones, personas y fechas deberán ser ingresados a la ventana para luego proceder con la liquidación.
Liquidación Manual
Esta requiere que se ingrese toda la información al liquidador, incluyendo plan, habitaciones y personas, para que se pueda realizar la liquidación.

Figura 47 Liquidador de Planes

Para hacer una liquidación manual
1. Indique el código del plan (1) en el que se basará la liquidación
2. Haga clic en la cuadricula Habitaciones (2), presione el botón Nueva Línea de la barra de herramientas. Una vez presionado el sistema ingresará el número de la línea y quedará a la espera de que se le indique el tipo y clase de habitación.
3. Seleccione en las columnas Tipo y Clase de la cuadricula Habitaciones el tipo y clase de habitación requerido.
4. En la cuadricula Huéspedes (3) notará que el sistema ha ingresado un registro con las fechas de llegada y salida de un huésped. Este registro corresponde a la o las persona que se hospedarían en la línea que acaba de ingresa, este registro no puede ser modificado en las columnas adultos y tipo, ya que hace referencia al titular de la habitación, pero podrá modificar la fecha de llegada y salida.
5. Si quiere agregar mas personas a la línea puede ingresar otro registro en la cuadricula Huéspedes (3), para ello haga clic sobre la cuadrícula y presione el botón Nueva Línea , al presionarlo aparecerá una nueva línea en la cuadricula Huéspedes la que podrá modificar indicando cantidad de adultos, niños y adicionales, así como el plan y las fechas de llegada y salida.
6. Puede repetir los pasos del 2 al 6 para ingresar más de una línea a la liquidación.
7. Una vez ingresado los datos de habitaciones y huéspedes, presione el botón Liquidar (4) de la barra de herramientas. Al presionar este botón el sistema mostrará en la cuadrícula Cargos Acumulados por Fecha (A) los valores a pagar por cada día de estadía del hotel.
8. Si presiona clic sobre uno de los registros de la cuadrícula Cargos Acumulados por Fecha (A), notará que en la cuadrícula Cargos Detallados por Fecha (B), se mostrará el detalle de los cargos que aplican para el día.
Las opciones Detallado y General ubicados bajo la cuadrícula Huéspedes le permite ver la en la cuadrícula Cargos Detallados por Fecha (B) la información de una forma diferente y más general, especialmente practica para la consulta de las multitarifas por categoría y clase de huéspedes.
EL botón Ocultar/ Mostrar Totales Acumulados también cambian la presentación de la cuadrícula Cargos Detallados por Fecha mostrando los cargos acumulados o en detalle.

Liquidación desde una Reserva o un Registro
Inicialmente ubiquemos el la sección debajo del botón Liquidar (4) donde se encuentran dos opciones Desde una Reserva y Desde un Registro, según la selección realizada el sistema solicitará debajo del campo Plan el número de reserva o el número de registro.
Este proceso liquidación es más rápido que el manual dado que mucha información no es necesario digitarla, gracias a que la información es tomada desde la reserva o el registro que se indica. Para realizar la liquidación debe indicar el número de la reserva o registro y asegurarse que esta seleccionada la casilla Desde una Reserva o Desde un Registro según corresponda.
Una vez ingresada la reserva el sistema, los datos de las cuadrículas Huéspedes y Habitaciones se llenaran con los datos de la reserva o el registro, por lo que solo será necesario presionar el botón Liquidar (4).
Es posible modificar los datos de la liquidación si que implique una modificación de la reserva o el registro, gracias a ellos podrá agregar o quitar características y presionar nuevamente el botón liquidar.

4.16 . Actualización de Cargos a Planes
Permite cambiar los valores de los cargos asignados a los paquetes de cada uno de los planes, de esta forma es posible hacer cambio en bloque de valores sin necesidad de ingresar a cada paquete de plan, para hacer un cambio independiente.

Figura 48 Actualización de Cargos de Planes
En esta ventana vemos como 3 planes que tienen el mismo valor para el cargo seguro hotelero, pueden ser cambiados de 3.000 a 3.200 con un solo proceso.
Para Cambiar los valores de un cargo
1. Indique el código de cargo a cambiar
2. Cambie el valor del cargo tanto en moneda local como en dólares
3. Cambie los valores para los niños si así lo desea, en dicho caso antes debe activar la casilla Cambiar Valor Niños.
4. Modifique los datos del IVA (impuesto) si aplica
5. Seleccione los planes que se verán afectados por el cambio
6. Presione el botón Grabar

4.17 . Excluir Impuesto
En varios países se aplican legislaciones que permiten omitir el cobro del impuesto a ciertos huéspedes con características especiales. En el caso de Colombia es posible omitir IVA a os huéspedes extranjeros. Esta opción permite seleccionar desde la reserva cuales huéspedes estan excluidos del pago del impuesto.

Figura 81 Exclusiones al cargo de Impuesto
La exclusión aplica para POS y Front, en el proceso de cargos a folios y cargos de cuentas desde POS. Esta no incluye los cargos generados por el Plan, para que los cargos de plan queden excluidos se deben crear planes con cargos sin % de Impuesto asociado.
Para excluir una línea de reserva del cálculo de impuesto, seleccione la columna Sel de la cuadrícula y presione el botón Guardar.

5 . INFORMES
El menú informe presenta una serie de opciones que permiten consultar, entre otras, las reservas, los depósitos y la disponibilidad del hotel desde varias perspectivas.
5.1 . Grupos
Muestra una ventana con diferentes opciones para consultar los grupos. Debe indicar el rango de fecha que desea consultar e indicar si la consulta se hará por la fecha de entrada o salida del mismo.
Además de estas características, puede elegir el estado que desea consultar (Permanente, Tentativos, Cancelados o Todos) y si desea consultar todos los grupos o un rango de ellos. En este último caso deberá indicar el grupo inicial y el final de la consulta.

Figura 49 Informe de Grupos
Para emitir el informe seleccione las opciones, presione el botón Imprimir y finalmente la forma de salida.

Figura 50 Informe de Grupos
Así es la presentación por pantalla, en la que se puede observar una sección inicial con los datos generales del grupo seguido de una serie de columnas que contienen los datos de las habitaciones reservadas.

5.2 . Planes
Emite un listado con las características generales o detalladas de un plan, un rango de ellos o todos.

Figura 51 Informe de Planes
Al seleccionar un plan inicial y uno final, se le esta indicando al sistema que muestre todos los planes cuyo código este, alfabéticamente, entre el primer y el segundo código. Para que se muestren todos los planes sin importar el inicial y el final, seleccione la casilla Todos los Planes.

Figura 52 Informe de Planes

Este reporte excluye los planes de grupos como definición predeterminada, pero pueden ser incluidos solo con seleccionar la opción Incluyendo Grupos.
La opción de no mostrar el paquete hará que el listado solo se muestre con los datos generales del plan.
Para emitir el informe seleccione las opciones, presione el botón Imprimir y finalmente la forma de salida. Esta sería su presentación por pantalla con los datos generales del plan y del paquete que lo conforma.

Tp: Tipo de Plan: D (Detalle) o G (General)
Us: Tarifa en dólares Si o No
Cia: Plan de compañía Si o No
Gr: Plan de Grupos Si o No
Al: Incluye alimentación Si o No
Tar: Código de la tarifa asociada al plan
Es: Estado(Activo) Si o No



M/E: Cargar a cuenta Maestra o Extra
Per: Periodicidad
Ap: A partir de noche
Md: Mandatario por persona
Iv: Iva incluido Si o No
Nad: Aplica noche adicional
Apar: A partir de noche adicional


5.3 . Estados de Habitación
Gracias a esta ventana podrá obtener un listado de las habitaciones según su estado actual, en cuanto a ocupación o a los bloqueos registrados.

Figura 53 Estados de Habitación

Adult S/Ally: Adultos según ama de llaves

5.4 . Reservas por Fecha
Despliega una ventana desde la cual, seleccionado las opciones dispuestas, se puede emitir un reporte con las reservas con entrada o salida en un rango de fechas.

Figura 54 Informe de reservas por fechas
El primer paso para emitir el informe consisten en seleccionar las fechas inicial y final en la que se buscarán las reservas e indicar si ese rango buscará las reservas según la fecha de entrada, salida, elaboración o día de cancelación (solo para reservas canceladas) de la misma.
Las reservas pueden ser emitidas según su estado así:
Todas las reservas realizadas: Muestra todas las reservas que se hayan hecho en el rango de fechas indicado sin importar el estado en que se encuentre.
Confirmadas: Reservas vigentes que se les haya indicado en la opción confirmar de la ventana de reserva una confirmación.
Sin depósitos. Reservas vigentes que no tengan depósito
En lista de Espera. Reservas vigentes que por sobreventa se encuentren en lista de espera.
Canceladas. Reservas que tengan líneas canceladas
Por Cancelar. Reservas que hayan superado el plazo de espera y aún no han sido canceladas.
Canceladas por Corte. Reservas canceladas de forma automática al hacer el corte en la auditoría.
Comisionables Sin Porcentaje. Reservas vigentes que se definieron como comisionables para la agencia pero que no se les ha asignado el % de comisión correspondiente a la agencia.
Garantizadas. Reservas vigentes que tienen algún tipo de garantía: Depósito, Carta de empresa, Voucher, etc.
Con Tarifas Diferentes. Reservas vigentes con tarifas diferentes a las de su plan (No aplica para multitarifa)
Con sus Acompañantes. Todas las reservas vigentes detallando acompañantes.
No Shows. Reservas que no llegaron
Todas las Vigentes. Todas las reservas por llegar.

El sistema permite hacer filtros, podrá localizar por ejemplo reservas de una empresa específica o todas las empresas excepto una indicada. Para ellos en el campo Filtrar por seleccione el tipo de filtro que quiere aplicar o seleccione (Ninguno) si no desea aplicar filtro, el segundo paso consiste en decidir si se quiere filtrar código (Igual a:) o si se quiere mostrar todos excepto uno indicado (Diferente de:), por último en el campo código indique el código a filtrar, puede buscarlo utilizando la ayuda.
Podrá incluir o no las preferencias y las quejas de cada cliente de las reservas con solo seleccionar las opciones Preferencias y Quejas.
Las Opciones por le permiten indicar el orden preferido.
Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.

5.5 . Reservas por Tipo de Habitación
Muestra las reservas con llegada o salida en un rango de fechas y con el estado seleccionado. La reserva se puede restringir a un tipo o tipos de habitación específico o a todos los tipos.

Figura 55 Informe de reservas por tipo de habitación
Para detalles del significado de los estados, consulte el punto 5.4 . Reservas por Fecha
Al seleccionar un tipo inicial y uno final, se le esta indicando al sistema que muestre todos los tipos cuyo código este, alfabéticamente, entre el primer y el segundo código. Para que se muestren todos los tipos sin importar el inicial y el final, seleccione la casilla Todos los Tipos. Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.

5.6 . Reservas por Planes
Muestra las reservas con llegada o salida en un rango de fechas y con el estado seleccionado. La reserva se puede restringir a un plan o planes específicos o a todos los planes.

Figura 56 Informe de reservas por planes
Para detalles del significado de los estados, consulte 5.4 . Reservas por Fecha
Al seleccionar un plan inicial y uno final, se le esta indicando al sistema que muestre todos los planes cuyo código este, alfabéticamente, entre el primer y el segundo código. Para que se muestren todos los tipos sin importar el inicial y el final, seleccione la casilla Todos los Planes.
Para emitir el informe seleccione las opciones y presione el botón Imprimir.

5.7 . Reservas por Oficinas
Muestra las reservas con llegada o salida en un rango de fechas y con el estado seleccionado. La reserva se puede restringir a una oficina u oficinas específicas o a todas las oficinas.

Figura 57 Informe de reservas por oficina
Para detalles del significado de los estados, consulte 5.4 . Reservas por Fecha
Al seleccionar un plan inicial y uno final, se le esta indicando al sistema que muestre todos los planes cuyo código este, alfabéticamente, entre el primer y el segundo código. Para que se muestren todos los tipos sin importar el inicial y el final, seleccione la casilla Todos los Planes.
Al seleccionar la opción de mostrar las reservas por fecha de elaboración, contará con una funcionalidad adicional con la cual podrá indicar un rango de horas, de esta forma el sistema le provee la posibilidad de conocer las reservas realizadas en un rango de horas indicado
El sistema permite hacer filtros, podrá localizar por ejemplo reservas de una empresa específica o todas las empresas excepto una indicada. Para ellos en el campo Filtrar por seleccione el tipo de filtro que quiere aplicar o seleccione (Ninguno) si no desea aplicar filtro, el segundo paso consiste en decidir si se quiere filtrar código (Igual a:) o si se quiere mostrar todos excepto uno indicado (Diferente de:), por último en el campo código indique el código a filtrar, puede buscarlo utilizando la ayuda.
Para emitir el informe seleccione las opciones y presione el botón Imprimir.

5.8 . Depósitos por Fecha
Lista los depósitos realizados en un rango de fechas y un estado indicado.

Figura 58 Informe de depósitos por fecha
Para emitir el listado indique el rango de fechas y presione el botón Imprimir.

5.9 . Depósitos Vigentes
Lista de depósitos realizados a reservas que aún no han sido aplicados.

Figura 59 Informe de depósitos vigentes
Para emitir el listado elija las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.

5.10 . Recibos de Depósitos
Permite reimprimir un rango de recibos de depósitos, indicando el número de recibo de depósito inicial y final.

Figura 60 Recibos de Depósitos
Para imprimir el informe, indique el rango y presione el boton Imprimir.

5.11 . Forecast
Muestra el estimado de ocupación o disponibilidad del hotel con base a las reservas y los registros realizados.

Figura 61 Informe de Ocupación
Para emitir el listado indique la fecha final y desde que fecha desea que se imprima el reporte. Además puede indicar un tipo de habitación específico o hacer una impresión global. En el caso de la impresión Global se tomaran todos los tipos de habitación para mostrar la disponibilidad, mientras que por tipo debe indicar en el campo Tipo de Habitación el código del tipo que desea mirar.
Al seleccionar la opción Incluir Habs. Bloqueadas, se esta indicando al sistema que debe incluir las habitaciones que están bloqueadas por mantenimiento para restarlas de las disponibles o sumarlas cuando salen de mantenimiento.
Por defecto el sistema inicia su cálculo de disponibilidad basado en las habitaciones disponibles de la noche anterior, puede cambiar esta funcionalidad seleccionado la opción Utilizar las habitaciones ocupadas como saldo anterior.

Figura 62 Informe de disponibilidad (Forecast)
El campo Saldo Ant. Muestra el número de habitaciones disponibles de la noche anterior, a partir de este valor se inicia el cálculo de la disponibilidad. En la sección ENTRADAS se muestran las reservas garantizadas y no garantizadas que se esperan para la fecha, así como las entradas que han sucedido en el día, estos valores suman el total de entradas que son restados de la disponibilidad.
En la sección SALIDAS se encuentran las salidas generadas por reservas, las salidas que sucedieron a la fecha y las que estan pendientes por salir, este total de salidas son sumadas a las disponibles, para arrojar el total de disponibles y ocupadas, el valor resultante como disponibles se toma para la siguiente línea como Saldo anterior, iniciando de nuevo el ciclo para el siguiente día.
Por defecto el forecast no incluye las habitaciones bloqueadas para el calculo de la disponibilidad, pero pueden ser incluidas habilitando la casilla Incluir Habs. Bloqueadas.

5.11.1 . Forecast Valorizado
Una funcionalidad adicional con que cuenta esta ventana es la del forecast valorizado, este muestra el valor de la venta de habitación proyectado según la ocupación esperada. Dando la opción de excluir habitaciones registradas en planes Coplimentary o House Use.
Encontrará que al seleccionar la opción de forecast valorizado podrá indicarle al sistema si se incluirán los valores de ventas actuales para calcular la proyección.

Figura 63 Forecast Valorizado, muestra ingresos actuales, fecha actual Agosto 16

5.12 . Forecast Resumido
Muestra el estimado de ocupación o disponibilidad del hotel con base a las reservas y los registros realizados. Este informe se diferencia con el anterior en que este muestra la información resumida.

Figura 64 Informe de disponibilidad resumido
Para emitir el listado indique la fecha final y desde que fecha desea que se imprima el reporte. Además puede indicar un tipo de habitación específico o hacer una impresión global. En el caso de la impresión Global se tomaran todos los tipos de habitación para mostrar la disponibilidad, mientras que por tipo debe indicar en el campo Tipo de Habitación el código del tipo que desea mirar
Después de seleccionar las opciones deseadas debe presionar el botón Imprimir para emitir el informe.

Figura 65 Forecat Resumido
El listado muestra la fecha correspondiente y las columnas: Habitaciones disponibles (Dispn.), Habitaciones Ocupadas (Ocup.), Adultos (Adul), Niños y % de ocupación. Los asteriscos representan una barra comparativa de los porcentajes de ocupación generados para cada día, decreciendo según el porcentaje.

5.13 . Forecast por Complejo
Muestra el estimado de ocupación o disponibilidad del hotel con base a las reservas y los registros realizados.

Figura 66 Informe de disponibilidad por complejo
El forecast por complejo detalla cada complejo de forma independiente o todos en el mismo informe según sea su elección, en este último caso sería igual a emitir el forecast estándar.
Para emitir el listado indique la fecha final y desde que fecha desea que se imprima el reporte. Además puede indicar un complejo específico o hacer una impresión todos los complejos.
Por defecto el forecast no incluye las habitaciones bloqueadas para el calculo de la disponibilidad, pero pueden ser incluidas habilitando la casilla Incluir Habs. Bloqueadas, así como decidir si se descuentan o no las habitaciones House Use y Complimentary.
La opción Vista Horizontal, muestra todos los complejos resumidos en un solo bloque, mostrando menos detalles por cada uno de ellos pero permitiendo observar de forma global el estado de los mismos.
Después de seleccionar las opciones deseadas debe presionar el botón Imprimir para emitir el informe.

Figura 67 Forecast por Complejo Vista Horizontal

5.14 . Huéspedes Genéricos
En muchas de las opciones de registro de huéspedes, ZEUS brinda la posibilidad de generar cedulas genéricas, con el fin de poder registrar sus datos aunque no se conozca su identificación. Como ejemplos de estas opciones están: los acompañantes de reservas y las personas de los grupos.

Figura 68 Consulta de huéspedes genéricos
Esta opción del menú Informes permite consultar los huéspedes que permanecen con cédulas genéricas ya sea q que estén checkin o no.
Para emitir el informe, elija la opción deseada y presione el botón Imprimir.

5.15 . Allotment por Planes
Cuando se crea o edita un plan, es posible indicar el % máximo de habitaciones que se podrá vender para ese plan. Este informe despliega el número de habitaciones disponibles para un plan con respecto al número total de habitaciones asignadas al plan.

Figura 69 Habitaciones disponibles con respecto al % asignado

5.16 . Allotment de Grupos
Es un informe que establece el porcentaje máximo de habitaciones disponibles para grupos, del número total de habitaciones reservadas para grupos del hotel.

Figura 70 Disponibilidad de habitaciones para grupos
5.17 . Room to Sell
Muestra una consulta que permite conocer el número de habitaciones disponibles, por cada uno de los tipos existentes, en un rango de treinta días a partir de una fecha indicada.

Figura 71 Consulta de habitaciones disponibles por tipo
Para ver la consulta basta con indicar la fecha y presionar el botón Mostrar.
Por defecto esta consulta incluye las habitaciones bloqueadas en el cálculo de las habitaciones para vender, puede excluirlas seleccionado la casilla No Incluir Habs. Bloqueadas
Una información adicional que provee esta consulta, es la de reservas de día anteriores no canceladas. Si encuentra que una o mas líneas de la cuadrícula están en color amarillo, quiere decir que existen reservas para esos tipos de habitaciones con fecha de llegada de días anteriores, para consultar estas reservas debe presionar doble clic sobre la fila (en cualquier columna). Estas reservas deben ser canceladas o cambiadas de fecha pues afectan irregularmente la disponibilidad.


5.18 . Log de Reservas
Muestra un informe con el log de las operaciones realizadas sobre las reservas en un rango de fechas.

Figura 72 Log de reservas


Figura 73 Reporte desplegado

5.19 . Diario de Ocupación
Muestra un informe con el resumen del movimiento de las habitaciones y huéspedes de la fecha actual, por complejo. Este movimiento detalla, entre otras, las habitaciones y personas en casa, las salidas, entradas, etc.

Figura 74 Informe diario de ocupación


Figura 75 Características del informe diario de ocupación

Cuenta con la posibilidad de incluir o no las habitaciones House Use, Complimentary y las habitaciones en lista de espera.

5.20 . No Shows y Room Nights
Despliega un informe con la cantidad de No Shows y Room Nights presentados por cada día en un rango de fechas.


Figura 76 Apariencia del reporte

5.21 . Visitas de Huéspedes
Permite consultar las visitas realizadas por un huésped indicado, solo es necesario indicar el número y tipo de documento del huésped para que el sistema detalle fecha a fecha las visitas.

Figura 77 Visitas de Huéspedes
Cada línea de la cuadrícula indica un visita del huésped, donde se detallan datos como fecha de llegada, días que demoró su estadía, habitación donde se hospedó, valor generado por concepto de alojamiento, valor por consumos, empresa por la que vino, número de acompañantes, etc.

5.22 . Prerregistros Individuales por Fecha de Llegada
Como una forma de organizar el arribó de los huéspedes, puede tomarse como estrategia tener preparados todos los detalles para cada huésped. Entre otras cosas la preasignación de habitaciones y la impresión de los prerregistros por cada huésped pueden ser herramientas importantes.
Mediante esta opción puede imprimir los prerregistros de cada uno de los huéspedes que llegan en una fecha indicada, los cuales traen toda la información indicada en la reserva de tal forma que la cantidad de información de debe complementar el huésped para su registro será menor de la medida que en la reserva se haya indicado mayor información

Figura 78 Preregistros por Fecha de Llegada
Para emitir el informe indique el rango de fechas y presione el botón Imprimir.

5.23 . Listado de Reservas por Contactos
Desde esta opción es posible emitir un informe con las reservas y los contactos asociadas a ellas, los cuales fueron ingresados al momento de acer la reserva.

Figura 79 Listado de Reservas por Contacto
A parte de ingresar el rango de fechas puede indicar el estado de la reserva a confirmar con las opciones disponibles, entre las que esta Todas las Reservas, la cual muestra las todas las reservas realizadas.
Puede indicarse si se listaran todos los contactos o solo los contactos seleccionados. En este último caso deberá quitar la selección del campo Todos los Contactos y proceder a seleccionar de la cuadrícula los contactos que desea consultar.
Para emitir el informe una vez seleccionadas las opciones solo restará hacer clic en el botón Imprimir.

5.24 . Reservas Por Móviles
Además de ser un informe de reservas, dado que con esta opción puede lograr tener informes de reservas aunque no se les haya asignado un móvil, es una opción que permite obtener información especial de los móviles asignados a las reservas.

Figura 80 Reservas Por Móviles
Este informe al igual que las demás opciones de informes permite seleccionar un rango de fechas, el cual puede ser evaluado por fecha de Entrada, Salida o Creación de la reserva.
Por defecto solo se muestran los informes que tienen móviles asignado, sin embargo la opción Reservas con Móviles puede desactivarse para que se incluyan todas las reservas.
Puede definir como será agrupada la información, con las dos opciones de agrupación disponibles. De la misma forma la selección de filtros y diferentes posibilidades para ordenar, dan mayor flexibilidad al informe. Para emitir el informe, seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.