POLITICA Y PLANEACION DE EVENTOS

Semana 3:
Políticas y Planeación de evento.
Mise en Place
Es el alistamiento y preparación total, previo al servicio, de todos los elementos (equipos, utensilios, salones, personal, etc.) para ser utilizados en el desarrollo del evento, teniendo en cuenta una buena planeación, organización, comunicación y coordinación, para lograr un excelente servicio en el evento.
Una mise en place bien hecha es el índice de la calidad del establecimiento y una forma de prever que el servicio no sufra ninguna complicación.
Con base en los deseos, necesidades y gustos del cliente, el evento tendrá unas características propias en cuanto a participantes. Motivo, costos, servicios entre otros, que se verán reflejados en un contrato establecido por las partes y que para el establecimiento será la pauta para planear y ejecutar las tareas que sean necesarias para cumplir con los requerimientos del cliente. Se examinará entonces cada detalle y personal en cada área que tenga que ver con el evento y que implique una mise en place.
Una vez firmado el contrato, el jefe del departamento de eventos enviará copias del formato informe de eventos a todas y cada una de las dependencias que tengan que ver con el evento en forma directa o indirecta y que apoyan el buen desarrollo del mismo, tales como caja, recepción, cocina, almacén, vigilancia, coordinador de área, salones, personal, lavandería, Office y portería.
Este informe es enviado con el propósito de programar y describir detalladamente todos los servicios que se van a ofrecer, ordenar los productos necesarios, preparar cuentas, programar personal y organizar la descripción de salones y equipos.
Según el tamaño del establecimiento y dependiendo del número de eventos especiales programados para cada día, se debe realizar una lista parcial de actividades para preparar cada detalle así:





Actividades de Preparación

Muebles y Equipos
Las mesas y su disposición pueden variar según la reunión, el tamaño y forma del salón, el número de cubiertos, etc.
Antes de arreglar las mesas estas deben limpiarse con un líquido detergente; lo mismo debe hacerse con los asientos.
Escaparate auxiliar y área central de aprovisionamiento: El escaparate auxiliar es un servicio conveniente y un área de almacenamiento para toda clase de alimentos y equipos necesarios durante el servicio. Debe estar limpio, pulcro y bien provisto antes del servicio, de algunos elementos como: agua, servilletas ( para comidas y cocteles), baberos y obsequios para los niños, menús, vajilla extra, utensilios de servicios especiales, manteles o individuales, paños para limpiar, libretas y esferos extras para anotar las órdenes, recipientes extras de sal, pimienta y azúcar listas para usar, mantequilla, salsas, café, té, aromáticas, cremas, cafeteras, hielo, agua y pinzas para hielo.
Para el departamento de eventos se debe contar con muebles versátiles y de fácil manejo, livianos y adaptables a las necesidades. La estructura debe ser de preferencia metálica o de madera resistente a golpes, tapizada en Córdoba o fibra sintética. Los diversos eventos requieren de la utilización de tablones los cuales pueden clasificarse en dos tipos: para 6 personas de 1.45 metros por 90 centímetros y para 10 personas de 2.7 metros por 90 centímetros de ancho; para los servicios por lo general se utilizan semicirculares y también rectangulares. Los tablones se caracterizan por ser plegables, livianos y resistentes. Es conveniente contar con tablones semicirculares , pues al adosarlos a los rectangulares permitan figuras especiales, muy necesarios si se desea ofrecer variedad de servicio.






Lencería

El uso de manteles y/o individuales es política del establecimiento pero deben estar limpios y colocados apropiadamente. Si se usan individuales, deben ponerse a una pulgada del borde de la mesa y no deben sobresalir de los bordes. Las servilletas deben doblarse y colocarse de acuerdo con estilo indicado.
El mantel de mayor tamaño debe medirse y colocarse sobre la mesa principal, los de menor dimensión serán para las mesas restantes. El doblez central del mantel debe ir exactamente en el centro de la mesa, y cuando se enciman dos o más manteles entonces todos los bordes que quedan encima deben ir hacia el mismo lado. Los manteles deben doblarse de la misma manera y tener el mismo diseño.
Tipos de Montajes

Para la ubicación de las mesas de acostumbra a utilizar formas geométricas dependiendo del área disponible del salón, del tipo de evento que se vaya a realizar, del número de personas y básicamente del acuerdo que se tenga con el cliente sobre la disposición del salón.

Figuras más utilizadas para eventos:

En general puede decirse que para el tipo más pequeño de reunión se emplea una mesa en forma de “U” o “T”; cuando la comida o cena es más informal puede usarse una mesa principal y mesas separadas, redondas o rectangulares, para diversos grupos de invitados. Cuando la mesa está compuesta por un gran número de cubiertos, la forma más utilizada está compuesta por una mesa principal y otras separadas.
Mesa en T, U, L, I, O, IMPERIAL, E (peine), ESPIGA.




MANEJO Y ORGANIZACIÓN DE EVENTOS
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Conocimiento y Manejo del Material de Servicio
Se denomina material de servicio a los elementos que de una u otra forma son utilizados en la prestación de un servicio; también se les conoce con el nombre de material profesional de servicio. Dada su complejidad en cuanto a número se refiere, se agrupan de la siguiente manera:


Lencería de comedor
Este grupo se refiere a todo el material que sirve para la presentación del comedor en cuanto al servicio al cliente. Los más importantes son:




Vajilla
Este grupo comprende todo lo que se relaciona con los elementos en que sirven los alimentos al cliente. El material más utilizado es la porcelana o el pedernal, aunque se puede utilizar cerámica en ciertos casos. Estos equipos se componen de platos, pocillos, tazas y elementos de uso secundario, (azucareras, lecheras, cafeteras, etc.)











Cubiertería
Comprende todos los elementos que utiliza el cliente para partir porciones y llevar a la boca los alimentos. Podemos decir de ellos que son herramientas indispensables para comer bien y cómodamente. Existen diferentes piezas agrupadas así:







Cristalería
En este grupo está todo lo referente al servicio de bebidas dentro del comedor y en el bar. En la cristalería existen diferentes estilos y series: únicamente varían las formas, pero no su utilización o capacidad. Este grupo lo conforman copas, vasos y otros elementos.


Electroplata o material de acero inoxidable
Dentro de este grupo están los elementos más complejos y que se utilizan dentro del servicio. Debido a su gran cantidad y variedad, es difícil clasificarlos por grupos; los elementos más utilizados de este material son:



Accesorios
Se clasifican de esta forma porque son elementos que sirven de una forma indirecta en el servicio al cliente y por lo tanto su utilización es ocasional aunque por lo general están puestos permanentemente sobre la mesa.

Equipos utilizados en eventos