Banquetes Paola e. U /Cel.3017599077. Barranquilla
RECIBO DE MERCANCÍAS
OBJETIVO
Certificar
de que los productos enviados por el proveedor correspondan exactamente a los
que han sido ordenados, tanto en materia de calidad como cantidad, precio y
especificaciones generales, ejerciendo sobre ellos la canalización respectiva,
despachándolos a los correspondientes almacenes y generando la información
necesaria para su control.
La
actividad de recibo se considera de relevante importancia, ya que con ella se
da por terminado el ciclo normal de la gestión de compra.
A
través de los registros que se llevan a cabo en esta área, se inicia una serie
de procesos de información conducentes al control de las existencias y a su
propio tratamiento, facilitando la medición del costo, manejo de inventarios y
la cancelación de facturas a los proveedores.
En
muchas operaciones se ejercen controles efectivos para la compra y almacén, no
prestando atención a la implantación de sistemas de información que constaten
que la mercancía tramitada a través de compras sea realmente despachada al
restaurante y que a la vez se registre como entradas al almacén o a lo que se
ha denominado como ‘’directos’’. Lo anterior implica que el área de recibo es
considerada como el punto donde se termina el ciclo de compra y empieza el control de la materia
prima.
Relación organizacional
Para restaurantes con operación regular, la
responsabilidad de recibo de mercancías, se fusiona con la de almacén, en el
cargo almacenista/recibidor. La línea de autoridad es la de contralor de
alimentos y bebidas.
De
acuerdo al volumen de operaciones, se podrá separar el área de recibo de
mercancías. Se mantendrá la línea de autoridad, el contralor de alimentos y
bebidas.
Para
restaurantes pequeños, la línea de autoridad será directamente el gerente.
RECIBO DE MERCANCIAS
GENERALIDADES
INVENTARIO ( I
)
MERCANCÍAS ( RM )
A
pesar de que exista el almacenista/recibidor, la responsabilidad de revisión y
aceptación de ciertas mercancías es compartida con el chef, gerente y el
contralor de alimentos y bebidas. Esto se presenta ya que el recibidor, aunque
tenga experiencia en evaluar la calidad de la mercancía despachada por el
proveedor, en ciertas oportunidades necesita ser asesorado.
Principios
generales de recibo de mercancías
Para ejercer las funciones de recibo es necesario
considerar los siguientes principios:
· Conocimiento de la llegada de
mercancías, es decir, conocer cuando el proveedor debe despachar los pedidos.
· Conocimiento en el manejo de balanzas
y de medidas de capacidad y peso.
· Conocimiento de la calidad, cantidad
exigible y presentación para aprobar el
recibo de la mercancía.
· Conocimiento del tratamiento de la
mercancía una vez apruebe su recibo.
·
Conocimiento del tratamiento de información y su adecuada distribución.
Estos
principios son básicos para desarrollar adecuadamente la actividad de recibo de
mercancías, además de los conocimientos de la estandarización de productos,
para evaluar la calidad de los mismos.
Por lo tanto debe conocer todos los productos requeridos para la
operación de las diferentes áreas, relacionando en forma adecuada la
información respecto a los documentos (facturas) emitidas por los proveedores,
comprobantes de recibo de mercancía, solicitudes, listas u órdenes de compra,
para el control de contabilidad y de
contraloría de alimentos y bebidas o costos.
De acuerdo con estos principios, es esencial que para esta actividad, se
disponga de:
· Una persona competente, conocedora de
como evaluar la calidad y el tratamiento de la mercancía.
· Un área que facilite el descargue de
mercancía y equipos adecuados para pesar y despachar la mercancía al almacén o
área respectiva.
·
Especificaciones estándar para facilitar la revisión de la mercancía.
· Conocimiento de los ‘’máximos y
mínimos’’ para guiarse en cuanto a las cantidades recibidas.
·
Implantación de procesos para generar la información básica para el
control de alimentos, bebidas y suministros.
Consideraciones específicas para el recibo de
materia prima
Para el desarrollo eficaz de la actividad de recibo
de mercancía, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:
·
Realizar el conteo físico y la respectiva constatación del peso de cada
artículo despachado por el proveedor.
·
Verificar que las cantidades enviadas por el proveedor sean las mismas
tramitadas por compras a través de la:
Lista de frutas y verduras ( formato I CC 2 01)
Lista de carnes (formato I CC 2 02),
Lista de lácteos (formato I CC 2 03),
Solicitud de compras
de almacén (formato I CC 2 04)
Orden de compra (formato I CC 302)
· Que
las características de la mercancía que está entregando el proveedor, se
ajusten a las especificaciones exigidas por compras.
· Que
el precio de las mercancías facturadas por el proveedor corresponda a los
relacionados en las listas, solicitudes
y órdenes de compra.
· Que
se realice el despacho de mercancías recibidas al almacén, una vez cumplido el
proceso de información.
El considerar los anteriores aspectos, limita el
fraude por parte de los proveedores, que se manifiesta cuando el
establecimiento no ejerce en forma apropiada las anteriores recomendaciones.
Las prácticas de fraude más comunes son:
·
Facturar productos de mayor calidad, enviando otros de calidad más baja.
· Colocar los artículos con la calidad
exigida en la parte superior de empaque, generalmente visible y el resto oculto
con calidad más baja. Es común esta práctica en el caso de bultos.
· Despachar por parte del proveedor
artículos con el peso ‘’rebajado’’ al
exigido, en el caso de las carnes y otras mercancías selladas.
· Utilizar ‘’rellenos’’ en cajas para
aumentar el peso y lograr el exigido.
· Colocar la mercancía directamente en
almacén y tramitar facturas que no corresponden a lo entregado y en ocasiones con precios alterados.
Además
de estas situaciones, se presenta en ocasiones
fraude por parte del propio almacenista recibidor de mercancía, quien es
cómplice con el conductor o despachador de la mercancía; tal es el caso típico en que
el proveedor manda el pedido completo pero el despachador solo entrega parte de
la mercancía y el recibidor acepta la factura total del pedido.
Todas estas prácticas se presentan al no existir un
sistema de información que controle dichas situaciones.
Proceso general para el recibo.
Este proceso se inicia disponiendo de la siguiente
información proveniente de compras:
· De la
“lista de frutas y verduras” (formato I CC 2 01)
· De la
“lista de carnes” (formato I CC 2 02)
· De la
“lista de lácteos” (formato I CC 2 03)
· De la
“solicitud de compras de almacén” (formato I CC 2 04)
· De la
“orden de compra” (formato I CC 3 02)
Estos
documentos mantendrán informado al almacenista/recibidor sobre el momento de
entrega de los respectivos pedidos por parte del proveedor.
El proceso general para el recibo, se desarrolla a
través de los siguientes pasos:
1.
Preparación de recibo.
2. Recibo de
Mercancía.
3.
Tratamiento post-entrega proveedor.
Una
de las gestiones más importantes para el recibo, es la misma preparación ya que
garantiza el éxito de la actividad y el ordenamiento de la información. Esto
hace referencia a que el encargado clasifica las listas, solicitudes u órdenes de compra remitidas por compras según
‘’fecha de entrega’’. De esta forma el recibidor conocerá el día en que el
proveedor deberá colocar la mercancía en
el restaurante, estando pendiente para realizar el respectivo recibo e informar
a compras si el proveedor demora la entrega.
En
el caso de frutas y verduras, lácteos (1), carnes y salsamentaria, pescados y
mariscos y aves y caza, grupos de
inventario cuya compra que se tramita por medio de las listas; el recibidor, al
disponer de esta información (día siguiente a la elaboración de la lista), preparará el área de recibo y las
balanzas respectivas para que estén en condiciones adecuadas en el momento de
revisar la mercancía.
Es
importante exigir a los proveedores un horario determinado para la entrega de
pedidos, ya que así, el almacenista/recibidor puede organizar su actividad de
recibo y entrada al almacén, y además, llevar al día los reportes diarios de
recibo de mercancía, incluso en
restaurantes pequeños, ejercer
otro tipo de funciones.
En
caso de encontrar alguna discrepancia en cuanto a precio, cantidad, calidad o
especificación diferente a la registrada en la solicitud u orden de compra, se
debe avisar de inmediato al contralor de alimentos y bebidas, para dar pronta
solución, hablando directamente con el proveedor y se decida si se acepta o no.
En
cuanto a las cantidades se puede presentar el recibo parcial del producto,
notificando al contralor de alimentos y bebidas, con el fin de acordar con el
proveedor si se compromete a completar la cantidad solicitada inicialmente o si
se requiere hacer nuevamente la gestión de compras. En caso de que haya lugar a
una devolución total o parcial de la mercancía,por no cumplir con las
especificaciones establecidas, se devuelve con una nota explicando el motivo de
la devolución y exigiendo la correspondiente nota crédito o la reposición de los productos.
El
recibo de todas las mercancías se debe hacer bajo la colaboración de alguno de
los empleados del área correspondiente. En el caso del recibo de alimentos,
debe procurarse que siempre se haga el recibo en presencia de cualquier persona
con cierto grado de responsabilidad del área de alimentos y bebidas, que es
donde se presenta mayor discrepancia. Tener presente esta regla para el recibo
de los demás productos.
Si
se aplican las anteriores consideraciones, el recibo de mercancía se reduce a
cumplir los siguientes aspectos;
1.
Ordenamiento de la mercancía en la plataforma.
2. Revisar y escoger los artículos que se
ajusten a las especificaciones exigidas.
3.
Efectuar el conteo total de la mercancía
escogida y revisada.
4.
Comparar las cantidades aceptadas con lo relacionado en las listas, solicitudes
de compra de alimentos y bebidas, de suministros o de las órdenes de compra.
5.
Si las cantidades coinciden, revisar si en la factura del proveedor son las
mismas y los precios coinciden con los pactados.
6.
Si no coinciden las cantidades, elaborar el memorando de corrección de
facturas, dirigido al proveedor con copia al contralor de alimentos y bebidas,
relacionando los productos aceptados con
el precio pactado.
7.
Despachar la mercancía al almacén o área correspondiente.
8.
Aceptada la factura del proveedor,
sellar y firmar en señal de aceptación.
9. Elaborar los reportes de recibo correspondientes.
Al
firmar y sellar la factura del proveedor, entregando las copias y reservando el
original para el restaurante, se inicia la fase de post-entrega proveedor, que
consiste en definir el tratamiento tanto de información como de las mercancías
propiamente dichas. En cuanto a información, el encargado elabora el ‘’comprobante
de recibo de mercancías’’ (formato I RM 2 01), documento básico para el
registro contable y control de las existencias para alimentos, bebidas y
suministros.
Al
final del movimiento, el encargado recopila los ‘’comprobantes de recibo de
mercancías’’ (formato I RM 2 01) en el ‘’reporte diario recibo de alimentos”
(formato I RM 2 02), en el “reporte
diario recibo de bebidas y cigarrillos” (formato I RM 2 03) o en el “ reporte
diario recibo de suministros” (formato I RM 3 01), de acuerdo con el grupo de
inventario que se esté recibiendo.
Tratamiento
de la información
El
tratamiento de información hace referencia a la elaboración del ‘’comprobante
de recibo de mercancías’’ (formato I RM 2 01) en post-entrega proveedor. Para
elaborar este comprobante se debe conocer con propiedad como se efectúa el
control de la existencia en cuanto a ‘’directos e inventario’’.
Directos: Son aquellos productos de naturaleza
extremadamente perecedera y prácticamente son de consumo inmediato, es decir,
se usarán o pasarán a producción en un tiempo muy corto una vez sean recibidos,
y se caracterizan por tener una rotación muy alta.
Este tratamiento se aplica básicamente a los
siguientes grupos de inventario:
·
Frutas y verduras
·
Lácteos
. VINOS
El
tratamiento de directos implica cargar al costo al ser recibidos, es decir, al
ser relacionados en el ‘’comprobante de recibo de mercancías’’ (formato I RM 2
01), como tal, se consideran como costo bruto alimentos.
Inventario:
Son aquellos productos que no se usarán inmediatamente y son almacenados,
ejerciendo sobre ellos el control de inventario a través de la tarjeta de
existencia o ‘bin-card’’ (formato I CA 3 01) o sea, se adquieren para un
determinado tiempo. Se consideran como tales, los siguientes grupos de
inventario:
·
Lácteos (2).
·
Envasados, enlatados y empacados.
·
Granos.
·
Licores.
·
Vinos.
·
Cervezas.
·
Gaseosas.
·
Cigarrillos.
·
Suministro clientes.
·
Suministro aseo.
·
Suministro impresos.
·
Suministro papelería.
Es
decir, para que estos afecten el costo de alimentos y bebidas y de suministros
necesitan ser despachados del almacén a producción o al área correspondiente
por medio de la ‘’requisición de mercancías’’ (formato I CA 2 01) o (formato I
CA 2 02).
Los
grupos de inventario de ‘’carnes y salsamentaria’’, ‘’pescados y mariscos’’,
‘’aves y caza’’ se tratan como ‘’directos’’ o ‘’inventario’’ de acuerdo a las
condiciones de conservación y consumo. En operaciones muy pequeñas y muy limitadas donde la compra de estos productos
es diaria para su consumo inmediato, el tratamiento es de ‘’directos’’, pero,
en la generalización de los casos, donde se requieren cantidades considerables
para el consumo de varios días es necesario el control de inventario de estos
productos por medio del ‘’meat tag’’, es decir que el tratamiento es de
‘’inventario’’.
En
muchas ocasiones se presentan problemas de criterio para el tratamiento de
‘’directos’’ e ‘’inventarios’’ debida a la confusión de perecederos y no
perecederos y a la vez con los respectivos grupos de inventario. Esto se debe a
que no todos los perecederos se consideran como directos para efectos de
control, tal es el caso de las carnes. Lo mismo en determinado grupo de
inventario, pueden tratarse algunos productos como ‘’directos’’ y otros como
‘’inventario’’, como es el caso de los ‘’lácteos’’ ya que todos ellos son
prácticamente perecederos.
La
diferencia entre lácteos (1) y lácteos (2) es precisamente su tratamiento de
control. Los Lácteos (1) son los típicamente perecederos, de consumo inmediato
que se tratan como ‘’directos’’, mientras que los lácteos (2) deben ser
tratados a través de control de inventario y se han considerado como no
perecederos, siendo que el grupo de lácteos en general es perecedero.
Recordemos que Lácteos (2) son mantequillas,
margarinas y quesos que tienen la facilidad de ejercer sobre ellos control de
inventario.
Los
artículos que pertenecen a suministro y
que son comprados como directos, se llevan al grupo de inventario que se
llama ‘’suministros varios’’. Estas son
compras esporádicas o de emergencia, que van a ser utilizadas casi que de
inmediato.
Para
aclarar conceptos se establece que cada grupo de inventario de acuerdo a su
tipo ‘’perecedero’’ y ‘’no perecedero’’ se trata como directo e inventario
respectivamente, de acuerdo al control que se les ejerza, esto es:
Los grupos de inventario de:
·
Carnes y salsamentaria
·
Pescados y mariscos
· Aves
y caza
Deben ser tratados como ‘’inventario’’ a través del
‘’meat-tag’’ según los criterios de conservación y consumo.
El
grupo de inventario de ‘’lácteos’’ que son tratados como ‘’directos’’, se
considera de tipo-perecedero lácteos (1); mientras los que tienen la facilidad
de tratarse como ‘’inventario”, se consideran de tipo ‘’no-perecedero’’ lácteos
(2).
En el siguiente cuadro se define el tratamiento de
control para cada grupo de inventario.
TIPO
GRUPO DE INVENTARIO
CÓDIGO
TRATAMIENTO
· Perecederos
· No
perecederos
Carnes y salsamentaria
Pescados y mariscos
Aves y caza
Lácteos (1)
Frutas y verduras
Lácteos ( 2)
Enlatados, envasados y empacados
Licores
Vinos Por País, categoría.
Cigarrillos
Gaseosas
Suministros cliente
Suministro aseo
Suministro papelería
Suministro impresos
CS,PM,AC,L (1),FV,L
(2),EE,LIC.V.CIG.GS,SA,SP,S,o
Inventario Directo,Inventario de stock.
2. PROCESO DE RECIBO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
El
tratamiento para el recibo de alimentos y bebidas depende del grupo de
inventarios que se afecte con la entrada del producto. El procedimiento para el
recibo de cada uno de éstos, es el siguiente:
·
Recibo de Lácteos (1), frutas y verduras
Por
medio de la ‘’lista de frutas y verduras’’ (formato I CC 2 01), en su columna
de cantidades, se informa al almacenista/recibidor de mercancías los productos
que llegarán al restaurante, así como la fecha pactada de entrega por parte del
proveedor y el precio negociado. Vale recordar que el contralor de alimentos y
bebidas remite al área de recibo esta
lista cuando todos los pedidos hayan
sido ordenados.
Una
vez se presente el proveedor a hacer entrega de los productos negociados, el
encargado de recibir la mercancía, hace que se ordene la mercancía en la
plataforma y con la asistencia de alguna de las personas seleccionadas del área
de producción, revisan el estado de la mercancía separando aquellos productos
que se ajusten a las especificaciones y
puedan ser aceptados.
En
medio de esta labor el almacenista/recibidor va apuntando las cantidades de los
productos aceptados en la columna de ‘‘recibido’’ en la ‘’lista de frutas y
verduras’’.
Luego
el almacenista/recibidor constata con el proveedor el precio y unidad que
aparecen en la lista. Si éste no está de acuerdo con algún precio, que es muy
usual en estos casos, el almacenista/recibidor consulta con el contralor de
alimentos y bebidas para definir si se acepta el precio y/o cantidad, de acuerdo
con la discrepancia presentada.
En
el recibo de este tipo de mercancías se presenta una situación muy particular,
de que parte de la mercancía que trae el proveedor es rechazada, o sea, que el
proveedor prefiere que el restaurante le relacione la mercancía recibida en una
factura provisional, mientras que se elabora y se tramita la factura del
proveedor en su debida forma. Esta factura provisional se ha denominado como
‘’mercancía recibida sin factura’’ (formato I RM 2 04) que, como su nombre lo
indica, cumple las funciones de la factura mientras que el proveedor elabora y
despacha la propia. Este documento es muy importante, puesto que permite que el
almacenista/ recibidor, genere la información respectiva a las diferentes áreas
sin la factura del proveedor.
Para
la radicación de la cuenta por pagar al proveedor es indispensable que el
proveedor haya generado la respectiva factura, la cual debe cumplir con todos
los requisitos legales exigidos por las normas tributarias.
Cuando
se trata de proveedores muy pequeños o campesinos que cultivan directamente sus
productos a los que se les adquiere productos muy especiales de frutas y
verduras o lácteos (1), y no disponen de
facturas, el almacenista/recibidor les
elabora un comprobante de recibo caja menor forma minerva 20-02 o una cuenta de
cobro, los cuales son cancelados
generalmente por caja menor, debido a que son montos muy bajos.
Una
vez recibida la mercancía y la factura, el almacenista recibidor coloca el
sello de recibido a todos los documentos y anexa a la factura del proveedor, la
lista de frutas y verduras o la lista de lácteos, si ésta existe con todos sus
soportes. Por lo general para la adquisición de la leche se hace por medio de
contratistas, quienes la llevan al restaurante a diario o periódicamente, a muy
temprana hora, la recibe el encargado de cocina de turno, quien firma la
factura en señal de aceptación del pedido.
A su llegada al turno, el almacenista/recibidor verifica el ingreso
físico del producto y recoge la factura del proveedor para hacer el trámite de
entrada respectivo.
Por
tratarse de productos denominados “directos”, es decir, que no se manejan a
través del almacén con tratamiento de
inventarios, ingresan directamente al centro de
producción (cocina), pero el contralor de alimentos y bebidas verifica
su consumo mediante el control de producción.
· Recibo de carnes y salsamentaria,
pescados y mariscos, y aves y caza.
Este
proceso se inicia a partir de las órdenes de pedido a través de la ‘’lista de
carnes’’ (formato I CC 2 02). Llegada la mercancía, el almacenista/recibidor la
hace ordenar en la plataforma y verifica la misma con base en los estándares
establecidos, junto con la persona del área de cocina o alimentos y bebidas
designada para esta labor.
Una
vez seleccionados los productos se debe comparar las unidades, cantidades, peso
y precio relacionados en la factura del proveedor con los datos de la lista. Si existe alguna
discrepancia en cuanto al precio, se informa al contralor de alimentos y
bebidas quien se comunica con el proveedor y toma una decisión.
Si
las cantidades recibidas no se ajustan a las facturadas, el
almacenista/recibidor elabora el ‘’memorando de corrección de facturas’’
(formato I RM 2 05), adjuntándolo a la factura del proveedor. Vale aclarar que
esto no invalida la factura del proveedor, solo se advierte sobre la
discrepancia para que envíen nota crédito o débito, pero si es el caso se
solicita el cambio de factura.
Se
debe tener en cuenta que la diferencia en cuanto a cantidad se presenta muy
frecuentemente en el grupo de aves y caza así como en el de pescados y
mariscos, debido básicamente a mermas o disminuciones de peso por el proceso de
descongelamiento. Por ello, se puede pactar con el proveedor el enviar
remisionada la mercancía, o sea, que con
base en el peso que el recibidor registre, se hará la factura posteriormente o
puede enviar la factura con todos los datos excepto la cantidad y el total, los
cuales llenará el almacenista/recibidor, con aprobación de quien está haciendo
entrega de la mercancía.
Una
vez aceptada la mercancía, el almacenista/recibidor elabora el “comprobante de
recibo de mercancías” (formato I RM 2 01) suministrando copia al contralor de
alimentos y bebidas para la actualización del registro de proveedores y el
control de proveedores por artículo, para la actualización de los inventarios
en el sistema y copia al almacenista/recibidor para el registro de las tarjetas
de "bin card" (formato I CA 3 01) y para la elaboración del ‘’meat
tag o tarjeta de inventario de carnes’’ (formato I CA 3 02). El original se
anexa a la factura para el ‘’reporte diario de recibo de alimentos’’ (formato I
RM 2 02).
La
elaboración de la “tarjeta inventario de carnes o meat tag” (formato I CA 3
02), se ha considerado la forma más apropiada para el control de inventario de
estos grupos. El porcionamiento de estos productos con base en las
especificaciones de gramaje y cortes, puede ser realizado por el chef y/o el
auxiliar de carnicería.
Al
llegar la carne se debe porcionar de acuerdo al par stock definido de cada
corte; para el manejo de eventos se debe dejar determinada cantidad en pieza.
Las cantidades de cada corte así como la que debe dejarse en pieza, se
establecen conjuntamente entre el chef, el gerente y el contralor de alimentos
y bebidas. El contralor de alimentos y bebidas verifica las cantidades
resultantes de cada corte y as cruza contra la entrada total en pieza.
Terminado
el proceso de porcionamiento, la persona encargada de esta labor empaca la
carne en bolsas de 10 porciones, (se
establece según nivel de consumo) por tipo de corte y gramaje incluyendo la
tarjeta de meat tag, en un lugar visible
dentro de la misma bolsa.
La
tarjeta de meat tag, está compuesta por dos partes; la parte superior queda
dentro del paquete y la inferior se
desprende y se envía al contralor de alimentos y bebidas. Cada paquete con su
‘’meat tag’’ se remite al almacén para la adecuada conservación y proceso de
maduración.
La
elaboración de la ’’tarjeta inventario de carnes o meat tag’’ conlleva las
siguientes ventajas:
·
Obliga a limpiar y porcionar cada pieza, antes de dar entrada al
almacén.
· Define el precio por porciones de
acuerdo a los diferentes cortes utilizados.
· Facilita el manejo y almacenamiento.
· Se conoce la fecha límite para
consumir el producto.
· Facilita elaborar las requisiciones, ya que harán
referencia a paquetes.
· Facilita elaborar inventarios físicos,
ya que se reduce al conteo de paquete.
· Facilita el control de producción,
puesto que se sabe exactamente el número de porciones de cada corte consumidas,
facilitando el cruce contra la venta.
Algunas sugerencias para el recibo de estos
productos.
Con respecto a
los mariscos, destape una caja y
verifique:
· El
tamaño del langostino, la cantidad por caja y la calidad del mismo.u-10, u-15-u
21-22 etc.
· Con
respecto al camarón se debe probar uno
para determinar el grado de frescura.
Con respecto a pescados
· En
cuanto al filete de róbalo, el color determina si éste es fresco.
· Para
el filete de pargo rojo, descongele uno, ábralo, huélalo y presione con los
dedos. Si este no vuelve a su estado original significa que no está fresco.
Con respecto a las carnes
· Chatas: Se debe verificar que venga
limpia, recortada, sin cola y fresca.
· Lomo de Cerdo: Debe llegar
limpio y un poco grueso.
· Lomo de Res: Debe llegar limpio y un poco grueso.
· Sobrebarriga: Debe ser delgada y
fresca.
· Lengua: Verificar que esté totalmente limpia y sin
agallas.
· Pernil de Cerdo: Debe llegar sin hueso
de cadera.
· Costilla de Cerdo: Debe venir entera y
no muy grasosa.
· Pernil de Ternera: Verificar que no
tenga hueso de cadera.
· Pollo: Fresco, sin agua, sin vísceras
y su peso promedio entre 3 y 3 1/2 libras u otro peso diferente, de acuerdo a
la carta de cada establecimiento.
Con respecto a otros productos
·
Leche: Verificar su fecha de
vencimiento y limpieza de canastas.
·
Frutas y verduras: Deben estar en
regular estado de maduración, sanas y frescas.
·
Quesos: Se debe verificar el tamaño, fecha de vencimiento y que estén
bien empacados.
·
Salsamentaria: Verificar su fecha de vencimiento, textura y empacado al
vacío.
· No se
deben recibir materias primas sanguinolentas o con edemas, tumores o manchas.
· Todas
las materias primas deben oler bien, fresco y agradable.
·
Recibo de enlatados, envasados y empacados, granos y
lácteos(2).
Se
inicia este proceso disponiendo de la ‘’solicitud de compras de almacén’’
(formato I CC 2 04), elaboradas por el almacenista/recibidor y diligenciadas
por el contralor de alimentos y bebidas.
El almacenista/recibidor debe organizar estos documentos sobre un
tablero en corcho o dispuestos en ganchos, designado uno para cada día de la
semana, organizando cada solicitud por
fecha de entrega de la mercancía, con el fin de establecer un control sobre el
día en que el proveedor debe despachar el pedido e informar al contralor de
alimentos y bebidas, en caso de que la mercancía no llegue el día programado.
Al
llegar los productos, se ordenan en la plataforma y se revisan, con la
asistencia de alguna persona del área de alimentos y bebidas, preferiblemente el chef o la persona
que él designe, cuando el producto lo amerite. Se verifica la totalidad de la
mercancía, descartando aquellos
productos que no cumplen con las características establecidas por el
restaurante.
Una
vez aceptado el pedido, se coteja la “solicitud de compras de almacén” (formato
I CC 2 04) con la factura del proveedor en cuanto a las unidades, cantidades,
marca o calidad del producto y precio.
Si la factura se ajusta plenamente a lo solicitado, se procede a
firmarla, sellarla, colocarle fecha y hora de recibido tanto en la original
como en la copia, restituyendo la copia
al proveedor.
La
original de la factura del proveedor se anexa a la “solicitud de compras de
almacén’’ (formato I CC 2 04), se elabora el “comprobante de recibo de
mercancías” (formato I RM 2 01) y procede a despachar la mercancía a su
respectivo almacén o área. Todos los documentos así conformados (factura del
proveedor, solicitud de compras de almacén y comprobante de recibo de
mercancías) constituyen la base para elaborar el‘’reporte diario de recibo de
alimentos’’ (formato I RM 2 02) al finalizar el día.
La
factura del proveedor debe cumplir todos los requisitos legales establecidos
por las normas tributarias colombianas ( ver SICO Gestión contable control de
egresos- G CE).
Si
la factura no se ajusta al pedido, el almacenista/recibidor elabora el
‘’memorando de corrección de facturas’’ (formato I RM 2 05 ), informa al
contralor de alimentos y bebidas, quien hablará con el proveedor para revisar
precios, cantidades, nota crédito pendiente
y si es necesario el cambio de factura.
Algunas sugerencias para el recibo de estos
productos.
·
Verificar que el producto cumpla con las especificaciones estándar
establecidas por el restaurante.
Con respecto a
enlatados y envasados:
· Verificar que no estén abollados, que
la etiqueta se encuentre en perfecto estado y que su fecha de vencimiento no
este próxima. No se deben ver impurezas u objetos extraño· Se toma una muestra para cerciorarse que la calidad corresponda a la solicitada y
que no estén gorgojeados.
Con
respecto a granos:
· Las envolturas deben estar bien
selladas y la etiqueta debe ser legible.
Con
respecto a lácteos (2)
· Deben ser frescos, en canastillas
limpias y el empaque en perfectas condiciones.
· Recibo de licores, vinos y cigarrillos
Este
proceso es idéntico al anterior, es decir, al de recibo de enlatados,
envasados, empacados, granos y lácteos (2), excepto que el documento diario
donde se recopilan los comprobantes de recibo de mercancía al finalizar el día,
se denomina ”reporte diario recibo de bebidas y cigarrillos” (formato I RM 2
03).
Algunas
sugerencias para el recibo de estos productos
· Para el recibo de licores y vinos
espumosos debe disponerse del listado de relación de estampillas, el cual debe
estar anexo a la factura del proveedor.
Esta relación es la referencia que trae la estampilla que cubre la tapa
de la botella. Esto garantiza que el producto es legal, original y distribuido
por una empresa autorizada. Se evita así, el riesgo de consumo de licor
adulterado o de contrabando así como también, el respaldo del distribuidor ante
una visita de la DIAN.
· Cuando se trate de licores
importados, revisar que tengan el pie de importación para
cerciorarse de que ésta fue legal.
Con
respecto a todos los licores en general, se deben tener en cuenta los
siguientes aspectos:
· Verificar que no posean cuerpos extraños,
ningún tipo de mugre y de color uniforme.
· Verificar que no estén cristalizados,
que las botellas no estén picadas, manchadas ni rasgadas las etiquetas.
· La tapa no debe estar rodada, debe
estar bien ajustada a la botella y el corcho en buen estado.
· Los cigarrillos deben venir en su
respectivo cartón, es decir, que la marca de la cajetilla corresponda a la del
cartón, éste debe estar perfectamente sellado, su aroma
debe ser fresco y no estar húmedo.
Para
la elaboración del ‘’comprobante de recibo de mercancías’’ (formato I RM 2 01)
de vinos y licores, se deben tener en cuenta
los siguientes aspectos:
1. Todo licor que esté registrado con IVA
del 16%, el monto de este impuesto será descontado del IVA generado por los
ingresos del restaurante. Esto significa que tal valor no se asume como costo de la botella.
2. En todos los licores y vinos, el costo de
la estampilla o impuesto de consumo forma parte del costo del producto.
Por
ejemplo: Los siguientes datos corresponden a la compra de licores efectuada a
un proveedor.
Cálculo
del valor de la botella:
Para
calcular el precio unitario o valor de la botella, se toma el valor total de la
mercancía y se le suma el impuesto
al consumo:
Valor
total de este producto: 6 botellas x
$11.082 = 66.492 + 4.128 = 70.620
Valor
unitario o valor de cada botella:
70.620 / 6 = 11.770
La
diferencia entre el valor facturado por el proveedor ($ 81.258) y el valor
total del producto ( $ 70.620), corresponde al impuesto al valor agregado (
IVA), el cual se registra en la casilla correspondiente, dentro del
“comprobante de recibo de mercancías” ( formato I RM 2 01)
3. Todo licor registrado con IVA del 35%, se lleva a IVA descontable del 16%
y el 19% restante se suma al costo de la
botella. Esto debido a que de acuerdo a
la legislación del país, solo se puede descontar el porcentaje del IVA igual al que se genera en las ventas del
establecimiento. En el caso de los
restaurantes, la tarifa del Impuesto al valor agregado (IVA), recaudado en los
servicios es del 16%. Por consiguiente solo es posible descontar hasta este
porcentaje.
Por ejemplo: Los siguientes datos corresponden a la
compra de licores a un proveedor.
Unidad,Detalle,cant,Valor,Unitario.Impuesto a
Las ventas ( IVA)
Impuesto al
Consumo
Total
Botella,W. B&W24,12.193,102.421,( 12.193 * 24 *
35%)
54.254,449.307
Cálculo
del valor de la botella:
Para
calcular el precio unitario o valor de la botella, se toma el valor total de la
mercancía y se le suma el impuesto
al consumo:
Valor
total de este producto: 24 botellas x
$12.193 = 292.632x 1.19 ( Iva asumido como costo)= $ 348.233+$ 54.254 (Impuesto
al consumo)= $ 402.486
Valor unitario o valor de cada botella: 402.486/ 24 = 16.770
La
diferencia entre el valor facturado por el proveedor ($ 449.307) y el valor
total del producto ( $ 402.486), es decir, $ 46.821 ( $ 12.193 x 24x 16%) corresponde al IVA descontable, el cual se
registra en la casilla correspondiente, dentro del “comprobante de recibo de
mercancías” (formato I RM 2 01).
·
Proceso de Recibo de Cerveza y Gaseosa
Previamente
el contralor de alimentos y bebidas establece un contrato con los
distribuidores de estos productos por las cantidades y frecuencia de entrega de los mismos.
El
almacenista/recibidor de mercancía, teniendo conocimiento de esta práctica, recibe
la mercancía. Al llegar el distribuidor
al restaurante, se cuenta y revisa la cantidad de envase desocupado y se
solicita esa misma cantidad sin elaborar solicitud de compra. El proveedor al
día siguiente, entrega la mercancía y la
factura correspondiente. Con la factura
del proveedor, el almacenista/recibidor, elabora el “comprobante de recibo de
mercancías” (formato I RM 2 01), bien sea que el pago sea de contado o que se
haya estipulado un determinado plazo para el mismo.
De
todos modos se sigue el mismo procedimiento que para los otros productos:
Firmar, sellar, registrar la fecha en que fue recibida la mercancía en las facturas del proveedor y despachar la
mercancía al almacén o área correspondiente.
Para
el recibo de estos productos hay que tener en cuenta además de las
especificaciones, las necesidades de las áreas. Por ejemplo los barriles de
cerveza para el bar, los cilindros de gaseosa para el área de cocina empleados
o cafetería, cuando se utiliza este sistema, las gaseosas y cervezas que se
trabajan en botella (determinada capacidad) y en lata, los garrafones de agua,
y las gaseosas presentación familiar para eventos. Estas presentaciones deben
haberse definido previamente, buscando mejorar el rendimiento y la eficiencia
en el restaurante.
Al
finalizar el día recopila todos los comprobantes de recibo de mercancía en el
“reporte diario de recibo de bebidas y cigarrillos” (formato I RM 2 03), para
las entradas de cervezas y en el “reporte diario de recibo de alimentos”
(formato I RM 2 02), para las entradas de gaseosas.
3. PROCESO DE
RECIBO DE SUMINISTROS
Se
inicia este proceso disponiendo de la ‘’solicitud de compras de almacén’’
(formato I CC 2 04), para los suministros que se manejan con este documento u
“orden de compra” (formato I CC 3 02), cuando se trata de suministros clientes
y algunos productos de aseo de alto costo.
El almacenista/recibidor debe organizar estos documentos sobre un
tablero en corcho o dispuestos en ganchos, designado uno para cada día de la
semana, organizando cada solicitud u orden de compra por fecha de entrega de la
mercancía, con el fin de establecer un control sobre el día en que el proveedor
debe despachar el pedido e informar al contralor de alimentos y bebidas, en
caso de que la mercancía no llegue el día programado.
Al
llegar los productos, se ordenan en la plataforma y se revisan, con la
asistencia de una persona de mayor rango cuando el producto lo amerite. Se
verifica la totalidad de la mercancía, descartando aquellos productos que no cumplen con las
características establecidas por el restaurante.
Una
vez aceptado el pedido, se coteja la “solicitud de compras de almacén” (formato I CC 2
04) o la orden de compra (formato I CC 3 02) con la factura del proveedor en
cuanto a las unidades, cantidades, marca o calidad del producto y precio. Si la factura se ajusta plenamente a lo
solicitado, se procede a firmarla, sellarla, colocarle fecha y hora de recibido
tanto en la original como en la copia, restituyendo la copia al proveedor.
La
original de la factura del proveedor se anexa a la “solicitud de compras de
almacén’’ (formato I CC 2 04) o a la “orden de compra” (formato I CC 3 02), se
elabora el “comprobante de recibo de mercancías” (formato I RM 2 01) y procede
a despachar la mercancía al almacén o área. Todos los documentos así
conformados (factura del proveedor, solicitud de compras de almacén u orden de
compra y comprobante de recibo de mercancías) constituyen la base para elaborar
el‘’ reporte diario de recibo de suministros’’ (formato I RM 3 01) al finalizar
el día.
La
factura del proveedor debe cumplir todos los requisitos legales establecidos
por las normas tributarias colombianas (ver SICO Gestión contable control de
egresos- G CE).
Si
la nota de remisión o factura no se ajusta al pedido, el almacenista/recibidor
elabora el ‘’memorando de corrección de facturas’’ (formato I RM 2 05), informa
al contralor de alimentos y bebidas quién hablará con el proveedor para revisar
precios, cantidades, nota crédito pendiente
y si es necesario el cambio de factura/nota de remisión.
Algunas
sugerencias para el recibo de estos productos.
Con
respecto a suministro cliente: Son todos aquellos productos que van
directamente a ser utilizado por los clientes del restaurante en cualquiera de
sus áreas, tales como: caja de fósforos con logo, servilletas, papel higiénico,
etc.
· Verifique que las marcas y la
presentación sean las exigidas por el restaurante
· Los empaques deben facilitar el conteo de
los productos y deben venir por
cantidades iguales, de 50, de 100 ó de 200 unidades dependiendo de la
presentación del producto
Con
respecto a suministro aseo .
· Que la presentación sea la solicitada
al igual que la calidad exigida.
Con
respecto a suministro papelería
· Verificar que los artículos
correspondan a los utilizados en el restaurante y con las especificaciones ya
conocidas.
Con
respecto a suministros impresos
Corresponde
a toda la papelería de formatos, folletos y documentos de uso interno y externo
que llevan información preimpresa del restaurante.
· Deben tener las especificaciones
conocidas, él logo, los colores y la información de la razón social, numero de
nit, teléfono y dirección exactos.
4.
PROCESO DE RECIBO DE ACTIVOS DE OPERACIÓN.
Se
inicia este proceso disponiendo de la
‘’orden de compra’’ (formato I CC
3 02), elaborada y diligenciada por el contralor de alimentos y bebidas, la
cual debe estar organizada en orden cronológico de llegada del producto, en el
tablero de corcho o gancho designado por el almacenista/recibidor.
Al
llegar la mercancía se ordena en la plataforma y se revisa, con la asistencia
del gerente y/o con el contralor de alimentos y bebidas, quien fue la persona
que hizo la negociación. Se verifica la totalidad de la mercancía, descartando
aquellos productos que no cumplen con las características establecidas en la
orden de compra.
Una
vez aceptado el pedido, se coteja la
“orden de compra” (formato I CC 3 02) con la factura del proveedor en
cuanto a las unidades, cantidades, marca o calidad del producto y precio. Si la factura se ajusta plenamente a lo
solicitado, se procede a firmarla, sellarla, colocarle fecha y hora de recibido
tanto en la original como en la copia, restituyendo la copia al proveedor.
La
original de la factura del proveedor se anexa a la “orden de compra” (formato I
CC 3 02), se elabora el “comprobante de recibo de mercancías” (formato I RM 2
01) y procede a despachar la mercancía al almacén o área al que va a hacer uso
del activo.
La
factura del proveedor debe cumplir todos los requisitos legales establecidos
por las normas tributarias colombianas ( ver SICO Gestión contable control de
egresos- G CE).Si la factura no se ajusta al pedido, el almacenista/recibidor
elabora del ‘’memorando de corrección de facturas’’ (formato I RM 2 05 ),
informa al contralor de alimentos y bebidas, quien hablará con el proveedor
para revisar precios, cantidades, nota
crédito pendiente y si es necesario el
cambio de factura/nota de remisiòn.
5.
PROCESO DE RECIBO DE ACTIVOS FIJOS
Con
base en la copia de la ‘’orden de compra’’ (formato I CC 3 02), el
almacenista/recibidor verifica la totalidad de la mercancía, descartando
aquellos productos que no cumplen con las características solicitadas. Para el recibo de este grupo se recomienda la
presencia del gerente y/o el contralor/contador, pues son compras de alta inversión.
Una
vez verificados los productos , se coteja
la “orden de compra” (formato I CC 3 02)
con la factura del proveedor en cuanto a las unidades, cantidades, marca
o calidad del producto y precio. Si la
factura se ajusta plenamente a lo solicitado, se procede a firmarla, sellarla, colocarle fecha y hora de
recibido tanto en la original como en la copia, restituyendo la copia al proveedor.
La original de la factura del proveedor se anexa a la
“orden de compra” (formato I CC 3 02), se elabora el “comprobante de recibo de mercancías”
(formato I RM 2 01) y procede a despachar la mercancía al almacén o área que va
a hacer uso del activo.
La
factura del proveedor debe cumplir todos los requisitos legales establecidos
por las normas tributarias colombianas ( ver SICO Gestión contable control de
egresos- G CE).
Si
la factura no se ajusta al pedido, el almacenista/recibidor elabora el
‘’memorando de corrección de facturas’’ (formato I RM 2 05 ), informa al
contralor de alimentos y bebidas, quien hablará con el proveedor para revisar
precios, cantidades, nota crédito pendiente y si es necesario el cambio de
factura.
RECOPILACIÓN
DIARIA DE
INFORMACIÓN
Tomando
en consecutivo los ‘’Comprobantes de recibo de mercancías’’ (formato I RM 2 01)
elaborados en el día, la “lista de frutas y verduras” (formato I CC 2 01), la
“lista de carnes” (formato I CC 2 02), la “lista de lácteos“ (formato I CC 2
03), las “solicitudes de compras de almacén” (formato I CC 2 04) y las “órdenes
de compra” (formato I CC 3 02), el almacenista/recibidor debe diligenciar el
‘’reporte diario recibo de alimentos’’
(formato I RM 2 02), el “reporte diario recibo de bebidas” (formato I RM 2 03)
o el “reporte diario de suministros” (formato I RM 3 01), según corresponda en
original y copia. Estos reportes resumen
las entradas de mercancía que hubo durante el día, por cada ítem de inventario.
Al
finalizar el turno, el almacenista/recibidor debe enviar al contralor de
alimentos y bebidas o contralor/contador, el original de cada uno de estos
reportes, soportados con los comprobantes de recibo de mercancías, los cuales
tienen anexo las facturas originales del proveedor para su respectiva revisión
y registro. También envía las fotocopias de los documentos enviados por el
contralor de alimentos y bebidas que soportaron el recibo de la mercancía tales
como: Listas de frutas y verduras, listas de carnes, listas de lácteos,
solicitudes de compra, órdenes de compra según corresponda. La copia la hace firmar por la persona que le
recibió el paquete original y la archiva en su área para consulta.
DESCRIPCIÓN DE FORMATOS
I RM 2 01
COMPROBANTE DE RECIBO DE MERCANCÍAS
I RM 2 02
REPORTE DIARIO RECIBO DE
ALIMENTOS ,BEBIDAS,VINOS
I RM 2 04
MERCANCÍA RECIBIDA SIN FACTURA
I RM 2 05
MEMORANDO DE CORRECCIÓN DE FACTURAS
I RM 3 01
REPORTE DIARIO RECIBO DE SUMINISTROS
I RM 2 01 COMPROBANTE DE RECIBO DE MERCANCÍAS
OBJETIVO
Se
utiliza como constancia de que los artículos (alimentos y bebidas o
suministros) que se relacionan en la factura del proveedor, realmente hayan sido recibidos.
Esta constancia constituye el medio de información de entrada de mercancía para
el control de inventarios así como el registro de la compra y la
correspondiente radicación del pasivo.
No
se trata únicamente de la transcripción
de la factura del proveedor sino el
tratamiento que se da a los diferentes grupos de inventario, es decir, si serán
manejados como directos o a través del
control de inventarios, información básica para el proceso de control del costo
diario.
INFORMACIÓN
a-
Día, mes, año en que se elabora el comprobante.
b-
Nombre del proveedor y/o razón social.
c-
Número de cédula de ciudadanía o del Nit del proveedor.
d-
Listas, orden de compra, solicitud de compra de almacén, marcar con (x) la que
corresponda u otros, cuando la compra no haya sido gestionada por ninguno de
los documentos anteriores.
e- Número de la factura despachada por el proveedor.
f- Unidad en que se presenta el producto.
g- Código
interno asignado al artículo
h-. Cantidad de
artículos que se relacionan en la factura del proveedor.
i- Nombre del artículo o descripción del producto
j- Valor unitario
k- Total de Multiplicar (i) por (k), igualmente
referido en la factura por el proveedor.
l- Colocar la clave que corresponda, de acuerdo al
grupo de inventario a que pertenece al
producto, ejemplo: PM (pescados y mariscos),
CS (carnes y salsamentaria), SC
(suministro cliente), SA (suministro aseo), SM (suministro mantenimiento) etc.
m- Tratamiento de la mercancía si su manejo es directo o va a inventario.
n- Se totaliza el comprobante, cifra que debe ser
igual al monto (importe) que se relaciona en la factura del proveedor, lo
mismo, se totaliza la columna de '‘directo’’ e ‘’inventario’’
o- Relacionar en las casillas los grupos de
inventario incluidos en el comprobante y su tratamiento de ‘’directo’’ e
‘’Inventario’’ totalizandolos por cada grupo.
p- Se colocan los valores correspondientes en cada
renglón, así:
·
Iva descontable (19%) puEsto que en el caso de impuestos superiores a
este porcentaje, el excedente va al costo, tal como se explicó anteriormente.
·
Retención en la fuente: Se calcula con base en las normas tributarias
vigentes, en general sobre las compras para los obligados a retener, se causa
con un porcentaje del 3%, sin embargo existen algunas excepciones ( ver Gestión
Contable en la parte de control de
egresos, G CE).
·
Otros impuestos si los posee.
· Neto Total de la factura: Total (
o) + Iva – Retención – Otros impuestos.
q-
Firmas de los respectivos encargados.
ELABORA:
El almacenista/recibidor de mercancías en su totalidad.
DISTRIBUCIÓN: Original: Se adjunta la factura del
proveedor, los cuales van el paquete de soporte que se remite al contralor de
alimentos y bebidas quien procesa las compras y/o correcciones y obtiene la
aprobación del contralor/contador, para ser pasados al auxiliar de contabilidad
para su digitación y causación
Primera
copia: Al contralor de alimentos y bebidas, para el proceso de inventarios y de
compras.
Segunda
copia: La deja el almacenista/recibidor, para la actualización de las tarjetas
de "Bin Card"o la elaboración del "Meat Tag" según sea el
caso.
DISEÑO
DE LA FORMA I RM 2 01
2 02
REPORTE DIARIO RECIBO DE
ALIMENTOS
OBJETIVO
Recopilar
el monto total de alimentos que se reciben diariamente, el cual constituye la
información básica para el control de
inventarios. consecutivo.
INFORMACIÓN
Esta
información es soportada por los comprobantes de recibo de mercancía, los
cuales se relacionan en éste en estricto orden
a- Día, mes, año en que se elabora el reporte.
b- Nombre del almacenista/recibidor de mercancía.
c- Número consecutivo del reporte de recibo.
d- Número de ítems, según él numero de
facturas que se relacionan en el
reporte.( 1-2-3..)
e- Número de la factura del proveedor o del
comprobante de compra si no existe ésta.
f- Número del comprobante de recibo de
mercancía que se está relacionando, en forma consecutiva.
g- Nombre del proveedor
h- Valor
de las mercancías recibidas, colocando en cada casilla, el valor correspondiente a cada
grupo de inventario al que pertenezca el producto (carnes y salsamentaria,
pescados y mariscos, aves y caza, frutas y verduras, otros directos, lácteos,
empacados y envasados y gaseosas.)
i- Sumatoria de todos los grupos de
inventarios relacionados en el literal (h). Este valor corresponde al
total de cada factura manejado por
“inventario” y “directos”.
j- Se coloca el monto respectivo a
‘’directos’’
k- Valor sumatoria de los grupos manejados como “inventario”.
l- Total factura: Sumatoria de (j + k), es
igual al valor relacionado en la columna (i).
m-
Entradas hoy - saldo anterior - total mes a la fecha -
cierre mes anterior: Se registra el total de entradas del día por cada grupo de
inventario de alimentos; en la segunda
línea se coloca el saldo acumulado de compras de alimentos hasta el día anterior, en la tercera línea la sumatoria de
las dos anteriores, y por último en la cuarta línea se estipula el acumulado de
compras del mes anterior, el cual sirve como parámetro para el presente mes.
ELABORA:
El almacenista/recibidor, relaciona en forma consecutiva cada comprobante de
recibo.
DISTRIBUCIÓN: Original: Se adjunta al paquete de soportes
que se remite al contralor de alimentos y bebidas quién procesa las compras y/o
correcciones y obtiene la aprobación del contralor/contador, para ser pasados
al auxiliar de contabilidad para su digitación y causación.
Copia: Contralor de A y B, para facilitar el proceso
de compras.
DISEÑO DE LA FORMA I RM 2 02
I03 REPORTE
DIARIO RECIBO DE BEBIDAS Y CIGARRILLOS
OBJETIVO
Recopilar
el monto total de bebidas y cigarrillos
que se reciben diariamente en el restaurante, el cual constituye la
información básica para el control de
inventarios.
Esta
información es soportada por los comprobantes de recibo de mercancía, los
cuales se relacionan en éste, en estricto orden consecutivo.
INFORMACIÓN
a- Día, mes y
año en que se elabora el reporte.
b- Nombre del
almacenista/recibidor de mercancía.c- Número consecutivo del reporte de recibo.d- Número de ítems, según él numero de
facturas que se relacionan en el
reporte. ( 1-2-3....)
e- Número de
la factura del proveedor o del comprobante de compra si no existe ésta.
f- Número del comprobante de recibo de mercancía que
se está relacionando, en forma consecutiva.
g- Nombre del
proveedor.
h- Valor de las mercancías recibidas, colocando en
cada casilla, el valor correspondiente a
cada grupo de inventario al que pertenezca el producto (licores, vinos y
cervezas)
i- Sumatoria de todos los grupos de inventarios
relacionados en el literal
j- Se coloca el monto respectivo de ‘‘cigarrillos ’’
de cada factura.
k- Total factura: Sumatoria de ( i + j).
l- Entradas hoy
- saldo anterior - total mes a la
fecha - cierre mes anterior: Se registra el total de entradas del día por cada
grupo de inventario de bebidas y
cigarrillos; en la segunda línea se coloca el saldo acumulado de compras de
bebidas y cigarrillos hasta el día
anterior, en la tercera línea la sumatoria de las dos anteriores, y por último
en la cuarta línea se estipula el acumulado de compras de bebidas y cigarrillos
del mes anterior, el cual sirve como parámetro para el presente mes.
ELABORA:
El almacenista/recibidor, relacionando en forma
consecutiva cada comprobante de recibo, en original y copia.
DISTRIBUCIÓN: Original: Se adjunta al paquete de soportes
que se remite al contralor de alimentos y bebidas quién procesa las compras y/o
correcciones y obtiene la aprobación del contralor/contador, para ser pasados
al auxiliar de contabilidad para su digitación y causación.
Copia: Contralor de A y B, para facilitar el proceso
de compras.
DISEÑO DE LA FORMA I RM 2 03
04. MERCANCÍA
RECIBIDA SIN FACTURA(PEQUEÑOS MONTOS)
OBJETIVO
Darle
entrada a la mercancía mientras el proveedor entrega la factura. Se utiliza
como comprobante provisional para aquellos proveedores que no presentan factura que ampare el pedido suministrado en
el momento de la entrega. Pero tramitará la propia dentro de un término
prudencial, puesto que sin ella no es posible radicar el pasivo ni mucho menos
pagar la mercancía.
Esta
practica es típica para el caso de ‘’frutas y verduras’’. Este documento toma
el lugar de la factura hasta que el proveedor tramita la propia, que debe estar
soportada por la copia que genera este formato, para que el pago se haga
efectivo.
INFORMACIÓN
a- Día, mes y
año en que se elabora la nota. Nombre del proveedor.
b- Nombre del
proveedor.
c- Unidad en que se presenta el producto.
d- Cantidad
del producto que se relaciona.
e- Nombre del
producto.
f- Valor
unitario del artículo.Multiplicar (d)
por (f).Nombre de quien elabora
la nota.Firma del proveedor o de quien recibe la nota.
DISTRIBUCIÓN: Original: Se adjunta al paquete de soportes
que se remite al contralor de alimentos y bebidas quién procesa las compras y/o
correcciones y obtiene la aprobación del contralor/contador, para ser pasados
al auxiliar de contabilidad para su digitación y causación.
Copia:
Contralor de A y B, para facilitar el proceso de compras.
DISEÑO DE LA
FORMA I RM 2 04
05 MEMORANDO
DE CORRECCIÓN DE FACTURAS
OBJETIVO
Informar
al contralor de alimentos y bebidas y al proveedor las discrepancias presentadas
entre la negociación y la facturación
efectuada por el proveedor. Estas pueden ser en cuanto a precio, calidad,
cantidad u otra diferente. La información conlleva una labor por parte del
contralor de A y B, la cual consiste en contactar al proveedor para resolver la
discrepancia.
INFORMACIÓN
a- Día, mes,
año de elaboración del documento
b- Área que
elabora y envía la información, así como el área a la cual va dirigida la
misma.
c- Número de
la factura que
presentó la discrepancia
y nombre del proveedor.
d- Discriminación de la discrepancia presentada,
explicando el valor cuando se trate de diferencia entre el precio facturado y
el negociado; la cantidad facturada y solicitada, cuando la mercancía que llegó
no fue la misma cantidad solicitada; cuando se trate de discrepancias de
calidad, se debe exponer la referencia, el gramaje, etc. Si es otra diferente
se debe explicar cual.
e-
Observaciones: Las relevantes que merezcan mayor aclaración.
f- Firmas del
almacenista/recibidor de mercancías, cuando diligencia el formato y del
contralor de alimentos y bebidas cuando recibe la copia enviada por parte del
almacenista/recibidor.
g- Gestión ante el proveedor: Compromiso que
adquiere el proveedor para solucioNar la discrepancia. Ejemplo, enviará nota crédito por valor de ...
DISTRIBUCIÓN: Original: Para el proveedor
Primera
copia: Se adjunta al paquete de soportes que se remite al contralor de
alimentos y bebidas quién procesa las compras y/o correcciones y obtiene la
aprobación del contralor/contador, para ser pasados al auxiliar de contabilidad
para su digitación y causación.
Segunda Copia: Contralor de A y B, para facilitar el
proceso de compras.
DISEÑO DE LA FORMA
05
I 01 REPORTE DIARIO DE RECIBO DE SUMINISTROS
OBJETIVO
Recopilar el
monto suministros que se reciben
diariamente, el cual constituye la información básica para el control de inventarios.
Esta información es soportada por los comprobantes de
recibo de mercancía, los cuales se relacionan en éste en estricto orden
consecutivo.
INFORMACIÓN
a- Día, mes y
año en que se elabora el reporte.
b- Nombre del
almacenista/recibidor de mercancía.
c- Número
consecutivo del reporte de recibo.
d- Número de
ítems, según el número de facturas que
se relacionan en el reporte. (1-2-3....)
e- Número de
la factura del proveedor o del comprobante de compra si no existe ésta.
f- Número del
comprobante de recibo de mercancía que se está relacionando, en forma
consecutiva.
g- Nombre del
proveedor.
h- Valor de las mercancías recibidas, colocando
en cada casilla, el valor
correspondiente a cada grupo de inventario al que pertenezca el producto (aseo,
cliente, papelería, impresos, mantenimiento, varios)
i- Sumatoria de todos los grupos de
inventarios relacionados en el literal ( h).
j- Se coloca el monto respectivo a “activos de
operación ’’ de cada factura, si hubo compras de éstos.
k- Total factura: Sumatoria de ( i + j).
l- Entradas hoy -
saldo anterior - total mes a la fecha - cierre mes anterior: Se registra
el total de entradas del día por cada grupo de inventario de suministros y activos de operación; en la
segunda línea se coloca el saldo acumulado de compras de suministros y activos
de operación hasta el día anterior, en
la tercera línea la sumatoria de las dos anteriores, y por último en la cuarta
línea se estipula el acumulado de compras de suministros y activos de operación
del mes anterior, el cual sirve como parámetro para el presente mes.
ELABORA: El almacenista/recibidor, relacionando en
forma consecutiva cada comprobante de recibo, en original y copia.
DISTRIBUCIÓN: Original: Se adjunta al paquete de soportes
que se remite al contralor de alimentos y bebidas quién procesa las compras y/o
correcciones y obtiene la aprobación del contralor/contador, para ser pasados
al auxiliar de contabilidad para su digitación y causación.
Copia: Contralor de A y B, para facilitar el proceso
de Compras.
