TABLA DE CONTENIDO
1 . ENTRANDO A RESERVAS 3
1.1 . La barra de herramientas estándar de ZEUS 4
2 . MENÚ PARÁMETROS 4
3 . MENÚ RESERVAS 5
3.1 . PLANES 6
4 . GRUPOS 6
4.1 . CREACIÓN DE UN GRUPO 11
4.1.1 . Como Generar una Reserva de Grupo 20
4.1.2 . Como Cancelar un Grupo 21
4.1.3 . Apertura del Folio Maestro del grupo 21
4.1.4 . Ver Tarifas 21
4.1.5 . Consultar el Allometment del Grupo 22
4.1.6 . Consulta de Habitaciones Bloqueadas 23
4.2 . Apertura del Folio Maestro del Grupo 23
4.3 . Preregistros de Grupos 24
4.4 . Preregistros Individuales 25
4.5 . Preparación de Grupos 25
4.6 . Reservas 28
4.6.1 . B. Habitaciones de la reserva 32
4.6.2 . % Agencias 35
4.6.3 . Preferencias 36
4.6.4 . Cancelar 37
4.6.5 . Activar Canceladas 38
4.6.6 . Confirmar 39
4.6.7 . Mov. Depósitos 39
4.6.8 . Contactos de Reservas 40
4.6.9 . Como Ingresar Acompañantes a una Reserva 42
4.6.10 . Móviles 44
4.6.11 . Tareas Programadas 45
4.6.12 . Rack Gráfico 47
4.6.13 . Room to Sell 49
4.6.14 . Preferencia de Habitaciones 49
4.6.15 . Habitaciones Bloqueadas 50
4.6.16 . Visitas de Huésped 51
4.6.17 . Ayuda del Plano 51
4.6.18 . Ayuda por Atributos 52
4.7 . Cancelación Automática de Reservas 53
4.8 . Ubicación Automática en Lista de Espera 54
4.9 . Depósitos 54
4.10 . Devolución de Depósitos 57
4.11 . Reversión de Depósitos 58
4.12 . Transferencia de Depósitos 60
4.13 . Recálculo de Tarifas Planes-Reservas 61
4.14 . Aplicación de Depósitos a Folios 61
4.15 . Liquidador de Plan 62
4.16 . Actualización de Cargos a Planes 65
4.17 . Excluir Impuesto 66
5 . INFORMES 67
5.1 . Grupos 67
5.2 . Planes 68
5.3 . Estados de Habitación 69
5.4 . Reservas por Fecha 63
5.5 . Reservas por Tipo de Habitación 64
5.6 . Reservas por Planes 65
5.7 . Reservas por Oficinas 66
5.8 . Depósitos por Fecha 67
5.9 . Depósitos Vigentes 67
5.10 . Recibos de Depósitos 68
5.11 . Forecast 68
5.11.1 . Forecast Valorizado 69
5.12 . Forecast Resumido 70
5.13 . Forecast por Complejo 71
5.14 . Huéspedes Genéricos 72
5.15 . Allotment por Planes 73
5.16 . Allotment de Grupos 73
5.17 . Room to Sell 74
5.18 . Log de Reservas 75
5.19 . Diario de Ocupación 75
5.20 . No Shows y Room Nights 76
5.21 . Visitas de Huéspedes 77
5.22 . Prerregistros Individuales por Fecha de Llegada 77
5.23 . Listado de Reservas por Contactos 78
5.24 . Reservas Por Móviles 79
ZEUS
RESERVAS
Manual de usuario
ZEUS TECNOLOGIA S.A.
Centro Cial. Bocagrande Local 203
PBX: 6555011
Cartagena de Indias - Colombia
___________________
Cra 13 # 82-49 Ofc. 201
Tele Fax: 6181248 – 6115192
Bogota - Colombia
INTRODUCCIÓN
¿Que es Reservas?
Es el módulo de ZEUS que brinda las herramientas necesarias para realizar las reservaciones de habitaciones, tanto a nivel individual como de grupos.
Además de disponer de las facilidades para la elaboración de reservas, este módulo permite realizar depósitos a las reservas así como los procesos de devoluciones, transferencias y aplicaciones de los mismos.
Una serie de listados complementan las herramientas. Los listados disponibles despliegan información sobre las reservas desde diferentes puntos de vista lo mismo que sobre los depósitos.
1 . ENTRANDO A RESERVAS
Después de seleccionar el icono de Reservas, ya sea desde le menú Inicio de Windows (Start en la versión en ingles) o desde un acceso directo el escritorio de Windows, aparece la ventana de Inicio de sesión.
En ella se ingresan los datos del usuario que desea ingresar al sistema, tales como Usuario y clave.
Figura 1 Inicio de sesión
Después de indicar Usuario y Password, y en caso de haber ingresado con un usuario válido al sistema, se despliega la ventana principal la cual conserva las características comunes que identifican todos los módulos de ZEUS.
En la Figura 2 Ventana principal de podemos observar las características de dicha ventana.
Figura 2 Ventana principal de RESERVAS
EL siguiente paso consiste en conocer cada una de las opciones del menú Reservas, sin embargo antes de entrar a detallar dichas opciones debemos conocer un estándar que manejan las ventanas de este módulo.
1.1 . La barra de herramientas estándar de ZEUS
Permite realizar diferentes tareas tal como detallamos a continuación.
2 . MENÚ PARÁMETROS
En este ítem del menú principal se encontramos todas las opciones necesarias para la creación, modificación y búsqueda de algunos de los parámetros generales. Estas opciones son las mismas encontradas en el módulo Parámetros y su funcionalidad es exactamente la misma. Su ubicación en el módulo Reservas busca brindar al personal de reservas un acceso rápido a las opciones más utilizadas por ellos. Consulte el manual del módulo parámetros para obtener información sobre estas opciones.
Figura 3 Menú Parámetros
3 . MENÚ RESERVAS
Contiene entre otras, las opciones necesarias para la elaboración de reservas individuales y de grupos, prerregistros, depósitos, etc.
Figura 4 Menú Reservas
3.1 . PLANES
Siempre que se registra un huésped en ZEUS o cuando se realiza una reserva es necesario especificar el plan con el que llega al hotel. Estos planes detallan a que tiene derecho el huésped, o sea, que cobija su estadía.
Para más información de los planes consulte el manual de Módulo Parámetros de ZEUS.
4 . GRUPOS
El manejo de los grupos en ZEUS es un proceso sencillo que da todas las ventajas necesarias para llegar a configurarlos fácilmente. Esta opción permite, además de definir todas las características del grupo, generar una reserva automática a partir de las habitaciones asignadas.
Las reservas de grupos, al igual que las individuales, requieren de un plan de detalle, el cual especifica que cargos incluye, sin embargo este puede ser modificado si alterar su configuración original tal y como veremos más adelante.
Figura 5 Configuración de Grupos
Botones y su descripción
Diario de Ocupación Emite un informe con datos del pronóstico de ocupación basado en el estado de las entradas y salidas en el preciso momento que se emite.
Rack Gráfico Permite emitir una consulta que muestra los estados de las habitaciones mediante colores.
Room to Sell Permite conocer las habitaciones disponibles por cada tipo de habitación para cada día.
Imprimir Reserva Brida la posibilidad de imprimir la reserva del grupo, por pantalla, a archivo o a impresora.
Ver Tarifas Permite consultar las tarifas creadas.
Allotment de Grupos Despliega la disponibilidad de habitaciones en un rango de fechas.
Habitaciones Bloqueadas Despliega, en un rango de fechas, las habitaciones bloqueadas.
Ayuda Brinda ayuda de acuerdo al campo donde se encuentre el cursor.
Calendario Disponibilidad Muestra una ventana con las habitaciones disponibles por día
Imprimir Cotización Emite un reporte con la cotización del grupo.
Reserva Automática Genera la reserva del grupo con base en las habitaciones asignadas.
Abrir Folio Maestro Genera el folio maestro del grupo en el cual se la harán los cargos al mismo.
Cancelar Grupo Cancela el grupo
Salir
Información Solicitada
OFICINA. En la parte superior derecha de la pantalla aparece una lista de las oficinas disponibles del hotel, se debe seleccionar una oficina de esta lista.
CÓDIGO. Contiene el código que se le asigna al grupo. Este puede ser creado automáticamente o especificado por el usuario. Si es especificado por el usuario debe ser alfanumérico mientras que el automático es numérico.
Si se desea consultar un grupo existente, debe especificarse el código del grupo o utilizar el botón Ayuda para localizarlo.
El sistema informará si el grupo ya tiene reserva, si se desea modificar algún dato debe confirmarse la respuesta y todas las modificaciones que se efectúen serán trasladadas inmediatamente a la reserva.
En el campo frente al código digite la descripción del grupo.
NIT. En este campo se debe especificar el NIT(número de documento) del grupo, si el grupo carece de identificación deberá colocar los datos del responsable, En el primer campo se debe ingresar el tipo de documento y en el siguiente el número.
DIRECCIÓN. En este campo se debe especificar la dirección principal del grupo.
TELÉFONO. Se debe digitar el teléfono de contacto con el grupo.
FAX. Se debe digitar el número de fax de contacto con el grupo.
CIUDAD. Especifique el código de la ciudad. Después de suplido este, aparecerá frente el nombre y el país correspondiente a la ciudad.
LLEGADA VÍA. Como llega el grupo, por vía terrestre (T), aérea (A), marítima (M).
CONTACTO. Digite el nombre de la persona encargada o contacto del grupo.
CARGO. Cargo de la persona encargada del grupo.
EMPRESA. Si el grupo viene por una empresa, indique el código de esta.
MEDIO. Medio por el que se realizó la reserva.
SEGMENTO. Datos del segmento al que pertenece el grupo.
F. COTIZACIÓN. Indique la fecha de cotización de la reserva. Aparecerá por defecto la fecha del sistema.
FECHA DE LLEGADA. Digite la fecha de llegada del grupo.
FECHA DE SALIDA. Digite la fecha de salida del grupo.
# NOCHES. Corresponde al número de noches de estadía en el hotel del grupo.
PLAN. Se debe digitar el código del plan que cobijará al grupo. Es importante anotar que una vez sea grabado el grupo, se genera un nuevo plan con el código del grupo al que se podrán hacer las modificaciones necesarias para ajustarlo a necesidades individuales sin variar el plan del cual este se generó.
GARANTÍA. Seleccione la garantía dada por el grupo.
DEPÓSITO. Indique la forma en que serán distribuidos los depósitos.
MOTIVO VIAJE. Aparece una lista de los Motivos de Viaje registrados, se debe seleccionar el motivo de viaje que corresponde al Grupo.
COMISIONABLE. Active esta casilla para indicar que la reserva tiene un porcentaje de comisión para la agencia
AGENCIA. Debe digitar el código de la Agencia que esta a cargo del Grupo. Si se desea consultar una Agencia existente, debe utilizar el botón Ayuda
TARIFA. Muestra la tarifa que esta cobijado el plan que se ha escogido.
TARIFA (pesos o dólares). El sistema mostrará el tipo de tarifa a regir ya sea en pesos o dólares.
STATUS. Se debe seleccionar el status del grupo como: Permanentes, Tentativo o Cancelado. Si se escoge el Status de Cancelado, el sistema cancelará la Reserva del grupo si la hay afectando así los pronósticos de Disponibilidad.
DSCTO. EN %. Especifica si el valor de la tarifa no es plena, sino un porcentaje de la misma.
CTA. CONTABLE. Se debe suplir el código correspondiente a cuentas x cobrar para efectos de la posterior contabilización. (Mantenido por compatibilidad)
COMPLEJO. Especifique que complejo esta realizando la Reserva.
RESERVA. Muestra el número de la reserva, si el grupo ya ha sido reservado.
FOLIO MAESTRO. Muestra el número del folio, si el grupo ya tiene grabado el folio maestro.
En la parte inferior de la pantalla de grupos aparecen cuatro páginas: Paquete, Habitaciones, Personas y Prerregistro.
Paquete: muestra los cargos que incluye el paquete que se la ha preparado al grupo. Si es un grupo nuevo el sistema automáticamente trae los cargos del plan que han sido definidos en la cabecera o información general del grupo.
Figura 6 Desglose del paquete incluido en el Plan del grupo
Los datos que se muestran en esa lista son:
Descripción del cargo
Valor
Aplicar noche adicional
Periodicidad
A partir de la noche número
A partir de la noche adicional número
Mandatorio por persona.
Para editar el paquete presione clic sobre el botón Cargos del Paquete a la derecha de esta lista.
Habitaciones: Muestra las habitaciones que se han asignado al grupo, si estas aun no se han especificado la lista aparece en blanco.
Figura 7 Habitaciones asignadas al grupo
La lista muestra los siguientes campos:
Línea
Tipo de habitación
Clase de habitación
Cantidad
Valor por habitaciones
Personas: muestra las personas que se hayan especificado para este grupo, si estas aun no se han especificado la lista aparece en blanco
Figura 8 Personas especificadas para el grupo
La lista muestra los siguientes campos:
Consecutivo
Nombre
Tipo
Habitación
Identificación
Tipo de documento
Para modificar los datos de las personas presione el botón Lista de Personas a la derecha de la lista.
4.1 . CREACIÓN DE UN GRUPO
Para crear un grupo se deben seguir 4 pasos básicos, los cuales necesitan de toda la información del grupo, tal como sus datos generales, el desglose del plan, las habitaciones detalladas por tipo, clase y cantidad, y por último las personas del grupo con sus datos generales.
Los pasos a seguir son:
1. Llenar los datos generales del grupo.
2. Hacer las modificaciones necesarias al paquete.
3. Especificar las habitaciones
4. Suministrar la información de las personas del grupo.
5. Preparar el grupo
1. Datos generales del grupo. Se inicia por especificar el código del grupo, el cual puede ser asignado automáticamente o por el usuario. Para asignarlo automáticamente presione la tecla tabulador estando este campo vacío, notará que aparece la palabra “NUEVO”, la cual al momento de guardar será cambiada por el código asignado. Si desea asignar un código personalizado simplemente digítelo.
Una vez indicado el código, continúe llenando los datos generales del grupo, recuerde que en el campo plan debe digitar el plan en el que se basará para reservar, cotizar el grupo. Una vez se halla guardado el grupo, se creará automáticamente un nuevo plan con el mismo código del grupo y el desglose del plan original. Esto permitirá hacer cambios al plan del grupo sin modificar el original.
Después de llenar la información general del grupo presione el botón Grabar. En ese momento habrá terminado el primer paso para la creación del grupo, nótese que si eligió una asignación automática del código este aparecerá en el campo correspondiente.
2. Modificaciones del Paquete. Comience por presionar el botón Cargos del paquete ubicado a la derecha de la lista de cargos del paquete. Se despliega la ventana Paquete.
Figura 9 Paquete de Grupos
Como vimos anteriormente, el paquete muestra los cargos que incluye el plan del grupo. Si se necesita cambiar algunos valores o características al paquete, o bien agregar o eliminar cargos. Para detalles de cómo modificar el paquete de un plan consulte la sección Planes del manual del módulo parámetros
3. Especificación de las habitaciones. Para indicar las habitaciones del grupo se debe empezar por hacer clic en el Tab o Página Habitaciones en la parte inferior de la ventana de grupos. Esta sección muestra la lista, inicialmente vacía, de las habitaciones que se quieren asignar al grupo.
Para modificar las Habitaciones del grupo presione el botón Habitaciones ubicado a la derecha de la lista. Una vez presionado se muestra la ventana Habitaciones.
7Figura 10 Habitaciones del Grupo
LÍNEA. La línea es un identificador de cada una de las habitaciones, lo cual permite programar diferentes llegadas e incluso habitaciones del mismo tipo, etc.
FECHA DE LLEGADA. Aparecerá por defecto la fecha de llegada del grupo, esta puede variarse por cualquiera de los medios descritos anteriormente para los campos de fecha.
FECHA DE SALIDA. Aparecerá por defecto la fecha de salida del grupo, esta puede variarse por cualquiera de los medios descritos anteriormente para los campos de fecha.
PLAN. En caso de que algunas habitaciones del grupo lleguen en un plan diferente al general del grupo, especifique aquí el código de dicho plan, en caso contrario podrá dejarlo en blanco. Los múltiplanes por línea generan varios registros par el grupo al hacer el check-in, pero la información se mantendrá asociada al grupo.
TIPO DE HABITACIÓN. Se debe especificar el tipo de habitación requerida.
CLASE DE HABITACIÓN. Se debe especificar la clase de habitación requerida.
# HABITACIONES. Se debe especificar el número de habitaciones requeridas.
ADULTOS BÁSICOS. Muestra el número de personas máximo que por el tipo y clase da la Habitación esta estipulado. Debe especificar el número de personas para asignar a estas habitaciones ya que puede ser menor.
NIÑOS. Se debe especificar el número de niños.
ADICIONALES. Se debe especificar el número de personas adicionales.
HABITACIONES UTILIZADAS. Muestra el número de habitaciones correspondientes a esta Línea que ya han realizado el Check-In.
COSTO HABITACIÓN PESOS. Muestra el valor unitario de la habitación en pesos de acuerdo a la tarifa seleccionada para el grupo en las fechas de entrada y salida estipuladas.
US$. Muestra el valor unitario de la habitación en dólares de acuerdo a la tarifa seleccionada para el grupo en las fechas de entrada y salida estipuladas.
ADICIONAL. Muestra el valor que por persona adicional debe cobrarse de acuerdo al Tipo de Habitación.
TOTAL HABITACIÓN PESOS. Muestra el valor total del número de habitaciones en pesos.
US$. Muestra el valor total del número de habitaciones en dólares.
TOT. AD. Muestra el valor total que por persona adicional debe cobrarse de acuerdo al Tipo de Habitación.
Para ingresar una Habitación
1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas
2. Digite el consecutivo de la línea que desea asignar.
3. Ingrese la los datos de la Línea. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.
4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
Para localizar un Línea
1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas.
2. En la ventana desplegada ingrese el número de la línea buscar.
3. Presione el botón Buscar.
4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s).
5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.
Para modificar los datos de una línea
1. Localice la Línea modificar ya sea utilizando las teclas de navegación o el botón Buscar.
2. Una vez localizado, presione el botón Editar.
3. Realice los cambios deseados.
4. Presione el botón Grabar.
Para borrar una línea
1. Localice la Línea utilizando las teclas de navegación o el botón Buscar.
2. Presione el botón Borrar.
3. Confirme el borrado.
Una vez terminada las actualizaciones necesarias, debe presionar el botón Salir para regresar a la ventana de grupos. En caso de que ya haya generado una reserva para el grupo, ZEUS le pedirá una autorización para poder realizar la reserva.
Figura 11 Los grupos piden autorizaciones para las reservas.
Para autorizar debe de escribir la autorización. AL presionar la tecla tabulador ZEUS indicará se ha autorizado o no. Luego podrá escribir una observación o motivo de la sobreventa y finalmente debe presionar el botón Grabar.
Después de presionar el botón Grabar el sistema actualiza automáticamente la reserva (Se pedirá confirmación de Upgrade si es necesario).
4. Especificación de las personas del grupo. Cuando se han ingresado las habitaciones se podrán ingresar las personas que se hospedarán en ellas.
De estas personas se debe tener varios datos, tales como identificación, nombre, dirección, teléfono, etc. Una herramienta práctica que brinda ZEUS llamada cédulas genéricas ayuda en gran parte a cumplir con estas necesidades.
Dado que generalmente es difícil conocer con exactitud los números de identificación de cada una de las personas del grupo esta herramienta se convierte en la forma ideal de tener la mayor parte de los datos de las personas disponibles.
Figura 12 Personas del Grupo
CONSECUTIVO. Se debe proveer un número que identifica consecutivamente cada una de las personas.
IDENTIFICACIÓN. Se debe especificar el número del documento de identificación de la persona, si esta persona ha sido huésped del hotel anteriormente en los campos siguientes aparecerán sus datos, siendo posible actualizar estos, de lo contrario, se debe proveer la mayor cantidad de ellos para poseer así un claro récord de huéspedes.
TIPO DE DOCUMENTO. Se debe especificar el tipo de documento de identificación.
EXPEDIDO EN. Especifica el lugar de expedición del documento de identidad.
NOMBRE. Se debe proveer el nombre de la persona.
TELÉFONO. Se debe proveer el número de teléfono de la persona.
DIRECCIÓN. Se debe proveer la dirección completa de la persona.
TIPO DE HUÉSPED. Seleccione de la lista el ítem en el que clasifica este huésped
CIUDAD. Se debe especificar el código la ciudad donde reside el cliente.
NACIONALIDAD. Se debe especificar la nacionalidad o país del huésped.
PROFESIÓN U OFICIO. Se debe especificar la profesión u oficio desempeñado por el huésped.
TIPO. Indique si el huésped es niño o Adulto
EMPRESA. Especifique el código de la empresa donde labora el huésped.
SEXO. Se debe especificar el sexo de la persona entre masculino o femenino.
NACIMIENTO. Indique la fecha de nacimiento del huésped, importante para el listado de cumpleaños y para la definición de las categorías.
TIPO DE HABITACIÓN. Se debe especificar el tipo de habitación requerida para esta persona.
NRO. DE HABITACIÓN. Este campo es opcional ya que en este punto no se tiene determinado cual habitación puede ser asignada. Este campo puede ser dejado en blanco o digitarse AUTO para que el sistema asigne automáticamente.
PLAN. En caso de que la persona no tenga el mismo plan del grupo, indique aquí el plan con el que se regirá. Si por el contrario tiene el mismo plan del grupo se debe dejar en blanco.
CARGAR TARIFA. Permite indicar que el valor por concepto de habitación se cargará independientemente a este huésped. Normalmente se aplica para planes donde el cargo de habitación es mandatario por persona, sin embargo el sistema acepta que se haga la selección de este campo, haciendo la previa solicitud de confirmación, en caso de no ser mandatario.
SEGMENTO. Indique la segmentación a la que pertenece el huésped
PREFERENCIAS. Lista de los gustos, necesidades o exigencias pertenecientes al cliente o huésped que se esta ingresando. Para consultar como se ingresan las preferencias consulte la PARÁMETROS/ HUÉSPEDES/ HUESÈDES O CLIENTES del módulo Parámetros.
INFORMACION ADICIONAL. El botón de datos adicionales le permitirá ingresar información no solicitada en la ventana principal. Las opciones Registro Adicional e Información Adicional permiten ingresar los datos configurables y datos adicionales del huésped, respectivamente.
Para ingresar una Persona
1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas
2. Digite el consecutivo que se asigna a la persona.
3. Ingrese la sus datos. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.
4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
Para localizar un Persona
1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas.
2. En la ventana desplegada ingrese el Nombre a buscar
3. Presione el botón Buscar.
4. ZEUS muestra una ventana con los registros encontrados.
5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.
Para modificar los datos de una Persona
1. Localice la Persona a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación o el botón Buscar.
2. Una vez localizado, presione el botón Editar.
3. Realice los cambios deseados.
4. Presione el botón Grabar.
Para borrar una Persona
1. Localice la Persona utilizando las teclas de navegación o el botón Buscar.
2. Presione el botón Borrar.
3. Confirme el borrado.
Con el registro de las personas se termina la creación del grupo. Téngase en cuenta que hasta ahora solo se ha creado un grupo para efectos de cotización o valoración y que aun no se ha generado su reserva. Esta última es automática y veremos mas adelante como se genera.
Para imprimir la cotización del grupo, presione el botón Imprimir Cotización de la barra de herramientas en la ventana de Grupos y seleccione la forma de salida.
4.1.1 . Como Generar una Reserva de Grupo
Las reservaciones de grupos se realizan automáticamente una vez dada la orden, para ello presione el botón Reserva Automática de la barra de herramientas de la ventana de Grupos.
Al presionar el botón antes mencionado, el sistema pedirá confirmación para upgrade y la autorización de sobreventa. En caso de no indicar la clave de sobreventa el sistema procederá a realizar la reserva, pero en caso de presentarse sobreventa en alguna de las líneas de la reserva del grupo el proceso será cancelado y la reserva no se realizará. Si por el contrario no se genera sobreventa el sistema procederá con la reserva.
Una vez suministradas estas, se genera la reserva; el número de la reservación se muestra en el campo Reserva de la ventana de Grupos. El número de la reserva generada se muestra en la ventana de grupos.
Después de reservado el grupo se debe proceder, con el Rooming List y la preparación del grupo. Para mas detalles consulte Preparación de Grupos.
4.1.2 . Como Cancelar un Grupo
Siempre que un grupo no este checkin se puede realizar una cancelación. Este pro
ceso cancela la reserva del grupo cambiando su estado a cancelado.
Para cancelar un grupo
1. Presione el botón Cancelar Grupos de la barra de herramientas.
2. Confirme la cancelación.
3. En la ventana desplegada ingrese el motivo de la cancelación.
4. Presione el botón Grabar de esta ventana.
El grupo queda cancelado y el número de la reserva desaparece de la ventana de grupos.
4.1.3 . Apertura del Folio Maestro del grupo
Cuando el grupo es confirmado, se debe abrir el folio en el cual se realizaran los cargos. Este folio se conoce como Folio Maestro del Grupo y es requisito para poder hacer check-in a las habitaciones del grupo.
Para abrir el folio maestro, presione el botón Abrir Folio Maestro de la barra de herramientas y posteriormente presione la tecla ENTER. El folio asignado se muestra en el campo Folio Maestro de la ventana de Grupos.
4.1.4 . Ver Tarifas
El botón Ver Tarifas de la barra de herramientas permite consultar y modificar los valores de las habitaciones de un tipo y una clase específica.
Figura 13 Modificar o Consultar Tarifas
Para realizar una consulta digite la Tarifa el Tipo y la Clase seguidos cada uno de la tecla Tabulador. Recuerde que para buscar el código del tipo y la clase de habitación puede utilizar el botón Ayuda de la barra de herramientas de esta ventana. Si desea modificar el valor, digite el nuevo valor en la columna VlrPesos y presione el botón Grabar.
4.1.5 . Consultar el Allometment del Grupo
Para ejecutar esta consulta, debe presionar el botón Allotment de grupos de la barra de herramientas. Se despliega la ventana correspondiente.
Figura 14 Consulta de Allotment de habitaciones
Luego debe indicar el rango de fechas para la consulta y presionar el botón Mostrar . Si desea imprimir el listado presione el botón imprimir de la barra de herramientas.
4.1.6 . Consulta de Habitaciones Bloqueadas
Utilizando el botón Habitaciones Bloqueadas de la barra de herramientas de la ventana de grupos, puede consultar las habitaciones que presentan bloqueo por mantenimiento o por una preferencia de una reserva.
Figura 15 Consulta de Habitaciones Bloqueadas
Las habitaciones bloqueadas por mantenimiento muestran la letra M en la columna tipo de la consulta, mientras que las bloqueadas por una reserva muestran las letras RS.
Para ejecutar la consulta indique el rango de fechas deseado y presione el botón Mostrar de la barra de herramientas. Si desea que se muestre una habitación en especial digítela en el campo Habitación (Recuerde que puede utilizar el botón Ayuda)
4.2 . Apertura del Folio Maestro del Grupo
Recordemos que el Folio Maestro es el lugar donde se realizarán todos los cargos que conciernen al grupo. El folio maestro puede abrirse directamente desde la ventana del grupo, sin embargo para tal efecto también existe esta opción en el menú.
Para abrir el folio maestro digite el código del grupo y presione la tecla ENTER para confirmar.
Figura 16 Apertura del Folio Maestro del Grupo
El número de folio asignado se muestra en el campo Folio Maestro después de presionar la tecla ENTER.
4.3 . Preregistros de Grupos
Previa generación de la reserva de grupo y la preparación del mismo se puede imprimir los prerregistros hoteleros.
Figura 17 Impresión de Preregistro Hoteleros
Para ello digite el código del grupo y presione el botón Imprimir Prerregistros. Tenga en cuenta que para poder imprimir prerregistros el grupo debe estar preparado.
Si desea imprimir un preregistro específico haga clic en el botón Imprimir un Preregistro, en la ventana desplegada digite el número del preregistro deseado y posteriormente el botón Imprimir.
4.4 . Preregistros Individuales
Mediante esta opción puede realizar la impresión de los preregistros hoteleros de una reserva individual.
Figura 18 Impresión de Preregistros Individuales
Para imprimir digite el número de la reserva y presione el botón Imprimir al lado de la lista e habitaciones.
Si desea imprimir un preregitro en blanco, presione el botón Preregistro en Blanco de la barra de herramientas.
4.5 . Preparación de Grupos
Cuando la reserva de un grupo esta generada se debe proceder a realizar su preparación. Esta preparación consiste en especificar la distribución de las personas en las diferentes habitaciones reservadas, es decir, se eligen cada una de los tipos de habitaciones reservadas y se indica que personas estarán en ellas.
El proceso de reservación y preparación de grupo se debe realizar los mas completo posible, de tal forma que facilite el checkin del grupo. Esto debido a que si los datos de las personas del grupo están completos y correctos, el recepcionista perderá mucho menos tiempo solicitando información adicional al huésped o reorganizando los acompañantes de una habitación, por lo tanto el checkin resulta un proceso rápido.
Figura 19 Preparación de Grupos
La ventana de preparación esta compuesta por tres secciones principales: Personas del Grupo, Líneas Reservadas y Personas Preparadas. Las cuales interactúan así:
Para preparar una habitación
1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas.
2. Presione doble clic sobre la línea de la habitación (1) que preparará en la sección Líneas Reservadas. Nótese que el número de la línea aparece en el campo Línea de la sección Personas Preparadas.
3. Presione doble clic sobre las personas que estarán en el tipo de habitación seleccionado (2). Nótese que se asigna un número de preregistro a la habitación.
Las personas seleccionadas se muestran en la sección Personas Preparadas (3), la primera como titular y las siguientes como acompañantes; característica que puede ser modificada.
También puede asignar el número de la habitación para esta línea, la cual se bloqueará por reserva. El número de la habitación puede ser digitado o localizado con el botón Ayuda o mediante el plano.
Una vez seleccionadas las personas, en la columna PreReg de la sección Personas del Grupo (1) se despliega el preregistro asignado, mientras que en la columna Prep (Habitaciones preparadas) de la sección Líneas Reservadas, se aumenta en 1 para la línea escogida.
4. Proceda de igual forma con las demás personas del grupo.
Para consultar las personas de un preregistro presione clic derecho sobre una de las personas con el número de preregistro deseado
Para desasignar personas de una habitación
1. En la sección Personas del Grupo (2), presione clic derecho sobre la persona que desea desasignar.
2. En la sección Personas Preparadas (3), presione doble clic sobre la(s) persona(s) que desea desasignar.
3. Confirme la desasignación
4.6 . Reservas
La creación de reservas individuales consiste básicamente en dos pasos principales: La especificación de los datos generales de la reserva y de las habitaciones a reservar.
Figura 20 Reservas Individuales
OFICINA. En la parte superior derecha de la pantalla junto al botón Salir aparece la lista de las oficinas disponibles del hotel, se debe seleccionar la oficina que efectúa la reserva. Es posible que esta opción aparezca deshabilita, situación que se presenta si el usuario con el que se ha ingresado a reservas, tiene restricción de oficina, en cuyo caso el sistema asigna automáticamente la oficina asignada al usuario.
NUMERO. Si se trata de una reserva nueva, se debe dejar este campo en blanco, presionando la tecla Tabulador (TAB), inmediatamente aparecerá la palabra 'NUEVO', la cual será remplazada con el número de reserva correspondiente al guardar la reserva. También puede generar una nueva reserva presionando el botón adicionar ubicado junto a este campo.
Si se trata de una reserva existente, debe especificar el código de esta. Si desconoce el número podrá utilizar el botón Ayuda.
FECHA DE LA RESERVA. Aparecerá por defecto la fecha del sistema.
FECHA DE LLEGADA. Aparecerá por defecto la fecha del sistema. Este valor puede ser modificado.
FECHA DE SALIDA. Aparecerá por defecto la fecha del sistema. Este valor puede ser modificado.
PLAN. Se debe especificar el código del plan que regirá a la reserva. El plan se puede localizar de dos formas, utilizando el botón ayuda de la barra de herramientas, en cuyo caso el sistema mostrara todos los planes disponibles o utilizando el botón de ayuda ubicado junto al campo, en cuyo caso el sistema permite localizar los planes por empresa. En este último caso el sistema verificará que la empresa asociada al cliente corresponda con la empresa asociada al plan.
ALLOTMENT. Se muestra el valor correspondiente al plan o cero para indicar que no hay restricción por allotment.
TARIFA. Código de la tarifa asociada al plan. Puede hacer clic sobre el link Tarifa para consultar los valores.
PLAN DE GRUPO. Se muestra seleccionado si el plan es de grupo.
PLAN DE COMPAÑÍA. Se muestra seleccionado si es de compañía.
GRUPO. Muestra el código del grupo si la reserva escogida es de grupo, es recomendable que las reservas para grupos se efectúan por medio de la opción de grupos que provee de todas las herramientas para el manejo del mismo.
CONTACTO. Se debe digitar el nombre de la persona que efectúo la reserva o quien será contactada para cualquier novedad.
TELÉFONO. Número de telefónico del contacto.
IDENTIFICACIÓN. Se debe proveer el número del documento de identificación de la persona. Si esta ha sido huésped del hotel anteriormente en los campos siguientes aparecerán sus datos, pudiéndose actualizar estos. De lo contrario se deben registrar la mayor cantidad de ellos para poseer así un claro récord de huéspedes. En caso de no contar con el número de identificación del huésped, es posible lograr que el sistema provea una identificación genérica, la cual podrá ser cambiada posteriormente. Para ello digite la palabra NUEVO para que al guardar el sistema genere el número de documento.
El sistema provee la posibilidad de generar cédulas genéricas en caso de no contar con el número de documento del cliente, para tal efecto escriba a palabra NUEVO. El sistema la momento de guardar la reserva generará el número de documento de forma automática.
TIPO DE DOCUMENTO. Se debe especificar el tipo de documento de identificación, puede utilizar la ayuda para localizar los documentos que han sido parametrizados.
NOMBRE. Se debe definir a nombre de quien quedara registrada esta Reserva. El color de fondo de este campo puede cambiar para indicar la clase de huésped
TIPO DE HUÉSPED. Seleccione la forma en que cataloga al Huésped, estos tipos son definidos en el módulo Parámetros.
MEDIO. Se refiere al medio por el que se hizo la reserva. Estos medios deben ser creados desde la opción Medios del módulo Parámetros de ZEUS
NACIMIENTO. Fecha de nacimiento del cliente, dato muy importante cuando se manejan tarifas por categorías. El color de fondo de este campo cambia para indicar la categoría del huésped.
NACIONALIDAD. Código del país al que esta asociada la nacionalidad del cliente.
OFICIO. Código correspondiente a la labor o profesión del cliente
EMPRESA. Código de la empresa para la cual labora o por la cual arriba el cliente, los datos de la empresa pueden definir la tarifa a cobrar si así se ha definido al crear la empresa. En la esquina superior derecha del nombre de la empresa, aparecerá un cuadro de color verde o rojo para indicar si la empresa tiene o no crédito.
CIUDAD Y PAIS ORIGEN. Se debe especificar la procedencia de los huéspedes que cubre esta reserva.
VISITAS. Si la persona ha venido más de una vez al hotel el sistema mostrará el número de visitas que ha realizado.
GARANTÍA. Se refiere al tipo de garantía ofrecida por el cliente, las cuales pueden ser:
Ninguna
Carta de Empresa
Voucher
Fax
Depósito
Entre otros datos podrá obtener listado de reservas garantizadas y al realizar el check-in el recepcionista sabrá si se cuenta o no con una garantía.
DEPOSITO.
Se debe seleccionar la forma en que deben distribuirse los depósitos que se efectúen a esta reserva:
A una habitación (Realizado automáticamente por el sistema)
Equitativamente entre el número de habitaciones. (Automático)
Manual (El sistema no realiza ningún proceso automático, debe hacerlo el usuario desde el módulo recepción)
VÍA. Se refiere a la vía utilizada por el huésped para llegar al hotel: Aérea (A), Marítima (M) o Terrestre (T).
AEROLÍNEA. Será solicitado si la vía de llegada del huésped es aérea y corresponde al código de la aerolínea por la que llega el huésped. Gracias a este dato podemos obtener informes de reservas por aerolíneas
VUELO. Será solicitado si la vía de llegada del huésped es aérea. Se debe especificar el número del vuelo en el que llegó el huésped. Se puede proceder a crear el vuelo utilizando el link Vuelo. Con este dato se puede conocer las llegadas de los huéspedes por vuelo.
EVENTO. En caso de estarse desarrollando un evento podrá indicar en este campo el código del evento al cual viene el huésped y obtener posteriormente informes de reservas por evento. Los eventos del hotel se crean en el módulo parámetros.
AGENCIA. Se debe proveer el código de la agencia por medio de la cual hace contacto el huésped. Recuerde que este dato es obligatorio y que siempre existe por lo menos una agencia-oficina la cual es utilizada para ingresar los huéspedes que llegan por reservas directas del hotel-
ALLOT. Valor del allotment asignado a la agencia, tendrá valor cero para indicar que no hay restricciones.
COMISIONABLE. Se debe hacer clic en este campo si la reserva es comisionable a una o varias agencias. La agencia y el respectivo porcentaje serán registrados automáticamente utilizando la página para tal fin, en la segunda posición de la parte inferior de la pantalla y rotulado como '% Agencias.
VOUCHER. Se puede proveer el número de Voucher correspondiente a la garantía dejada por el huésped.
GARANTIZAR. Fecha hasta la que se garantiza la reserva o hasta la que se ha indicado al huésped que se asegura la reserva.
COMPLEJO. Nombre del complejo al que corresponde la reserva.
DESCTO HABITACIÓN. Se debe especificar el porcentaje de descuento que será aplicado por concepto de habitación.
DESCUENTO CONSUMO. Se debe especificar el porcentaje de descuento que será aplicado por concepto de consumos.
TIPO DE TARIFA. Debe seleccionarse si la tarifa a aplicar para la reserva será la correspondiente a pesos (moneda local) o dólares.
Para crear una reserva nueva
A. Datos generales
1. Estando el campo Número vacío, presione la tecla Tabulador o presione el botón Adicionar Reserva junto al campo Número.
2. Ingrese los datos de la reserva según las especificaciones antes mocionadas sobre cada uno de los campos. Recuerde que campos como plan, identificación ciudad, agencia, empresa entre otros, cuenta con la opción de buscar ayuda utilizando el botón correspondiente en la barra de herramientas.
3. Presione el botón Grabar. Una vez guardada la reserva el sistema procederá a mostrar el número generado.
Hasta este momento se ha generado el número de la reservación, pero no se han indicado las habitaciones a reserva, es necesario entonces proceder con la siguiente fase en la que se reservarán las habitaciones.
4.6.1 . B. Habitaciones de la reserva
Después de grabar los datos generales de la reserva, se debe proceder a ingresar las(s) habitación(es) que se reservarán. Para ingresar las habitaciones se debe tener claro el concepto de línea.
Una línea es un consecutivo asignado libremente por el usuario que identifica habitaciones de iguales características. Gracias al manejo de las líneas es posible reservar varias habitaciones de diferentes tipos, clases, fechas, etc. bajo la misma reserva.
Por ejemplo si necesita reservar 3 habitaciones de igual tipo y clase con las mismas fechas de llegada y salida, lo podrá indicar en una sola línea; pero si las habitaciones difieren en alguna característica deberá utilizar otra línea para cada grupo de habitaciones.
Antes de observar el procedimiento para ingresar habitaciones detallemos la información que se requiere.
LÍNEA. La línea es un identificador de cada una de las habitaciones, lo que permite programar diferentes llegadas e incluso habitaciones del mismo tipo, etc. Lo recomendable es utilizar números consecutivos para identificarlas.
PLAN. Al crear una reserva el sistema por defecto coloca como plan para la línea el indicado en la cabecera de la reserva, en caso de existir más de una línea y querer aplicar un plan diferente para una de esas líneas, se debe indicar en este campo el plan con el que se regirá la línea de la reserva, si el plan no cambia se debe dejar este campo sin cambios.
TIPO HABITACIÓN. Se debe escoger el tipo de habitación requerida. El sistema traerá por defecto el tipo de habitación que se le haya definido en los parámetros.
CLASE. Se debe escoger la clase de habitación requerida. El sistema traerá por defecto la clase de habitación que se haya definido en los parámetros.
CAMBIA X TEMP. Se debe seleccionar si desea que al cambiar de temporada se le exija la actualización de la tarifa para las habitaciones que llegan por esta reserva.
UPGRADE. Se debe seleccionar para indicar que al hacer checkin se puede asignar una habitación mayor a la reservada.
FECHA DE LLEGADA. Aparecerá por defecto la fecha de llegada de la reserva, este valor puede modificarse.
FECHA DE SALIDA. Aparecerá por defecto la fecha de salida de la reserva, este valor puede variarse.
HABS. Se debe especificar el número de habitaciones requeridas por el huésped del tipo y clase que se indico anteriormente.
ADULTOS . Aparecerá el número de personas máximo que por el tipo y clase da la habitación esta estipulado. Se debe especificar el número de personas que llegaran a la habitación o habitaciones reservadas sin incluir niños y adicionales.
NIÑOS. Se debe especificar el número de niños, que llegaran en esta línea.
ADICIONAL. Se debe especificar el número de personas adicionales que llegaran en esta línea.
SEGMENTO. Segmento y Subsegmento de mercado al que pertenece la reserva. Anteriormente conocido como MOTIVACION
VALOR HAB $. Se muestra el valor unitario de la habitación en pesos de acuerdo a la tarifa que cobija el plan escogido para la reserva en las fechas de entrada y salida estipuladas ; y puede ser variado. Tenga en cuenta que si esta reservando en un Plan que maneja multitarifa este valor aparecerá siempre en cero, dado que el valor varía de acuerdo a la multitarifa. En caso de desear conocer los totales se debe liquidar, utilizando el liquidador de planes.
VLR HAB US$. Se muestra el valor unitario de la habitación en dólares de acuerdo a la tarifa que cobija el plan escogido para la reserva en las fechas de entrada y salida estipuladas; y puede ser variado.
ADICIONAL. Se muestra el valor que por persona adicional debe cobrarse de acuerdo al tipo de habitación; y puede ser variado.
HAB. RESERVADAS. Presenta el número de habitaciones que han sido efectivamente reservadas de acuerdo a la disponibilidad de habitaciones.
HAB. CHECK-IN. Presenta el número de habitaciones de esta línea a las cuales ya se les ha efectuado Check-In.
HAB. LISTA DE ESPERA. Presenta el número de habitaciones que se encuentran en lista de espera ya que no hay disponibilidad de las mismas.
ESTADO. Muestra el estado en el que se encuentra la línea de acuerdo a la disponibilidad de habitaciones existente en el hotel.
Los pasos a seguir son:
Para crear una línea nueva
1. Ingrese el número de la línea
2. Digite la información necesaria
3. Presione el botón Grabar Línea del Tab Habitación
Al guarda el sistema mostrará cuantas habitaciones fueron reservadas y cuantas quedaron en lista de espera. Este mensaje aparece en la parte superior de la ventana y desaparecerá al presionar una tecla o al hacer clic.
En caso de haber sobreventa y estar activa la solicitud de clave de sobreventa, el sistema solicitará la autorización de la sobreventa para que esta pueda realizarse, en caso de no proveer la autorización de sobreventa, la línea de reserva será cancelada de forma automática.
Para cambiar los datos de una línea
1. En la lista de habitaciones, presione doble clic sobre la línea que desea modificar
2. Realice los cambios deseados
3. Presione el botón Grabar Línea del Tab Habitación
De nuevo se mostrarán los resultados de la reserva en cuanto a valores reservados y en lista de espera. También se puede presentar sobreventa.
4.6.2 . % Agencias
Especifica los diferentes porcentajes de comisión que se deberán liquidar a las correspondientes agencias por concepto de esta Reserva.
Figura 21 Porcentajes de Comisión de las Agencias
Si al ingresar los datos de la reserva, la agencia asociada se le definió como comisionable, el sistema colocará automáticamente en esta sección la comisión correspondiente.
Para agregar una agencia
1. Digite el código de la agencia. Puede utilizar el botón Ayuda para buscar la agencia.
2. Indique el porcentaje de comisión
3. Presione el botón Grabar Comisión del Tab % Agencias.
Para Cambiar el Porcentaje asignado
1. Presione doble clic sobre la línea que desea modificar.
2. Cambie el porcentaje de Comisión
3. Presione el botón Grabar Comisión del Tab % Agencias.
Para Borrar una agencia de la lista de comisionables
1. Seleccione la línea que desea eliminar
2. Presione el botón Borrar Comisión del Tab % Agencias.
Es importante aclarar que estas comisiones son utilizadas para mostrarse en un informe de comisiones por agencia del módulo Recepción, pero no se utiliza para cálculos u operaciones adicionales
4.6.3 . Preferencias
Esta sección permite indicar dos tipos de preferencias: las del huésped y las preferencias generales. Las de huéspedes harán parte de su perfil, mientras que las generales que se especifiquen en esta sección pueden ser referente a preferencias de habitaciones, observaciones para el trato con el huésped, etc. Que aplican para esta estadía y serán mostradas en todos los eventos que relacionen esta reserva y su posterior check-in.
Figura 22 Especificación de preferencias para la reserva
Para especificar una preferencia haga clic sobre el campo y después de escribir el mensaje presione el botón Grabar del Tab Preferencias
Para borrarlo, borre el texto y presione el botón Grabar.
Para detalles de cómo ingresar preferencias de huéspedes consulte el manual del módulo Parámetros / Huéspedes y Clientes.
4.6.4 . Cancelar
Esta página se utiliza para cancelar una línea de la reserva que se encuentre en pantalla.
Figura 23 Cancelación de líneas de reserva
En la parte derecha aparece la lista de las líneas activas que conforman la reserva incluyendo la línea, fecha de llegada y salida, tipo de habitación. Se debe escoger la línea de la reserva colocando el cursor sobre ella y haciendo doble-clic.
Si no se escoge ninguna línea, el sistema pregunta al momento de grabar si desea cancelar toda la reserva.
LÍNEA A CANCELAR. Si se desea cancelar todas las líneas, se debe dejar este campo en blanco. En caso contrario, debe hacerse doble-clic sobre la misma en la lista presentada en la parte derecha.
CANCELADA POR. Se debe especificar el nombre de la persona que llama a cancelar la reserva.
CAUSA. Se debe especificar el código de la causa por la cual se hace la cancelación de la reserva. En la parte inferior aparecerá la descripción de la causa de cancelación. Puede utilizar el botón Ayuda para buscarlo.
Para cancelar una línea
1. Presione doble-clic sobre la línea.
2. Especifique quien cancela y el motivo
3. Presione el botón Grabar Cancelación del Tab Cancelar
4.6.5 . Activar Canceladas
Se debe utilizar esta página para activar una línea que ya ha sido cancelada.
En la parte derecha de la página aparece una lista con las líneas que han sido canceladas de esta reserva, se debe hacer doble-clic en la línea que se desea activar.
Figura 24 Activación de Líneas canceladas
LÍNEA A ACTIVAR. Este campo se llena automáticamente al hacer doble-clic en la línea que desea activar. Se debe dejar este campo en blanco si se desea activar toda la reserva.
UPGRADE. Se debe hacer clic en este campo si se desea que el sistema realice préstamos al tipo de habitación superior si no encuentra en el tipo especificado en la línea.
Para Activar una Línea Cancelada
1. Presione Doble-Clic sobre la línea que desea activar
2. Indique si se hace Upgrade o no marcando la casilla.
3. Presione el botón Grabar Activación.
4.6.6 . Confirmar
En esta página el sistema permite confirmar una reserva sin tener un respaldo o una garantía.
Figura 25 Confirmaciones sin garantía
Para hacer la confirmación digite el motivo por el que se confirma y presione el botón Grabar Confirmación.
4.6.7 . Mov. Depósitos
Esta página muestra los movimientos que han tenido los depósitos de esta reserva en caso tal los tuviese.
Figura 26 Depósitos realizados a la reserva
Los datos que muestra son:
1. Número del depósito
2. Fecha del depósito
3. Forma de pago
4. Tarjeta de crédito
5. Número del cheque
6. Banco
7. Plaza
8. Cuenta Corriente
9. Valor
Desde esta opción podrá cargar la ventana de depósitos para realizar depósitos adicionales. Esta opción esta restringida si el usuario con el cual esta haciendo la operación no tiene permisos para la opción depósitos o si no cuenta con una caja asignada.
4.6.8 . Contactos de Reservas
Una de las opciones que provee Zeus en la creación de Empresas y de Agencias, es la de asignar a cada una contactos. Cuando se realiza una reserva se puede definir por cual o cuales de esos contactos se genero la reserva. Para asignar o consultar un contacto de una reserva haga clic sobre el vínculo Contacto de la ventana de reservas.
Al hacer clic, el sistema preguntará el tipo de contacto que desea ingresar.
Luego se desplegará la siguiente ventana en la que podrá ingresar los contactos de la reserva. El sistema provee un informe con esta información
Figura 27 Contactos de Reservas
Estando ubicados en esta ventana podrá ingresar y borrar los contactos utilizando la barra de herramientas, la siguiente figura muestra el nombre de cada botón de esta barra:
Para Ingresar un Contacto a la Reserva
1. Presione el botón Adicionar Contacto.
2. En la parte inferior de la ventana el sistema solicitara el código del contacto a ingresar en el campo Contacto, digítelo o búsquelo utilizando el botón de ayuda.
3. Presione el botón Guardar. Notará que el contacto aparece en la cuadrícula.
Para Eliminar un Contacto de la Reserva
1. Presione sobre el contacto que desea eliminar.
2. Presione el botón Eliminar Contacto.
3. Confirme el borrado.
El botón Listado de Contactos muestra la lista de contactos activos de la reserva, estos son identificados con una letra A en la columna Estado de la cuadrícula.
El botón Listado de Contactos General muestra la lista de contactos activos y borrado de la reserva seleccionada, los primeros son identificados con una letra A en la columna Estado de la cuadrícula, mientras que los segundos se identifican con la letra B. También notará que muestra los contactos borrados con letras de color rojo.
Un contacto que ha sido borrado puede ser ingresado nuevamente, en cuyo caso quedarán dos registros del mismo contacto, uno con estado A y otro(s) con estado B.
En el menú informes encontrará una opción que permite listar los contactos asociados a las reservas.
4.6.9 . Como Ingresar Acompañantes a una Reserva
Siempre se debe recordar que en la medida en que sea más completa la reserva, es decir, entre mayor información se le ingrese más rápido será el registro del huésped. Basado en este principio ZEUS brinda la opción de ingresar desde la reserva los datos de los acompañantes para cada línea.
Figura 28 Ingreso de acompañantes a la reserva
Los acompañantes de la reserva deben ser ingresados por cada línea de reserva, cuando se selecciona la línea el sistema mostrará los acompañantes asociados a ella. Los datos de los acompañantes cumplen ciertas condiciones: si no tiene el número de documento puede dejar este campo en blanco y continuar pero tenga en cuenta que no será creado como un cliente en el sistema. El dato de la fecha debe ser ingresado en formato Año, Mes y Día, el Plan es necesario indicarlo solo si el huésped tendrá un plan diferente al plan de la reserva. Los datos de la segmentación (Motivación) puede mostrar datos por defecto si así se ha parametrizado el sistema. Si selecciona la casilla Cargar Tarifa esta indicando que el acompañante que esta ingresando será cobrado de forma independiente. Los datos de ciudad origen y destino son obligatorias y por último tenga en cuenta que las preferencias deben ser ingresadas después de guardar y solo aplica para clientes.
Los campos nombre y fecha de nacimiento pueden presentar diferentes colores de fondo los cuales representa la clase y categoría de huésped respectivamente, parámetros definidos por el usuario.
Cuando se indica que el huésped es un niño el sistema solicita su edad.
Para ingresar los acompañantes
1. Presione el botón Acompañantes de la barra de herramientas y presione la tecla tabulador en el campo reserva de la ventana desplegada.
2. En la ventana desplegada (Ver Figura 28) presione doble clic sobre la línea a la que se ingresarán los acompañantes.
3. Para ingresar los datos de un acompañante, presione el botón adicionar y proceda a ingresar sus datos iniciando por el número de documento.
4. Después de ingresar los datos presione el botón Pasar a la lista
5. Repita este procedimiento por cada acompañante de reserva y al finalizar presione el botón Guardar .
Para modificar datos de los acompañantes
1. Después de ingresar a la ventana de acompañantes presione doble clic sobre la línea que contiene los acompañantes.
2. En la lista de acompañantes presione doble clic sobre el que desea modificar
3. Después de ingresar los datos presione el botón Pasar a la lista
4. Repita este procedimiento por cada acompañante de reserva y al finalizar presione el botón Guardar .
Para Eliminar un acompañante
1. Después de ingresar a la ventana de acompañantes presione doble clic sobre la línea que contiene los acompañantes.
2. En la lista de acompañantes presione doble clic sobre el que desea borrar, presione el botón borrar y confirme el borrado
3. Repita este procedimiento por cada acompañante de reserva y al finalizar presione el botón Guardar .
En caso de que el titular de la reserva tenga personas relacionadas, podrá traer dichas personas como acompañantes, para ello presione el botón Personas Relacionadas , el cual mostrará una ventana con las personas relacionadas:
Figura 29 Personas Relacionadas
Puede tomar de la lista las personas que desee ingresar a la reserva como acompañantes seleccionando la casilla que aparece en la primera columna junto al número de documento y presionando el botón Guardar de esta ventana. Todos las personas seleccionadas serán ingresadas a la lista de acompañantes, podrá hacer modificaciones a esta y finalmente deberá presionar el botón Guardar de la ventana de acompañantes de reserva (6).
4.6.10 . Móviles
Esta herramienta es práctica para aquellos hoteles que brindan el servicio a los huéspedes de vehículos propios que recogen a sus huéspedes una vez han arribado a la ciudad. Su funcionalidad permite asignar a cada línea de reserva el vehículo que pasará por el huésped, asignando un número de asignación el cual el huésped puede usar como control para tener la seguridad del vehículo que le recoge.
Figura 30 Asignación de Móviles a Reservas
Para asignar un Móvil a una Reserva
1. En la ventana de reservas haga doble clic sobre la línea a la que desea asignar el móvil
2. Presione clic sobre el botón Móviles
3. En la ventana desplegada, haga clic a la línea
4. Ingrese la placa del vehiculo que asignará
5. Presione el botón Guardar
El sistema colocará el móvil en la cuadrícula Móviles Asignados, y asignará el identificador que podrá dar al huésped
Para borrar un Móvil a una Reserva
1. Presione doble clic sobre el móvil que desea borrar en la cuadrícula Móviles Asignados.
2. Indique el motivo de borrado
3. Presione el botón Eliminar
4.6.11 . Tareas Programadas
Brinda la posibilidad de programar tareas que serán ejecutadas durante la estadía del huésped. Inicialmente esta opción permite programar cambios de plan y en futuras versiones encontraremos nuevas tareas como el cambio de tarifa.
La programación de cambio de plan permite indicar desde la reserva que la habitación sufrirá un cambio de plan durante su estadía, proceso que será indicado por el sistema en la auditoria, en cuyo momento se procederá con la complementación de los datos faltantes y la ejecución de la misma.
Una vez se ha presionado clic sobre el botón de programación de tareas en la ventana de reservas y en la medida que la reserva este vigente y en fechas validas, el sistema despliega la ventana de programación asignando automáticamente el número de la reserva y la línea seleccionada.
Utilice el botón Refrescar para mostrar las tareas programadas por fecha.
Figura 31 Tareas Programadas. El campo Estado indica si esta Activa o Inactiva, mientras que el campo dEjecución revela si esta Por Ejecutar, Ejecutada Satisfactoriamente o Omitida por el Usuario
Para programar el cambio de Plan
1. Presione el Botón Nuevo
2. En el campo Tareas Programadas para el Día, indique la fecha en la que ocurrirá el cambio de plan
3. Indique el Código de Plan que desea asignar en el campo Plan. El número de la habitación no se llena pues solo al hacer check-in se definirá y entonces se asignara antes de ser ejecutada.
4. Presione el botón Grabar
Una vez ejecutados estos pasos el sistema incluirá en la cuadricula, el registro correspondiente al cambio de plan.
Para modificar el registro ingresado
1. Presione doble clic sobre el registro que desea modificar
2. Realice los cambios correspondientes. Por defecto las tareas se guardan con el estado Activa, pero pueden ser desactivadas para que no sean ejecutadas. Si no desea que la tarea se ejecute cambie el registro y en lugar de Activa seleccione Inactiva.
3. Presione el botón Guardar
4.6.12 . Rack Gráfico
El Rack gráfico permite realizar una consulta de las habitaciones, para conocer su estado en un rango de fechas. Los estados de las habitaciones se diferencian por el colore asociado a cada una de ellas.
Las tres primeras columnas de esta ventana muestran el número da la habitación, el estado según recepción (Ocupada o Desocupada) y el estado según ama de llaves (Sucia, Limpia) respectivamente. Las siguiente columnas tiene como título el mes / día de la consulta y aparecerán tantas como días se indiquen en el rango de fechas pedido.
Se debe tener en cuenta que la información de las reservas es mostrada cuando se ha hecho una preferencia de habitación a una reserva, sea de grupo o individual. Además que en cada celda asociada a un color aparece el nombre del huésped correspondiente, para ver el nombre completo, ubique el puntero del ratón en la división de los títulos de las columnas y arrastre.
Figura 32 Consulta de habitaciones mediante el Rack Gráfico
Para ejecutar la consulta debe especificar las fechas inicial y final y posteriormente presionar el botón Mostrar de la barra de herramientas.
El campo Filtrar permite aplicar diferentes filtros así:
• Habitaciones: filtrar por un número de habitación indicado, frente al campo Filtrar, aparecerá un campo para indicar el número de habitación a filtrar
• Tipo de Habitación: filtrar un tipo de habitación, frente al campo Filtrar, aparecerá un campo para indicar el tipo de habitación a filtrar
• Estados: filtrar de acuerdo a los estados de ama de llaves y recepción, frente al campo Filtrar, aparecerán dos campos para indicar los estados
• Habitaciones a Salir según Fecha: habitaciones que salen en el rango de fechas indicado
• Habitaciones a Salir Hoy: habitaciones que salen en el día actual
La ventana muestra una serie de cuadros de colores que además de ser una ayuda para indicar que significa cada color mostrado para las habitaciones en el rack, sirven como otra estructura de filtros, de tal forma que con solo hacer clic en uno de dichos cuadros el sistema aplicará un filtro, notará que el filtro esta aplicado porque sobre el cuadro se muestra una X de color blanco. Como en el siguiente ejemplo donde se selecciono el cuadro Ocupada.
Generalmente la columna tipo de habitación de la cuadricula muestra el código del tipo, puede seleccionar la columna Mostrar Descripción Tipo Habit. Para que en lugar de mostrar el código se muestre su descripción.
El campo Ampliar columna de inicio de bloqueo, permite que el nombre o descripción de la columna en la que inicia el bloqueo, se amplíe automáticamente.
La primera columna de la cuadrícula muestra el número de habitación, la columna Rcp, muestra el estado de la habitación según recepción, la columna All muestra el estado según ama de llaves, la columna Tipo muestra el tipo de la habitación correspondiente, mientras que las columnas siguientes encabezadas con los números correspondientes a el mes y el día del bloqueo, muestran los datos correspondientes a la habitación.
Presionando doble clic sobre cualquiera de los nombres mostrados en los diferentes colores, el sistema mostrará datos correspondientes a la habitación registrada, la reserva o el bloqueo.
4.6.13 . Room to Sell
Muestra una consulta que permite conocer el número de habitaciones disponibles, por cada uno de los tipos existentes, en un rango de treinta días a partir de una fecha inicial.
Figura 33 Consulta de habitaciones disponibles por tipo
Los valores que se observan negativos indican sobreventa en esos tipos de habitación mientras que las líneas desplegadas en color amarillo indican que hay reservas con fechas de llegada de días anteriores y que no han sido canceladas o cambiadas de fecha y que por lo tanto afectan la disponibilidad mostrando información no ajustada a la realidad. Para ver detalles presione doble clic sobre la línea que presenta color amarillo y podrá observar las reservas.
Para ejecutar la consulta basta con indicar la fecha a partir de la cual inicia la consulta y presionar el botón Mostrar . Para imprimir, después de haber presionado el botón Mostrar, presione el botón Imprimir.
4.6.14 . Preferencia de Habitaciones
Desde la ventana de reserva es posible asignar habitaciones a las líneas reservadas para que queden preferenciadas (bloquedas) y no puedan ser usadas en las fechas de la reserva.
Figura 34 Preferencia de habitaciones
Para asignar una habitación a una línea
1. Presione doble-clic sobre la línea a la que desea asignar la habitación
2. En el campo Habitación ingrese el número de la habitación o bien utilice el botón ayuda para localizarla.
3. Presione el botón Grabar. Las habitaciones asignadas aparecen en el campo Habitaciones Preferenciadas.
Si el tipo de habitación que desea referenciar es diferente al tipo de habitación reservado el sistema lo indicará, si al guardar confirma que desea asignar la habitación a pesar de ser diferente, el sistema hará el proceso.
Para desasignar una habitación
1. Presione doble-clic sobre la línea a la que desea quitar la preferencia.
2. Presione doble-clic sobre el número de la habitación que quiere desasignar en el campo Habitaciones Preferenciadas.
3. Confirme la desasignación
4.6.15 . Habitaciones Bloqueadas
Para información sobre esta opción consulte 4.1.6. Consulta de Habitaciones Bloqueadas
4.6.16 . Visitas de Huésped
Muestra una consulta resumiendo las diferentes visitas que ha hecho al hotel el huésped al que se esta haciendo la reserva.
Figura 35 Consulta de visitas de huéspedes
La lista de visitas muestra los datos de los consumos y la venta por habitación generada en cada estadía. Presionando doble clic sobre cualquiera de las visitas, podrá obtener detalles de los cargos generados.
4.6.17 . Ayuda del Plano
La consulta de habitaciones mediante el plano permite observar gráficamente el estado de las habitaciones a través de los planos del hotel.
Figura 36 Vista global del plano del hotel
En primera instancia se despliega un plano general del hotel, a través del cual se puede llegar a mirar detalladamente cada área o piso del mismo.
Al seleccionar el un área del plano se observa que cada habitación tiene do cuadros de colores que indica el estado de las habitaciones.
Figura 37 Plano detallado de las habitaciones y sus estados
4.6.18 . Ayuda por Atributos
Cuando se crean las habitaciones desde el módulo de Parámetros de ZEUS, es posible asignarle unos atributos especiales que le dan características especiales, por ejemplo: Vista al mar, Balcón, Terraza.
Figura 38 Búsqueda de habitaciones por atributos
Para realizar la búsqueda de las habitaciones, debe hacer clic sobre los atributos que busca y presionar el botón Buscar. Esto mostrará las habitaciones desocupadas; si desea buscar las ocupadas active el campo ocupadas y presione el botón Buscar.
4.7 . Cancelación Automática de Reservas
Mediante de esta opción el sistema cancelará automáticamente todas las reservas que no se hayan utilizado y cuyo plazo de espera se haya vencido.
Figura 39 Cancelación automática de reservas
El plazo de espera se indica en el parámetro general “Plazo de reserva en días” de los parámetros de hotel, aquellas reservas donde la diferencia entre la fecha de llegada y la fecha actual sea diferente al plazo serán canceladas.
4.8 . Ubicación Automática en Lista de Espera
Este proceso se utiliza para reubicar automáticamente las reservas que se encuentran en lista de espera en caso tal que el hotel ya tenga disponibilidad causada por la cancelación de algunas reservas.
Figura 40 Ubicación automática en lista de espera
En el menú de informes existe un listado que le permite saber cuales son las reservas que se encuentran en lista de espera y el sistema puede reubicar.
4.9 . Depósitos
Para ZEUS Hoteles un depósito es todo anticipo de dinero realizado a las reservas. Esta opción del menú Reservas, permite registrar los depósitos que realizan los huéspedes.
En esta ventana podemos observar los siguientes campos:
NRO. RESERVA. Se debe especificar el número de la reserva en la que se registrará el depósito. Al digitar el número de la reserva y presionar la tecla tabulador se mostrará el nombre, teléfono, documento de identidad y el tipo de documento.
HECHO POR. Se debe especificar el nombre del cliente que realizó el depósito.
RECIBO NRO. Muestra el número del recibo del depósito. Si está ingresando uno depósito se muestra el texto 'NUEVO', el cual será refrescado con el número correspondiente después de grabar el depósito.
CAJA.. El sistema muestra el número de caja correspondiente al usuario que efectúa el depósito. Al lado aparece la descripción de la caja.
FECHA. Aparecerá por defecto la fecha del sistema. (no se puede modificar).
Figura 41 Depósitos a reservas
En la parte inferior de esta ventana aparecen tres paginas con las diferentes formas de pago por las cuales se puede efectuar el depósito y cada una de ellas con la información que se debe proveer.
Si se selecciona como forma de pago tarjeta de crédito el sistema preguntará por lo siguiente:
NUMERO. Se debe proveer el número de la tarjeta de crédito.
AUTORIZACIÓN. Se debe introducir número de autorización que da la central de tarjetas.
VENCIMIENTO Se debe introducir la fecha de vencimiento de la tarjeta en formato Año-Mes-Día.
Si selecciona como forma de pago cheque el sistema preguntará por lo siguiente:
BANCO. Se refiere al código de compensación del banco del cual es emitido el cheque.
PLAZA. Se refiere a la plaza o ciudad del banco.
CUENTA CORRIENTE. Se refiere al número de cuenta corriente del girador.
La forma de pago Efectivo no pide información adicional
MONEDA. Se debe seleccionar la moneda en la cual se hace el depósito, si es una moneda diferente a pesos el tipo de cambio de la fecha debe existir.
VALOR DEPÓSITO. Se debe especificar el valor del depósito en la moneda seleccionada, el sistema se encargará de efectuar los respectivos asientos de cambio de moneda para caja.
El campo Total Estadía Reportada es una opción que brinda el sistema para que se indique el valor total que cancelará el huésped durante la estadía en el hotel, con el fin que el sistema pueda informar del saldo por pagar al restar el valor de los depósitos realizados. El valor de la estadía también puede ser calculada por el sistema haciendo la liquidación de la reserva al m omento de imprimir, en este caso el sistema calcula el valor total de la estadía con base en los datos ingresados en la reserva.
Para registrar un depósito
1. Ingrese el número de la reserva y presione la tecla Tabulador.
2. Indique el nombre del cliente que realizo el depósito.
3. Elija la forma de pago y digite la información que esta solicite.
4. Especifique el código de la moneda (si es necesario)
5. Ingrese el valor del depósito.
6. Presione el botón Grabar.
El nuevo depósito aparece en la lista de depósitos
Para imprimir el recibo de un depósito
1. Digite el número de la reserva (si aún no la digitado).
2. Presione clic, en la lista de depósitos, sobre la línea que quiere imprimir
3. Presione el botón Imprimir de la barra de herramienta.
4. Indique si quiere o no Liquidar la reserva para que el sistema muestre el saldo por pagar
5. Seleccione la forma de salida.
Para borrar un depósito
Utilice la opción reversión de depósitos del menú reserva.
4.10 . Devolución de Depósitos
Mediante esta opción se puede realizar devoluciones de los depósitos registrados a una reserva
Figura 42 Devolución de depósitos de reservas
Cuando digita el número de la reserva y se presiona la tecla tabulador, se muestra la lista de los depósitos de la reserva.
Para realizar la devolución de un depósito
1. Digite el número de la reserva y presione la tecla Tabulador.
2. Presione doble clic, en la lista de depósitos, sobre el depósito que desea devolver.
3. Presione el botón Grabar. Cuando el proceso haya terminado se muestra el número de cancelación.
Para realizar una devolución parcial del depósito, deberá seguir los pasos anteriores, teniendo en cuenta que antes de guardar deberá cambiar el valor a devolver.
Tenga en cuenta que una devolución no es más que un proceso de anulación total de depósito y generación de un nuevo depósito, pero realizado automáticamente por el sistema.
Para imprimir una devolución
1. Digite el número de la reserva o utilice el botón Ayuda para localizarlo.
2. Seleccione la opción Cancelados
3. En la lista de depósitos, presione doble clic sobre la línea que desea imprimir.
4. Presione el botón Imprimir.
4.11 . Reversión de Depósitos
Mediante esta opción se puede realizar reversiones de los depósitos registrados a reserva. Solo se pueden revertir depósitos el mismo día en que fueron realizados.
Figura 43 Reversión de depósitos de reservas
Cuando digita el número de la reserva y se presiona la tecla tabulador, se muestra la lista de los depósitos de la reserva.
Para realizar la reversión de un depósito
1. Digite el número de la reserva y presione la tecla Tabulador.
2. Presione doble clic, en la lista de depósitos, sobre el depósito que desea revertir.
3. Presione el botón Grabar. Cuando el proceso haya terminado se muestra el número de cancelación.
Para realizar una reversión parcial del depósito, deberá seguir los pasos anteriores, teniendo en cuenta que antes de guardar deberá cambiar el valor a devolver.
Para imprimir una reversión
1. Digite el número de la reserva o utilice el botón Ayuda para localizarlo.
2. Seleccione la opción Revertidos
3. En la lista de depósitos, presione doble clic sobre la línea que desea imprimir.
4. Presione el botón Imprimir.
4.12 . Transferencia de Depósitos
Utilizando esta opción, los depósitos registrados a una reserva pueden ser transferidos parcial o totalmente a otra reserva. Para ello se deben indicar las reservas y el monto a transferir.
Figura 44 Transferencia de depósitos entre reservas
Para realizar la transferencia
1. En el campo Reserva digite el número de la reserva que tiene el depósito a transferir.
2. En el campo Destino digite el número de la reserva que recibirá la transferencia.
3. En la lista de depósitos, presione doble clic sobre la línea que desea transferir.
4. En el campo A Transferir digite el valor que desea transferir.
5. Presione el botón Grabar.
El valor transferido se muestra en la lista de depósitos de la reserva destino.
4.13 . Recálculo de Tarifas Planes-Reservas
Esta opción permite recalcular la tarifa asignada a las reservas hechas para un plan existente, entre un rango de fechas determinado por una fecha inicial y una fecha final. El recálculo coloca los valores actuales que tiene las tarifas del plan a las reservas seleccionadas.
Figura 45 Recálculo de Tarifas
Inicialmente debe indicar el código del plan y el rango de fechas que deben tener las reservas que serán recalculadas (1), luego presione el botón Ejecutar (2) para que el sistema muestre las reservas que cumplen con el plan y las fechas seleccionadas.
Antes de iniciar el recálculo se debe seleccionar las reservas que serán recalculadas. Para ello debe hacer clic en la casilla a la izquierda de cada línea (3) (Columna Sel); si desea seleccionar todas las reservas presione el botón Seleccionar Todos y para quitar la selección el botón Quitar la selección a todos de la barra de herramientas. Después de seleccionar las reservas que se verán afectadas, presione el botón Guardar.
4.14 . Aplicación de Depósitos a Folios
Una aplicación de depósito consiste en abonar el valor del depósito a una cuenta (folio) de un huésped. Esta opción aplica el valor de un depósito de una reserva a un folio.
Las aplicaciones de los depósitos se pueden hacer automáticamente al momento de hacer checkin. En ese momento el sistema preguntara si desea hacer la aplicación; en caso afirmativo aplicará el depósito al folio del titular.
Figura 46 Aplicación de depósitos
Todos los depósitos de la reserva seleccionada serán aplicados al folio indicado, una vez aplicado no podrán hacerse otros movimientos con el depósito, tales como transferencias o devoluciones.
Para aplicar un depósito
1. Digite el número de la reserva que tiene el depósito.
2. Digite el número del folio al que aplicará el depósito.
3. Presione el botón Guardar.
4.15 . Liquidador de Plan
El liquidador de plan permite conocer el valor que deberá ser cancelado por un huésped a partir de datos ingresados manualmente o partir de un registro o reserva existente. Existen dos opciones de liquidación (Detallada y General), las cuales solo varían en cuanto a la forma como muestran los datos de la liquidación.
El liquidador toma los datos del plan asociado y muestra los valores detallados o generales de la estadía del huésped por día, proveyendo totales que permiten conocer los valores a cobrar al huésped durante su estadía.
La liquidación puede ser realizada a partir de una reserva, un registro (habitación check in) o manualmente. En los dos primeros casos el sistema trae los datos de plan, tipos de habitaciones, personas y fechas para calcular el valor diario que sería aplicado en el proceso de auditoria. Para el último caso los cálculos son similares, pero los datos de plan, tipos de habitaciones, personas y fechas deberán ser ingresados a la ventana para luego proceder con la liquidación.
Liquidación Manual
Esta requiere que se ingrese toda la información al liquidador, incluyendo plan, habitaciones y personas, para que se pueda realizar la liquidación.
Figura 47 Liquidador de Planes
Para hacer una liquidación manual
1. Indique el código del plan (1) en el que se basará la liquidación
2. Haga clic en la cuadricula Habitaciones (2), presione el botón Nueva Línea de la barra de herramientas. Una vez presionado el sistema ingresará el número de la línea y quedará a la espera de que se le indique el tipo y clase de habitación.
3. Seleccione en las columnas Tipo y Clase de la cuadricula Habitaciones el tipo y clase de habitación requerido.
4. En la cuadricula Huéspedes (3) notará que el sistema ha ingresado un registro con las fechas de llegada y salida de un huésped. Este registro corresponde a la o las persona que se hospedarían en la línea que acaba de ingresa, este registro no puede ser modificado en las columnas adultos y tipo, ya que hace referencia al titular de la habitación, pero podrá modificar la fecha de llegada y salida.
5. Si quiere agregar mas personas a la línea puede ingresar otro registro en la cuadricula Huéspedes (3), para ello haga clic sobre la cuadrícula y presione el botón Nueva Línea , al presionarlo aparecerá una nueva línea en la cuadricula Huéspedes la que podrá modificar indicando cantidad de adultos, niños y adicionales, así como el plan y las fechas de llegada y salida.
6. Puede repetir los pasos del 2 al 6 para ingresar más de una línea a la liquidación.
7. Una vez ingresado los datos de habitaciones y huéspedes, presione el botón Liquidar (4) de la barra de herramientas. Al presionar este botón el sistema mostrará en la cuadrícula Cargos Acumulados por Fecha (A) los valores a pagar por cada día de estadía del hotel.
8. Si presiona clic sobre uno de los registros de la cuadrícula Cargos Acumulados por Fecha (A), notará que en la cuadrícula Cargos Detallados por Fecha (B), se mostrará el detalle de los cargos que aplican para el día.
Las opciones Detallado y General ubicados bajo la cuadrícula Huéspedes le permite ver la en la cuadrícula Cargos Detallados por Fecha (B) la información de una forma diferente y más general, especialmente practica para la consulta de las multitarifas por categoría y clase de huéspedes.
EL botón Ocultar/ Mostrar Totales Acumulados también cambian la presentación de la cuadrícula Cargos Detallados por Fecha mostrando los cargos acumulados o en detalle.
Liquidación desde una Reserva o un Registro
Inicialmente ubiquemos el la sección debajo del botón Liquidar (4) donde se encuentran dos opciones Desde una Reserva y Desde un Registro, según la selección realizada el sistema solicitará debajo del campo Plan el número de reserva o el número de registro.
Este proceso liquidación es más rápido que el manual dado que mucha información no es necesario digitarla, gracias a que la información es tomada desde la reserva o el registro que se indica. Para realizar la liquidación debe indicar el número de la reserva o registro y asegurarse que esta seleccionada la casilla Desde una Reserva o Desde un Registro según corresponda.
Una vez ingresada la reserva el sistema, los datos de las cuadrículas Huéspedes y Habitaciones se llenaran con los datos de la reserva o el registro, por lo que solo será necesario presionar el botón Liquidar (4).
Es posible modificar los datos de la liquidación si que implique una modificación de la reserva o el registro, gracias a ellos podrá agregar o quitar características y presionar nuevamente el botón liquidar.
4.16 . Actualización de Cargos a Planes
Permite cambiar los valores de los cargos asignados a los paquetes de cada uno de los planes, de esta forma es posible hacer cambio en bloque de valores sin necesidad de ingresar a cada paquete de plan, para hacer un cambio independiente.
Figura 48 Actualización de Cargos de Planes
En esta ventana vemos como 3 planes que tienen el mismo valor para el cargo seguro hotelero, pueden ser cambiados de 3.000 a 3.200 con un solo proceso.
Para Cambiar los valores de un cargo
1. Indique el código de cargo a cambiar
2. Cambie el valor del cargo tanto en moneda local como en dólares
3. Cambie los valores para los niños si así lo desea, en dicho caso antes debe activar la casilla Cambiar Valor Niños.
4. Modifique los datos del IVA (impuesto) si aplica
5. Seleccione los planes que se verán afectados por el cambio
6. Presione el botón Grabar
4.17 . Excluir Impuesto
En varios países se aplican legislaciones que permiten omitir el cobro del impuesto a ciertos huéspedes con características especiales. En el caso de Colombia es posible omitir IVA a os huéspedes extranjeros. Esta opción permite seleccionar desde la reserva cuales huéspedes estan excluidos del pago del impuesto.
Figura 81 Exclusiones al cargo de Impuesto
La exclusión aplica para POS y Front, en el proceso de cargos a folios y cargos de cuentas desde POS. Esta no incluye los cargos generados por el Plan, para que los cargos de plan queden excluidos se deben crear planes con cargos sin % de Impuesto asociado.
Para excluir una línea de reserva del cálculo de impuesto, seleccione la columna Sel de la cuadrícula y presione el botón Guardar.
5 . INFORMES
El menú informe presenta una serie de opciones que permiten consultar, entre otras, las reservas, los depósitos y la disponibilidad del hotel desde varias perspectivas.
5.1 . Grupos
Muestra una ventana con diferentes opciones para consultar los grupos. Debe indicar el rango de fecha que desea consultar e indicar si la consulta se hará por la fecha de entrada o salida del mismo.
Además de estas características, puede elegir el estado que desea consultar (Permanente, Tentativos, Cancelados o Todos) y si desea consultar todos los grupos o un rango de ellos. En este último caso deberá indicar el grupo inicial y el final de la consulta.
Figura 49 Informe de Grupos
Para emitir el informe seleccione las opciones, presione el botón Imprimir y finalmente la forma de salida.
Figura 50 Informe de Grupos
Así es la presentación por pantalla, en la que se puede observar una sección inicial con los datos generales del grupo seguido de una serie de columnas que contienen los datos de las habitaciones reservadas.
5.2 . Planes
Emite un listado con las características generales o detalladas de un plan, un rango de ellos o todos.
Figura 51 Informe de Planes
Al seleccionar un plan inicial y uno final, se le esta indicando al sistema que muestre todos los planes cuyo código este, alfabéticamente, entre el primer y el segundo código. Para que se muestren todos los planes sin importar el inicial y el final, seleccione la casilla Todos los Planes.
Figura 52 Informe de Planes
Este reporte excluye los planes de grupos como definición predeterminada, pero pueden ser incluidos solo con seleccionar la opción Incluyendo Grupos.
La opción de no mostrar el paquete hará que el listado solo se muestre con los datos generales del plan.
Para emitir el informe seleccione las opciones, presione el botón Imprimir y finalmente la forma de salida. Esta sería su presentación por pantalla con los datos generales del plan y del paquete que lo conforma.
Tp: Tipo de Plan: D (Detalle) o G (General)
Us: Tarifa en dólares Si o No
Cia: Plan de compañía Si o No
Gr: Plan de Grupos Si o No
Al: Incluye alimentación Si o No
Tar: Código de la tarifa asociada al plan
Es: Estado(Activo) Si o No
M/E: Cargar a cuenta Maestra o Extra
Per: Periodicidad
Ap: A partir de noche
Md: Mandatario por persona
Iv: Iva incluido Si o No
Nad: Aplica noche adicional
Apar: A partir de noche adicional
5.3 . Estados de Habitación
Gracias a esta ventana podrá obtener un listado de las habitaciones según su estado actual, en cuanto a ocupación o a los bloqueos registrados.
Figura 53 Estados de Habitación
Adult S/Ally: Adultos según ama de llaves
5.4 . Reservas por Fecha
Despliega una ventana desde la cual, seleccionado las opciones dispuestas, se puede emitir un reporte con las reservas con entrada o salida en un rango de fechas.
Figura 54 Informe de reservas por fechas
El primer paso para emitir el informe consisten en seleccionar las fechas inicial y final en la que se buscarán las reservas e indicar si ese rango buscará las reservas según la fecha de entrada, salida, elaboración o día de cancelación (solo para reservas canceladas) de la misma.
Las reservas pueden ser emitidas según su estado así:
Todas las reservas realizadas: Muestra todas las reservas que se hayan hecho en el rango de fechas indicado sin importar el estado en que se encuentre.
Confirmadas: Reservas vigentes que se les haya indicado en la opción confirmar de la ventana de reserva una confirmación.
Sin depósitos. Reservas vigentes que no tengan depósito
En lista de Espera. Reservas vigentes que por sobreventa se encuentren en lista de espera.
Canceladas. Reservas que tengan líneas canceladas
Por Cancelar. Reservas que hayan superado el plazo de espera y aún no han sido canceladas.
Canceladas por Corte. Reservas canceladas de forma automática al hacer el corte en la auditoría.
Comisionables Sin Porcentaje. Reservas vigentes que se definieron como comisionables para la agencia pero que no se les ha asignado el % de comisión correspondiente a la agencia.
Garantizadas. Reservas vigentes que tienen algún tipo de garantía: Depósito, Carta de empresa, Voucher, etc.
Con Tarifas Diferentes. Reservas vigentes con tarifas diferentes a las de su plan (No aplica para multitarifa)
Con sus Acompañantes. Todas las reservas vigentes detallando acompañantes.
No Shows. Reservas que no llegaron
Todas las Vigentes. Todas las reservas por llegar.
El sistema permite hacer filtros, podrá localizar por ejemplo reservas de una empresa específica o todas las empresas excepto una indicada. Para ellos en el campo Filtrar por seleccione el tipo de filtro que quiere aplicar o seleccione (Ninguno) si no desea aplicar filtro, el segundo paso consiste en decidir si se quiere filtrar código (Igual a:) o si se quiere mostrar todos excepto uno indicado (Diferente de:), por último en el campo código indique el código a filtrar, puede buscarlo utilizando la ayuda.
Podrá incluir o no las preferencias y las quejas de cada cliente de las reservas con solo seleccionar las opciones Preferencias y Quejas.
Las Opciones por le permiten indicar el orden preferido.
Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
5.5 . Reservas por Tipo de Habitación
Muestra las reservas con llegada o salida en un rango de fechas y con el estado seleccionado. La reserva se puede restringir a un tipo o tipos de habitación específico o a todos los tipos.
Figura 55 Informe de reservas por tipo de habitación
Para detalles del significado de los estados, consulte el punto 5.4 . Reservas por Fecha
Al seleccionar un tipo inicial y uno final, se le esta indicando al sistema que muestre todos los tipos cuyo código este, alfabéticamente, entre el primer y el segundo código. Para que se muestren todos los tipos sin importar el inicial y el final, seleccione la casilla Todos los Tipos. Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
5.6 . Reservas por Planes
Muestra las reservas con llegada o salida en un rango de fechas y con el estado seleccionado. La reserva se puede restringir a un plan o planes específicos o a todos los planes.
Figura 56 Informe de reservas por planes
Para detalles del significado de los estados, consulte 5.4 . Reservas por Fecha
Al seleccionar un plan inicial y uno final, se le esta indicando al sistema que muestre todos los planes cuyo código este, alfabéticamente, entre el primer y el segundo código. Para que se muestren todos los tipos sin importar el inicial y el final, seleccione la casilla Todos los Planes.
Para emitir el informe seleccione las opciones y presione el botón Imprimir.
5.7 . Reservas por Oficinas
Muestra las reservas con llegada o salida en un rango de fechas y con el estado seleccionado. La reserva se puede restringir a una oficina u oficinas específicas o a todas las oficinas.
Figura 57 Informe de reservas por oficina
Para detalles del significado de los estados, consulte 5.4 . Reservas por Fecha
Al seleccionar un plan inicial y uno final, se le esta indicando al sistema que muestre todos los planes cuyo código este, alfabéticamente, entre el primer y el segundo código. Para que se muestren todos los tipos sin importar el inicial y el final, seleccione la casilla Todos los Planes.
Al seleccionar la opción de mostrar las reservas por fecha de elaboración, contará con una funcionalidad adicional con la cual podrá indicar un rango de horas, de esta forma el sistema le provee la posibilidad de conocer las reservas realizadas en un rango de horas indicado
El sistema permite hacer filtros, podrá localizar por ejemplo reservas de una empresa específica o todas las empresas excepto una indicada. Para ellos en el campo Filtrar por seleccione el tipo de filtro que quiere aplicar o seleccione (Ninguno) si no desea aplicar filtro, el segundo paso consiste en decidir si se quiere filtrar código (Igual a:) o si se quiere mostrar todos excepto uno indicado (Diferente de:), por último en el campo código indique el código a filtrar, puede buscarlo utilizando la ayuda.
Para emitir el informe seleccione las opciones y presione el botón Imprimir.
5.8 . Depósitos por Fecha
Lista los depósitos realizados en un rango de fechas y un estado indicado.
Figura 58 Informe de depósitos por fecha
Para emitir el listado indique el rango de fechas y presione el botón Imprimir.
5.9 . Depósitos Vigentes
Lista de depósitos realizados a reservas que aún no han sido aplicados.
Figura 59 Informe de depósitos vigentes
Para emitir el listado elija las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
5.10 . Recibos de Depósitos
Permite reimprimir un rango de recibos de depósitos, indicando el número de recibo de depósito inicial y final.
Figura 60 Recibos de Depósitos
Para imprimir el informe, indique el rango y presione el boton Imprimir.
5.11 . Forecast
Muestra el estimado de ocupación o disponibilidad del hotel con base a las reservas y los registros realizados.
Figura 61 Informe de Ocupación
Para emitir el listado indique la fecha final y desde que fecha desea que se imprima el reporte. Además puede indicar un tipo de habitación específico o hacer una impresión global. En el caso de la impresión Global se tomaran todos los tipos de habitación para mostrar la disponibilidad, mientras que por tipo debe indicar en el campo Tipo de Habitación el código del tipo que desea mirar.
Al seleccionar la opción Incluir Habs. Bloqueadas, se esta indicando al sistema que debe incluir las habitaciones que están bloqueadas por mantenimiento para restarlas de las disponibles o sumarlas cuando salen de mantenimiento.
Por defecto el sistema inicia su cálculo de disponibilidad basado en las habitaciones disponibles de la noche anterior, puede cambiar esta funcionalidad seleccionado la opción Utilizar las habitaciones ocupadas como saldo anterior.
Figura 62 Informe de disponibilidad (Forecast)
El campo Saldo Ant. Muestra el número de habitaciones disponibles de la noche anterior, a partir de este valor se inicia el cálculo de la disponibilidad. En la sección ENTRADAS se muestran las reservas garantizadas y no garantizadas que se esperan para la fecha, así como las entradas que han sucedido en el día, estos valores suman el total de entradas que son restados de la disponibilidad.
En la sección SALIDAS se encuentran las salidas generadas por reservas, las salidas que sucedieron a la fecha y las que estan pendientes por salir, este total de salidas son sumadas a las disponibles, para arrojar el total de disponibles y ocupadas, el valor resultante como disponibles se toma para la siguiente línea como Saldo anterior, iniciando de nuevo el ciclo para el siguiente día.
Por defecto el forecast no incluye las habitaciones bloqueadas para el calculo de la disponibilidad, pero pueden ser incluidas habilitando la casilla Incluir Habs. Bloqueadas.
5.11.1 . Forecast Valorizado
Una funcionalidad adicional con que cuenta esta ventana es la del forecast valorizado, este muestra el valor de la venta de habitación proyectado según la ocupación esperada. Dando la opción de excluir habitaciones registradas en planes Coplimentary o House Use.
Encontrará que al seleccionar la opción de forecast valorizado podrá indicarle al sistema si se incluirán los valores de ventas actuales para calcular la proyección.
Figura 63 Forecast Valorizado, muestra ingresos actuales, fecha actual Agosto 16
5.12 . Forecast Resumido
Muestra el estimado de ocupación o disponibilidad del hotel con base a las reservas y los registros realizados. Este informe se diferencia con el anterior en que este muestra la información resumida.
Figura 64 Informe de disponibilidad resumido
Para emitir el listado indique la fecha final y desde que fecha desea que se imprima el reporte. Además puede indicar un tipo de habitación específico o hacer una impresión global. En el caso de la impresión Global se tomaran todos los tipos de habitación para mostrar la disponibilidad, mientras que por tipo debe indicar en el campo Tipo de Habitación el código del tipo que desea mirar
Después de seleccionar las opciones deseadas debe presionar el botón Imprimir para emitir el informe.
Figura 65 Forecat Resumido
El listado muestra la fecha correspondiente y las columnas: Habitaciones disponibles (Dispn.), Habitaciones Ocupadas (Ocup.), Adultos (Adul), Niños y % de ocupación. Los asteriscos representan una barra comparativa de los porcentajes de ocupación generados para cada día, decreciendo según el porcentaje.
5.13 . Forecast por Complejo
Muestra el estimado de ocupación o disponibilidad del hotel con base a las reservas y los registros realizados.
Figura 66 Informe de disponibilidad por complejo
El forecast por complejo detalla cada complejo de forma independiente o todos en el mismo informe según sea su elección, en este último caso sería igual a emitir el forecast estándar.
Para emitir el listado indique la fecha final y desde que fecha desea que se imprima el reporte. Además puede indicar un complejo específico o hacer una impresión todos los complejos.
Por defecto el forecast no incluye las habitaciones bloqueadas para el calculo de la disponibilidad, pero pueden ser incluidas habilitando la casilla Incluir Habs. Bloqueadas, así como decidir si se descuentan o no las habitaciones House Use y Complimentary.
La opción Vista Horizontal, muestra todos los complejos resumidos en un solo bloque, mostrando menos detalles por cada uno de ellos pero permitiendo observar de forma global el estado de los mismos.
Después de seleccionar las opciones deseadas debe presionar el botón Imprimir para emitir el informe.
Figura 67 Forecast por Complejo Vista Horizontal
5.14 . Huéspedes Genéricos
En muchas de las opciones de registro de huéspedes, ZEUS brinda la posibilidad de generar cedulas genéricas, con el fin de poder registrar sus datos aunque no se conozca su identificación. Como ejemplos de estas opciones están: los acompañantes de reservas y las personas de los grupos.
Figura 68 Consulta de huéspedes genéricos
Esta opción del menú Informes permite consultar los huéspedes que permanecen con cédulas genéricas ya sea q que estén checkin o no.
Para emitir el informe, elija la opción deseada y presione el botón Imprimir.
5.15 . Allotment por Planes
Cuando se crea o edita un plan, es posible indicar el % máximo de habitaciones que se podrá vender para ese plan. Este informe despliega el número de habitaciones disponibles para un plan con respecto al número total de habitaciones asignadas al plan.
Figura 69 Habitaciones disponibles con respecto al % asignado
5.16 . Allotment de Grupos
Es un informe que establece el porcentaje máximo de habitaciones disponibles para grupos, del número total de habitaciones reservadas para grupos del hotel.
Figura 70 Disponibilidad de habitaciones para grupos
5.17 . Room to Sell
Muestra una consulta que permite conocer el número de habitaciones disponibles, por cada uno de los tipos existentes, en un rango de treinta días a partir de una fecha indicada.
Figura 71 Consulta de habitaciones disponibles por tipo
Para ver la consulta basta con indicar la fecha y presionar el botón Mostrar.
Por defecto esta consulta incluye las habitaciones bloqueadas en el cálculo de las habitaciones para vender, puede excluirlas seleccionado la casilla No Incluir Habs. Bloqueadas
Una información adicional que provee esta consulta, es la de reservas de día anteriores no canceladas. Si encuentra que una o mas líneas de la cuadrícula están en color amarillo, quiere decir que existen reservas para esos tipos de habitaciones con fecha de llegada de días anteriores, para consultar estas reservas debe presionar doble clic sobre la fila (en cualquier columna). Estas reservas deben ser canceladas o cambiadas de fecha pues afectan irregularmente la disponibilidad.
5.18 . Log de Reservas
Muestra un informe con el log de las operaciones realizadas sobre las reservas en un rango de fechas.
Figura 72 Log de reservas
Figura 73 Reporte desplegado
5.19 . Diario de Ocupación
Muestra un informe con el resumen del movimiento de las habitaciones y huéspedes de la fecha actual, por complejo. Este movimiento detalla, entre otras, las habitaciones y personas en casa, las salidas, entradas, etc.
Figura 74 Informe diario de ocupación
Figura 75 Características del informe diario de ocupación
Cuenta con la posibilidad de incluir o no las habitaciones House Use, Complimentary y las habitaciones en lista de espera.
5.20 . No Shows y Room Nights
Despliega un informe con la cantidad de No Shows y Room Nights presentados por cada día en un rango de fechas.
Figura 76 Apariencia del reporte
5.21 . Visitas de Huéspedes
Permite consultar las visitas realizadas por un huésped indicado, solo es necesario indicar el número y tipo de documento del huésped para que el sistema detalle fecha a fecha las visitas.
Figura 77 Visitas de Huéspedes
Cada línea de la cuadrícula indica un visita del huésped, donde se detallan datos como fecha de llegada, días que demoró su estadía, habitación donde se hospedó, valor generado por concepto de alojamiento, valor por consumos, empresa por la que vino, número de acompañantes, etc.
5.22 . Prerregistros Individuales por Fecha de Llegada
Como una forma de organizar el arribó de los huéspedes, puede tomarse como estrategia tener preparados todos los detalles para cada huésped. Entre otras cosas la preasignación de habitaciones y la impresión de los prerregistros por cada huésped pueden ser herramientas importantes.
Mediante esta opción puede imprimir los prerregistros de cada uno de los huéspedes que llegan en una fecha indicada, los cuales traen toda la información indicada en la reserva de tal forma que la cantidad de información de debe complementar el huésped para su registro será menor de la medida que en la reserva se haya indicado mayor información
Figura 78 Preregistros por Fecha de Llegada
Para emitir el informe indique el rango de fechas y presione el botón Imprimir.
5.23 . Listado de Reservas por Contactos
Desde esta opción es posible emitir un informe con las reservas y los contactos asociadas a ellas, los cuales fueron ingresados al momento de acer la reserva.
Figura 79 Listado de Reservas por Contacto
A parte de ingresar el rango de fechas puede indicar el estado de la reserva a confirmar con las opciones disponibles, entre las que esta Todas las Reservas, la cual muestra las todas las reservas realizadas.
Puede indicarse si se listaran todos los contactos o solo los contactos seleccionados. En este último caso deberá quitar la selección del campo Todos los Contactos y proceder a seleccionar de la cuadrícula los contactos que desea consultar.
Para emitir el informe una vez seleccionadas las opciones solo restará hacer clic en el botón Imprimir.
5.24 . Reservas Por Móviles
Además de ser un informe de reservas, dado que con esta opción puede lograr tener informes de reservas aunque no se les haya asignado un móvil, es una opción que permite obtener información especial de los móviles asignados a las reservas.
Figura 80 Reservas Por Móviles
Este informe al igual que las demás opciones de informes permite seleccionar un rango de fechas, el cual puede ser evaluado por fecha de Entrada, Salida o Creación de la reserva.
Por defecto solo se muestran los informes que tienen móviles asignado, sin embargo la opción Reservas con Móviles puede desactivarse para que se incluyan todas las reservas.
Puede definir como será agrupada la información, con las dos opciones de agrupación disponibles. De la misma forma la selección de filtros y diferentes posibilidades para ordenar, dan mayor flexibilidad al informe. Para emitir el informe, seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
RECEPCION2
ZEUS
ZEUS Recepción
Manual de usuario
COMPUSISCA S.A.
Centro Cial. Bocagrande Local 203
PBX: 6655011 Fax 6653693
Cartagena de Indias Colombia
INTRODUCCIÓN
¿Que es Recepción?
Mediante este módulo se realizan todos los movimientos necesarios desde el ingreso del huésped al hotel hasta su salida. Entre estos podemos mencionar: el registro de huéspedes (Chek-In), los cargos a folios, la transferencia de cargos, los cambios de habitación, los abonos, el Check-out de huéspedes, etc.
El módulo de recepción, además de contar con opciones como las antes mencionadas, cuenta con un completo menú de consultas e informes que permiten conocer al detalle el estado de los movimientos realizados.
Recepción no solo es una herramienta ideal para un recepcionista, sino que es igualmente efectiva para los cajeros. De tal forma que un funcionario puede efectuar una u otra labor o bien ambas.
1 . ENTRANDO A RECEPCION
Después de seleccionar el icono de RECEPCION, ya sea desde le menú Inicio de Windows (Start en la versión en ingles) o desde un acceso directo el escritorio de Windows, aparece la ventana de Inicio de sesión.
Figura 1 Inicio de sesión
Después de indicar Usuario y Password, y en caso de haber ingresado con un usuario válido al sistema, se despliega la ventana principal.
Figura 2 Ventana principal de RECEPCIÓN
A continuación detallaremos los menús y cada una de sus opciones.
EL siguiente paso consiste en conocer cada una de las opciones del menú Reservas, sin embargo antes de entrar a detallar dichas opciones debemos conocer un estándar que manejan las ventanas de este módulo.
1.1 . La barra de herramientas estándar de ZEUS
Permite realizar diferentes tareas tal como detallamos a continuación.
2 . MENÚ PARÁMETROS
En este ítem del menú principal se encontramos todas las opciones necesarias para la creación, modificación y búsqueda de algunos de los parámetros generales.
2.1 . Pinter Setup
Permite indicar con que impresora, de las conectadas al sistema, deseamos imprimir los reportes de ZEUS.
Figura 3 Printer Setup (Configuración de Impresora)
Otra forma de indicar la impresora que desea usar, es al momento de imprimir los reportes como veremos mas adelante.
2.2 . Huéspedes O Clientes
Permite ingresar los clientes y los huéspedes deseados. Es importante anotar que los huéspedes que se registran en el hotel son creados automáticamente como clientes por lo que es posible consultarlos desde esta ventana.
Figura 4 Huéspedes o Clientes
TIPO DOCUMENTO. Digite el tipo de documento que identifica al huésped. Los tipos de documentos pueden ser:
CE Cédula de Ciudadanía
TI Tarjeta de Identidad
TT Turismo
CX Cédula de Extranjería
PA Pasaporte
NT Nit
NUMERO. Número de documento del Cliente. Dígitos o letras del número de identificación del huésped.
LUGAR DE EXPEDICIÓN. Digite el lugar de expedición del documento que identifica al huésped.
NOMBRE. Nombre del huésped o cliente.
TIPO DE HUÉSPED. Escoja que tipo de huésped es la persona que esta creando. Los tipos de huésped son:
Asiduo
Copropietario
V.I.P.
Socio Compañía
Otro.
DIRECCIÓN. Dirección residencial o comercial del huésped.
TELÉFONO. Número de teléfono del huésped o cliente.
CIUDAD. Código de la ciudad a la que pertenece el huésped. En este caso puede utilizar el botón Ayuda para localizar el código de la ciudad.
NACIONALIDAD. Debe digitar la nacionalidad del huésped.
PROF. U OFICIO. Digite la profesión o el oficio al del huésped.
FECHA DE NACIMIENTO. Indique la fecha de nacimiento del huésped en formato Año-Mes-Día.
EMPRESA. Código de la empresa para la que trabaja el huésped. En este caso puede utilizar el botón Ayuda para localizar el código de la Empresa.
# DE VISITAS. Campo Informativo que muestra el número de visitas que ha realizado este huésped al hotel.
HABITACIÓN. Número de habitación si el huésped es copropietario.
CRÉDITO. Debe hacer un Clic si el huésped va a tener crédito con el hotel.
CÓDIGO LIM. CRÉDITO. Código de limite de crédito en caso tal el huésped tenga crédito con el hotel . Puede utilizar el botón ayuda para buscar el código.
TIPO HAB. MAYOR. Si el huésped es copropietario, debe digitar el tipo de habitación mayor a la cual este huésped es propietario.
RANGO HAB. MAYOR. Si el huésped es copropietario, debe digitar el rango de habitación mayor a la cual este huésped es propietario.
DÍAS ACUM. Informa el número de noches que ha dormido el huésped en el hotel.
CUENTA CONTABLE. Si el huésped tiene crédito, debe digitar el código de “cuentas por cobrar a particulares”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Puede utilizar el botón Ayuda para buscar el código deseado.
ULTIMA ATENCIÓN. Seleccione la ultima atención que le ha hecho al huésped. Las atenciones pueden ser:
Flores
Frutas
Queso
Otros
Ninguno
MAIL. Indique la dirección Internet de la empresa para el buzón de mensajes.
Para ingresar un Cliente
1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas
2. Digite el código del cliente. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.
3. Ingrese la los datos del cliente. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.
4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
Para localizar una Cliente
1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas.
2. En la ventana desplegada ingrese el nombre del cliente.
3. Presione el botón Buscar.
4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s).
5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.
Para modificar los datos de un Cliente
1. Localice el cliente a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.
2. Una vez localizado, presione el botón Editar.
3. Realice los cambios deseados.
4. Presione el botón Grabar.
Para borrar un Cliente
1. Localice el Cliente utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.
2. Presione el botón Borrar.
3. Confirme el borrado.
2.3 . Motivos De Cancelación
Siempre que desde el módulo Reservas de ZEUS se cancele una reservación, es necesario indicar cual es el motivo por el que se está cancelando. Estos motivos se crean a través de esta ventana.
Figura 5 Motivos de Cancelación
CÓDIGO. Números y/o Letras que identifican el Motivo de Cancelación.
DESCRIPCIÓN. Especificaciones del motivo.
Para ingresar un Motivo
1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas
2. Digite el código del Motivo. Note que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.
3. Ingrese los datos de la Motivo.
4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
Para localizar un Motivo
1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas.
2. En la ventana desplegada ingrese la Descripción del Motivo.
3. Presione el botón Buscar.
4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s).
5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.
Para modificar los datos de un Motivo
1. Localice el Motivo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.
2. Una vez localizado, presione el botón Editar.
3. Realice los cambios deseados.
4. Presione el botón Grabar.
Para borrar un Motivo
1. Localice el Motivo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.
2. Presione el botón Borrar.
3. Confirme el borrado.
3 . MENÚ RECEPCIÓN
Contiene las opciones necesarias para el control de los movimientos a las habitaciones y a los huéspedes, desde el check-in en adelante.
3.1 . Registro de Huéspedes
La primera opción del menú Recepción, permite registrar los huéspedes que llegan al hotel. Este proceso también es conocido como Check-in.
Además de permitir registrar huéspedes Walk-In y con reservas individuales, dispone de las herramientas necesarias para registrar grupos de una forma ágil y eficiente.
Figura 6 Registro de Huéspedes (Checkin)
Como habíamos comentado podemos registrar huéspedes con reserva o sin reserva (Walk In) y grupos, por lo que observaremos cada uno de estos casos de forma independiente.
Sin embargo antes debemos conocer algunas características que comparten los casos antes mencionados
La ventana de registro además de contar con una barra de herramientas que detallaremos más adelante, presenta debajo de estas varios campos. En su orden:
A la izquierda se muestran 4 cuadros de colores con las letras R, T, A, y P . Estos son indicadores que permiten conocer el estado en que se encuentra el registro.
Un registro de un huésped, consta de 4 pasos básicos, de los cuales se deben cumplir por lo menos los dos primeros para considerar que hubo un checkin completo. Estos pasos son:
1. Datos Generales del Registro ( R)
2. Registro del Titular (T)
3. Registro de los acompañantes (A)
4. Registro de los Pagos (P)
Los indicadores toman su color de acuerdo al estado de cada paso, así cuando no se ha iniciado se muestra en color Rojo, cuando esta en proceso se muestra en Amarillo y cuando se termina se muestra en verde.
Siguiendo con las especificaciones de la ventana de registro encontramos 4 campos así:
Registro. Muestra el número de registro asociado. Cuando se esta ingresando un registro, en este campo se muestra la palabra “NUEVO” la cual es reemplazada por un consecutivo al momento de guardar.
Reserva No. Si va hacer checkin a una reserva debe digitar aquí el número de la reserva.
Plan. Código del plan con el que se registrarán las habitaciones. Para el caso de registros con multiplanes, el plan aquí indicado será el que indicará el valor de la habitación
Grupo. Código del grupo que se está registrando.
Debajo de estos campos se muestran 5 Tabs: General, Titulares, Habs Registradas, Habs Reservadas y Grupos. Cada uno de estos tiene funciones específicas.
Tab General. En él, se digita la información general del registro.
Figura 7 Datos generales del registro
Identificación. Debe proveerse la identificación del huésped. Al lado de este campo aparece una lista de opciones de documento de identificación de donde debe escogerse el tipo del huésped.
Expedición. Debe especificarse el lugar de expedición del documento de identidad.
Nombre. Debe proveerse el nombre del huésped.
Tipo. Se refiere al tipo de huésped dentro de las opciones de : asiduo, copropietario, vip, socio compañía, otro
Dirección. Debe proveerse la dirección domiciliaria del huésped.
Teléfono. Debe proveerse el número telefónico del huésped.
Ciudad. Debe especificarse el código de la ciudad de origen del huésped, generalmente se puede acudir a la ayuda para especificar este código. Una vez provisto, aparecerá al lado el nombre de la ciudad.
País. Debe especificarse el código del país de origen del huésped.
Oficio. Debe especificarse el oficio o profesión del huésped.
Visitas. Debe registrarse el número de veces que el huésped a estado registrado el hotel, incluyendo la presente.
Comisionable agencia. Debe especificarse si este registro es comisionable a alguna agencia de turismo.
Empresa. Debe especificarse en el caso que así sea, la empresa a la cual pertenece el huésped.
Llegada. Debe registrarse la fecha de llegada del huésped.
Nacido. Especifíquese la fecha de nacimiento de huésped.
Crédito. Debe especificarse si se le concederá crédito al huésped, si se escoge esta opción aparecerá un campo nuevo denominado código crédito, debe especificarse el código de crédito que se concederá, este genera un limite máximo de crédito.
Salida. Debe registrarse la fecha de salida del huésped.
Tarifa. Se refiere a la tarifa que regirá la estadía del huésped ya sea en pesos o dólares.
Descuento. Debe especificarse si se le aplicara descuento a los gastos del huésped, si se escoge esta opción aparecerán dos nuevas opciones donde se debe escoger a que cargos aplicará este descuento, ya sea cargos de habitación o cargos de consumo.
Preferencia. En caso tal que el huésped tenga alguna preferencia debe registrarse en este campo.
Tab Titulares. Aquí se especifican los datos de las habitaciones, al igual que la información de los titulares y sus acompañantes
Figura 8 Registro del titular y sus acompañantes
Tipo habitación. Debe especificarse el tipo de habitación deseada por el huésped.
Clase habitación. Debe especificarse la clase de habitación que se asignara al huésped, dentro de las categorías doble, sencilla o el conjunto de clases de habitación del hotel.
Habitación. Debe asignarse el número de habitación al huésped, o dejar este campo con el texto auto, para que el sistema asigne automáticamente el número de habitación. Para escoger la habitación puede utilizar el botón Ayuda, la ayuda por Atributos o la ayuda del plano.
Adultos. Debe especificarse el número de adultos que estarán en la habitación.
Niños. Debe especificarse el número de niños que estarán en la habitación.
Adicionales. Debe especificarse el número de adicionales que estarán en la habitación.
Folio Maestro. Indica el Folio Maestro de la Habitación en el cual se cargan los diferentes cargos del Paquete al que pertenece el Plan, aquí pueden generarse varias situaciones:
Si se trata de Habitaciones individuales digite aquí “NUEVO”, con lo que se generara un folio para esta habitación.
Si es una Habitación individual y el pago o la responsabilidad es de una persona que ya se encuentra registrada en el Hotel y tiene su propio folio, digite aquí el número de Folio.
Si es una Habitaciones que corresponde a un Grupo y el Grupo asume los cargos del paquete, digite aquí el “Folio Maestro del Grupo”
Si es una Habitaciones que corresponde a un Grupo y el Grupo NO asume los cargos del paquete, digite aquí “NUEVO”, con lo que se generara un folio para esta habitación.
Folio Adicional. Indicar si el cargo de habitación generado por concepto de personas adicionales será cargado a la Cuenta Maestra o Extra del Folio Maestro de la Habitación.
Folio Individual. Indica si el huésped además tendrá un folio Individual. Podrían suceder los siguientes casos :
Si es una Habitación individual y el Folio Maestro es “NUEVO”, digitar “MAESTR” para que el sistema use como Folio Individual el mismo de la Habitación.
Si es una Habitación individual y el Folio Maestro es “NUEVO”, y desea generar un nuevo Folio Individual, digitar “NUEVO” para que el sistema genere el nuevo folio.
Si el Grupo asume los cargos del Paquete, digitar “NUEVO” para que el sistema le genere un Folio al Titular de la habitación.
Si el Grupo no asume los cargos del Paquete, digitar “MAESTR” para que el sistema use como Folio Individual el mismo de la Habitación.
Teléfono a Folio. Especifique si las llamadas telefónicas serán cargadas a la cuenta extra o maestra del Huésped.
3.1.1 . Tab Titular
Este Tab esta dispuesto para recoger la información de la persona titular de la habitación
Figura 9 Datos del titular de la habitación
Identificación. Debe proveerse el número del documento de identificación del titular. Si el número de documento existe dentro del banco de datos del hotel los demás datos de este Tab serán llenados automáticamente. Para efectos de Checkins con reserva previa, este dato será presentado automáticamente; si el dato aparece con la letra “G” al inicio significa que se trata de una Cédula Genérica, la cual puede ser cambiada en este momento digitando la cédula real.
Tipo. Se refiere al tipo de documento de identidad del titular.
Llegada. Se refiere a la fecha de llegada del titular.
Checkout rápido. Debe hacerse clic si el huésped es VIP y no necesita llegar a recepción al momento de hacer Checkout.
Salida. Se refiere a la fecha de salida del titular.
Equipaje. Debe hacerse clic si el huésped titular trae equipaje.
Motivo de viaje. Debe especificarse el motivo de estadía del huésped titular dentro de las opciones creadas, ejemplo: convención, recreación, trabajo.
Visitas. Aparece aquí el número de veces que esta persona a sido huésped del hotel.
Incógnito. Debe hacerse clic si el huésped desea clasificar su estadía como incógnito.
Vía. Se refiere a la vía por la cual llego el huésped al hotel.
Evento. Debe especificarse el código del evento por el cual el huésped se encuentra en el hotel, en el caso que sea esta la situación.
Valor tarifa Aparece aquí el valor de la tarifa aplicada al huésped titular.
No Voucher. Número del voucher asignado para control de alimentación
Procedencia:
País. Se refiere al país de procedencia el huésped.
Ciudad. Se refiere a la ciudad de procedencia del huésped.
Destino:
País. Se refiere al país al cual se dirigirá el huésped una vez abandone el hotel
Ciudad. Se refiere a la ciudad donde se dirigirá el huésped una vez abandone el hotel
Con los datos anteriores disponibles, se puede grabar el registro del titular, haciendo clic en el botón Grabar de la barra de herramientas y tener así acceso a los demás Tab’s.
3.1.2 . Tab Acompañantes
Esta opción estará disponible si en el Tab Titular estuvieron especificados mas de un adulto o niño. Permitiendo esta registrar los datos de estos acompañantes del titular. La presentación es la siguiente:
Figura 10 Registro de los acompañantes
Documento. Debe proveerse el número del documento de identificación del acompañante. Si el número de documento esta dentro del banco de datos del hotel, los demás campos serán llenados automáticamente.
Tipo de documento. Debe especificarse el tipo de documento de identificación del acompañante.
Nombre. Debe especificarse el nombre del acompañante.
Llegada. Debe proveerse la fecha de llegada del acompañante.
Salida. Debe proveerse la fecha de salida del acompañante.
Folio individual. En el caso que el acompañante sea subtitular aparece en este campo el texto nuevo ,con lo que el sistema generará un Folio para esta persona, en el caso contrario este campo no estará disponible.
Tipo. Debe especificarse si el acompañante es adulto o niño.
Edad. Solamente es solicitada para los niños.
Sexo. Debe especificarse el sexo del acompañante.
Voucher. Si el plan exige especificación de número de voucher para control de alimentación, aquí debe indicar el número asociado.
Plan. Si el huésped se registrará con un plan diferente al titular, digite aquí el código del plan.
3.1.3 . Tab Formas de Pago
Esta opción permite registrar la forma de pago de los acompañantes. La presentación es la siguiente:
Figura 11 Registro de Pagos
En esta aparece la lista de los acompañantes, para especificar la forma de pago de uno de ellos debe escogerse uno de estos y presionar doble clic, aparecerá entonces el folio del acompañante, y para introducir la forma de pago debe escogerse de la lista de opciones forma de pago. Con los datos completos debe hacerse clic en el botón Agregar a la lista para registrarlos.
Esta opción no emite recibo de los pagos y abonos recibidos, por lo que se recomienda utilizar la opción Abonos y Recibo de caja del menú Caja de este módulo, para registrar los abonos
Tab Habs. Registradas. Muestra un listado de la habitaciones checkin del registro actual.
Figura 12 Listado de habitaciones registradas
Tab Habs Reservadas. Muestra el listado de las líneas de la reserva del registro.
Figura 13 Listado de habitaciones reservadas
3.1.4 . Registro de Huéspedes Walk In
Un huésped walk in es aquel que llega sin reserva. Los pasos para su registro son:
Datos Generales
1. Presione el botón a la derecha del campo Registro No. El sistema colocará la palabra NUEVO. O bien estando este campo vacío presione la tecla Tabulador.
2. Digite el código del Plan con el que re registrará el huésped. Recuerde que puede utilizar el botón Ayuda de la barra de herramientas (tecla rápida F4) para localizar el código.
3. Digite los datos del Tab general, correspondiente a los datos generales del registro.
4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
Después de presionar el botón Grabar el sistema lo llevará automáticamente al Tab Titulares, una vez ubicado aquí proceda con los pasos siguientes.
Datos del Titular
1. Especifique el tipo y la clase de habitación.
2. En el campo habitación digite el número de la habitación deseada, recuerde que puede utilizar el botón Ayuda, la ayuda del plano o la de los atributos
Una vez digitado el número de la habitación y presionado la tecla Tabulador el sistema le indicará si la habitación esta sucia (dado el caso) y si esta intentando asignar una habitación diferente al tipo y la case indicado en el paso 1, este le pedirá confirmación de Upgrade.
3. Especifique la información correspondiente a los adultos, niños y adicionales de la habitación, así como los detalles de los folios.
4. Digite la información necesaria para el titular
5. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
Si ha indicado que la habitación va a hospedar más de una persona se activará el Tab Acompañantes.
Registro de Acompañantes
1. Presione el botón Adicionar Acompañante, a la derecha de la lista de acompañantes.
2. Digite el número del documento de identificación (Si el huésped cuanta con uno).
3. Especifique los datos restantes del acompañante.
4. Presione el botón Pasar a la Lista.
5. Repita los pasos del 1 al 4 para cada uno de los acompañantes.
6. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
Editar un Acompañante. Si se hace necesario hacer cambios a un acompañante, como por ejemplo la fecha de salida o su plan. Debe:
1. Presione clic sobre el acompañante deseado y el botón Editar Acompañante. O bien doble clic sobre él.
2. Realice los cambios deseados.
3. Presione el botón Pasar a la lista y posteriormente el botón Grabar de la barra de herramientas.
Eliminar un acompañante
1. Seleccione el acompañante deseado haciendo clic en la lista.
2. Presione el botón Borrar Acompañante.
3. Confirme el borrado.
Después de especificar la información del titular y sus acompañantes habrá terminado el registro.
3.1.5 . Registro de Huéspedes con Reserva
El registro de huéspedes con reserva es muy similar al de los huéspedes Walk In. La diferencia radica básicamente buena parte de la información no necesita ser digitada ya que viene con la reserva.
Datos Generales
1. Presione el botón a la derecha del campo Registro No. El sistema colocará la palabra NUEVO. O bien estando este campo vacío presione la tecla Tabulador.
2. Digite el número de la reserva o utilice el botón Ayuda para localizarla y presione la tecla tabulador.
Observe que la información correspondiente al plan y los datos generales del registro se llenan automáticamente.
3. Cambie o ingrese los datos del Tab General que considere necesarios.
4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
Después de grabar el sistema lo ubica en el Tab Habs. Reservadas, para que elija la línea de la reserva que desea registrar. Para ello solo debe presionar doble clic sobre la línea.
Al presionar doble clic, el sistema lo ubica automáticamente en el Tab Titulares, en donde muy seguramente solo tendrá que indicar el número de la habitación el del voucher (si el plan lo requiere).
Si la reserva tiene habitaciones preferenciadas, a la izquierda del campo habitación se mostrará un lista desplegable con el número de la habitación.
Después de especificar los datos de la habitación y el titular se debe presionar el botón Grabar de la barra de herramientas.
Los Acompañantes.
El registro de los acompañantes se realiza de la misma forma que el de los huéspedes Walk In.
Sin embargo, si al momento de hacer la reserva se ingresaron los acompañantes, solo bastará, si es necesario, editarlos o borrar los que no se necesitan.
Por ultimo se debe presionar el botón Grabar de la barra de herramientas.
Como continuar registrando las demás habitaciones de la reserva?
Si la reserva tiene más de una habitación reservada se debe da hacer el registro una a una.
Una vez registrada la primera habitación, debe seleccionar el Tab Habs Reservadas, donde encontrará la lista de las líneas de la reserva. Esta lista además de mostrar las líneas de la reserva nos indica la cantidad de habitaciones reservadas por cada línea y de ellas la que han sido utilizadas (registradas).
Para continuar con el registro de las habitaciones, presione doble clic sobre la línea deseada y siga los pasos normales del registro.
3.1.6 . Registro de Habitaciones de Grupos
El registro de habitaciones de grupos es un proceso sencillo que se basa en los principios de la reservas de Walk In y reservas individuales, por lo que si no conoce estos procesos se recomienda leer las secciones 3.1.4 . Registro de Huéspedes Walk In y 3.1.5 . Registro de Huéspedes con Reserva.
Datos Generales
1. Presione el botón a la derecha del campo Registro No. El sistema colocará la palabra NUEVO. O bien estando este campo vacío presione la tecla Tabulador.
2. Digite el número de la reserva del grupo o utilice el botón Ayuda para localizarla y presione la tecla tabulador.
3. Observe que la información correspondiente al Plan, el Grupo y los datos generales del registro se llenan automáticamente.
4. Cambie o ingrese los datos del Tab General que considere necesarios.
5. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
El sistema lo ubica automáticamente en el Tab Grupos, donde deberá presionar el botón refrescar para que se muestre la información del grupo.
Figura 14 Datos del Grupo
En el Tab Grupos encontramos dos áreas principales: Habitaciones y Registros Preparados. La primera muestra las líneas reservadas para el grupo mientras que la segunda las personas con el número de preregistro asignado en la preparación.
Para registrar una habitación del grupo
1. En la lista de Registros Preparados. Presione doble clic sobre una de las personas de la habitación que desea registrar.
Observe que a la derecha de esta lista se muestran los huéspedes y su número de Pre-Registro.
2. Presione el botón Iniciar Checkin.
3. El sistema lo lleva directamente al Tab Titulares donde se siguen los pasos utilizados para el registro de Huéspedes Walk In y de Reservas Individuales.
Para continuar con el registro de las habitaciones del grupo, seleccione el Tab Grupos y repita los pasos anteriores.
Como registrar como parte del grupo habitaciones que no fueron reservadas?
Es muy común encontrar casos donde es necesario incluir, a última hora, habitaciones que no hacían parte del grupo y que por lo tanto no se encuentran ni reservadas ni preparadas.
Para agregar habitaciones bajo estas circunstancias, estando activo el registro del grupo, debe presionar el botón Adicionar de la barra de herramientas. En este instante el sistema le pedirá confirmación de la operación.
Figura 15 Confirmación de ingreso de nueva habitación al registro
Los pasos siguientes para registrar la habitación son los vistos anteriormente en las secciones 3.1.4 . Registro de Huéspedes Walk In y 3.1.5 . Registro de Huéspedes con Reserva.
3.1.7 . Modificaciones a Registros Existentes
Cuando desde el registro de huéspedes se desea cargar un registro existente, ya sea para consultarlo o realizar modificaciones, se deben seguir las siguientes instrucciones.
1. En el campo No. Registro, digite el número del registro deseado y presione la tecla tabulador. También puede utilizar el botón Ayuda para localizar el registro.
2. Haga clic sobre el Tab Habs. Registradas.
3. En la lista desplegada presione doble clic en la línea correspondiente a la habitación deseada. Tenga en cuenta que en esta lista solo se despliegan las habitaciones checkin.
4. El sistema carga los datos de la habitación y lo ubica automáticamente en el Tab Titulares.
3.2 . Cambio de Habitación
Mediante esta opción es posible cambiar los huéspedes de su habitación a una habitación desocupada.
Figura 16 Ventana para Cambio de Habitación
Para cambiar de habitación
1. En el campo Habitación, digite el número de la habitación actual del huésped o utilice las ayudas (Plano, Atributos, Botón Ayuda) para localizarla.
2. En el campo Habitación Destino digite el número de la habitación en la que quedará el huésped.
3. Especifique la clase de habitación, el motivo del cambio, la nueva tarifa y las observaciones que considere necesarias.
4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
3.3 . Distribución de Depósitos
Permite realizar una distribución manual del valor del depósito de una reserva, entre las habitaciones checkin de la misma.
Figura 17 Distribución Manual de Depósitos
Para realizar la distribución
1. Digite el número de la reserva y presione la tecla Tabulador.
2. Presione el botón Distribuir Ahora. (Se muestra la ventana con los folios checkin correspondientes a las habitaciones de la reserva)
3. En la columna valor de la lista de folios mostrada, digite los valores para cada folio hasta completar el valor total.
4. Cierre la ventana don la lista de folios
5. Confirme la distribución.
3.4 . Cambios a Huéspedes Chekc – In
Permite cambiar los datos del titular de una habitación específica.
Figura 18 Cambios a Huéspedes Checkin
Para realizar el cambio
1. Indique el número de la habitación.
2. En el primer campo de la sección Datos Actuales, digite el número de identificación actual y presione la tecla Tabulador.
3. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
3.5 . Consulta de Habitaciones y/o Folios
Reúne en una sola ventana la información más importante de una habitación o un folio específico.
Esta consulta presenta, además de una información global, 6 secciones que permite conocer los datos de los Acompañantes, Cargos, Llamadas, Log, Vouchers Detallados, Vouchers General.
En la cabecera de la consulta se encuentran los datos de la Fecha de Llegada, Fecha de Salida, Plan, Adultos, Niños y Adicionales Check-in, Adultos, Niños y Adicionales Check-Out, Adultos, Niños y Adicionales en Casa, el tipo y la case de habitación, la fecha de check-in y el usuario que hizo el checkin.
Por último encontramos la tarifa actual, la tarifa según el plan, tarifa del niño, tarifa del adicional, número de reserva, registro y cajilla.
Las seis secciones, distribuidas en seis Tab’s muestran la siguiente información:
Acompañantes. Lista de las personas registradas en la habitación.
Cargos. Listado de cargos realizados a los folios.
Llamadas. Listados de las llamadas telefónicas cargadas.
Log. Listado de las operaciones especiales realizadas con la habitación.
Vouchers Detallado. Lista de los vouchers generados.
Voucher General. Listado global de los vouchers generados.
Para consultar uno de los Tab’s haga clic sobre él.
3.6 . Checkout
Despliega dos opciones que permite hacer checkout a huéspedes o a Eventos y Grupos respectivamente
3.7 . Checkout de Huéspedes
Mediante esta opción se puede hacer checkout a los huéspedes de una habitación de forma independiente o al total de las personas. Además brinda las herramientas para recibir los pagos de los huéspedes.
Figura 19 Checkout de Huéspedes
En la lista de Huéspedes checkin encontramos las personas que se encuentran hospedadas en la habitación especificada. De esta lista podemos hacer checkout a cualquier persona, pero antes se deben tener en cuenta que:
Las personas que presentan en la columna saldo un valor diferente de cero, se le debe realizar el pago para que el saldo quede en cero. Es decir solo es posible hacer checkout a las personas con saldo cero.
Para hacer checkout al titular de la habitación, el saldo de todos los huéspedes debe estar en cero.
Si hace checkout al titular de la habitación, el sistema hace checkout a todos los huéspedes dejando la habitación disponible.
No es posible deshacer un checkout.
Al intentar hacer checkout a un huésped es posible encontrar dos situaciones: Huéspedes con saldo en contra (debe al hotel) o con saldo a favor (el hotel le resta dinero). Cada una de las cuales tiene una manejo especial al momento de hacer el pago.
3.7.1.1 . PAGO DE HUÉSPEDES CON SALDO EN CONTRA
Para realizar, desde la ventana de checkout, el pago a huéspedes que deben al hotel debe seguir estos pasos:
1. Digite el número de la habitación.
2. En la lista de huéspedes checkin, presione doble clic sobre el huésped que realiza el pago.
3. Seleccione el Tab Pagos.
4. En la lista desplegable Forma de Pago elija la forma en que el huésped hace el abono.
5. Dependiendo de la forma de pago seleccionada el sistema le pide datos adicionales (excepto el pago en efectivo) . Especifíquelos.
6. En el campo Valor digite el valor del pago
7. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
3.7.1.2 . PAGO DE HUÉSPEDES CON SALDO A FAVOR
Es normal encontrarse con huéspedes cuyos depósitos son mayores al total consumido, por lo que al momento de hacer checkout presenta un saldo en rojo o a su favor. En este caso es evidente que el hotel debe hacer una devolución de este dinero, devolución que puede efectuarse desde la opción Paidout del menú Caja o directamente desde el checkout de Huéspedes. Observemos los pasos a seguir:
1. Digite el número de la habitación.
2. En la lista de huéspedes checkin, presione doble clic sobre el huésped que realiza el pago.
3. Seleccione el Tab Pagos.
4. En la lista desplegable Forma de Pago elija la forma Efectivo
5. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
El sistema genera un Paidout automático por el valor del saldo.
3.7.1.3 . ESTADO DE CUENTA
Cuando se necesite emitir una factura a un huésped, lo primero que se debe pensar es mostrarle su estado de cuenta, de esta manera él podrá observar sus consumos antes de generar un consecutivo de factura.
Para emitir el estado de cuenta, basta con hacer clic en el botón Estado de Cuenta y elegir el tipo y la clase que se quiere emitir. Para mas información de los tipos y las clases consulte la Emisión de Facturas.
3.7.1.4 . EMISIÓN DE LA FACTURA
ZEUS permite emitir facturas en varios formatos para cualquiera de los folios de la habitación con solo presionar el botón Factura de la barra de herramientas.
Se debe tener en cuenta que ZEUS brinda gran versatilidad en la generación de las facturas y que por lo tanto se debe manejar con prudencia ya que de lo contrario se puede incurrir en el uso innecesario de consecutivos.
Cuando se emite una factura, se debe seleccionar primero el tipo que se desea (Detallada, Global, Plan Global) que son diferentes presentaciones de la factura y seguidamente la clase (Maestra, Extra, Ambas). Dependiendo de la clase seleccionada se generará el consecutivo.
Ambas: genera una factura que abarca todos los cargos del folio seleccionado; a esta factura se le asigna un consecutivo.
Maestra: genera una factura que abarca los cargos realizados a la cuenta maestra del folio seleccionado.
Extra: genera una factura que abarca los cargos realizados a la cuenta extra del folio seleccionado.
Un folio pude entonces tener generado un modelo de factura Ambas (A) o un tipo Maestra / Extra (ME). Los cambios de un modelo a otro genera la anulación automática de consecutivos.
3.7.1.5 . CHECKOUT DE HUÉSPEDES
Para hacer checkout a un huésped debe seguir los siguientes pasos:
1. Digite el número de la habitación.
2. En la lista de huéspedes checkin, presione doble clic sobre el huésped que sale del hotel.
3. Seleccione el Tab Checkout.
4. Active la casilla Confirmar el Checkout.
5. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
6. Confirme el Checkout
Si el huésped seleccionado es un titular el sistema pedirá una reconfirmación.
Una vez confirmado el checkout el (los) huésped(es) desaparece(n) de la lista de Huéspedes Checkin.
3.7.1.6 . CHECKOUT EVENTOS VARIOS Y GRUPOS
Al igual que las habitaciones, a los Eventos Varios y a los Grupos se les debe hacer checkout para cerrar el folio asociado. Este proceso es similar al checkout de habitaciones.
Figura 20 Checkout de Eventos Varios y Grupos
Antes de hacer checkout el saldo del grupo o evento debe estar en cero.
Para registrar un pago
1. Digite el Folio del Grupo o Evento Vario.
2. Seleccione el Tab Pagos.
3. En la lista desplegable Forma de Pago elija la forma en que el huésped hace el abono.
4. Dependiendo de la forma de pago seleccionada el sistema le pide datos adicionales (excepto el pago en efectivo) . Especifíquelos.
5. En el campo Valor digite el valor del pago
6. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
Para hacer el checkout al folio
Una vez realizado el pago necesario para dejar el folio en cero, se puede proceder con el checkout.
Figura 21 Tab Checkout
1. Indique el Folio del evento o Grupo.
2. Seleccione el Tab Checkout.
3. Active la casilla Confirmar el Checkout.
4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
5. Confirme el Checkout
Para emitir la factura del evento o grupo siga las instrucciones especificadas en la sección 3.7.1.4 . EMISIÓN de la factura.
3.8 . Bloqueo/desbloqueo Habs. Administrativas
Esta opción de menú permite bloquear de forma temporal habitaciones del hotel para propósitos administrativos.
Además, si la habitación se encuentra bloqueada, el sistema le pedirá la confirmación para quitar el bloqueo.
Figura 22 Bloqueo y Desbloqueo Administrativo de Habitaciones
Para realizar el bloqueo
1. Indique el número de la habitación a bloquear
2. Especifique el rango de fecha del bloqueo.
3. Especifique la observación necesaria.
4. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.
3.9 . Actualización en Folios Cerrados
Cuando se hace checkout a un folio este se cierra automáticamente, con el fin de que no se sigan haciendo movimientos. Sin embargo esta opción permite realizar movimientos estos folios, tales como cargos, borrado de cargos y abonos.
Cuando se ingresa a esta opción, se debe indicar un número de habitación o un folio en particular. Cuando se ingresa un número de habitación, el sistema muestra en la lista desplegables frente a este, una lista con todos los folios que han estado en la habitación seleccionada, esto con el fin de elegir la deseada.
Cuando selecciona el folio, se muestran sus datos
Figura 23 Actualización en Folios Cerrados
El procedimiento para hacer cargos a folios y borrado de cargos al igual que para listar los cargos, es el mismo que se utiliza en la opción Cargo a Folios de este menú.
3.9.1 . Abonos o Pagos a Folios Checkout
Es común encontrarse con la necesidad de registrar un a bono a un folio cerrado, ya sea porque fue necesario borrar el pago inicial y registrarlo nuevamente con otra forma de pago o porque hubo cambios en los consumos.
Es importante tener en cuenta que los movimientos realizados a los folios checkout deben hacerse de tal forma que dejen el saldo en cero, de lo contrario este folio aparecerá con saldo pendiente.
La ventana desplegada es la siguiente:
Figura 24 Pagos a Folios Cerrados
Para realizar el pago
1. Seleccione la habitación y el folio al que hará el pago.
2. Presione el botón Abono de la barra de herramientas.
3. En la ventana desplegada(Ver Figura 24) seleccione la cuenta a la que hará el abono (Maestra o Extra).
4. Indique el código de la moneda en la que pagará.
5. Elija la forma de pago.
6. En el campo valor digite la cantidad a pagar.
7. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
8. Confirme el pago.
3.10 . Transferencia Entre Folios
Eventualmente se puede presentar la necesidad de trasladar cargos de un folio a otro, la opción transferencia entre folios nos brinda esta versatilidad, permitiéndonos realizar tantos traslados como sean necesarios.
Se puede trasladar cualquiera de los cargos o su totalidad utilizando los botones de traslado. También es posible filtrar un cargo específico para hacer mas fácil la transferencia. Para ello debe indicar el cargo a filtrar en el campo Cargo y presionar la tecla Tabulador.
Figura 25 Transferencia entre Folios
El proceso de transferencias puede realizarse en doble vía, gracias a los botones de traslado y con la cantidad ítem deseados según la selección que se haga, por ello a continuación se explica y las funciones de cada uno de los botones de traslado y la forma de hacer las selecciones.
Funciones de los botones de traslado
Traslada todos los cargos desde el folio superior al inferior.
Traslada los cargos seleccionados desde el folio superior al inferior.
Traslada todos los cargos desde el folio inferior al superior.
Traslada los cargos seleccionados desde el folio inferior al superior
Como seleccionar ítem específicos
Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos seleccionados, primero se deben seleccionar presionando Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean trasladar.
De igual forma para quitar la selección a un cargo se debe presionar nuevamente clic sobre él. Nótese que al presionar doble clic cambia de color; cuando esta en blanco significa que no esta seleccionado.
Para trasladar todos los cargos de un folio a otro
1. Indique los folios entre los que desea realizar el traslado.
2. Presione un de los botones de traslado de todos los cargos, según la dirección en que desee trasladar
3. Presione el botón Guardar.
Para trasladar un grupo específico de cargos
1. Indique los folios entre los que desea realizar el traslado
2. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos que desea trasladar
3. Presione el botón de traslado de cargo seleccionados que aplique.
4. Presione el botón Guardar.
3.11 . Apertura de Eventos Varios
Un evento vario consiste en un folio que no tiene asociado habitación. Estos folios tienen características similares a los folios de habitación, lo que quiere decir que se les pueden realizar cargos, pagos, facturas, etc. Y de igual forma tiene un proceso de registro y checkout.
Un ejemplo clásico para el uso de los folios de evento vario son los pasa días, o sea aquellas personas que llegan al hotel a disfrutar de las zonas húmedas y los ambientes pero que no están hospedados en una habitación pero que sin embargo cuanta con un folio abierto disponible para hacerle cargo desde cualquiera de los ambientes.
Figura 26 Apertura de Folios de Eventos Varios
Para abrir un folio de evento vario
1. Estando el campo Código vacío, presione la tecla tabulador
2. Digite la información solicitada en la ventana
3. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas
En el campo Código se muestra el código asignado al evento y en al campo Folio el número de folio asignado.
3.12 . Cargo a Folios
Mediante la opción de cargo a folios es posible registrar o borrar los consumos realizados por un huésped así como también hacer consulta de estos o emitir un estado de cuenta o factura de un folio.
Figura 27 Cargos a Folios Checkin
Para ingresar un nuevo cargo
1. Indique el número de la habitación o folio.
2. Presione el botón Nuevo.
3. En el campo Código de Cargo digite el cargo o bien utilice el botón ayuda para buscar el código y presione la tecla TAB.
4. Digite el número de la comanda (opcional) y presione TAB.
5. Digite el valor a cargar.
6. Indique si será un cargo Debito o Crédito.
7. Seleccione a que cuenta (Maestra / Extra) se va a realizar el cargo.
8. Presione el botón Grabar.
Para consultar los cargos realizados al folio
Presione el botón lista de cargos
Para borrar un cargo
1. Presione el botón Lista de cargos
2. Haga clic sobre la línea del cargo que desea borrar
3. Presione el botón Borrar.
4. En el área inferior de la pantalla se pide la autorización para el borrado.
5. Digite los datos para cada campo:
a. Autoriza: usuario que autoriza el borrado.
b. Clave: pasabordo del usuario.
c. Formula: número de autorización del día.
d. Observaciones: motivo del borrado / comentarios.
6. Al terminar de digitar la observación y presionar la tecla TAB ZEUS le pedirá la confirmación del borrado, al confirmar, el cargo desaparece del listado.
Importante: tenga en cuenta que solo puede borrar cargos el mismo día en que estos se realizan, si desea eliminar un cargo de días anteriores tendrá que realizar el mismo cargo con igual valor pero de naturaleza contraria, es decir, si el día 19 de Julio realizamos un cargo de Teléfono por $ 10.000.oo, Debito a la cuenta Maestra y el día siguiente lo queremos borrar, debemos realizar el mismo cargo de Teléfono por $ 10.000.oo, pero con naturaleza Crédito a la cuenta Maestra. Si no realiza este procedimiento no podrá borrar el cargo.
Para consultar los cargos si importar su estado
Presione el botón Lista de Cargos Total. Se muestra la lista de cargos indicando, además de los cargos activos, cuales han sido borrados (Estado = B) o transferidos (Estado = T).
Estados de cuenta
Si no quiere asignar número de factura debe presionar el botón Estado de Cuenta, el cual le despliega un reporte con los cargos del folio seleccionado.
Factura
Genera una factura al folio indicado, puede identificar el tipo de factura que tiene generada en este momento, gracias al campo factura, el cual puede mostrar tres posibles valores: N para indicar que no se ha generado factura, A para indicar que se genero factura Ambas y M/E que indica que se genero factura Maestra Extra.
Cuando se presiona el botón Factura el sistema pregunta si desea cambiar el nombre o NIT que saldrá en la factura. En caso de responder No se emite la factura, mientras que de ser afirmativa su respuesta ZEUS ubica el cursor el campo Nombre (Folio/Factura), donde se debe indicar el nuevo nombre para la factura, igualmente podemos cambiar el campo Nº Id. (Folio/Factura) indicando una nueva identificación.
3.13 . Bloqueo de Folios
Bloquea o quita el bloqueo del folio de una habitación específica. El bloqueo evita que se le puedan hacer cargos al folio, el cual se mantiene bloqueado hasta que se le indique lo contrario.
Figura 28 Bloqueo y Desbloqueo de Folios
Para bloquear un folio
1. Indique el número de la habitación y/o el folio según sea necesario.
2. Presione la tecla tabulador.
3. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.
4. Confirme el bloqueo
Para desbloquear un folio
Cuando un folio se encuentra bloqueado se muestra un indicador a la derecha del folio.
1. Indique el número de la habitación y/o el folio según sea necesario.
2. Presione la tecla tabulador.
3. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.
4. Confirme el Desbloqueo
3.14 . Autorizaciones
Cuando se hace un cargo a un folio, existe la posibilidad de que este pida una autorización. El sistema pide autorización cuando se hace un cargo con una naturaleza contraria o cuando se intenta borrar un cargo, en estos casos si no se hace la autorización, el procedimiento no pude ser terminado.
De hecho las autorizaciones se pueden realizar desde la misma ventana de cargos, por lo que esta opción es usada mas comúnmente para hacer autorizaciones remotas.
El caso es que cuando un usuario del sistema intenta realizar uno de los dos procedimientos antes mencionados el sistema pedirá una autorización, la cual podrá ser dada por la persona autorizada, desde cualquier otra estación del sistema, logrando así no solo evitar trasladarse hasta la estación del usuario, sino mantener un control de este tipo de procedimientos.
El número de autorización generado al hacer el cargo se puede consultar en el campo #Auto de la sección donde se autoriza.
Figura 29 Petición de Autorización en la Ventana de Cargos
Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana.
Figura 30 Autorizaciones Remotas de Cargos
Para hacer una autorización
1. En el campo No. Autorización, digite el número de autorización que se autorizará y presione la tecla tabulador.
2. En el campo Autoriza, digite el usuario que realiza la autorización y posteriormente digite la clave.
3. En el campo Formula, digite el número de autorización de la fecha.
4. Digite las observaciones del caso y presione la tecla tabulador
Después de seguir estos pasos el sistema habrá autorizado el cargo, por lo que el usuario que lo esta realizando podrá grabarlo.
3.15 . Actualización Estadía Y/O Tarifa
La ventana desplegada por esta opción brinda la posibilidad de realizar cambios a la estadía (alargue o acorte) o a la tarifa de la habitación. Además despliega información general de la habitación tal como sus cargos y el log de transacciones.
Figura 31 Actualización de Estadía o Tarifa
3.15.1 . Actualizar Estadía Habitación
Utilice esta opción cuando necesite cambiar la fecha de salida de una habitación.
1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía.
2. Seleccione el Tab Actualizar Estadía Habitación
3. En el campo Nueva Fecha de Salida digite el nuevo valor.
4. Presione el botón Aceptar.
3.15.2 . Actualizar Estadía por Huésped
Utilice esta opción para cambiar la fecha de salida de un huésped en particular. Téngase en cuenta que ningún huésped puede tener una fecha de salida mayor que la del titular y además que al cambiar la fecha al titular la esta cambiando a la habitación.
1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía.
2. Seleccione el Tab Actualizar Estadía por Huésped, nótese que se activa el Tab Acompañantes automáticamente.
3. Presione doble clic sobre el huésped al que desea cambiar la estadía. Sus datos se muestran en el Tab Actualizar Estadía por huésped.
4. En el campo Nueva Fecha de Salida digite el nuevo valor.
5. Presione el botón Aceptar.
3.15.3 . Cambio de Tarifa
Utilice esta opción cuando necesite cambiar el valor de la tarifa de la habitación al igual que la de los niños y/o los adicionales.
1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía.
2. Seleccione el Tab Actualizar Tarifa.
3. Haga los cambios de tarifa deseados.
4. Presione el botón Aceptar.
3.16 . Organización del Hotel
Mediante esta opción podemos realizar una asignación de las habitaciones del hotel, de tal forma que queden correctamente organizadas. Esta organización consiste en asignar a las reservas que llegan en una fecha específica la habitación que se considere.
Las habitaciones aquí asignadas se bloquean automáticamente una vez se guarda el cambio.
Figura 32 Organización de las Habitaciones del Hotel
Para asignar las habitaciones
1. En el campo Fecha de llegada, indique la fecha de las reservas que desea organizar.
2. Presione el botón Mostrar de la barra de herramientas.
3. El sistema despliega la lista de las Reservas.
4. En el campo NroHab de la reserva deseada, indique la habitación que se quiere asignar. Puede utilizar el botón Ayuda para buscar la habitación.
5. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.
Para quitar las habitaciones asignadas
1. En la lista de Reservas, presione clic sobre el número de habitación que desea desasignar.
2. Utilizando la tecla Suprimir, borre el número de la habitación.
3. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.
3.17 . Cambiar Cédulas Genéricas
Recordemos que cuando se hace una reserva y no se conoce el número de identificación de una de las personas de la reserva, es posible colocarle un número genérico, el cual ZEUS asigna automáticamente.
Cuando se tienen personas registradas con este tipo de identificación, los correcto es cambiarla y colocarle el número real tan pronto se conozca.
De esta manera cuando el huésped regrese al hotel y de su número de cédula real, ZEUS muestre todos sus datos y lleve por consiguiente estadísticas de él.
Figura 33 Cambio de Cédulas Genéricas
Para cambiar una cédula genérica
1. En el campo Cédula Genérica, digite el número de la cédula o utilice el botón Ayuda para localizarla. Presione la tecla Tabulador.
2. En el campo Cambiar por digite el nuevo número del documento, presione la tecla tabulador e indique el tipo de documento y posteriormente el nombre si es necesario.
3. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
3.18 . Transferencia Entre Cuentas M/E
Primero que todo recordemos que todo folio se encuentra subdividido en dos cuentas, una Maestra y una Extra, y que a cada una de esas cuentas le podemos hacer cargos y emitir una factura independiente.
Con Transferencia Entre Cuentas M/E, tenemos la posibilidad de transferir cargos entre estas cuentas, ya sea de la Maestra a la Extra o viceversa.
Figura 34 Transferencia entre las cuentas Maestra y Extra de un Folio
El proceso de transferencias puede realizarse en doble vía, gracias a los botones de traslado, además se puede trasladar la cantidad ítem deseados según la selección que se realice.
Es posible Filtrar un cargo específico colocando en el campo Cargo el código del cargo que se desea filtrar. Este filtro se vera aplicado tanto para la cuenta Maestra como para la Extra.
A continuación se explica y las funciones de cada uno de los botones de traslado y la forma de hacer las selecciones.
Funciones de los botones de traslado
Traslada todos los cargos desde la cuenta Maestra a la Extra.
Traslada los cargos seleccionados desde la Maestra a la Extra.
Traslada todos los cargos desde la Extra a la Maestra.
Traslada los cargos seleccionados desde la Extra a la Maestra.
Como seleccionar ítem específicos
Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos seleccionados, primero se deben seleccionar presionando Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean trasladar.
Para trasladar todos los cargos de un folio a otro
1. Indique el folio en el que desea realizar el traslado.
2. Presione uno de los botones de traslado de todos los cargos, según la dirección en que desee trasladar
3. Presione el botón Guardar.
Para trasladar un grupo específico de cargos
1. Indique el folio en el que desea realizar el traslado
2. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos que desea trasladar
3. Presione el botón de traslado de cargo seleccionados que aplique.
4. Presione el botón Guardar.
3.19 . Cambio Titular/Subtitular/Acomp.
Empecemos por recordar tres cosas, uno que cuando se hace checkout a un titular se tiene que ir toda la habitación, dos que solo es posible hacer cargos a los huéspedes que tiene folio y tres solo tienen folio los titulares y los subtitulares. Basados en esto podemos entender mejor la funcionalidad de esta herramienta.
Mediante esta opción es posible cambiar el tipo a un huésped bajo las siguientes reglas:
Tipo de Huésped Puede Cambiar a Motivo
Titular ( T ) Subtitular ( S ) El huésped ya tiene folio no puede cambiar a uno que no tenga folio
Sub-Titular ( S ) Titular ( T ) El huésped ya tiene folio no puede cambiar a uno que no tenga folio
Acompañante( A) Titular ( T )
Subtitular ( S )
Adicional ( D ) Titular ( T )
Subtitular ( S )
Figura 35 Cambio Titular / Subtitular / Acompañante
Para cambiar el tipo de huésped
1. Digite el número de la habitación y presione la tecla Tabulador.
2. En la lista desplegada, presiones clic en la columna Cambiar del huésped que desea modificar
3. Digite la letra correspondiente al nuevo tipo a asignar.
4. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.
3.20 . Intercambio de Habitación
Permite realizar un canje entre dos habitaciones ocupadas, es decir, permite que un huésped de la habitación A pase a la habitación B y viceversa.
Figura 36 Intercambio de Habitaciones Ocupadas
Para realizar el intercambio
1. Digite el número de la habitación origen, puede utilizar las ayudas para localizarla.
2. Digite el número de la habitación destino, puede utilizar las ayudas para localizarla.
3. Presione el botón Grabar y confirme el intercambio
3.21 . Preparación de Grupos
Cuando la reserva de un grupo esta generada se debe proceder a realizar su preparación. Esta preparación consiste en especificar la distribución de las personas en las diferentes habitaciones reservadas, es decir, se eligen cada una de los tipos de habitaciones reservadas y se indica que personas estarán en ellas.
El proceso de reservación y preparación de grupo se debe realizar los mas completo posible, de tal forma que facilite el checkin del grupo. Esto debido a que si los datos de las personas del grupo están completos y correctos, el recepcionista perderá mucho menos tiempo solicitando información adicional al huésped o reorganizando los acompañantes de una habitación, por lo tanto el checkin resulta un proceso rápido.
Figura 37 Preparación de Grupos
La ventana de preparación esta compuesta por tres secciones principales: Personas del Grupo, Líneas Reservadas y Personas Preparadas. Las cuales interactúan así:
Para preparar una habitación
1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas.
2. Presione doble clic sobre la línea de la habitación que preparará en la sección Líneas Reservadas. Nótese que el número de la línea aparece en el campo Línea de la sección Personas Preparadas.
3. Presione doble clic sobre las personas que estarán en el tipo de habitación seleccionado. Nótese que se asigna un número de preregistro a la habitación.
Las personas seleccionadas se muestran en la sección Personas Preparadas, la primera como titular y las siguientes como acompañantes; característica que puede ser modificada.
También puede asignar el número de la habitación para esta línea, la cual se bloqueará por reserva. El número de la habitación puede ser digitado o localizado con el botón Ayuda o mediante el plano.
Una vez seleccionadas las personas, en la columna PreReg de la sección Personas del Grupo se despliega el preregistro asignado, mientras que en la columna Prep (Habitaciones preparadas) de la sección Líneas Reservadas, se aumenta en 1 para la línea escogida.
4. Proceda de igual forma con las demás personas del grupo.
Para consultar las personas de un preregistro presione clic derecho sobre una de las personas con el número de preregistro deseado
Para desasignar personas de una habitación
1. En la sección Personas del Grupo, presione clic derecho sobre la persona que desea desasignar.
2. En la sección Personas Preparadas, presione doble clic sobre la(s) persona(s) que desea desasignar.
3. Confirme la desasignación
3.22 . Cajillas de Seguridad
Si se han creado cajillas de seguridad en el sistema es posible realizar el Ckec-in y en Check-out de estas desde este menú.
3.22.1 . Checkin
El registro o checkin de las cajillas puede realizarse desde esta opción a en el mismo instante en que se hace el checkin del huésped.
Figura 38 Checkin de Cajillas
Para hacer el checkin
1. Digite el número de la habitación
2. Digite el número de la cajilla.
3. Presione el botón Guardar.
3.22.2 . Checkout
El checkout de las cajillas se puede hacer automáticamente al realizar el checkout de huéspedes.
Figura 39 Checkout de Cajillas
Para hacer el checkout
1. Digite el número de la habitación
2. Active la casilla Confirme el Checkout.
3. Presione el botón Guardar.
3.23 . Vouchers
Despliega un submenú con opciones para el manejo de los vouchers (tiqueteras electrónicas) generados a los huéspedes al hacer el checkin.
3.23.1 . Cambio de Voucher
Cuando se registra un huésped en un plan que genera vouchers, el sistema pide un número de voucher. Este número corresponde, en muchos casos, a tiquetes físicos numerados que se entregan al huésped. Con la opción Cambio de Voucher, es posible cambiar este número.
Figura 40 Cambio de Número de Voucher
Para cambiar el número del voucher
1. Indique el número de la habitación.
2. Digite el nuevo número de voucher.
3. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
3.23.2 . Cargar Vouchers Adicionales
Genera vouchers de un plan específico a una habitación, los vouchers generados se cargan como un adicional, es decir, se cobran al huésped.
Figura 41 Cargar Vouchers Adicionales de un Plan Específico
Para cargar los vouchers
1. Indique el número de la habitación.
2. Especifique el plan en el que se basará para generar los vouchers.
3. Presione el botón Generar.
3.23.3 . Generar Vouchers
Al registrar un huésped en un plan que genera vouchers, ZEUS genera los vouchers correspondientes su estadía.
Esta opción permite generar más vouchers de los que incluye el plan. Los vouchers generados no se cobran al huésped y quedan disponibles para su utilización.
Solo es posible generar vouchers de los que incluye el plan con el que está registrado el huésped.
Figura 42 Generación de Vouchers del Plan
Para generar los vouchers
1. Indique el número de la habitación y presione la tecla tabulador.
2. En la lista de vouchers desplegada seleccione los tipos vouchers que se generaran, haciendo clic en la columna Gen de cada tipo a generar.
3. En la columna Cant digite la cantidad de vouchers a generar para los tipos seleccionados en el paso anterior.
4. Presione el botón Generar.
3.24 . Cambio de Plan
Mediante esta opción puede indicar un nuevo plan para una habitación. Debe tener en cuenta que el nuevo plan aplica del día en que se cambia en adelante y que los vouchers generados con el plan anterior se deshabilitan, quedando solo los vouchers del nuevo plan.
Por otra parte, si desea cambiar el plan de una habitación que hace parte de un grupo, deberá cambiar el plan a todo el grupo.
Figura 43 Cambio de Plan
Para hacer el cambio de plan
1. Digite el número de la habitación o localícela con el botón ayuda.
2. En el área Nuevos Datos, digite el código del nuevo plan o localícelo con el botón ayuda.
3. Si el plan genera voucher debe indicar el número de voucher para cada una de las habitaciones.
4. Presione el botón Aceptar.
4 . CONSULTAS E INFORMES
Contiene una serie de opciones que permite realizar consultas sobre la información del sistema así como emitir informes a partir de ella.
4.1 . Consulta de Folios
Permite emitir el estado de cuenta del folio especificado. El folio puede corresponder a una habitación, grupo o evento vario.
Figura 44 Consulta de Folios
Para emitir el estado de cuenta
1. Indique el número del folio.
2. Presione el botón Estado de Cuenta.
3. Elija de que cuenta del folio desea emitir el estado.
4. Seleccione el tipo de estado de cuenta que desea listar.
4.2 . Folios Cerrados Hab. Checkin
Lista los folios que han hecho checkout y que corresponden a una habitación que aún está checkin.
Para emitir el listado solo debe presionar el botón Imprimir.
4.3 . Huéspedes que no se Registraron
Lista los huéspedes que según la fecha de llegada de la reserva se debían registrar en la fecha actual y no lo hicieron.
Para emitir el listado solo debe presionar el botón Imprimir.
4.4 . Huéspedes Checkout
Permite emitir el listado de los huéspedes que hicieron checkout en una fecha específica.
Figura 45 Huéspedes Checkout
La fecha indicada puede referirse a los checkout que llegaron en esa fecha o a los que salieron, además puede indicar un complejo o listarlos todos.
Para emitir el listado seleccione las opciones y presione el botón Imprimir.
4.5 . Huéspedes a Salir según Fecha
Lista los huéspedes que según su fecha de salida, dejan el hotel en la fecha indicada.
Figura 46 Huéspedes a Salir Según Fecha
Para emitir el listado seleccione las opciones y presione el botón Imprimir.
4.6 . Huéspedes y sus Acompañantes
Lista las personas que se encuentran hospedadas en el hotel. El listado puede ser emitido bajo diferentes parámetros.
Figura 47 Huéspedes y sus Acompañantes
Parámetro Característica
Todos los Huéspedes Lista todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel. En este caso puede decidir cambiar el orden en el que se mostrarán los datos.
Un Huésped Lista el huésped indicado en el campo Nombre.
Puede utilizar el carácter ‘ % ’ como carácter comodín. Por ejemplo si en el campo Nombre digita %Maria el listado mostrará todos los huéspedes llamados Maria que estén en el hotel.
Alfabético Lista todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel ordenadas alfabéticamente.
Tipo + Salida Lista todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel y que salen en la fecha indicada en el campo Fecha Salida, agrupados por tipo de habitación.
Check - in Hoy Lista todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel y que se registraron en la fecha actual.
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
4.7 . Vips, Grupos, Socios en Casa
Listado los huéspedes considerados como Vips, Socios o Copropietarios que estén en el hotel así como los grupos.
Figura 48 Vips, Grupos o Socios en Casa
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
4.8 . Huéspedes en Casa por Plan
Lista de forma general o detallada, todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel bajo un plan específico. También puede seleccionarse un complejo en especial o todos los complejos.
Figura 49 Huéspedes en Casa por Plan
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
4.9 . Huéspedes sin Reserva
Emite un informe con las personas que se encuentran hospedados y que se registraron sin reserva, mejor conocidos como huéspedes walk – in.
Para emitir el listado el botón Imprimir.
4.10 . Ckhec-ins en un Rango de Fecha
Emite un informe con los datos de los registros de huéspedes realizados en un rango de fecha especificado.
Figura 50 Check-ins en un Rango de Fechas
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
4.11 . Relación de entradas para el DAS
Permite emitir un informe que contiene las personas que han llegado en el hotel en un rango de fechas. En el caso de los extranjeros, pueden listarse sus entradas y salidas independientemente.
Figura 51 Relación de Entradas y Salidas para el DAS
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
4.12 . Listado de Comisiones de Agencias
Genera un listado con las comisiones de las Agencias de Viaje a las cuales se les indico un porcentaje de comisión en reserva.
Para emitir el listado debe indicar el rango de fecha de los registros realizados bajo las reservas con comisión.
Figura 52 Comisiones de Agencias de Viajes
Para emitir el listado seleccione el rango de fechas deseado y presione el botón Imprimir.
4.13 . Listado de Verificación de Grupos
Despliega un informe con los datos de los grupos checkin, con el fin de verificar su estado actual.
Figura 53 Listado de Verificación de Grupos
Entre las opciones de esta ventana se encuentran: la posibilidad de seleccionar un grupo específico o todos los grupos y de definir se se listan los acompañantes y las tarifas.
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
4.14 . Estadísticas Agencias y Empresas
Despliega un submenú con dos opciones las cuales permiten conocer los huéspedes por agencias y por empresa respectivamente. Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
4.15 . Movimientos de un Folio
Vea 3.5 . Consulta de Habitaciones y/o Folios. Del menú Recepción.
4.16 . Niños en el Hotel
Permite emitir un listado con los niños que se encuentran checkin (en casa) o los niños que han estado en el hotel en un rango de fechas.
Figura 54 Niños en Casa
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
4.17 . Cambios de Habitación
Emite un informe con los cambios de habitación realizados en un rango de fechas.
Figura 55 Cambios de Habitación
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
4.18 . Habitaciones Según Estado
Muestra un listado con las habitaciones que cumplan las características seleccionadas, estas son una combinación entre los estados de ama de llaves y recepción.
Figura 56 Habitaciones Según Estado
Para emitir el listado seleccione el estado según ama de llaves y el estado según recepción que desea consultar y presione el botón imprimir.
Como ejemplo en la grafica se muestran las habitaciones Sucias – Ocupadas.
4.19 . Discrepancias Recepción Vs Ama De Llaves
Recordemos que ZEUS le brinda al ama de llaves la posibilidad de reportar la ocupación de las habitaciones. Esta opción hace una comparación entre los datos del checkin realizado por recepción y los reportados por ama de llaves, mostrando aquellos donde la cantidad de adultos y niños no concuerdan. Para mostrar el listado presione el botón Ejecutar.
4.20 . Vehículos en el Hotel
Despliega un informe con los vehículos que se encuentran registrados en el hotel. La información del vehículo incluye los datos de los huéspedes propietarios.
La información del vehículo se ingresa al momento de hacer el checkin.
4.21 . Eventos y Grupos Check-in
Muestra un informe con los datos generales de los eventos varios y los grupos que se encuentran check-in.
Para emitir el listado presione el botón Imprimir.
4.22 . Huéspedes Genéricos
En muchas de las opciones de registro de huéspedes, ZEUS brinda la posibilidad de generar cedulas genéricas, con el fin de poder registrar sus datos aunque no se conozca su identificación. Como ejemplos de estas opciones están: los acompañantes de reservas y las personas de los grupos.
Esta opción del menú Informes permite consultar los huéspedes que permanecen con cédulas genéricas ya sea q que estén checkin o no.
Figura 57 Consulta de huéspedes genéricos
Para emitir el informe, elija la opción deseada y presione el botón Imprimir.
4.23 . Rack Gráfico
Permite realizar una consulta de las habitaciones, para conocer su estado en un rango de fechas. Estos estados de las habitaciones se diferencian por los colores asociados a cada uno de ellos y que se pueden apreciar claramente.
Las tres primeras columnas de esta ventana muestran el número da la habitación, el estado según recepción (Ocupada o Desocupada) y el estado según ama de llaves (Sucia, Limpia) respectivamente.
Las siguiente columnas tiene como título el mes / día de la consulta y aparecerán tantas como días se indiquen en el rango de fechas pedido.
Para ejecutar la consulta indique las fechas inicial y final y presione el botón Mostrar de la barra de herramientas.
Figura 58 Consulta de habitaciones mediante el Rack Gráfico
4.24 . Consulta de Habitaciones Checkout
Permite consultar la información de las habitaciones que se encuentran checkout. La consulta pide un número de habitación y el folio a consultar.
Figura 59 Consulta de Habitaciones Checkout
Puede digitar el número del folio directamente sin digitar la habitación.
Cuando se digita el número de la habitación en la lista desplegable a la derecha de este se muestran todos los folios que han estado en ella, puede seleccionar el folio de la lista o digitarlo en el campo folio.
4.25 . Inconsistencias
Dentro de las diferentes labores y procedimientos realizados por los usuarios de ZEUS en los módulos de Recepción y Reserva, es normal encontrar que estos usuarios ingresan información errada o incompleta y que en otras ocasiones ejecutan procesos considerado delicados. A este tipo de información ZEUS les llama inconsistencias.
Una vez seleccionada esta opción el sistema realiza una búsqueda, al final de la cual despliega los datos de las inconsistencias encontradas. Estas inconsistencias se dividen en dos grandes grupos:
Avisos o advertencias: Representados por la letra “W” Indica que se ha ejecutado un proceso que es importante auditar. No detiene el proceso de generación y aplicación de cargos.
Errores: Representados por la letra “E” Indica que existen datos errados o incompletos. La generación y aplicación de cargos no podrá culminar hasta que no se corrija el error.
Figura 60 Inconsistencias
Avisos o advertencias (W)
Inconsistencia Motivo
# DE PERSONAS CHECKIN NO COINCIDEN CON CLASE DE HAB Se presenta cuando el número de huéspedes registrados en una habitación es diferente a la clase de habitación seleccionada. Por ejemplo, registrar dos personas en una habitación triple o bien tres personas en una habitación doble.
Recomendación: Diríjase a la opción registro de huéspedes del módulo recepción y seleccione la clase de habitación correcta.
# DE PERS CHECK-IN <> AMA DE LLAVES Desde el módulo de Ama de llaves se ha reportado un número de personas diferentes a las que se encuentran registradas.
Recomendación: Verifique que la información suministrada por Ama de llaves sea correcta. En caso afirmativo, tome los correctivos del caso.(dar checkout a las personas mal chequeadas o hacer checkin a quines faltan por ser registradas.)
UPGRADE DE HABITACIONES Se ha asignado un tipo de habitación mayor a la reservada.
Recomendación: tome atenta nota de la tarifa que se le esta cobrando a la habitación
Errores (E)
Inconsistencia Motivo
NO HAY TIPO DE CAMBIO No se ha definido la tasa de cambio del dólar para la fecha actual.
Solución: desde el módulo parámetros ingrese la tasa de cambio del día.
# DE PERSONAS CHECKIN NO COINCIDEN CON ACOMPAÑANTES El número de adultos, niños y adicionales indicados en el registro de huéspedes es diferente a las personas checkin.
Solución: dependiendo de la situación podría:
1. Corregir, desde el registro de huéspedes, los valores indicados para Adultos, Niños y Adicionales.
2. Eliminar o agregar los acompañantes que sobren o falten en el registro.
PROLONGACION ESTADIA CON HAB BLOQUEADA La estadía de la habitación no se puede alargar puesto que existe un bloqueo programado para la habitación.
Solución: De acuerdo a la situación podría:
1. Desbloquear la habitación los días necesarios.
2. No prolongar la estadía y hacer checkout a la habitación.
3. Cambiar los huéspedes a una habitación no bloqueada.
PLAN SIN PAQUETE DEFINIDO Se le hizo checkin a la habitación con un plan si desglose.
Solución: Desde el módulo de recepción, cambiar el plan de la habitación o bien, desde el módulo de parámetros, ingresarle el paquete el plan.
TARIFAS CON CAMBIO TEMPORADA Existen habitaciones que se les hizo Checkin con un plan que exige cambio de tarifa cuando se pasa de una temporada a otra.
Solución: Seleccione la opción Cambio Tarifas Temporadas del menú Auditoría y haga los cambios pertinentes.
CUENTAS ABIERTAS EN POS En alguno(s) de los puntos de venta existe una o varias cuentas que no han sido canceladas.
Solución: cancelar o eliminar las cuentas.
FOLIO CERRADO CON SALDO Existe un folio descuadrado.
Solución: verifique el folio indicado y realice la(s) transacción (es) del caso, para cuadrar la cuenta.
En el módulo de recepción también se encuentra la opción Inconsistencias, permitiendo así que cada recepcionista pueda dejar su turno libre de errores y con las aclaraciones pertinentes en los casos de procesos especiales realizados por este.
4.26 . Reservas por Fecha
Despliega una ventana desde la cual, seleccionado las opciones dispuestas, se puede emitir un reporte con las reservas con entrada o salida en un rango de fechas.
Figura 61 Informe de reservas por fechas
Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
4.27 . Room to Sell
Muestra una consulta que permite conocer el número de habitaciones disponibles, por cada uno de los tipos existentes, en un rango de treinta días a partir de una fecha inicial.
Figura 62 Consulta de habitaciones disponibles por tipo
Para ver la consulta basta con indicar la fecha y presionar el botón Mostrar.
4.28 . Planes
Emite un listado con las características generales o detalladas de un plan, un rango de ellos o todos.
Figura 63 Informe de Planes
4.29 . Diario de Ocupación
Despliega un informe con los datos de los movimientos (entradas, salidas) de las personas y las habitaciones en un rango de fechas.
Figura 64 Apariencia del Informe Diario de Ocupación
4.30 . Consulta de Eventos Varios
Despliega una ventana donde se puede consultar información general de un evento específico.
Figura 65 Consulta de Eventos Varios
Para efectuar la consulta digite el código del evento y presione la tecla tabulador. Recordemos que es posible utilizar el botón Ayuda para localizar el evento.
5 . MENÚ CAJA
Contiene las opciones necesarias para cumplir con las tareas básicas de un cajero o un cajero-recepcionista.
5.1 . Apertura de Caja
Permite abrir una caja para que quede disponible para recibir movimientos. En la apertura de caja es posible indicar una base de inicio en la moneda requerida.
Para efectuar la apertura de la caja debe especificarse el código de la caja, el usuario y, si es necesario, el valor de la base inicial con que se abrirá la caja.
Es posible que la caja se abra con bases en diferentes monedas, si ese es el caso debe utilizarse el botón Agregar parta registrar cada una de las diferentes bases en su respectiva moneda.
Como paso final para la apertura de la caja, debe utilizarse el botón Guardar.
Figura 66 Apertura de Caja
Para abrir la caja digite la caja y presione el botón Guardar.
Para indicar un valor base presione el botón Agregar e indique el código de la moneda y el valor.
5.2 . Abonos y Recibos de Caja
Permite registrar un abono efectuado a la cuenta de una habitación por un huésped. Como datos necesarios, debe proveerse la habitación a la que se hará el abono, este dato traerá consigo el titular y el folio de la habitación.
Figura 67 Abonos y Recibos de Caja
Para hacer un abono
1. Digite el número de la habitación.
2. Seleccione la forma de pago del abono ya sea en efectivo, cheque o tarjeta de crédito
3. Indique la moneda y la cuenta en la que quedará el abono.
4. Digite el valor del abono y presione la tecla tabulador.
5. En este instante el abono se ingresa automáticamente a la lista de abonos. En caso de presentarse un error, puede utilizar el botón Editar para corregir o el botón Eliminar para borrar el abono.
Antes de presionar uno de estos botones debe hacer clic sobre la línea a modificar. Ya sea para borrar el abono o para editarlo.
En el caso del botón Editar después de presionarlo, cambie el valor en el campo Valor y presione la tecla tabulador, esto actualizará el valor de la línea seleccionada.
6. Repita los pasos del 1 al 4 por cada abono a registrar de la habitación actual.
7. Presione el botón Guardar.
Después de Guardar el abono, en el campo Recibo No se despliega el número de documento del abono.
Para imprimir un recibo del abono
1. En la lista de abonos presione clic sobre el abono que desea imprimir.
2. Presione el botón Imprimir de la barra de herramientas.
5.3 . Abonos Paidout
Se refiere a prestamos en efectivo que se le entregan al huésped, un ejemplo claro de un abono paidout sería el de un huésped registrado que llega al hotel en un taxi y no tiene efectivo para pagarlo, este podría entonces solicitar un préstamo en efectivo en recepción para cancelar el servicio.
Figura 68 Abonos Paidout
Todo abono paidout genera un recibo de caja. Los datos que deben proveerse para el préstamo deben ser la habitación, el motivo del abono, la moneda en que se efectuará el préstamo, la cuenta donde se cargara el abono y el valor del préstamo.
Para hacer un Paidout
1. Indique el número de la habitación.
2. Digite el motivo, la moneda y la cuenta en la que se cargará.
3. Especifique el valor
4. Presione el botón Guardar.
El sistema emite automáticamente un reporte con la información del paidout registrado
Los paidout puede ser generados tanto a habitaciones como a folios de eventos varios o grupos.
5.4 . Caja de Cambio
Esta opción del menú permite efectuar cambio de moneda, el sistema solo permite hacer cambios de moneda a huéspedes del hotel y esta sujeto a la tasa de cambio y las monedas que estén definidas en el hotel.
Figura 69 Caja de Cambio
Para hacer un cambio
1. Indique el número de la habitación.
2. Elija la forma en que recibe el dinero (Tarjeta, Cheque, Efectivo)
3. Indique los códigos de las monedas a recibir y a devolver.
4. Digite el valor recibido. El sistema calcula el valor a devolver
5. Cambie el valor a devolver si es necesario.
6. Presione el botón Guardar.
5.5 . Cuadre de Caja
Esta opción de menú permite generar el listado de todas las transacciones realizadas por una caja en particular y para una fecha especifica. Si no indica una caja el sistema emitirá el cuadre de todas las cajas.
Figura 70 Cuadre de Caja
Como datos necesarios, debe proveerse la fecha del listado de cuadre de caja, y la caja a la que se desea generar el listado al igual que la cuenta y el complejo deseado.
Se recomienda que esta opción no debe estar disponible para la persona que maneja la caja directamente. La activación o desactivación de esta opción debe ser efectuada por el administrador del sistema en el módulo de seguridad.
Para emitir el listado
1. Indique las opciones deseadas.
2. Presione el botón Imprimir.
3. Seleccione la forma de salida.
5.6 . Cierre de Caja
Esta opción de menú permite efectuar el cierre de la caja actual de recepción. Solo debe confirmarse el cierre de la caja actual y el sistema automáticamente efectuará el cierre.
ZEUS Recepción
Manual de usuario
COMPUSISCA S.A.
Centro Cial. Bocagrande Local 203
PBX: 6655011 Fax 6653693
Cartagena de Indias Colombia
INTRODUCCIÓN
¿Que es Recepción?
Mediante este módulo se realizan todos los movimientos necesarios desde el ingreso del huésped al hotel hasta su salida. Entre estos podemos mencionar: el registro de huéspedes (Chek-In), los cargos a folios, la transferencia de cargos, los cambios de habitación, los abonos, el Check-out de huéspedes, etc.
El módulo de recepción, además de contar con opciones como las antes mencionadas, cuenta con un completo menú de consultas e informes que permiten conocer al detalle el estado de los movimientos realizados.
Recepción no solo es una herramienta ideal para un recepcionista, sino que es igualmente efectiva para los cajeros. De tal forma que un funcionario puede efectuar una u otra labor o bien ambas.
1 . ENTRANDO A RECEPCION
Después de seleccionar el icono de RECEPCION, ya sea desde le menú Inicio de Windows (Start en la versión en ingles) o desde un acceso directo el escritorio de Windows, aparece la ventana de Inicio de sesión.
Figura 1 Inicio de sesión
Después de indicar Usuario y Password, y en caso de haber ingresado con un usuario válido al sistema, se despliega la ventana principal.
Figura 2 Ventana principal de RECEPCIÓN
A continuación detallaremos los menús y cada una de sus opciones.
EL siguiente paso consiste en conocer cada una de las opciones del menú Reservas, sin embargo antes de entrar a detallar dichas opciones debemos conocer un estándar que manejan las ventanas de este módulo.
1.1 . La barra de herramientas estándar de ZEUS
Permite realizar diferentes tareas tal como detallamos a continuación.
2 . MENÚ PARÁMETROS
En este ítem del menú principal se encontramos todas las opciones necesarias para la creación, modificación y búsqueda de algunos de los parámetros generales.
2.1 . Pinter Setup
Permite indicar con que impresora, de las conectadas al sistema, deseamos imprimir los reportes de ZEUS.
Figura 3 Printer Setup (Configuración de Impresora)
Otra forma de indicar la impresora que desea usar, es al momento de imprimir los reportes como veremos mas adelante.
2.2 . Huéspedes O Clientes
Permite ingresar los clientes y los huéspedes deseados. Es importante anotar que los huéspedes que se registran en el hotel son creados automáticamente como clientes por lo que es posible consultarlos desde esta ventana.
Figura 4 Huéspedes o Clientes
TIPO DOCUMENTO. Digite el tipo de documento que identifica al huésped. Los tipos de documentos pueden ser:
CE Cédula de Ciudadanía
TI Tarjeta de Identidad
TT Turismo
CX Cédula de Extranjería
PA Pasaporte
NT Nit
NUMERO. Número de documento del Cliente. Dígitos o letras del número de identificación del huésped.
LUGAR DE EXPEDICIÓN. Digite el lugar de expedición del documento que identifica al huésped.
NOMBRE. Nombre del huésped o cliente.
TIPO DE HUÉSPED. Escoja que tipo de huésped es la persona que esta creando. Los tipos de huésped son:
Asiduo
Copropietario
V.I.P.
Socio Compañía
Otro.
DIRECCIÓN. Dirección residencial o comercial del huésped.
TELÉFONO. Número de teléfono del huésped o cliente.
CIUDAD. Código de la ciudad a la que pertenece el huésped. En este caso puede utilizar el botón Ayuda para localizar el código de la ciudad.
NACIONALIDAD. Debe digitar la nacionalidad del huésped.
PROF. U OFICIO. Digite la profesión o el oficio al del huésped.
FECHA DE NACIMIENTO. Indique la fecha de nacimiento del huésped en formato Año-Mes-Día.
EMPRESA. Código de la empresa para la que trabaja el huésped. En este caso puede utilizar el botón Ayuda para localizar el código de la Empresa.
# DE VISITAS. Campo Informativo que muestra el número de visitas que ha realizado este huésped al hotel.
HABITACIÓN. Número de habitación si el huésped es copropietario.
CRÉDITO. Debe hacer un Clic si el huésped va a tener crédito con el hotel.
CÓDIGO LIM. CRÉDITO. Código de limite de crédito en caso tal el huésped tenga crédito con el hotel . Puede utilizar el botón ayuda para buscar el código.
TIPO HAB. MAYOR. Si el huésped es copropietario, debe digitar el tipo de habitación mayor a la cual este huésped es propietario.
RANGO HAB. MAYOR. Si el huésped es copropietario, debe digitar el rango de habitación mayor a la cual este huésped es propietario.
DÍAS ACUM. Informa el número de noches que ha dormido el huésped en el hotel.
CUENTA CONTABLE. Si el huésped tiene crédito, debe digitar el código de “cuentas por cobrar a particulares”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Puede utilizar el botón Ayuda para buscar el código deseado.
ULTIMA ATENCIÓN. Seleccione la ultima atención que le ha hecho al huésped. Las atenciones pueden ser:
Flores
Frutas
Queso
Otros
Ninguno
MAIL. Indique la dirección Internet de la empresa para el buzón de mensajes.
Para ingresar un Cliente
1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas
2. Digite el código del cliente. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.
3. Ingrese la los datos del cliente. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.
4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
Para localizar una Cliente
1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas.
2. En la ventana desplegada ingrese el nombre del cliente.
3. Presione el botón Buscar.
4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s).
5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.
Para modificar los datos de un Cliente
1. Localice el cliente a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.
2. Una vez localizado, presione el botón Editar.
3. Realice los cambios deseados.
4. Presione el botón Grabar.
Para borrar un Cliente
1. Localice el Cliente utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.
2. Presione el botón Borrar.
3. Confirme el borrado.
2.3 . Motivos De Cancelación
Siempre que desde el módulo Reservas de ZEUS se cancele una reservación, es necesario indicar cual es el motivo por el que se está cancelando. Estos motivos se crean a través de esta ventana.
Figura 5 Motivos de Cancelación
CÓDIGO. Números y/o Letras que identifican el Motivo de Cancelación.
DESCRIPCIÓN. Especificaciones del motivo.
Para ingresar un Motivo
1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas
2. Digite el código del Motivo. Note que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.
3. Ingrese los datos de la Motivo.
4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
Para localizar un Motivo
1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas.
2. En la ventana desplegada ingrese la Descripción del Motivo.
3. Presione el botón Buscar.
4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s).
5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.
Para modificar los datos de un Motivo
1. Localice el Motivo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.
2. Una vez localizado, presione el botón Editar.
3. Realice los cambios deseados.
4. Presione el botón Grabar.
Para borrar un Motivo
1. Localice el Motivo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.
2. Presione el botón Borrar.
3. Confirme el borrado.
3 . MENÚ RECEPCIÓN
Contiene las opciones necesarias para el control de los movimientos a las habitaciones y a los huéspedes, desde el check-in en adelante.
3.1 . Registro de Huéspedes
La primera opción del menú Recepción, permite registrar los huéspedes que llegan al hotel. Este proceso también es conocido como Check-in.
Además de permitir registrar huéspedes Walk-In y con reservas individuales, dispone de las herramientas necesarias para registrar grupos de una forma ágil y eficiente.
Figura 6 Registro de Huéspedes (Checkin)
Como habíamos comentado podemos registrar huéspedes con reserva o sin reserva (Walk In) y grupos, por lo que observaremos cada uno de estos casos de forma independiente.
Sin embargo antes debemos conocer algunas características que comparten los casos antes mencionados
La ventana de registro además de contar con una barra de herramientas que detallaremos más adelante, presenta debajo de estas varios campos. En su orden:
A la izquierda se muestran 4 cuadros de colores con las letras R, T, A, y P . Estos son indicadores que permiten conocer el estado en que se encuentra el registro.
Un registro de un huésped, consta de 4 pasos básicos, de los cuales se deben cumplir por lo menos los dos primeros para considerar que hubo un checkin completo. Estos pasos son:
1. Datos Generales del Registro ( R)
2. Registro del Titular (T)
3. Registro de los acompañantes (A)
4. Registro de los Pagos (P)
Los indicadores toman su color de acuerdo al estado de cada paso, así cuando no se ha iniciado se muestra en color Rojo, cuando esta en proceso se muestra en Amarillo y cuando se termina se muestra en verde.
Siguiendo con las especificaciones de la ventana de registro encontramos 4 campos así:
Registro. Muestra el número de registro asociado. Cuando se esta ingresando un registro, en este campo se muestra la palabra “NUEVO” la cual es reemplazada por un consecutivo al momento de guardar.
Reserva No. Si va hacer checkin a una reserva debe digitar aquí el número de la reserva.
Plan. Código del plan con el que se registrarán las habitaciones. Para el caso de registros con multiplanes, el plan aquí indicado será el que indicará el valor de la habitación
Grupo. Código del grupo que se está registrando.
Debajo de estos campos se muestran 5 Tabs: General, Titulares, Habs Registradas, Habs Reservadas y Grupos. Cada uno de estos tiene funciones específicas.
Tab General. En él, se digita la información general del registro.
Figura 7 Datos generales del registro
Identificación. Debe proveerse la identificación del huésped. Al lado de este campo aparece una lista de opciones de documento de identificación de donde debe escogerse el tipo del huésped.
Expedición. Debe especificarse el lugar de expedición del documento de identidad.
Nombre. Debe proveerse el nombre del huésped.
Tipo. Se refiere al tipo de huésped dentro de las opciones de : asiduo, copropietario, vip, socio compañía, otro
Dirección. Debe proveerse la dirección domiciliaria del huésped.
Teléfono. Debe proveerse el número telefónico del huésped.
Ciudad. Debe especificarse el código de la ciudad de origen del huésped, generalmente se puede acudir a la ayuda para especificar este código. Una vez provisto, aparecerá al lado el nombre de la ciudad.
País. Debe especificarse el código del país de origen del huésped.
Oficio. Debe especificarse el oficio o profesión del huésped.
Visitas. Debe registrarse el número de veces que el huésped a estado registrado el hotel, incluyendo la presente.
Comisionable agencia. Debe especificarse si este registro es comisionable a alguna agencia de turismo.
Empresa. Debe especificarse en el caso que así sea, la empresa a la cual pertenece el huésped.
Llegada. Debe registrarse la fecha de llegada del huésped.
Nacido. Especifíquese la fecha de nacimiento de huésped.
Crédito. Debe especificarse si se le concederá crédito al huésped, si se escoge esta opción aparecerá un campo nuevo denominado código crédito, debe especificarse el código de crédito que se concederá, este genera un limite máximo de crédito.
Salida. Debe registrarse la fecha de salida del huésped.
Tarifa. Se refiere a la tarifa que regirá la estadía del huésped ya sea en pesos o dólares.
Descuento. Debe especificarse si se le aplicara descuento a los gastos del huésped, si se escoge esta opción aparecerán dos nuevas opciones donde se debe escoger a que cargos aplicará este descuento, ya sea cargos de habitación o cargos de consumo.
Preferencia. En caso tal que el huésped tenga alguna preferencia debe registrarse en este campo.
Tab Titulares. Aquí se especifican los datos de las habitaciones, al igual que la información de los titulares y sus acompañantes
Figura 8 Registro del titular y sus acompañantes
Tipo habitación. Debe especificarse el tipo de habitación deseada por el huésped.
Clase habitación. Debe especificarse la clase de habitación que se asignara al huésped, dentro de las categorías doble, sencilla o el conjunto de clases de habitación del hotel.
Habitación. Debe asignarse el número de habitación al huésped, o dejar este campo con el texto auto, para que el sistema asigne automáticamente el número de habitación. Para escoger la habitación puede utilizar el botón Ayuda, la ayuda por Atributos o la ayuda del plano.
Adultos. Debe especificarse el número de adultos que estarán en la habitación.
Niños. Debe especificarse el número de niños que estarán en la habitación.
Adicionales. Debe especificarse el número de adicionales que estarán en la habitación.
Folio Maestro. Indica el Folio Maestro de la Habitación en el cual se cargan los diferentes cargos del Paquete al que pertenece el Plan, aquí pueden generarse varias situaciones:
Si se trata de Habitaciones individuales digite aquí “NUEVO”, con lo que se generara un folio para esta habitación.
Si es una Habitación individual y el pago o la responsabilidad es de una persona que ya se encuentra registrada en el Hotel y tiene su propio folio, digite aquí el número de Folio.
Si es una Habitaciones que corresponde a un Grupo y el Grupo asume los cargos del paquete, digite aquí el “Folio Maestro del Grupo”
Si es una Habitaciones que corresponde a un Grupo y el Grupo NO asume los cargos del paquete, digite aquí “NUEVO”, con lo que se generara un folio para esta habitación.
Folio Adicional. Indicar si el cargo de habitación generado por concepto de personas adicionales será cargado a la Cuenta Maestra o Extra del Folio Maestro de la Habitación.
Folio Individual. Indica si el huésped además tendrá un folio Individual. Podrían suceder los siguientes casos :
Si es una Habitación individual y el Folio Maestro es “NUEVO”, digitar “MAESTR” para que el sistema use como Folio Individual el mismo de la Habitación.
Si es una Habitación individual y el Folio Maestro es “NUEVO”, y desea generar un nuevo Folio Individual, digitar “NUEVO” para que el sistema genere el nuevo folio.
Si el Grupo asume los cargos del Paquete, digitar “NUEVO” para que el sistema le genere un Folio al Titular de la habitación.
Si el Grupo no asume los cargos del Paquete, digitar “MAESTR” para que el sistema use como Folio Individual el mismo de la Habitación.
Teléfono a Folio. Especifique si las llamadas telefónicas serán cargadas a la cuenta extra o maestra del Huésped.
3.1.1 . Tab Titular
Este Tab esta dispuesto para recoger la información de la persona titular de la habitación
Figura 9 Datos del titular de la habitación
Identificación. Debe proveerse el número del documento de identificación del titular. Si el número de documento existe dentro del banco de datos del hotel los demás datos de este Tab serán llenados automáticamente. Para efectos de Checkins con reserva previa, este dato será presentado automáticamente; si el dato aparece con la letra “G” al inicio significa que se trata de una Cédula Genérica, la cual puede ser cambiada en este momento digitando la cédula real.
Tipo. Se refiere al tipo de documento de identidad del titular.
Llegada. Se refiere a la fecha de llegada del titular.
Checkout rápido. Debe hacerse clic si el huésped es VIP y no necesita llegar a recepción al momento de hacer Checkout.
Salida. Se refiere a la fecha de salida del titular.
Equipaje. Debe hacerse clic si el huésped titular trae equipaje.
Motivo de viaje. Debe especificarse el motivo de estadía del huésped titular dentro de las opciones creadas, ejemplo: convención, recreación, trabajo.
Visitas. Aparece aquí el número de veces que esta persona a sido huésped del hotel.
Incógnito. Debe hacerse clic si el huésped desea clasificar su estadía como incógnito.
Vía. Se refiere a la vía por la cual llego el huésped al hotel.
Evento. Debe especificarse el código del evento por el cual el huésped se encuentra en el hotel, en el caso que sea esta la situación.
Valor tarifa Aparece aquí el valor de la tarifa aplicada al huésped titular.
No Voucher. Número del voucher asignado para control de alimentación
Procedencia:
País. Se refiere al país de procedencia el huésped.
Ciudad. Se refiere a la ciudad de procedencia del huésped.
Destino:
País. Se refiere al país al cual se dirigirá el huésped una vez abandone el hotel
Ciudad. Se refiere a la ciudad donde se dirigirá el huésped una vez abandone el hotel
Con los datos anteriores disponibles, se puede grabar el registro del titular, haciendo clic en el botón Grabar de la barra de herramientas y tener así acceso a los demás Tab’s.
3.1.2 . Tab Acompañantes
Esta opción estará disponible si en el Tab Titular estuvieron especificados mas de un adulto o niño. Permitiendo esta registrar los datos de estos acompañantes del titular. La presentación es la siguiente:
Figura 10 Registro de los acompañantes
Documento. Debe proveerse el número del documento de identificación del acompañante. Si el número de documento esta dentro del banco de datos del hotel, los demás campos serán llenados automáticamente.
Tipo de documento. Debe especificarse el tipo de documento de identificación del acompañante.
Nombre. Debe especificarse el nombre del acompañante.
Llegada. Debe proveerse la fecha de llegada del acompañante.
Salida. Debe proveerse la fecha de salida del acompañante.
Folio individual. En el caso que el acompañante sea subtitular aparece en este campo el texto nuevo ,con lo que el sistema generará un Folio para esta persona, en el caso contrario este campo no estará disponible.
Tipo. Debe especificarse si el acompañante es adulto o niño.
Edad. Solamente es solicitada para los niños.
Sexo. Debe especificarse el sexo del acompañante.
Voucher. Si el plan exige especificación de número de voucher para control de alimentación, aquí debe indicar el número asociado.
Plan. Si el huésped se registrará con un plan diferente al titular, digite aquí el código del plan.
3.1.3 . Tab Formas de Pago
Esta opción permite registrar la forma de pago de los acompañantes. La presentación es la siguiente:
Figura 11 Registro de Pagos
En esta aparece la lista de los acompañantes, para especificar la forma de pago de uno de ellos debe escogerse uno de estos y presionar doble clic, aparecerá entonces el folio del acompañante, y para introducir la forma de pago debe escogerse de la lista de opciones forma de pago. Con los datos completos debe hacerse clic en el botón Agregar a la lista para registrarlos.
Esta opción no emite recibo de los pagos y abonos recibidos, por lo que se recomienda utilizar la opción Abonos y Recibo de caja del menú Caja de este módulo, para registrar los abonos
Tab Habs. Registradas. Muestra un listado de la habitaciones checkin del registro actual.
Figura 12 Listado de habitaciones registradas
Tab Habs Reservadas. Muestra el listado de las líneas de la reserva del registro.
Figura 13 Listado de habitaciones reservadas
3.1.4 . Registro de Huéspedes Walk In
Un huésped walk in es aquel que llega sin reserva. Los pasos para su registro son:
Datos Generales
1. Presione el botón a la derecha del campo Registro No. El sistema colocará la palabra NUEVO. O bien estando este campo vacío presione la tecla Tabulador.
2. Digite el código del Plan con el que re registrará el huésped. Recuerde que puede utilizar el botón Ayuda de la barra de herramientas (tecla rápida F4) para localizar el código.
3. Digite los datos del Tab general, correspondiente a los datos generales del registro.
4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
Después de presionar el botón Grabar el sistema lo llevará automáticamente al Tab Titulares, una vez ubicado aquí proceda con los pasos siguientes.
Datos del Titular
1. Especifique el tipo y la clase de habitación.
2. En el campo habitación digite el número de la habitación deseada, recuerde que puede utilizar el botón Ayuda, la ayuda del plano o la de los atributos
Una vez digitado el número de la habitación y presionado la tecla Tabulador el sistema le indicará si la habitación esta sucia (dado el caso) y si esta intentando asignar una habitación diferente al tipo y la case indicado en el paso 1, este le pedirá confirmación de Upgrade.
3. Especifique la información correspondiente a los adultos, niños y adicionales de la habitación, así como los detalles de los folios.
4. Digite la información necesaria para el titular
5. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
Si ha indicado que la habitación va a hospedar más de una persona se activará el Tab Acompañantes.
Registro de Acompañantes
1. Presione el botón Adicionar Acompañante, a la derecha de la lista de acompañantes.
2. Digite el número del documento de identificación (Si el huésped cuanta con uno).
3. Especifique los datos restantes del acompañante.
4. Presione el botón Pasar a la Lista.
5. Repita los pasos del 1 al 4 para cada uno de los acompañantes.
6. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
Editar un Acompañante. Si se hace necesario hacer cambios a un acompañante, como por ejemplo la fecha de salida o su plan. Debe:
1. Presione clic sobre el acompañante deseado y el botón Editar Acompañante. O bien doble clic sobre él.
2. Realice los cambios deseados.
3. Presione el botón Pasar a la lista y posteriormente el botón Grabar de la barra de herramientas.
Eliminar un acompañante
1. Seleccione el acompañante deseado haciendo clic en la lista.
2. Presione el botón Borrar Acompañante.
3. Confirme el borrado.
Después de especificar la información del titular y sus acompañantes habrá terminado el registro.
3.1.5 . Registro de Huéspedes con Reserva
El registro de huéspedes con reserva es muy similar al de los huéspedes Walk In. La diferencia radica básicamente buena parte de la información no necesita ser digitada ya que viene con la reserva.
Datos Generales
1. Presione el botón a la derecha del campo Registro No. El sistema colocará la palabra NUEVO. O bien estando este campo vacío presione la tecla Tabulador.
2. Digite el número de la reserva o utilice el botón Ayuda para localizarla y presione la tecla tabulador.
Observe que la información correspondiente al plan y los datos generales del registro se llenan automáticamente.
3. Cambie o ingrese los datos del Tab General que considere necesarios.
4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
Después de grabar el sistema lo ubica en el Tab Habs. Reservadas, para que elija la línea de la reserva que desea registrar. Para ello solo debe presionar doble clic sobre la línea.
Al presionar doble clic, el sistema lo ubica automáticamente en el Tab Titulares, en donde muy seguramente solo tendrá que indicar el número de la habitación el del voucher (si el plan lo requiere).
Si la reserva tiene habitaciones preferenciadas, a la izquierda del campo habitación se mostrará un lista desplegable con el número de la habitación.
Después de especificar los datos de la habitación y el titular se debe presionar el botón Grabar de la barra de herramientas.
Los Acompañantes.
El registro de los acompañantes se realiza de la misma forma que el de los huéspedes Walk In.
Sin embargo, si al momento de hacer la reserva se ingresaron los acompañantes, solo bastará, si es necesario, editarlos o borrar los que no se necesitan.
Por ultimo se debe presionar el botón Grabar de la barra de herramientas.
Como continuar registrando las demás habitaciones de la reserva?
Si la reserva tiene más de una habitación reservada se debe da hacer el registro una a una.
Una vez registrada la primera habitación, debe seleccionar el Tab Habs Reservadas, donde encontrará la lista de las líneas de la reserva. Esta lista además de mostrar las líneas de la reserva nos indica la cantidad de habitaciones reservadas por cada línea y de ellas la que han sido utilizadas (registradas).
Para continuar con el registro de las habitaciones, presione doble clic sobre la línea deseada y siga los pasos normales del registro.
3.1.6 . Registro de Habitaciones de Grupos
El registro de habitaciones de grupos es un proceso sencillo que se basa en los principios de la reservas de Walk In y reservas individuales, por lo que si no conoce estos procesos se recomienda leer las secciones 3.1.4 . Registro de Huéspedes Walk In y 3.1.5 . Registro de Huéspedes con Reserva.
Datos Generales
1. Presione el botón a la derecha del campo Registro No. El sistema colocará la palabra NUEVO. O bien estando este campo vacío presione la tecla Tabulador.
2. Digite el número de la reserva del grupo o utilice el botón Ayuda para localizarla y presione la tecla tabulador.
3. Observe que la información correspondiente al Plan, el Grupo y los datos generales del registro se llenan automáticamente.
4. Cambie o ingrese los datos del Tab General que considere necesarios.
5. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
El sistema lo ubica automáticamente en el Tab Grupos, donde deberá presionar el botón refrescar para que se muestre la información del grupo.
Figura 14 Datos del Grupo
En el Tab Grupos encontramos dos áreas principales: Habitaciones y Registros Preparados. La primera muestra las líneas reservadas para el grupo mientras que la segunda las personas con el número de preregistro asignado en la preparación.
Para registrar una habitación del grupo
1. En la lista de Registros Preparados. Presione doble clic sobre una de las personas de la habitación que desea registrar.
Observe que a la derecha de esta lista se muestran los huéspedes y su número de Pre-Registro.
2. Presione el botón Iniciar Checkin.
3. El sistema lo lleva directamente al Tab Titulares donde se siguen los pasos utilizados para el registro de Huéspedes Walk In y de Reservas Individuales.
Para continuar con el registro de las habitaciones del grupo, seleccione el Tab Grupos y repita los pasos anteriores.
Como registrar como parte del grupo habitaciones que no fueron reservadas?
Es muy común encontrar casos donde es necesario incluir, a última hora, habitaciones que no hacían parte del grupo y que por lo tanto no se encuentran ni reservadas ni preparadas.
Para agregar habitaciones bajo estas circunstancias, estando activo el registro del grupo, debe presionar el botón Adicionar de la barra de herramientas. En este instante el sistema le pedirá confirmación de la operación.
Figura 15 Confirmación de ingreso de nueva habitación al registro
Los pasos siguientes para registrar la habitación son los vistos anteriormente en las secciones 3.1.4 . Registro de Huéspedes Walk In y 3.1.5 . Registro de Huéspedes con Reserva.
3.1.7 . Modificaciones a Registros Existentes
Cuando desde el registro de huéspedes se desea cargar un registro existente, ya sea para consultarlo o realizar modificaciones, se deben seguir las siguientes instrucciones.
1. En el campo No. Registro, digite el número del registro deseado y presione la tecla tabulador. También puede utilizar el botón Ayuda para localizar el registro.
2. Haga clic sobre el Tab Habs. Registradas.
3. En la lista desplegada presione doble clic en la línea correspondiente a la habitación deseada. Tenga en cuenta que en esta lista solo se despliegan las habitaciones checkin.
4. El sistema carga los datos de la habitación y lo ubica automáticamente en el Tab Titulares.
3.2 . Cambio de Habitación
Mediante esta opción es posible cambiar los huéspedes de su habitación a una habitación desocupada.
Figura 16 Ventana para Cambio de Habitación
Para cambiar de habitación
1. En el campo Habitación, digite el número de la habitación actual del huésped o utilice las ayudas (Plano, Atributos, Botón Ayuda) para localizarla.
2. En el campo Habitación Destino digite el número de la habitación en la que quedará el huésped.
3. Especifique la clase de habitación, el motivo del cambio, la nueva tarifa y las observaciones que considere necesarias.
4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
3.3 . Distribución de Depósitos
Permite realizar una distribución manual del valor del depósito de una reserva, entre las habitaciones checkin de la misma.
Figura 17 Distribución Manual de Depósitos
Para realizar la distribución
1. Digite el número de la reserva y presione la tecla Tabulador.
2. Presione el botón Distribuir Ahora. (Se muestra la ventana con los folios checkin correspondientes a las habitaciones de la reserva)
3. En la columna valor de la lista de folios mostrada, digite los valores para cada folio hasta completar el valor total.
4. Cierre la ventana don la lista de folios
5. Confirme la distribución.
3.4 . Cambios a Huéspedes Chekc – In
Permite cambiar los datos del titular de una habitación específica.
Figura 18 Cambios a Huéspedes Checkin
Para realizar el cambio
1. Indique el número de la habitación.
2. En el primer campo de la sección Datos Actuales, digite el número de identificación actual y presione la tecla Tabulador.
3. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
3.5 . Consulta de Habitaciones y/o Folios
Reúne en una sola ventana la información más importante de una habitación o un folio específico.
Esta consulta presenta, además de una información global, 6 secciones que permite conocer los datos de los Acompañantes, Cargos, Llamadas, Log, Vouchers Detallados, Vouchers General.
En la cabecera de la consulta se encuentran los datos de la Fecha de Llegada, Fecha de Salida, Plan, Adultos, Niños y Adicionales Check-in, Adultos, Niños y Adicionales Check-Out, Adultos, Niños y Adicionales en Casa, el tipo y la case de habitación, la fecha de check-in y el usuario que hizo el checkin.
Por último encontramos la tarifa actual, la tarifa según el plan, tarifa del niño, tarifa del adicional, número de reserva, registro y cajilla.
Las seis secciones, distribuidas en seis Tab’s muestran la siguiente información:
Acompañantes. Lista de las personas registradas en la habitación.
Cargos. Listado de cargos realizados a los folios.
Llamadas. Listados de las llamadas telefónicas cargadas.
Log. Listado de las operaciones especiales realizadas con la habitación.
Vouchers Detallado. Lista de los vouchers generados.
Voucher General. Listado global de los vouchers generados.
Para consultar uno de los Tab’s haga clic sobre él.
3.6 . Checkout
Despliega dos opciones que permite hacer checkout a huéspedes o a Eventos y Grupos respectivamente
3.7 . Checkout de Huéspedes
Mediante esta opción se puede hacer checkout a los huéspedes de una habitación de forma independiente o al total de las personas. Además brinda las herramientas para recibir los pagos de los huéspedes.
Figura 19 Checkout de Huéspedes
En la lista de Huéspedes checkin encontramos las personas que se encuentran hospedadas en la habitación especificada. De esta lista podemos hacer checkout a cualquier persona, pero antes se deben tener en cuenta que:
Las personas que presentan en la columna saldo un valor diferente de cero, se le debe realizar el pago para que el saldo quede en cero. Es decir solo es posible hacer checkout a las personas con saldo cero.
Para hacer checkout al titular de la habitación, el saldo de todos los huéspedes debe estar en cero.
Si hace checkout al titular de la habitación, el sistema hace checkout a todos los huéspedes dejando la habitación disponible.
No es posible deshacer un checkout.
Al intentar hacer checkout a un huésped es posible encontrar dos situaciones: Huéspedes con saldo en contra (debe al hotel) o con saldo a favor (el hotel le resta dinero). Cada una de las cuales tiene una manejo especial al momento de hacer el pago.
3.7.1.1 . PAGO DE HUÉSPEDES CON SALDO EN CONTRA
Para realizar, desde la ventana de checkout, el pago a huéspedes que deben al hotel debe seguir estos pasos:
1. Digite el número de la habitación.
2. En la lista de huéspedes checkin, presione doble clic sobre el huésped que realiza el pago.
3. Seleccione el Tab Pagos.
4. En la lista desplegable Forma de Pago elija la forma en que el huésped hace el abono.
5. Dependiendo de la forma de pago seleccionada el sistema le pide datos adicionales (excepto el pago en efectivo) . Especifíquelos.
6. En el campo Valor digite el valor del pago
7. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
3.7.1.2 . PAGO DE HUÉSPEDES CON SALDO A FAVOR
Es normal encontrarse con huéspedes cuyos depósitos son mayores al total consumido, por lo que al momento de hacer checkout presenta un saldo en rojo o a su favor. En este caso es evidente que el hotel debe hacer una devolución de este dinero, devolución que puede efectuarse desde la opción Paidout del menú Caja o directamente desde el checkout de Huéspedes. Observemos los pasos a seguir:
1. Digite el número de la habitación.
2. En la lista de huéspedes checkin, presione doble clic sobre el huésped que realiza el pago.
3. Seleccione el Tab Pagos.
4. En la lista desplegable Forma de Pago elija la forma Efectivo
5. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
El sistema genera un Paidout automático por el valor del saldo.
3.7.1.3 . ESTADO DE CUENTA
Cuando se necesite emitir una factura a un huésped, lo primero que se debe pensar es mostrarle su estado de cuenta, de esta manera él podrá observar sus consumos antes de generar un consecutivo de factura.
Para emitir el estado de cuenta, basta con hacer clic en el botón Estado de Cuenta y elegir el tipo y la clase que se quiere emitir. Para mas información de los tipos y las clases consulte la Emisión de Facturas.
3.7.1.4 . EMISIÓN DE LA FACTURA
ZEUS permite emitir facturas en varios formatos para cualquiera de los folios de la habitación con solo presionar el botón Factura de la barra de herramientas.
Se debe tener en cuenta que ZEUS brinda gran versatilidad en la generación de las facturas y que por lo tanto se debe manejar con prudencia ya que de lo contrario se puede incurrir en el uso innecesario de consecutivos.
Cuando se emite una factura, se debe seleccionar primero el tipo que se desea (Detallada, Global, Plan Global) que son diferentes presentaciones de la factura y seguidamente la clase (Maestra, Extra, Ambas). Dependiendo de la clase seleccionada se generará el consecutivo.
Ambas: genera una factura que abarca todos los cargos del folio seleccionado; a esta factura se le asigna un consecutivo.
Maestra: genera una factura que abarca los cargos realizados a la cuenta maestra del folio seleccionado.
Extra: genera una factura que abarca los cargos realizados a la cuenta extra del folio seleccionado.
Un folio pude entonces tener generado un modelo de factura Ambas (A) o un tipo Maestra / Extra (ME). Los cambios de un modelo a otro genera la anulación automática de consecutivos.
3.7.1.5 . CHECKOUT DE HUÉSPEDES
Para hacer checkout a un huésped debe seguir los siguientes pasos:
1. Digite el número de la habitación.
2. En la lista de huéspedes checkin, presione doble clic sobre el huésped que sale del hotel.
3. Seleccione el Tab Checkout.
4. Active la casilla Confirmar el Checkout.
5. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
6. Confirme el Checkout
Si el huésped seleccionado es un titular el sistema pedirá una reconfirmación.
Una vez confirmado el checkout el (los) huésped(es) desaparece(n) de la lista de Huéspedes Checkin.
3.7.1.6 . CHECKOUT EVENTOS VARIOS Y GRUPOS
Al igual que las habitaciones, a los Eventos Varios y a los Grupos se les debe hacer checkout para cerrar el folio asociado. Este proceso es similar al checkout de habitaciones.
Figura 20 Checkout de Eventos Varios y Grupos
Antes de hacer checkout el saldo del grupo o evento debe estar en cero.
Para registrar un pago
1. Digite el Folio del Grupo o Evento Vario.
2. Seleccione el Tab Pagos.
3. En la lista desplegable Forma de Pago elija la forma en que el huésped hace el abono.
4. Dependiendo de la forma de pago seleccionada el sistema le pide datos adicionales (excepto el pago en efectivo) . Especifíquelos.
5. En el campo Valor digite el valor del pago
6. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
Para hacer el checkout al folio
Una vez realizado el pago necesario para dejar el folio en cero, se puede proceder con el checkout.
Figura 21 Tab Checkout
1. Indique el Folio del evento o Grupo.
2. Seleccione el Tab Checkout.
3. Active la casilla Confirmar el Checkout.
4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
5. Confirme el Checkout
Para emitir la factura del evento o grupo siga las instrucciones especificadas en la sección 3.7.1.4 . EMISIÓN de la factura.
3.8 . Bloqueo/desbloqueo Habs. Administrativas
Esta opción de menú permite bloquear de forma temporal habitaciones del hotel para propósitos administrativos.
Además, si la habitación se encuentra bloqueada, el sistema le pedirá la confirmación para quitar el bloqueo.
Figura 22 Bloqueo y Desbloqueo Administrativo de Habitaciones
Para realizar el bloqueo
1. Indique el número de la habitación a bloquear
2. Especifique el rango de fecha del bloqueo.
3. Especifique la observación necesaria.
4. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.
3.9 . Actualización en Folios Cerrados
Cuando se hace checkout a un folio este se cierra automáticamente, con el fin de que no se sigan haciendo movimientos. Sin embargo esta opción permite realizar movimientos estos folios, tales como cargos, borrado de cargos y abonos.
Cuando se ingresa a esta opción, se debe indicar un número de habitación o un folio en particular. Cuando se ingresa un número de habitación, el sistema muestra en la lista desplegables frente a este, una lista con todos los folios que han estado en la habitación seleccionada, esto con el fin de elegir la deseada.
Cuando selecciona el folio, se muestran sus datos
Figura 23 Actualización en Folios Cerrados
El procedimiento para hacer cargos a folios y borrado de cargos al igual que para listar los cargos, es el mismo que se utiliza en la opción Cargo a Folios de este menú.
3.9.1 . Abonos o Pagos a Folios Checkout
Es común encontrarse con la necesidad de registrar un a bono a un folio cerrado, ya sea porque fue necesario borrar el pago inicial y registrarlo nuevamente con otra forma de pago o porque hubo cambios en los consumos.
Es importante tener en cuenta que los movimientos realizados a los folios checkout deben hacerse de tal forma que dejen el saldo en cero, de lo contrario este folio aparecerá con saldo pendiente.
La ventana desplegada es la siguiente:
Figura 24 Pagos a Folios Cerrados
Para realizar el pago
1. Seleccione la habitación y el folio al que hará el pago.
2. Presione el botón Abono de la barra de herramientas.
3. En la ventana desplegada(Ver Figura 24) seleccione la cuenta a la que hará el abono (Maestra o Extra).
4. Indique el código de la moneda en la que pagará.
5. Elija la forma de pago.
6. En el campo valor digite la cantidad a pagar.
7. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
8. Confirme el pago.
3.10 . Transferencia Entre Folios
Eventualmente se puede presentar la necesidad de trasladar cargos de un folio a otro, la opción transferencia entre folios nos brinda esta versatilidad, permitiéndonos realizar tantos traslados como sean necesarios.
Se puede trasladar cualquiera de los cargos o su totalidad utilizando los botones de traslado. También es posible filtrar un cargo específico para hacer mas fácil la transferencia. Para ello debe indicar el cargo a filtrar en el campo Cargo y presionar la tecla Tabulador.
Figura 25 Transferencia entre Folios
El proceso de transferencias puede realizarse en doble vía, gracias a los botones de traslado y con la cantidad ítem deseados según la selección que se haga, por ello a continuación se explica y las funciones de cada uno de los botones de traslado y la forma de hacer las selecciones.
Funciones de los botones de traslado
Traslada todos los cargos desde el folio superior al inferior.
Traslada los cargos seleccionados desde el folio superior al inferior.
Traslada todos los cargos desde el folio inferior al superior.
Traslada los cargos seleccionados desde el folio inferior al superior
Como seleccionar ítem específicos
Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos seleccionados, primero se deben seleccionar presionando Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean trasladar.
De igual forma para quitar la selección a un cargo se debe presionar nuevamente clic sobre él. Nótese que al presionar doble clic cambia de color; cuando esta en blanco significa que no esta seleccionado.
Para trasladar todos los cargos de un folio a otro
1. Indique los folios entre los que desea realizar el traslado.
2. Presione un de los botones de traslado de todos los cargos, según la dirección en que desee trasladar
3. Presione el botón Guardar.
Para trasladar un grupo específico de cargos
1. Indique los folios entre los que desea realizar el traslado
2. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos que desea trasladar
3. Presione el botón de traslado de cargo seleccionados que aplique.
4. Presione el botón Guardar.
3.11 . Apertura de Eventos Varios
Un evento vario consiste en un folio que no tiene asociado habitación. Estos folios tienen características similares a los folios de habitación, lo que quiere decir que se les pueden realizar cargos, pagos, facturas, etc. Y de igual forma tiene un proceso de registro y checkout.
Un ejemplo clásico para el uso de los folios de evento vario son los pasa días, o sea aquellas personas que llegan al hotel a disfrutar de las zonas húmedas y los ambientes pero que no están hospedados en una habitación pero que sin embargo cuanta con un folio abierto disponible para hacerle cargo desde cualquiera de los ambientes.
Figura 26 Apertura de Folios de Eventos Varios
Para abrir un folio de evento vario
1. Estando el campo Código vacío, presione la tecla tabulador
2. Digite la información solicitada en la ventana
3. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas
En el campo Código se muestra el código asignado al evento y en al campo Folio el número de folio asignado.
3.12 . Cargo a Folios
Mediante la opción de cargo a folios es posible registrar o borrar los consumos realizados por un huésped así como también hacer consulta de estos o emitir un estado de cuenta o factura de un folio.
Figura 27 Cargos a Folios Checkin
Para ingresar un nuevo cargo
1. Indique el número de la habitación o folio.
2. Presione el botón Nuevo.
3. En el campo Código de Cargo digite el cargo o bien utilice el botón ayuda para buscar el código y presione la tecla TAB.
4. Digite el número de la comanda (opcional) y presione TAB.
5. Digite el valor a cargar.
6. Indique si será un cargo Debito o Crédito.
7. Seleccione a que cuenta (Maestra / Extra) se va a realizar el cargo.
8. Presione el botón Grabar.
Para consultar los cargos realizados al folio
Presione el botón lista de cargos
Para borrar un cargo
1. Presione el botón Lista de cargos
2. Haga clic sobre la línea del cargo que desea borrar
3. Presione el botón Borrar.
4. En el área inferior de la pantalla se pide la autorización para el borrado.
5. Digite los datos para cada campo:
a. Autoriza: usuario que autoriza el borrado.
b. Clave: pasabordo del usuario.
c. Formula: número de autorización del día.
d. Observaciones: motivo del borrado / comentarios.
6. Al terminar de digitar la observación y presionar la tecla TAB ZEUS le pedirá la confirmación del borrado, al confirmar, el cargo desaparece del listado.
Importante: tenga en cuenta que solo puede borrar cargos el mismo día en que estos se realizan, si desea eliminar un cargo de días anteriores tendrá que realizar el mismo cargo con igual valor pero de naturaleza contraria, es decir, si el día 19 de Julio realizamos un cargo de Teléfono por $ 10.000.oo, Debito a la cuenta Maestra y el día siguiente lo queremos borrar, debemos realizar el mismo cargo de Teléfono por $ 10.000.oo, pero con naturaleza Crédito a la cuenta Maestra. Si no realiza este procedimiento no podrá borrar el cargo.
Para consultar los cargos si importar su estado
Presione el botón Lista de Cargos Total. Se muestra la lista de cargos indicando, además de los cargos activos, cuales han sido borrados (Estado = B) o transferidos (Estado = T).
Estados de cuenta
Si no quiere asignar número de factura debe presionar el botón Estado de Cuenta, el cual le despliega un reporte con los cargos del folio seleccionado.
Factura
Genera una factura al folio indicado, puede identificar el tipo de factura que tiene generada en este momento, gracias al campo factura, el cual puede mostrar tres posibles valores: N para indicar que no se ha generado factura, A para indicar que se genero factura Ambas y M/E que indica que se genero factura Maestra Extra.
Cuando se presiona el botón Factura el sistema pregunta si desea cambiar el nombre o NIT que saldrá en la factura. En caso de responder No se emite la factura, mientras que de ser afirmativa su respuesta ZEUS ubica el cursor el campo Nombre (Folio/Factura), donde se debe indicar el nuevo nombre para la factura, igualmente podemos cambiar el campo Nº Id. (Folio/Factura) indicando una nueva identificación.
3.13 . Bloqueo de Folios
Bloquea o quita el bloqueo del folio de una habitación específica. El bloqueo evita que se le puedan hacer cargos al folio, el cual se mantiene bloqueado hasta que se le indique lo contrario.
Figura 28 Bloqueo y Desbloqueo de Folios
Para bloquear un folio
1. Indique el número de la habitación y/o el folio según sea necesario.
2. Presione la tecla tabulador.
3. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.
4. Confirme el bloqueo
Para desbloquear un folio
Cuando un folio se encuentra bloqueado se muestra un indicador a la derecha del folio.
1. Indique el número de la habitación y/o el folio según sea necesario.
2. Presione la tecla tabulador.
3. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.
4. Confirme el Desbloqueo
3.14 . Autorizaciones
Cuando se hace un cargo a un folio, existe la posibilidad de que este pida una autorización. El sistema pide autorización cuando se hace un cargo con una naturaleza contraria o cuando se intenta borrar un cargo, en estos casos si no se hace la autorización, el procedimiento no pude ser terminado.
De hecho las autorizaciones se pueden realizar desde la misma ventana de cargos, por lo que esta opción es usada mas comúnmente para hacer autorizaciones remotas.
El caso es que cuando un usuario del sistema intenta realizar uno de los dos procedimientos antes mencionados el sistema pedirá una autorización, la cual podrá ser dada por la persona autorizada, desde cualquier otra estación del sistema, logrando así no solo evitar trasladarse hasta la estación del usuario, sino mantener un control de este tipo de procedimientos.
El número de autorización generado al hacer el cargo se puede consultar en el campo #Auto de la sección donde se autoriza.
Figura 29 Petición de Autorización en la Ventana de Cargos
Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana.
Figura 30 Autorizaciones Remotas de Cargos
Para hacer una autorización
1. En el campo No. Autorización, digite el número de autorización que se autorizará y presione la tecla tabulador.
2. En el campo Autoriza, digite el usuario que realiza la autorización y posteriormente digite la clave.
3. En el campo Formula, digite el número de autorización de la fecha.
4. Digite las observaciones del caso y presione la tecla tabulador
Después de seguir estos pasos el sistema habrá autorizado el cargo, por lo que el usuario que lo esta realizando podrá grabarlo.
3.15 . Actualización Estadía Y/O Tarifa
La ventana desplegada por esta opción brinda la posibilidad de realizar cambios a la estadía (alargue o acorte) o a la tarifa de la habitación. Además despliega información general de la habitación tal como sus cargos y el log de transacciones.
Figura 31 Actualización de Estadía o Tarifa
3.15.1 . Actualizar Estadía Habitación
Utilice esta opción cuando necesite cambiar la fecha de salida de una habitación.
1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía.
2. Seleccione el Tab Actualizar Estadía Habitación
3. En el campo Nueva Fecha de Salida digite el nuevo valor.
4. Presione el botón Aceptar.
3.15.2 . Actualizar Estadía por Huésped
Utilice esta opción para cambiar la fecha de salida de un huésped en particular. Téngase en cuenta que ningún huésped puede tener una fecha de salida mayor que la del titular y además que al cambiar la fecha al titular la esta cambiando a la habitación.
1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía.
2. Seleccione el Tab Actualizar Estadía por Huésped, nótese que se activa el Tab Acompañantes automáticamente.
3. Presione doble clic sobre el huésped al que desea cambiar la estadía. Sus datos se muestran en el Tab Actualizar Estadía por huésped.
4. En el campo Nueva Fecha de Salida digite el nuevo valor.
5. Presione el botón Aceptar.
3.15.3 . Cambio de Tarifa
Utilice esta opción cuando necesite cambiar el valor de la tarifa de la habitación al igual que la de los niños y/o los adicionales.
1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía.
2. Seleccione el Tab Actualizar Tarifa.
3. Haga los cambios de tarifa deseados.
4. Presione el botón Aceptar.
3.16 . Organización del Hotel
Mediante esta opción podemos realizar una asignación de las habitaciones del hotel, de tal forma que queden correctamente organizadas. Esta organización consiste en asignar a las reservas que llegan en una fecha específica la habitación que se considere.
Las habitaciones aquí asignadas se bloquean automáticamente una vez se guarda el cambio.
Figura 32 Organización de las Habitaciones del Hotel
Para asignar las habitaciones
1. En el campo Fecha de llegada, indique la fecha de las reservas que desea organizar.
2. Presione el botón Mostrar de la barra de herramientas.
3. El sistema despliega la lista de las Reservas.
4. En el campo NroHab de la reserva deseada, indique la habitación que se quiere asignar. Puede utilizar el botón Ayuda para buscar la habitación.
5. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.
Para quitar las habitaciones asignadas
1. En la lista de Reservas, presione clic sobre el número de habitación que desea desasignar.
2. Utilizando la tecla Suprimir, borre el número de la habitación.
3. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.
3.17 . Cambiar Cédulas Genéricas
Recordemos que cuando se hace una reserva y no se conoce el número de identificación de una de las personas de la reserva, es posible colocarle un número genérico, el cual ZEUS asigna automáticamente.
Cuando se tienen personas registradas con este tipo de identificación, los correcto es cambiarla y colocarle el número real tan pronto se conozca.
De esta manera cuando el huésped regrese al hotel y de su número de cédula real, ZEUS muestre todos sus datos y lleve por consiguiente estadísticas de él.
Figura 33 Cambio de Cédulas Genéricas
Para cambiar una cédula genérica
1. En el campo Cédula Genérica, digite el número de la cédula o utilice el botón Ayuda para localizarla. Presione la tecla Tabulador.
2. En el campo Cambiar por digite el nuevo número del documento, presione la tecla tabulador e indique el tipo de documento y posteriormente el nombre si es necesario.
3. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
3.18 . Transferencia Entre Cuentas M/E
Primero que todo recordemos que todo folio se encuentra subdividido en dos cuentas, una Maestra y una Extra, y que a cada una de esas cuentas le podemos hacer cargos y emitir una factura independiente.
Con Transferencia Entre Cuentas M/E, tenemos la posibilidad de transferir cargos entre estas cuentas, ya sea de la Maestra a la Extra o viceversa.
Figura 34 Transferencia entre las cuentas Maestra y Extra de un Folio
El proceso de transferencias puede realizarse en doble vía, gracias a los botones de traslado, además se puede trasladar la cantidad ítem deseados según la selección que se realice.
Es posible Filtrar un cargo específico colocando en el campo Cargo el código del cargo que se desea filtrar. Este filtro se vera aplicado tanto para la cuenta Maestra como para la Extra.
A continuación se explica y las funciones de cada uno de los botones de traslado y la forma de hacer las selecciones.
Funciones de los botones de traslado
Traslada todos los cargos desde la cuenta Maestra a la Extra.
Traslada los cargos seleccionados desde la Maestra a la Extra.
Traslada todos los cargos desde la Extra a la Maestra.
Traslada los cargos seleccionados desde la Extra a la Maestra.
Como seleccionar ítem específicos
Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos seleccionados, primero se deben seleccionar presionando Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean trasladar.
Para trasladar todos los cargos de un folio a otro
1. Indique el folio en el que desea realizar el traslado.
2. Presione uno de los botones de traslado de todos los cargos, según la dirección en que desee trasladar
3. Presione el botón Guardar.
Para trasladar un grupo específico de cargos
1. Indique el folio en el que desea realizar el traslado
2. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos que desea trasladar
3. Presione el botón de traslado de cargo seleccionados que aplique.
4. Presione el botón Guardar.
3.19 . Cambio Titular/Subtitular/Acomp.
Empecemos por recordar tres cosas, uno que cuando se hace checkout a un titular se tiene que ir toda la habitación, dos que solo es posible hacer cargos a los huéspedes que tiene folio y tres solo tienen folio los titulares y los subtitulares. Basados en esto podemos entender mejor la funcionalidad de esta herramienta.
Mediante esta opción es posible cambiar el tipo a un huésped bajo las siguientes reglas:
Tipo de Huésped Puede Cambiar a Motivo
Titular ( T ) Subtitular ( S ) El huésped ya tiene folio no puede cambiar a uno que no tenga folio
Sub-Titular ( S ) Titular ( T ) El huésped ya tiene folio no puede cambiar a uno que no tenga folio
Acompañante( A) Titular ( T )
Subtitular ( S )
Adicional ( D ) Titular ( T )
Subtitular ( S )
Figura 35 Cambio Titular / Subtitular / Acompañante
Para cambiar el tipo de huésped
1. Digite el número de la habitación y presione la tecla Tabulador.
2. En la lista desplegada, presiones clic en la columna Cambiar del huésped que desea modificar
3. Digite la letra correspondiente al nuevo tipo a asignar.
4. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.
3.20 . Intercambio de Habitación
Permite realizar un canje entre dos habitaciones ocupadas, es decir, permite que un huésped de la habitación A pase a la habitación B y viceversa.
Figura 36 Intercambio de Habitaciones Ocupadas
Para realizar el intercambio
1. Digite el número de la habitación origen, puede utilizar las ayudas para localizarla.
2. Digite el número de la habitación destino, puede utilizar las ayudas para localizarla.
3. Presione el botón Grabar y confirme el intercambio
3.21 . Preparación de Grupos
Cuando la reserva de un grupo esta generada se debe proceder a realizar su preparación. Esta preparación consiste en especificar la distribución de las personas en las diferentes habitaciones reservadas, es decir, se eligen cada una de los tipos de habitaciones reservadas y se indica que personas estarán en ellas.
El proceso de reservación y preparación de grupo se debe realizar los mas completo posible, de tal forma que facilite el checkin del grupo. Esto debido a que si los datos de las personas del grupo están completos y correctos, el recepcionista perderá mucho menos tiempo solicitando información adicional al huésped o reorganizando los acompañantes de una habitación, por lo tanto el checkin resulta un proceso rápido.
Figura 37 Preparación de Grupos
La ventana de preparación esta compuesta por tres secciones principales: Personas del Grupo, Líneas Reservadas y Personas Preparadas. Las cuales interactúan así:
Para preparar una habitación
1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas.
2. Presione doble clic sobre la línea de la habitación que preparará en la sección Líneas Reservadas. Nótese que el número de la línea aparece en el campo Línea de la sección Personas Preparadas.
3. Presione doble clic sobre las personas que estarán en el tipo de habitación seleccionado. Nótese que se asigna un número de preregistro a la habitación.
Las personas seleccionadas se muestran en la sección Personas Preparadas, la primera como titular y las siguientes como acompañantes; característica que puede ser modificada.
También puede asignar el número de la habitación para esta línea, la cual se bloqueará por reserva. El número de la habitación puede ser digitado o localizado con el botón Ayuda o mediante el plano.
Una vez seleccionadas las personas, en la columna PreReg de la sección Personas del Grupo se despliega el preregistro asignado, mientras que en la columna Prep (Habitaciones preparadas) de la sección Líneas Reservadas, se aumenta en 1 para la línea escogida.
4. Proceda de igual forma con las demás personas del grupo.
Para consultar las personas de un preregistro presione clic derecho sobre una de las personas con el número de preregistro deseado
Para desasignar personas de una habitación
1. En la sección Personas del Grupo, presione clic derecho sobre la persona que desea desasignar.
2. En la sección Personas Preparadas, presione doble clic sobre la(s) persona(s) que desea desasignar.
3. Confirme la desasignación
3.22 . Cajillas de Seguridad
Si se han creado cajillas de seguridad en el sistema es posible realizar el Ckec-in y en Check-out de estas desde este menú.
3.22.1 . Checkin
El registro o checkin de las cajillas puede realizarse desde esta opción a en el mismo instante en que se hace el checkin del huésped.
Figura 38 Checkin de Cajillas
Para hacer el checkin
1. Digite el número de la habitación
2. Digite el número de la cajilla.
3. Presione el botón Guardar.
3.22.2 . Checkout
El checkout de las cajillas se puede hacer automáticamente al realizar el checkout de huéspedes.
Figura 39 Checkout de Cajillas
Para hacer el checkout
1. Digite el número de la habitación
2. Active la casilla Confirme el Checkout.
3. Presione el botón Guardar.
3.23 . Vouchers
Despliega un submenú con opciones para el manejo de los vouchers (tiqueteras electrónicas) generados a los huéspedes al hacer el checkin.
3.23.1 . Cambio de Voucher
Cuando se registra un huésped en un plan que genera vouchers, el sistema pide un número de voucher. Este número corresponde, en muchos casos, a tiquetes físicos numerados que se entregan al huésped. Con la opción Cambio de Voucher, es posible cambiar este número.
Figura 40 Cambio de Número de Voucher
Para cambiar el número del voucher
1. Indique el número de la habitación.
2. Digite el nuevo número de voucher.
3. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
3.23.2 . Cargar Vouchers Adicionales
Genera vouchers de un plan específico a una habitación, los vouchers generados se cargan como un adicional, es decir, se cobran al huésped.
Figura 41 Cargar Vouchers Adicionales de un Plan Específico
Para cargar los vouchers
1. Indique el número de la habitación.
2. Especifique el plan en el que se basará para generar los vouchers.
3. Presione el botón Generar.
3.23.3 . Generar Vouchers
Al registrar un huésped en un plan que genera vouchers, ZEUS genera los vouchers correspondientes su estadía.
Esta opción permite generar más vouchers de los que incluye el plan. Los vouchers generados no se cobran al huésped y quedan disponibles para su utilización.
Solo es posible generar vouchers de los que incluye el plan con el que está registrado el huésped.
Figura 42 Generación de Vouchers del Plan
Para generar los vouchers
1. Indique el número de la habitación y presione la tecla tabulador.
2. En la lista de vouchers desplegada seleccione los tipos vouchers que se generaran, haciendo clic en la columna Gen de cada tipo a generar.
3. En la columna Cant digite la cantidad de vouchers a generar para los tipos seleccionados en el paso anterior.
4. Presione el botón Generar.
3.24 . Cambio de Plan
Mediante esta opción puede indicar un nuevo plan para una habitación. Debe tener en cuenta que el nuevo plan aplica del día en que se cambia en adelante y que los vouchers generados con el plan anterior se deshabilitan, quedando solo los vouchers del nuevo plan.
Por otra parte, si desea cambiar el plan de una habitación que hace parte de un grupo, deberá cambiar el plan a todo el grupo.
Figura 43 Cambio de Plan
Para hacer el cambio de plan
1. Digite el número de la habitación o localícela con el botón ayuda.
2. En el área Nuevos Datos, digite el código del nuevo plan o localícelo con el botón ayuda.
3. Si el plan genera voucher debe indicar el número de voucher para cada una de las habitaciones.
4. Presione el botón Aceptar.
4 . CONSULTAS E INFORMES
Contiene una serie de opciones que permite realizar consultas sobre la información del sistema así como emitir informes a partir de ella.
4.1 . Consulta de Folios
Permite emitir el estado de cuenta del folio especificado. El folio puede corresponder a una habitación, grupo o evento vario.
Figura 44 Consulta de Folios
Para emitir el estado de cuenta
1. Indique el número del folio.
2. Presione el botón Estado de Cuenta.
3. Elija de que cuenta del folio desea emitir el estado.
4. Seleccione el tipo de estado de cuenta que desea listar.
4.2 . Folios Cerrados Hab. Checkin
Lista los folios que han hecho checkout y que corresponden a una habitación que aún está checkin.
Para emitir el listado solo debe presionar el botón Imprimir.
4.3 . Huéspedes que no se Registraron
Lista los huéspedes que según la fecha de llegada de la reserva se debían registrar en la fecha actual y no lo hicieron.
Para emitir el listado solo debe presionar el botón Imprimir.
4.4 . Huéspedes Checkout
Permite emitir el listado de los huéspedes que hicieron checkout en una fecha específica.
Figura 45 Huéspedes Checkout
La fecha indicada puede referirse a los checkout que llegaron en esa fecha o a los que salieron, además puede indicar un complejo o listarlos todos.
Para emitir el listado seleccione las opciones y presione el botón Imprimir.
4.5 . Huéspedes a Salir según Fecha
Lista los huéspedes que según su fecha de salida, dejan el hotel en la fecha indicada.
Figura 46 Huéspedes a Salir Según Fecha
Para emitir el listado seleccione las opciones y presione el botón Imprimir.
4.6 . Huéspedes y sus Acompañantes
Lista las personas que se encuentran hospedadas en el hotel. El listado puede ser emitido bajo diferentes parámetros.
Figura 47 Huéspedes y sus Acompañantes
Parámetro Característica
Todos los Huéspedes Lista todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel. En este caso puede decidir cambiar el orden en el que se mostrarán los datos.
Un Huésped Lista el huésped indicado en el campo Nombre.
Puede utilizar el carácter ‘ % ’ como carácter comodín. Por ejemplo si en el campo Nombre digita %Maria el listado mostrará todos los huéspedes llamados Maria que estén en el hotel.
Alfabético Lista todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel ordenadas alfabéticamente.
Tipo + Salida Lista todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel y que salen en la fecha indicada en el campo Fecha Salida, agrupados por tipo de habitación.
Check - in Hoy Lista todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel y que se registraron en la fecha actual.
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
4.7 . Vips, Grupos, Socios en Casa
Listado los huéspedes considerados como Vips, Socios o Copropietarios que estén en el hotel así como los grupos.
Figura 48 Vips, Grupos o Socios en Casa
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
4.8 . Huéspedes en Casa por Plan
Lista de forma general o detallada, todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel bajo un plan específico. También puede seleccionarse un complejo en especial o todos los complejos.
Figura 49 Huéspedes en Casa por Plan
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
4.9 . Huéspedes sin Reserva
Emite un informe con las personas que se encuentran hospedados y que se registraron sin reserva, mejor conocidos como huéspedes walk – in.
Para emitir el listado el botón Imprimir.
4.10 . Ckhec-ins en un Rango de Fecha
Emite un informe con los datos de los registros de huéspedes realizados en un rango de fecha especificado.
Figura 50 Check-ins en un Rango de Fechas
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
4.11 . Relación de entradas para el DAS
Permite emitir un informe que contiene las personas que han llegado en el hotel en un rango de fechas. En el caso de los extranjeros, pueden listarse sus entradas y salidas independientemente.
Figura 51 Relación de Entradas y Salidas para el DAS
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
4.12 . Listado de Comisiones de Agencias
Genera un listado con las comisiones de las Agencias de Viaje a las cuales se les indico un porcentaje de comisión en reserva.
Para emitir el listado debe indicar el rango de fecha de los registros realizados bajo las reservas con comisión.
Figura 52 Comisiones de Agencias de Viajes
Para emitir el listado seleccione el rango de fechas deseado y presione el botón Imprimir.
4.13 . Listado de Verificación de Grupos
Despliega un informe con los datos de los grupos checkin, con el fin de verificar su estado actual.
Figura 53 Listado de Verificación de Grupos
Entre las opciones de esta ventana se encuentran: la posibilidad de seleccionar un grupo específico o todos los grupos y de definir se se listan los acompañantes y las tarifas.
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
4.14 . Estadísticas Agencias y Empresas
Despliega un submenú con dos opciones las cuales permiten conocer los huéspedes por agencias y por empresa respectivamente. Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
4.15 . Movimientos de un Folio
Vea 3.5 . Consulta de Habitaciones y/o Folios. Del menú Recepción.
4.16 . Niños en el Hotel
Permite emitir un listado con los niños que se encuentran checkin (en casa) o los niños que han estado en el hotel en un rango de fechas.
Figura 54 Niños en Casa
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
4.17 . Cambios de Habitación
Emite un informe con los cambios de habitación realizados en un rango de fechas.
Figura 55 Cambios de Habitación
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
4.18 . Habitaciones Según Estado
Muestra un listado con las habitaciones que cumplan las características seleccionadas, estas son una combinación entre los estados de ama de llaves y recepción.
Figura 56 Habitaciones Según Estado
Para emitir el listado seleccione el estado según ama de llaves y el estado según recepción que desea consultar y presione el botón imprimir.
Como ejemplo en la grafica se muestran las habitaciones Sucias – Ocupadas.
4.19 . Discrepancias Recepción Vs Ama De Llaves
Recordemos que ZEUS le brinda al ama de llaves la posibilidad de reportar la ocupación de las habitaciones. Esta opción hace una comparación entre los datos del checkin realizado por recepción y los reportados por ama de llaves, mostrando aquellos donde la cantidad de adultos y niños no concuerdan. Para mostrar el listado presione el botón Ejecutar.
4.20 . Vehículos en el Hotel
Despliega un informe con los vehículos que se encuentran registrados en el hotel. La información del vehículo incluye los datos de los huéspedes propietarios.
La información del vehículo se ingresa al momento de hacer el checkin.
4.21 . Eventos y Grupos Check-in
Muestra un informe con los datos generales de los eventos varios y los grupos que se encuentran check-in.
Para emitir el listado presione el botón Imprimir.
4.22 . Huéspedes Genéricos
En muchas de las opciones de registro de huéspedes, ZEUS brinda la posibilidad de generar cedulas genéricas, con el fin de poder registrar sus datos aunque no se conozca su identificación. Como ejemplos de estas opciones están: los acompañantes de reservas y las personas de los grupos.
Esta opción del menú Informes permite consultar los huéspedes que permanecen con cédulas genéricas ya sea q que estén checkin o no.
Figura 57 Consulta de huéspedes genéricos
Para emitir el informe, elija la opción deseada y presione el botón Imprimir.
4.23 . Rack Gráfico
Permite realizar una consulta de las habitaciones, para conocer su estado en un rango de fechas. Estos estados de las habitaciones se diferencian por los colores asociados a cada uno de ellos y que se pueden apreciar claramente.
Las tres primeras columnas de esta ventana muestran el número da la habitación, el estado según recepción (Ocupada o Desocupada) y el estado según ama de llaves (Sucia, Limpia) respectivamente.
Las siguiente columnas tiene como título el mes / día de la consulta y aparecerán tantas como días se indiquen en el rango de fechas pedido.
Para ejecutar la consulta indique las fechas inicial y final y presione el botón Mostrar de la barra de herramientas.
Figura 58 Consulta de habitaciones mediante el Rack Gráfico
4.24 . Consulta de Habitaciones Checkout
Permite consultar la información de las habitaciones que se encuentran checkout. La consulta pide un número de habitación y el folio a consultar.
Figura 59 Consulta de Habitaciones Checkout
Puede digitar el número del folio directamente sin digitar la habitación.
Cuando se digita el número de la habitación en la lista desplegable a la derecha de este se muestran todos los folios que han estado en ella, puede seleccionar el folio de la lista o digitarlo en el campo folio.
4.25 . Inconsistencias
Dentro de las diferentes labores y procedimientos realizados por los usuarios de ZEUS en los módulos de Recepción y Reserva, es normal encontrar que estos usuarios ingresan información errada o incompleta y que en otras ocasiones ejecutan procesos considerado delicados. A este tipo de información ZEUS les llama inconsistencias.
Una vez seleccionada esta opción el sistema realiza una búsqueda, al final de la cual despliega los datos de las inconsistencias encontradas. Estas inconsistencias se dividen en dos grandes grupos:
Avisos o advertencias: Representados por la letra “W” Indica que se ha ejecutado un proceso que es importante auditar. No detiene el proceso de generación y aplicación de cargos.
Errores: Representados por la letra “E” Indica que existen datos errados o incompletos. La generación y aplicación de cargos no podrá culminar hasta que no se corrija el error.
Figura 60 Inconsistencias
Avisos o advertencias (W)
Inconsistencia Motivo
# DE PERSONAS CHECKIN NO COINCIDEN CON CLASE DE HAB Se presenta cuando el número de huéspedes registrados en una habitación es diferente a la clase de habitación seleccionada. Por ejemplo, registrar dos personas en una habitación triple o bien tres personas en una habitación doble.
Recomendación: Diríjase a la opción registro de huéspedes del módulo recepción y seleccione la clase de habitación correcta.
# DE PERS CHECK-IN <> AMA DE LLAVES Desde el módulo de Ama de llaves se ha reportado un número de personas diferentes a las que se encuentran registradas.
Recomendación: Verifique que la información suministrada por Ama de llaves sea correcta. En caso afirmativo, tome los correctivos del caso.(dar checkout a las personas mal chequeadas o hacer checkin a quines faltan por ser registradas.)
UPGRADE DE HABITACIONES Se ha asignado un tipo de habitación mayor a la reservada.
Recomendación: tome atenta nota de la tarifa que se le esta cobrando a la habitación
Errores (E)
Inconsistencia Motivo
NO HAY TIPO DE CAMBIO No se ha definido la tasa de cambio del dólar para la fecha actual.
Solución: desde el módulo parámetros ingrese la tasa de cambio del día.
# DE PERSONAS CHECKIN NO COINCIDEN CON ACOMPAÑANTES El número de adultos, niños y adicionales indicados en el registro de huéspedes es diferente a las personas checkin.
Solución: dependiendo de la situación podría:
1. Corregir, desde el registro de huéspedes, los valores indicados para Adultos, Niños y Adicionales.
2. Eliminar o agregar los acompañantes que sobren o falten en el registro.
PROLONGACION ESTADIA CON HAB BLOQUEADA La estadía de la habitación no se puede alargar puesto que existe un bloqueo programado para la habitación.
Solución: De acuerdo a la situación podría:
1. Desbloquear la habitación los días necesarios.
2. No prolongar la estadía y hacer checkout a la habitación.
3. Cambiar los huéspedes a una habitación no bloqueada.
PLAN SIN PAQUETE DEFINIDO Se le hizo checkin a la habitación con un plan si desglose.
Solución: Desde el módulo de recepción, cambiar el plan de la habitación o bien, desde el módulo de parámetros, ingresarle el paquete el plan.
TARIFAS CON CAMBIO TEMPORADA Existen habitaciones que se les hizo Checkin con un plan que exige cambio de tarifa cuando se pasa de una temporada a otra.
Solución: Seleccione la opción Cambio Tarifas Temporadas del menú Auditoría y haga los cambios pertinentes.
CUENTAS ABIERTAS EN POS En alguno(s) de los puntos de venta existe una o varias cuentas que no han sido canceladas.
Solución: cancelar o eliminar las cuentas.
FOLIO CERRADO CON SALDO Existe un folio descuadrado.
Solución: verifique el folio indicado y realice la(s) transacción (es) del caso, para cuadrar la cuenta.
En el módulo de recepción también se encuentra la opción Inconsistencias, permitiendo así que cada recepcionista pueda dejar su turno libre de errores y con las aclaraciones pertinentes en los casos de procesos especiales realizados por este.
4.26 . Reservas por Fecha
Despliega una ventana desde la cual, seleccionado las opciones dispuestas, se puede emitir un reporte con las reservas con entrada o salida en un rango de fechas.
Figura 61 Informe de reservas por fechas
Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
4.27 . Room to Sell
Muestra una consulta que permite conocer el número de habitaciones disponibles, por cada uno de los tipos existentes, en un rango de treinta días a partir de una fecha inicial.
Figura 62 Consulta de habitaciones disponibles por tipo
Para ver la consulta basta con indicar la fecha y presionar el botón Mostrar.
4.28 . Planes
Emite un listado con las características generales o detalladas de un plan, un rango de ellos o todos.
Figura 63 Informe de Planes
4.29 . Diario de Ocupación
Despliega un informe con los datos de los movimientos (entradas, salidas) de las personas y las habitaciones en un rango de fechas.
Figura 64 Apariencia del Informe Diario de Ocupación
4.30 . Consulta de Eventos Varios
Despliega una ventana donde se puede consultar información general de un evento específico.
Figura 65 Consulta de Eventos Varios
Para efectuar la consulta digite el código del evento y presione la tecla tabulador. Recordemos que es posible utilizar el botón Ayuda para localizar el evento.
5 . MENÚ CAJA
Contiene las opciones necesarias para cumplir con las tareas básicas de un cajero o un cajero-recepcionista.
5.1 . Apertura de Caja
Permite abrir una caja para que quede disponible para recibir movimientos. En la apertura de caja es posible indicar una base de inicio en la moneda requerida.
Para efectuar la apertura de la caja debe especificarse el código de la caja, el usuario y, si es necesario, el valor de la base inicial con que se abrirá la caja.
Es posible que la caja se abra con bases en diferentes monedas, si ese es el caso debe utilizarse el botón Agregar parta registrar cada una de las diferentes bases en su respectiva moneda.
Como paso final para la apertura de la caja, debe utilizarse el botón Guardar.
Figura 66 Apertura de Caja
Para abrir la caja digite la caja y presione el botón Guardar.
Para indicar un valor base presione el botón Agregar e indique el código de la moneda y el valor.
5.2 . Abonos y Recibos de Caja
Permite registrar un abono efectuado a la cuenta de una habitación por un huésped. Como datos necesarios, debe proveerse la habitación a la que se hará el abono, este dato traerá consigo el titular y el folio de la habitación.
Figura 67 Abonos y Recibos de Caja
Para hacer un abono
1. Digite el número de la habitación.
2. Seleccione la forma de pago del abono ya sea en efectivo, cheque o tarjeta de crédito
3. Indique la moneda y la cuenta en la que quedará el abono.
4. Digite el valor del abono y presione la tecla tabulador.
5. En este instante el abono se ingresa automáticamente a la lista de abonos. En caso de presentarse un error, puede utilizar el botón Editar para corregir o el botón Eliminar para borrar el abono.
Antes de presionar uno de estos botones debe hacer clic sobre la línea a modificar. Ya sea para borrar el abono o para editarlo.
En el caso del botón Editar después de presionarlo, cambie el valor en el campo Valor y presione la tecla tabulador, esto actualizará el valor de la línea seleccionada.
6. Repita los pasos del 1 al 4 por cada abono a registrar de la habitación actual.
7. Presione el botón Guardar.
Después de Guardar el abono, en el campo Recibo No se despliega el número de documento del abono.
Para imprimir un recibo del abono
1. En la lista de abonos presione clic sobre el abono que desea imprimir.
2. Presione el botón Imprimir de la barra de herramientas.
5.3 . Abonos Paidout
Se refiere a prestamos en efectivo que se le entregan al huésped, un ejemplo claro de un abono paidout sería el de un huésped registrado que llega al hotel en un taxi y no tiene efectivo para pagarlo, este podría entonces solicitar un préstamo en efectivo en recepción para cancelar el servicio.
Figura 68 Abonos Paidout
Todo abono paidout genera un recibo de caja. Los datos que deben proveerse para el préstamo deben ser la habitación, el motivo del abono, la moneda en que se efectuará el préstamo, la cuenta donde se cargara el abono y el valor del préstamo.
Para hacer un Paidout
1. Indique el número de la habitación.
2. Digite el motivo, la moneda y la cuenta en la que se cargará.
3. Especifique el valor
4. Presione el botón Guardar.
El sistema emite automáticamente un reporte con la información del paidout registrado
Los paidout puede ser generados tanto a habitaciones como a folios de eventos varios o grupos.
5.4 . Caja de Cambio
Esta opción del menú permite efectuar cambio de moneda, el sistema solo permite hacer cambios de moneda a huéspedes del hotel y esta sujeto a la tasa de cambio y las monedas que estén definidas en el hotel.
Figura 69 Caja de Cambio
Para hacer un cambio
1. Indique el número de la habitación.
2. Elija la forma en que recibe el dinero (Tarjeta, Cheque, Efectivo)
3. Indique los códigos de las monedas a recibir y a devolver.
4. Digite el valor recibido. El sistema calcula el valor a devolver
5. Cambie el valor a devolver si es necesario.
6. Presione el botón Guardar.
5.5 . Cuadre de Caja
Esta opción de menú permite generar el listado de todas las transacciones realizadas por una caja en particular y para una fecha especifica. Si no indica una caja el sistema emitirá el cuadre de todas las cajas.
Figura 70 Cuadre de Caja
Como datos necesarios, debe proveerse la fecha del listado de cuadre de caja, y la caja a la que se desea generar el listado al igual que la cuenta y el complejo deseado.
Se recomienda que esta opción no debe estar disponible para la persona que maneja la caja directamente. La activación o desactivación de esta opción debe ser efectuada por el administrador del sistema en el módulo de seguridad.
Para emitir el listado
1. Indique las opciones deseadas.
2. Presione el botón Imprimir.
3. Seleccione la forma de salida.
5.6 . Cierre de Caja
Esta opción de menú permite efectuar el cierre de la caja actual de recepción. Solo debe confirmarse el cierre de la caja actual y el sistema automáticamente efectuará el cierre.
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