RECIBO DE MERCANCIAS

Dedicado a la hoteleria en el desarrollo de alimentos y Bebidas

RECIBO DE
MERCANCIAS
Es el punto clave en el funcionamiento de los bares o restaurantes.
Cuando este funciona debidamente en los controles y balances se
demuestra lo que se realiza y no se realiza en el departamento de
compra, teniendo en cuenta la seguridad  de los dineros que se reciben
ya sea en la caja registradora u otras dependencias de recibo de
dinero.
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO
1Certificar la calidad y cantidad y condiciones de los productos
2 Colaborar con el departamento de compras en la evaluación de los
trabajos realizados por los proveedores
3 Elaborar como punto de control y revisión del agente de compras
4 Trabajar como punto de control contable para suministrar facturas
certificadas, las que se deberán comparar y asimilar los estados de
cuenta facturados
5 Mantener los productos en buenas condiciones disminuyendo el tiempo
de retraso
6 Informar sobre las compras y escasez de los productos por
devoluciones o entrega incompleta
PRINCIPIOS GENERALES DE RECIBO DE MERCANCIAS
Para las empresas hoy en día son fundamentales los stocks la cuestión
que se les plantea es la del volumen de los mismos. Por diversas
razones técnicas como financieras u otras se justifica el
mantenimiento de un stock en el cual se crea un sistema de control con
el fin de proporcionar a la dirección, una política racional que le
permita encontrar un balance entre las diferentes variables:
Volúmenes en ventas, tamaño de los pedidos, al nivel del servicio y la
capacidad del almacenaje, se debe estudiar un consumo promedio en un
tiempo determinado. Existen sistemas de control intermedios que
incorporan aspectos de los sistemas:
1 Sistema de lote fijo: este sistema se utiliza a medida que el stock
ha utilizado a lo largo del periodo, el  nivel desciende hasta el
punto que se debe hacer la reposición, se trabaja con un par de stock
llamándose lote de pedido, para alcanzar el nivel de existencia
determinada por una política expuesta por la empresa, de acuerdo a la
producción determinada en un periodo. Es muy importante tener en
cuenta el tiempo en que el proveedor  se  demora en conseguir el
pedidor  llamándole lazo de suministro.
2Sistema de intervalo fijo: En este sistema el nivel de stock se
revisa por periodo: ya sea semanalmente o mensualmente denominándose
periodos de revisión debiendo conocer el monto de la venta
PROCEDIMIENTO DE RECIBO EN EL ALMACEN
Se elabora un formato de recibo de mercancía en el cual se entrega
diariamente las compras donde se realiza la siguiente información se
relaciona
-Fecha, proveedor, orden de compra u orden de factura, cantidad,
articulo, valor
El objeto principal es el recibo de la mercancía tanto el alimento
como de bebidas, lo importante es asegurar lo que se encuentra
ingresando al almacén corresponda a la cantidad solicitada y al precio
exacto y a la cotización seleccionada. Para que haya un buen recibo de
mercancía se debe tener en cuenta que los proveedores estén informados
de que las horas del recibo son establecidas con anterioridad, para
evitar congestión en las entradas de las mercancías facilitadas en el
orden y organización que se tiene en el almacén.
Dentro  de la conducta en el procedimiento del recibo se podría
señalar que  las balanzas se encuentren ajustadas y que los artículos
que se pesen, tengan un proceso neto sin material de empaque. Se debe
tener en cuenta  que al momento del ingreso sea individualmente
teniendo cuidado de las frutas y productos delicados que se podrían
maltratar al momento de recibirlos.
Llevar un record del peso de los distintos empaques para una revisión
correcta del peso neto.
Los artículos que lleguen envueltos en cajas se deben revisar en forma
intermitente para asegurar que el contenido sea de la calidad descrita
y mencionada en la unidad de compra.


PROCEDIMIENTO
El recibidor debe tomar una copia de todos los documentos que aseguren
los despachos de la mercancía que llegan al hotel. En el caso de los
alimentos recibirá una copia de la lista diaria de mercado o del
pedido de abarrotes.
En el caso de las bebidas se suministrara una copia del pedido de
bebidas  o de la orden de compra. A la llegada de la mercancía el
recibidor deberá comparar la factura del proveedor que debe venir con
la mercancía, con su respectiva copia de la orden de compre de pedido
o de lista de mercado, artículos, las cantidades y que los precios de
estos sean idénticos. Se deberá hacer una inspección física de la
mercancía para asegurarse de que los artículos facturados y recibidos
son los correspondientes. El empleado de recibo debe revisar todos los
envíos con las inspecciones físicas.
-Cada artículo comprado individualmente deberá ser contado
-Cada producto comprado por peso debe ser pesado separadamente
-Para los productos comprados por cajas estas se deberán abrir para
certificar si contienen las mercancías
-Todos los artículos deben ser inspeccionados
-Estos deben cumplir con los estándares
-El peso y conteo debe estar comparado con la factura que acompaña la
mercancía
-Si el peso y el conteo no es correcto, la mercancía debe  devolverse
con el memo crédito dirigido al proveedor
La inspección debe realizarse cuidadosamente una vez que el recibidor
este satisfecho en cuanto a las cantidades y calidad de la mercancía,
dará entrada a los varios artículos en los correspondientes registros
del recibo. Este puede usarse en los siguientes formularios de informe
de recibo:
1 Informe diario de recibos
2 Informe de recibo de comestibles
3 Informe de recibo de bebidas
4 Comprobante de recibos generales o suministros
Una vez registrada la mercancía en el formulario correspondiente,
deben enviarse los artículos bien a las bodegas o si es un despacho de
pedido directo se envía al departamento respectivo acompañado de dos
copias del comprobante de recibo que por lo general se envían a la
bodega general. En una copia del comprobante de recibo se indicara el
acuse del recibo de los artículos ya sea por el almacenista o por el
respectivo jefe de departamento.
Esta copia se envía al supervisor de cuentas por pagar al terminar el
día, si los artículos hubieren llegado sin factura deberá adjuntarse
al original y una copia de  los informes de recibo deberá remitirse al
contralor de alimentos y bebidas. Una copia del volante de recibos
generales y el original del volante de recibos se deberá retenerse en
los archivos del departamento de recibos.
Cuando se devuelven envases debe realizarse un comprobante de
mercancía saliente en original y dos copia. El original va al
proveedor, una copia va acompañada en el registro de la mercancía
recibida para luego enviarlas al contralor de alimentos y bebidas y la
otra copia deberá retenerla al almacenista.
PROCEDIMIENTO DE RECIBO DE BEBIDAS
Chequeo total de mercancías para verificar el número de cajas, la
marca correcta, el tamaño de las botellas, vendimia del vino, que las
cajas tengan el eso impreso y que no contengan botellas rotas. Si
dicho peso no se encuentra imprenta en la caja, el empleado de recibo
debe preparar una lista de pesos enviando una copia al almacenista.
Las cajas deben marcarse con la fecha y el número de código al
recibirlas al ser aceptadas se debe almacenar de inmediato. Cuando hay
una botella rota se acompaña el pico de esta con la tapa y se realiza
un crédito para su reposición.

HOJA DE RECIBO DE BEBIDAS
Esta es elaborada por el empleado de recibo con duplicado anotando las
facturas y adjuntando órdenes de pedido y compras. El original y la
copia se entregan al contralor de alimentos y bebidas quien verifica
precios sellos en facturas. Para luego enviarse al departamento
contable.
Ocurre lo mismo con los alimentos, ninguna factura será pagada si no
lleva el Vo.Bo. de el contralor de alimentos y bebidas, cuando hay
una  importación se preparara una hoja de recibo especial para anotar
esta mercancía.
AREA DE RECEPCION
Es el proceso directo en el que se permite la entrada de los artículos
que lleguen al almacén. Son muy importantes los pagos posteriores que
el recibo efectúa a través de un solo conducto. Se debe realizar por
intermedio de el ya que algunos artículos que se van a consumir de
inmediato y que son de fácil manejo por consiguiente estos deben
llegar directamente a las aéreas de producción pero los informes
oficiales de recibo los debe entregar el almacén.
Al recibir los artículos el primer aspecto que se debe distinguir es
que cuadre con el pedido elaborado en cuanto a cantidad se refiere y
observar si el pedido se ha cumplido en forma total o solo se han
hecho entregas parciales.
El segundo aspecto es verificar la calidad de los artículos recibidos,
en este especificara que en la elaboración de los pedidos se haya
tenido la precaución de definir las tolerancias de calidad y su manera
de verificarlas y este se realiza de acuerdo con la naturaleza del
articulo.
Otro aspecto es el cuidado del recibo de los materiales, es comunicar
enseguida a los interesados de la llegada de aquellos productos
solicitados y que se encuentren esperando con su suma urgencia.
MOTIVO POR LOS CUALES SE RECHAZA MERCANCIA
-Si los artículos se encuentran dañados
-Cuando la cantidad entregada es mayor a la ordenada
-Cuando existe diferencia de precio entre los precios de la factura y
los del pedido
EXPERENCIAS DE LA PERSONA ENCARGADA DE RECIBIR LA MERCANCIA
1Conocimiento de las características de los productos
2Conocimiento de la calidad de los productos
3Conocimiento de las escalas de peso de los diferentes productos
4Conocimientos de los factores de recortes de los productos
5Conocimientos sobre las condiciones que son aceptables en los
diferentes productos
6Conocimientos sobre los materiales de empaque apropiadas
ERRORES EN LOS RECIBOS DE LA  MERCANCIA
- Mercancía empacada  con humedad excesiva
- Productos pre-empacados
- Colocación de mercancías de menor cantidad en el fondo de los
empaques
- No se envía el producto con el grado específico
- Envíos incompletos con la cuenta completa
- Suministrar productos de menor peso
- Se cobra por carnes sin hueso
- Utilizar empaques grandes o demasiado relleno para aumentar el peso
- El proveedor intenta lograr que el encargado de los recibos pese
todo los artículos de una vez para sacar un solo total
- Entregar la mercancía sin que haya pasado por el departamento de
recibo
DEBERES Y RESPONSABILIDADES DEL RECIBIDOR
Es miembro del personal de Auditoria y por lo tanto esta bajo la
inspección directa del auditor o del asistente. Su función es observar
que toda la mercancía que ingrese al hotel haya sido debidamente
pedida y que se encuentre en condiciones aceptable, antes de pasarla a
las bodegas o departamentos del hotel.
DESCRIPCION DEL CARGO
Las obligaciones básicas del recibidor son las siguientes:
1 La mercancía que llegue al hotel debe estar registrada por un
documento apropiado como por órdenes de compra o pedidos lista de
mercado
2 Debe revisar toda la mercancía, examinando la calidad y cantidad
3 La mercancía debe enviarse bien a las bodegas o en el caso de un
periodo directo al departamento  de donde se solicito
4 La mercancía saliente, debe estar documentada y a la vez se debe
comprobar que las cantidades sean las correctas
INVENTARIO PERPETUO DE BEBIDAS
Después de la verificación de los embarques, las cantidades de
mercancías se encuentran en tarjetas de inventario perpetuo o kardex.
Mantenida en las bodegas, almacenes o en la oficina del contralor de
alimentos y bebidas.
LLEVAR REGISTROS
Es indispensable mantener una información actualizada y evidente. Para
que esta información sea efectiva es costumbre llevar un registro
técnico de movimientos de existencias y realizar conteos reales, para
hacer ajustes del asunto.
Dichos inventarios deben realizarse durante los 12 meses y dependiendo
del tamaño del almacén y la información que debe proporcionar el
almacén debe tener fines como:
Consumos periódicos: Generalmente mensuales para fines contables. Este
se realiza valorizando los vales de pedidos al almacén durante el
periodo
Movimiento de existencias: Se realiza por medio de una hoja kardex
para cada artículo, consiste en sumar los movimientos que ha tenido
cada artículo, en la tarjeta kardex es usual llevar los pedidos
pendientes para facilitar los trámites.
El listado que se realiza identifica el artículo, sus existencias y
cantidades pedidas con esta información las personas encargadas del
control de inventarios pueden iniciar la gestión de un nuevo pedido o
apurar los que se encuentren pendientes. Cuando las existencias reales
mas los pedidos pendientes no son inferiores al punto de pedido, no se
hace ningún reporte. Exceptuando cuando las existencias llegan al
mínimo articulo.
El uso del computador en este proceso es muy importante porque este
implica la economía, ya que cuando llega el artículo, se elabora un
listado y se calcula los consumos promedios de los últimos meses, lo
cual agiliza el análisis.
PRINCIPIOS GENERALES DE RECIBO DE MERCANCIAS
Para la mayoría de empresas, los stocks son esenciales, y la única
cuestión que se les plantea es la del volumen del mismo. A la vista de
las diversas razones técnicas, financieras, o de otro tipo que se
justifiquen al mantenimiento de un stock ha de diseñarse un sistema de
control con el fin de proporcionar a la dirección una política
racional que le ayude a encontrar un equilibrio entre las diferentes
variables, volumen de venta, tamaño de los pedidos, nivel de servicio
al cliente, capacidad de almacenaje.
El problema de control de stocks puede reunirse en esta frase: ¿Cuándo
debe hacerse un pedido y cuanto debe pedirse para que el costo total
sea mínimo y para que satisfaga la demanda?
Se debe verificar un historial de consumo promedio en un tiempo
determinado, Cuanto y cuando.
Existen por supuesto, sistemas de control intermedios que incorporan
aspectos de dos sistemas:
-Sistema de lote fijo
-Sistema de intervalo fijo
-SISTEMA DE LOTE FIJO: Aquí se maneja a medida que el stock va
utilizando a lo largo del periodo, el nivel desciende hasta el punto
que se debe hacer la reposición, se trabaja con un par stock
llamándose lote de pedido, para lograr el nivel de existencia
determinada por una política de la empresa, de acuerdo a la producción
determinada por una política de la empresa de acuerdo a la producción
determinada en un periodo.
Es importante tener en cuenta el tiempo en que el proveedor se demora
en traer dicho pedidor. Denominándose PLAZO DE SUMISTRO (Es el
intervalo transcurrido entre el momento en que el stock alcanza el
nivel de reposición y el momento en que llega el lote de pedido. El
plazo de tiempo transcurrido desde que se decide reponer, hasta que
efectivamente se hace el pedido… más…
Tiempo que tarda el proveedor en entregar el pedido… más tiempo para
controlar la calidad de los productos en el área de recepción de
mercancía.
Los stocks van descendiendo durante el plazo de suministro mientras
llega y se almacena la cantidad pedida. En una situación ideal los
stocks alcanzarían el nivel cero en el momento de la llegada de los
nuevos productos, y entonces al llegar el lote el nivel se situaría al
máximo.
Las alternativas que manejan para las diferentes cantidades a pedir
están supeditadas por los gastos administrativos del lote, por ejemplo
si compramos una vez al mes  los costos serán fijos en lo referente a
mano de obra, transporte, seguro, que si estos se dividen en cuatro
pedidos al mes.
Como también hay que conocer las cantidades a despachar por el
proveedor en cajas de x cantidades.
Se debe recordar que el lote económico de pedido es aquel para el cual
el costo de mantenimiento y de emisión de pedido es mínimo.
STOCK DE SEGURIDAD
En la práctica, la demanda varia y los suministros se retrasan o
resultan  inaceptables. Existe la incertidumbre resultando un
porcentaje de amortiguador frente a la incertidumbre de acuerdo a la
temporada y al consumo de la misma, este es muy usado por los
mayoristas.
La pregunta que surge espontáneamente es si el mayorista no conoce con
certeza el consumo esperado ¿Cómo puede conocer el consumo esperado
máximo?
Mas tarde o más temprano se encontrara con un consumo máximo superior
al que preveía y se quedara sin stock.
Sufriendo lo que denomina  una ruptura de stock, por supuesto cuanto
mayor sea el stock de seguridad que mantenga, menor será la
probabilidad de que sufra una ruptura de stock, aquí se estudiara el
costo de almacenamiento y deberá equilibrar los costos.
NIVEL DE REPOSICION
Se debe tener en cuenta que no es fácil determinar si nos vamos cero
cantidades para pedir o trabajar con el colchón de seguridad por lo
tanto tendremos en cuenta la cantidad de stock que necesita durante el
plazo de suministro es igual a plazo de suministro x consumo mas stock
de seguridad.
En todo caso debe hacerse periódicamente los cálculos para ir
comprobando si los valores por el sistema que se está aplicando
resultan apropiado.
SISTEMA DE INTERVALO FIJO
Este sistema el nivel de stocks se revisa periódicamente siendo
semanal o mensual denominándose periodos de revisión debiendo conocer
el monto de venta.