Dedicado a la hoteleria en el desarrollo de alimentos y Bebidas
· Especificaciones estándar para facilitar la revisión de la mercancía.
· Conocimiento de los ‘’máximos y mínimos’’ para guiarse en cuanto a las cantidades recibidas.
· Implantación de procesos para generar la información básica para el control de alimentos, bebidas y suministros.
Consideraciones específicas para el recibo de materia prima
Para el desarrollo eficaz de la actividad de recibo de mercancía, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:
· Realizar el conteo físico y la respectiva constatación del peso de cada artículo despachado por el proveedor.
· Verificar que las cantidades enviadas por el proveedor sean las mismas tramitadas por compras a través de la:
Lista de frutas y verduras ( formato I CC 2 01)
Lista de carnes (formato I CC 2 02),
Lista de lácteos (formato I CC 2 03),
Solicitud de compras de almacén (formato I CC 2 04)
Orden de compra (formato I CC 302)
· Que las características de la mercancía que está entregando el proveedor, se ajusten a las especificaciones exigidas por compras.
· Que el precio de las mercancías facturadas por el proveedor corresponda a los relacionados en las listas, solicitudes y órdenes de compra.
· Que se realice el despacho de mercancías recibidas al almacén, una vez cumplido el proceso de información.
El considerar los anteriores aspectos, limita el fraude por parte de los proveedores, que se manifiesta cuando el establecimiento no ejerce en forma apropiada las anteriores recomendaciones. Las prácticas de fraude más comunes son:
· Facturar productos de mayor calidad, enviando otros de calidad más baja.
· Colocar los artículos con la calidad exigida en la parte superior de empaque, generalmente visible y el resto oculto con calidad más baja. Es común esta práctica en el caso de bultos.
· Despachar por parte del proveedor artículos con el peso ‘’rebajado’’ al exigido, en el caso de las carnes y otras mercancías selladas.
RECIBO DE MERCANCIAS
OBJETIVO
Certificar de que los productos enviados por el proveedor correspondan exactamente a los que han sido ordenados, tanto en materia de calidad como cantidad, precio y especificaciones generales, ejerciendo sobre ellos la canalización respectiva, despachándolos a los correspondientes almacenes y generando la información necesaria para su control.
La actividad de recibo se considera de relevante importancia, ya que con ella se da por terminado el ciclo normal de la gestión de compra.
A través de los registros que se llevan a cabo en esta área, se inicia una serie de procesos de información conducentes al control de las existencias y a su propio tratamiento, facilitando la medición del costo, manejo de inventarios y la cancelación de facturas a los proveedores.
En muchas operaciones se ejercen controles efectivos para la compra y almacén, no prestando atención a la implantación de sistemas de información que constaten que la mercancía tramitada a través de compras sea realmente despachada al restaurante y que a la vez se registre como entradas al almacén o a lo que se ha denominado como ‘’directos’’. Lo anterior implica que el área de recibo es considerada como el punto donde se termina el ciclo de compra y empieza el control de la materia prima.
Relación organizacional
Para restaurantes con operación regular, la responsabilidad de recibo de mercancías, se fusiona con la de almacén, en el cargo almacenista/recibidor. La línea de autoridad es la de contralor de alimentos y bebidas.
De acuerdo al volumen de operaciones, se podrá separar el área de recibo de mercancías. Se mantendrá la línea de autoridad, el contralor de alimentos y bebidas.
Para restaurantes pequeños, la línea de autoridad será directamente el gerente.
| HOTELES RESTAURANTES MONTECATINI | SICO | Proceso | Página | |
| Subsistema | Área | INFORMACIÓN | No. 2 | |
| CONTROL COMPRAS | RECIBO DE | GENERAL | De 36 | |
| E INVENTARIO ( I ) | MERCANCÍAS ( RM ) | | | |
A pesar de que exista el almacenista/recibidor, la responsabilidad de revisión y aceptación de ciertas mercancías es compartida con el chef, gerente y el contralor de alimentos y bebidas. Esto se presenta ya que el recibidor, aunque tenga experiencia en evaluar la calidad de la mercancía despachada por el proveedor, en ciertas oportunidades necesita ser asesorado.
Principios generales de recibo de mercancías
Para ejercer las funciones de recibo es necesario considerar los siguientes principios:
· Conocimiento de la llegada de mercancías, es decir, conocer cuando el proveedor debe despachar los pedidos.
· Conocimiento en el manejo de balanzas y de medidas de capacidad y peso.
· Conocimiento de la calidad, cantidad exigible y presentación para aprobar el recibo de la mercancía.
· Conocimiento del tratamiento de la mercancía una vez apruebe su recibo.
· Conocimiento del tratamiento de información y su adecuada distribución.
Estos principios son básicos para desarrollar adecuadamente la actividad de recibo de mercancías, además de los conocimientos de la estandarización de productos, para evaluar la calidad de los mismos. Por lo tanto debe conocer todos los productos requeridos para la operación de las diferentes áreas, relacionando en forma adecuada la información respecto a los documentos (facturas) emitidas por los proveedores, comprobantes de recibo de mercancía, solicitudes, listas u órdenes de compra, para el control de contabilidad y de contraloría de alimentos y bebidas o costos.
De acuerdo con estos principios, es esencial que para esta actividad, se disponga de:
· Una persona competente, conocedora de como evaluar la calidad y el tratamiento de la mercancía.
· Un área que facilite el descargue de mercancía y equipos adecuados para pesar y despachar la mercancía al almacén o área respectiva.· Especificaciones estándar para facilitar la revisión de la mercancía.
· Conocimiento de los ‘’máximos y mínimos’’ para guiarse en cuanto a las cantidades recibidas.
· Implantación de procesos para generar la información básica para el control de alimentos, bebidas y suministros.
Para el desarrollo eficaz de la actividad de recibo de mercancía, es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones:
· Realizar el conteo físico y la respectiva constatación del peso de cada artículo despachado por el proveedor.
· Verificar que las cantidades enviadas por el proveedor sean las mismas tramitadas por compras a través de la:
Lista de frutas y verduras ( formato I CC 2 01)
Lista de carnes (formato I CC 2 02),
Lista de lácteos (formato I CC 2 03),
Solicitud de compras de almacén (formato I CC 2 04)
Orden de compra (formato I CC 302)
· Que las características de la mercancía que está entregando el proveedor, se ajusten a las especificaciones exigidas por compras.
· Que el precio de las mercancías facturadas por el proveedor corresponda a los relacionados en las listas, solicitudes y órdenes de compra.
· Que se realice el despacho de mercancías recibidas al almacén, una vez cumplido el proceso de información.
El considerar los anteriores aspectos, limita el fraude por parte de los proveedores, que se manifiesta cuando el establecimiento no ejerce en forma apropiada las anteriores recomendaciones. Las prácticas de fraude más comunes son:
· Facturar productos de mayor calidad, enviando otros de calidad más baja.
· Colocar los artículos con la calidad exigida en la parte superior de empaque, generalmente visible y el resto oculto con calidad más baja. Es común esta práctica en el caso de bultos.
· Despachar por parte del proveedor artículos con el peso ‘’rebajado’’ al exigido, en el caso de las carnes y otras mercancías selladas.
· Utilizar ‘’rellenos’’ en cajas para aumentar el peso y lograr el exigido.
· Colocar la mercancía directamente en almacén y tramitar facturas que no corresponden a lo entregado y en ocasiones con precios alterados.
Además de estas situaciones, se presenta en ocasiones fraude por parte del propio almacenista recibidor de mercancía, quien es cómplice con el conductor o despachador de la mercancía; tal es el caso típico en que el proveedor manda el pedido completo pero el despachador solo entrega parte de la mercancía y el recibidor acepta la factura total del pedido.
Todas estas prácticas se presentan al no existir un sistema de información que controle dichas situaciones.
Proceso general para el recibo
Este proceso se inicia disponiendo de la siguiente información proveniente de compras:
· De la “lista de frutas y verduras” (formato I CC 2 01)
· De la “lista de carnes” (formato I CC 2 02)
· De la “lista de lácteos” (formato I CC 2 03)
· De la “solicitud de compras de almacén” (formato I CC 2 04)
· De la “orden de compra” (formato I CC 3 02)
Estos documentos mantendrán informado al almacenista/recibidor sobre el momento de entrega de los respectivos pedidos por parte del proveedor.
El proceso general para el recibo, se desarrolla a través de los siguientes pasos:
1. Preparación de recibo.
2. Recibo de Mercancía.
3. Tratamiento post-entrega proveedor.
Una de las gestiones más importantes para el recibo, es la misma preparación ya que garantiza el éxito de la actividad y el ordenamiento de la información. Esto hace referencia a que el encargado clasifica las listas, solicitudes u órdenes de compra remitidas por compras según ‘’fecha de entrega’’. De esta forma el recibidor conocerá el día en que el proveedor deberá colocar la mercancía en el restaurante, estando pendiente para realizar el respectivo recibo e informar a compras si el proveedor demora la entrega.
En el caso de frutas y verduras, lácteos (1), carnes y salsamentaria, pescados y mariscos y aves y caza, grupos de inventario cuya compra que se tramita por medio de las listas; el recibidor, al disponer de esta información (día siguiente a la elaboración de la lista), preparará el área de recibo y las balanzas respectivas para que estén en condiciones adecuadas en el momento de revisar la mercancía.
Es importante exigir a los proveedores un horario determinado para la entrega de pedidos, ya que así, el almacenista/recibidor puede organizar su actividad de recibo y entrada al almacén, y además, llevar al día los reportes diarios de recibo de mercancía, incluso en restaurantes pequeños, ejercer otro tipo de funciones.
En caso de encontrar alguna discrepancia en cuanto a precio, cantidad, calidad o especificación diferente a la registrada en la solicitud u orden de compra, se debe avisar de inmediato al contralor de alimentos y bebidas, para dar pronta solución, hablando directamente con el proveedor y se decida si se acepta o no.
En cuanto a las cantidades se puede presentar el recibo parcial del producto, notificando al contralor de alimentos y bebidas, con el fin de acordar con el proveedor si se compromete a completar la cantidad solicitada inicialmente o si se requiere hacer nuevamente la gestión de compras. En caso de que haya lugar a una devolución total o parcial de la mercancía por no cumplir con las especificaciones establecidas, se devuelve con una nota explicando el motivo de la devolución y exigiendo la correspondiente nota crédito o la reposición de los productos.
El recibo de todas las mercancías se debe hacer bajo la colaboración de alguno de los empleados del área correspondiente. En el caso del recibo de alimentos, debe procurarse que siempre se haga el recibo en presencia de cualquier persona con cierto grado de responsabilidad del área de alimentos y bebidas, que es donde se presenta mayor discrepancia. Tener presente esta regla para el recibo de los demás productos.
Si se aplican las anteriores consideraciones, el recibo de mercancía se reduce a cumplir los siguientes aspectos;
1. Ordenamiento de la mercancía en la plataforma.
2. Revisar y escoger los artículos que se ajusten a las especificaciones exigidas.
3. Efectuar el conteo total de la mercancía escogida y revisada.
4. Comparar las cantidades aceptadas con lo relacionado en las listas, solicitudes de compra de alimentos y bebidas, de suministros o de las órdenes de compra.
5. Si las cantidades coinciden, revisar si en la factura del proveedor son las mismas y los precios coinciden con los pactados.
6. Si no coinciden las cantidades, elaborar el memorando de corrección de facturas, dirigido al proveedor con copia al contralor de alimentos y bebidas, relacionando los productos aceptados con el precio pactado.
7. Despachar la mercancía al almacén o área correspondiente.
8. Aceptada la factura del proveedor, sellar y firmar en señal de aceptación.
9. Elaborar los reportes de recibo correspondientes.
Al firmar y sellar la factura del proveedor, entregando las copias y reservando el original para el restaurante, se inicia la fase de post-entrega proveedor, que consiste en definir el tratamiento tanto de información como de las mercancías propiamente dichas. En cuanto a información, el encargado elabora el ‘’comprobante de recibo de mercancías’’ (formato I RM 2 01), documento básico para el registro contable y control de las existencias para alimentos, bebidas y suministros.
Al final del movimiento, el encargado recopila los ‘’comprobantes de recibo de mercancías’’ (formato I RM 2 01) en el ‘’reporte diario recibo de alimentos” (formato I RM 2 02), en el “reporte diario recibo de bebidas y cigarrillos” (formato I RM 2 03) o en el “ reporte diario recibo de suministros” (formato I RM 3 01), de acuerdo con el grupo de inventario que se esté recibiendo.
Tratamiento de la información
El tratamiento de información hace referencia a la elaboración del ‘’comprobante de recibo de mercancías’’ (formato I RM 2 01) en post-entrega proveedor. Para elaborar este comprobante se debe conocer con propiedad como se efectúa el control de la existencia en cuanto a ‘’directos e inventario’’.
Directos: Son aquellos productos de naturaleza extremadamente perecedera y prácticamente son de consumo inmediato, es decir, se usarán o pasarán a producción en un tiempo muy corto una vez sean recibidos, y se caracterizan por tener una rotación muy alta.
Este tratamiento se aplica básicamente a los siguientes grupos de inventario:
· Frutas y verduras
· Lácteos
El tratamiento de directos implica cargar al costo al ser recibidos, es decir, al ser relacionados en el ‘’comprobante de recibo de mercancías’’ (formato I RM 2 01), como tal, se consideran como costo bruto alimentos.
Inventario: Son aquellos productos que no se usarán inmediatamente y son almacenados, ejerciendo sobre ellos el control de inventario a través de la tarjeta de existencia o ‘bin-card’’ (formato I CA 3 01) o sea, se adquieren para un determinado tiempo. Se consideran como tales, los siguientes grupos de inventario:
· Lácteos (2).
· Envasados, enlatados y empacados.
· Granos.
· Licores.
· Vinos.
· Cervezas.
· Gaseosas.
· Cigarrillos.
· Suministro clientes.
· Suministro aseo.
· Suministro impresos.
· Suministro papelería.
Es decir, para que estos afecten el costo de alimentos y bebidas y de suministros necesitan ser despachados del almacén a producción o al área correspondiente por medio de la ‘’requisición de mercancías’’ (formato I CA 2 01) o (formato I CA 2 02).
Los grupos de inventario de ‘’carnes y salsamentaria’’, ‘’pescados y mariscos’’, ‘’aves y caza’’ se tratan como ‘’directos’’ o ‘’inventario’’ de acuerdo a las condiciones de conservación y consumo. En operaciones muy pequeñas y muy limitadas donde la compra de estos productos es diaria para su consumo inmediato, el tratamiento es de ‘’directos’’, pero, en la generalización de los casos, donde se requieren cantidades considerables para el consumo de varios días es necesario el control de inventario de estos productos por medio del ‘’meat tag’’, es decir que el tratamiento es de ‘’inventario’’.
En muchas ocasiones se presentan problemas de criterio para el tratamiento de ‘’directos’’ e ‘’inventarios’’ debida a la confusión de perecederos y no perecederos y a la vez con los respectivos grupos de inventario. Esto se debe a que no todos los perecederos se consideran como directos para efectos de control, tal es el caso de las carnes. Lo mismo en determinado grupo de inventario, pueden tratarse algunos productos como ‘’directos’’ y otros como ‘’inventario’’, como es el caso de los ‘’lácteos’’ ya que todos ellos son prácticamente perecederos.
La diferencia entre lácteos (1) y lácteos (2) es precisamente su tratamiento de control. Los Lácteos (1) son los típicamente perecederos, de consumo inmediato que se tratan como ‘’directos’’, mientras que los lácteos (2) deben ser tratados a través de control de inventario y se han considerado como no perecederos, siendo que el grupo de lácteos en general es perecedero.
Recordemos que Lácteos (2) son mantequillas, margarinas y quesos que tienen la facilidad de ejercer sobre ellos control de inventario.
Los artículos que pertenecen a suministro y que son comprados como directos, se llevan al grupo de inventario que se llama ‘’suministros varios’’. Estas son compras esporádicas o de emergencia, que van a ser utilizadas casi que de inmediato.
Para aclarar conceptos se establece que cada grupo de inventario de acuerdo a su tipo ‘’perecedero’’ y ‘’no perecedero’’ se trata como directo e inventario respectivamente, de acuerdo al control que se les ejerza, esto es:
Los grupos de inventario de:
· Carnes y salsamentaria
· Pescados y mariscos
· Aves y caza
Deben ser tratados como ‘’inventario’’ a través del ‘’meat-tag’’ según los criterios de conservación y consumo.
El grupo de inventario de ‘’lácteos’’ que son tratados como ‘’directos’’, se considera de tipo-perecedero lácteos (1); mientras los que tienen la facilidad de tratarse como ‘’inventario”, se consideran de tipo ‘’no-perecedero’’ lácteos (2).
En el siguiente cuadro se define el tratamiento de control para cada grupo de inventario.
| TIPO | GRUPO DE INVENTARIO | CÓDIGO | TRATAMIENTO |
| · Perecederos · No perecederos | Carnes y salsamentaria Pescados y mariscos Aves y caza Lácteos (1) Frutas y verduras Lácteos ( 2) Enlatados, envasados y empacados Licores Vinos Cigarrillos Gaseosas Suministros cliente Suministro aseo Suministro papelería Suministro impresos | CS PM AC L (1) FV L (2) EE LIC V CIG GS SC SA SP SI | Inventario Inventario Inventario Directo Directo Inventario Inventario Inventario Inventario Inventario Inventario Inventario Inventario Inventario Inventario |
2. PROCESO DE RECIBO DE ALIMENTOS Y BEBIDAS
El tratamiento para el recibo de alimentos y bebidas depende del grupo de inventarios que se afecte con la entrada del producto. El procedimiento para el recibo de cada uno de éstos, es el siguiente:
· Recibo de Lácteos (1), frutas y verduras
Por medio de la ‘’lista de frutas y verduras’’ (formato I CC 2 01), en su columna de cantidades, se informa al almacenista/recibidor de mercancías los productos que llegarán al restaurante, así como la fecha pactada de entrega por parte del proveedor y el precio negociado. Vale recordar que el contralor de alimentos y bebidas remite al área de recibo esta lista cuando todos los pedidos hayan sido ordenados.
Una vez se presente el proveedor a hacer entrega de los productos negociados, el encargado de recibir la mercancía, hace que se ordene la mercancía en la plataforma y con la asistencia de alguna de las personas seleccionadas del área de producción, revisan el estado de la mercancía separando aquellos productos que se ajusten a las especificaciones y puedan ser aceptados.
En medio de esta labor el almacenista/recibidor va apuntando las cantidades de los productos aceptados en la columna de ‘‘recibido’’ en la ‘’lista de frutas y verduras’’.
Luego el almacenista/recibidor constata con el proveedor el precio y unidad que aparecen en la lista. Si éste no está de acuerdo con algún precio, que es muy usual en estos casos, el almacenista/recibidor consulta con el contralor de alimentos y bebidas para definir si se acepta el precio y/o cantidad, de acuerdo con la discrepancia presentada.
En el recibo de este tipo de mercancías se presenta una situación muy particular, de que parte de la mercancía que trae el proveedor es rechazada, o sea, que el proveedor prefiere que el restaurante le relacione la mercancía recibida en una factura provisional, mientras que se elabora y se tramita la factura del proveedor en su debida forma. Esta factura provisional se ha denominado como ‘’mercancía recibida sin factura’’ (formato I RM 2 04) que, como su nombre lo indica, cumple las funciones de la factura mientras que el proveedor elabora y despacha la propia. Este documento es muy importante, puesto que permite que el almacenista/ recibidor, genere la información respectiva a las diferentes áreas sin la factura del proveedor.
Para la radicación de la cuenta por pagar al proveedor es indispensable que el proveedor haya generado la respectiva factura, la cual debe cumplir con todos los requisitos legales exigidos por las normas tributarias.
Cuando se trata de proveedores muy pequeños o campesinos que cultivan directamente sus productos a los que se les adquiere productos muy especiales de frutas y verduras o lácteos (1), y no disponen de facturas, el almacenista/recibidor les elabora un comprobante de recibo caja menor forma minerva 20-02 o una cuenta de cobro, los cuales son cancelados generalmente por caja menor, debido a que son montos muy bajos.
Una vez recibida la mercancía y la factura, el almacenista recibidor coloca el sello de recibido a todos los documentos y anexa a la factura del proveedor, la lista de frutas y verduras o la lista de lácteos, si ésta existe con todos sus soportes. Por lo general para la adquisición de la leche se hace por medio de contratistas, quienes la llevan al restaurante a diario o periódicamente, a muy temprana hora, la recibe el encargado de cocina de turno, quien firma la factura en señal de aceptación del pedido. A su llegada al turno, el almacenista/recibidor verifica el ingreso físico del producto y recoge la factura del proveedor para hacer el trámite de entrada respectivo.
Por tratarse de productos denominados “directos”, es decir, que no se manejan a través del almacén con tratamiento de inventarios, ingresan directamente al centro de producción (cocina), pero el contralor de alimentos y bebidas verifica su consumo mediante el control de producción.
· Recibo de carnes y salsamentaria, pescados y mariscos, y aves y caza.
Este proceso se inicia a partir de las órdenes de pedido a través de la ‘’lista de carnes’’ (formato I CC 2 02). Llegada la mercancía, el almacenista/recibidor la hace ordenar en la plataforma y verifica la misma con base en los estándares establecidos, junto con la persona del área de cocina o alimentos y bebidas designada para esta labor.
Una vez seleccionados los productos se debe comparar las unidades, cantidades, peso y precio relacionados en la factura del proveedor con los datos de la lista. Si existe alguna discrepancia en cuanto al precio, se informa al contralor de alimentos y bebidas quien se comunica con el proveedor y toma una decisión.
Si las cantidades recibidas no se ajustan a las facturadas, el almacenista/recibidor elabora el ‘’memorando de corrección de facturas’’ (formato I RM 2 05), adjuntándolo a la factura del proveedor. Vale aclarar que esto no invalida la factura del proveedor, solo se advierte sobre la discrepancia para que envíen nota crédito o débito, pero si es el caso se solicita el cambio de factura.
Se debe tener en cuenta que la diferencia en cuanto a cantidad se presenta muy frecuentemente en el grupo de aves y caza así como en el de pescados y mariscos, debido básicamente a mermas o disminuciones de peso por el proceso de descongelamiento. Por ello, se puede pactar con el proveedor el enviar remisionada la mercancía, o sea, que con base en el peso que el recibidor registre, se hará la factura posteriormente o puede enviar la factura con todos los datos excepto la cantidad y el total, los cuales llenará el almacenista/recibidor, con aprobación de quien está haciendo entrega de la mercancía.
Una vez aceptada la mercancía, el almacenista/recibidor elabora el “comprobante de recibo de mercancías” (formato I RM 2 01) suministrando copia al contralor de alimentos y bebidas para la actualización del registro de proveedores y el control de proveedores por artículo, para la actualización de los inventarios en el sistema y copia al almacenista/recibidor para el registro de las tarjetas de "bin card" (formato I CA 3 01) y para la elaboración del ‘’meat tag o tarjeta de inventario de carnes’’ (formato I CA 3 02). El original se anexa a la factura para el ‘’reporte diario de recibo de alimentos’’ (formato I RM 2 02).
La elaboración de la “tarjeta inventario de carnes o meat tag” (formato I CA 3 02), se ha considerado la forma más apropiada para el control de inventario de estos grupos. El porcionamiento de estos productos con base en las especificaciones de gramaje y cortes, puede ser realizado por el chef y/o el auxiliar de carnicería.
Al llegar la carne se debe porcionar de acuerdo al par stock definido de cada corte; para el manejo de eventos se debe dejar determinada cantidad en pieza. Las cantidades de cada corte así como la que debe dejarse en pieza, se establecen conjuntamente entre el chef, el gerente y el contralor de alimentos y bebidas. El contralor de alimentos y bebidas verifica las cantidades resultantes de cada corte y as cruza contra la entrada total en pieza.
Terminado el proceso de porcionamiento, la persona encargada de esta labor empaca la carne en bolsas de 10 porciones, (se establece según nivel de consumo) por tipo de corte y gramaje incluyendo la tarjeta de meat tag, en un lugar visible dentro de la misma bolsa.
La tarjeta de meat tag, está compuesta por dos partes; la parte superior queda dentro del paquete y la inferior se desprende y se envía al contralor de alimentos y bebidas. Cada paquete con su ‘’meat tag’’ se remite al almacén para la adecuada conservación y proceso de maduración.
La elaboración de la ’’tarjeta inventario de carnes o meat tag’’ conlleva las siguientes ventajas:
· Obliga a limpiar y porcionar cada pieza, antes de dar entrada al almacén.
· Define el precio por porciones de acuerdo a los diferentes cortes utilizados.
· Facilita el manejo y almacenamiento.
· Se conoce la fecha límite para consumir el producto.
· Facilita elaborar las requisiciones, ya que harán referencia a paquetes.
· Facilita elaborar inventarios físicos, ya que se reduce al conteo de paquetes.
· Facilita el control de producción, puesto que se sabe exactamente el número de porciones de cada corte consumidas, facilitando el cruce contra la venta.
Algunas sugerencias para el recibo de estos productos.
Con respecto a los mariscos, destape una caja y verifique:
· El tamaño del langostino, la cantidad por caja y la calidad del mismo.
· Con respecto al camarón se debe probar uno para determinar el grado de frescura.
Con respecto a pescados
· En cuanto al filete de róbalo, el color determina si éste es fresco.
· Para el filete de pargo rojo, descongele uno, ábralo, huélalo y presione con los dedos. Si este no vuelve a su estado original significa que no está fresco.
Con respecto a las carnes
· Chatas: Se debe verificar que venga limpia, recortada, sin cola y fresca.
· Lomo de Cerdo: Debe llegar limpio y un poco grueso.
· Lomo de Res: Debe llegar limpio y un poco grueso.
· Sobrebarriga: Debe ser delgada y fresca.
· Lengua: Verificar que esté totalmente limpia y sin agallas.
· Pernil de Cerdo: Debe llegar sin hueso de cadera.
· Costilla de Cerdo: Debe venir entera y no muy grasosa.
· Pernil de Ternera: Verificar que no tenga hueso de cadera.
· Pollo: Fresco, sin agua, sin vísceras y su peso promedio entre 3 y 3 1/2 libras u otro peso diferente, de acuerdo a la carta de cada establecimiento.
Con respecto a otros productos
· Leche: Verificar su fecha de vencimiento y limpieza de canastas.
· Frutas y verduras: Deben estar en regular estado de maduración, sanas y frescas.
· Quesos: Se debe verificar el tamaño, fecha de vencimiento y que estén bien empacados.
· Salsamentaria: Verificar su fecha de vencimiento, textura y empacado al vacío.
· No se deben recibir materias primas sanguinolentas o con edemas, tumores o manchas.
· Todas las materias primas deben oler bien, fresco y agradable.
· Recibo de enlatados, envasados y empacados, granos y lácteos(2).
Se inicia este proceso disponiendo de la ‘’solicitud de compras de almacén’’ (formato I CC 2 04), elaboradas por el almacenista/recibidor y diligenciadas por el contralor de alimentos y bebidas. El almacenista/recibidor debe organizar estos documentos sobre un tablero en corcho o dispuestos en ganchos, designado uno para cada día de la semana, organizando cada solicitud por fecha de entrega de la mercancía, con el fin de establecer un control sobre el día en que el proveedor debe despachar el pedido e informar al contralor de alimentos y bebidas, en caso de que la mercancía no llegue el día programado.
Al llegar los productos, se ordenan en la plataforma y se revisan, con la asistencia de alguna persona del área de alimentos y bebidas, preferiblemente el chef o la persona que él designe, cuando el producto lo amerite. Se verifica la totalidad de la mercancía, descartando aquellos productos que no cumplen con las características establecidas por el restaurante.
Una vez aceptado el pedido, se coteja la “solicitud de compras de almacén” (formato I CC 2 04) con la factura del proveedor en cuanto a las unidades, cantidades, marca o calidad del producto y precio. Si la factura se ajusta plenamente a lo solicitado, se procede a firmarla, sellarla, colocarle fecha y hora de recibido tanto en la original como en la copia, restituyendo la copia al proveedor.
La original de la factura del proveedor se anexa a la “solicitud de compras de almacén’’ (formato I CC 2 04), se elabora el “comprobante de recibo de mercancías” (formato I RM 2 01) y procede a despachar la mercancía a su respectivo almacén o área. Todos los documentos así conformados (factura del proveedor, solicitud de compras de almacén y comprobante de recibo de mercancías) constituyen la base para elaborar el‘’reporte diario de recibo de alimentos’’ (formato I RM 2 02) al finalizar el día.
La factura del proveedor debe cumplir todos los requisitos legales establecidos por las normas tributarias colombianas ( ver SICO Gestión contable control de egresos- G CE).
Si la factura no se ajusta al pedido, el almacenista/recibidor elabora el ‘’memorando de corrección de facturas’’ (formato I RM 2 05 ), informa al contralor de alimentos y bebidas, quien hablará con el proveedor para revisar precios, cantidades, nota crédito pendiente y si es necesario el cambio de factura.
Algunas sugerencias para el recibo de estos productos.
· Verificar que el producto cumpla con las especificaciones estándar establecidas por el restaurante.
Con respecto a enlatados y envasados:
· Verificar que no estén abollados, que la etiqueta se encuentre en perfecto estado y que su fecha de vencimiento no este próxima. No se deben ver impurezas u objetos extraños.
Con respecto a granos:
· Se toma una muestra para cerciorarse que la calidad corresponda a la solicitada y que no estén gorgojeados.
· Las envolturas deben estar bien selladas y la etiqueta debe ser legible.
Con respecto a lácteos (2)
· Deben ser frescos, en canastillas limpias y el empaque en perfectas condiciones.
· Recibo de licores, vinos y cigarrillos
Este proceso es idéntico al anterior, es decir, al de recibo de enlatados, envasados, empacados, granos y lácteos (2), excepto que el documento diario donde se recopilan los comprobantes de recibo de mercancía al finalizar el día, se denomina ”reporte diario recibo de bebidas y cigarrillos” (formato I RM 2 03).
Algunas sugerencias para el recibo de estos productos
· Para el recibo de licores y vinos espumosos debe disponerse del listado de relación de estampillas, el cual debe estar anexo a la factura del proveedor. Esta relación es la referencia que trae la estampilla que cubre la tapa de la botella. Esto garantiza que el producto es legal, original y distribuido por una empresa autorizada. Se evita así, el riesgo de consumo de licor adulterado o de contrabando así como también, el respaldo del distribuidor ante una visita de la DIAN.
· Cuando se trate de licores importados, revisar que tengan el pie de importación para cerciorarse de que ésta fue legal.
Con respecto a todos los licores en general, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
· Verificar que no posean cuerpos extraños, ningún tipo de mugre y de color uniforme.
· Verificar que no estén cristalizados, que las botellas no estén picadas, manchadas ni rasgadas las etiquetas.
· La tapa no debe estar rodada, debe estar bien ajustada a la botella y el corcho en buen estado.
· Los cigarrillos deben venir en su respectivo cartón, es decir, que la marca de la cajetilla corresponda a la del cartón, éste debe estar perfectamente sellado, su aroma debe ser fresco y no estar húmedo.
Para la elaboración del ‘’comprobante de recibo de mercancías’’ (formato I RM 2 01) de vinos y licores, se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
1. Todo licor que esté registrado con IVA del 16%, el monto de este impuesto será descontado del IVA generado por los ingresos del restaurante. Esto significa que tal valor no se asume como costo de la botella.
2. En todos los licores y vinos, el costo de la estampilla o impuesto de consumo forma parte del costo del producto.
Por ejemplo: Los siguientes datos corresponden a la compra de licores efectuada a un proveedor.
Cálculo del valor de la botella:
Para calcular el precio unitario o valor de la botella, se toma el valor total de la mercancía y se le suma el impuesto al consumo:
Valor total de este producto: 6 botellas x $11.082 = 66.492 + 4.128 = 70.620
Valor unitario o valor de cada botella: 70.620 / 6 = 11.770
La diferencia entre el valor facturado por el proveedor ($ 81.258) y el valor total del producto ( $ 70.620), corresponde al impuesto al valor agregado ( IVA), el cual se registra en la casilla correspondiente, dentro del “comprobante de recibo de mercancías” ( formato I RM 2 01)
3. Todo licor registrado con IVA del 35%, se lleva a IVA descontable del 16% y el 19% restante se suma al costo de la botella. Esto debido a que de acuerdo a la legislación del país, solo se puede descontar el porcentaje del IVA igual al que se genera en las ventas del establecimiento. En el caso de los restaurantes, la tarifa del Impuesto al valor agregado (IVA), recaudado en los servicios es del 16%. Por consiguiente solo es posible descontar hasta este porcentaje.
Por ejemplo: Los siguientes datos corresponden a la compra de licores a un proveedor.
| Unidad | Detalle | Cant | Valor Unitario | Impuesto a Las ventas ( IVA) | Impuesto al Consumo | Total |
| Botella | W. B&W | 24 | 12.193 | 102.421 ( 12.193 * 24 * 35%) | 54.254 | 449.307 |
Cálculo del valor de la botella:
Para calcular el precio unitario o valor de la botella, se toma el valor total de la mercancía y se le suma el impuesto al consumo:
Valor total de este producto: 24 botellas x $12.193 = 292.632x 1.19 ( Iva asumido como costo)= $ 348.233+$ 54.254 (Impuesto al consumo)= $ 402.486
Valor unitario o valor de cada botella: 402.486/ 24 = 16.770
La diferencia entre el valor facturado por el proveedor ($ 449.307) y el valor total del producto ( $ 402.486), es decir, $ 46.821 ( $ 12.193 x 24x 16%) corresponde al IVA descontable, el cual se registra en la casilla correspondiente, dentro del “comprobante de recibo de mercancías” (formato I RM 2 01).
· Proceso de Recibo de Cerveza y Gaseosa
Previamente el contralor de alimentos y bebidas establece un contrato con los distribuidores de estos productos por las cantidades y frecuencia de entrega de los mismos.
El almacenista/recibidor de mercancía, teniendo conocimiento de esta práctica, recibe la mercancía. Al llegar el distribuidor al restaurante, se cuenta y revisa la cantidad de envase desocupado y se solicita esa misma cantidad sin elaborar solicitud de compra. El proveedor al día siguiente, entrega la mercancía y la factura correspondiente. Con la factura del proveedor, el almacenista/recibidor, elabora el “comprobante de recibo de mercancías” (formato I RM 2 01), bien sea que el pago sea de contado o que se haya estipulado un determinado plazo para el mismo.
De todos modos se sigue el mismo procedimiento que para los otros productos: Firmar, sellar, registrar la fecha en que fue recibida la mercancía en las facturas del proveedor y despachar la mercancía al almacén o área correspondiente.
Para el recibo de estos productos hay que tener en cuenta además de las especificaciones, las necesidades de las áreas. Por ejemplo los barriles de cerveza para el bar, los cilindros de gaseosa para el área de cocina empleados o cafetería, cuando se utiliza este sistema, las gaseosas y cervezas que se trabajan en botella (determinada capacidad) y en lata, los garrafones de agua, y las gaseosas presentación familiar para eventos. Estas presentaciones deben haberse definido previamente, buscando mejorar el rendimiento y la eficiencia en el restaurante.
Al finalizar el día recopila todos los comprobantes de recibo de mercancía en el “reporte diario de recibo de bebidas y cigarrillos” (formato I RM 2 03), para las entradas de cervezas y en el “reporte diario de recibo de alimentos” (formato I RM 2 02), para las entradas de gaseosas.
3. PROCESO DE RECIBO DE SUMINISTROS
Se inicia este proceso disponiendo de la ‘’solicitud de compras de almacén’’ (formato I CC 2 04), para los suministros que se manejan con este documento u “orden de compra” (formato I CC 3 02), cuando se trata de suministros clientes y algunos productos de aseo de alto costo. El almacenista/recibidor debe organizar estos documentos sobre un tablero en corcho o dispuestos en ganchos, designado uno para cada día de la semana, organizando cada solicitud u orden de compra por fecha de entrega de la mercancía, con el fin de establecer un control sobre el día en que el proveedor debe despachar el pedido e informar al contralor de alimentos y bebidas, en caso de que la mercancía no llegue el día programado.
Al llegar los productos, se ordenan en la plataforma y se revisan, con la asistencia de una persona de mayor rango cuando el producto lo amerite. Se verifica la totalidad de la mercancía, descartando aquellos productos que no cumplen con las características establecidas por el restaurante.
Una vez aceptado el pedido, se coteja la “solicitud de compras de almacén” (formato I CC 2 04) o la orden de compra (formato I CC 3 02) con la factura del proveedor en cuanto a las unidades, cantidades, marca o calidad del producto y precio. Si la factura se ajusta plenamente a lo solicitado, se procede a firmarla, sellarla, colocarle fecha y hora de recibido tanto en la original como en la copia, restituyendo la copia al proveedor.
La original de la factura del proveedor se anexa a la “solicitud de compras de almacén’’ (formato I CC 2 04) o a la “orden de compra” (formato I CC 3 02), se elabora el “comprobante de recibo de mercancías” (formato I RM 2 01) y procede a despachar la mercancía al almacén o área. Todos los documentos así conformados (factura del proveedor, solicitud de compras de almacén u orden de compra y comprobante de recibo de mercancías) constituyen la base para elaborar el‘’ reporte diario de recibo de suministros’’ (formato I RM 3 01) al finalizar el día.
La factura del proveedor debe cumplir todos los requisitos legales establecidos por las normas tributarias colombianas (ver SICO Gestión contable control de egresos- G CE).
Si la factura no se ajusta al pedido, el almacenista/recibidor elabora el ‘’memorando de corrección de facturas’’ (formato I RM 2 05), informa al contralor de alimentos y bebidas quién hablará con el proveedor para revisar precios, cantidades, nota crédito pendiente y si es necesario el cambio de factura.
Algunas sugerencias para el recibo de estos productos.
Con respecto a suministro cliente: Son todos aquellos productos que van directamente a ser utilizado por los clientes del restaurante en cualquiera de sus áreas, tales como: caja de fósforos con logo, servilletas, papel higiénico, etc.
· Verifique que las marcas y la presentación sean las exigidas por el restaurante
· Los empaques deben facilitar el conteo de los productos y deben venir por cantidades iguales, de 50, de 100 ó de 200 unidades dependiendo de la presentación del producto.
Con respecto a suministro aseo .
· Que la presentación sea la solicitada al igual que la calidad exigida.
Con respecto a suministro papelería
· Verificar que los artículos correspondan a los utilizados en el restaurante y con las especificaciones ya conocidas.
Con respecto a suministros impresos
Corresponde a toda la papelería de formatos, folletos y documentos de uso interno y externo que llevan información preimpresa del restaurante.
· Deben tener las especificaciones conocidas, él logo, los colores y la información de la razón social, numero de nit, teléfono y dirección exactos.
Se inicia este proceso disponiendo de la ‘’orden de compra’’ (formato I CC 3 02), elaborada y diligenciada por el contralor de alimentos y bebidas, la cual debe estar organizada en orden cronológico de llegada del producto, en el tablero de corcho o gancho designado por el almacenista/recibidor.
Al llegar la mercancía se ordena en la plataforma y se revisa, con la asistencia del gerente y/o con el contralor de alimentos y bebidas, quien fue la persona que hizo la negociación. Se verifica la totalidad de la mercancía, descartando aquellos productos que no cumplen con las características establecidas en la orden de compra.
Una vez aceptado el pedido, se coteja la “orden de compra” (formato I CC 3 02) con la factura del proveedor en cuanto a las unidades, cantidades, marca o calidad del producto y precio. Si la factura se ajusta plenamente a lo solicitado, se procede a firmarla, sellarla, colocarle fecha y hora de recibido tanto en la original como en la copia, restituyendo la copia al proveedor.
La original de la factura del proveedor se anexa a la “orden de compra” (formato I CC 3 02), se elabora el “comprobante de recibo de mercancías” (formato I RM 2 01) y procede a despachar la mercancía al almacén o área al que va a hacer uso del activo.
La factura del proveedor debe cumplir todos los requisitos legales establecidos por las normas tributarias colombianas ( ver SICO Gestión contable control de egresos- G CE).
Si la factura no se ajusta al pedido, el almacenista/recibidor elabora del ‘’memorando de corrección de facturas’’ (formato I RM 2 05 ), informa al contralor de alimentos y bebidas, quien hablará con el proveedor para revisar precios, cantidades, nota crédito pendiente y si es necesario el cambio de factura.
Con base en la copia de la ‘’orden de compra’’ (formato I CC 3 02), el almacenista/recibidor verifica la totalidad de la mercancía, descartando aquellos productos que no cumplen con las características solicitadas. Para el recibo de este grupo se recomienda la presencia del gerente y/o el contralor/contador, pues son compras de alta inversión.
Una vez verificados los productos , se coteja la “orden de compra” (formato I CC 3 02) con la factura del proveedor en cuanto a las unidades, cantidades, marca o calidad del producto y precio. Si la factura se ajusta plenamente a lo solicitado, se procede a firmarla, sellarla, colocarle fecha y hora de recibido tanto en la original como en la copia, restituyendo la copia al proveedor.
La original de la factura del proveedor se anexa a la “orden de compra” (formato I CC 3 02), se elabora el “comprobante de recibo de mercancías” (formato I RM 2 01) y procede a despachar la mercancía al almacén o área que va a hacer uso del activo.
La factura del proveedor debe cumplir todos los requisitos legales establecidos por las normas tributarias colombianas ( ver SICO Gestión contable control de egresos- G CE).
Si la factura no se ajusta al pedido, el almacenista/recibidor elabora el ‘’memorando de corrección de facturas’’ (formato I RM 2 05 ), informa al contralor de alimentos y bebidas, quien hablará con el proveedor para revisar precios, cantidades, nota crédito pendiente y si es necesario el cambio de factura.
RECOPILACIÓN DIARIA DE INFORMACIÓN
Tomando en consecutivo los ‘’Comprobantes de recibo de mercancías’’ (formato I RM 2 01) elaborados en el día, la “lista de frutas y verduras” (formato I CC 2 01), la “lista de carnes” (formato I CC 2 02), la “lista de lácteos“ (formato I CC 2 03), las “solicitudes de compras de almacén” (formato I CC 2 04) y las “órdenes de compra” (formato I CC 3 02), el almacenista/recibidor debe diligenciar el ‘’reporte diario recibo de alimentos’’ (formato I RM 2 02), el “reporte diario recibo de bebidas” (formato I RM 2 03) o el “reporte diario de suministros” (formato I RM 3 01), según corresponda en original y copia. Estos reportes resumen las entradas de mercancía que hubo durante el día, por cada ítem de inventario.
Al finalizar el turno, el almacenista/recibidor debe enviar al contralor de alimentos y bebidas o contralor/contador, el original de cada uno de estos reportes, soportados con los comprobantes de recibo de mercancías, los cuales tienen anexo las facturas originales del proveedor para su respectiva revisión y registro. También envía las fotocopias de los documentos enviados por el contralor de alimentos y bebidas que soportaron el recibo de la mercancía tales como: Listas de frutas y verduras, listas de carnes, listas de lácteos, solicitudes de compra, órdenes de compra según corresponda. La copia la hace firmar por la persona que le recibió el paquete original y la archiva en su área para consulta.
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DESCRIPCIÓN DE FORMATOS
I RM 2 01 COMPROBANTE DE RECIBO DE MERCANCÍAS
I RM 2 02 REPORTE DIARIO RECIBO DE ALIMENTOS
I RM 2 03 REPORTE DIARIO RECIBO DE BEBIDAS Y CIGARRILLOS
I RM 2 04 MERCANCÍA RECIBIDA SIN FACTURA
I RM 2 05 MEMORANDO DE CORRECCIÓN DE FACTURAS
I RM 3 01 REPORTE DIARIO RECIBO DE SUMINISTROS
I RM 2 01 COMPROBANTE DE RECIBO DE MERCANCÍAS
OBJETIVO
Se utiliza como constancia de que los artículos (alimentos y bebidas o suministros) que se relacionan en la factura del proveedor, realmente hayan sido recibidos. Esta constancia constituye el medio de información de entrada de mercancía para el control de inventarios así como el registro de la compra y la correspondiente radicación del pasivo.
No se trata únicamente de la transcripción de la factura del proveedor sino el tratamiento que se da a los diferentes grupos de inventario, es decir, si serán manejados como directos o a través del control de inventarios, información básica para el proceso de control del costo diario.
INFORMACIÓN
a- Día, mes, año en que se elabora el comprobante.
b- Nombre del proveedor y/o razón social.
c- Número de cédula de ciudadanía o del Nit del proveedor.
d- Listas, orden de compra, solicitud de compra de almacén, marcar con (x) la que corresponda u otros, cuando la compra no haya sido gestionada por ninguno de los documentos anteriores.
e- Número de la factura despachada por el proveedor.
f- Unidad en que se presenta el producto.
g- Código interno asignado al artículo
h-. Cantidad de artículos que se relacionan en la factura del proveedor.
i- Nombre del artículo o descripción del producto
j- Valor unitario
k- Total de Multiplicar (i) por (k), igualmente referido en la factura por el proveedor.
l- Colocar la clave que corresponda, de acuerdo al grupo de inventario a que pertenece al producto, ejemplo: PM (pescados y mariscos), CS (carnes y salsamentaria), SC (suministro cliente), SA (suministro aseo), SM (suministro mantenimiento) etc.
m- Tratamiento de la mercancía si su manejo es directo o va a inventario.
n- Se totaliza el comprobante, cifra que debe ser igual al monto (importe) que se relaciona en la factura del proveedor, lo mismo, se totaliza la columna de '‘directo’’ e ‘’inventario’’
o- Relacionar en las casillas los grupos de inventario incluidos en el comprobante y su tratamiento de ‘’directo’’ e ‘’Inventario’’ totalizandolos por cada grupo.
p- Se colocan los valores correspondientes en cada renglón, así:
· Iva descontable (16%) puesto que en el caso de impuestos superiores a este porcentaje, el excedente va al costo, tal como se explicó anteriormente.
· Retención en la fuente: Se calcula con base en las normas tributarias vigentes, en general sobre las compras para los obligados a retener, se causa con un porcentaje del 3%, sin embargo existen algunas excepciones ( ver Gestión Contable en la parte de control de egresos, G CE).
· Otros impuestos si los posee.
· Neto Total de la factura: Total ( o) + Iva – Retención – Otros impuestos.
q- Firmas de los respectivos encargados.
ELABORA: El almacenista/recibidor de mercancías en su totalidad.
DISTRIBUCIÓN: Original: Se adjunta la factura del proveedor, los cuales van el paquete de soporte que se remite al contralor de alimentos y bebidas quien procesa las compras y/o correcciones y obtiene la aprobación del contralor/contador, para ser pasados al auxiliar de contabilidad para su digitación y causación
Primera copia: Al contralor de alimentos y bebidas, para el proceso de inventarios y de compras.
Segunda copia: La deja el almacenista/recibidor, para la actualización de las tarjetas de "Bin Card"o la elaboración del "Meat Tag" según sea el caso.
DISEÑO DE LA FORMA I RM 2 01
2 02 REPORTE DIARIO RECIBO DE ALIMENTOS
OBJETIVO
Recopilar el monto total de alimentos que se reciben diariamente, el cual constituye la información básica para el control de inventarios.
Esta información es soportada por los comprobantes de recibo de mercancía, los cuales se relacionan en éste en estricto orden consecutivo.
INFORMACIÓN
a- Día, mes, año en que se elabora el reporte.
b- Nombre del almacenista/recibidor de mercancía.
c- Número consecutivo del reporte de recibo.
d- Número de ítems, según él numero de facturas que se relacionan en el reporte.( 1-2-3..)
e- Número de la factura del proveedor o del comprobante de compra si no existe ésta.
f- Número del comprobante de recibo de mercancía que se está relacionando, en forma consecutiva.
g- Nombre del proveedor
h- Valor de las mercancías recibidas, colocando en cada casilla, el valor correspondiente a cada grupo de inventario al que pertenezca el producto (carnes y salsamentaria, pescados y mariscos, aves y caza, frutas y verduras, otros directos, lácteos, empacados y envasados y gaseosas.)
i- Sumatoria de todos los grupos de inventarios relacionados en el literal (h). Este valor corresponde al total de cada factura manejado por “inventario” y “directos”.
j- Se coloca el monto respectivo a ‘’directos’’
k- Valor sumatoria de los grupos manejados como “inventario”.
l- Total factura: Sumatoria de (j + k), es igual al valor relacionado en la columna (i).
m- Entradas hoy - saldo anterior - total mes a la fecha - cierre mes anterior: Se registra el total de entradas del día por cada grupo de inventario de alimentos; en la segunda línea se coloca el saldo acumulado de compras de alimentos hasta el día anterior, en la tercera línea la sumatoria de las dos anteriores, y por último en la cuarta línea se estipula el acumulado de compras del mes anterior, el cual sirve como parámetro para el presente mes.
ELABORA: El almacenista/recibidor, relaciona en forma consecutiva cada comprobante de recibo.
DISTRIBUCIÓN: Original: Se adjunta al paquete de soportes que se remite al contralor de alimentos y bebidas quién procesa las compras y/o correcciones y obtiene la aprobación del contralor/contador, para ser pasados al auxiliar de contabilidad para su digitación y causación.
Copia: Contralor de A y B, para facilitar el proceso de compras.
DISEÑO DE LA FORMA I RM 2 02
I03 REPORTE DIARIO RECIBO DE BEBIDAS Y CIGARRILLOS
OBJETIVO
Recopilar el monto total de bebidas y cigarrillos que se reciben diariamente en el restaurante, el cual constituye la información básica para el control de inventarios.
Esta información es soportada por los comprobantes de recibo de mercancía, los cuales se relacionan en éste, en estricto orden consecutivo.
INFORMACIÓN
a- Día, mes y año en que se elabora el reporte.
b- Nombre del almacenista/recibidor de mercancía.
c- Número consecutivo del reporte de recibo.
d- Número de ítems, según él numero de facturas que se relacionan en el reporte. ( 1-2-3....)
e- Número de la factura del proveedor o del comprobante de compra si no existe ésta.
f- Número del comprobante de recibo de mercancía que se está relacionando, en forma consecutiva.
g- Nombre del proveedor.
h- Valor de las mercancías recibidas, colocando en cada casilla, el valor correspondiente a cada grupo de inventario al que pertenezca el producto (licores, vinos y cervezas)
i- Sumatoria de todos los grupos de inventarios relacionados en el literal ( h).
j- Se coloca el monto respectivo de ‘‘cigarrillos ’’ de cada factura.
k- Total factura: Sumatoria de ( i + j).
l- Entradas hoy - saldo anterior - total mes a la fecha - cierre mes anterior: Se registra el total de entradas del día por cada grupo de inventario de bebidas y cigarrillos; en la segunda línea se coloca el saldo acumulado de compras de bebidas y cigarrillos hasta el día anterior, en la tercera línea la sumatoria de las dos anteriores, y por último en la cuarta línea se estipula el acumulado de compras de bebidas y cigarrillos del mes anterior, el cual sirve como parámetro para el presente mes.
ELABORA: El almacenista/recibidor, relacionando en forma consecutiva cada comprobante de recibo, en original y copia.
DISTRIBUCIÓN: Original: Se adjunta al paquete de soportes que se remite al contralor de alimentos y bebidas quién procesa las compras y/o correcciones y obtiene la aprobación del contralor/contador, para ser pasados al auxiliar de contabilidad para su digitación y causación.
Copia: Contralor de A y B, para facilitar el proceso de compras.
DISEÑO DE LA FORMA I RM 2 03
04. MERCANCÍA RECIBIDA SIN FACTURA
OBJETIVO
Darle entrada a la mercancía mientras el proveedor entrega la factura. Se utiliza como comprobante provisional para aquellos proveedores que no presentan factura que ampare el pedido suministrado en el momento de la entrega. Pero tramitará la propia dentro de un término prudencial, puesto que sin ella no es posible radicar el pasivo ni mucho menos pagar la mercancía.
Esta practica es típica para el caso de ‘’frutas y verduras’’. Este documento toma el lugar de la factura hasta que el proveedor tramita la propia, que debe estar soportada por la copia que genera este formato, para que el pago se haga efectivo.
INFORMACIÓN
a- Día, mes y año en que se elabora la nota. Nombre del proveedor.
b- Nombre del proveedor.
c- Unidad en que se presenta el producto.
d- Cantidad del producto que se relaciona.
e- Nombre del producto.
f- Valor unitario del artículo.Multiplicar (d) por (f).Nombre de quien elabora la nota.Firma del proveedor o de quien recibe la nota.
DISTRIBUCIÓN: Original: Se adjunta al paquete de soportes que se remite al contralor de alimentos y bebidas quién procesa las compras y/o correcciones y obtiene la aprobación del contralor/contador, para ser pasados al auxiliar de contabilidad para su digitación y causación.
Copia: Contralor de A y B, para facilitar el proceso de compras.
DISEÑO DE LA FORMA I RM 2 04
05 MEMORANDO DE CORRECCIÓN DE FACTURAS
OBJETIVO
Informar al contralor de alimentos y bebidas y al proveedor las discrepancias presentadas entre la negociación y la facturación efectuada por el proveedor. Estas pueden ser en cuanto a precio, calidad, cantidad u otra diferente. La información conlleva una labor por parte del contralor de A y B, la cual consiste en contactar al proveedor para resolver la discrepancia.
INFORMACIÓN
a- Día, mes, año de elaboración del documento
b- Área que elabora y envía la información, así como el área a la cual va dirigida la misma.
c- Número de la factura que presentó la discrepancia y nombre del proveedor.
d- Discriminación de la discrepancia presentada, explicando el valor cuando se trate de diferencia entre el precio facturado y el negociado; la cantidad facturada y solicitada, cuando la mercancía que llegó no fue la misma cantidad solicitada; cuando se trate de discrepancias de calidad, se debe exponer la referencia, el gramaje, etc. Si es otra diferente se debe explicar cual.
e- Observaciones: Las relevantes que merezcan mayor aclaración.
f- Firmas del almacenista/recibidor de mercancías, cuando diligencia el formato y del contralor de alimentos y bebidas cuando recibe la copia enviada por parte del almacenista/recibidor.
g- Gestión ante el proveedor: Compromiso que adquiere el proveedor para solucionar la discrepancia. Ejemplo, enviará nota crédito por valor de ...
DISTRIBUCIÓN: Original: Para el proveedor
Primera copia: Se adjunta al paquete de soportes que se remite al contralor de alimentos y bebidas quién procesa las compras y/o correcciones y obtiene la aprobación del contralor/contador, para ser pasados al auxiliar de contabilidad para su digitación y causación.
Segunda Copia: Contralor de A y B, para facilitar el proceso de compras.
DISEÑO DE LA FORMA 05
I 01 REPORTE DIARIO DE RECIBO DE SUMINISTROS
OBJETIVO
Recopilar el monto suministros que se reciben diariamente, el cual constituye la información básica para el control de inventarios.
Esta información es soportada por los comprobantes de recibo de mercancía, los cuales se relacionan en éste en estricto orden consecutivo.
INFORMACIÓN
a- Día, mes y año en que se elabora el reporte.
b- Nombre del almacenista/recibidor de mercancía.
c- Número consecutivo del reporte de recibo.
d- Número de ítems, según el número de facturas que se relacionan en el reporte. (1-2-3....)
e- Número de la factura del proveedor o del comprobante de compra si no existe ésta.
f- Número del comprobante de recibo de mercancía que se está relacionando, en forma consecutiva.
g- Nombre del proveedor.
h- Valor de las mercancías recibidas, colocando en cada casilla, el valor correspondiente a cada grupo de inventario al que pertenezca el producto (aseo, cliente, papelería, impresos, mantenimiento, varios)
i- Sumatoria de todos los grupos de inventarios relacionados en el literal ( h).
j- Se coloca el monto respectivo a “activos de operación ’’ de cada factura, si hubo compras de éstos.
k- Total factura: Sumatoria de ( i + j).
l- Entradas hoy - saldo anterior - total mes a la fecha - cierre mes anterior: Se registra el total de entradas del día por cada grupo de inventario de suministros y activos de operación; en la segunda línea se coloca el saldo acumulado de compras de suministros y activos de operación hasta el día anterior, en la tercera línea la sumatoria de las dos anteriores, y por último en la cuarta línea se estipula el acumulado de compras de suministros y activos de operación del mes anterior, el cual sirve como parámetro para el presente mes.
ELABORA: El almacenista/recibidor, relacionando en forma consecutiva cada comprobante de recibo, en original y copia.
DISTRIBUCIÓN: Original: Se adjunta al paquete de soportes que se remite al contralor de alimentos y bebidas quién procesa las compras y/o correcciones y obtiene la aprobación del contralor/contador, para ser pasados al auxiliar de contabilidad para su digitación y causación.
Copia: Contralor de A y B, para facilitar el proceso de compras.
DISEÑO DE LA FORMA 3 01
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