ETIQUETA

IMPORTANCIA DEL PROTOCOLO EN LA VIDA EMPRESARIAL

Las reglas básicas de nuestro comportamiento en sociedad deben ser aprendidas a medida que vamos creciendo e igualmente debemos continuar desarrollando en todo momento la flexibilidad necesaria para enfrentarnos a situaciones nuevas ante las cuales a veces es preciso mostrar tolerancia y hasta hacer concesiones para mantener la armonía. Pero, de nuevo, si aprendemos a respetar los sentimientos, los intereses y las emociones de nuestros semejantes, entonces (y sólo entonces) estaremos capacitados para ser miembros de una sociedad y compartir en paz en este planeta en el que todos convivimos.

La Etiqueta y el Protocolo tienen su base en una serie de reglas (o sugerencias para evitar la implicación de la imposición) que contribuyen a desarrollar en nosotros un sentido del decoro, los buenos modales y la consideración y el respeto hacia las personas que tenemos a nuestro alrededor. Si esto se pudiese resumir en una sola frase, ésta sería NO HAGAS A LOS DEMAS LO QUE NO QUISIERAS QUE TE HICIERAN A TI.

Es claro que si aplicamos este principio elemental en nuestro comportamiento diario y si utilizamos en todo momento la corrección, moderación y un sentido equilibrado de lo que es tener clase y estilo estaremos cumpliendo con nuestras obligaciones en sociedad y para nosotros mismos.

El diccionario define la palabra "Etiqueta" como "reglas del decoro que gobiernan y guían el comportamiento humano".

La Etiqueta hoy está lejos de esas imposiciones arbitrarias y artificiales de antaño, aunque la tradición ancestral sigue vigente en muchas ocasiones, especialmente en lo que a ceremonias se refiere. Casi al comenzar el siglo nos encontramos con que el mundo hoy es distinto. Las familias algunas están fragmentadas (por separaciones, trabajos, muerte, etc.), la mujer trabaja en frentes fuera del hogar, la tecnología se ha metido de lleno en nuestras casas (televisores, teléfonos, VHS, C.D., D.V.D. etc.) amén de que ha dejado de pensar en el matrimonio y la familia como únicos propósitos de su vida.

De ahí que hoy hablemos de Imagen, Protocolo y Etiqueta en términos modernos, adaptados a nuestras necesidades y realidades y buscando siempre dar lo mejor de nosotros sin sacrificar ni renunciar a nuestros derechos fundamentales.

PRINCIPIOS BASICOS DEL PROTOCOLO Y ETIQUETA EMPRESARIAL

P U N T U A L I D A D

- Llegar tarde es simplemente descortés e impropio.
- Ser puntual no significa llegar antes de tiempo, es cumplir la cita a la hora acordada.
- Olvídese de las excusas. El éxito del ejecutivo es alcanzar la meta que se ha propuesto.
- La puntualidad rige para todo: Documentos, cotizaciones, cartas, pedidos etc.
- Los horarios varían de acuerdo con las profesiones y países.


D I S C R E C I O N

- Ser discreto significa saber guardar para usted las confidencias, sean relativas a los negocios o de orden personal.
- En el mundo de los negocios la discreción representa un papel importantísimo. La táctica es no dar un paso más allá de lo permitido.
- Los comentarios fuera de tono, chismes e intrigas en vez de ayudar pueden dañar un negocio y por supuesto su imagen.

C O R T E S I A Y P O S I T I V I S M O

- Ser cortés, agradable y optimista es la mejor llave para entrar con éxito al mundo de los negocios.
- No importa la raza, color ni condición, una sonrisa siempre es bien recibida.
- No confunda amabilidad con intimidad.
- Muéstrese abierto a las críticas y sugerencias, interésese por los otros y no solo por usted mismo.

V E S T U A R I O

- La primera impresión es la que vale.
- Una imagen vale más que mil palabras.
- Adoptar una imagen acorde con su profesión es universal.
- Sienta respeto hacia las vestimentas de los países que visita.

L E N G U A J E C L A R O Y C O N C I S O

- Las personas que se expresan claramente tienen una ventaja. Una mala comunicación escrita y oral puede detener el progreso de una persona y debilitar sus otras capacidades.
- Cuide su lenguaje, las palabras vulgares no tienen lugar en el mundo de los negocios.
- Hable claro y sepa escuchar.
- No haga chistes, ni comentarios fuera de tono.

PRECEDENCIAS

Llamar la atención, aspirar al primer lugar, sobresalir en una reunión o ceremonia es un deseo innato del hombre. Para evitar que esto suceda se crearon las precedencias.

Su origen data de la época del Rey Arturo y los caballeros de la mesa redonda. Según las leyendas de la época el Rey mando a construir una mesa redonda en la cual se podían sentar mil seiscientas personas, de modo que todas tuvieran el mismo sitio de honor.

La norma de precedencia, se fundamenta en el principio de igualdad.

Cada Estado tiene derecho a darse la forma de Gobierno que estime conveniente. Aunque el protocolo varia de un país a otro. Todo estado soberano tiene derecho a honores concedidos a los demás bajo condición de reciprocidad.

En Colombia las precedencias hasta la fecha están regidas por el Decreto No.770 de 1982, por lo cual se expide el reglamento de Protocolo y Ceremonial de la Presidencia de la República.

De acuerdo con los nuevos cargos que creo la Constitución de 1991, las precedencias en Colombia son las siguientes:
- Presidente de la República
- Cardenal Primado
- Ex presidentes de la República
- Designado a la Presidencia
- Ministro de Relaciones Exteriores (si hay diplomáticos o personalidades extranjeras)
- Decano del Cuerpo Diplomático
- Embajadores extranjeros
- Presidente del Congreso de la República
- Presidente de la Corte Suprema de Justicia
- Presidente de la Cámara de Representantes
- Presidente de la Corte Constitucional
- Presidente del Consejo de Estado
- Presidente del Consejo Superior de la Judicatura
- Presidente del Tribunal Disciplinario
- Presidente del Consejo Electoral
- Fiscal General de la Nación
- Ministros de Estado en el siguiente orden:
- Ministro de Interior
- Ministro de Relaciones Exteriores
- Ministro de Justicia
- Ministro de Hacienda
- Ministro de Defensa Nacional
- Ministro de Agricultura
- Ministro de Trabajo y Seguridad Social
- Ministro de Salud
- Ministro de Desarrollo Económico
- Ministro de Minas y Energía
- Ministro de Educación Nacional
- Ministro de Comunicaciones
- Ministro de Transporte
- Ministro de Comercio Exterior
- Ministro del Medio Ambiente
- Ministro de Cultura
- Secretario General de la Presidencia
- Embajadores Colombianos (si hay personalidades o diplomáticos extranjeros)
- Comandante General de las Fuerzas Militares
- Generales y Almirantes de las Fuerzas Militares y de la Policía Nacional
- Procurador General de la Nación
- Defensor del Pueblo
- Contralor General de la República
- Registrador del Estado Civil
- Alcalde Mayor de Bogotá
- Jefe Departamento Nacional de Planeación
- Jefes de Departamentos Administrativos (orden de creación)
- Viceministros de Relaciones Exteriores
- Mayores Generales y Vicealmirante
- Viceministros (mismo orden que los ministros)
- Gobernador de Cundinamarca
- Gobernadores (orden alfabético)
- Brigadieres Generales y Contraalmirantes
- Arzobispos y Obispos
- Senadores de la República
- Representantes a la Cámara
- Alcaldes de capitales
- Magistrados de la Corte Suprema de Justicia
- Magistrados de la Corte Constitucional
- Consejeros de Estado
- Magistrados del Consejo Superior de la Judicatura
- Magistrados del Tribunal Disciplinario
- Secretario General del Ministerio de Relaciones Exteriores
- Jefe de la Casa Militar de la Presidencia y Director General de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores
- Coroneles y Capitanes de Navío
- Secretarios Departamento Administrativo de la Presidencia
- Consejeros del señor Presidente de la República
- Encargado de Negocios
- Tenientes Coroneles y Capitanes de Fragata
- Asesores del señor Presidente de la República
- Ministros Consejeros
- Secretarios Generales de los Ministerios
- Subsecretarios Ministerio de Relaciones Exteriores
- Subdirector de Protocolo del Ministerio de Relaciones Exteriores
- Superintendentes (orden creación superintendencias)
- Gerentes Institutos Descentralizados (orden de creación)
- Consejeros de Embajada o Legación
- Edecanes del señor Presidente de la República
- Mayores o Capitanes de Corbeta
- Presidente de la Asamblea Departamental
- Presidente del Tribunal Superior
- Presidente Concejo Municipal
- Oficiales Subalternos de las Fuerzas Militares

PRECEDENCIAS RELIGIOSAS

- Santo Padre
- Cardenales
- Arzobispos
- Obispos
- Monseñores
- Sacerdotes

PRECEDENCIA DE LAS AUTORIDADES MILITARES

Está determinada por el grado y antigüedad de los miembros de las Fuerzas Militares y por la sucesión legal del mando, primando el concepto de grado y antigüedad.

a. Ejército
b. Armada
c. Fuerza Aérea

LAS EMPRESAS

Tanto oficiales como privadas, deben tener las precedencias bien establecidas, de conformidad con los correspondientes estatutos, de tal manera que si se presentase un caso fortuito, se sepa quien debe asumir la representación legal de la entidad.

Tanto en las reuniones de Junta Directiva como en las Asambleas, los dignatarios deben ocupar sus puestos en orden de precedencia.

LA FAMILIA

El Jefe del Hogar es el Padre, sigue la Madre, los hijos en orden de edad, los yernos y nueras por antigüedad, tendiendo en cuenta la fecha de matrimonio, los Nietos por orden de edad, a menos que algún miembro de la familia ocupe un puesto destacado en la Iglesia o el Estado.

PRECEDENCIA EN VEHICULOS

(Tierra, mar, aire). En automotores o carruajes, cuyos asientos están colocados en el sentido de la marcha y lo aborden tres personas, el primer puesto es el de la derecha del asiento trasero, el segundo el de la izquierda, el tercero al lado del conductor. Cuando son cuatro los ocupantes, el primer puesto es el de la derecha del asiento trasero, el segundo el de la izquierda, el tercero el centro del asiento trasero y el cuarto junto al conductor.

En todos los vehículos sube primero la persona de mayor categoría, siguiendo las demás en orden de jerarquía, teniendo en cuenta el lugar que le corresponde y la comodidad de la ocupación. Para descender se procede a la inversa. En lancha, buque o aeronave, la persona de mayor categoría se embarca de última y desciende de primera, en ascensores entra y sale de primera.



PERSONAS O BANDERAS

8 6 4 2 1 3 5 7 9

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PRECEDENCIA EN ESTRADOS

El lugar de honor está en el centro, el segundo a la derecha, el tercero a la izquierda y así sucesivamente, de modo que los pares están a la derecha y los impares a la izquierda. La primer fila, generalmente es la más importante, si se trata de un acto académico, una distribución de premios, condecoraciones, certificados, diplomas, etc. Si se trata de presenciar un espectáculo ya sea un desfile, revista, etc., o una función de teatro, evento deportivo o taurino, etc., o cuarta fila, si la visibilidad es mejor. Generalmente, en un teatro el palco presidencial es el central de segunda fila.

UBICACION Y DESPLAZAMIENTO A PIE

- Si las personas son dos, la de mayor precedencia va a la derecha.

- Si las personas son tres, la de mayor rango ocupa el centro, la que sigue a la derecha y la tercera a la izquierda.

- Si son cuatro, las tres primeras se colocarían en el orden anterior y la cuarta a la derecha de la situada en segundo lugar.

DIGNIDADES, TITULOS Y TRATAMIENTOS

Tanto en la vida privada con en la vida profesional, dirigir la palabra es un arte. No es cuestión de fórmula solamente sino que retrata a las personas. Muchísima gente que no sabe hablar ni emplear las palabras, comete mil errores, debemos aprender a expresarnos correctamente porque la palabra revela el buen o mal tono.

Debemos llamar a las personas por su nombre y nunca decir "este o aquel", detalle verdaderamente ordinario. Por lo tanto, cuando nos presentan a alguien es preciso recordar su nombre y sucesivamente el de nuestros compañeros, alumnos, profesores, etc.

El título profesional o de cargo público son imprescindibles en el ejercicio público profesional. A las autoridades las llamamos Señor Ministro, Señor Alcalde, Señor Inspector, etc.

A los Reyes se les llama Majestad o Señor; a las Reinas Majestad o Señora; a los infantes de los Príncipes y de los Reyes, si son varones Alteza o Señor, si son niñas Alteza o señora; a los Jefes de Estado Excelencia.

Disfrutan del tratamiento Excelencia: Los Ministros, Directores de las Reales Academias, Embajadores y Ministros Plenipotenciarios y otras personalidades que disfrutan del mismo tratamiento protocolario.

Durante la conversación corriente, no siendo acto oficial, se puede omitir el tratamiento Excelencia para las autoridades civiles y militares; al Ministro, le llamaremos Señor Ministro; a un General, cualquiera que sea su grado, le diremos General, etc.

Los tratamientos especiales entre colombianos fueron cambiados en agosto 30 de 1958. Desde entonces, el Presidente de la República y demás empleados al servicio de la Nación, sea cual fuere su posición, siempre recibirán el tratamiento de la denominación del cargo que desempeñen, solamente anteponiendo el adjetivo "señor y usted" según el caso. Ejemplo: Señor Presidente, Señor Ministro, etc.

Sin embargo, el tratamiento para con las personalidades extranjeras debe ser el acostumbrado por el protocolo mundial, según la posición que ocupen. Y este mismo tratamiento deben dar los extranjeros a las autoridades colombianas.

Mundialmente a las autoridades eclesiásticas en ningún momento se les puede omitir el tratamiento protocolario que les corresponda, ejemplo: a los Cardenales se les llama Su Eminencia; a los Arzobispos, Su Excelencia; a los Obispos, Su Ilustrísima; a los Sacerdotes Superiores, Su Reverencia; a las Madres Superioras, Su Reverencia; al Sumo Pontífice, Su Santidad.

PRESENTACIONES

Una de las maneras de expresar deferencia por las personas, es presentarlas.
Como regla general, el hombre es presentado a la mujer, la persona más joven a la mayor. Se presenta una mujer a un Jefe de Estado, a un alto dignatario de la Iglesia Católica o a un miembro eminente de la realeza.

El Rector de una universidad es a esa institución lo que un Jefe de Estado es a una Nación, por eso a él se le presentan decanos, profesores y alumnos sin consideración de sexo o edad.

No se deben omitir ni los títulos ni los apellidos, a menos que se trate de un personaje muy conocido.

Las formas apropiadas son:

- Señor Presidente, tengo el honor de presentarle al señor ........

- Su Eminencia, (cuando se trata de un Cardenal) tengo el honor de presentarle a la señora..........
- Excelencia, (cuando se trata de un Arzobispo u Obispo) tengo el honor de presentarle al doctor ...........
- Alteza, (cuando se trata de un miembro de una casa reinante) tengo el honor de presentarle a la señora..........

- Señor Rector, permítame presentarle a la señorita...........

- Señor Embajador, o Excelencia; puedo tener el honor de presentarle a la Señora...........?

Para presentaciones informales es suficiente decir los títulos, nombres y apellidos de las personas que se presentan, mencionando primero y con mayor énfasis, el de la persona de mayor categoría.

Si de verdad se desea relacionar dos personas entre sí, es conveniente acompañar la presentación de algunas palabras que sirvan de vínculo de unión.

Todo invitado a un homenaje debe ser presentado al huésped de honor, quien estará en la línea de recepción junto a los anfitriones, a menos que se trata de un homenaje colectivo, caso en el cual el homenajeado ingresará a la sala de banquetes cuando las demás personas ya están ubicadas en sus lugares.

En reuniones sociales no es necesario presentar a todas las personas entre sí, es conveniente presentar a quienes sean vecinos en la mesa de comedor, pero aún en el caso de que no han sido formalmente presentados, pueden y deben entablar una conversación y presentarse personalmente diciendo: "Permítame presentarme, mi nombre es..........." a lo que la otra persona debe responder también con una presentación personal.

El dar la mano sigue las mismas normas usadas para las presentaciones. Es la persona de mayor categoría quien debe extender la mano. Es la mujer quien da la mano, si quiere. La forma de presentar un orador es muy importante. A menos que sea una persona muy conocida se deben resaltar sus méritos, para que el auditorio se de cuenta de la importancia de la persona que lleva la palabra, a demás es un estímulo para ella.

Es una falta de cortesía omitir el apellido al presentarse, cosa que puede interpretarse como: “No quiero tener que ver nada con usted en un futuro".

Se acostumbran las tarjetas de presentación, ya sean sociales o comerciales; las primeras deben ser blancas y de cartulina muy fina, las segundas admiten variedad en cuanto al color, el diseño, etc., para hacerlas llamativas; sirven para la publicidad y propaganda de los servicios que se prestan. De todas maneras es importante que sean de buen gusto.

Cuando una persona desea hablar con otra en una empresa, se acostumbra entregar una tarjeta de presentación a la recepcionista, quien la hará llegar a su destinatario. Es facultativo de él recibir a la persona inmediatamente, darle una cita o no recibirla, presentándole alguna disculpa.

LA GESTION EMPRESARIAL

A medida que la competencia se vuelva más feroz, conseguir o conservar un empleo, o ser ascendido, dependerá no sólo de las cualidades que tenga (porque hay cientos de otras personas con las mismas cualidades), sino de lo adecuadamente que se comporte y de la medida en que usted se muestre y actúe como se espera de una persona en esa posición.

Las opiniones se forman en los primeros cinco minutos de una entrevista para solicitar empleo; la gente tiende a emplear a los candidatos que encuentran simpáticos y a ascender a aquellos que los hacen sentir cómodos. Los buenos modales, como decir "Gracias", ser cortés y considerado, usar el lenguaje adecuado y vestir como corresponde para un empleo dado, son algunos de los rasgos que generalmente hacen que los empleados resulten agradables y tengan probabilidades de triunfar.

La etiqueta, o comportarse de una manera adecuada, se ha convertido en una estrategia clave para triunfar (y seguir triunfando) en el mundo de los negocios.

Nos guste o no, llegar a la cima y mantenerse allí puede a veces ser una cuestión de decir la cosa oportuna en el momento oportuno, o evitar situaciones que perjudican las carreras, tales como revelar demasiadas cosas; beber demasiado en la fiesta de Navidad; quebrar la etiqueta de cuándo llegar a la oficina, basándose en la hora de llegada de los subordinados o superiores. El buen criterio debe ser evidenciado al elegir los regalos apropiados; hacer sociedad con las personas que corresponde en la fiesta anual; comportarse con corrección en los desayunos, almuerzos o cenas importantes, y al decidir quién se hace cargo de la cuenta; elegir las palabras adecuadas si despiden a un colega; conocer la etiqueta de las relaciones entre hombres y mujeres en el trabajo y comportarse en consecuencia; comunicarse correctamente por teléfono, personalmente o por correo; dirigir eficazmente seminarios, reuniones o conferencias; crear y contestar invitaciones; y organizar recepciones de negocios que les hagan quedar bien a usted y a su compañía.

Las reglas cambian en cada empresa. Para progresar usted debe saber cuáles son esas reglas en cualquier momento dado. En lo que se refiere al atuendo, por ejemplo, hay una manera de vestirse que se espera de usted si trabaja como ejecutivo en una institución de servicios financieros y otra, en una editorial. Además, que usted trabaje en el área creativa y no en la administrativa puede influir sobre su vestimenta, lenguaje o comunicaciones escritas y conductas conexas.

La etiqueta correcta siempre ha sido un elemento clave para que un negocio de éxito trabaje sin contratiempos. Ahora que los negocios se vuelven globales en su investigación, la etiqueta desempeña un papel aun mayor.

La etiqueta incorrecta también puede impedir que le den empleo. Un ejecutivo de una institución de servicio financiero tradicional no consiguió el puesto porque: usaba trajes llamativos, un anillo de diamantes en el meñique, y una pulsera de oro en la muñeca. Estaba capacitado para el cargo, pero le iba a costar entrar en este negocio por su estilo de vestirse.

MODO DE HABLAR

El modo de hablar incluye el tono, la enunciación, pronunciación, el volumen y la corrección de las palabras que usa. Este es un aspecto clave de su imagen ya que, personalmente, puede observarse junto con su manera de vestirse y, por teléfono, es el único medio para trasmitir su imagen.

Grave su voz y escúchela. Habla claramente?, Habla demasiado rápido?, Tiene una voz tan baja que se pueden perder algunas palabras?, Las palabras que usa son apropiadas?

Su voz y las palabras que usted emite son otro aspecto de imagen profesional. Tómese tiempo para mejorar su modo de hablar, practicando la pronunciación y el tono.

Uno de los aspectos más importantes del modo de hablar, para tener presente en el nivel ejecutivo, es que el lenguaje vulgar no es aceptado con la etiqueta profesional. Aunque el presidente de su compañía o su superior use una palabra vulgar ocasionalmente, eso no justifica que usted imite ese modelo.



CONSEJOS PARA COMUNICARSE MEJOR

• Más importante que hablar, es saber escuchar. Déle siempre al interlocutor una oportunidad para responder y comentar acerca de lo que habla.

• No reparta su atención en varios asuntos al mismo tiempo; mejor termine un tema para después entrar en el otro.

• No mire con insistencia para otro lado mientras habla con alguien, pues la persona con la que conversa puede pensar que no lo está haciendo caso.

• Trate siempre de mirar a los ojos de la persona con la que habla; a veces las miradas dicen más que las palabras.

• No tenga miedo en utilizar las manos para comunicarse, los gestos pueden ser tan efectivos como las frases. Desde luego, tampoco exagere.

• No trate de terminar las oraciones de los demás; de esta forma, su interlocutor puede pensar que usted cree saber más que él.

• Cuando tenga algo importante que decirle a una persona, trate de hacerlo personalmente y evite que estén otras personas presentes.

• Antes de expresar que no está de acuerdo con el punto de vista de la otra persona, deje que esta termine su idea.

LA ETIQUETA Y EL ARTE DE HABLAR POR TELEFONO

• Elija el momento apropiado para hacer una llamada telefónica. Recuerde que cuando usted llama por teléfono, está imponiendo su presencia a una persona que no la esperaba o que no la solicito. Nunca llame a horas de comida, ni muy temprano en la mañana o tarde en la noche.

• Salude con un Buenos Días o Buenas Tardes o en su defecto Buenas Noches; con ello demuestra no solo su grado de educación sino de respeto a la persona que le contesta. Si ésta es conocida por usted, salúdela por su nombre e inmediatamente identifíquese, con un saludo breve y pregunte por la persona con la cual desea hablar. Sea directa al iniciar una conversación. No comience a jugar con frases "A que no sabes quien te habla", etc.

• No prolongue innecesariamente el tiempo de conversación telefónica; más de quince minutos hablando por teléfono es tiempo suficiente para tratar el tema objeto de la llamada. Recuerde que el teléfono se hizo para acortar distancias y no es el medio para hacer ni confidencias, cuentos, chismes, etc.

• Si usted fue quien hizo la llamada, es también quien debe poner fin a la conversación.

• Antes de hacer una llamada, anote los temas que va a cubrir en la conversación.

• Sea moderado en su tono de voz, no discuta, ni tampoco adopte un tono de voz melosa, ni siquiera con la persona amada.

• Si la comunicación se interrumpe por algún motivo técnico; le corresponde a la persona que originalmente hizo la llamada el comunicarse de nuevo.

• Recuerde que las palabras "Por Favor" y "Gracias", deben ser empleadas al comenzar y terminar una llamada telefónica.

• Número equivocado; cuando esto se presente, con cortesía informe que se equivoco de la misma manera que a usted le gustaría que le contestaran si usted se hubiese equivocado.

• Si al hacer una llamada le sale la grabación de un contestador automático; no cuelgue, sea directo en el mensaje que va a dejar, mencione su nombre y teléfono. Si usted es quien recibe mensajes, devuelva las llamadas, no hacerlo es una falta mayor de cortesía.

• En general, un ejecutivo pocas veces hace una llamada telefónica directamente; lo usual es que le informe a su secretaria el nombre de la persona con la que desea hablar, y que sea ésta la que busque su teléfono en el directorio personal de su jefe.

• Si la llamada se hace a una persona que ocupa una posición inferior a la suya, la secretaria debe cerciorarse de que la persona que tiene en la línea, antes de ser pasada a su jefe, es aquella con la que éste desea hablar.

• Si ambos ejecutivos comparten un mismo nivel de autoridad, entonces las secretarias llegan tácitamente a un acuerdo de pasarlos simultáneamente.

• En el caso de mujeres ejecutivas, a menos que la diferencia de posición sea muy evidente, lo correcto es que el ejecutivo hombre reciba directamente la llamada de la mujer. Es una norma de cortesía y amabilidad.

CUALIDADES DESEADAS EN EL MUNDO LABORAL

1. Considera un honor trabajar para la entidad en la cual presta sus servicios.

2. Conoce su trabajo y lo ejecuta con eficiencia.

3. Presta sus servicios de manera espontánea, eficiente como sí la entidad fuera propia, como sí su trabajo fuera irremplazable.

4. Es leal con la entidad. Sea en horas de trabajo o fuera de ellas, habla siempre bien de la entidad y no permite críticas.

5. Tienen en cuenta que la "Reserva" es una obligación moral.

6. Manifiesta su respeto a los demás por medio de un trato acorde con la jerarquía de cada persona, con amabilidad pero sin familiaridades fuera de tono.

7. Se respeta a sí mismo y lo demuestra por medio de:
- Presentación personal
- Comportamiento inmejorable en todo lugar

8. No se deja sobornar.

9. Nunca espera que los demás observen reglas que él no observa.

10. Encuentra tiempo para escuchar a sus subordinados además de dar las órdenes.

11. Cumple sus promesas, tanto las grandes como las pequeñas.

12. Respeta las ideas de los demás.

13. Responde a las llamadas telefónicas dentro de las veinticuatro horas o hace que otra persona las responda por él.

14. Contesta la correspondencia importante en cuatro días y la que no tiene importancia en dos semanas como máximo.

15. No pretende ser un experto en lo que no lo es.

16. Siempre devuelve las cosas que pide prestadas con rapidez y en buenas condiciones.

17. Nunca repite un rumor que podría lastimar la reputación de alguien.

18. Sabe cómo debe vestirse en el trabajo y fuera del trabajo, y comprende cuál es la ropa apropiada para cada ocasión.

19. Contesta todas las invitaciones con rapidez, ya sea por escrito o por teléfono.

20. En situaciones de oficina es respetuoso cuando corresponde serlo.

21. Sabe presentar a las personas correctamente y de manera que se sientan cómodas.

22. Sabe felicitar a alguien y sabe aceptar una felicitación con elegancia.

23. Es puntual o, si se ve demorado, siempre avisa a su anfitrión que llegará tarde.






RELACIONES ENTRE HOMBRES Y MUJERES

Sea usted un hombre o una mujer, una secretaria o un vicepresidente, la conducta de los hombres y las mujeres en el trabajo se han convertido en uno de los problemas más apremiantes hoy en la etiqueta de los negocios. La clave es tener buenos modales.

DETALLES PARA TENER EN CUENTA

1. Ceder del paso, tanto hombres como mujeres, es una señal de cortesía elemental, que revela una buena educación y sugiere que estamos conscientes de que compartimos con otros el espacio en el que nos desarrollamos.

2. Sonría! la sonrisa es una señal infalible de cortesía que derrumba hasta los obstáculos mayores.

3. Si un hombre y una mujer caminan por la calle, él debe escoltarla; es decir, caminar del lado externo de la acera.

4. Al llegar ante una puerta, el hombre cortés debe abrirla y mantenerla abierta, mientras le cede el paso a ella.

5. En un bus o vehículo público, en el que todos los asientos están ocupados, si el hombre está sentado y la mujer de pie, lo cortés es que él le ceda el asiento a ella.

6. Al subir o bajar de un automóvil, el hombre debe abrirle la portezuela del auto a la mujer, y cerrar la portezuela con suavidad es el complemento de esta rutina elegante.

7. Cuando una mujer se incorpora a un grupo, o cuando llega a un salón, el hombre debe ponerse de pie.

8. El de menor edad o jerarquía debe abrir la puerta y ofrecer el paso a la persona de mayor edad o jerarquía.

9. Emplear el "usted" en vez del informal "tú", es una señal de respeto.

10. Si no puede evitar un bostezo, hágalo, pero con la mayor discreción posible. No es necesario ofrecer disculpas ni explicaciones. Tampoco pida disculpas por cualquier accidente que pueda producirse como consecuencia de su proceso digestivo. Deseos de estornudar?, son mecanismos involuntarios de nuestro cuerpo y así deben ser aceptados.

11. Jamás lance papeles o deshechos al piso.

12. Los besos, los abrazos efusivos, y otras expresiones de cariño deben reservarse para los momentos íntimos. Sea cordial en todo momento, pero tampoco exagere.

13. Evite tocar a su interlocutor para enfatizar una expresión determinada.

14. Acostúmbrese a sustituir sus manos con la palabra, así podrá evadir situaciones embarazosas.

15. En casi todos los países de Latinoamérica, el beso social se limita a una sola mejilla, ofrezca este tipo de beso. En muchos países de Europa, el beso social es doble: ambas mejillas.

16. Debe besar socialmente a un hombre? Sólo cuando el grado de amistad entre ambos es grande. Los jefes y los compañeros de trabajo jamás se besan, es una norma sana que puede evitar complicaciones. Como regla general, nunca bese a una persona que le acaban de presentar.


COMO MANEJAR LA SITUACION CUANDO LA JEFE ES UNA MUJER


La asistente puede sentirse cómoda charlando con su jefa o haciéndole confidencias como nunca se atrevería a hacer si tuviera a un hombre como jefe. En niveles ejecutivos, los detalles íntimos o problemas de la vida personal no son tema adecuado para compartir en el ambiente de una empresa, especialmente con quienes son sus superiores o subordinados. No permita que el sexo de su jefe o empleado le proporcione un falso sentido de tranquilidad al desviarse de esas reglas de la etiqueta de negocios. En algún momento esas confesiones impropias pueden pender sobre su cabeza, saboteando su progreso o haciéndole sentir innecesariamente incómodo en la presencia de alguien a quien le hizo una confidencia.

La mejor manera de evitar esta situación es tratar a cualquier ejecutivo según la etiqueta adecuada para alguien en ese nivel, antes que tener en cuenta su sexo. En otras palabras, piense en las reglas que indican cómo un subordinado trata a un superior o cómo dos colaboradores deben tratarse entre ellos, más bien que en cómo una mujer debe tratar a otra mujer o cómo el hombre debe tratar a una mujer.

INCLUSION DE ESPOSAS Y ESPOSOS EN ACTOS DE LA EMPRESA

Hubo un tiempo en que el nivel ejecutivo de una empresa, dominado por los hombres, tenía un rol específico asignado a las esposas de sus ejecutivos, el de la "esposa de una corporación". Era una mujer, a menudo con una buena educación pero cuya propia carrera era dejada de lado poco después de su matrimonio, cuando empezaba a tener hijos. A partir de ese momento, su empleo era estar a la entera disposición de su marido ejecutivo con su mejor aspecto cuando asistía a la cena o función de negocios de la compañía a que era invitada.

En las convenciones, se volvió muy importante ofrecer "programas para cónyuges" que dócilmente dejaban todas sus obligaciones personales o profesionales para ir a la ciudad o país donde el cónyuge tenía que estar para una convención de unos pocos días.

Los tiempos han cambiado, sin embargo, y puede ocurrir que las esposas de los ejecutivos tengan sus propias carreras y les resulte imposible estar al lado del esposo en compromisos de cenas o convenciones. También puede ocurrir que sea el hombre quien tenga que interrumpir sus propios compromisos de negocios para acompañar a su esposa al acto de su empresa.

Reconociendo que las esposas o esposos de su personal superior tienen vidas profesionales activas, las empresas disminuyen cada vez más el número de actividades a las que invitan a los cónyuges, o proyectan algún acontecimiento ocasional para invitarle un fin de semana, cuando es más probable que los dos estén libres. Las fiestas para toda la empresa, como la de Navidad, probablemente excluyan adrede a los cónyuges para evitarles la descortesía de no ir, impedidos por las obligaciones de sus propias carreras. En realidad, si un acontecimiento de la empresa incluye a los cónyuges, se considera correcto que estén presentes.

LA AMISTAD EN EL TRABAJO

Es correcto cultivar amistades en el trabajo, mientras esas relaciones no distorsionan su juicio cuando se trate de evaluar desempeños o realizar las tareas diarias.

Las siguientes son algunas sugerencias sobre cómo mantener amistades de negocios entre hombres y mujeres, de una manera adecuada:

- Si la amistad se relaciona principalmente con el trabajo, trate de no llamar a su compañero de sexo opuesto a su casa, a menos de tener un asunto específicamente relacionado con el trabajo, sobre todo si él o ella vive con su cónyuge o pareja.

- Recuerde que no debe dar a su amistad ningún matiz que sugiera otra cosa que cordialidad, vístase siempre adecuadamente.

EL AMOR EN LA EMPRESA

Los amores de oficina son otra preocupación clave para cualquiera que trabaje en una oficina donde hay hombres y mujeres. Sin embargo, tener un romance en el trabajo también puede acabar con su progreso en esa empresa y también con su trabajo.

En lo que se refiere a las relaciones hombre-mujer en el trabajo, todavía es válida la vieja etiqueta: No tenga una aventura con alguien de más jerarquía que usted. En realidad, trate de no tener una relación amorosa con nadie dentro de su departamento o empresa, a menos que uno de los dos esté dispuesto a buscar otro trabajo, y por cierto, no lo haga si esa relación puede ser arriesgada porque uno de los dos está casado o comprometido de alguna u otra manera.

Algunas empresas todavía tienen la política de no emplear matrimonios. Si los empleados se ennovian y empiezan a vivir juntos o se casan, se les pide que uno de ellos se vaya.

El mejor consejo sobre la etiqueta de los romances de oficina es ser discretos, sea correcto o no el romance, tal como ocurre en cualquier relación humana. La oficina no es el lugar para hablar de asuntos maritales; es igualmente, inadecuado permitir que su romance se convierta en tema de conversación. No sólo debería usted ser discreto porque es incorrecto involucrar a su lugar de trabajo en cuestiones tan íntimas, sino que usted debe evitar convertirse en tema de los chismes de oficina. La fábrica de rumores está siempre dispuesta a acoger el chisme sobre un amorío de oficina y puede destruir una reputación o acabar con una carrera.

Examine su conducta con el sexo opuesto para que gestos aparentemente inocentes, como apoyar la mano sobre el hombre de alguien, o un abrazo al pasar, no se interpreten equivocadamente como románticos. Es mejor, que se evite cualquier contacto físico con el sexo opuesto que un hombre o una mujer puedan interpretar como acoso sexual, lo mismo que cualquier conversación que pudiera hacer ruborizar a alguien. También es mejor tener los encuentros en público y dentro de las horas de oficina usuales.

PROTOCOLO ESCRITO

Su éxito como ejecutivo aumentará, si todo lo que escribe en un contexto de negocios se adhiere a los principios generales de etiqueta de mostrar interés por los demás, usar formatos y lenguaje aceptables, y responder puntualmente.

Los ejecutivos pueden ser juzgados primero por el tipo de carta que escriben antes de ser evaluados por su manera de hablar o su destreza en el trato personal, ya que a menudo hasta conseguir un empleo comienza con una carta solicitando información. Una vez que el ejecutivo consigue el trabajo, las evaluaciones positivas y los ascensos pueden depender de que escriba cartas adecuadas y efectivas.

La buena redacción comercial depende de cuatro consideraciones:

Pensamiento: Es el contenido de su escritura, o qué dice en sus cartas, notas o memos internos. Debe tener en claro las ideas que desea expresar o no podrá comunicar con persuasión esos pensamientos o puntos a otros.

Legibilidad: Es la claridad de su escritura. La mejor manera de lograrla es usar palabras, oraciones y párrafos breves. Unas pocas palabras bien escogidas harán mejor impresión que un montón de frases vacías.

Corrección: Se refiere a la gramática y a la ortografía que usted utiliza. Escribir incorrecta o torpemente no tiene excusa. Cuando dude, consulte libros de gramática, libros sobre estilo fáciles de leer.

Adecuación: Tiene que ver con el tono de su escrito. El tono (su elección de palabras, el grado de informalidad o formalidad que le da a su estilo) debe adecuarse a la persona a quien le escribe, tal como su ropa es la adecuada para el tipo de clientes con que trata.

EL ARTE DE ESCRIBIR LAS CARTAS

- Elija un papel de excelente calidad, y en tonalidades muy claras.

- Recuerde que los sobres deben ser del mismo papel y tonalidad que el papel de escribir.

- Escriba siempre sus cartas personales a mano, y con tinta negra. Las cartas comerciales deben ser escritas a máquina.

- Las tachaduras, manchas de tinta o borrones son de pésimo gusto; una carta elegante debe ser impecable.

- Compruebe que su carta no tiene errores de ortografía.

- Cuidado, no escriba nunca lo que prefiere que otros no sepan, las cartas circulan más de lo que imaginamos.

- Exprésese con sinceridad, empleando un vocabulario fácil.

- Incluya siempre la fecha en que está redactando la carta.

- Comience con una frase de saludo apropiada.

- Si la persona tiene título, incluya el mismo precediendo su nombre y también en la frase de saludo.

- Apártese de expresiones vagas como "etc.", "lo que todos sabíamos", entre otras.

- La primera página de una carta nunca se enumera.

- Firme siempre sus cartas con su nombre y apellidos.

- Todas las cartas recibidas deben ser contestadas a la brevedad posible.

- Compruebe que la dirección que ha escrito en el sobre es la correcta.

- Coloque el sello en la posición apropiada.

- La dirección del destinatario debe quedar centrada en el sobre.


CUANDO ESCRIBIR UNA CARTA

- Para contestar una invitación formal que haya recibido.

- Para dar las gracias por cualquier atención de la que haya sido objeto.

- Todas las expresiones de felicitación, deben ser respondidas con una carta o nota breve.

- Si alguien le hace un favor, agradézcalo personalmente, pero también envíe una breve nota.

- Esas tarjetas postales que se reciben cuando los amigos viajan, deben ser contestadas.

- Las expresiones de pésame.

- Después de una invitación a una fiesta, a una cena, o a una reunión, es muy apropiado enviar una nota dando las gracias.


LA VIDA SOCIAL Y SUS REGLAS


MOTIVOS DE UNA INVITACION

El hombre es un animal sociable por naturaleza y como tal siente la necesidad de relacionarse con sus semejantes y, desde siempre, ha invitado a sus congéneres a compartir sus alimentos. Es decir, le ha invitado a compartir lo más importante en su supervivencia.

Esta sería la explicación más rudimentaria del hecho de las distintas invitaciones que, para reunirnos en torno a una mesa o a unos manjares, nos hacemos los hombres a todo lo largo y ancho de la geografía mundial.

Podríamos diferenciar claramente al anfitrión en su calidad de familiar o amigo, del anfitrión empresarial, papel, éste último que forma parte de su cometido en el mundo de los negocios.

Tanto como amigo a familiar, como en su vertiente empresarial, el anfitrión puede llevar a cabo una invitación para:

Conseguir: Un negocio, una amistad, un favor.

Agradecer: Una hospitalidad, un favor, una invitación.

Conocer: Una persona, una situación.

Celebrar: Un homenaje, una ocasión festiva.

Dar a conocer: Una noticia, una situación, un hecho.

Aclarar: Un hecho, un rumor.

Hacer: Nuevos Amigos

Fortalecer: Amistades, negocios.

Solucionar: Problemas, situaciones.

FORMAS DE INVITAR

En general podríamos decir que la invitaciones en torno a una mesa estarían resumidas en:

Comida-Aperitivo
Para poder entendernos conviene aclarar lo que el Diccionario de la Real Academia de la Lengua Española nos indica sobre este tema.
Comida: Alimento que se toma a una u otra hora del día.
Almuerzo: Comida que se toma al mediodía o primeras horas de la tarde.
Cena: Comida que se toma por la noche.
Lugar: Puede realizarse en casa:
- Atendido por camareros.
- Atendido por la propia Anfitriona.
- Atendido por el servicio doméstico.
- También puede tener lugar en un restaurante.
Invitaciones:
- En comidas formales, deben enviarse con quince días de antelación.
- En comidas informales, puede invitarse por teléfono a los más allegados, comunicándoles los detalles relativos a vestuario, fecha, hora y nombre de los demás comensales, diez días antes como mínimo.

Sugerencias relativas a almuerzos y cenas, a tener en cuenta:

- No conviene invitar a sentarse en una comida a la misma mesa, a trece comensales. Hay personas que son supersticiosas y no debemos ponerlas en un aprieto, para ello nada mejor que tener previstas a quince o doce personas.
- Nunca debemos sentar a dos personas del mismo sexo juntas.
- En el caso de un matrimonio, los cónyuges no deben sentarse juntos, ni enfrente el uno del otro. Esta regla se denomina "descanso matrimonial".
- Si en nuestra mesa contamos con la presencia de un extranjero, coloquémoslo o entre personas que hablen su propio idioma o un idioma común.
- Procuraremos no sentar juntas a personas que no se lleven bien o que no tengan nada en común.
- Tengamos previsto un lugar donde depositar los abrigos de nuestros invitados.

Se denomina aperitivo a aquella parte del almuerzo o de la cena que se sirve antes que ellos y cuya misión, además de abrir el apetito, es la de permitir la llegada de los comensales, facilitar que éstos se conozcan y se presenten y que inicien la conversación. No debe saciar el apetito de los comensales, ya que esto no les permitirá saborear los platos que se servirán después.

Como sugerencia:

- Los alimentos: tres o cuatro clases de pequeños canapés, de los que pueden comerse de un solo bocado, sean suficientes.
- Las bebidas: variadas, fáciles de preparar y de servir, con alcohol o sin él.

El aperitivo puede tomarse sentado, pero suele tomarse de pie. Es natural que los primeros invitados en llegar se sienten, pero como siguen llegando más, se levantan para saludarlos, charlan y siguen de pie.

Cóctel-Recepción

A pesar de que el cóctel, una mezcla de bebidas alcohólicas y de otros líquidos, ha sufrido hoy una notable pérdida de su pasada popularidad, su nombre ha quedado como distintivo de un tipo de reunión festiva que, en nuestro país, suele comenzar hacia las siete de la noche y cuya duración es de tres horas aproximadamente.

La recepción, por su parte, tiene una duración de dos horas, más o menos.

Tanto el cóctel como la recepción son los medios adecuados para quienes desean invitar a un gran número de personas, sin que su organización requiera grandes complicaciones.
En el cóctel se reúne a amigos, familiares, compañeros de trabajo, o personas del mundo de los negocios. Sin embargo, la recepción es siempre oficial y formal y realizada por una autoridad. Esa es la única faceta que diferencia una clase de invitación de la otra.

La concepción de ambas celebraciones, como cenas realizadas de pie, ofrece algunas ventajas para los organizadores:

- Permite que el número de invitados pueda ser mayor que el de una cena sentada.

- Los comensales pueden sentarse donde quieran, o quedarse de pie.

- La impuntualidad de los invitados pasa completamente desapercibida, ya que no es necesario que hayan llegado todos ellos para comenzar.

- El invitado puede moverse libremente por entre los asistentes, lo que le permite escoger a las personas con las que le apetece charlar y pasar el rato.

Este tipo de actos también presenta ciertos inconvenientes; el más importante para la anfitriona, es que, puesto que los invitados pueden consumir sus alimentos en cualquier lugar de la estancia en la que se mueven, es mayor la posibilidad de que algo se dañe.

De todos modos, cada vez que llegue algún nuevo invitado, debe ser recibido personalmente por el organizador del cóctel o recepción, quien lo introducirá entre los de más invitados, presentándolo para evitar que quede aislado.

Invitados
- Cuando uno pueda escoger por sí mismo a sus invitados, intentará que pertenezcan a medios sociales parecidos.

- Es aconsejable no invitar a la misma fiesta a personas enfrentadas por algún motivo.

- En el caso que se produjera alguna situación difícil, será el anfitrión quien, con tacto y delicadeza, hará todo lo posible por despejarla, evitando de este modo que el resto de los invitados presencie una escena desagradable.



Invitaciones

Si se trata de personas muy allegadas o con las que nos une una gran amistad, puede invitárseles por teléfono, con al menos quince días de antelación. Cuando haya que enviar invitaciones por escrito, éstas se cursarán con un máximo de treinta días, y un mínimo de quince. Nunca caeremos en el error de invitar con una antelación menor de una semana.

La invitación contendrá información sobre el lugar, la fecha y el motivo de la misma, así como el horario de comienza y de finalización. Cuando se trate de una invitación oficial, se incluirá también el tipo de indumentaria que debe vestirse.

Llegada y Despedida

Tratándose de amigos todo se acepta. Pero cuando la invitación es formal y oficial y sobre todo se trata de una recepción, existirá una línea de recibo, desde la que los anfitriones han de recibir, saludar a sus invitados y, dentro de sus posibilidades humanas, despedirlos.

Como la puntualidad en los cócteles y recepciones es conveniente, pero no imprescindible, los anfitriones deberán estar en la llamada línea de recibo, durante los primeros treinta minutos, no más.

Cuando se acerque la hora de partida, los anfitriones no se colocarán próximos a la salida. Tal hecho podría tomarse como una insinuación de que deben marcharse. Sin embargo, los invitados deben despedirse, por lo menos, de la anfitriona.

La Comida
En este tipo de fiestas, suele ofrecerse para beber cerveza, jerez, vinos blanco y tinto, otros tipos de bebidas alcohólicas, zumos, aguas minerales y bebidas refrescantes, entre otras.

La comida, siendo sencilla, es imprescindible para contrarrestar la ingestión de alcohol. Alimentos que puedan cogerse con las manos, ya que se toma de pie. Si se sirven canapés, que se puedan comer de un bocado.

Acondicionamiento del sitio
Si el cóctel o la recepción se realizan en un hotel, o restaurante, todo resulta más fácil. En ellos disponen ya de estancias generalmente grandes, preparadas para este tipo de invitaciones.

El problema surge cuando la invitación tiene lugar en casa. En ese caso es preciso disponer ciertas habitaciones, de manera que los invitados disfruten del necesario confort.

En el cuarto de baño, y en lugar visible, colocaremos cepillo, jabones y papel higiénico, colonia y toallas limpias, para uso de nuestros invitados.

No olvide que debe distribuir suficientes ceniceros por los lugares más estratégicos, de modo que no dejen caer cenizas y colillas al piso.



Cómo Distribuir a los Invitados

Si lo que celebramos es un cóctel o una recepción con bastantes invitados y no queremos que éstos se amontonen un mismo lugar, existen algunos trucos que, puestos en práctica, nos evitarán esa sensación de estar apretados.

Si tenemos varios lugares para que la gente se distribuya en ellos, lo normal es que a medida que van llegando se queden en el primer salón. Pero si situamos, estratégicamente opuestos, puntos de bebida y comida en los extremos de las salas o salones, los invitados se desplazarán en busca de estos puntos, por si mismos, con lo que se extenderán por todo el espacio disponible.

Cena-Buffet
Es una manera adecuada de invitar a cenar, formal e informalmente, a un número importante de invitados. A diferencia del cóctel, en el que se cena de pie, en la cena-buffet la gente lo hace sentada. No requiere asistencia de personal calificado que nos ayude, lo que la convierte en algo agradable y actual. Si además podemos contar con algún amigo, que nos extienda una mano, al atender a nuestros invitados, nos resultará mucho más fácil. Sin embargo, no sirve para acontecimientos de cierta importancia ya que es una cena calificada de informal.

Toda la cena gira en torno a una mesa que puede ser colocada adosada a una pared o que puede ser rodeada, y sobre la que están colocados los alimentos. Si la mesa está adosada a la pared los invitados, tras coger plato, cubierto, pan y servilleta, se acercarán a la mesa por la izquierda, se servirán los alimentos y se retirarán de la mesa por la derecha de la misma.

Si la mesa está colocada para ser rodeada, el movimiento de los comensales es diferente: Se acercarán por la derecha, se dirigirán hacia la izquierda, rodearán la mesa y se retirarán por la derecha. Para orientar a los invitados despistados, es conveniente colocar al principio de la mesa, para que sea lo primero que se coja, los platos apilados, los cubiertos, los vasos y las servilletas. Acomode un lugar, separado de la comida, para depositar los vasos y platos usados.

Los invitados pueden acercarse a la mesa, cuantas veces lo crean oportuno, para servirse más comida. Alguien se encargará de ir retirando los platos usados y las bandejas vacías, así como de reponer la comida y la bebida que se vayan agotando. Si el buffet se celebra en casa, las bebidas pueden situarse en una mesa auxiliar.

Las mesas pueden ser adornadas con un centro de flores, que no sea muy voluminoso, o un cesto lleno de frutas frescas dispuesto con gracia. Si coloca candelabros, enciéndalos en cuanto oscurezca.

DETALLES CON LOS ANFITRIONES

Los invitados a almorzar o a cenar suelen llevar un pequeño obsequio para la anfitriona o para el anfitrión. Es una costumbre muy difundida y arraigada el regalar flores. En este caso, lo más práctico es enviarlas por medio de la floristería, con una tarjeta del remitente, antes del almuerzo o de la cena. Si las llevamos personalmente, obligaremos a la anfitriona a colocarlas apresuradamente en un jarrón, para evitar que se estropeen. También pueden enviarse el día siguiente, nunca más tarde, con un tarjeta para agradecer la invitación.

Algunos prefieren llevar una botella de vino o de champaña. No es muy aconsejable, ya que el vino que va a servirse en la comida estará ya previsto y preparado de antemano.

A no ser que se haya hecho mención expresa de ello con anterioridad o que exista una gran amistad entre anfitrión e invitado, éste no debe llevar postres ya que se supone que la anfitriona tendrá el menú previsto. Sí pueden llevarse bombones, o caramelos para los niños, en el caso de que los haya. También pueden regalarse objetos personales, aunque no es muy corriente.

Su es usted el anfitrión o la anfitriona, no tiene que descorchar en la comida ese vino que su invitado acaba de traerle, ni tampoco tiene por qué incluir el postre que acaban de regalarle. Pero le recomiendo, que coloque las flores, lo antes posible, en un florero con agua.

INVITACIONES

Las invitaciones son otro aspecto necesario de los agasajos de negocios, se trata de una simple llamada telefónica a un colega con la propuesta, encontrémonos para comer, o una invitación más formal, escrita con elegancia y hecha especialmente para cada uno de los veinte invitados a una cena de negocios. Las invitaciones verbales por teléfono son aceptables para todas las cenas y fiestas, salvo las más formales.

Si las invitaciones se van a imprimir, se necesitarán tres semanas por lo menos, sólo para esa tarea. Siempre que haya invitaciones escritas calcule por lo menos un mes desde el momento en que decide ofrecer la fiesta hasta el momento en que imprime, envía y recibe las respuestas a sus invitaciones. Si va a invitar por teléfono, es aceptable un mínimo de anticipación de dos semanas.

INVITACIONES FORMALES

- La etiqueta de hoy recomienda que todas las invitaciones formales sean impresas.

- Redacte la invitación formal siempre en tercera persona.

- Envíela exactamente dos semanas antes del evento anunciado.

- Si es un matrimonio quien hace la invitación formal, los nombre completos de los cónyuges deben aparecer en la tarjeta.

- Las abreviaturas no son correctas en una invitación formal.

- Es posible que la invitación sea extendida por una organización, un club o una institución determinada, en ese caso, deberá aparecer el nombre completo de la institución.

- El tamaño de la invitación formal sigue un patrón tradicional y, el impresor puede orientarla en este sentido.

INVITACIONES INFORMALES

Hay ocasiones en que la invitación formal no es necesaria, porque no se trata de un evento de mayor envergadura. En esos casos, puede hacerse una invitación informal:

- Personal

- Por teléfono

- Enviando una nota sencilla escrita a mano

- Por medio de una tarjeta especial para la ocasión, ya impresa.

- Ya sea por escrito, o por teléfono, cuando se hace una invitación es conveniente solicitar una confirmación de asistencia.

- Si recibe una invitación en persona, o por teléfono, puede confirmar su aceptación o declinación, de la misma forma.


MUY IMPORTANTE: Es absolutamente imprescindible que todas las invitaciones que se reciben sean respondidas con la mayor rapidez posible. No hacerlo no sólo es incorrecto, sino que puede interpretarse como un descuido social y hasta como una ofensa. Si no puede aceptar la invitación, siempre ofrezca una razón por la cual se ve precisada a declinarla, sea muy breve.

EL RSVP

A menos que usted acepte en el momento una invitación hecha en persona o por teléfono, todos los almuerzos, cenas, fiestas u otras reuniones de negocios a las que sea invitado requieren un RSVP adecuada. Las cenas de negocios y las recepciones de ejecutivos, los tipos de agasajos más formales, requieren el mayor cuidado en cuanto a enviar una respuesta. A menos que la persona que le invita sea un amigo personal, que


se ofendería si su secretaria le llamara de su parte, qué persona se ocupa del RSVP no es tan importante como que se cumpla con hacerlo llegar. Si en su invitación se especifica un plazo (RSVP antes del 4 de diciembre), respete esa fecha. Si no se especifica fecha, responda inmediatamente con un sí o un no terminante. Si tiene que rehusar la invitación, hágalo por teléfono o por escrito. No es necesario dar un motivo para no aceptarla.

Lo más importante es recordar que todas las invitaciones de negocios requieren algún tipo de RSVP. Tome nota que si en el último momento un sí se convierte en no, o viceversa, debe llamar a quien le ha invitado. No se presente inesperadamente, o deje de presentarse si sus planes han cambiado.




EL P.M.

Es una abreviatura francesa, pro-memorie, que traduce "solo para recordar" y se aplica cuando la invitación se hizo de forma telefónica y se confirmó la asistencia del invitado.


EVENTOS ESPECIALES EN LA EMPRESA


Organización: Cuando en la empresa hay que organizar un evento especial, ante todo hay que organizar un Cronograma de actividades, el cual se debe basar en lo siguiente:

Un mes antes del evento:
a) Definición del evento
b) Lugar y fecha a realizarse
c) Invitados especiales
d) Numero de personas participantes
e) Presupuesto asignado.

Teniendo en cuenta lo anterior se iniciará una asignación de labores a cada una de las personas que conforman el equipo que organiza los eventos.

1) Al definirse los puntos a y b se procederá a definir los términos en los cuales se hará la tarjeta de invitación, como el color, tipo de letra, texto etc.

2) Se elaborara una lista de invitados especiales a los cuales se les informará telefónicamente, para saber si tiene disponibilidad para asistir al evento. Una vez confirmados se le enviará la Tarjeta de Invitación formal en donde aparecerá la abreviatura P.M. o para recordar.
3) Los demás participantes se les enviará con 15 o 20 días de anticipación la tarjeta con la sigla R.S.V.P. para llevar un registro de cuantos invitados van a asistir.
A los ocho días de haber cursado las invitaciones se debe comenzar un seguimiento telefónico, para saber si estas llegaron a su destino y si existe confirmación positiva o negativa.

4) Con un presupuesto asignado se organizará la parte logística del evento.
a) Si el evento incluye alimentos se llamará a la Casa de Banquetes, o quien haga sus veces para coordinar lo relacionado con bebidas, menús, muebles, vajillas, cristalería, arreglos florales etc.
b) Si va a ser animado, se contactará con los músicos, maestro de ceremonias, técnicos de sonido y ayudas audiovisuales.
c) Se seleccionará el personal que atenderá durante el evento. De acuerdo con el numero de invitados se contratará los meseros, personal de servicio en cocina, recepción, vestier etc.
Ocho días antes del evento el equipo organizador se reunirá para repasar toda la infraestructura y saber que puntos están bien o mal.
El día del evento, todo debe estar listo, para evitar correr y hacer las cosas mal.
Desde el momento de recibir al invitado hasta que este se retire debe sentirse bien atendido, a cuerpo de rey, en este punto radicará el éxito del evento.
Al día siguiente se hará un balance de cada uno de los componentes del evento para encontrar fallas que deberán ser corregidas en próximos acontecimientos.


ETIQUETA PARA ORGANIZAR COMIDAS EN LA EMPRESA


El moderno y, en ocasiones, irracional ritmo de trabajo de algunos dirigentes y ejecutivos empresariales y altos cargos de la administración pública impone, con excesiva frecuencia, la necesidad de concertar reuniones que, pese a su carácter laboral, deben mantenerse en horarios propios de la vida privada.

DESAYUNOS

Las reuniones de trabajo en torno al desayuno tienen una duración aproximada de una hora. Se pueden hacer en la oficina, si se cuenta con el área disponible, o en una cafetería o restaurante cercano o en los hoteles y también en la residencia del anfitrión.
Debe ser un desayuno tradicional sencillo a base de café con leche, jugo de naranja, mantequilla, mermelada, huevos, pan o un desayuno típico de la región.

ALMUERZOS

Tienen una duración aproximada de dos horas. Debe ser un almuerzo ligero, para poder seguir trabajando a continuación y con pocas bebidas alcohólicas.

Este tipo de reuniones deben concretarse por teléfono, con antelación suficiente y suelen realizarse en el restaurante mas conocido por el anfitrión.

El anfitrión deberá llegar con unos minutos de antelación para esperar a sus invitados y de paso mirar que todo este como lo solicito.
No olvide que un almuerzo de negocios es para eso, por tanto los temas personales no se deben tocar.

Para cancelar la cuenta es preferible que con anterioridad se haya acordado con el restaurante el envío de la factura a la empresa, con eso no se incomodará ni el anfitrión ni el invitado.

COCTELES O RECEPCIONES

Duración aproximada una hora.
Generalmente se sirven picadas o pasabocas, acompañados por licores.
El fin de esta reunión es el de integrar a un grupo de personas interesadas en concretar negocios. Por eso no se requiere de sillas, para evitar que se formen pequeños grupos. La intención es que los invitados roten por el salón en busca de la persona que le conviene a sus intereses.

CENAS DE TRABAJO

Su duración será de dos horas, comenzando generalmente a las 8 de la noche.
En ella se involucran a los cónyuges, si existen o una persona amiga del invitado.
Se trata de mantener primero la parte social y ya hacia el final de la cena, se hablara de negocios.


ETIQUETA EN LA MESA


Usted ya debe conocer los modales en la mesa aprendidos desde niño, pero hay tres reglas básicas que debemos observar al sentarnos a la mesa, y de ellas depende en gran parte la imagen que proyectemos a las personas a nuestro alrededor:

• Al comer es muy importante que mantengamos una actitud de consideración y respeto hacia los demás, en todo momento. Evite hacer sonidos desagradables al comer o beber; no hable mientras mastica; no cruce sus manos y brazos por encima de los platos de los demás comensales; vístase apropiadamente; mantenga una postura correcta.

• Mostrar mesura al comer. Una persona de apetito desmedido, incapaz de controlar su voracidad, se convierte en protagonista de una escena de gula deprimente, en la cual no sólo ofende a sus compañeros de mesa, sino que demuestra su flagrante mala educación.

• Conversación. Una conversación amena, sobre temas agradables, da vida a una mesa elegante. Tenga presente que la conversación no es siempre improvisada, y que los grandes conversadores muchas veces seleccionan de antemano una lista de temas que dominan completamente para irlos planteado ante un grupo determinado en un momento dado en que el ritmo de la conversación decaiga.

• La puntualidad, al ser invitado a una cena es un elemento de primer orden. La puntualidad es una falta de consideración hacia su anfitrión, en todas partes del mundo. Tampoco peque de ser súper puntual y se presente antes de la hora indicada.

• Al sentarse a la mesa espere a que su anfitrión le señale el lugar que usted deberá ocupar. Si usted es mujer el hombre que queda a su derecha deberá mover su silla para ayudarla a sentarse. En cenas muy formales generalmente los nombres de los comensales están colocados en los diferentes puestos de la mesa.

• Trate de no comer hasta el último trozo de comida que tiene en el plato, y trate de mantener el mismo ritmo de los otros con quienes come. Comer demasiado despacio o demasiado deprisa, llama la atención sobre sus hábitos en la mesa.

• Tome un trozo de pan del plato. Coma solo un trozo antes de la comida; se considera de malos modales comerse todo el pan y tener que pedir más.

• No use palillos. Discúlpese, vaya al tocador y, en privado, ocúpese de los trozos de comida que le hayan quedado entre los dientes.

• No ensope nada.

• No mastique con la boca abierta.

• Siempre se servirá primero al invitado de honor, el de mayor rango, o el de más edad. El anfitrión será el primero en probar el vino, luego si se lo ofrecerá a las damas.

• Cuando finalice de comer, coloque los cubiertos paralelos y sobre el plato.

• Use la servilleta del mismo lado siempre, así no se notarán las marcas al limpiarse.

• No lleve la copa a los labios sin habérselos secado antes con la servilleta.

• No apoye los codos sobre la mesa, cuando este bebiendo o comiendo algo.

• No beba agua entre plato y plato.

• No juegue con los cubiertos o las migas de pan.

• No agarre el pan con el tenedor.

• No deje la cuchara de la sopa dentro de la taza.

• No se pase las manos por la cabeza, así sea para arreglarse el cabello.

• Cuando el anfitrión despliega la servilleta, es la señal aceptada para que los invitados tomen las suyas, las abran y las coloque en su regazo. Si la servilleta es pequeña se desdobla completamente, si es grande se deja doblada a la mitad. Nunca debe colocarse la servilleta en el cuello o en el escote. Las servilletas se mantienen en el regazo hasta el final de la cena. Una vez que todos hayan terminado de comer, colóquela sin doblar a la derecha junto a su plato y no sobre él.

• La comida por caliente que esté no se sopla.

• No coma con la cabeza inclinada sobre el plato ni levante este para acercarse la comida a la boca.

• La ubicación de los cubiertos en la mesa, se hace de acuerdo con el orden en que los mismos van a ser utilizados por los comensales, comenzando por el más alejado del plato, a cada lado del mismo.

• Al terminar el primer plato, los cubiertos usados se dejan sobre el mismo para que sean retirados.

• Para el siguiente plato, use el cubierto que ahora queda más alejado.

• El cuchillo, cuando no está siendo utilizado, se sitúa sobre el borde superior del plato, sin que toque la mesa.

• El tenedor, cuando se usa para pinchar un alimento, se debe mantener con los dientes hacia abajo.

• Si prefiere percibir el sabor de dos alimentos diferentes a la vez, sencillamente tome una porción de cada uno a la vez.

• Beba silenciosamente y al empinar la copa o vaso, mire hacia el fondo de éste, no a su alrededor.

• Es incorrecto cortar toda la carne en un mismo momento, corte una porción cada vez. Existe una excepción: la carne servida a los niños sí puede ser cortada toda al mismo tiempo.

• Al tomar la sopa, ésta debe recogerse moviendo la cuchara hacia afuera, nunca hacia usted.

• La sopa debe ser vertida silenciosamente en la boca, evite los sorbos acompañados de sonidos comprometedores.

• Antes de beber un sorbo de vino o agua, asegúrese de haber tragado todos los alimentos.

• Mientras mastica, deje reposar los cubiertos sobre el plato, no los mantenga en las manos como si fueran armas que está esgrimiendo.

• Las semillas, espinas, huesos pequeños y otros elementos no comestibles, pueden ser colocados en el borde del plato, pero sea discreta en esta operación, y siempre emplee la servilleta para secar las manos. En caso de una uva, cereza, aceituna u otra fruta, la semilla se retira de la boca con la propia mano. Si es un alimento que se está comiendo con un tenedor o cuchara, utilice ese mismo cubierto para depositar el hueso, semilla o espina y deposítela en el borde del plato.

• Nunca escupa cuando esté sentada a la mesa y tampoco en la servilleta.

• Antes de llevar un cubierto con alimentos a la boca, compruebe que tiene la temperatura adecuada.

• Se le ha caído, accidentalmente, algún alimento sobre el mantel? Utilice el cubierto para recogerlo, discretamente, y colóquelo en el borde del plato. Tampoco se excuse.

• Es de mala educación buscar en la fuente la porción mayor de un alimento determinado.

• Es muy importante tener presente que al camarero no se le dan las gracias cada vez que le sirve un nuevo plato.

• Cuando se sirvan alimentos que puedan ser llevados a la boca con las manos o que ofrecen alguna dificultad para comerlos, como las langostas, el pollo, etc., generalmente se presentan pequeñas vasijas con agua ligeramente perfumada una vez que estos platos sean retirados. Coloque sus dedos en el agua, enjuágueselos ligeramente y séquelos con la servilleta.

• Jamás fume en la mesa.

• Si al servir el café y los licores pasan una bandeja con cigarrillos ello significa que el anfitrión está dando su aprobación a que los invitados a que así lo deseen puedan fumar.

• Si usted se atraganta mientras come, lo correcto es levantarse y dirigirse al baño para resolver el problema, al regresar informe que está bien sin dar mayor importancia.

• Hay personas que son alérgicas a determinados alimentos, sí es su caso recíbalo y déjelo a un lado.

• Si usted esta a dieta, o declina previamente la invitación o sencillamente come menos. Si es por motivos de salud, infórmele a su anfitrión para que no se incluya platos que le afecten.


FECHAS Y CELEBRACIONES

ENERO

1 Año Nuevo.
6 Día de los Reyes Magos.

FEBRERO

9 Día del Periodista

MARZO

1 Día del contador.
8 Día internacional de la mujer.
17 Día del sicorientador.
18 Día del negociador internacional.
27 Día del locutor.
27 Día internacional del Teatro.

ABRIL

1 Día del controlador técnico de audio.
7 Día mundial de la salud.
22 Día de la tierra.
23 Día del bibliotecólogo.
23 Día de los idiomas.
26 Día de la secretaria.
27 Día del trabajador voluntario.
28 Día del bacteriólogo.
29 Día del árbol.
29 Día del niño.

MAYO

1 Día Internacional del trabajo.
10 Día del veterinario.
12 Día de la enfermera.
12 Día del Estadista.
14 Día de la madre.
15 Día del maestro.
17 Día interamericano de la telecomunicación.
23 Día del comerciante.

JUNIO

1 Día Internacional del niño.
5 Día del Medio Ambiente.
17 Día del higienista dental.
22 Día del abogado
22 Día del zootecnista.
25 Día del padre.

JULIO

2 Día del cooperativismo.
3 Día del economista.
4 Día del dibujante.
13 Día del panadero.
16 Día del transportador.
19 Día del bodeguero.

AGOSTO

7 Día del Ejército nacional.
11 Día del nutricionista.
11 Día de la independencia de Antioquia.
17 Día del ingeniero.
26 Día del tecnólogo de alimentos.
27 Día del abuelo.
28 Día del peluquero.

SEPTIEMBRE

6 Día del fonoaudiologo
8 Día internacional de la alfabetización.
15 Día gerontólogo.
16 Día del amor y la amistad
26 Día de las relaciones públicas y la seguridad social.
27 Día del turismo.
28 Día del vendedor.

OCTUBRE

3 Día del odontólogo.
3 Día del archivista.
4 Día del mesero.
4 Día del poeta.
12 Día de la raza.
12 Día del cronista deportivo.
14 Día de los tecnólogos.
21 Día del promotor social.
22 Día del trabajador social.
25 Día del administrador.
27 Día del Arquitecto.
27 Día del mensajero.
31 Día de las brujas.
31 Día del ahorro.

NOVIEMBRE

1 Día de los santos.
1 Día del vigilante.
5 Día del policía.
17 Día del terapista ocupacional.
22 Día de los músicos.
24 Día agrónomo.
24 Día del psicólogo.
25 Día del instrumentador.

DICIEMBRE

1 Día del químico farmacéutico.
3 Día panamericano del medico.
4 Día del publicista.
5 Día del bombero.
10 Día del sociólogo.
16 Día del aguinaldo.
17 Día del piloto.
25 Día de navidad.
26 Día de los inocentes.