RECEPCION2

ZEUS
ZEUS Recepción
Manual de usuario
COMPUSISCA S.A.
Centro Cial. Bocagrande Local 203
PBX: 6655011 Fax 6653693
Cartagena de Indias Colombia

INTRODUCCIÓN

¿Que es Recepción?
Mediante este módulo se realizan todos los movimientos necesarios desde el ingreso del huésped al hotel hasta su salida. Entre estos podemos mencionar: el registro de huéspedes (Chek-In), los cargos a folios, la transferencia de cargos, los cambios de habitación, los abonos, el Check-out de huéspedes, etc.
El módulo de recepción, además de contar con opciones como las antes mencionadas, cuenta con un completo menú de consultas e informes que permiten conocer al detalle el estado de los movimientos realizados.
Recepción no solo es una herramienta ideal para un recepcionista, sino que es igualmente efectiva para los cajeros. De tal forma que un funcionario puede efectuar una u otra labor o bien ambas.

1 . ENTRANDO A RECEPCION
Después de seleccionar el icono de RECEPCION, ya sea desde le menú Inicio de Windows (Start en la versión en ingles) o desde un acceso directo el escritorio de Windows, aparece la ventana de Inicio de sesión.


Figura 1 Inicio de sesión

Después de indicar Usuario y Password, y en caso de haber ingresado con un usuario válido al sistema, se despliega la ventana principal.

Figura 2 Ventana principal de RECEPCIÓN
A continuación detallaremos los menús y cada una de sus opciones.
EL siguiente paso consiste en conocer cada una de las opciones del menú Reservas, sin embargo antes de entrar a detallar dichas opciones debemos conocer un estándar que manejan las ventanas de este módulo.
1.1 . La barra de herramientas estándar de ZEUS
Permite realizar diferentes tareas tal como detallamos a continuación.

2 . MENÚ PARÁMETROS
En este ítem del menú principal se encontramos todas las opciones necesarias para la creación, modificación y búsqueda de algunos de los parámetros generales.

2.1 . Pinter Setup
Permite indicar con que impresora, de las conectadas al sistema, deseamos imprimir los reportes de ZEUS.


Figura 3 Printer Setup (Configuración de Impresora)
Otra forma de indicar la impresora que desea usar, es al momento de imprimir los reportes como veremos mas adelante.

2.2 . Huéspedes O Clientes
Permite ingresar los clientes y los huéspedes deseados. Es importante anotar que los huéspedes que se registran en el hotel son creados automáticamente como clientes por lo que es posible consultarlos desde esta ventana.

Figura 4 Huéspedes o Clientes


TIPO DOCUMENTO. Digite el tipo de documento que identifica al huésped. Los tipos de documentos pueden ser:
CE Cédula de Ciudadanía
TI Tarjeta de Identidad
TT Turismo
CX Cédula de Extranjería
PA Pasaporte
NT Nit

NUMERO. Número de documento del Cliente. Dígitos o letras del número de identificación del huésped.
LUGAR DE EXPEDICIÓN. Digite el lugar de expedición del documento que identifica al huésped.
NOMBRE. Nombre del huésped o cliente.
TIPO DE HUÉSPED. Escoja que tipo de huésped es la persona que esta creando. Los tipos de huésped son:
 Asiduo
 Copropietario
 V.I.P.
 Socio Compañía
 Otro.

DIRECCIÓN. Dirección residencial o comercial del huésped.
TELÉFONO. Número de teléfono del huésped o cliente.
CIUDAD. Código de la ciudad a la que pertenece el huésped. En este caso puede utilizar el botón Ayuda para localizar el código de la ciudad.
NACIONALIDAD. Debe digitar la nacionalidad del huésped.
PROF. U OFICIO. Digite la profesión o el oficio al del huésped.
FECHA DE NACIMIENTO. Indique la fecha de nacimiento del huésped en formato Año-Mes-Día.
EMPRESA. Código de la empresa para la que trabaja el huésped. En este caso puede utilizar el botón Ayuda para localizar el código de la Empresa.
# DE VISITAS. Campo Informativo que muestra el número de visitas que ha realizado este huésped al hotel.
HABITACIÓN. Número de habitación si el huésped es copropietario.
CRÉDITO. Debe hacer un Clic si el huésped va a tener crédito con el hotel.
CÓDIGO LIM. CRÉDITO. Código de limite de crédito en caso tal el huésped tenga crédito con el hotel . Puede utilizar el botón ayuda para buscar el código.
TIPO HAB. MAYOR. Si el huésped es copropietario, debe digitar el tipo de habitación mayor a la cual este huésped es propietario.
RANGO HAB. MAYOR. Si el huésped es copropietario, debe digitar el rango de habitación mayor a la cual este huésped es propietario.
DÍAS ACUM. Informa el número de noches que ha dormido el huésped en el hotel.
CUENTA CONTABLE. Si el huésped tiene crédito, debe digitar el código de “cuentas por cobrar a particulares”, el cual debe haber sido definido previamente en la opción “Cuentas Contables” de este módulo. Puede utilizar el botón Ayuda para buscar el código deseado.
ULTIMA ATENCIÓN. Seleccione la ultima atención que le ha hecho al huésped. Las atenciones pueden ser:
 Flores
 Frutas
 Queso
 Otros
 Ninguno

MAIL. Indique la dirección Internet de la empresa para el buzón de mensajes.

Para ingresar un Cliente
1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas
2. Digite el código del cliente. Nótese que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.
3. Ingrese la los datos del cliente. Recuerde que puede utilizar el botón ayuda para buscar información y que este se activa o desactiva de acuerdo a sí el campo tiene o no ayuda disponible.
4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar una Cliente
1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas.
2. En la ventana desplegada ingrese el nombre del cliente.
3. Presione el botón Buscar.
4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s).
5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Cliente
1. Localice el cliente a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.
2. Una vez localizado, presione el botón Editar.
3. Realice los cambios deseados.
4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Cliente
1. Localice el Cliente utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.
2. Presione el botón Borrar.
3. Confirme el borrado.

2.3 . Motivos De Cancelación
Siempre que desde el módulo Reservas de ZEUS se cancele una reservación, es necesario indicar cual es el motivo por el que se está cancelando. Estos motivos se crean a través de esta ventana.

Figura 5 Motivos de Cancelación

CÓDIGO. Números y/o Letras que identifican el Motivo de Cancelación.
DESCRIPCIÓN. Especificaciones del motivo.

Para ingresar un Motivo
1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas
2. Digite el código del Motivo. Note que si ingresa un código que ya existe los datos de este se mostraran y quedaran en edición.
3. Ingrese los datos de la Motivo.
4. Una vez ingresada toda la información presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para localizar un Motivo
1. Presione el botón Buscar de la barra de herramientas.
2. En la ventana desplegada ingrese la Descripción del Motivo.
3. Presione el botón Buscar.
4. ZEUS muestra una ventana con el(los) registro(s) encontrado(s).
5. Presione la tecla ENTER () sobre el registro deseado.

Para modificar los datos de un Motivo
1. Localice el Motivo a modificar ya sea utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas o el botón Buscar.
2. Una vez localizado, presione el botón Editar.
3. Realice los cambios deseados.
4. Presione el botón Grabar.

Para borrar un Motivo
1. Localice el Motivo utilizando las teclas de navegación de la barra de herramientas, el botón Buscar o el botón Ayuda.
2. Presione el botón Borrar.
3. Confirme el borrado.


3 . MENÚ RECEPCIÓN
Contiene las opciones necesarias para el control de los movimientos a las habitaciones y a los huéspedes, desde el check-in en adelante.

3.1 . Registro de Huéspedes
La primera opción del menú Recepción, permite registrar los huéspedes que llegan al hotel. Este proceso también es conocido como Check-in.
Además de permitir registrar huéspedes Walk-In y con reservas individuales, dispone de las herramientas necesarias para registrar grupos de una forma ágil y eficiente.

Figura 6 Registro de Huéspedes (Checkin)

Como habíamos comentado podemos registrar huéspedes con reserva o sin reserva (Walk In) y grupos, por lo que observaremos cada uno de estos casos de forma independiente.
Sin embargo antes debemos conocer algunas características que comparten los casos antes mencionados
La ventana de registro además de contar con una barra de herramientas que detallaremos más adelante, presenta debajo de estas varios campos. En su orden:
A la izquierda se muestran 4 cuadros de colores con las letras R, T, A, y P . Estos son indicadores que permiten conocer el estado en que se encuentra el registro.
Un registro de un huésped, consta de 4 pasos básicos, de los cuales se deben cumplir por lo menos los dos primeros para considerar que hubo un checkin completo. Estos pasos son:
1. Datos Generales del Registro ( R)
2. Registro del Titular (T)
3. Registro de los acompañantes (A)
4. Registro de los Pagos (P)

Los indicadores toman su color de acuerdo al estado de cada paso, así cuando no se ha iniciado se muestra en color Rojo, cuando esta en proceso se muestra en Amarillo y cuando se termina se muestra en verde.
Siguiendo con las especificaciones de la ventana de registro encontramos 4 campos así:
 Registro. Muestra el número de registro asociado. Cuando se esta ingresando un registro, en este campo se muestra la palabra “NUEVO” la cual es reemplazada por un consecutivo al momento de guardar.
 Reserva No. Si va hacer checkin a una reserva debe digitar aquí el número de la reserva.
 Plan. Código del plan con el que se registrarán las habitaciones. Para el caso de registros con multiplanes, el plan aquí indicado será el que indicará el valor de la habitación
 Grupo. Código del grupo que se está registrando.

Debajo de estos campos se muestran 5 Tabs: General, Titulares, Habs Registradas, Habs Reservadas y Grupos. Cada uno de estos tiene funciones específicas.
 Tab General. En él, se digita la información general del registro.

Figura 7 Datos generales del registro
Identificación. Debe proveerse la identificación del huésped. Al lado de este campo aparece una lista de opciones de documento de identificación de donde debe escogerse el tipo del huésped.
Expedición. Debe especificarse el lugar de expedición del documento de identidad.
Nombre. Debe proveerse el nombre del huésped.
Tipo. Se refiere al tipo de huésped dentro de las opciones de : asiduo, copropietario, vip, socio compañía, otro
Dirección. Debe proveerse la dirección domiciliaria del huésped.
Teléfono. Debe proveerse el número telefónico del huésped.
Ciudad. Debe especificarse el código de la ciudad de origen del huésped, generalmente se puede acudir a la ayuda para especificar este código. Una vez provisto, aparecerá al lado el nombre de la ciudad.
País. Debe especificarse el código del país de origen del huésped.
Oficio. Debe especificarse el oficio o profesión del huésped.
Visitas. Debe registrarse el número de veces que el huésped a estado registrado el hotel, incluyendo la presente.
Comisionable agencia. Debe especificarse si este registro es comisionable a alguna agencia de turismo.
Empresa. Debe especificarse en el caso que así sea, la empresa a la cual pertenece el huésped.
Llegada. Debe registrarse la fecha de llegada del huésped.
Nacido. Especifíquese la fecha de nacimiento de huésped.
Crédito. Debe especificarse si se le concederá crédito al huésped, si se escoge esta opción aparecerá un campo nuevo denominado código crédito, debe especificarse el código de crédito que se concederá, este genera un limite máximo de crédito.
Salida. Debe registrarse la fecha de salida del huésped.
Tarifa. Se refiere a la tarifa que regirá la estadía del huésped ya sea en pesos o dólares.
Descuento. Debe especificarse si se le aplicara descuento a los gastos del huésped, si se escoge esta opción aparecerán dos nuevas opciones donde se debe escoger a que cargos aplicará este descuento, ya sea cargos de habitación o cargos de consumo.
Preferencia. En caso tal que el huésped tenga alguna preferencia debe registrarse en este campo.
 Tab Titulares. Aquí se especifican los datos de las habitaciones, al igual que la información de los titulares y sus acompañantes

Figura 8 Registro del titular y sus acompañantes

Tipo habitación. Debe especificarse el tipo de habitación deseada por el huésped.
Clase habitación. Debe especificarse la clase de habitación que se asignara al huésped, dentro de las categorías doble, sencilla o el conjunto de clases de habitación del hotel.
Habitación. Debe asignarse el número de habitación al huésped, o dejar este campo con el texto auto, para que el sistema asigne automáticamente el número de habitación. Para escoger la habitación puede utilizar el botón Ayuda, la ayuda por Atributos o la ayuda del plano.
Adultos. Debe especificarse el número de adultos que estarán en la habitación.
Niños. Debe especificarse el número de niños que estarán en la habitación.
Adicionales. Debe especificarse el número de adicionales que estarán en la habitación.
Folio Maestro. Indica el Folio Maestro de la Habitación en el cual se cargan los diferentes cargos del Paquete al que pertenece el Plan, aquí pueden generarse varias situaciones:
 Si se trata de Habitaciones individuales digite aquí “NUEVO”, con lo que se generara un folio para esta habitación.
 Si es una Habitación individual y el pago o la responsabilidad es de una persona que ya se encuentra registrada en el Hotel y tiene su propio folio, digite aquí el número de Folio.
 Si es una Habitaciones que corresponde a un Grupo y el Grupo asume los cargos del paquete, digite aquí el “Folio Maestro del Grupo”
 Si es una Habitaciones que corresponde a un Grupo y el Grupo NO asume los cargos del paquete, digite aquí “NUEVO”, con lo que se generara un folio para esta habitación.
Folio Adicional. Indicar si el cargo de habitación generado por concepto de personas adicionales será cargado a la Cuenta Maestra o Extra del Folio Maestro de la Habitación.
Folio Individual. Indica si el huésped además tendrá un folio Individual. Podrían suceder los siguientes casos :
Si es una Habitación individual y el Folio Maestro es “NUEVO”, digitar “MAESTR” para que el sistema use como Folio Individual el mismo de la Habitación.
Si es una Habitación individual y el Folio Maestro es “NUEVO”, y desea generar un nuevo Folio Individual, digitar “NUEVO” para que el sistema genere el nuevo folio.
Si el Grupo asume los cargos del Paquete, digitar “NUEVO” para que el sistema le genere un Folio al Titular de la habitación.
Si el Grupo no asume los cargos del Paquete, digitar “MAESTR” para que el sistema use como Folio Individual el mismo de la Habitación.
Teléfono a Folio. Especifique si las llamadas telefónicas serán cargadas a la cuenta extra o maestra del Huésped.
3.1.1 . Tab Titular
Este Tab esta dispuesto para recoger la información de la persona titular de la habitación

Figura 9 Datos del titular de la habitación
Identificación. Debe proveerse el número del documento de identificación del titular. Si el número de documento existe dentro del banco de datos del hotel los demás datos de este Tab serán llenados automáticamente. Para efectos de Checkins con reserva previa, este dato será presentado automáticamente; si el dato aparece con la letra “G” al inicio significa que se trata de una Cédula Genérica, la cual puede ser cambiada en este momento digitando la cédula real.
Tipo. Se refiere al tipo de documento de identidad del titular.
Llegada. Se refiere a la fecha de llegada del titular.
Checkout rápido. Debe hacerse clic si el huésped es VIP y no necesita llegar a recepción al momento de hacer Checkout.
Salida. Se refiere a la fecha de salida del titular.
Equipaje. Debe hacerse clic si el huésped titular trae equipaje.
Motivo de viaje. Debe especificarse el motivo de estadía del huésped titular dentro de las opciones creadas, ejemplo: convención, recreación, trabajo.
Visitas. Aparece aquí el número de veces que esta persona a sido huésped del hotel.
Incógnito. Debe hacerse clic si el huésped desea clasificar su estadía como incógnito.
Vía. Se refiere a la vía por la cual llego el huésped al hotel.
Evento. Debe especificarse el código del evento por el cual el huésped se encuentra en el hotel, en el caso que sea esta la situación.
Valor tarifa Aparece aquí el valor de la tarifa aplicada al huésped titular.
No Voucher. Número del voucher asignado para control de alimentación
Procedencia:
País. Se refiere al país de procedencia el huésped.
Ciudad. Se refiere a la ciudad de procedencia del huésped.
Destino:
País. Se refiere al país al cual se dirigirá el huésped una vez abandone el hotel
Ciudad. Se refiere a la ciudad donde se dirigirá el huésped una vez abandone el hotel
Con los datos anteriores disponibles, se puede grabar el registro del titular, haciendo clic en el botón Grabar de la barra de herramientas y tener así acceso a los demás Tab’s.

3.1.2 . Tab Acompañantes
Esta opción estará disponible si en el Tab Titular estuvieron especificados mas de un adulto o niño. Permitiendo esta registrar los datos de estos acompañantes del titular. La presentación es la siguiente:

Figura 10 Registro de los acompañantes
Documento. Debe proveerse el número del documento de identificación del acompañante. Si el número de documento esta dentro del banco de datos del hotel, los demás campos serán llenados automáticamente.
Tipo de documento. Debe especificarse el tipo de documento de identificación del acompañante.
Nombre. Debe especificarse el nombre del acompañante.
Llegada. Debe proveerse la fecha de llegada del acompañante.
Salida. Debe proveerse la fecha de salida del acompañante.
Folio individual. En el caso que el acompañante sea subtitular aparece en este campo el texto nuevo ,con lo que el sistema generará un Folio para esta persona, en el caso contrario este campo no estará disponible.
Tipo. Debe especificarse si el acompañante es adulto o niño.
Edad. Solamente es solicitada para los niños.
Sexo. Debe especificarse el sexo del acompañante.
Voucher. Si el plan exige especificación de número de voucher para control de alimentación, aquí debe indicar el número asociado.
Plan. Si el huésped se registrará con un plan diferente al titular, digite aquí el código del plan.
3.1.3 . Tab Formas de Pago
Esta opción permite registrar la forma de pago de los acompañantes. La presentación es la siguiente:

Figura 11 Registro de Pagos
En esta aparece la lista de los acompañantes, para especificar la forma de pago de uno de ellos debe escogerse uno de estos y presionar doble clic, aparecerá entonces el folio del acompañante, y para introducir la forma de pago debe escogerse de la lista de opciones forma de pago. Con los datos completos debe hacerse clic en el botón Agregar a la lista para registrarlos.
Esta opción no emite recibo de los pagos y abonos recibidos, por lo que se recomienda utilizar la opción Abonos y Recibo de caja del menú Caja de este módulo, para registrar los abonos
 Tab Habs. Registradas. Muestra un listado de la habitaciones checkin del registro actual.

Figura 12 Listado de habitaciones registradas
 Tab Habs Reservadas. Muestra el listado de las líneas de la reserva del registro.

Figura 13 Listado de habitaciones reservadas

3.1.4 . Registro de Huéspedes Walk In
Un huésped walk in es aquel que llega sin reserva. Los pasos para su registro son:
Datos Generales
1. Presione el botón a la derecha del campo Registro No. El sistema colocará la palabra NUEVO. O bien estando este campo vacío presione la tecla Tabulador.
2. Digite el código del Plan con el que re registrará el huésped. Recuerde que puede utilizar el botón Ayuda de la barra de herramientas (tecla rápida F4) para localizar el código.
3. Digite los datos del Tab general, correspondiente a los datos generales del registro.
4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Después de presionar el botón Grabar el sistema lo llevará automáticamente al Tab Titulares, una vez ubicado aquí proceda con los pasos siguientes.
Datos del Titular
1. Especifique el tipo y la clase de habitación.
2. En el campo habitación digite el número de la habitación deseada, recuerde que puede utilizar el botón Ayuda, la ayuda del plano o la de los atributos
Una vez digitado el número de la habitación y presionado la tecla Tabulador el sistema le indicará si la habitación esta sucia (dado el caso) y si esta intentando asignar una habitación diferente al tipo y la case indicado en el paso 1, este le pedirá confirmación de Upgrade.
3. Especifique la información correspondiente a los adultos, niños y adicionales de la habitación, así como los detalles de los folios.
4. Digite la información necesaria para el titular
5. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Si ha indicado que la habitación va a hospedar más de una persona se activará el Tab Acompañantes.
Registro de Acompañantes
1. Presione el botón Adicionar Acompañante, a la derecha de la lista de acompañantes.
2. Digite el número del documento de identificación (Si el huésped cuanta con uno).
3. Especifique los datos restantes del acompañante.
4. Presione el botón Pasar a la Lista.
5. Repita los pasos del 1 al 4 para cada uno de los acompañantes.
6. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Editar un Acompañante. Si se hace necesario hacer cambios a un acompañante, como por ejemplo la fecha de salida o su plan. Debe:
1. Presione clic sobre el acompañante deseado y el botón Editar Acompañante. O bien doble clic sobre él.
2. Realice los cambios deseados.
3. Presione el botón Pasar a la lista y posteriormente el botón Grabar de la barra de herramientas.
Eliminar un acompañante
1. Seleccione el acompañante deseado haciendo clic en la lista.
2. Presione el botón Borrar Acompañante.
3. Confirme el borrado.

Después de especificar la información del titular y sus acompañantes habrá terminado el registro.

3.1.5 . Registro de Huéspedes con Reserva
El registro de huéspedes con reserva es muy similar al de los huéspedes Walk In. La diferencia radica básicamente buena parte de la información no necesita ser digitada ya que viene con la reserva.
Datos Generales
1. Presione el botón a la derecha del campo Registro No. El sistema colocará la palabra NUEVO. O bien estando este campo vacío presione la tecla Tabulador.
2. Digite el número de la reserva o utilice el botón Ayuda para localizarla y presione la tecla tabulador.
Observe que la información correspondiente al plan y los datos generales del registro se llenan automáticamente.
3. Cambie o ingrese los datos del Tab General que considere necesarios.
4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Después de grabar el sistema lo ubica en el Tab Habs. Reservadas, para que elija la línea de la reserva que desea registrar. Para ello solo debe presionar doble clic sobre la línea.
Al presionar doble clic, el sistema lo ubica automáticamente en el Tab Titulares, en donde muy seguramente solo tendrá que indicar el número de la habitación el del voucher (si el plan lo requiere).
Si la reserva tiene habitaciones preferenciadas, a la izquierda del campo habitación se mostrará un lista desplegable con el número de la habitación.
Después de especificar los datos de la habitación y el titular se debe presionar el botón Grabar de la barra de herramientas.
Los Acompañantes.
El registro de los acompañantes se realiza de la misma forma que el de los huéspedes Walk In.
Sin embargo, si al momento de hacer la reserva se ingresaron los acompañantes, solo bastará, si es necesario, editarlos o borrar los que no se necesitan.
Por ultimo se debe presionar el botón Grabar de la barra de herramientas.

Como continuar registrando las demás habitaciones de la reserva?
Si la reserva tiene más de una habitación reservada se debe da hacer el registro una a una.
Una vez registrada la primera habitación, debe seleccionar el Tab Habs Reservadas, donde encontrará la lista de las líneas de la reserva. Esta lista además de mostrar las líneas de la reserva nos indica la cantidad de habitaciones reservadas por cada línea y de ellas la que han sido utilizadas (registradas).




Para continuar con el registro de las habitaciones, presione doble clic sobre la línea deseada y siga los pasos normales del registro.
3.1.6 . Registro de Habitaciones de Grupos
El registro de habitaciones de grupos es un proceso sencillo que se basa en los principios de la reservas de Walk In y reservas individuales, por lo que si no conoce estos procesos se recomienda leer las secciones 3.1.4 . Registro de Huéspedes Walk In y 3.1.5 . Registro de Huéspedes con Reserva.

Datos Generales
1. Presione el botón a la derecha del campo Registro No. El sistema colocará la palabra NUEVO. O bien estando este campo vacío presione la tecla Tabulador.
2. Digite el número de la reserva del grupo o utilice el botón Ayuda para localizarla y presione la tecla tabulador.
3. Observe que la información correspondiente al Plan, el Grupo y los datos generales del registro se llenan automáticamente.
4. Cambie o ingrese los datos del Tab General que considere necesarios.
5. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

El sistema lo ubica automáticamente en el Tab Grupos, donde deberá presionar el botón refrescar para que se muestre la información del grupo.

Figura 14 Datos del Grupo
En el Tab Grupos encontramos dos áreas principales: Habitaciones y Registros Preparados. La primera muestra las líneas reservadas para el grupo mientras que la segunda las personas con el número de preregistro asignado en la preparación.
Para registrar una habitación del grupo
1. En la lista de Registros Preparados. Presione doble clic sobre una de las personas de la habitación que desea registrar.
Observe que a la derecha de esta lista se muestran los huéspedes y su número de Pre-Registro.
2. Presione el botón Iniciar Checkin.
3. El sistema lo lleva directamente al Tab Titulares donde se siguen los pasos utilizados para el registro de Huéspedes Walk In y de Reservas Individuales.

Para continuar con el registro de las habitaciones del grupo, seleccione el Tab Grupos y repita los pasos anteriores.

Como registrar como parte del grupo habitaciones que no fueron reservadas?
Es muy común encontrar casos donde es necesario incluir, a última hora, habitaciones que no hacían parte del grupo y que por lo tanto no se encuentran ni reservadas ni preparadas.
Para agregar habitaciones bajo estas circunstancias, estando activo el registro del grupo, debe presionar el botón Adicionar de la barra de herramientas. En este instante el sistema le pedirá confirmación de la operación.

Figura 15 Confirmación de ingreso de nueva habitación al registro
Los pasos siguientes para registrar la habitación son los vistos anteriormente en las secciones 3.1.4 . Registro de Huéspedes Walk In y 3.1.5 . Registro de Huéspedes con Reserva.
3.1.7 . Modificaciones a Registros Existentes
Cuando desde el registro de huéspedes se desea cargar un registro existente, ya sea para consultarlo o realizar modificaciones, se deben seguir las siguientes instrucciones.
1. En el campo No. Registro, digite el número del registro deseado y presione la tecla tabulador. También puede utilizar el botón Ayuda para localizar el registro.
2. Haga clic sobre el Tab Habs. Registradas.
3. En la lista desplegada presione doble clic en la línea correspondiente a la habitación deseada. Tenga en cuenta que en esta lista solo se despliegan las habitaciones checkin.
4. El sistema carga los datos de la habitación y lo ubica automáticamente en el Tab Titulares.

3.2 . Cambio de Habitación
Mediante esta opción es posible cambiar los huéspedes de su habitación a una habitación desocupada.

Figura 16 Ventana para Cambio de Habitación

Para cambiar de habitación
1. En el campo Habitación, digite el número de la habitación actual del huésped o utilice las ayudas (Plano, Atributos, Botón Ayuda) para localizarla.
2. En el campo Habitación Destino digite el número de la habitación en la que quedará el huésped.
3. Especifique la clase de habitación, el motivo del cambio, la nueva tarifa y las observaciones que considere necesarias.
4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

3.3 . Distribución de Depósitos
Permite realizar una distribución manual del valor del depósito de una reserva, entre las habitaciones checkin de la misma.

Figura 17 Distribución Manual de Depósitos

Para realizar la distribución
1. Digite el número de la reserva y presione la tecla Tabulador.
2. Presione el botón Distribuir Ahora. (Se muestra la ventana con los folios checkin correspondientes a las habitaciones de la reserva)
3. En la columna valor de la lista de folios mostrada, digite los valores para cada folio hasta completar el valor total.
4. Cierre la ventana don la lista de folios
5. Confirme la distribución.
3.4 . Cambios a Huéspedes Chekc – In
Permite cambiar los datos del titular de una habitación específica.

Figura 18 Cambios a Huéspedes Checkin
Para realizar el cambio
1. Indique el número de la habitación.
2. En el primer campo de la sección Datos Actuales, digite el número de identificación actual y presione la tecla Tabulador.
3. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

3.5 . Consulta de Habitaciones y/o Folios
Reúne en una sola ventana la información más importante de una habitación o un folio específico.
Esta consulta presenta, además de una información global, 6 secciones que permite conocer los datos de los Acompañantes, Cargos, Llamadas, Log, Vouchers Detallados, Vouchers General.
En la cabecera de la consulta se encuentran los datos de la Fecha de Llegada, Fecha de Salida, Plan, Adultos, Niños y Adicionales Check-in, Adultos, Niños y Adicionales Check-Out, Adultos, Niños y Adicionales en Casa, el tipo y la case de habitación, la fecha de check-in y el usuario que hizo el checkin.
Por último encontramos la tarifa actual, la tarifa según el plan, tarifa del niño, tarifa del adicional, número de reserva, registro y cajilla.

Las seis secciones, distribuidas en seis Tab’s muestran la siguiente información:
 Acompañantes. Lista de las personas registradas en la habitación.
 Cargos. Listado de cargos realizados a los folios.
 Llamadas. Listados de las llamadas telefónicas cargadas.
 Log. Listado de las operaciones especiales realizadas con la habitación.
 Vouchers Detallado. Lista de los vouchers generados.
 Voucher General. Listado global de los vouchers generados.

Para consultar uno de los Tab’s haga clic sobre él.

3.6 . Checkout
Despliega dos opciones que permite hacer checkout a huéspedes o a Eventos y Grupos respectivamente
3.7 . Checkout de Huéspedes
Mediante esta opción se puede hacer checkout a los huéspedes de una habitación de forma independiente o al total de las personas. Además brinda las herramientas para recibir los pagos de los huéspedes.

Figura 19 Checkout de Huéspedes

En la lista de Huéspedes checkin encontramos las personas que se encuentran hospedadas en la habitación especificada. De esta lista podemos hacer checkout a cualquier persona, pero antes se deben tener en cuenta que:
 Las personas que presentan en la columna saldo un valor diferente de cero, se le debe realizar el pago para que el saldo quede en cero. Es decir solo es posible hacer checkout a las personas con saldo cero.
 Para hacer checkout al titular de la habitación, el saldo de todos los huéspedes debe estar en cero.
 Si hace checkout al titular de la habitación, el sistema hace checkout a todos los huéspedes dejando la habitación disponible.
 No es posible deshacer un checkout.
Al intentar hacer checkout a un huésped es posible encontrar dos situaciones: Huéspedes con saldo en contra (debe al hotel) o con saldo a favor (el hotel le resta dinero). Cada una de las cuales tiene una manejo especial al momento de hacer el pago.

3.7.1.1 . PAGO DE HUÉSPEDES CON SALDO EN CONTRA
Para realizar, desde la ventana de checkout, el pago a huéspedes que deben al hotel debe seguir estos pasos:
1. Digite el número de la habitación.
2. En la lista de huéspedes checkin, presione doble clic sobre el huésped que realiza el pago.
3. Seleccione el Tab Pagos.
4. En la lista desplegable Forma de Pago elija la forma en que el huésped hace el abono.
5. Dependiendo de la forma de pago seleccionada el sistema le pide datos adicionales (excepto el pago en efectivo) . Especifíquelos.
6. En el campo Valor digite el valor del pago
7. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

3.7.1.2 . PAGO DE HUÉSPEDES CON SALDO A FAVOR
Es normal encontrarse con huéspedes cuyos depósitos son mayores al total consumido, por lo que al momento de hacer checkout presenta un saldo en rojo o a su favor. En este caso es evidente que el hotel debe hacer una devolución de este dinero, devolución que puede efectuarse desde la opción Paidout del menú Caja o directamente desde el checkout de Huéspedes. Observemos los pasos a seguir:
1. Digite el número de la habitación.
2. En la lista de huéspedes checkin, presione doble clic sobre el huésped que realiza el pago.
3. Seleccione el Tab Pagos.
4. En la lista desplegable Forma de Pago elija la forma Efectivo
5. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

El sistema genera un Paidout automático por el valor del saldo.

3.7.1.3 . ESTADO DE CUENTA
Cuando se necesite emitir una factura a un huésped, lo primero que se debe pensar es mostrarle su estado de cuenta, de esta manera él podrá observar sus consumos antes de generar un consecutivo de factura.
Para emitir el estado de cuenta, basta con hacer clic en el botón Estado de Cuenta y elegir el tipo y la clase que se quiere emitir. Para mas información de los tipos y las clases consulte la Emisión de Facturas.

3.7.1.4 . EMISIÓN DE LA FACTURA
ZEUS permite emitir facturas en varios formatos para cualquiera de los folios de la habitación con solo presionar el botón Factura de la barra de herramientas.
Se debe tener en cuenta que ZEUS brinda gran versatilidad en la generación de las facturas y que por lo tanto se debe manejar con prudencia ya que de lo contrario se puede incurrir en el uso innecesario de consecutivos.
Cuando se emite una factura, se debe seleccionar primero el tipo que se desea (Detallada, Global, Plan Global) que son diferentes presentaciones de la factura y seguidamente la clase (Maestra, Extra, Ambas). Dependiendo de la clase seleccionada se generará el consecutivo.
Ambas: genera una factura que abarca todos los cargos del folio seleccionado; a esta factura se le asigna un consecutivo.
Maestra: genera una factura que abarca los cargos realizados a la cuenta maestra del folio seleccionado.
Extra: genera una factura que abarca los cargos realizados a la cuenta extra del folio seleccionado.
Un folio pude entonces tener generado un modelo de factura Ambas (A) o un tipo Maestra / Extra (ME). Los cambios de un modelo a otro genera la anulación automática de consecutivos.

3.7.1.5 . CHECKOUT DE HUÉSPEDES
Para hacer checkout a un huésped debe seguir los siguientes pasos:
1. Digite el número de la habitación.
2. En la lista de huéspedes checkin, presione doble clic sobre el huésped que sale del hotel.
3. Seleccione el Tab Checkout.

4. Active la casilla Confirmar el Checkout.
5. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
6. Confirme el Checkout
Si el huésped seleccionado es un titular el sistema pedirá una reconfirmación.

Una vez confirmado el checkout el (los) huésped(es) desaparece(n) de la lista de Huéspedes Checkin.

3.7.1.6 . CHECKOUT EVENTOS VARIOS Y GRUPOS
Al igual que las habitaciones, a los Eventos Varios y a los Grupos se les debe hacer checkout para cerrar el folio asociado. Este proceso es similar al checkout de habitaciones.

Figura 20 Checkout de Eventos Varios y Grupos
Antes de hacer checkout el saldo del grupo o evento debe estar en cero.
Para registrar un pago
1. Digite el Folio del Grupo o Evento Vario.
2. Seleccione el Tab Pagos.
3. En la lista desplegable Forma de Pago elija la forma en que el huésped hace el abono.
4. Dependiendo de la forma de pago seleccionada el sistema le pide datos adicionales (excepto el pago en efectivo) . Especifíquelos.
5. En el campo Valor digite el valor del pago
6. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

Para hacer el checkout al folio
Una vez realizado el pago necesario para dejar el folio en cero, se puede proceder con el checkout.

Figura 21 Tab Checkout

1. Indique el Folio del evento o Grupo.
2. Seleccione el Tab Checkout.
3. Active la casilla Confirmar el Checkout.
4. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
5. Confirme el Checkout

Para emitir la factura del evento o grupo siga las instrucciones especificadas en la sección 3.7.1.4 . EMISIÓN de la factura.

3.8 . Bloqueo/desbloqueo Habs. Administrativas
Esta opción de menú permite bloquear de forma temporal habitaciones del hotel para propósitos administrativos.
Además, si la habitación se encuentra bloqueada, el sistema le pedirá la confirmación para quitar el bloqueo.

Figura 22 Bloqueo y Desbloqueo Administrativo de Habitaciones

Para realizar el bloqueo
1. Indique el número de la habitación a bloquear
2. Especifique el rango de fecha del bloqueo.
3. Especifique la observación necesaria.
4. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.

3.9 . Actualización en Folios Cerrados
Cuando se hace checkout a un folio este se cierra automáticamente, con el fin de que no se sigan haciendo movimientos. Sin embargo esta opción permite realizar movimientos estos folios, tales como cargos, borrado de cargos y abonos.
Cuando se ingresa a esta opción, se debe indicar un número de habitación o un folio en particular. Cuando se ingresa un número de habitación, el sistema muestra en la lista desplegables frente a este, una lista con todos los folios que han estado en la habitación seleccionada, esto con el fin de elegir la deseada.


Cuando selecciona el folio, se muestran sus datos

Figura 23 Actualización en Folios Cerrados

El procedimiento para hacer cargos a folios y borrado de cargos al igual que para listar los cargos, es el mismo que se utiliza en la opción Cargo a Folios de este menú.

3.9.1 . Abonos o Pagos a Folios Checkout
Es común encontrarse con la necesidad de registrar un a bono a un folio cerrado, ya sea porque fue necesario borrar el pago inicial y registrarlo nuevamente con otra forma de pago o porque hubo cambios en los consumos.
Es importante tener en cuenta que los movimientos realizados a los folios checkout deben hacerse de tal forma que dejen el saldo en cero, de lo contrario este folio aparecerá con saldo pendiente.
La ventana desplegada es la siguiente:


Figura 24 Pagos a Folios Cerrados
Para realizar el pago
1. Seleccione la habitación y el folio al que hará el pago.
2. Presione el botón Abono de la barra de herramientas.
3. En la ventana desplegada(Ver Figura 24) seleccione la cuenta a la que hará el abono (Maestra o Extra).
4. Indique el código de la moneda en la que pagará.
5. Elija la forma de pago.
6. En el campo valor digite la cantidad a pagar.
7. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.
8. Confirme el pago.

3.10 . Transferencia Entre Folios
Eventualmente se puede presentar la necesidad de trasladar cargos de un folio a otro, la opción transferencia entre folios nos brinda esta versatilidad, permitiéndonos realizar tantos traslados como sean necesarios.
Se puede trasladar cualquiera de los cargos o su totalidad utilizando los botones de traslado. También es posible filtrar un cargo específico para hacer mas fácil la transferencia. Para ello debe indicar el cargo a filtrar en el campo Cargo y presionar la tecla Tabulador.

Figura 25 Transferencia entre Folios
El proceso de transferencias puede realizarse en doble vía, gracias a los botones de traslado y con la cantidad ítem deseados según la selección que se haga, por ello a continuación se explica y las funciones de cada uno de los botones de traslado y la forma de hacer las selecciones.

Funciones de los botones de traslado
Traslada todos los cargos desde el folio superior al inferior.
Traslada los cargos seleccionados desde el folio superior al inferior.
Traslada todos los cargos desde el folio inferior al superior.
Traslada los cargos seleccionados desde el folio inferior al superior

Como seleccionar ítem específicos
Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos seleccionados, primero se deben seleccionar presionando Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean trasladar.
De igual forma para quitar la selección a un cargo se debe presionar nuevamente clic sobre él. Nótese que al presionar doble clic cambia de color; cuando esta en blanco significa que no esta seleccionado.

Para trasladar todos los cargos de un folio a otro
1. Indique los folios entre los que desea realizar el traslado.
2. Presione un de los botones de traslado de todos los cargos, según la dirección en que desee trasladar
3. Presione el botón Guardar.

Para trasladar un grupo específico de cargos
1. Indique los folios entre los que desea realizar el traslado
2. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos que desea trasladar
3. Presione el botón de traslado de cargo seleccionados que aplique.
4. Presione el botón Guardar.

3.11 . Apertura de Eventos Varios
Un evento vario consiste en un folio que no tiene asociado habitación. Estos folios tienen características similares a los folios de habitación, lo que quiere decir que se les pueden realizar cargos, pagos, facturas, etc. Y de igual forma tiene un proceso de registro y checkout.
Un ejemplo clásico para el uso de los folios de evento vario son los pasa días, o sea aquellas personas que llegan al hotel a disfrutar de las zonas húmedas y los ambientes pero que no están hospedados en una habitación pero que sin embargo cuanta con un folio abierto disponible para hacerle cargo desde cualquiera de los ambientes.

Figura 26 Apertura de Folios de Eventos Varios

Para abrir un folio de evento vario
1. Estando el campo Código vacío, presione la tecla tabulador
2. Digite la información solicitada en la ventana
3. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas

En el campo Código se muestra el código asignado al evento y en al campo Folio el número de folio asignado.

3.12 . Cargo a Folios
Mediante la opción de cargo a folios es posible registrar o borrar los consumos realizados por un huésped así como también hacer consulta de estos o emitir un estado de cuenta o factura de un folio.

Figura 27 Cargos a Folios Checkin

Para ingresar un nuevo cargo
1. Indique el número de la habitación o folio.
2. Presione el botón Nuevo.
3. En el campo Código de Cargo digite el cargo o bien utilice el botón ayuda para buscar el código y presione la tecla TAB.
4. Digite el número de la comanda (opcional) y presione TAB.
5. Digite el valor a cargar.
6. Indique si será un cargo Debito o Crédito.
7. Seleccione a que cuenta (Maestra / Extra) se va a realizar el cargo.
8. Presione el botón Grabar.

Para consultar los cargos realizados al folio
Presione el botón lista de cargos

Para borrar un cargo
1. Presione el botón Lista de cargos
2. Haga clic sobre la línea del cargo que desea borrar
3. Presione el botón Borrar.
4. En el área inferior de la pantalla se pide la autorización para el borrado.

5. Digite los datos para cada campo:
a. Autoriza: usuario que autoriza el borrado.
b. Clave: pasabordo del usuario.
c. Formula: número de autorización del día.
d. Observaciones: motivo del borrado / comentarios.
6. Al terminar de digitar la observación y presionar la tecla TAB ZEUS le pedirá la confirmación del borrado, al confirmar, el cargo desaparece del listado.
Importante: tenga en cuenta que solo puede borrar cargos el mismo día en que estos se realizan, si desea eliminar un cargo de días anteriores tendrá que realizar el mismo cargo con igual valor pero de naturaleza contraria, es decir, si el día 19 de Julio realizamos un cargo de Teléfono por $ 10.000.oo, Debito a la cuenta Maestra y el día siguiente lo queremos borrar, debemos realizar el mismo cargo de Teléfono por $ 10.000.oo, pero con naturaleza Crédito a la cuenta Maestra. Si no realiza este procedimiento no podrá borrar el cargo.

Para consultar los cargos si importar su estado
Presione el botón Lista de Cargos Total. Se muestra la lista de cargos indicando, además de los cargos activos, cuales han sido borrados (Estado = B) o transferidos (Estado = T).

Estados de cuenta
Si no quiere asignar número de factura debe presionar el botón Estado de Cuenta, el cual le despliega un reporte con los cargos del folio seleccionado.

Factura
Genera una factura al folio indicado, puede identificar el tipo de factura que tiene generada en este momento, gracias al campo factura, el cual puede mostrar tres posibles valores: N para indicar que no se ha generado factura, A para indicar que se genero factura Ambas y M/E que indica que se genero factura Maestra Extra.
Cuando se presiona el botón Factura el sistema pregunta si desea cambiar el nombre o NIT que saldrá en la factura. En caso de responder No se emite la factura, mientras que de ser afirmativa su respuesta ZEUS ubica el cursor el campo Nombre (Folio/Factura), donde se debe indicar el nuevo nombre para la factura, igualmente podemos cambiar el campo Nº Id. (Folio/Factura) indicando una nueva identificación.

3.13 . Bloqueo de Folios
Bloquea o quita el bloqueo del folio de una habitación específica. El bloqueo evita que se le puedan hacer cargos al folio, el cual se mantiene bloqueado hasta que se le indique lo contrario.

Figura 28 Bloqueo y Desbloqueo de Folios

Para bloquear un folio
1. Indique el número de la habitación y/o el folio según sea necesario.
2. Presione la tecla tabulador.
3. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.
4. Confirme el bloqueo

Para desbloquear un folio
Cuando un folio se encuentra bloqueado se muestra un indicador a la derecha del folio.

1. Indique el número de la habitación y/o el folio según sea necesario.
2. Presione la tecla tabulador.
3. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.
4. Confirme el Desbloqueo

3.14 . Autorizaciones
Cuando se hace un cargo a un folio, existe la posibilidad de que este pida una autorización. El sistema pide autorización cuando se hace un cargo con una naturaleza contraria o cuando se intenta borrar un cargo, en estos casos si no se hace la autorización, el procedimiento no pude ser terminado.
De hecho las autorizaciones se pueden realizar desde la misma ventana de cargos, por lo que esta opción es usada mas comúnmente para hacer autorizaciones remotas.
El caso es que cuando un usuario del sistema intenta realizar uno de los dos procedimientos antes mencionados el sistema pedirá una autorización, la cual podrá ser dada por la persona autorizada, desde cualquier otra estación del sistema, logrando así no solo evitar trasladarse hasta la estación del usuario, sino mantener un control de este tipo de procedimientos.
El número de autorización generado al hacer el cargo se puede consultar en el campo #Auto de la sección donde se autoriza.

Figura 29 Petición de Autorización en la Ventana de Cargos
Al seleccionar esta opción se despliega la siguiente ventana.

Figura 30 Autorizaciones Remotas de Cargos

Para hacer una autorización
1. En el campo No. Autorización, digite el número de autorización que se autorizará y presione la tecla tabulador.
2. En el campo Autoriza, digite el usuario que realiza la autorización y posteriormente digite la clave.
3. En el campo Formula, digite el número de autorización de la fecha.
4. Digite las observaciones del caso y presione la tecla tabulador

Después de seguir estos pasos el sistema habrá autorizado el cargo, por lo que el usuario que lo esta realizando podrá grabarlo.


3.15 . Actualización Estadía Y/O Tarifa
La ventana desplegada por esta opción brinda la posibilidad de realizar cambios a la estadía (alargue o acorte) o a la tarifa de la habitación. Además despliega información general de la habitación tal como sus cargos y el log de transacciones.

Figura 31 Actualización de Estadía o Tarifa

3.15.1 . Actualizar Estadía Habitación
Utilice esta opción cuando necesite cambiar la fecha de salida de una habitación.
1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía.
2. Seleccione el Tab Actualizar Estadía Habitación
3. En el campo Nueva Fecha de Salida digite el nuevo valor.
4. Presione el botón Aceptar.


3.15.2 . Actualizar Estadía por Huésped
Utilice esta opción para cambiar la fecha de salida de un huésped en particular. Téngase en cuenta que ningún huésped puede tener una fecha de salida mayor que la del titular y además que al cambiar la fecha al titular la esta cambiando a la habitación.
1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía.
2. Seleccione el Tab Actualizar Estadía por Huésped, nótese que se activa el Tab Acompañantes automáticamente.
3. Presione doble clic sobre el huésped al que desea cambiar la estadía. Sus datos se muestran en el Tab Actualizar Estadía por huésped.
4. En el campo Nueva Fecha de Salida digite el nuevo valor.
5. Presione el botón Aceptar.

3.15.3 . Cambio de Tarifa
Utilice esta opción cuando necesite cambiar el valor de la tarifa de la habitación al igual que la de los niños y/o los adicionales.
1. Ingrese, en el campo Habitación el número de la habitación a la que desea cambiar la estadía.
2. Seleccione el Tab Actualizar Tarifa.
3. Haga los cambios de tarifa deseados.
4. Presione el botón Aceptar.

3.16 . Organización del Hotel
Mediante esta opción podemos realizar una asignación de las habitaciones del hotel, de tal forma que queden correctamente organizadas. Esta organización consiste en asignar a las reservas que llegan en una fecha específica la habitación que se considere.
Las habitaciones aquí asignadas se bloquean automáticamente una vez se guarda el cambio.

Figura 32 Organización de las Habitaciones del Hotel
Para asignar las habitaciones
1. En el campo Fecha de llegada, indique la fecha de las reservas que desea organizar.
2. Presione el botón Mostrar de la barra de herramientas.
3. El sistema despliega la lista de las Reservas.
4. En el campo NroHab de la reserva deseada, indique la habitación que se quiere asignar. Puede utilizar el botón Ayuda para buscar la habitación.
5. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.

Para quitar las habitaciones asignadas
1. En la lista de Reservas, presione clic sobre el número de habitación que desea desasignar.
2. Utilizando la tecla Suprimir, borre el número de la habitación.
3. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.

3.17 . Cambiar Cédulas Genéricas
Recordemos que cuando se hace una reserva y no se conoce el número de identificación de una de las personas de la reserva, es posible colocarle un número genérico, el cual ZEUS asigna automáticamente.
Cuando se tienen personas registradas con este tipo de identificación, los correcto es cambiarla y colocarle el número real tan pronto se conozca.
De esta manera cuando el huésped regrese al hotel y de su número de cédula real, ZEUS muestre todos sus datos y lleve por consiguiente estadísticas de él.

Figura 33 Cambio de Cédulas Genéricas

Para cambiar una cédula genérica
1. En el campo Cédula Genérica, digite el número de la cédula o utilice el botón Ayuda para localizarla. Presione la tecla Tabulador.
2. En el campo Cambiar por digite el nuevo número del documento, presione la tecla tabulador e indique el tipo de documento y posteriormente el nombre si es necesario.
3. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.


3.18 . Transferencia Entre Cuentas M/E
Primero que todo recordemos que todo folio se encuentra subdividido en dos cuentas, una Maestra y una Extra, y que a cada una de esas cuentas le podemos hacer cargos y emitir una factura independiente.
Con Transferencia Entre Cuentas M/E, tenemos la posibilidad de transferir cargos entre estas cuentas, ya sea de la Maestra a la Extra o viceversa.


Figura 34 Transferencia entre las cuentas Maestra y Extra de un Folio

El proceso de transferencias puede realizarse en doble vía, gracias a los botones de traslado, además se puede trasladar la cantidad ítem deseados según la selección que se realice.
Es posible Filtrar un cargo específico colocando en el campo Cargo el código del cargo que se desea filtrar. Este filtro se vera aplicado tanto para la cuenta Maestra como para la Extra.
A continuación se explica y las funciones de cada uno de los botones de traslado y la forma de hacer las selecciones.



Funciones de los botones de traslado
Traslada todos los cargos desde la cuenta Maestra a la Extra.
Traslada los cargos seleccionados desde la Maestra a la Extra.
Traslada todos los cargos desde la Extra a la Maestra.
Traslada los cargos seleccionados desde la Extra a la Maestra.

Como seleccionar ítem específicos
Cuando se utilizan los botones de traslado de cargos seleccionados, primero se deben seleccionar presionando Doble Clic sobre cada uno de los cargos que se desean trasladar.

Para trasladar todos los cargos de un folio a otro
1. Indique el folio en el que desea realizar el traslado.
2. Presione uno de los botones de traslado de todos los cargos, según la dirección en que desee trasladar
3. Presione el botón Guardar.

Para trasladar un grupo específico de cargos
1. Indique el folio en el que desea realizar el traslado
2. Presione doble clic sobre cada uno de los cargos que desea trasladar
3. Presione el botón de traslado de cargo seleccionados que aplique.
4. Presione el botón Guardar.
3.19 . Cambio Titular/Subtitular/Acomp.
Empecemos por recordar tres cosas, uno que cuando se hace checkout a un titular se tiene que ir toda la habitación, dos que solo es posible hacer cargos a los huéspedes que tiene folio y tres solo tienen folio los titulares y los subtitulares. Basados en esto podemos entender mejor la funcionalidad de esta herramienta.
Mediante esta opción es posible cambiar el tipo a un huésped bajo las siguientes reglas:
Tipo de Huésped Puede Cambiar a Motivo
Titular ( T ) Subtitular ( S ) El huésped ya tiene folio no puede cambiar a uno que no tenga folio
Sub-Titular ( S ) Titular ( T ) El huésped ya tiene folio no puede cambiar a uno que no tenga folio
Acompañante( A) Titular ( T )
Subtitular ( S )
Adicional ( D ) Titular ( T )
Subtitular ( S )


Figura 35 Cambio Titular / Subtitular / Acompañante
Para cambiar el tipo de huésped
1. Digite el número de la habitación y presione la tecla Tabulador.
2. En la lista desplegada, presiones clic en la columna Cambiar del huésped que desea modificar
3. Digite la letra correspondiente al nuevo tipo a asignar.
4. Presione el botón Guardar de la barra de herramientas.

3.20 . Intercambio de Habitación
Permite realizar un canje entre dos habitaciones ocupadas, es decir, permite que un huésped de la habitación A pase a la habitación B y viceversa.


Figura 36 Intercambio de Habitaciones Ocupadas
Para realizar el intercambio
1. Digite el número de la habitación origen, puede utilizar las ayudas para localizarla.
2. Digite el número de la habitación destino, puede utilizar las ayudas para localizarla.
3. Presione el botón Grabar y confirme el intercambio

3.21 . Preparación de Grupos
Cuando la reserva de un grupo esta generada se debe proceder a realizar su preparación. Esta preparación consiste en especificar la distribución de las personas en las diferentes habitaciones reservadas, es decir, se eligen cada una de los tipos de habitaciones reservadas y se indica que personas estarán en ellas.
El proceso de reservación y preparación de grupo se debe realizar los mas completo posible, de tal forma que facilite el checkin del grupo. Esto debido a que si los datos de las personas del grupo están completos y correctos, el recepcionista perderá mucho menos tiempo solicitando información adicional al huésped o reorganizando los acompañantes de una habitación, por lo tanto el checkin resulta un proceso rápido.


Figura 37 Preparación de Grupos

La ventana de preparación esta compuesta por tres secciones principales: Personas del Grupo, Líneas Reservadas y Personas Preparadas. Las cuales interactúan así:

Para preparar una habitación
1. Presione el botón Nuevo de la barra de herramientas.
2. Presione doble clic sobre la línea de la habitación que preparará en la sección Líneas Reservadas. Nótese que el número de la línea aparece en el campo Línea de la sección Personas Preparadas.
3. Presione doble clic sobre las personas que estarán en el tipo de habitación seleccionado. Nótese que se asigna un número de preregistro a la habitación.
Las personas seleccionadas se muestran en la sección Personas Preparadas, la primera como titular y las siguientes como acompañantes; característica que puede ser modificada.
También puede asignar el número de la habitación para esta línea, la cual se bloqueará por reserva. El número de la habitación puede ser digitado o localizado con el botón Ayuda o mediante el plano.
Una vez seleccionadas las personas, en la columna PreReg de la sección Personas del Grupo se despliega el preregistro asignado, mientras que en la columna Prep (Habitaciones preparadas) de la sección Líneas Reservadas, se aumenta en 1 para la línea escogida.
4. Proceda de igual forma con las demás personas del grupo.

Para consultar las personas de un preregistro presione clic derecho sobre una de las personas con el número de preregistro deseado

Para desasignar personas de una habitación
1. En la sección Personas del Grupo, presione clic derecho sobre la persona que desea desasignar.
2. En la sección Personas Preparadas, presione doble clic sobre la(s) persona(s) que desea desasignar.
3. Confirme la desasignación


3.22 . Cajillas de Seguridad
Si se han creado cajillas de seguridad en el sistema es posible realizar el Ckec-in y en Check-out de estas desde este menú.

3.22.1 . Checkin
El registro o checkin de las cajillas puede realizarse desde esta opción a en el mismo instante en que se hace el checkin del huésped.

Figura 38 Checkin de Cajillas
Para hacer el checkin
1. Digite el número de la habitación
2. Digite el número de la cajilla.
3. Presione el botón Guardar.

3.22.2 . Checkout
El checkout de las cajillas se puede hacer automáticamente al realizar el checkout de huéspedes.

Figura 39 Checkout de Cajillas
Para hacer el checkout
1. Digite el número de la habitación
2. Active la casilla Confirme el Checkout.
3. Presione el botón Guardar.

3.23 . Vouchers
Despliega un submenú con opciones para el manejo de los vouchers (tiqueteras electrónicas) generados a los huéspedes al hacer el checkin.

3.23.1 . Cambio de Voucher
Cuando se registra un huésped en un plan que genera vouchers, el sistema pide un número de voucher. Este número corresponde, en muchos casos, a tiquetes físicos numerados que se entregan al huésped. Con la opción Cambio de Voucher, es posible cambiar este número.

Figura 40 Cambio de Número de Voucher
Para cambiar el número del voucher
1. Indique el número de la habitación.
2. Digite el nuevo número de voucher.
3. Presione el botón Grabar de la barra de herramientas.

3.23.2 . Cargar Vouchers Adicionales
Genera vouchers de un plan específico a una habitación, los vouchers generados se cargan como un adicional, es decir, se cobran al huésped.

Figura 41 Cargar Vouchers Adicionales de un Plan Específico

Para cargar los vouchers
1. Indique el número de la habitación.
2. Especifique el plan en el que se basará para generar los vouchers.
3. Presione el botón Generar.

3.23.3 . Generar Vouchers
Al registrar un huésped en un plan que genera vouchers, ZEUS genera los vouchers correspondientes su estadía.
Esta opción permite generar más vouchers de los que incluye el plan. Los vouchers generados no se cobran al huésped y quedan disponibles para su utilización.
Solo es posible generar vouchers de los que incluye el plan con el que está registrado el huésped.

Figura 42 Generación de Vouchers del Plan
Para generar los vouchers
1. Indique el número de la habitación y presione la tecla tabulador.
2. En la lista de vouchers desplegada seleccione los tipos vouchers que se generaran, haciendo clic en la columna Gen de cada tipo a generar.
3. En la columna Cant digite la cantidad de vouchers a generar para los tipos seleccionados en el paso anterior.
4. Presione el botón Generar.


3.24 . Cambio de Plan
Mediante esta opción puede indicar un nuevo plan para una habitación. Debe tener en cuenta que el nuevo plan aplica del día en que se cambia en adelante y que los vouchers generados con el plan anterior se deshabilitan, quedando solo los vouchers del nuevo plan.
Por otra parte, si desea cambiar el plan de una habitación que hace parte de un grupo, deberá cambiar el plan a todo el grupo.

Figura 43 Cambio de Plan

Para hacer el cambio de plan
1. Digite el número de la habitación o localícela con el botón ayuda.
2. En el área Nuevos Datos, digite el código del nuevo plan o localícelo con el botón ayuda.
3. Si el plan genera voucher debe indicar el número de voucher para cada una de las habitaciones.
4. Presione el botón Aceptar.


4 . CONSULTAS E INFORMES
Contiene una serie de opciones que permite realizar consultas sobre la información del sistema así como emitir informes a partir de ella.

4.1 . Consulta de Folios
Permite emitir el estado de cuenta del folio especificado. El folio puede corresponder a una habitación, grupo o evento vario.

Figura 44 Consulta de Folios
Para emitir el estado de cuenta
1. Indique el número del folio.
2. Presione el botón Estado de Cuenta.
3. Elija de que cuenta del folio desea emitir el estado.
4. Seleccione el tipo de estado de cuenta que desea listar.

4.2 . Folios Cerrados Hab. Checkin
Lista los folios que han hecho checkout y que corresponden a una habitación que aún está checkin.
Para emitir el listado solo debe presionar el botón Imprimir.
4.3 . Huéspedes que no se Registraron
Lista los huéspedes que según la fecha de llegada de la reserva se debían registrar en la fecha actual y no lo hicieron.
Para emitir el listado solo debe presionar el botón Imprimir.

4.4 . Huéspedes Checkout
Permite emitir el listado de los huéspedes que hicieron checkout en una fecha específica.

Figura 45 Huéspedes Checkout
La fecha indicada puede referirse a los checkout que llegaron en esa fecha o a los que salieron, además puede indicar un complejo o listarlos todos.
Para emitir el listado seleccione las opciones y presione el botón Imprimir.

4.5 . Huéspedes a Salir según Fecha
Lista los huéspedes que según su fecha de salida, dejan el hotel en la fecha indicada.

Figura 46 Huéspedes a Salir Según Fecha
Para emitir el listado seleccione las opciones y presione el botón Imprimir.
4.6 . Huéspedes y sus Acompañantes
Lista las personas que se encuentran hospedadas en el hotel. El listado puede ser emitido bajo diferentes parámetros.

Figura 47 Huéspedes y sus Acompañantes

Parámetro Característica
Todos los Huéspedes Lista todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel. En este caso puede decidir cambiar el orden en el que se mostrarán los datos.
Un Huésped Lista el huésped indicado en el campo Nombre.
Puede utilizar el carácter ‘ % ’ como carácter comodín. Por ejemplo si en el campo Nombre digita %Maria el listado mostrará todos los huéspedes llamados Maria que estén en el hotel.
Alfabético Lista todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel ordenadas alfabéticamente.
Tipo + Salida Lista todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel y que salen en la fecha indicada en el campo Fecha Salida, agrupados por tipo de habitación.
Check - in Hoy Lista todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel y que se registraron en la fecha actual.

Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.

4.7 . Vips, Grupos, Socios en Casa
Listado los huéspedes considerados como Vips, Socios o Copropietarios que estén en el hotel así como los grupos.

Figura 48 Vips, Grupos o Socios en Casa
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.

4.8 . Huéspedes en Casa por Plan
Lista de forma general o detallada, todas las personas que se encuentran hospedadas en el hotel bajo un plan específico. También puede seleccionarse un complejo en especial o todos los complejos.

Figura 49 Huéspedes en Casa por Plan
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.

4.9 . Huéspedes sin Reserva
Emite un informe con las personas que se encuentran hospedados y que se registraron sin reserva, mejor conocidos como huéspedes walk – in.
Para emitir el listado el botón Imprimir.
4.10 . Ckhec-ins en un Rango de Fecha
Emite un informe con los datos de los registros de huéspedes realizados en un rango de fecha especificado.

Figura 50 Check-ins en un Rango de Fechas
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.

4.11 . Relación de entradas para el DAS
Permite emitir un informe que contiene las personas que han llegado en el hotel en un rango de fechas. En el caso de los extranjeros, pueden listarse sus entradas y salidas independientemente.

Figura 51 Relación de Entradas y Salidas para el DAS
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.

4.12 . Listado de Comisiones de Agencias
Genera un listado con las comisiones de las Agencias de Viaje a las cuales se les indico un porcentaje de comisión en reserva.
Para emitir el listado debe indicar el rango de fecha de los registros realizados bajo las reservas con comisión.

Figura 52 Comisiones de Agencias de Viajes
Para emitir el listado seleccione el rango de fechas deseado y presione el botón Imprimir.

4.13 . Listado de Verificación de Grupos
Despliega un informe con los datos de los grupos checkin, con el fin de verificar su estado actual.

Figura 53 Listado de Verificación de Grupos
Entre las opciones de esta ventana se encuentran: la posibilidad de seleccionar un grupo específico o todos los grupos y de definir se se listan los acompañantes y las tarifas.
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.

4.14 . Estadísticas Agencias y Empresas
Despliega un submenú con dos opciones las cuales permiten conocer los huéspedes por agencias y por empresa respectivamente. Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.
4.15 . Movimientos de un Folio
Vea 3.5 . Consulta de Habitaciones y/o Folios. Del menú Recepción.

4.16 . Niños en el Hotel
Permite emitir un listado con los niños que se encuentran checkin (en casa) o los niños que han estado en el hotel en un rango de fechas.

Figura 54 Niños en Casa
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.

4.17 . Cambios de Habitación
Emite un informe con los cambios de habitación realizados en un rango de fechas.

Figura 55 Cambios de Habitación
Para emitir el listado seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.


4.18 . Habitaciones Según Estado
Muestra un listado con las habitaciones que cumplan las características seleccionadas, estas son una combinación entre los estados de ama de llaves y recepción.

Figura 56 Habitaciones Según Estado
Para emitir el listado seleccione el estado según ama de llaves y el estado según recepción que desea consultar y presione el botón imprimir.
Como ejemplo en la grafica se muestran las habitaciones Sucias – Ocupadas.

4.19 . Discrepancias Recepción Vs Ama De Llaves
Recordemos que ZEUS le brinda al ama de llaves la posibilidad de reportar la ocupación de las habitaciones. Esta opción hace una comparación entre los datos del checkin realizado por recepción y los reportados por ama de llaves, mostrando aquellos donde la cantidad de adultos y niños no concuerdan. Para mostrar el listado presione el botón Ejecutar.

4.20 . Vehículos en el Hotel
Despliega un informe con los vehículos que se encuentran registrados en el hotel. La información del vehículo incluye los datos de los huéspedes propietarios.
La información del vehículo se ingresa al momento de hacer el checkin.
4.21 . Eventos y Grupos Check-in
Muestra un informe con los datos generales de los eventos varios y los grupos que se encuentran check-in.
Para emitir el listado presione el botón Imprimir.

4.22 . Huéspedes Genéricos
En muchas de las opciones de registro de huéspedes, ZEUS brinda la posibilidad de generar cedulas genéricas, con el fin de poder registrar sus datos aunque no se conozca su identificación. Como ejemplos de estas opciones están: los acompañantes de reservas y las personas de los grupos.
Esta opción del menú Informes permite consultar los huéspedes que permanecen con cédulas genéricas ya sea q que estén checkin o no.


Figura 57 Consulta de huéspedes genéricos
Para emitir el informe, elija la opción deseada y presione el botón Imprimir.

4.23 . Rack Gráfico
Permite realizar una consulta de las habitaciones, para conocer su estado en un rango de fechas. Estos estados de las habitaciones se diferencian por los colores asociados a cada uno de ellos y que se pueden apreciar claramente.
Las tres primeras columnas de esta ventana muestran el número da la habitación, el estado según recepción (Ocupada o Desocupada) y el estado según ama de llaves (Sucia, Limpia) respectivamente.
Las siguiente columnas tiene como título el mes / día de la consulta y aparecerán tantas como días se indiquen en el rango de fechas pedido.
Para ejecutar la consulta indique las fechas inicial y final y presione el botón Mostrar de la barra de herramientas.

Figura 58 Consulta de habitaciones mediante el Rack Gráfico

4.24 . Consulta de Habitaciones Checkout
Permite consultar la información de las habitaciones que se encuentran checkout. La consulta pide un número de habitación y el folio a consultar.

Figura 59 Consulta de Habitaciones Checkout
Puede digitar el número del folio directamente sin digitar la habitación.
Cuando se digita el número de la habitación en la lista desplegable a la derecha de este se muestran todos los folios que han estado en ella, puede seleccionar el folio de la lista o digitarlo en el campo folio.

4.25 . Inconsistencias
Dentro de las diferentes labores y procedimientos realizados por los usuarios de ZEUS en los módulos de Recepción y Reserva, es normal encontrar que estos usuarios ingresan información errada o incompleta y que en otras ocasiones ejecutan procesos considerado delicados. A este tipo de información ZEUS les llama inconsistencias.
Una vez seleccionada esta opción el sistema realiza una búsqueda, al final de la cual despliega los datos de las inconsistencias encontradas. Estas inconsistencias se dividen en dos grandes grupos:
 Avisos o advertencias: Representados por la letra “W” Indica que se ha ejecutado un proceso que es importante auditar. No detiene el proceso de generación y aplicación de cargos.
 Errores: Representados por la letra “E” Indica que existen datos errados o incompletos. La generación y aplicación de cargos no podrá culminar hasta que no se corrija el error.

Figura 60 Inconsistencias

 Avisos o advertencias (W)
Inconsistencia Motivo
# DE PERSONAS CHECKIN NO COINCIDEN CON CLASE DE HAB Se presenta cuando el número de huéspedes registrados en una habitación es diferente a la clase de habitación seleccionada. Por ejemplo, registrar dos personas en una habitación triple o bien tres personas en una habitación doble.
Recomendación: Diríjase a la opción registro de huéspedes del módulo recepción y seleccione la clase de habitación correcta.
# DE PERS CHECK-IN <> AMA DE LLAVES Desde el módulo de Ama de llaves se ha reportado un número de personas diferentes a las que se encuentran registradas.
Recomendación: Verifique que la información suministrada por Ama de llaves sea correcta. En caso afirmativo, tome los correctivos del caso.(dar checkout a las personas mal chequeadas o hacer checkin a quines faltan por ser registradas.)
UPGRADE DE HABITACIONES Se ha asignado un tipo de habitación mayor a la reservada.
Recomendación: tome atenta nota de la tarifa que se le esta cobrando a la habitación



 Errores (E)

Inconsistencia Motivo
NO HAY TIPO DE CAMBIO No se ha definido la tasa de cambio del dólar para la fecha actual.
Solución: desde el módulo parámetros ingrese la tasa de cambio del día.
# DE PERSONAS CHECKIN NO COINCIDEN CON ACOMPAÑANTES El número de adultos, niños y adicionales indicados en el registro de huéspedes es diferente a las personas checkin.
Solución: dependiendo de la situación podría:
1. Corregir, desde el registro de huéspedes, los valores indicados para Adultos, Niños y Adicionales.
2. Eliminar o agregar los acompañantes que sobren o falten en el registro.
PROLONGACION ESTADIA CON HAB BLOQUEADA La estadía de la habitación no se puede alargar puesto que existe un bloqueo programado para la habitación.
Solución: De acuerdo a la situación podría:
1. Desbloquear la habitación los días necesarios.
2. No prolongar la estadía y hacer checkout a la habitación.
3. Cambiar los huéspedes a una habitación no bloqueada.
PLAN SIN PAQUETE DEFINIDO Se le hizo checkin a la habitación con un plan si desglose.
Solución: Desde el módulo de recepción, cambiar el plan de la habitación o bien, desde el módulo de parámetros, ingresarle el paquete el plan.
TARIFAS CON CAMBIO TEMPORADA Existen habitaciones que se les hizo Checkin con un plan que exige cambio de tarifa cuando se pasa de una temporada a otra.
Solución: Seleccione la opción Cambio Tarifas Temporadas del menú Auditoría y haga los cambios pertinentes.
CUENTAS ABIERTAS EN POS En alguno(s) de los puntos de venta existe una o varias cuentas que no han sido canceladas.
Solución: cancelar o eliminar las cuentas.
FOLIO CERRADO CON SALDO Existe un folio descuadrado.
Solución: verifique el folio indicado y realice la(s) transacción (es) del caso, para cuadrar la cuenta.

En el módulo de recepción también se encuentra la opción Inconsistencias, permitiendo así que cada recepcionista pueda dejar su turno libre de errores y con las aclaraciones pertinentes en los casos de procesos especiales realizados por este.

4.26 . Reservas por Fecha
Despliega una ventana desde la cual, seleccionado las opciones dispuestas, se puede emitir un reporte con las reservas con entrada o salida en un rango de fechas.

Figura 61 Informe de reservas por fechas
Para emitir el listado, seleccione las opciones deseadas y presione el botón Imprimir.

4.27 . Room to Sell
Muestra una consulta que permite conocer el número de habitaciones disponibles, por cada uno de los tipos existentes, en un rango de treinta días a partir de una fecha inicial.

Figura 62 Consulta de habitaciones disponibles por tipo
Para ver la consulta basta con indicar la fecha y presionar el botón Mostrar.

4.28 . Planes
Emite un listado con las características generales o detalladas de un plan, un rango de ellos o todos.

Figura 63 Informe de Planes

4.29 . Diario de Ocupación
Despliega un informe con los datos de los movimientos (entradas, salidas) de las personas y las habitaciones en un rango de fechas.

Figura 64 Apariencia del Informe Diario de Ocupación

4.30 . Consulta de Eventos Varios
Despliega una ventana donde se puede consultar información general de un evento específico.

Figura 65 Consulta de Eventos Varios
Para efectuar la consulta digite el código del evento y presione la tecla tabulador. Recordemos que es posible utilizar el botón Ayuda para localizar el evento.
5 . MENÚ CAJA
Contiene las opciones necesarias para cumplir con las tareas básicas de un cajero o un cajero-recepcionista.
5.1 . Apertura de Caja
Permite abrir una caja para que quede disponible para recibir movimientos. En la apertura de caja es posible indicar una base de inicio en la moneda requerida.
Para efectuar la apertura de la caja debe especificarse el código de la caja, el usuario y, si es necesario, el valor de la base inicial con que se abrirá la caja.
Es posible que la caja se abra con bases en diferentes monedas, si ese es el caso debe utilizarse el botón Agregar parta registrar cada una de las diferentes bases en su respectiva moneda.
Como paso final para la apertura de la caja, debe utilizarse el botón Guardar.

Figura 66 Apertura de Caja
 Para abrir la caja digite la caja y presione el botón Guardar.
 Para indicar un valor base presione el botón Agregar e indique el código de la moneda y el valor.

5.2 . Abonos y Recibos de Caja
Permite registrar un abono efectuado a la cuenta de una habitación por un huésped. Como datos necesarios, debe proveerse la habitación a la que se hará el abono, este dato traerá consigo el titular y el folio de la habitación.

Figura 67 Abonos y Recibos de Caja
Para hacer un abono
1. Digite el número de la habitación.
2. Seleccione la forma de pago del abono ya sea en efectivo, cheque o tarjeta de crédito
3. Indique la moneda y la cuenta en la que quedará el abono.
4. Digite el valor del abono y presione la tecla tabulador.
5. En este instante el abono se ingresa automáticamente a la lista de abonos. En caso de presentarse un error, puede utilizar el botón Editar para corregir o el botón Eliminar para borrar el abono.

Antes de presionar uno de estos botones debe hacer clic sobre la línea a modificar. Ya sea para borrar el abono o para editarlo.

En el caso del botón Editar después de presionarlo, cambie el valor en el campo Valor y presione la tecla tabulador, esto actualizará el valor de la línea seleccionada.
6. Repita los pasos del 1 al 4 por cada abono a registrar de la habitación actual.
7. Presione el botón Guardar.

Después de Guardar el abono, en el campo Recibo No se despliega el número de documento del abono.

Para imprimir un recibo del abono
1. En la lista de abonos presione clic sobre el abono que desea imprimir.
2. Presione el botón Imprimir de la barra de herramientas.



5.3 . Abonos Paidout
Se refiere a prestamos en efectivo que se le entregan al huésped, un ejemplo claro de un abono paidout sería el de un huésped registrado que llega al hotel en un taxi y no tiene efectivo para pagarlo, este podría entonces solicitar un préstamo en efectivo en recepción para cancelar el servicio.

Figura 68 Abonos Paidout

Todo abono paidout genera un recibo de caja. Los datos que deben proveerse para el préstamo deben ser la habitación, el motivo del abono, la moneda en que se efectuará el préstamo, la cuenta donde se cargara el abono y el valor del préstamo.

Para hacer un Paidout
1. Indique el número de la habitación.
2. Digite el motivo, la moneda y la cuenta en la que se cargará.
3. Especifique el valor
4. Presione el botón Guardar.
El sistema emite automáticamente un reporte con la información del paidout registrado
Los paidout puede ser generados tanto a habitaciones como a folios de eventos varios o grupos.
5.4 . Caja de Cambio
Esta opción del menú permite efectuar cambio de moneda, el sistema solo permite hacer cambios de moneda a huéspedes del hotel y esta sujeto a la tasa de cambio y las monedas que estén definidas en el hotel.

Figura 69 Caja de Cambio

Para hacer un cambio
1. Indique el número de la habitación.
2. Elija la forma en que recibe el dinero (Tarjeta, Cheque, Efectivo)
3. Indique los códigos de las monedas a recibir y a devolver.
4. Digite el valor recibido. El sistema calcula el valor a devolver
5. Cambie el valor a devolver si es necesario.
6. Presione el botón Guardar.


5.5 . Cuadre de Caja
Esta opción de menú permite generar el listado de todas las transacciones realizadas por una caja en particular y para una fecha especifica. Si no indica una caja el sistema emitirá el cuadre de todas las cajas.

Figura 70 Cuadre de Caja
Como datos necesarios, debe proveerse la fecha del listado de cuadre de caja, y la caja a la que se desea generar el listado al igual que la cuenta y el complejo deseado.
Se recomienda que esta opción no debe estar disponible para la persona que maneja la caja directamente. La activación o desactivación de esta opción debe ser efectuada por el administrador del sistema en el módulo de seguridad.
Para emitir el listado
1. Indique las opciones deseadas.
2. Presione el botón Imprimir.
3. Seleccione la forma de salida.

5.6 . Cierre de Caja
Esta opción de menú permite efectuar el cierre de la caja actual de recepción. Solo debe confirmarse el cierre de la caja actual y el sistema automáticamente efectuará el cierre.