PROTOCOLO

GENERALIDADES DEL PROTOCOLO

El 19 de marzo de 2002, la Sala de Ceremonial de Medellín realizó un Seminario en el cual se dejaron claros importantes puntos acerca de las normas de protocolo. Los conferencistas fueron reconocidos estudiosos del tema: Humberto López, Norha Amalia Ángel L., Francisco Javier Álvarez L., Jorge Daniel Mejía C., Jenny Tamayo M., Capitán Rogelio Ernesto Echeverri P. y Monseñor Luis Fernando Rodríguez V.
BBCE estuvo presente en dicho Seminario y por eso hoy hace entrega de una síntesis con algunos aspectos puntuales tratados, importantes de recordar en el momento de acompañar y/u orientar un acto que exija protocolo.

Definiciones
- Amabilidad y respeto hacia el otro.
- Ceremonial establecido por decreto o por costumbre. En Colombia lo establece el Decreto 770 de 1982, en el cual se indican las normas de protocolo para actos con uno o varios integrantes con jerarquía, o con los que es necesaria una precedencia.
- Ritos y ceremonias
- Conjunto de normas ceremoniales que rigen las relaciones con y entre determinadas personas, en razón del cargo y la dignidad.

Aspectos generales
Existen algunos aspectos generales que se deben tener en cuenta en todo acto que exija protocolo:

1. Para la ubicación de los invitados especiales o personas que estarán en la mesa principal, el cargo se tiene en cuenta sólo mientras la persona lo está ejerciendo.

2. La derecha de la mesa es más importante que la izquierda. Siempre debe ir el personaje principal en el centro y a su derecha el segundo con mayor rango.
Se debe tener en cuenta que una mujer nunca puede estar en la punta de una mesa, si por precedencia le pertenece, el hombre que está a su lado debe cederle el puesto.

3. Nunca realizar actos ni en los ‘días 13’, ni en los ‘pisos 13’ debido a los agüeros que existen por costumbre en las personas. Esto puede entorpecer el evento, ya que las personan supersticiosas no asistirán.

4. Los esposos nunca van juntos en la mesa principal.

5. La puntualidad es muy importante, todos los invitados merecen respeto. El tiempo máximo de espera debe ser de 15 minutos.

6. Una persona pierde su cargo al salir de su distrito. Por ejemplo, si el alcalde sale fuera del país, pierde su cargo y es tratado como cualquier persona.

7. La persona con el rango más alto extiende primero la mano.

8. El beso es social, no es protocolario.

9. Siempre en una lista de protocolo se debe leer primero el cargo y luego el nombre de la persona.


Precedencias
Es la norma que determina la ubicación y el nombramiento de las personas según su cargo e importancia. En Colombia está regido por el decreto 770 de 1982 y establece que según su jerarquía, el que está en la cabecera es el poder ejecutivo, siguiéndolo en orden la Iglesia, el estamento militar, el cuerpo diplomático, el poder legislativo y el poder judicial, respectivamente.

Según las precedencias es importante tener en cuenta que en un evento los ministros se organizan por la antigüedad de creación de su ministerio, los premios Nóbel de acuerdo con su edad y en el caso de las empresas, por orden de constitución.

Así mismo es importante aclarar que un anfitrión tiene el deber, según el protocolo, de cederle el puesto al Presidente de la
República, pero no a los jefes de otros estados.


Invitaciones
Son la carta de presentación de un evento, razón por la cual es necesario que causen impacto e indicar categoría. Las invitaciones deben ser envidadas con un mínimo de 7 días de anticipación y en caso de que sean para un evento del ámbito nacional, deben enviarse 30 días antes para facilitar la consecución de transporte y alojamiento.

Las invitaciones deben ser elegantes y sobrias, se recomienda utilizar cartulina fina blanca con tinta negra. Ésta debe incluir toda la información que la
persona pueda necesitar para asistir al evento, así como información general sobre el anfitrión, carácter del acontecimiento, hora y lugar, tipo de traje, duración, teléfono, logotipo y escudo si existen, y las iniciales R.S.V.P. (iniciales en Francés que traducen por favor confirmar).

Según el evento se le manda al invitado una carta anexa donde se explican todas sus características, lo que también se hace con el objetivo de comprometer a la persona.

Cuando se recibe una invitación es importante confirmar la asistencia, ya que esto facilita la organización. De la misma forma cuando el evento termina, los invitados deben llamar y agradecer a los anfitriones.

Se envían dos tarjetas en caso de que la invitada sea una mujer que ocupa el cargo y es casada. A su esposo se le manda por separado. Si en una misma familia hay invitados mayores de 16 años, debe enviárseles invitaciones individuales.

Sólo se trata de doctor a las personas que en realidad poseen el cargo que otorgan las universidades al último grado de estudios.

Actos sociales
Los actos sociales deben ser memorables más no interminables. Dentro de su organización deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
- Los símbolos patrios deben ser utilizados adecuadamente y sin excesos. Sólo se colocan los himnos cuando está presente alguna persona con jerarquía, siempre empezando con el de Colombia y terminando con el de Antioquia. Dado el caso de que haya sólo un país invitado, se coloca primero su himno, y si hay más de una nación invitada, no se coloca ninguno.
- Se debe hacer una lista para que no se quede ningún invitado por fuera.
- El presentador es diferente al maestro de ceremonias, el primero sólo presenta, y el segundo está involucrado dentro de la organización.
- Es importante la realización de una lista de chequeo para que no se olvide nada.
- Es necesario realizar una visita ocho o quince días antes del evento y a la misma hora, al lugar determinado, para saber qué inconvenientes puedo tener, así como clima, congestión vehicular o posibles olores que perjudiquen el buen desarrollo del evento.
- Se debe adecuar una mesa principal, en la cual se ubican las personas que presiden el acto. El mantel debe ser de color verde para efectos de fotografía y por la tranquilidad que dicho color inspira. Hay que utilizar portanombres para señalar cada puesto y así evitar confusiones. Todas las personas de la mesa principal se deben sentar por el lado izquierdo.
- Sólo se coloca agua en la mesa, si los demás invitados van a tener. De lo contrario se coloca en una mesa que no sea vista por el público.
- Los arreglos florales dan elegancia, pero deben ser bien colocados para que no interfieran entre las personas de la mesa principal.
- Si poseo dos atriles, ( presentador y conferencistas) el del lado derecho es el de mayor importancia.
- Los cócteles se celebran de pie, tienen una duración aproximada de dos horas (lo cual se anota en las invitaciones) y sólo se deben servir licores puros. Debe haber un mesero para cada 10 invitados.
- Dentro de los eventos es mejor evitar la cristalería de color porque le resta importancia al licor servido.
- En las mesas no se debe hablar de temas religiosos ni políticos u otros que puedan prestarse para discusiones.
- Ninguno de los invitados puede darle la espalda a los anfitriones.
- Nunca sentar juntas a personas que hablen diferentes idiomas.
- Nunca entrar al sitio del evento con el celular en la mano.
- Tanto en los autos como en los ascensores la máxima autoridad entra de primera y sale de última. En los barcos y aviones entra de último y sale de primero. Esto es así por cuestiones de seguridad.



Saludos
A todas las personas se les debe saludar de mano, pues el beso es social. Tampoco los abrazos están permitidos. El beso es permisible sólo en aquellas culturas en las cuales está establecido, por ejemplo en Rusia, España y Francia entre otras. La mujer nunca se para, a menos que sea el Presidente de la República o un embajador el que la salude. Tampoco se quita el sombrero ni los guantes para saludar. El hombre en cambio, siempre se pone de pie, se quita el sombrero y los guantes.


Trajes
Corbata blanca o frac: se usa en las ceremonias que siguen a un banquete. Las características de este vestido son: camisa blanca, pantalón negro con galón brillante, chaqueta negra corta adelante y larga atrás, solapas de seda, zapatos de charol sin plataforma, corbatín blanco, chaleco negro, cubilete negro y tirantes blancos.
Este es el vestido adecuado para la máxima ceremonia nocturna, y corresponde al uniforme número uno de ceremonias y condecoraciones de las fuerzas armadas. La mujer utiliza vestido largo de cualquier color.

Sacoleva o chaqué: es la máxima gala del día. Corresponde al uniforme número dos de las ceremonias para las fuerzas armadas.
Incluye pantalón rayado, camisa blanca, chaqueta negra larga atrás, corbata o moño gris en cualquier tono, tirantas negras y zapatos negros.
Con este vestido se pueden recibir condecoraciones.

Corbata negra o smoking: se usa para eventos formales en la noche. Es el segundo traje nocturno de gala. Las damas pueden usar traje largo o corto y corresponde al uniforme número dos de las fuerzas armadas. Este vestido incluye pantalón negro con galón de seda, camisa blanca, chaqueta negra con solapa redonda forrada en seda, corbatín negro, banda, faja o fajín negro o del mismo color del corbatín, chaleco, tirantas y zapatos negros.

Smoking tropical: se caracteriza por la chaqueta de color blanco. Los demás elementos son iguales a los del vestido anterior. Su uso es, entre otros, para ciudades de clima caliente. La mujer sigue utilizando vestido largo o de moda, pero siempre elegante.

Traje de calle: para toda invitación protocolaria, por sencilla que sea, el hombre debe asistir con traje oscuro, ojalá distinto al que ha usado en el trabajo. Durante algunas horas del día es posible asistir con traje claro (saco y pantalón del mismo color).
Algunas situaciones permiten utilizar el blazer (chaqueta azul oscura cruzada con 6 botones dorados), pero no es usual para actos protocolarios.

Traje típico del país: en muchos actos solemnes, los diplomáticos usan el traje típico de su país, elevándolo a la categoría de máxima gala. Por eso suple perfectamente la corbata blanca o negra.

Otros aspectos: se utiliza traje negro sólo para actos después de las seis de la tarde. Nunca un traje oscuro puede ir con camisa de colores, únicamente puede ser blanca. Sólo hasta las cuatro de la tarde se permite traje claro. La magia de un buen vestido está en saber combinar traje, camisa, corbata y zapatos.

Símbolos patrios
- El himno nacional se debe escuchar de pie y nadie puede ingresar al recinto cuando esté sonando. Todos deben quitarse los sombreros. Los brazos deben ir sueltos. Los himnos se utilizan en ceremonias solemnes, oficiales. Nunca se aplaude. Además se deben entregar escritos tanto a los invitados como a las personas que presiden el acto.
- Las banderas deben ir en orden alfabético en cualquier evento. No deben cubrir placas a menos de que sea el presidente el encargado de descubrirlas. Las banderas encima de los ataúdes, deben ser autorizadas por el presidente de la República o el Ministro de Defensa. Si la bandera toca el piso, se cobrará una multa de $150.000 y si es izada después de las 6:00 p.m. la multa es de $600.000. Las banderas en los parques sólo se pueden bajar cuando están destruidas.


A continuación recomendamos algunas publicaciones que pueden ser consultadas para complementar, aclarar o simplemente empezar a conocer qué es y dónde nació el protocolo.

- Ceremonial Diplomático y Etiqueta, Eduardo Restrepo del Corral. En este libro podrán encontrar el origen y la historia del ceremonial, el ceremonial diplomático internacional, el ceremonial diplomático en Colombia, y algunas normas de etiqueta.
- El Arte de la Etiqueta, Evelia Porto de Mejía. En esta obra se agrupan temas como buenos modales, etiqueta, el arte de la mesa, reuniones sociales, ceremonias y acontecimientos, matrimonios, correspondencia, atenciones, y normas para el comportamiento en público.
- Manuel Pratique de Protocole, Jean Serres. Este libro se refiere básicamente, al protocolo y a la diplomacia.
- Lo que Usted Cree que Sabe acerca del Ceremonial y el Protocolo, Francisco Javier Álvarez y otros. Esta obra trata sobre el ceremonial, las precedencias, símbolos patrios, invitaciones, anfitriones, invitados y visitantes, actos sociales, condecoraciones, trajes, y clases de protocolo.

Síntesis realizada por:
María Teresa Barreneche A.
Estudiante de Comunicación Social de la UPB
Actualmente Practicante en BBCE


Medellín, abril de 2002